1. Aquisição Material elaborado pelas Profas. June Magda Rosa Scharnberg e letíciastrehl Disciplina - Pesquisa e Desenvolvimento de Coleções – Profa. Letícia Strehl

2. Sumário Aquisição Definição Atribuições Modalidades Compra Receita Despesa Fornecedores Procedimentos de compra Prestação de contas Manual de aquisição

4. Aquisição: definição A aquisição é o processo de obtenção de materiais para o acervo da biblioteca ou serviço de informação seja por: Doação Compra Permuta comodato (cedência temporária, que ao término de um período de tempo, pode ser definitiva). Forma de possibilitar o acesso mais rápido ao material, ao menor custo possível Etapa puramente administrativa do processo de desenvolvimento de coleções Adaptado de: VERGUEIRO, W. Desenvolvimento de coleções. São Paulo: Polis, 1989.

5. A abordagem sistêmica de Evans (3) Comunidade VERGUEIRO, W. Desenvolvimento de coleções: uma nova visão para o planejamento de recursos informacionais. Ciência da Informação, v. 22, n. 1, p. 13-21. 2009.

6. Aquisição: atribuições Modalidades Compra de livros nacionais e estrangeiros Assinatura de publicações periódicas Filiação a sociedades para ter direito a certas publicações Obtenção de doações Permuta de publicações Procedimentos Obter informações sobre os materiais desejados Manter e controlar os arquivos necessários Administrar os recursos disponíveis para a aquisição Adaptado de: VERGUEIRO, W. Desenvolvimento de coleções. São Paulo: Polis, 1989.

7. Localização do setor de aquisição Aproximação entre o setores de seleção e aquisição A segunda atividade decorre da primeira Instruções auxiliares semelhantes para ambas Adaptado de: ANDRADE, D.; VERGUEIRO, W. Aquisição de materiais de informação. Brasília: B. de Lemos, 1996.

8. Especificidades sobre as modalidades de aquisição

9. Compra

10. Compra Modalidade que, geralmente, ocupa maior tempo dos profissionais Observação de prazos Prestação de contas Muitas vezes, o bibliotecário é considerado o responsável legal pelos recursos financeiros colocados à sua disposição Adaptado de: ANDRADE, D.; VERGUEIRO, W. Aquisição de materiais de informação. Brasília: B. de Lemos, 1996.

11. Recursos financeiros e orçamento para compra Vamos comprar material bibliográfico! Temos recursos? Geralmente, os recursos financeiros não aparecem sozinhos Precisamos prever a necessidade de recursos para o incremento do acervo Identificar os materiais bibliográficos necessários Preparar orçamentos que subsidiem o planejamento dos investimentos necessários Um orçamento bem elaborado aumenta as chances de captação de recursos Conseguir receita para realizar a despesa  Administrador da biblioteca  Selecionador  Responsável pela aquisição Adaptado de: ANDRADE, D.; VERGUEIRO, W. Aquisição de materiais de informação. Brasília: B. de Lemos, 1996.

12. Receita

13. Recursos orçamentários da instituição Instituições privadas Instituições públicas Gestão orçamentária mais rígida em termos de planejamento

14. Recursos obtidos com proposição de projetos Exemplo: projetos para financiamento pelas leis de incentivo a cultura municipais, estaduais ou federais. Embasamento legal: Lei federal: Lei Rouanet (Lei 8.313, de 23.12.1991) Lei estadual: LIC (Lei 10.846, de 19.08.1996)

15. Recursos diretamente arrecadados pela bibliotecas Multas: cobrança de taxas em caso de atraso na entrega de materiais bibliográficos retirados por empréstimo domiciliar pelos usuários Taxa de inscrição anual ou renovação: cobrança de taxas de inscrição/renovação da associação do usuário na biblioteca Comutação bibliográfica: fornecimento de cópias de materiais bibliográfico a usuários de outras bibliotecas, respeitando os limites estabelecidos pela lei de direito autoral Realização de eventos: promoção de atividades que resultem em arrecadação de recursos para investimento na biblioteca. Exemplos: quermesse, feira do troca-troca, campanha de coleta de papel reciclado para venda, etc.

