4. problematiche individuali
• Tutti abbiamo lo stesso tempo di tutti in un giorno.
• Tutti abbiamo lo stesso tempo di tutti in un anno.
• Nello stesso, uguale, periodo di tempo alcuni producono grandi risultati, altri invece mediocri.
• Perché? Qual è la differenza?
• Troppo spesso la ragione è nel modo in cui scelgono di usare il tempo.
4
6. • Avere un debito = avere di meno di
quello che ci serve = impoverirsi
sempre più = essere insoddisfatti
• Avere un credito = avere di più di
quello che ci serve = avere
abbondanza = essere soddisfatti.
6
7. Quanti di voi possono dire
• “Oggi sono soddisfatto di quello che ho
fatto” ?
• “Sono soddisfatto del tempo e del denaro
che ho a disposizione” ?
• “Sono soddisfatto del livello che ho
raggiunto in termini di carriera e
soddisfazione personale” ?
7
8. Allora siete DEBITORI
• Siete debitori perché siete in debito di tempo nei confronti di chi aspetta il
vostro lavoro
• Siete debitori perché siete in debito di denaro nei confronti delle vostre
tasche e di chi vi ha mantenuto
• Siete debitori perché siete in debito con voi stessi in termini di carriera e
soddisfazione personale
8
9. Allora siamo qui per
diventare CREDITORI
• Essere cioè creditori perché abbiamo un credito di
tempo nei confronti del nostro lavoro
• Essere cioè creditori perché abbiamo un credito di
denaro nelle nostre tasche
• Essere cioè creditori perché abbiamo un credito in
termini di carriera e soddisfazione personale
9
10. Efficiente (tempo) o
Efficace (utilità)
• Tutti hanno il “problema tempo”. Il tempo è una tipica risorsa uguale per tutti.
• Come tutti problemi, e tutte le risorse limitate, è da gestire.
10
11. cenni corsi gestione tempo
• La gestione del tempo è un compito che
domanda tempo.Va pianificato, non
improvvisato.
• “Dai tempo al tempo”
11
12. Il tempo non si crea, né
si trova, si usa in base
alle proprie scelte.
12
13. Non sei in controllo di
tutto il tuo tempo
• essere consapevole della parte di tempo su cui hai
il controllo
• fare il miglior uso della parte sotto il tuo controllo,
• utilizzare il tempo su cui non hai controllo in un
modo più efficace,
• utilizzare il tempo nel modo che scegli tu (lavoro,
divertimento o riposo).
13
14. LA GESTIONE DEL
TEMPO E’ ORGANICA,
• E’ COME UN ORGANISMO, SE UNA PARTE VA
MALE INTACCA TUTTO IL RESTO,
• FAR FUNZIONARE BENE QUESTO ASPETTO
DEL NS. ORGANISMO RICHIEDE LE STESSE
ABILITA’ E LO STESSO TIPO DI APPLICAZIONE
E STUDIO CHE RICHIEDE OGNI ALTRA ARTE
(arti marziali).
• Chi sono le “cinture nere” della gestione del
tempo che conosci?
14
15. avanzare tempo:
tecniche quantitative
• Obiettivi
• Mancanza di obiettivi = mancanza di produttività.
(no visione d’insieme, no priorità, reagire invece di
agire, no direzione).
• Mancanza di pianificazione = Improvvisazione =
errori, imprevisti, ripetizioni
15
16. • Il tempo è una risorsa che non si può non
spendere, dunque va spesa bene.
• Occorre gestire il tempo come si gestisce il
denaro in tempo di inflazione = nelle cose
che rendono di più.
16
17. “Prioritarizzare”
Il vero dilemma è scegliere in base alle priorità, non avere più tempo.
• Scegliere gli obiettivi
• Per “trovare” il tempo bisogna fare delle scelte.
• Scegliere = selezionare = scartare
• Selezione aziendale (Boston Matrix = Percentuale di crescita del mercato,
Quota di mercato relativa)
• Selezione di mercati (Forze competitive di Porter = Potere dei concorrenti,
potere contrattuale dei fornitori, Potere contrattuale degli acquirenti,
Minacce ingresso potenziali entranti, Minacce introduzione prodotti
sostitutivi)
• Visione personale (sogni, immaginazione, cosa faresti se fossi sicuro di non
poter perdere?)
• E’ il lavoro su cui impegneresti i prossimi due anni della tua vita, pur senza
avere risultati?
