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  1. 1. PROCESO DE CONTROL ADMINISTRATIVO Paso 1: Establecimiento de Estándares de Desempeño Un Estándar es el comportamiento esperado para una meta que establece un nivel deseado de desempeño, lo motiva y sirve como parámetro de comparación contra el cual se evalúa el desempeño real. Sus características son: § Los estándares deben ser retadores y deben dirigirse a mejorar el desempeño anterior. Ejemplos: aumentar la participación del mercado en 20%, responder todas las quejas de los clientes en menos de 24 horas, lograr un rendimiento de 8% sobre la inversión, o producir 800.000 unidades por año. § Los datos relacionados con los objetivos sirven de guía para la fijación de estándares. § Es posible establecer estándares de desempeño respecto a cantidad, calidad, tiempo utilizado y costo. Ejemplo: las actividades de producción comprenden el volumen de producción (cantidad), defectos (calidad), disponibilidad oportuna de bienes terminados (tiempo utilizado) y gastos en soles para adquirir materia prima y mano de obra directa (costo). Paso 2: Medición del Desempeño Establecer información cuantitativa precisa a fin de medir los niveles de desempeño en base a las metas propuestas. Sus características son: § Los datos del desempeño provienen de tres fuentes: informes por escrito, informes orales y observaciones personales. § Los informes por escrito incluyen impresiones por computadora. § Los informes orales se dan entre el subordinado y el supervisor en un período específico de tiempo donde se informa respecto a logros y dificultades presentadas en el desempeño de las actividades.
  2. 2. § La observación personal implica acudir a las áreas de actividad y observar lo que sucede. Paso 3: Comparación del Desempeño con el Estándar Consiste en realizar un análisis exhaustivo de los resultados de desempeño obtenidos y establecer una comparación con el nivel de desempeño esperado. Sus características son: § En algunas actividades se admiten algunas pequeñas desviaciones del estándar, mientras que en otras la más leve puede ser grave. Paso 4: Tomar medidas correctivas Consiste en tomar las medidas necesarias que garanticen que las operaciones se ajusten donde sea requerido, a fin de alcanzar los resultados que se planearon en un principio. Sus características son: § El gerente debe actuar de inmediato y con energía en cuanto descubra desviaciones importantes. § El control efectivo no tolera retrasos, excusas o excepciones innecesarias. § La acción correctiva apropiada depende de la naturaleza del problema. Ejemplos: un cambio en el método o en el procedimiento, una acción disciplinaria, una nueva manera de verificar la precisión de las partes fabricadas, una modificación organizacional importante o sencillamente una inversión pequeña en capacitación de los empleados. BENEFICIOS DEL CONTROL a) Comprobamos que las cosas se están haciendo oportunamente. b) Esta comprobación consiste en la calidad del producto o servicio y en la cantidad producida en cierto tiempo.
  3. 3. c) Oportunamente, se evalúa el desempeño del personal y se detectan los errores, para luego corregirlos. Se confirma el conocimiento que tienen los empleados acerca de los objetivos de la empresa. CICLO DEL CONTROL esquemita REGLAMENTO: Es un documento en el que se establecen las reglas y preceptos que se dan por una autoridad competente para realizar la ejecución de los servicios, métodos de operación, incluidas las disposiciones administrativas y cuya aplicación es obligatoria. La reglamentación puede convertirse en un problema u obstáculo al crecimiento y desarrollo, cuando: · Persigue objetivos diferentes a los mencionados. · Es discriminatoria (trato desigual) · Establece parámetros no medibles o verificables · Obedece a intereses particulares (se motiva por factores diferentes al Bienestar Social) · Carece de fundamento científico. Características: ▪ ▪ legalidad. Claridad: Debe ser fácil de entender, ser clara y no confusa. Apego jurídico: Sujeta con la legislación y subordinada al principio de
  4. 4. ▪ Eficiencia: No debe resultar más costosa que los beneficios que supone alcanzar. ▪ Equilibrio: No debe ser omisa ni excesiva, en cuanto a los requerimientos. ▪ Aplicabilidad: Aplicable, de fácil cumplimiento por el subordinado y fácil verificación por el que administra. ▪ Funcionalidad: Debe ser operativa y coordinada a fin de lograr su cometido. ▪ Uniformidad: Debe ser uniforme, no debe pedir doblemente información o trámites que ya se tienen. ▪ Transparencia: Debe estar expresa y claramente establecida, permita al usuario el justo trato. Sustento científico: todos los parámetros y características deben contar con los estudios técnicos y Control en procesos administrativos ntroducción La función administrativa del control es la medición y la corrección del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y los diseñados para alcanzarlos. La planeación y el control están estrechamente relacionados. De hecho, algunos autores piensan que estas funciones no son separar a pesar de ello, la planeación y el control se pueden considerar como de unas tijeras: éstas no pueden funcionar a menos que existan las dos. El no es posible sin objetivos y planes, debido a que el desempeño se debe medir criterios establecidos.