16. Recursos recebidos por doação Doação de usuários, empresas Sociedade dos Amigos da Biblioteca Associação sem fins lucrativos constituída por membros da comunidade que decidem voluntariamente unir seus esforços para apoiar a Biblioteca no seu trabalho diário, visando a otimização dos serviços prestados. É importante no auxílio à gestão da Biblioteca e eficaz na relação e integração com a comunidade. Exemplos: http://www.heartofbrooklyn.org/ Associação de amigos da Biblioteca Pública do Estado do Rio Grande do Sul Recursos doados, não confundir co doação de material bibliográfico

17. Despesas

18. Procedimentos de compra ou contratação Verba privada Análise de orçamentos propostos por fornecedores Procedimento mais simplificados de execução da despesa Verba pública Concorrência pública de fornecedores - Licitação Procedimento complexos de execução da despesa

19. Despesa pública: rotina de compra ou contração Licitação Empenho Pagamento

20. Licitação (Lei 8.666/93) Objetivo: Art. 1º - Esta Lei estabelece normas gerais sobre licitações e contratos administrativos pertinentes a obras, serviços, inclusive de publicidade, compras, alienações e locações no âmbito dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios. Finalidade: Art. 3° ... selecionar a proposta mais vantajosa para a Administração...

21. Modalidades de licitação - Art. 22 (1) Concorrência Para valores muito altos, obrigatoriamente exige dois fornecedores cadastrados previamente (construção de preços) - publicação de edital com prazos definidos (apresentação e abertura das propostas) Tomada de preços Igual à concorrência, mas para valores menores. Convite compras para pequenos valores, no mínimo três fornecedores devem ser consultados.

22. Modalidades de licitação - Art. 22 (2) Concurso Estabelecimento de um prêmio para quem se oferecer para determinado serviço, o melhor recebe o prêmio. Sentido promocional para biblioteca. Leilão Oferta de um produto, que a partir de um preço mínimo, leve o produto quem pagar o maior preço. Bens que não possuem uma comercialização normal ou que não foram devidamente pagos. Em bibliotecas servem mais para desfazimento do que para incorporação.

23. Modalidades de licitação (3) Pregão eletrônico (Lei 10.520/02). Modalidade criada para aumentar a quantidade de participantes e baratear o processo licitatório. É um método que amplia a disputa licitatória, permitindo a participação de várias empresas de diversos estados, na medida em que dispensa a presença dos contendentes. Em nível federal, o Compras Net é o portal utilizado para a realização dos pregões eletrônicos

24. Limites estabelecidos para as modalidades Compras e serviços Dispensa: até R$ 8.000,00 Convite: de R$ 8.000,00 a R$ 80.000,00 Tomada de preços: de R$ 80.000,00 até R$ 650.000,00 Concorrência: acima de R$ 650.000,00

25. Dispensa de licitação Em casos de guerra ou grave perturbação da ordem Em casos de emergência ou de calamidade pública Quando não acudirem interessados à licitação anterior, e esta, justificadamente, não puder ser repetida sem prejuízo para a administração Quando a união tiver que intervir no domínio econômico para regular preços ou normalizar o abastecimento Quando as propostas apresentadas consignarem preços manifestamente superiores aos praticados no mercado nacional, ou forem incompatíveis com os fixados pelos órgãos oficiais competentes Quando houver possibilidade de comprometimento da segurança nacional Para a aquisição ou restauração de obras de arte e objetos históricos, de autenticidade certificada, desde que compatíveis ou inerentes às finalidades do órgão ou entidade

26. Inexigibilidade de licitação: inviabilidade de competição (1) Para aquisição de materiais, equipamentos, ou gêneros que só possam ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivo Exemplo: compra de uma obra que é importada por apenas um fornecedor

27. Inexigibilidade de licitação: inviabilidade de competição (2) Para a contratação de serviços de natureza singular, com profissionais ou empresas de notória especialização, vedada a inexigibilidade para serviços de publicidade e divulgação Exemplo: contratação de um serviços de fornecimento de acesso a uma base de dados Justificar porquê a WoS? Características, específicas, cobertura, conteúdo, etc.