17
18. Scartare è saper dire di no
• Il tuo capo vuole che tu finisca i progetti di
lungo periodo ma ti sommerge
continuamente con richieste per lavoretti
veloci che ti impediscono perfino di iniziare
a prendere in mano i progetti importanti?
• Se non sai dire di no, non ti basterà
nemmeno una giornata di 100 ore.
• Applicare la Legge di Pareto al tempo: con il 20% del tempo si porta a
termine l’80% del lavoro
18
20. Budget del tempo
• Ogni lavoro prende il tempo che gli
dedichiamo.
• La produttività aumenta con l’avvicinarsi della scadenza.
• Valutare a fondo i progetti prima di iniziare a realizzarli:
• rientra nella vision?
• Quanto tempo occupa?
• Quanto tempo occupa moltiplicato per due?
• Quale beneficio può dare al raggiungimento della Vision?
20
21. Differente livello –
differenti compiti
• In base al livello, ogni dirigente deve allocare
proporzioni diverse di tempo fra i vari compiti.
• Il Top management deve dedicare + tempo a:
• Visione
• Controllo e Guida
• I quadri esecutivi devono dedicare + tempo a:
• Pianificazione
• Organizzazione
• Esecuzione
21
22. Organizzare organizzare
organizzare
• studiare e definire i processi per eseguirli
meglio
• sviluppare routines per i compiti abituali
• automatizzare i processi per eseguirli più
velocemente (catena di montaggio di Ford)
• raggruppare i compiti ripetitivi
22
23. Importante/urgente
• Spesso le cose urgenti non sono importanti,
• e le cose importanti non sono urgenti
• Tirannia dell’urgenza
• I compiti urgenti richiedono continuamente azioni istantanee, aumentando la
pressione ogni ora e ogni giorno.
• Produttività dell’importanza (visione)
• I compiti importanti raramente devono essere fatti OGGI o addirittura
questa settimana.
23
24. • Le cose importanti trascurate diventano poi problemi urgenti.
• Tenere del tempo per le cose importanti, non consumare tutto il tempo per
quelle urgenti.
• Se i compiti del quadrante 4 non vengono fatti, è
un buon segno!
24
25. Come gestirsi:
• fare un buon piano del giorno con lista compiti per la giornata
• definire posizionamento quadrante
• seguire la sequenza
• valutare il tempo necessario
• fare una cosa alla volta
• prevedere sempre un po’ di tempo per il quadrante 3: il quadrante dei
compiti importanti non urgenti richiede particolare attenzione perché da
una buona gestione dello stesso dipende il successo e l’avere meno compiti
urgenti in futuro.
25
26. Cosa non fare:
• pensare a tutto contemporaneamente (il cervello
può pensare a tutto, ma non trova la soluzione. Se
ci si concentra su una cosa alla volta si trovano le
soluzioni)
• tenere altri documenti/pratiche/compiti in vista per
la visione periferica: appesantiscono e rallentano il
funzionamento del cervello
26
27. Definire le priorità
complesse
• Quando la classificazione “Sì / no” non basta o non
può essere fatta ??
• Usare classificazione ABC per importanza e 123
per urgenza
27
32. • Se i compiti del quadrante 4 non vengono
fatti, è un buon segno!
32
33. Cronovori
Passatempo = Ammazzatempo = Time killer = Assassino del tempo
• Cronovori, i ladri del tempo:
• Organizzativi, Umani, Stargate.
33
34. Cronovori organizzativi
• Disordine (spazio/tempo)
• Disorganizzazione (errori a cui rimediare,
rifacimenti, riparazioni)
• Burocrazia inutile,
• Traffico,
• Cattive abitudini che generano urgenze (non
chiudere le pratiche, lasciare cose in sospeso)
34
35. Cronovori umani
• Perditempo,
• Gossip,
• Dibattiti sulla squadra del cuore,
• interazioni (riunioni/colleghi/colloqui: attese, ritardi, inefficacia
comunicazione, incomprensioni linguistiche, ripetitività, tempi morti, rimpalli/
ping-pong)
• ritardi, mancanza di puntualità
• Riunioni inutili,
• Vampiri di tempo,
• Vampiri energetici.
35
36. Cronovori stargate
• (Paradosso dei gemelli di Einstein) fughe dalla realtà (stati
alterati della coscienza) :
• Internet: face book, social networks, pornografia,
videogames, dibattiti e troll dei forum, ecc…
• Dipendenze da sostanze: tossicodipendenze, alcool,
cocaina (effetto down), ecc…
• Altre dipendenze: gioco d’azzardo, videopoker, televisione
notturna, ossessioni (one-it-is e stalking), ecc…
• Più un cronovoro è affascinante, più è potente. Più è
potente, più è dannoso.