  5. 5. El control es la función de todo administrador, desde el presidente hasta supervisores. Algunos administradores, en especial en los niveles inferiores, que la responsabilidad principal del ejercicio del control compete a todos los tienen a su cargo la ejecución de planes. Aunque el alcance del control varía los administradores, todos ellos, en todos los niveles, tienen responsabilidad la ejecución de los planes y, por consiguiente, el control es una función administrativa básica en todas las áreas. DESARROLLO El proceso básico de control Las técnicas y los sistemas de control son fundamentalmente los mismos para el efectivo, los procedimientos de oficina, la moral, la calidad del producto y todo lo demás. El proceso básico de control, sin importar donde se encuentra ni lo que controle, comprende tres pasos: A: establecer estándares; b: medir el desempeño con estos estándares ; c: corregir las variaciones de los estándares y los planes. Establecimiento de estándares Debido a que los planes son los puntos de referencia con respecto a los cuales los administradores establecen los controles, el primer paso lógico en el
  6. 6. proceso de control seria elaborar planes . Sin embargo , debido a que estos varian en detalles y complejidad, y puesto que los administradores en general no pueden vigilarlo del todo, se fijan estándares especiales. Por definición los estándares son simples criterios de desempeños. Se trata de puntos seleccionados en todo un programa de planeación en los que se ven mediciones del desempeño para que los administradores puedan ver como van las cosas, de forma que no necesiten supervisar cada paso en la ejecución de los planes. Hay muchas clases de estándares entre los mejores se encuentran las metas u objetivos verificabais. Medición del desempeño Aunque este tipo de medición no siempre resulta practico, la medición del desempeño con los estándares debería hacerse, idealmente, en forma anticipada, con el fin de que las desviaciones se detecten antes de que ocurran y se eviten mediante las acciones apropiadas. Si los estándares se establecen en forma apropiada y se encuentran con medios para determinar con exactitud que hacen los subordinados, la evaluación del desempeño real es sencilla. Pero hay muchas actividades para las que resulta difícil elaborar estándares precisos y muchas otras que son difíciles de medir. Podría ser bastante sencillo establecer estándares de horas de trabajo para la producción de un articulo que se fabrica en gran escala e igualmente sencillo medir el desempeño con estos estándares, pero si él articulo se produce por pedido la evaluación del desempeño puede transformarse en una tarea muy difícil debido a lo difícil de establecer criterios para ello. Además en los trabajos menos
  7. 7. técnicos no solo puede ser difícil elaborar estándares sino que también se complicara la evaluación. Corrección de las desviaciones Los estándares deben reflejar los diversos puestos en la estructura organizaciones. Si el desempeño se mide de acuerdo con ello, es más fácil corregir las desviaciones. Los administradores saben exactamente donde se tienen que aplicar las medidas correctivas en la asignación de las tareas individuales o de grupos. La corrección de las desviaciones es el punto en el que el control se puede ver como una parte del sistema completo de administración y se puede relacionar con las demás funciones administrativas. Los administradores pueden corregir las desviaciones rehaciendo sus planes modificando sus metas o pueden corregir las desviaciones ejerciendo Su función de organización mediante la reasignación de las tareas. También se pueden corregir mediante la contratación de personal adicional. Se pueden corregir mediante una mejor dirección (la explicación más completa del trabajo o técnicas del liderazgo más eficaces). Puntos críticos de control y estándares
  8. 8. Los estándares son criterios con los que se mide el desempeño real o esperado. En una operación sencilla un administrador podría ejercer el control mediante una cuidadosa observación personal del trabajo que se esta realizando. Sin embargo, en la mayor parte de las operaciones esto no es posible de realizar debido a su complejidad. Solo puede escoger unos puntos de atención especial y observarlo para ver que la operación marcha bien. Los puntos seleccionados por el control devén ser críticos, en el sentido de que son factores limitantes de la operación. Con estos estándares los administradores pueden manejar un grupo mayor de subordinado y de esta forma aumentar su tramo de autoridad, con los resultantes ahorros de costos y mejorías de la comunicación. El principio del punto critico de control, uno de los principios más importantes al respecto, dice: el control eficaz requiere presentar cuidadosamente atención a aquellos factores críticos para evaluar al desempeño con respecto a los planes. Preguntas para seleccionar los puntos críticos de control La capacidad para seleccionar puntos críticos de control es una de las artes de la administración, puesto que el control adecuado depende de ello. En relación con este tema, los administradores tienen que hacerse a sí mismos preguntas como ésta: ¿Qué reflejará mejor las metas de mi departamento? ¿Qué me mostrará mejor cuándo no se están cumpliendo estas metas? ¿Qué medirá mejor las desviaciones críticas? ¿Qué me dirá quién es el responsable de cualquier fracaso? ¿Qué estándares costarán menos? ¿Con qué estándares se puede obtener, a bajo costo, información?
