Apostila pessoal referente ao módulo de Gerenciamento de Comunicações em Projetos do curso de MBA em Gestão de Projetos pela FGV - João Pessoa / PB

1. Módulo:
GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES EM PROJETOS
Autor: Leonardo Melo de Lima
www.leodemelo.com.br

2. MÓDULO: Gerenciamento de Comunicação em Projetos
1- A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO
A comunicação certamente é uma das áreas de conhecimento mais importantes para o GP, senão for a mais importante. Ela representa cerca de 90% do tempo do GP e é o elo de ligação entre as pessoas, as ideias e as informações. Além disso, a maioria dos problemas dos projetos são oriundos de falha de comunicação e existe uma forte correlação entre o desempenho do projeto e a habilidade do GP em administrar as comunicações.
Uma Comunicação eficaz cria uma ponte entre as diversas partes interessadas envolvidas no projeto. Tipos de comunicação:
 Verbal: é o tipo mais comum de comunicação. Deve-se usar a velocidade, tonalidade e inflexões na voz para chamar a atenção do receptor.
 Não Verbal: comunicação através de gestos, expressões faciais, linguagem corporal, aparência, entre outros. Use seu corpo para atrair o receptor.
 Escrita ou Gráfica: atualmente, uma das mais usadas no ambiente de trabalho, principalmente, através do e-mail. O GP usa muito para criar seus planos, gerar seus status report, Use o estilo de escrita (Voz ativa ou passiva, vocabulário, estrutura, etc.) para atrair o receptor. Um ponto importante, é que estudos comprovam que a mensagem oral é compreendida:  7 %: através das palavras na mensagem;  38%: através da tonalidade da voz;  55%: através da linguagem não verbal.
2- PLANEJAR O GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES
Segundo o Guia PMBOK®, o gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.
Tem como principais objetivos:
 Conectar as diversas partes interessadas apesar de seus diferentes interesses e culturas para atender os objetivos do projeto;
 Fornecer as ligações críticas entre pessoas e informações necessárias para comunicações bem-sucedidas;
 Garantir a geração, disseminação, armazenamento, recuperação e descarte de informações do projeto;
 Manter as partes interessadas “alinhadas”.
 Definir quem receberá, quando receberá, o que receberá e como será fornecida as informações do projeto
 Definir qual canal, qual linguagem, qual formato, qual a duração das mensagens que serão repassadas
 Definir qual será o método utilizado
Os gerentes de projetos gastam a maior parte do seu tempo se comunicando com os membros da equipe e outras partes interessadas do projeto, quer sejam internas ou externas à organização. O planejamento inadequado das comunicações poderá causar problemas, tais como atraso na entrega de mensagens, comunicações de informações confidenciais para o público incorreto ou falta de comunicação para algumas das partes interessadas necessárias.

3. MÓDULO: Gerenciamento de Comunicação em Projetos
O processo de planejar as comunicações está estreitamente vinculado aos fatores ambientais da empresa, já que a estrutura da organização terá um efeito importante nos requisitos de comunicações do projeto.
2.1 – ANÁLISE DOS REQUISITOS
 Urgência da necessidade de informações: qual a necessidade de distribuição das informações. Ex: semanalmente, quinzenal, mensal
 Disponibilidade de tecnologia: quais tecnologias tem-se presente, são adequadas ou precisam ser mudadas; Os stakeholders tem acesso à tecnologia;
 Equipe do projeto esperada: os sistemas de comunicação propostas são compatíveis com os conhecimentos/experiências da equipe do projeto ou serão necessários treinamentos para tal
 Duração do projeto: qual período de tempo que o projeto será iniciado e terminado
 Ambiente do projeto: a equipe se reúne e trabalha em contato direto ou em um ambiente virtual; qual a missão, visão e os valores da empresa
 Porte do Projeto: será necessário um maior ou menor detalhamento do repasse das informações
 Tipo do projeto: qual projeto será trabalho, para que se possa alinhar a comunicação as especificações do mesmo
 Armazenamento: onde as informações serão guardadas e arquivadas, com que frequência, como deverão ser guardadas
2.2 – CANAIS, FORMAS E MEIOS DE COMUNICAÇÃO
2.2.1 – Canais Meio físico ou virtual, que assegura a circulação da mensagem, por exemplo, ondas sonoras, no caso da voz. O canal deve garantir o contato entre emissor e receptor, podem ser: ORAIS, ESCRITOS, ELETRÔNICOS E OS DIGITAIS. O gerente de projetos deve saber quantos canais potenciais terá para saber o nível de complexidade da sua comunicação. 2.2.2 – Formas  Comunicação Formal: a comunicação ocorre seguindo um conjunto de regras, procedimentos e formato preestabelecido.  Comunicação Informal: não há regras, a comunicação é livre, construída na base da confiança mútua entre todos os envolvidos.
2.2.3 – Meios
 Reuniões do Projeto: apresentações, cópias impressas, sistemas manuais de arquivamento de banco de dados eletrônicos de acesso compartilhado.
 Ferramentas de comunicação digital: e-mail, fax, correio de voz, teleconferência, página em web
 Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos: softwares, interfaces, suporte a reuniões virtuais