36
37. Caccia/Guerra ai cronovori
• Ordine spazio/tempo
• Regolamentazione interazioni (riunioni/colleghi)
• Coprifuoco tempo: stabilire e comunicare degli orari
di rispetto in cui non essere disturbati a vicenda
• Coprifuoco spazio: stabilire e comunicare degli spazi di
rispetto in cui non essere disturbati
• Analizzare le cause degli imprevisti: lista imprevisti, lista
cause
• Cara vecchia sveglia a drin della nonnna
37
38. Consigli quantitativi
• riconoscere e prevedere tempi e momenti creativi
• cassetto di idee (brainstorming personale/scrittura a flusso libero)
• liberare lo spazio per creare tempo (effetto scrivania libera: tempestività).
• Focus sulla vision
• Definire priorità e rispettarle
• Fare liste: liste azioni (lista cose da fare e lista cose da evitare) e liste miglioramento tempo (lista
imprevisti e cause, lista idee, liste da delegare, ecc…)
• Progetti consequenziali (trattamento seriale) hanno compiti che possono essere delegati
anticipatamente (trattamento parallelo).
• Dedicare tempo alla gestione del tempo (“Dai tempo al tempo”)
• Dedicare tempo alla analisi a posteriori di come si è gestito il tempo
• Imparare a dire più no (scegliere quando essere reperibile, scegliere cosa fare e cosa NON fare)
• Definire a priori la durata di riunioni e incontri
• Dirigere o deviare le interruzioni
• Eliminare i perditempo,
• Essere puntuali con se stessi e con gli altri
• Prevedere riserve di tempo (raddoppio dei budget)
38
39. Perfezionismo
• Il meglio è nemico del bene:
• chi vuole fare sempre meglio spesso fa peggio.
• Cercando il meglio si perde il buono.
• Contro l’abbellimento a oltranza, fare un
budget di tempo e costi di revisione.
• “meglio un uovo oggi che la gallina
domani” (crescerà)
39
40. Delega
• Eccessivo accentramento = voler controllare, dirigere, decidere
tutto = voler fare tutto = aver bisogno di tempo per tutto.
• Collaboratori poco autonomi.
• Non puoi acquistare tempo nella tua vita, ma puoi
delegare per un certo costo/tempo.
• Applicare la Legge di Pareto alle deleghe : delegando il 20% dei
compiti si risparmia l’80% del tempo
• Aumentare l’autonomia dei collaboratori: come ?
• Fare lista delle utili formazioni, anche tramite errori, in modo
da renderli autonomi anche nel risolvere i problemi
40
41. Delegare
• Assegnare incarichi in base alle capacità necessarie
• Controllare la reale comprensione del compito (tutti rispondono sì a un “Hai
capito”) “Come pensi di procedere”?
• Fare “grounding” del compito: inserirlo nel contesto della visione e delle
scadenze
• Comunicare momenti di verifica “ci vediamo mercoledì alle 10 col primo
capitolo”
• Fornire gli strumenti necessari o richiesti
• Fornire e ratificare l’autorità necessaria “vi informo che se ne occuperà lui in
qualità di direttore progetto”
• Chiedere le proposte di possibili soluzioni agli imprevisti
• Metodo “Patton” (chiedi solo cosa vuoi ottenere, senza entrare nei dettagli di
come farlo e gli altri ti stupiranno con la loro creatività).
41
43. • Il “Lavoro” non è un’attività biologica o
inconscia, ma è una performance, che
richiede tempi di recupero, per rigenerarsi,
momenti di riposo per ricaricarsi e periodi
di vacanza per conseguire distacco
obbiettività ed equilibrio necessari alla
Visione.
• Anche robocop consuma le pile.
• Anche i cellulari vanno messi sul
caricabatterie e ricaricati.
43
45. Lo stress stanca, non il
lavoro mentale
• Ricerche neurologiche Dale Carnegie: Sono
le emozioni a stancare, non il lavoro
intellettuale.
• Non il lavoro duro, ma il dubbio e il timore
producono ansietà, mano a mano che
rivedendo un mese o un anno diventiamo
oppressi dalla pila enorme di compiti da
finire.