  9. 9. Tipos de estándares del punto critico Todo objetivo, toda meta de los muchos programas de planeación, toda actividad de estos programas, toda política, todo procedimiento y todo presupuesto, se convierten en estándares con los cuales se puede medir el desempeño real o el esperado. Sin embargo, en la práctica existe la tendencia a que los estándares sean de los tipos siguientes: 1) estándares físicos, 2) estándares de costos, 3) estándares de capital, 4) estándares de ingresos, 5) estándares de programas, 6) estándares intangibles,7) metas como estándares y 8) planes estratégicos como puntos de control para el control estratégico. Estándares físicos. Los estándares físicos son mediciones no monetarias muy comunes en el nivel operativo donde se insumen materiales, se utiliza mano de obra, se prestan servicios y se producen bienes. Pueden reflejar cantidades tales como horas de trabajo por unidad de producción, libras de combustible por caballo de fuerza producido, toneladas de carga transportada, unidades de producción por hora máquina. o metros de alambre por tonelada de cobre. Los estándares físicos también pueden reflejar la calidad, como puede ser la dureza de los rodamientos, el cumplimiento de las tolerancias, la velocidad de ascenso de un avión, la durabilidad de una tela o la firmeza de un color.
  10. 10. Estándares de costos. Los estándares de costos son mediciones monetarias y, al igualque los estándares físicos, son comunes en el nivel operativo. Asignan valores monetarios a aspectos específicos de las operaciones. Algunos ejemplos de estándares de costos muy utilizados son las mediciones de los costos directos e indirectos por unidad producida, el costo de mano de obra por unidad o por hora, el costo del material por unidad, los costos por hora-máquina, los costos por reservaciones en los aviones, los costos de venta por importes o por unidades de ventas y los costos por metro de pozo petrolero perforado. Estándares de capital. Existen diversos estándares de capital, todos derivados de la aplicación de mediciones monetarias a elementos físicos. Estos estándares están más relacionados con el capital invertido en la empresa que con los costos de operación y, por consiguiente, se relacionan principalmente con el balance general y no con el estado de resultados, Quizá el estándar de más amplia utilización para nuevas inversiones, así como para el control general, es el rendimiento sobre la inversión. El balance general típico mostrará otros estándares de capital, como son las relaciones del activo circulante con el pasivo circulante, del pasivo con el capital neto, de la inversión fija con la inversión total, del efectivo y las cuentas por cobrar
  11. 11. frente a las cuentas por pagar y de los documentos o bonos con las acciones, así como el tamaño y la rotación de los inventarios. Estándares de ingresos. Los estándares de ingresos se obtienen al asignar valores monetarios a las ventas. Pueden incluir estándares como el ingreso por pasajero-kilómetro de autobús, la venta promedio por cliente y la venta per cápita en un área de mercado determinada. Estándares de programas. A un administrador se le puede asignar la puesta en marcha de un programa de presupuestos variables, de uno para seguir de un modo formal el desarrollo de nuevos productos, o de otro para mejorar la calidad de un equipo de vendedores. Aunque puede ser necesario aplicar algún criterio subjetivo para evaluar el desempeño del programa, la oportunidad en el tiempo y otros factores se pueden usar como estándares objetivos. Estándares intangibles.
  12. 12. Más difíciles de fijar son los estándares que no se expresan ni en mediciones físicas ni monetarias. ¿Qué estándares puede usar un administrador para determinar la competencia del agente de compras de la división o del director de personal? ¿Qué se puede utilizar para determinar si el programa de publicidad cumple con los objetivos, tanto a corto como a largo plazo? ¿O si el programa de relaciones públicas tiene éxito? ¿Son leales los supervisores a los objetivos de la compañía? ¿Es activo el personal de oficina? Estas preguntas demuestran la dificultad de establecer estándares o metas para una medición cuantitativa o cualitativa clara. En los negocios existen muchos estándares intangibles, en parte debido a que las investigaciones adecuadas sobre lo que constituye el desempeño deseado no se han realizado más allá del nivel del taller, de la oficina de ventas del distrito, del departamento de embarques o del departamento de contabilidad. Quizá una razón más importante es que cuando en el desempeño intervienen relaciones humanas, como sucede después de los niveles básicos de operación, es muy difícil medir lo que es "bueno", "eficaz" o "eficiente". Las pruebas, encuestas y técnicas de muestreo desarrolladas por los psicólogos y sociólogos han hecho posible sondear las actitudes y los impulsos humanos, pero muchos controles administrativos sobre relaciones interpersonales tienen que continuar basándose en estándares intangibles, en el criterio cuidadoso, los tanteos e incluso, en ocasiones, en simples corazonadas. Las metas como estándares.