4. MÓDULO: Gerenciamento de Comunicação em Projetos
EMISSOR:
 Uso de linguagem e símbolos inadequados
 Tom de voz errado
 Escolha do momento errado
 Suposição de que o emissor já conhece o assunto
 Ambiente inadequado
 Barulho ou odor
RECEPTOR:
 Resistência em aceitar a mensagem
 Pouca disponibilidade de tempo
 Preconceitos e pré-julgamentos
 Desatenção
 Ambiente inadequado
 Desconhecimento do assunto
 Informações excessivas
2.3 – BARREIRAS A COMUNICAÇÃO
No processo de planejamento das comunicações, deve-se atentar aos fatores que podem atrapalhar a comunicação entre as partes, tais como:
2.4 – COMPONENTES DE UM PLANO DE COMUNICAÇÃO
Define todo o gerenciamento da comunicação por meio de um documento de fácil entendimento que inclua procedimentos para coleta de informações do projeto.
 Acervo de informações para compartilhamento e definição de como as mesmas serão atualizadas
 Lista de distribuição de informações estabelecendo se foram fornecidas, por quem, para que parte interessada, em que formato e com que frequência
 Descrição do formato e conteúdo de cada informação que é distribuída regularmente, usando-se sempre que possível, formulários padrões e templates.
 Cronograma apresentando a periodicidade de cada informação distribuída regularmente e a pessoa responsável pela sua geração
 Cronograma de reuniões
2.5 – GERENCIAR AS MUNDAÇAS DE COMUNICAÇÃO NOS PROJETOS
Classificadas em:
2.5.1 - Necessárias (requeridas)
Normalmente surgem de problemas de processos, atrasos de cronograma, questões técnicas ou falta de recursos para o projeto. Para preparar o terreno para um gerenciamento efetivo de mudança, o plano de comunicação deve endereçar os meios pelos quais ela é discutida, revista e comunicada dentro da equipe do projeto e no meio das partes interessadas:
 Em que circunstâncias serão realizadas reuniões de controle de mudança
 Se as mudanças necessárias serão gerenciadas via registro de questões (problemas)
 Como o feedback das mudanças necessárias será solicitado e consolidado
 Como as decisões de gerenciamento de mudanças serão comunicadas as partes interessadas e participantes do projeto

5. MÓDULO: Gerenciamento de Comunicação em Projetos
2.5.2 - Solicitadas:
É bastante comum que os requisitos técnicos ou de negócio se alterem durante a vida de um empreendimento, demandando certa flexibilidade dos responsáveis pelo projeto e pelas partes interessadas. O plano de comunicação deve estabelecer qual o mecanismo para submissão, recebimento e resposta às solicitações de mudança por meio de comunicações, ou seja:
 Um formato definido para solicitações de mudança
 Um método definido de distribuição
 Definição dos indivíduos responsáveis pelo recebimento e processamento das solicitações
 Diretrizes de gerenciamento de mudança (bases de aprovação, rejeição)
 Formato definido para respostas às solicitações
Segundo o PMBOK®
3- GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES
É o processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto conforme planejado.
Envolve todo o ciclo de vida da informação descrito no plano de gerenciamento da comunicação iniciando pela geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação, até o descarte final da informação. Todas as pessoas envolvidas no projeto devem estar preparadas para enviar e receber informações e devem compreender também como as informações em seu poder podem afetar o projeto como um todo.
Atenção especial nesse processo, pois, não adianta um bom planejamento sem uma boa execução. O GP deve:
 Manter todos na mesma página motivando a equipe, agilizando as decisões e minimizando os conflitos;
 Preocupar-se em responder as solicitações de informações não previstas;
 Garantir que ninguém alegue falta de conhecimento.

6. MÓDULO: Gerenciamento de Comunicação em Projetos
3.1 - POR QUE GERENCIAR COMUNICAÇÕES NOS PROJETOS? O avanço da tecnologia da informação permite que as empresas registrem de forma eficiente as informações de seus projetos. Mas, o que fazer com tanta informação? O fato de registrar bem os dados do projeto não garante sua utilidade. Perdidos em meio a tantos registros, saber usá- los de forma eficaz não é tarefa fácil se não houver um bom planejamento e uma forma de gestão da comunicação implementada. Distribuir informações não é publicá-las em jornais ou fazer circular relatórios, é direcionar as informações necessárias às pessoas certas, no formato, na linguagem e no momento adequado. “A distribuição das informações inclui implementar o plano de gerenciamento das comunicações, além de responder às solicitações de informações não previstas” PMBOK, (2004).
3.1.1 – SIGP Conjunto de processos e ferramentas para coletar, analisar distribuir e armazenar as informações dos projetos, programas e portfólios. Características:  Padronização e automação do processo de governança  Repositório único de projetos  Elaboração de cenários  Gestão corporativa de recursos  Padronização de relatórios de desempenho  Integração com sistemas da sua baseline de negócio (ERP, CRM, RH)  Compartilhamento das lições aprendidas, modelos, documentos, pendências, riscos  Colaboração e acompanhamento online
Requisitos técnicos das ferramentas a serem adquiridas:
 Usabilidade: É a capacidade do produto de ser compreendido, aprendido, operado e estar atraente ao usuário, quando usado sob condições específicas;
 Funcionalidade: É a capacidade do produto de prover funções que atendam às necessidades implícitas e explícitas. Esta característica compreende a capacidade de atender aos requisitos de negócios (funcionais) especificados anteriormente;
 Confiabilidade: É a capacidade do software de manter um nível de desempenho especificado em determinas condições;
 Eficiência: É a capacidade do software de apresentar desempenho apropriado, relativo à quantidade de recursos usados, sob condições especificadas;
 Manutenibilidade: É a capacidade do produto de ser modificado. As modificações podem incluir correções, melhorias ou adaptações de software devido a mudanças no ambiente e nos requisitos funcionais;
 Portabilidade: É a capacidade do produto de ser transferido de um ambiente para o outro.