45
46. Distacco
• E’ la differenza che c’è fra un venture capitalist e l’imprenditore che si
è suicidato a 40 anni, con moglie, ditta in crisi, che ha venduto
l’azienda poi è tornato a casa e si è ucciso: identificava se stesso solo
con quell’attività.
• Differenza fra l’imprenditore ossessionabile e imprenditori che hanno
tante attività.
• Ad un certo punto, di fronte a tutte le cose da fare, ci sentiamo come
il minuto adolescente david contro il grosso assassino muscoloso
GOLIATH (un dodicenne di fronte a Mike Tyson arrabbiato).
• Abbiamo bisogno quindi di allontanarci un attimo, fare dei passi
indietro e capire quale strategia può essere efficace. Insistendo,
peggioreremo la situazione.
46
47. • La schizofrenia e l’eccesso di cronovori
sono una REAZIONE alla mancanza di
distacco.
• Il distacco FISICO genera il distacco
sensoriale/percettivo e quindi genera il
distacco emotivo.
47
48. EMOZIONI E GESTIONE
DEL TEMPO
• Riconoscere le emozioni per riconoscere i
blocchi
• Che emozioni provo al pensiero di tutte le
cose che DEVO fare al lavoro domani o
questa settimana ?
48
49. Che emozioni provi, come ti senti nei
confronti di quel compito/progetto/
impiego di tempo?
49
50. Complessi
I complessi personali di inferiorità o superiorità, influenzano le scelte di tempo
• Essere il risolutore dei problemi di tutti
• Essere l’ansioso: considerare “normali” le urgenze e subirle passivamente
• Rassegnazione (considerare “inevitabili” le urgenze): Si può SEMPRE fare
qualcosa per cambiare
• identificarsi col lavoro, “faccio” quindi esisto,
• Sindrome del “faccio tutto io” per sentirsi dire bravo.
• sottostima: bassa percezione dei nostri bisogni, elevata percezione dei
bisogni altrui
• Ferita interiore: bisogno di dimostrare qualcosa a qualcuno, diventare
importante e rinomato, ma dentro di sé sentirsi ancora e sempre
inadeguati
50
51. • LE FERITE DELLA VITA
PORTANO I COMPLESSI
• I COMPLESSI PORTANO
AL LATO OSCURO
51
52. Il lato oscuro della gestione
del tempo
• Il lato oscuro =
• paura (senso di inadeguatezza, controllo ossessivo, vedere gli altri
come nemici, …)
• avidità (senso di inadeguatezza, sindrome di scarsità/povertà, non
voler lasciare nulla agli altri, …)52
53. Il lato oscuro della gestione
del tempo
• sprecare tempo ed energie circondandosi di vampiri energetici/perversi
narcisi
• sprecare tempo ed energie circondandosi di co-dipendenti
• essere vampiri energetici/perversi narcisi e dimenticarsi della propria visione
• paura (senso di inadeguatezza ed eccesso di revisioni e blocco dall’iniziare le
attività)
• controllo ossessivo
• non collaborare con chi ti può agevolare nel raggiungimento della visione
(vedere gli altri come nemici…)
• avidità voler fare troppe cose, troppi progetti, troppe mansioni all’interno dei
progetti,
• sindrome di scarsità/povertà (focalizzarsi sulla mancanza di tempo)
• non delegare, non voler lasciare nulla agli altri…
53
54. DIFENDITI DAI VAMPIRI DI TEMPO
come riconoscere i vampiri di tempo ed energie
• ha una logica diversa da quella del raggiungimento della visione, ma incentrata
sull’innalzamento o sul mantenimento del suo piedistallo: Gheddafi /
l’inaccontentabile Hitler / Bill di Kill Bill,
• Non vogliono nemmeno portare a casa il proprio risultato a scapito del tuo, ma
vogliono solo innalzare il proprio piedistallo a scapito del tuo,
• E’ anche un vampiro “affettivo”,
• non rispetta i suoi subordinati e non li valorizza,
• più gli altri hanno successo più si sente a disagio,
• si circonda di persone mediocri invece di circondarsi di persone valide che lo
aiutano nel raggiungimento della visione,
• proiettano sugli altri quello che in realtà hanno loro (chi lo dice sa di esserlo),
• ha sempre bisogno di dare prove di forza (come in adolescenza),
• comunicazione basata su dialettica, denigrare, insinuare,
54
55. 4C degli Alcolisti Attivi
(credit A.A.)
• tentano di Controllarti, Confonderti, Colpevolizzarti
e renderti Connivente delle loro scelte.