  13. 13. Debido a la tendencia actual en las empresas mejor administradas a establecer una red completa de metas cualitativas o cuantitativas verificabais en cada nivel de administración, el uso de estándares intangibles, aunque sigue siendo importante, está disminuyendo. Los ejecutivos modernos han descubierto que, en operaciones complejas de programas, así como en su propio desempeño, es posible definir, mediante la investigación y el razonamiento, metas que se pueden usar como estándares de desempeño. Aunque es probable que las metas cuantitativas tomen la forma de los estándares que se acaban de señalar, la definición de las metas cualitativas representa un desarrollo importante en esta área. Por ejemplo, si el programa de una oficina de ventas de distrito se expone en forma tan detallada que incluya elementos como capacitar a los vendedores de acuerdo con un plan con características específicas, tanto el plan como sus características proporcionan estándares que tienden a objetivarse y, por consiguiente, a adquirir "tangibilidad". Los planes estratégicos como puntos de control para el control estratégico. Se ha escrito mucho sobre la planeación estratégica, pero es relativamente poco lo que se sabe sobre el control estratégico. De acuerdo con un libro sobre este tema, el control estratégico comprende la verificación sistemática en puntos de control estratégico, así como la modificación de la estrategia de la organización con base en esta evaluación. Por consiguiente, los planes estratégicos requieren control estratégico. Además, puesto que los controles facilitan las comparaciones de las metas deseadas con el desempeño real, también proporcionan oportunidades para aprendizaje, lo cual a su vez es la base para el cambio organizacional. Por último, mediante el uso del control estratégico se obtienen
  14. 14. conocimientos no sólo sobre el desempeño organizacional sino también del siempre cambiante medio, al estar supervisándolo. El control como un sistema de retroalimentación. El control administrativo es esencialmente el mismo proceso básico que se encuentra en los sistemas físicos, biológicos y sociales. Muchos sistemas se controlan a sí mismos mediante la retroalimentación de información, que muestra las desviaciones con respecto a los estándares y da origen a los cambios. En otras palabras, los sistemas utilizan parte de su energía para retroalimentar información que compara el desempeño con un estándar e inicia la acción correctiva. Por lo general, el control administrativo se considera como un sistema de retroalimentación similar al que opera en el termostato común en un hogar. Este sistema presenta el control en una forma más compleja y realista que si se considerara solamente como un asunto de fijación de estándares, medición del desempeño y corrección de desviaciones. Los administradores miden el desempeño real, comparan esta medición con los estándares e identifican las desviaciones; pero después, para realizar las correcciones necesarias, deben desarrollar un programa de acción correctiva y ponerlo en práctica, a fin de llegar al desempeño deseado. Técnicas de control dirigido hacia el futuro
  15. 15. El descuido del control dirigido hacia el futuro no significa que no se haya hecho algo al respecto. Una forma en que normalmente muchos administradores lo aplican es mediante el uso cuidadoso y repetido de pronósticos basados en la última información disponible: al comparar lo que se espera con las proyecciones, pueden modificar los programas para que éstas sean más prometedoras. Por ejemplo, si una compañía elabora un pronóstico de ventas que señala que éstas estarán en un nivel inferior a lo deseable, los administradores pueden desarrollar nuevos planes de publicidad, promociones de ventas o el lanzamiento de nuevos productos con el fin de mejorar el pronóstico de las mismas. En igual forma, la mayor parte de los negocios y otras empresas realizan control dirigido hacia el futuro cuando los administradores preparan con cuidado la disponibilidad de efectivo para hacer frente a sus necesidades. Por ejemplo, es difícil que una empresa considere sensato esperar un informe a mediados o finales de mayo para determinar si tenían el efectivo suficiente en los bancos para cubrir los cheques emitidos en abril. Una de las mejores técnicas actuales de control dirigido hacia el futuro es la planeación de redes, de la cual el PERI (ProgramEvaluation and ReviewTechnique; Técnica de evaluación y revisión de programas o TERP), es un ejemplo, . Esta técnica de planeación y control permite a los administradores anticipar que tendrán problemas en áreas como los costos o las entregas a tiempo, a menos que lleven a cabo acciones inmediatas. Requisitos para controles eficientes
