1. EjeTemático 5 Tratamiento de DocumentosElectrónicos Universidad del Quindío Programa de ciencias de la Información, Bibliotecología y Archivística. Gestión de documentos electrónicos Grupo 2 V semestre

2. Integrantes Liliana María Giraldo Laura Sofía Goenaga Yudely Barrios Cepeda William Fernando Jiménez Luis Fernando flores morales Edwin Alexander Espejo Docente Jorge Mario Zuluaga

3. contenido Introducción Tratamiento de los documentos electrónicos Objetivos Responsables Expediente electrónico Expediente Mixto ò Hibrido Proceso de gestión documental Organización del espacio de trabajo Organización de los documentos electrónicos

4. Introducción La conservación del patrimonio documental es sumamente importante y necesaria para la sociedad, el desconocimiento de su valor y el impacto que produce en cada organización, estado , entidades y comunidad requiere que con el pasar de los años las técnicas, procedimientos, políticas y demás procesos avancen significativamente, es por eso que la gestión de los documentos electrónicos es una estrategia para su preservación y conservación a medio y largo plazo. Es por eso que cada día la tecnología desarrollara mucho mas material digital con el fin de preservar la autenticidad del documento electrónico en cualquiera de sus fases, llevando a la vanguardia todo lo referente al manejo y que debemos darle como futuros profesionales .

5. Tratamiento de los documentos electrónicos El tratamiento tiene asociados varios aspectos, entre los que se deben resaltar la duración y accesibilidad, en función de la naturaleza del documento electrónico. Es decir el documento debe ser susceptible de ser conservado por cierto tiempo (siendo posible su eventual destrucción después de un tiempo), y el acceso al mismo debe garantizarse sea que se trata de un documento público o restringido. Ley 594 2000 Medios magnéticos: Temperatura de 10 a 18ºc Humedad relativa de 40% a 50% Discos ópticos: Temperatura de 16 a 20ºc Humedad relativa de 35% a 45% Microfilm: Temperatura de 17 a 20ºc Humedad relativa de 30% a 40%

6. Establecer políticas y procedimientos para organizar y conservar este tipo de documentos. Tratamiento de los documentos electrónicos Proveer un espacio físico con condiciones adecuadas para conservar documentos en soporte electrónico. Temperatura debe estar entre 16.°C y 20.°C y humedad entre 30% y 40%. Deben implementar mecanismos que garanticen que los documentos electrónicos almacenados en su versión final no pueden ser modificados. Realizar la selección de documentos electrónicos para determinar cuáles se van a conservar Investigar en el mercado sobre avance tecnológico, adquirir equipos de almacenamiento de información y trasladar documentos producidos por medios automáticos a nuevos soportes, antes de que los actuales sean obsoletos y se corra riesgo de pérdida de información

7. Objetivos Garantizar la recepción y distribución oportuna del documento. Garantizar la organización, almacenamiento y conservación del documento. Asegurar la disponibilidad del documento para su consulta en el archivo central. Garantizar la disposición final de los documentos. Establecer una metodología para recibir y distribuir la información. Su accesibilidad Darle un buen uso Evitar su reproducción Garantizar su autenticidad

8. Responsables Ante el reto de la era digital, el desarrollo de una visión estratégica referida a los e-documentos están orientados a mejorar la gestión de información para La toma de decisiones y la transparencia de una sociedad , empresas, instituciones educativas y todo aquello que requiera los soportes documentales. Es responsabilidad de todos, los individuos, las organizaciones y la comunidad La gestión de documentos regula las prácticas efectuadas tanto por los responsables de su gestión como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus actividades. La gestión de documentos en una organización incluye: el establecimiento de políticas y normas la asignación de responsabilidades y competencias la fijación y promulgación de procedimientos y directrices la prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso el diseño, la implementación y la administración de sistemas especializados; y la integración de la gestión de documentos en los sistemas y los procesos de la organización.