• Tutti abbiamo avuto bisogno di dare prove di forza,
ma chi ha sempre bisogno di provare la propria
forza ha un problema con se stesso. E’ un gioco + o
- inconscio che lui fa perché è in cerca di sollievo
per la sua inadeguatezza. Rassicura il suo ego.
• Visto che la cura della inadeguatezza non può
arrivargli da un gioco, sarebbe un gioco infinito
entrare nel loro meccanismo.
55
56. NON SI Può FARE NULLA:
NIENTE LI FARA’ CAMBIARE.
• 3C dei gruppi di sostegno per familiari e
amici di alcolisti (credit Al-Anon):
• Non lo puoi curare non lo puoi controllare
e non lo hai causato te.
• Non ci puoi avere una comunicazione
ideale e non sono mai contenti e nemmeno
la compiacenza paga, quindi puoi solo
EVITARLI.
56
57. • Quindi basta dirgli che li ritenete adeguati e lasciarli
andare.
• DIFENDETE IL VS.
TEMPO EVITANDOLI
ED ESSENDO
INDIFFERENTI
57
59. Assaporare il tempo
• Assaporando il cibo si spreca meno cibo, assaporando il tempo si spreca
meno tempo
• ascoltare musica senza far niente
• terminare l’ascolto di una canzone in auto
• camminare e passeggiare
• annusare gli odori
• contemplazione dalla finestra,
• meditare
• preghiera
• percepire la natura e lo scorrere del tempo (non solo alla lezione di
Yoga)
59
60. Anoressia o abbondanza?
• “Starving works” (anoressia/morte) Vs
“Starving kills” (amore/vita)
• “Anche le pause fanno parte della musica”
• “La falce va affilata quando ancora taglia”
• “fermati PRIMA di stancarti”
60
61. Mentalità dell’Abbondanza
Riconoscere i negativamente ipnotizzati “non ho tempo”
• Focalizzazione (smart rossa)
• Noi tendiamo a riconoscere ciò che
conosciamo e a “scartare” gli input in
eccesso.
61
62. Cambiare focus
• Se ti focalizzi sulle cose da fare, avrai
sempre più cose da fare.
• Se ti focalizzi sul tempo a tua
disposizione, avrai sempre più tempo a
tua disposizione.
• Focus sul tempo a tua disposizione ogni giorno,
non sulle cose “da fare”.
• “Messieurs, ça presse, asseyons nous” (Signori, c’è
fretta, sediamoci)
62
66. Ordine
• Liberare lo spazio per creare tempo
(effetto scrivania libera: tempestività).
• Usa tutto il tuo cervello solo per quello
che stai facendo adesso.
• Lento è preciso, preciso è veloce
66
67. • disordine = confusione = dispersione =
improduttività = perdite = debiti(tempo/
denaro) = frustrazione = disprezzo =
noncuranza = disordine
• TUTTO IL CICLO NEGATIVO =
DEPRESSIONE E IMMOBILISMO =
MORTE
67
68. • Ordine = chiarezza = concentrazione =
produttività = guadagni = crediti(tempo/
denaro) = soddisfazione = stima = rispetto
= ordine
• TUTTO IL CICLO POSITIVO =
ENTUSIASMO E MOTIVAZIONE =
VITA
68
69. Pazienza
• “Dai tempo al tempo”: molti progetti non
hanno la scadenza che crediamo e vanno
solo lasciati maturare
69
70. Benessere
• “Non puoi fermare questo giorno ma puoi
perderlo”
• La qualità della vita dipende dalla somma dei
giorni trascorsi di buon umore
• La qualità di ogni giorno dipende dalle ore
trascorse di buon umore
• “chi va di fretta dall’alba al tramonto non
vive a lungo”
70
71. • You don’t have to do, you have to be.
• Siamo “esseri” umani, non “fare” umani
• Humane beings, not human doings
71
72. Visione
• “Chi riflette in modo
rilassato trova sempre
una soluzione”
72
73. resumè
• Il guadagno di ore a disposizione della tua
vita e della tua visione è esponenziale
rispetto ai pochi minuti dedicati alla
gestione tempo.
• Le nozioni di questo corso ti hanno
ricompensato del poco tempo che gli hai
dedicato?
73
75. Mi fa piacere sentirti
Prego indirizzare ogni commento o domanda sull’argomento a:
Ivan Larosi
Ivan.larosi@larosi.net
Per ulteriori informazioni vai anche al sito personale:
www.ivanlarosi.it
75