  16. 16. Todos los administradores alertas desean tener un sistema adecuado y eficaz de controles que los ayude a estar seguros de que los acontecimientos responden a los planes. En ocasiones no se comprende que los controles utilizados deben diseñarse para la tarea y la persona específicas a las que se supone servirán. Aunque el proceso y los principios fundamentales del control son universales, el sistema real requiere de un diseño especial. Desde luego que si se quiere que los controles funcionen deben diseñarse para cada caso particular. En resumen, deben estar hechos a la medida de los planes y de los puestos, de los administradores y sus personalidades y las necesidades de eficiencia y eficacia. Adaptación de los controles a los planes y puestos Todas las técnicas y los sistemas de control deben reflejar los planes para los que han sido diseñados. Cada plan y cada clase y fase de una operación tienen características únicas. Los administradores necesitan información que les diga cómo están avanzado los planes de los que son responsables. Desde luego, la información necesaria para seguir el avance de un programa de mercadotecnia es bastante diferente de la que se necesita para verificar un plan de producción. En la misma forma, los controles se deben adaptar a los puestos. Lo que es apropiado para un vicepresidente a cargo de la producción no es conveniente para el supervisor de un taller. Los controles del departamento de ventas son diferentes a los del departamento de finanzas y ambos son diferentes de los controles del departamento de compras. Un negocio pequeño necesita algunos controles a los existentes en un negocio grande. La propia naturaleza del control hincapié en el hecho de que, cuantos más controles se diseñen para poner práctica y reflejar la naturaleza y la estructura específica de los planes, mayor la eficacia con que responderán a las necesidades administrativas.
  17. 17. Ciertas técnicas, como las relacionadas con los presupuestos, las horas costos estándar y diversas razones financieras tienen aplicación general en situaciones. Sin embargo, ninguna de estas técnicas de uso tan amplio es por completo a cualquier situación determinada. Los administradores deben identificar los factores críticos de sus planes y operaciones que control y deben usar las técnicas y la información apropiadas para ellas. Los controles también deben reflejar la estructura de la organización. Al medio principal para aclarar los roles de las personas en una empresa, la organizacional muestra de quién es la responsabilidad de la ejecución de y de cualquier desviación de los mismos. Por lo tanto, mientras mayor sea el con que se diseñen los controles para que reflejen el lugar en la organización recae la responsabilidad de la acción, mejor permitirán a los gerentes desviaciones de los planes. Adaptación de los controles a cada administrador Los controles se deben adaptar también a cada administrador. Por supuesto que los sistemas de control y la información tienen la intención de ayudarlos a realizar su función de control. Si no son de un tipo que el administrador pueda comprender, no serán útiles. En realidad no importa si las personas no pueden comprender una técnica de control o una información de control o si simplemente no quieren., comprenderlas. En cualquiera de los casos no se comprenden. Las
  18. 18. personas no confiarán en lo que no pueden comprender. Y si no confiar en algo, no lo usarán. Algunas personas (por ejemplo, algunos estadísticos y contadores) prefieren ordenar la información en forma de complejas tablas de datos o voluminosos impresos de computadora; en esos casos deben recibirla así. A otras personas les agrada en forma de gráficas; si es así se les debe entregar en esa forma. Y a unas pocas personas (por ejemplo, los científicos y matemáticos) les gusta recibir su información en forma de modelos matemáticos : en este caso así se les debe entregar en ocasiones se dice que si las personas no comprenderán la información que necesitan en ninguna otra manera, debe pensarse en dársela en forma de libros de aprendizaje básico . Lo importante es que quienes deben recibir la información la necesitan en una forma que comprenderán y usarán. Lo que se dice sobre adaptar la información para su comprensión es cierto también de las técnicas de control, Incluso personas bastante inteligentes pueden sentirse "desalentadas" por algunas de las complicadas técnicas que utilizan los expertos. Las técnicas muy perfeccionadas de planeación y control, como son la elaboración de presupuestos variables o la planeación por redes, pueden fracasar únicamente debido a que los sistemas no son comprensibles para las personas que tienen que usarlos o les parecieron demasiado complicados. Los expertos en estos asuntos no tienen que intentar demostrar a otros lo expertos que son: más bien deben diseñar un sistema con un nivel de comprensibilidad mayor para que las personas lo utilicen. Obtener 80% de los beneficios posibles de un sistema bastante rudimentario es mucho mejor que no obtener beneficio alguno de un sistema más perfecto, pero inoperable.