9. Definir y asignar las responsabilidades Todos los miembros de la organización, incluidos los responsables de la gestión de documentos de archivo, los profesionales de la información, los ejecutivos, los jefes de unidades organizativas, los administradores de sistemas y cualquier otra persona que cree documentos como parte de su trabajo, por lo que se debería recoger en la descripción de cada puesto de trabajo y en documentos similares. El grado más elevado de responsabilidad en relación con la gestión de documentos se debería asignar a una persona que cuente con la autoridad adecuada dentro de la organización. La designación de responsables individuales puede ser una obligación legal. La definición de estas responsabilidades debería incluir enunciados como los Siguientes: Los profesionales de la gestión de documentos de archivo son responsables de todos los aspectos relacionados con ésta, incluidos el diseño, la implementación, y el mantenimiento de sistemas y procedimientos de gestión de documentos de archivo; así como de la formación de usuarios en materia de gestión de documentos y en las operaciones que afecten a las prácticas individuales.

10. Definir y asignar las responsabilidades Los ejecutivos son responsables de respaldar la aplicación de las políticas de gestión de documentos de archivo en el seno de la organización. Los administradores de sistemas son responsables de garantizar que toda la documentación sea precisa y legible y que esté a disposición del personal siempre que se necesite. Todos los empleados son responsables de mantener documentos de archivo precisos y completos sobre sus actividades. Las autoridades archivísticas pueden participar en la planificación y la implementación de las políticas y los procedimientos de gestión de documentos de archivo.

11. Practicas Responsables Establecen políticas, responsabilidades, procedimientos, sistemas, normas y buenas prácticas referidas a la gestión de los e-documentos, durante todo su ciclo vital, incluyendo el diseño, producción, gestión y conservación. Colaborar en el diseño y desarrollo de las plataformas del Sistema de Gestión de los E-Documentos, así como en la modificación, mejora y migración de datos. Garantizar la creación y conservación de e-documentos auténticos, fiables, íntegros, accesibles, disponibles y de conservación a largo plazo como testimonio. Facilitar y desarrollar normas referidas al acceso a la información a los productores, terceros interesados y ciudadanos en general, y denegar el acceso a los e-documentos de carácter confidencial o que afecten a la intimidad de las personas. Garantizar la identificación, valoración, protección y conservación de los e documentos esenciales para asegurar su conservación permanente. Aplicar procedimientos de seguridad y gestión de riesgos que garanticen la conservación de la información y de los soportes.

12. Practicas Responsables formar parte de los equipos responsables del análisis y diseño de los procedimientos electrónicos de gestión y tratamiento de expedientes, con el fin de asegurar que se adoptan las medidas oportunas para la valoración, selección, conservación y acceso de los documentos electrónicos, preservando su autenticidad e integridad.

13. Expediente Electrónico El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. También podemos decir queEl expediente electrónico es la sucesión ordenada de documentos registrados por vía informática Los Expedientes Electrónicos garantizan un acceso eficiente y seguro a la información completa y a todos los documentos desde cualquier sitio, y su primordial función es la de conservar y transmitir.

14. Foliado del Expediente Electrónico Se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda. La autoridad respectiva conservará copias de seguridad periódicas que cumplan con los requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos, de conformidad con la ley

15. Seguridad al Expediente Electrónico Los archivadores de papel cuestan mucho dinero a su empresa: mantenerlos, llevarlos de un sitio a otro, buscar información archivada y guardarlos de forma segura. La Gestión de Expedientes les ofrece amplias funciones para gestionarlos de modo efectivo y orientado a procesos. Le ayudará a guardarlos de forma segura y cumpliendo con los requisitos legales . Combina contenidos, procesos y aplicaciones en cada Expediente Electrónico. Permite iniciar procesos desde el propio expediente, añadirlos a otro o visualizarlo como parte de un proceso. Especialmente en cuestiones de protección de datos y permisos para el acceso exclusivo de personas autorizadas, el Expediente Electrónico es inigualable ya que permite definir exactamente quién de los empleados puede ver o no qué tipo de expedientes, procesos y documentos.

