Este documento presenta una introducción a 7 temas relacionados con la gestión de documentos electrónicos. Estos temas incluyen el documento electrónico, el ciclo vital de la información, la creación de datos electrónicos, modos de estructurar datos, y la adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica.

1. EJE TEMATICO NO 1
Presentado por:
Zoila Mercedes Rojas García
Claudia Patricia Muñoz Chaguendo
Lucy Ester Lazaro Vergel
Leidy Milena Mateus Roldan
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Asignatura:
Gestión de Documentos Electrónicos

2. INDICE
1. Introducción
2. El documento electrónico
3. Fases del ciclo vital de la información
4. El dato individual a la información electrónica
estructurada
5. Creación de datos electrónicos
6. Modos de estructurar los datos
7. Adquisición de equipos y aplicaciones para la
información electrónica
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3. INTRODUCCIÓN
En la siguiente exposición conoceremos todo lo
relacionado con el eje temático numero 1. todo lo
que se refiere al documento electrónico, el ciclo
vital de la información, el dato individual a la
información electrónica, la creación de datos
electrónicos, modos de estructura de los datos, y
adquisición de equipos y aplicaciones para la
información electrónica. Los invitamos a que hagan
un recorrido en todos estos temas.
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4. 2. DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Un documento digital es cualquier unidad significativa
independiente de información registrada en un
diskette, un CD Rom o en un disco duro. Se habla de
documentos digitales cuando la información, sin
importar que sea un texto, sonido, imagen fija o en
movimiento, se registra en medio electrónico a través
de codificaciones que se basan en el uso de
combinaciones de señales eléctricas positivas y
negativas, las cuales se representan por medio de los
dígitos “0”, señal negativa, y “1”, señal positiva
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5. Los documentos electrónicos son los archivos producidos
con “procesadores de palabras”, “hojas de cálculo”,
“administradores de bases de datos”, o programas para
elaborar gráficos. También son documentos electrónicos las
“Páginas Web”, los mensajes que se transmiten por “e-mail”, las
fotografías, el sonido y los videos producidos con instrumentos
llamados digitales, como las cámaras y grabadoras.
También lo son las páginas de Internet; los mensajes de texto y
los mensajes multimedia creados y enviados por un teléfono
móvil celular (SMS y MMS); los faxes; las hojas de cálculo
creadas mediante el uso de programas como Excel; y, en
general, cualquier documento que no repose en medio
físicamente impreso o grabado y que haya sido creado o
transmitido por medios electrónicos.
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6. 3. FASES DEL CICLO VITAL DE LA
INFORMACIÓN
Según James Senn, existen tres estrategias para
el desarrollo de sistemas:
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7. A. EL MÉTODO CLÁSICO DEL CICLO DE VIDA DE
DESARROLLO DE SISTEMAS.
Es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y
usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de
información. Este método consta de 6 fases:
1. Investigación Preliminar: La solicitud para recibir ayuda de un
sistema de información se inicia siempre con la petición de
una persona.
2. Determinación de los requerimientos del sistema: los
analistas, empleados y administradores, deben estudiar los
procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes
preguntas clave:¿Qué es lo que hace?, ¿Cómo se hace?,
¿Con que frecuencia se presenta?, ¿Qué tan grande es el
volumen de transacciones o decisiones?, ¿Cuál es el grado
de eficiencia con el que se efectúan las tareas?, ¿Existe
algún problema?, ¿Qué tan serio es?, ¿Cuál es la causa que
lo origina? 7