28. Empenho: definição “O empenho da despesa é o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição" (Art. 58 da Lei 4.320/64).

29. Empenho: função É uma garantia ao fornecedor e ao mesmo tempo um controle dos gastos. O empenho é o registro da despesa, o qual resulta na nota de empenho (em três vias), sendo que a primeira via deve ser entregue ao fornecedor. A via do comprador serve para a comparação entre o pedido, a nota fiscal e a nota de empenho.

30. Empenho: tipos Ordinário: quando o valor do empenho é igual ao da compra ou serviço e o pagamento pelo seu total, em uma única vez. Por estimativa: quando não houver condições de se apurar o valor correto da despesa. Global: quando se conhece o valor total da despesa mas cujo pagamento é feito parceladamente.

31. Pagamento O fornecedor recebe o pagamento da instituição quando o produto comprado é devidamente recebido ou o serviço contratado é adequadamente prestado

32. Verba privada: comparação de orçamentos

33. Fornecedores

34. Classificação dos fornecedores de material bibliográfico Tipo, país de origem, tipo de material e assunto. Tipo e natureza do fornecedor, podem ser: editores distribuidores livrarias agentes

36. Editoras

37. Editores Os custos de compra realizado diretamente com que publica o material deve ser considerado da seguinte forma: salário da equipe da biblioteca tarefas bancárias todo material de consumo relacionado. O custo de cada item deve variar de acordo com: A estrutura organizacional da biblioteca o grau de centralização da compra do material bibliográfico o uso de sistemas automatizados relações comerciais da instituição com os bancos os quais determinam em parte o valor das taxas bancárias número de títulos adquiridos número de editores envolvido qualificação, experiência e produtividade da equipe pessoal responsável pela compra

38. Editores: tipos de materiais Alguns tipos de documentos devem ser preferivelmente adquiridos diretamente do editor: publicações recebidas através de filiação a sociedades, associações e instituições publicação de alto custo as de órgãos, universidades e outras instituições sem fins lucrativos publicações de vanguarda e revistas de pequena circulação

39. Editores: vantagens Dispensa de licitação Contato direto com o produtor do documento, reduzindo o tempo de fornecimento e facilitando as reclamações para reposição de material não recebido Obtenção de faturas com dados atualizados contendo preços definitivos e não estimados que implicam posteriores faturas adicionais Pagamento do preço de capa, ou até com descontos num mesmo percentual concedido a agentes Nota que informa o preço do material fornecido para venda Pagamento de faturas somente de material com publicação e fornecimento garantidos (fatura quase como nota fiscal; uma proposta, nota-venda realizada, efetivada); Possibilidade de planejamento dos pagamentos na medida que as faturas vão sendo recebidas de acordo com o fluxo de caixa da instituição, evitando pagamentos com antecipação desnecessária.

40. Editores: desvantagens Necessidade de contratos com grande número de fornecedores e conseqüente processamento de grande volume de pagamento e correspondência Necessidade de equipe de pessoal compatível com o número de fornecedores e o volume de compras Necessidade de recursos para pagamento de grande número de taxas bancárias Necessidade de recursos para tarifas postais e material de consumo compatíveis com o número de fornecedores e o volume de compras

41. Agentes

42. Agentes Agentes são intermediários entre publicadores e bibliotecas, isto é, de um lado recebem e processam os pedidos das bibliotecas encaminhando-os aos publicadores e de outro divulgam as obras dos editores promovendo e processando sua venda. Serviços prestados pelos agentes: Emissão de propostas de fornecimento e de faturas de forma personalizada adequada ao processamento de cada instituição; Encomenda on-line de publicações; Fornecimento de formulários para reclamação de falhas nas coleções e nas remessas periódicas dos lotes às bibliotecas na área ou não Recebimento de fascículos; Possibilidade de consulta on-line a base de dados de editores referentes a remessas dos fascículos antes de efetuar reclamações de falhas reduzindo o número de transações desnecessárias; Disponibilidade de catálogo coletivo para localização de documentos e comunicação entre os clientes