16. Ventajas al Expediente Electrónico LAS VENTAJAS A SIMPLE VISTA EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS Los Expedientes Electrónicos incluyen documentos (digitalizados, electrónicos, Office, e-mails, web, etc.), links y URLs, multimedia así como referencias a procesos de negocio y Business Objects Acceso central y búsqueda global en todas las informaciones Funcionalidades DMS integradas: archivado, búsqueda, procesamiento, clasificación, historial, etc. Almacenamiento seguro para revisión de documentos y expedientes añadiendo fechas y plazos para inicio, finalización o revisión ,acceso desde cualquier lugar del mundo a través del webbrowser y generación parcial o total de los expedientes en PDF para libertad de movimiento

17. Expediente Mixto o Hibrido Expediente mixto o híbrido es un conjunto de documentos de archivo, electrónicos o tradicionales, relacionados entre sí, y conservados en parte en soporte electrónico, en parte como expediente, La aplicación de los sistemas híbridos o mixtos, son los de producir, almacenar y mantener documentos en soporte físicos y otros soportes que la tecnología nos ofrece, como puede ser el microfilme o los medios electrónicos, que se relacionan entre si, de manera que llegado a este punto de convergencia para garantizar una conservación de los documentos archivísticos por todo el tiempo que se les necesite,

18. Proceso de Gestión Documental Es un conjunto de actividades técnicas y administrativas que propenden por facilitar la gestión y la administración del documento desde el mismo momento que se produce o recibe el documento y en el desarrollo de cada una de sus fases y etapas de carácter archivístico, con el objeto de facilitar su producción, trámite, ordenación, clasificación, descripción, conservación, utilización y disposición final.

19. Proceso de Gestión Documental Este proceso garantiza la atención oportuna en la recepción de documentos y un excelente tiempo de respuesta en su distribución, asegurando la confidencialidad de la información. Todo dado a unas políticas aplicadas por cada entidad. Además estos procesos incluyen sistemas automatizados de organización de los documentos y estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo que desde la misma unidad de correspondencia se da el desarrollo a todo trámite del manejo documental.

20. NORMATIVIDAD La ley 594 de 2000, nos indica la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos. Cada entidad, sea pública o privada, debe reconocer, adaptar y aplicar el concepto de ciclo de vida de los documentos, desde su producción o recepción hasta que por decisión deben ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico, mediante un Programa de Gestión de Documentos (PGD).

21. IMPLEMENTACION La idea de implementar un programa de gestión de documentos, más que por imposición obligatoria, se hace necesario, ya que es la manera de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases, con el objetivo de facilitar su consulta, conservación y utilización. Dado a que existen diferentes entidades, tanto públicas como privadas que prestan servicios públicos, los sistemas empleados para la gestión de documentos deberán incluir planes de organización de los diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad, así como su normalización y control.

22. CICLO VITAL La ley 594 de 2000, en su Titulo V: Gestión de Documentos, hace mérito en la obligación de implementar un Programa de Gestión de Documentos en las entidades, dado a que los documentos deben tener un ciclo vital en los archivos. Con este alcance, esta ley nos clarifica las clasificaciones de estos, así: Archivo de Gestión, donde reposan los documentos de consulta frecuente; Archivo Central, agrupa documentos de los Archivos de Gestión que ya no son de uso tan frecuente; y, Archivo Histórico, al que se transfieren desde el Archivo Central, los documentos de conservación permanente

23. Mensajería Mensajería especializada: Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes postales oficiales del correo nacional e internacional, que exige la aplicación y adopción de características especiales para la recepción, recolección y entrega personalizada de los envíos de correspondencia y demás objetos ... Mensajería externa.Un Espacio Creado con el motivo de Controlar y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de mensajería externa realizadas en una Institución.Como Solicitante ante la necesidad del Servicio sólo tienes que alimentar este microsite especificando el No. de Solicitud de manera manual, La fecha, tu Nombre o área de Gestión, El Destino y la persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la Solicitud.

