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Metodología de simplificación del trabajo

  1. 1. “ Add your company slogan ”METODOLOGIA DESIMPLIFICACIONDEL TRABAJO LOGO
  2. 2. SIMPLIFICACION DEL TRABAJOES REDUCIR A LA MINIMA EXPRESION TODASLAS ACTIVIDADES DE UNA ORGANIZACIÓN, LO CUAL PERMITE EL AHORRO DE LOSRECURSOS , SEAN ESTOS MATERIALES, HUMANOS , Y ECONOMICOS ,ELIMINANDOASI LAS TAREAS O ACTIVIDADESIMNECESARIAS QUE NO PERMITEN UNMEJOR DESEMPEÑO TANTO DETRABAJADORES COMO DE EJECUTIVOS,CONTRIBUYENDO AL LOGRO DE OBJETIVOS .
  3. 3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMAEn esta etapa es necesario precisar lanaturaleza del problema, visualizar elalcance,Los resultados que se esperan, las accionesa desarrollar, el potencial humano requeridoY otros recursos, en tal sentido, se hacennecesarios:
  4. 4. DEFINIR EL PROBLEMA OBJETIVO DEL ESTUDIORECURSOS ALCANCE ACTIVIDADES PROFUNDIDAD
  5. 5. RECOLECCION DE DATOSa) Objetivos y funciones de cadaunidad y sus relaciones con las demásunidades.b) Organización y responsabilidad de launidad objeto de estudio.c. Estadísticas sobre volumen detrabajo, tiempo consumido en laejecución deoperaciones, frecuencia, costos ypatrones de rendimiento adaptados.d. Aspectos cualitativos y cuantitativosdel equipo de oficina existente.
  6. 6. ANÁLISIS DE LOS DATOSPara analizar los datos obtenidos esnecesario efectuar un examen crítico de lasituación actual del mismo, a fin dedeterminar las causas o posibles fallas queimpiden su óptima ejecución y verificarcomo puede ser mejorado.
  7. 7. INTERROGANTES PARA UN ANALISIS
  8. 8. FORMULACIÓN Poner en práctica el conocimiento, iniciativas y experiencias obtenidas con la participación de los trabajadores y usuarios que intervienen. Tomar como base las experiencias similares de otras dependencias a fin de confrontarlas y determinar las ventajas y/o desventajas de la posible solución. Tratar al problema en forma integral, a fin de considerar las acciones positivas y negativas del mismo. Coordinar con los organismos de otros sectores que tengan que ver con el procedimiento. No perder de vista el objetivo del estudio. Priorizar las recomendaciones prácticas y objetivas que se ajustan a la realidad. Revisar los dispositivos legales vigentes, especialmente aquellos que presentan dificultad para la modificación e implantación de los sistemas o procedimientos racionalizados. Evitar soluciones que requieran de complejos esquemas de implantación. Aprovechar toda ayuda disponible que permita la solución del problema.
  9. 9.  Eliminación de pasos, fases o etapas del sistema o procedimiento: reemplazo de formularios, registros o informes; eliminación de tareas y movimientos inútiles, disminución de la carga de trabajo de cada puesto, eliminación de equipos obsoletos. Etc. Incorporación de nuevos procesos, siempre y cuando se justifique a través de la estructura orgánica, en la normativa o producto del aumento en la planta. Combinación del orden de los procesos, operaciones y pasos del sistema o procedimiento. Simplificación de los métodos de trabajo, de las funciones, de la estructura orgánica, de los sistemas de comunicaciones, de coordinación, así como el de toma de decisiones.
  10. 10. IMPLANTACIÓN Esta fase constituye el momento de aplicar las medidas propuestas en la etapa anterior para solucionar el problema que origino el estudio. Se deben definir las actividades que deben desarrollarse y establecer la secuencia de su realización, asimismo, fijar el tiempo y la fecha en que habrán de iniciarse y terminar cada una de las actividades, considerando la necesidad de recurso humano y material, planos de las instalaciones, mobiliario y equipos, formularios, manuales y documentos utilizados por trabajadores y usuarios.
  11. 11. IMPLANTACIÓN Es importante dejar claramente definido quien o quienes son los responsables de la ejecución del programa en su totalidad, conviene sea la oficina de organización y sistemas a través de sus técnicos, las responsables de implementar los cambios, contando con la participación de las unidades involucradas.