8. 3. Diseño del sistema: los especialistas en sistemas se
refieren a esta etapa como el diseño lógico en contraste con la
del desarrollo del software, a la que denominan diseño físico.
4. Desarrollo del software: el software se puede comprar a
terceros o escribir programas diseñados a la medida del
solicitante.
5. Prueba de sistemas: se debe comprobar de manera
experimental que el software funciona de acuerdo con las
especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan
que lo haga.
6. Implantación y evaluación: la implantación es el proceso de
verificar e instalar el nuevo equipo, entrenar a los usuarios,
instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos
necesarios para utilizarla.
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9. La evaluación de un sistema se lleva a cabo para identificar
puntos débiles y fuertes. Un sistema se evalúa teniendo en
cuenta los siguientes aspectos:
 Evaluación operacional
 El impacto organizacional.
 La opinión de los administradores y
 El desempeño del desarrollo
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10. B. EL MÉTODO DE DESARROLLO POR ANÁLISIS
ESTRUCTURADO.
Tiene como finalidad superar la dificultad de comprender de
manera completa los sistemas grandes y complejos, por
medio de:
1). La división del sistema en componentes
2). La construcción de un modelo del sistema.
El análisis estructurado se concentra en especificar lo que se
requiere que haga el sistema o la aplicación. Permite que las
personas observen los elementos lógicos (lo que hará el
sistema) separados de los componentes físicos
(computadora, terminales, sistemas de almacenamiento, etc.).
Después de esto se puede desarrollar un diseño físico
eficiente para la situación donde será utilizado.
 Componentes: símbolos gráficos, diccionario de datos,
descripciones de procesos y procedimiento y reglas. 10

11. El diseño Estructurado es otro elemento del Método de
Desarrollo por Análisis Estructurado que emplea la
descripción gráfica, se enfoca en el desarrollo de
especificaciones del software.
La herramienta fundamental del Diseño Estructurado es el
diagrama estructurado que es de naturaleza gráfica
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12. C. EL MÉTODO DE CONSTRUCCIÓN DE
PROTOTIPOS DE SISTEMAS.
Este método resulta útil para probar la facilidad del sistema e
identificar los requerimientos del usuario, evaluar el diseño de un
sistema o examinar el uso de una aplicación. El método del
prototipo de sistemas consta de 5 etapas:
a. Identificación de requerimientos conocidos: antes de crear
un prototipo, los analistas y usuario deben trabajar juntos para
identificar los requerimientos conocidos que tienen que
satisfacer.
b. Desarrollo de un modelo de trabajo: Es de gran utilidad
desarrollar un cronograma para el inicio y el fin de la primera
interacción que facilite el proceso de construcción del prototipo.
En el desarrollo del prototipo se preparan los siguientes
componentes:
 El lenguaje para el dialogo o conversación entre el usuario y el
sistema.
 Pantallas y formatos para la entrada de datos.
 Módulos esenciales de procesamiento.
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 Salida del sistema

13. c. Utilización del prototipo: Es responsabilidad del usuario
trabajar con el prototipo y evaluar sus características y
operación. La experiencia del sistema bajo condiciones reales
permite obtener la familiaridad indispensable para determinar
los cambios o mejoras que sean necesarios, así como las
características inadecuadas
d. Revisión del prototipo: el analista es el responsable de
realizar los cambios al prototipo, después de planificarlos con
los usuarios, una vez determina que le gusta o disgusta a estos.
e. Repetición del proceso las veces que sea necesarias: el
proceso antes descrito se repite varias veces, el proceso
finaliza cuando los usuarios y analistas están de acuerdo en
que el sistema ha evolucionado lo suficiente como para incluir
todas las características necesarias.
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14. 4. EL DATO INDIVIDUAL A LA
INFORMACION ELECTRONICA
ESTRUCTURADA
 ¿Qué es información?
Es una indicación o un evento llevado al conocimiento de
una persona o de un grupo.
La información esta en la base de la organización de todo
proceso de trabajo. Este concepto se ha vuelto tan
importante, que la sociedad de la información es
considerada en el día de hoy como la etapa siguiente a
la de la “sociedad industrial”
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15.  ¿Qué es un dato?
Es una unidad elemental de información. En un documento, por
ejemplo, se agrupan numerosos datos para presentar una
argumentación o rendir cuentas de una acción. Hasta hace
muy poco, la mayor parte de los datos eran conservados y
trasmitidos mediante documentos en soporte papel .
A veces encontramos datos en forma de listas en soporte de
papel, como ocurre con las guías de teléfonos. Ta no se trata
de presentar una argumentación, sino de suministrar materia
prima para una acción futura.
Es posible conservar datos en soportes diferentes al papel: por
ejemplo, el soporte electrónico, que permite que la
información pueda tratarse mas fácilmente.
La rápida evolución de las tecnologías ha vuelto cada vez mas
complejo el garantizar soluciones duraderas a la hora de
conservar los datos. Los formatos de ficheros y los soportes
electrónicos evolucionan rápidamente, mientras que su
esperanza de vida sigue siendo aun mas escasa que la del
papel. 15

