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Informe pormenorizado del estado de control interno

  1. 1. ESE HOSPITAL MANUELA PABUENA LOBO INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO – LEY 1474 DE 2011. JUNIO 2013 – OCTUBRE 2013 Periodo evaluado: Jefe de Control interno, Luis Alberto Fontalvo Ortiz Junio 2013 – Octubre 2013 o quien Haga sus Veces Fecha de Elaboración: 15/11/2013 Subsistema de Control Estratégico SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO AVANCES El código de ética institucional fue dado a conocer por la oficina de control interno a todos los empleados de la institución, los cuales se comprometieron a cumplir los lineamientos que hacen parte del. Además, se actualizó el manual de ética de la institución. Se continuó con el desarrollo de los acuerdos éticos por áreas. Se siguió con la socialización de los valores institucionales. Manual de funciones actualizado. Se están actualizando los manuales correspondientes al área, procedimientos de inducción, plan de capacitación PIC, plan de incentivos, evaluación de desempeño laboral actualizado, que se aplica a los funcionarios de carrera administrativa. Se ha actualizado el código de buen gobierno y se espera ser socializado en reunión próxima con el comité de calidad que recientemente fue creado. Recientemente se público en cartelera institucional el organigrama con todos los cargos adscritos por cada dependencia y la misión y visión institucional. Dificultades Ausencia de implementación de las herramientas (mapas de riesgos, controles, indicadores, planes de mejoramiento) por lo tanto estas no se utilizan en la forma debida para la toma de decisiones. Continúa existiendo limitaciones de tipo económico para realizar las acciones de mejoramiento de los mapas de riesgos, se recalca que no es
  2. 2. responsabilidad de la administración, si no que se trata de un problema general del sistema de salud. No se cuenta con un manual de inducción específica. Las inducciones y reinducciones no son oportunas. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION AVANCES Se creó un blog de la oficina de control interno para públicar los manuales institucionales y además, se publican aspectos relacionados con el MECI, auditorías internas realizadas en la institución y demás elementos. Actualización del normograma de la institución. Dificultades Los sistemas de información no satisfacen las necesidades de la totalidad de las dependencias. El sistema de internet y comunicaciones es lento y necesita varios ajustes. Las tablas de retención documental (TRD) no han sido desarrolladas en la institución. No se cuenta con un manual de control de documentos. No se han realizado el inventario de activos fijos. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION AVANCES Se han venido realizando auditorías internas en la institución en las cuales se ha elaborado informes del caso y se hicieron las recomendaciones respectivas. Igualmente, como consecuencia de las auditorías se han realizado planes de mejoramiento, sobre los cuales la oficina asesora de control interno realizará el seguimiento. Dificultades Falta empoderamiento a los líderes de cada proceso en el tema de planes de mejoramiento en lo que respecta a seguimiento e inventario de los mismos para transmitir a las personas a su cargo la cultura del mejoramiento continuo.
  3. 3. Es difícil la recolección de información referente a los planes de mejoramiento para consolidar un inventario de los mismos. Se verifico en las auditorías que existe en grado menor desconocimiento de los procedimientos, actividades y registros de los procesos. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EL MECI es un modelo que debe estar en continuo desarrollo y evolución para su mantenimiento, al efecto, el Hospital ha trabajado de manera eficiente en la implementación del MECI y es notorio que ha mejorado la percepción y adaptación de los funcionarios frente al modelo, aunque se requiere enfatizar y persistir para que todos se empoderen del mismo, lo utilicen como herramienta en sus labores diarias, lo pueden articular con las funciones que desempeñan y comprendan el engranaje del sistema del control interno, lo cual sin duda alguna redundaría en el cumplimiento de los cometidos estatales y en la prestación efectiva de los servicios. Se institucionalizó como herramienta del modelo, el nuevo blog de la oficina de control interno que tendrá la tarea de informar a toda la institución y cualquier interesado en consultar temas de este mismo. Un aspecto fundamental abarca el manejo de las auditorías internas realizadas por parte de la oficina asesora de control interno ya que se ha verificado el cumplimiento de procedimientos, proyectos y programas, manuales de funciones, manual de contratación e interventoría, cumplimiento de recomendaciones de órganos externos y el acatamiento de la normatividad vigente; generando así los planes de mejoramiento respectivos. Se puede concluir que el modelo MECI se ha venido implementando conforme a la norma y de acuerdo a las necesidades institucionales. Se actualiza el manual de calidad institucional, se da a conocer a los empleados la misión y visión institucional, así como el organigrama y el mapa de caracterización de los procesos desarrollados en el hospital.
  4. 4. RECOMENDACIONES Es necesario fortalecer el elemento de desarrollo de talento humano. Socializar y revisar de manera continua los mapas de riesgos de la institución, realizar seguimiento a las acciones de mejoramiento y la efectividad de los controles. Continuar desarrollando estrategias de comunicación que permitan socializar las actividades en materia de mantenimiento y desarrollo del MECI en la institución. Es necesario avanzar en la construcción de manuales de inducción específica, manual de incentivos, capacitaciones y evaluación del personal. Diseñar e implementar manuales que hacen falta en diversas áreas especialmente en el área de urgencias que fue la que más impacto tubo en auditorías previas externas realizadas por las EPS-S Se debe desarrollar un manual de indicadores. Actualizar el manual de procedimientos actual. Reforzar el sistema de comunicación institucional debido a que el actual posee un sistema de internet lento que dificulta la fluidez de la información. Además crear otros métodos donde el personal de la ESE este sistematizado conjuntamente y comunicado.

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