  19. 19. Seguridad de que los controles señalen excepciones en puntos críticos Una de las formas más importantes de adaptar los controles a las necesidades de eficiencia y eficacia es asegurarse de que se les diseñe para señalar las excepciones. En otras palabras, los controles que se concentran en las excepciones del desempeño planeado permiten a los administradores beneficiarse del principio de excepción consagrado por el tiempo y detectar aquellas áreas que requieren de su atención. Sin embargo, no es suficiente observar las excepciones. Algunas desviaciones con respecto a los estándares tienen poca importancia y otras mucha. Las desviaciones pequeñas en ciertas áreas pueden tener mayor importancia que desviaciones grandes en otras áreas. Por ejemplo, un administrador debería preocuparse si el costo de la mano de obra de la oficina se desviara un 5% del presupuesto, pero puede no inquietarse si el costo del franqueo de la correspondencia se desviara un 20%. Por consiguiente, en la práctica el principio de excepción debe ir acompañado por el principio del control de punto critico. No es suficiente tan sólo buscar las excepciones; hay que analizarlas en los puntos críticos. Desde luego que cuanto más concentren los administradores sus esfuerzos de control en las excepciones, más eficiente será su control. Pero es mejor tomar en cuenta este principio a la luz del hecho de que el control eficaz requiere que presten atención principalmente a los aspectos más importantes.
  20. 20. Búsqueda de la objetividad de los controles Por necesidad, la administración tiene muchos elementos subjetivos pero, idealmente, que un subordinado haga un buen trabajo no debe ser un asunto de determinación subjetiva. Si los controles son subjetivos, la personalidad del administrador o de un subordinado podría influir sobre los criterios de desempeño, con lo cual perderían precisión; pero a las personas se les dificulta disculpar la falta de control en su desempeño, en especial si se mantienen actualizados los estándares y las mediciones a través de revisiones periódicas. Este requerimiento se puede resumir diciendo que el control eficaz requiere estándares objetivos, precisos y pertinentes. Logro de controles más económicos Los controles deben justificar su costo. Aunque este requisito es sencillo, frecuencia resulta difícil cumplirlo. Quizá le resulte difícil a un asegurarse de lo que vale un sistema de control en particular, o cuál es su La economía es relativa, puesto que los beneficios varían según la actividad, el tamaño de la operación, el gasto en que se podría incurrir si existiera el control y la aportación que pueda hacer al sistema. Un factor limitante de los sistemas de controles es su costo; a su vez, dependerá en gran medida de que los administradores seleccionen para sólo factores críticos en áreas importantes. Si está adaptado al trabajo y al de la empresa, probablemente el control será económico. Una de las la gran empresa es que pueden mantener sistemas de control caros y sin embargo, con frecuencia,
  21. 21. la magnitud de los problemas, el área más planeación, la dificultad de coordinar los planes y una deficiente los niveles administrativos de la gran organización requieren de controles costosos que su eficiencia general se diluye cuando se los compara con controla menores en un negocio pequeño. Las técnicas y sistemas de control son eficientes cuando revelan las desviaciones reales o potenciales de los planes con el mínimo de costo. Conclusiones La función gerencial de control es la medición y la corrección del desempeño fin de asegurar que se están cumpliendo los objetivos de la empresa y los para lograrlos. Es una función dé todo administrador, desde el presidente supervisor. Las técnicas y los sistemas de control son básicamente las mismas, independencia de lo que se controle. Donde quiera que se encuentre, sea el aspecto que se controla, el proceso de control básico incluye tres etapas: 1)establecer estándares, 2) medir el desempeño con estos estándares y 3) corregir las variaciones con respecto a los estándares y los planes. Hay diferentes clases de estándares y deben señalar las desviaciones en puntos críticos. Por lo general, el control administrativo se considera como un sistema sencillo de retroalimentación similar al termostato común que se usa en los hogares. Sin embargo, sin importar la rapidez con que se disponga de información sobre lo que esté ocurriendo [incluso información de tiempo real, es decir, sobre lo que está