16.  ¿Por qué es diferente la información electrónica?
Es necesario un instrumento para leer la información
electrónica. Cuando los datos se conservan en un
soporte electrónico, ya no es posible leerlos sin la
ayuda de una herramienta especifica (generalmente, un
ordenador).
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17.  La información electrónica aporta ventajas e
inconvenientes a la gestión de los datos.
Ventajas
• El tratamiento de los datos es mucho mas fácil. Ya no
es necesario rehacerlos en su integridad en el caso de
tener que hacer algunas modificaciones parciales.
• Los soportes electrónicos permiten en general
almacenar mas datos en un volumen menor.
• Es mas fácil copiar un documento completo
• Es mas fácil y rápido transferir información de un sitio a
otro.
• Un soporte como este permite una utilización mas
elaborada al recurrir a una estructura de tratamiento
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electrónica.

18.  Desventajas
- Es necesario utilizar un instrumento para que un
operador pueda leer los datos.
- Los soportes digitales tienen, generalmente, una vida
mas corta que el papel o los microfilms.
- Es mas fácil duplicar o modificar un original (esto
plantea problemas de estabilidad y de perdurabilidad en
los formatos).
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19. 5. CREACIÓN DE DATOS
ELECTRÓNICOS
Los datos son ¿Qué es un
conservados en un documento?.
soporte. En el caso de la
información electrónica,
Existen diversas
aquellos pueden ser definiciones del
tratados, comunicados e documento dentro de
interpretados por un las cuales tenemos las
ordenador. Un conjunto de :
de datos puede constituir - Comité CIA:
en ocasiones un
documento.
- Administración
pública.
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20.  El Comité CIA sobre archivos En una administración pública,
electrónicos define al un documento tiene un valor
documento (record) como un legal, de
fragmento particular de información o de prueba. El
información registrada término “documento” se toma
generada, acumulada o en esta guía en
recibida en el inicio, desarrollo su sentido administrativo y
o finalización de una actividad archivístico, y no en el
institucional o personal, y que utilizado habitualmente
comprende un contenido, un en informática.
contexto y una estructura
suficientes para constituir una
prueba o evidencia de esta
actividad.
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21. El hecho que un documento electrónico sea distinto
de su soporte tiene numerosas consecuencias.
Por ejemplo, es fácil copiar un documento
electrónico de un soporte a otro.
Esto quiere decir que es más fácil copiar y difundir
la información, pero también se hace más difícil la
crucial delimitación del propio concepto de
“original”.
Los datos almacenados en un documento
electrónico deben constituir un conjunto coherente
y consistente de información
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22. 6. MODOS DE ESTRUCTURAR LOS
DATOS
Para tener la posibilidad de recuperar una información
específica, es necesario estructurarla. Según la
finalidad de la información, existen principalmente dos
medios de
estructurar los datos.
 Bases de datos y documentos.
Dos tipos de estructuras de datos frecuentemente
combinados para formar un conjunto compuesto de
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información.