43. Agentes: custos de contratação Preço cobrado pelos agentes: Os componentes básicos para formação de preços; preço cobrado pelo editor, custo do processamento do agente e o seu lucro. Fatores que interferem no custo do processamento: Tipo de publicação País de publicação e sua estrutura editorial e comercial Serviços de correio e telecomunicações Estabilidade política e econômica País da biblioteca, seus serviços de correio e telecomunicações Categoria dos clientes em termos de valores negociados e do número de assinaturas compradas Prestígio da instituição a nível regional e nacional Profissionalismo do editor que traduz na qualidade editorial, no cumprimento de prazos de publicação, e, no caso de periódicos, na regularidade da publicação

44. Seleção e avaliação dos agentes Preço e condições de pagamento (preço do material, taxa de serviço, taxa de transporte, prazo de pagamento, faturas vencidas) Serviços (renovação de assinaturas de periódicos, capacidade de inclusão de novos títulos, possibilidade de reclamações, fornecimento de formulários, capacidade de fornecimento de diferentes tipos de publicações, serviços bibliográficos para verificação de dados, relatórios gerenciais) Infra-estrutura do agente: área geográfica de operação deste agente, experiência no ramo, qualificação da equipe, representação no país (se estrangeiro) que acompanhe o fornecimento para a biblioteca, representante e intermediários no exterior (agente nacional) Facilidades de comunicação (fone, fax, correio eletrônico, chat ...); Situação financeira Experiência no ramo

45. Agentes: vantagens Contato com número reduzido de fornecedores Processamento das compras em lotes; útil em caso de recursos de convênios com prazo de aplicação limitada Economia de tempo e tarifas postais Possibilidade de realização de trabalho com uma pequena equipe de pessoal Pequeno valor gasto com taxas bancárias, tarifas postais e material de consumo Possibilidade do uso dos serviços adicionais oferecidos pelos agentes

46. Agentes: desvantagens Exigência de licitação para valores maiores que podem se tornar um processo burocrático bastante oneroso e, em alguns casos, determinar a troca de agentes Contato indireto com os editores dilatando o tempo de fornecimento e dificultando a reposição de material não recebido Pagamento de taxas de serviços, onde podem estar incluídos serviços sofisticados dispensáveis ou não prioritários Pagamento de títulos com base em preços estimados e sem garantia de publicação

47. Distribuidores e livrarias

48. Distribuidores Os distribuidores são aqueles fornecedores que adquirem direito de distribuir um determinado tipo de material com exclusividade. Esta obtenção de exclusividade é emitida pela Câmara Brasileira do Livro, e, neste caso, são única fonte de obtenção de um editor para uma região. A compra direto do distribuidor não oferece vantagens (em termos de preços) para bibliotecas. O desconto é praticamente o mesmo para livrarias. A única vantagem está concentrada nos aspectos referentes ao estoque e à rapidez no atendimento.

49. Livrarias As livrarias são o varejo propriamente dito. Possuem estoques reduzidos e demoram a atender as bibliotecas, geralmente são a fonte de compra das bibliotecas que adquirem um número reduzido de exemplares.

50. Procedimentos de compra

51. Procedimentos de compra Os procedimentos de compra dividem-se nas seguintes grandes etapas: encomenda Cuidado especial com a correção dos dados Recebimento Conferência da nota fiscal com o que foi recebido Conferência do que foi recebido com o que foi pedido Revisão do estado dos exemplares recebidos Pagamento Guarda de todos os documentos representativos das transações para prestação de contas

52. Prestação de contas

53. Composição do documento de prestação de contas O procedimento constará de: resumo demonstrativo de despesa realizada; notas fiscais e recibos de pagamento efetuados (faturas); extrato de conta-corrente. guia de recolhimento do saldo, se houver; documento relativo à licitação realizada; mapa resumo do resultado da licitação; remessa da prestação de contas à direção. Os elementos relacionados com o procedimentos licitatórios são necessários apenas em instituições públicas

54. Relatório de investimentos Descrição de todos os investimentos em produtos e serviços bibliográficos feitos no período