  22. 22. ocurriendo en el momento en que sucede), existen demoras inevitables en el análisis de las desviaciones, el desarrollo de planes para llevar a cabo la acción correctiva y la puesta en práctica de éstos. Con el fin de superar estas demoras en el control se sugiere que. los administradores utilicen un enfoque con corrección anticipante y que no se apoyan tan solo en la retro alimentación simple. Este enfoque requiere diseñar un modelo de un proceso o un sistema y supervisar los insumos del mismo con la idea de detectar desviaciones futuras de los resultados con respecto a los estándares y planes, con lo que darán tiempo a los administradores para llevar a cabo acciones correctivas. para que los controles funcionen deben adaptarse especialmente a: 1) los planes y los puestos, 2) cada administrador y 3) las necesidades de eficiencia y eficacia. Para que sean eficaces, los controles también se deben diseñar para señalar excepciones en los puntos críticos, ser objetivos, flexibles, adaptables a la cultura organizacional, económicos y permitir la aplicación de acciones correctivas. Bibliografia Administración (Heinz Weihrich; Harold Koontz)
  23. 23. Comportamiento Organizacional (Stephen Robins) Administración (Pablo Illanes)
  24. 24. CAPITULO V Control. Introducción El control implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan. El control está estrechamente relacionado con la planificación. Una vez que un plan se pone en funcionamiento, el control es necesario para medir el progreso, para descubrir las desviaciones en relación con los planes y para indicar la acción correctiva. La acción correctiva puede involucrar simples medidas, tales como cambios menores en la dirección. En otros casos, un adecuado control puede significar establecimiento de nuevas metas, formulación de nuevos planes, cambios en la estructura organizativa, mejoramiento de la función de desarrollo de personal y realización de cambios importantes en las técnicas de dirección. En la lectura de lo
  25. 25. relativo a la función de control es importante tener presente que el control significa mucho más que la simple medición de las desviaciones con respecto a los planes. El verdadero control indica que la acción correctiva puede y debe ser tomada para volver a su curso a las operaciones que se han salido de él. El control es la última etapa del proceso administrativo, pero está estrechamente relacionada con la de planeación, a la cual sirve de retroalimentación para futuros planes. Su función consiste en establecer sistemas para medir y corregir las ejecuciones de los integrantes del organismo social, con el fin de asegurar que los objetivos fijados se vayan logrando; por tanto, mientras más claros, completos y ordenados sean los planes, más se facilitará la función de control. Los factores sobre los cuales puede controlarse toda actividad son: cantidad, calidad, tiempo y costo. El control se utiliza para: conocer lo que realmente se está logrando, evaluar el desempeño de los integrantes, detectar fallas o errores, corregir las desviaciones,
  26. 26. modificar los planes, mejorar la coordinación, establecer un mejor sistema de comunicación, predecir problemas y/o soluciones, etc. La estructura de este capítulo respeta el formato presentado en los anteriores, es decir, contiene concepto, principios, importancia, proceso y tipos de estándares. Al término de la utilización de esta antología como material de apoyo para la materia Fundamentos de Administración, se espera que el alumno de la licenciatura en informática haya adquirido los conocimientos mínimos necesarios para su desempeño profesional de esta importante ciencia social. V.1 Conceptos de control Fuente: Koontz, O´Donnell, Weihrich La función administrativa de control es la medición y la corrección del desempeño en las actividades de los subordinados para asegurarse de que todos los niveles de objetivos y los planes diseñados para alcanzarlos se están llevando a cabo. Fuente:
  27. 27. Reyes Ponce Es la medición de los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. Es decir: a) es la recolección sistemática de datos; b) para conocer la realización de los planes. Por su forma de operar, el control puede ser de dos tipos diversos: a) control automático (feedback control). b) Control sobre resultados (open control). Todo control implica, la comparación de lo obtenido con lo esperado. Fuente: Münch Galindo, García Martínez El control es una etapa primordial de la administración pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección
  28. 28. eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cual es la situación real de la organización sino existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. Fuente: Henry L. Sisk; La función de control es un proceso trifásico de: establecimiento de patrones o estándares, medición de la ejecución y el desempeño contra los patrones fijados y la toma de acción correctiva o remedian, cuando fuera necesario para encauzar la ejecución en armonía con los estándares. Fuente: George R. Terry; Control se puede definir como el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera que la ejecución se lleve a cabo de acuerdo con lo planeado. V.2 Proceso de Control.