24. Mensajería Tareas de mensajería externa Recibir solicitud para la realización de diligencias externas Recolectar en las unidades de gestión, las diligencias que se requieran hacer por fuera de la institución. Revisar recorrido para el día y priorizar la realización de las diligencias externas y envíos de correo, según requerimientos. Clasificar si las diligencias se: Envían por correo, si se envían por parte de la mensajería institucional. Registrar en la planilla Control de mensajería externa FN06, todos los trámites y diligencias externas que va a realizar. Realizar los trámites y diligencias según se registró en la planilla. Control de trámites y documentos FN06, y registrar el nombre de responsable de la información que se le está entregando. Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios Generales que cumple la función de Coordinador de Mensajería para su clasificación, y el formato Control de mensajería externa FN06 debidamente diligenciado y firmado.

25. Archivo Definir empresa de correo a utilizar Profesional Especializada. Priorizar la realización de los envíos de correo, según requerimientos. Diligenciar la guía que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a enviar. Archivo activo: Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes. Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función. Llamar a la empresa de correo para que recoja los sobres Recibir comprobante de entrega firmado por el mensajero que recoge el correo.

26. Organización del espacio de Trabajo La organización del espacio de trabajo constituye el punto de partida para cualquier actuación dirigida a normalizar la gestión de los documentos de archivo en una organización; Para conservar adecuadamente los documentos electrónicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archivísticos para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para garantizar su calidad e integridad permanente. Almacenamiento y manipulación: Los documentos de archivo se deberían almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad, fiabilidad, autenticidad y conservación durante el periodo de tiempo que sea necesario. Los sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo se deberían diseñar de modo que los documentos permanezcan accesibles, auténticos, fiables y utilizables durante todo el periodo de conservación, con independencia de cualquier cambio operado en el sistema.

27. Organización del espacio de Trabajo Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio básico de seguridad . Eliminar de nuestra área los elementos innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de las actividades e inducen a cometer errores. Organice los objetos de acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza. Es decir, ubique en el lugar de más fácil acceso, aquellas cosas que requiere para el ciclo de la tarea La organización, orden y limpieza de :Las cosas ; uno mismo y la empresa Reorganice sus equipos de acuerdo a su orden de importancia de tal forma que los más utilizados queden dentro de la zona de alcance funcional de miembros superiores. No llene el escritorio de papeles o documentos que no utiliza m frecuentemente. Ubíquelos en un sitio diferente. No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas.

28. Iluminación, Ruido Y Temperatura. Una iluminación correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo. Pero también se debe considerar: Es preferible una iluminación tenue, que no provoque deslumbramientos o reflejos. Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos fluorescentes. Estos, por muy buenos que sean, suelen emitir cierto centelleo apenas perceptible, pero que provoca molestias.

29. Iluminación, Ruido Y Temperatura. El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad, irritación. La maquinaria informática (impresoras, fax, etc.) emite además sonidos agudos especialmente perturbadores. Es recomendable: Alejar lo máximo posible los focos de ruido. Usar encerramientos acústicos para las impresoras. Un excesivo calor o frío produce incomodidad, pero también somnolencia o ansiedad e inquietud. La humedad relativa del aire puede provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias. Por todo ello, es aconsejable mantener: Una temperatura ambiental entre 19º y 24ºC. Una humedad relativa entre el 40% y 70%.

30. Organización de los documentos electrónicos La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenómeno que tiene sus implicaciones en la gestión documental: la proliferación de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos están sustituyendo a los documentos como soporte de información valiosa para la organización. La organización facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica.

31. Organización de los documentos electrónicos Algunos Criterios Generales a Tener en cuenta Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas: Almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación, autenticación.

32. Conclusión podemos concluir que Paralelo al avance tecnológico, el conocimiento y la información institucional se han convertido en el recurso primario para los individuos y para la economía en general. Tierra, trabajo y capital, los tradicionales factores en la producción, no desaparecen pero pasan a un segundo plano. Se pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado. Al mismo tiempo, éste no puede crear nada por sí mismo, es necesario integrarlo a las tareas diarias de manera que se vuelva más productivo.