55. Tipos especiais de compra

56. Aquisição planificada Centralizada: é a reunião da compra, permuta e doação em um órgão central. Condições: Órgão central devidamente estruturado, com recursos humanos, materiais e financeiros Empréstimo entre bibliotecas Catálogo coletivo Vantagens: Planificação da aquisição Economia de tempo, pessoal e material

57. Aquisição cooperativa e consórcios Mediante compromissos mútuos, as bibliotecas de uma região, especializadas em determinado campo do conhecimento, procedem a aquisição de todas as publicações da especialidade visada. Objetiva um levantamento da produção literária mundial. Publicações eletrônicas Publicações impressas Desvantagens: Grandes distâncias Exigência de ausência de duplicatas Condições indispensáveis: Catálogo coletivo Empréstimo entre bibliotecas (equipamento reprográfico) Meios de comunicação rápidos e eficientes

58. Manual de aquisição

59. Manual de aquisição: definição e finalidades Documento que registra a forma como as atividades de aquisição de materiais de informação são realizadas no dia-a-dia, informando aos nela envolvidos sobre todas as medidas que devem tomar para garantir que seus esforços tenham resultado positivo. Também chamado de “diretrizes para aquisição”, “carta de aquisição”, etc. Valioso instrumento de: Orientação dos procedimentos – memória dos fluxos e decisões tomadas Integração de novos profissionais à equipe de trabalho ANDRADE, D.; VERGUEIRO, W. Aquisição de materiais de informação. Brasília: B. de Lemos, 1996.

60. Manual de aquisição: elementos (1) Estabelecimento dos responsáveis pela aquisição, inclusive que responde pelo fluxo de pagamento e prestação de contas, pela contabilização das doações e pela definição das atividades de compra e intercâmbio Definição dos procedimentos para organizar as sugestões de aquisição, de maneira a garantir que as prioridades estabelecidas no momento da seleção sejam, na medida do possível, respeitadas no momento da aquisição Registro dos principais fornecedores utilizados pela aquisição, categorizando-os, se for o caso, por: Tipos de materiais Áreas do conhecimento Adaptado de: ANDRADE, D.; VERGUEIRO, W. Aquisição de materiais de informação. Brasília: B. de Lemos, 1996.

61. Manual de aquisição: elementos (2) Estabelecimento dos instrumentos auxiliares utilizados para a obtenção de informações sobre os itens a serem adquiridos , tais como: disponibilidade no mercado, autoria, preço, editora, ISBN, etc. Adaptado de: ANDRADE, D.; VERGUEIRO, W. Aquisição de materiais de informação. Brasília: B. de Lemos, 1996.

62. Instrumento: o catálogo da editora ou o catálogo da livraria? Vantagens e desvantagens!

63. Manual de aquisição: elementos (3) Descrição da forma de organização da atividade de compra de materiais de informação, detalhando os passos necessários para a: solicitação de materiais aos fornecedores (elaboração de listas de títulos, pedidos de compras criação dos instrumentos de acompanhamento e controle do material adquirido Adaptado de: ANDRADE, D.; VERGUEIRO, W. Aquisição de materiais de informação. Brasília: B. de Lemos, 1996.

64. Manual de aquisição: elementos (4) Organização das atividades de permuta e intercâmbio, inclusive a sistemática para a avaliação do custo-benefício dessa forma de aquisição Estabelecimento da forma de solicitar obras por doação, descrevendo modelos de cartas e ofícios e identificando as principais instituições fornecedoras de doações Outras informações que os responsáveis pela aquisição considerarem importantes Adaptado de: ANDRADE, D.; VERGUEIRO, W. Aquisição de materiais de informação. Brasília: B. de Lemos, 1996.

65. Manual de aquisição como elemento da política de desenvolvimento de coleções Algumas bibliotecas optam por incluir o conteúdo do que seria o manual de aquisição na própria política de desenvolvimento de coleções Adaptado de: ANDRADE, D.; VERGUEIRO, W. Aquisição de materiais de informação. Brasília: B. de Lemos, 1996.