7. MÓDULO: Gerenciamento de Comunicação em Projetos
Segundo o PMBOK®
4- CONTROLE DAS COMUNICAÇÕES Tem como objetivo controlar e monitorar as comunicações de modo a garantir que as necessidades de informação das partes interessadas sejam atendidas durante todo o ciclo do projeto. O principal benefício desse processo é garantir a otimização do fluxo de informações entre participantes da comunicação em cada momento, para isso é importante controlar a aplicação do plano ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.
Técnicas e Ferramentas para controle da comunicação:
4.1 RELATÓRIOS DE DESEMPENHO Envolve a coleta de todos os dados de linha de base e a distribuição das informações sobre o desempenho às partes interessadas. Em geral, essas informações sobre o desempenho incluem o modo como os recursos estão sendo usados para atingir os objetivos do projeto. O relatório de desempenho deve normalmente fornecer informações sobre escopo, cronograma, custo e qualidade. Muitos projetos também exigem informações sobre risco e aquisições.
É importante para:
 Entender e comunicar o andamento e o desempenho do projeto;
 Corrigir os desvios em relação a linha de base;
 Prever os resultados do projeto;
 Verificar como os recursos estão sendo usados.
4.2 – RELATÓRIO DE SCORECARD DO PROJETO Visam estabelecer uma cultura organizacional de medição e análise de indicativos críticos de desempenho para as equipes de trabalho. Esses relatórios são construídos a partir de mecanismos formais inseridos no processo de qualidade da empresa e serão relevantes na tomada de decisão, segue 5 passos:

8. MÓDULO: Gerenciamento de Comunicação em Projetos
 Identificação dos critérios para sucesso: define qual informação é necessária para demonstrar o sucesso do projeto  Definição das métricas potenciais: aponte as métricas que serão utilizadas para avaliação de cada critério de sucesso. Elas devem identificar se o critério está sendo atingido.  Busca de equilíbrio entre as áreas críticas: defina a lista potencial de métricas por categorias, para que se tenha certeza da obtenção de uma visão equilibrada do projeto.  Priorização da lista de métricas: dependendo da quantidade de métricas identificadas, priorize a lista visando incluir somente aquelas métricas que apresentam o menor custo de coleta e agregam maior valor ao projeto.  Estabelecimento de alvos para cada métrica: avalie o sucesso de cada métrica a partir da comparação entre as métricas atuais e os valores planejados.
4.3 – REUNIÕES
Visa apresentar ideias, definir novos métodos ou propor soluções para problemas, para que se formulem alternativas e se tomem decisões a respeito desses problemas:
4.3.1 – Objetivos das reuniões em Projetos:
 Integração das pessoas para formar uma equipe de trabalho
 Identificação de problemas e posteriores soluções
 Prestação de contas parcial ou total junto aos stakeholders
 Partida, acompanhamento e finalização de projetos
4.3.2 – Reuniões mais importantes em Projetos:
 Reunião de Start (Kickoff meeting)
 Reuniões de Acompanhamento (Follow-up meeting)
 Reuniões para registro do acompanhamento de problemas
 Reuniões para registro de lições aprendidas
 Reuniões para registro do acompanhamento de mudanças
 Reuniões para registro do acompanhamento ações corretivas e preventivas
 Reunião de Encerramento ou aceite do projeto (Close out meeting)
Lembrando: MÉTRICA
Medida qualquer (uma comparação entre uma ou duas medidas quaisquer).
Ex: Por exemplo, nos primeiros dezoito meses de atividade foram encontrados somente dois erros identificados por utilizadores. INDICADOR Geralmente compara a métrica com uma baseline ou um resultado esperado. Isto permite aos indivíduos com responsabilidades na tomada de decisões, uma rápida análise comparativa. Ex: Um exemplo de indicador é a velocidade mostrada no velocímetro de um veículo (meio de verificação). Nele, a cada momento, o motorista consegue saber a velocidade instantânea, podendo avaliar se deve manter tal velocidade, aumentar ou reduzir diante de suas necessidades ou restrições

9. MÓDULO: Gerenciamento de Comunicação em Projetos
Fim.
Segundo o PMBOK®