  12. 12. En la fase de seguimiento se observa el desarrollo de la aplicación de las medidas demejoramiento acordadas, y el objeto es garantizar y asegurarse de que se están aplicando de acuerdo a los estudios realizados.la fase de evaluación comprobar la eficacia de las mejoras introducidas y de ser necesario sugerir medidas correctivas convenientemente.La experiencia recomienda hacer una revisión periódica de los sistemas yprocedimientos, que permitan detectar y evitar la obsolescencia de los mismosPara implementar la fase de control se hace necesario recurrir a una serie de normas y procedimientos diseñados por los órganos centrales de control.
  13. 13. SEGUIMIENTOETAPA DESEGUIMIENTO Y El seguimiento se deberá realizar como unEVALUACIÓN proceso continuo y sistemático por el cualEl Seguimiento y la Evaluación son se verifica la eficiencia y la eficacia delherramientas interdependientes y proceso de simplificación mediante labásicas para la gestión del proceso identificación de los logros y debilidadesde simplificación, por tanto, nopueden pensarse como acciones a del proceso.encarar en forma separada. Ambasdeben efectuarse durante todo el por ejemplo, como resultado de lasproceso de simplificación lo que actividades de seguimiento se puedenimplica una verificación constante realizar medidas correctivas para optimizarde las actividades y el cumplimentode objetivos de cada etapa del los resultados esperados del proceso demismo simplificación. Por tanto, el seguimiento es una actividad indispensable para rectificar yA continuación se dan algunaspautas para realizar tanto el mejorar la ejecución.seguimiento como la evaluación:
  14. 14. Para que el seguimiento sea exitoso Con el fin de informar sobre losse requiere del diseño y ejecución de resultados del seguimiento esun Plan de Seguimiento en el que se necesario establecer mecanismos dedetalle las actividades a realizar así difusión de la información; estoscomo el cronograma y plazos para el pueden ser reuniones de trabajo ydesarrollo de éste. difusión de informes en entidades pequeñas y medianasSe recomienda que los responsables En el caso de entidades grandes endel seguimiento sean miembros del las que se debe garantizar el flujo deEquipo y sólo en ocasiones en que la información de manera oportuna seéste exija un conocimiento muy podría establecer un sistema deespecializado sobre algún tema o la información gerencial que identifiquecarga de trabajo sea muy grande se los usuarios de la información y lapedirá el soporte de algunos forma en que la información delresponsables del proceso. seguimiento deberá ser presentada.
  15. 15. Los tipos de información que se usa para el seguimiento son de índole cualitativa y cuantitativa y pueden referirse a aspectos relacionados con: La gestión del  El avance del proceso, es decir si procedimiento se están cumpliendo administrativo las actividades, los rediseñado respecto plazos, y los objetivos de los indicadores y metas planteados. trazados como línea de base en la etapa de diagnóstico.
  16. 16. El Equipo deberá desarrollarun Plan de Evaluación sobrela base del Plan del Proceso de Simplificación La evaluación estará a cargo del líder del Equipo y de una personaexterna a modo de auditoría con el fin de garantizar la objetividad ydefinir adecuadamente las acciones correctivas Esta persona puede ser unfuncionario de la entidad pero lo ideal es que no haya sido parte del proceso de simplificación.
  17. 17.  Evaluación ex‐ante: Este tipo de evaluación supone la incorporación de ajustes necesarios en el diseño del procedimiento administrativo a simplificar.  Evaluación de medio término o continua: Se hará mientras el proceso se va desarrollando, permitirá conocer en qué medidaA continuación se presentan los se vienen logrando los objetivos.tipos de evaluación que se pueden  Evaluación ex‐post, de resultados o de finrealizar: del proceso de simplificación: Se realizará cuando culmine el proceso. Se buscará indagar sobre el nivel de cumplimiento de los objetivos , Se indagará sobre los aspectos positivos, negativos e inesperados.  Evaluación de impacto: en esta se identificarán las mejoras en el procedimiento administrativo y su impacto en los ciudadanos usuarios, es decir, se enfoca en conocer si la mejora ha significado cambios en el comportamiento de los usuarios

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