23. La base de datos: en esta El documento: estructura
estructura, los datos son utilizada cuando los datos
almacenados en un “pool” o han sido agrupados para
reserva de información, de dar cuenta de un
donde pueden extraerse o
razonamiento o una
ponerse al día.
actividad.
El documento puede a
menudo servir de prueba de
una actividad particular
(acto jurídico...), debiendo
registrarse en este caso.
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24. ¿ DOCUMENTO O BASE DE DATOS?
Existen distintas formas de estructurar los datos. La
creciente importancia de la información en los
organismos da lugar a estructuras cada vez más
complejas, tanto de documentos como de bases de
datos (por ejemplo, una página en un CD-ROM o
en un servicio en línea configurada
automáticamente con datos extraídos de una base
de datos).
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25. DIFERENCIAS ENTRE DOCUMENTO Y
BASE DE DATOS
Los siguientes puntos enumeran algunas diferencias:
1. Su conservación plantea diferentes
requerimientos.
2. Un documento debe ser consistente e inalterable
(su puesta al día genera un nuevo documento).
3. Una base de datos puede ser regularmente puesta
al día.
4. Existe también información compuesta (base de
datos/documentos), que plantea nuevos
problemas.
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26. INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
Es el tratamiento de información por medio del uso
de dispositivos electrónicos y sistemas
computacionales en donde se puede procesar
información automáticamente, analizar organizar y
editar.
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27. 7. ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y
APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN
ELECTRÓNICA
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28. EQUIPOS PARA LA INFORMACIÓN
ELECTRÓNICA
Puede ser cualquier tipo de
aparato electrónico que tenga
una base de datos
configurada para enviar,
recibir, organizar y modificar
información electrónica, como
lo son: las computadoras, las
Tablets y teléfonos celulares
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29. APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN
ELECTRÓNICA
En la actualidad existen muchas
aplicaciones para el uso de la
información electrónica ya que es
un medio de uso masivo de
información donde encontramos la
internet, sus diferentes
aplicaciones y servicios dadas por
los servidores como lo son:
Microsoft office, open office,
adobe acrobat, etc.
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30. AVANCES TECNOLÓGICOS EN LOS EQUIPOS Y
APLICACIONES DE INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
La adquisición de equipos, aplicaciones
y servicios, es un aspecto importante del
uso y archivo de datos electrónicos. Hoy
en día, no sólo existen muchos tipos de
equipos, aplicaciones y servicios
basados en diferentes tecnologías, sino
también numerosos estándares, normas
y especificaciones técnicas. Sin
embargo, la rápida evolución de las
tecnologías de la información y de las
comunicaciones, hace temer que la
supervivencia a largo plazo de los datos
electrónicos dependa indebidamente de
su formato de almacenamiento, que bien
podría no ser aceptado por futuras
tecnologías. 30

31. GUÍA DE COMPRA Y USO DE EQUIPOS Y
APLICACIONES DE LA INFORMACIÓN
TECNOLÓGICA
En diferentes continentes del mundo se
crearon guías y manuales para la
compra de equipos y aplicaciones para
la información electrónica en donde se
podrá ofrecer un cierto tipo de producto
el cual satisfaga las necesidades de la
persona o empresa
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32. GUIA DE COMPRAS
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33. LA UNION EUROPEA Y EL EPHOS
Un gran ejemplo son la decisiones
del sector publico de la unión
europea están regidos por la
decisión del consejo de ministros
(CEE), obligando al sector publico a
guiarse por medio del manual
EPHOS (el manual europeo de
compra de sistemas abiertos),
donde esta dirigido al sector
publico a aplicar en sus compras la
decisión del consejo; el cual
contiene manuales y consejos
estratégicos sobre tecnologías de
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sistemas abiertos

34. PROBLEMAS PRÁCTICOS DE UN MANUAL DE
COMPRAS
 La indisponibilidad de productos que
participen de las normas oficiales
 Al costo elevado de los productos que
participan de las normas oficiales.
 Al peligro de que estas normas no se
vuelvan obsoletas en el futuro, de tal
manera que no sean contempladas en
futuros productos.
 A los estándares de factor con los que
entran en competencia (que pueden
ser especificaciones disponibles para
el gran público), profusamente
aplicados en productos también muy
extendidos entre los usuarios (por
ejemplo, las especificaciones de
Internet). 34

35. 35