  29. 29. Fuente: Koontz, O´Donnell, Weihrich El proceso básico de control implica tres etapas: 1) Establecimiento de estándares, 2) Medición del desempeño en comparación con esos estándares, 3) Corrección de desviaciones respecto a estándares y planes. 1. Establecimiento de estándares: los estándares son criterios de desempeño, son los puntos elegidos en un programa total de planeación en los que se realizan mediciones del desempeño que proporcionan a los 107 administradores indicadores respecto a como funcionan las actividades, sin que observen toda la ejecución de los planes. 2. Medición del desempeño: esta etapa es medir o evaluar el desempeño en comparación con los estándares. La medición del desempeño debe basarse en una observación hacia delante, para permitir detectar las desviaciones antes de su ocurrencia real y para poder evitarlas emprendiendo acciones apropiadas. En ausencia de esa habilidad es necesario identificar las desviaciones tan pronto como sea posible. 3. Corrección de las desviaciones: si los estándares se elaboran para reflejar
  30. 30. la estructura de organización y se mide el desempeño en estos términos, se vuelve expedita la corrección de desviaciones negativas puesto que, el administrador sabe en donde deben aplicarse las medidas correctivas en la asignación de actividades individuales o grupales. Fuente: Henry L. Sisk; Se describe el control mediante los siguientes pasos: 1. Establecimiento de estándares o patrones de ejecución y desempeño; 2. Medición de la ejecución en curso en relación con los patrones establecidos y 3. Toma de la acción correctiva. Los estándares son la base del proceso de control porque sin los adecuados patrones los pasos subsiguientes de medición y acción correctiva o remediad carecen de significado. Fuente: George R. Terry El control es un proceso formado por varios pasos definidos. Sin importar la actividad, estos mismos pasos básicos se aplican a: 1) la medición de lo que se ha hecho
  31. 31. 2) la comparación de lo hecho con el patrón o estándar, y a la investigación de la diferencia, si la hay. 3) La corrección de la desviación desfavorable por medio de una acción correctiva. Es decir, el control consiste en 1) averiguar lo que se está haciendo, 2) comparar los resultados con las expectaciones, lo que conduce a 3) aprobar o desaprobar los resultados, aplicando en este ultimo caso la acción correctiva. V.3 Principios de Control. Fuente: Münch Galindo, García Martínez Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada esta siendo debidamente ejercida. 108
  32. 32. De los objetivos: se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será valido sino se fundamenta en los objetivos y si, a través de el, no se evalúa el logro de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas específicas de actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido, mismas que se determinan con base en los objetivos. De la oportunidad: el control, para que sea eficaz, ser oportuno, es decir, debe de aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación. Un control cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecuencia de los objetivos al mínimo. De las desviaciones: todas las variaciones o desviaciones que se presenta en relación con los planes deben de ser analizados detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias par evitarlas en el futuro.
  33. 33. Costeabilidad: el establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Un control solo deberá implementarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de el; de nada servirá esta servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúen resultan menores que el costo y el y tiempo que implica su implementación. De excepción: el control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticas, estadísticos o aleatorios. De la función controlada. La función controladora por ningún motivo de comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe de estar involucrada con la actividad a controlar. Una aplicación clara de este
  34. 34. principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que elabora los estados financieros no será la persona más idónea para auditarlos o determinar si son verídicos o no, ya que en dicha evaluación pueden intervenir aspectos de carácter personal. Fuente: Reyes Ponce Agustín Del carácter administrativo del control: es necesario distinguir “las operaciones” de control, de “la función” de control. La función es de carácter administrativo y es la respuesta al principio de la delegación: esta no se podría dar sin el control como ya lo hicimos notar. Cuanta mayor delegación se necesite, se requiere mayor control. Por lo mismo, el control como función solo corresponde al administrador. En cambio “las operaciones son de carácter técnico. Por lo mismo, son un medio para auxiliar a la línea en sus funciones. Por ello, deben actuar como staff. De ahí la necesidad de convencer y no imponer los medios de control. 109
  35. 35. De los estándares. El control es imposible si no existen “estándares” de alguna manera prefijados, y será tanto mejor, cuantos más precisos y cuantitativos sean dichos estándares. Si el control es comparación de lo realizado con lo esperado, es lógico que, de alguna manera, suponga siempre una base de comparación previamente fijada. Hay veces que esta base son”realizaciones anteriores”, meres estimaciones empíricas, etc. Pero no se podría decir que se controla algo, si lo obtenido no se valoriza, y, para ello, se compara con algo. De ahí la regla de afinar y perfeccionar los estándares, como un medio de preparar el control. De carácter medial del control: aunque parezca una cosa obvia, hay que recordar constantemente este principio. De el se deduce también espontáneamente una regla: un control solo deberá usarse si el trabajo, gasto, etc., que impone, se justifica ante los beneficios que deel se esperan. En sentido positivo, surge el peligro del “especialista” en la técnica de control de que
  36. 36. se trate, el que casi siempre vera la bondad de su técnica, y tratara de lograr a toda costa que se implante. En sentido negativo, esta también el peligro de subestimar los beneficios de un medio de control, ya porque estos se produzcan “a largo plazo”, ya porque sea imposible, o difícil al menos, cuantificarlos. De ahí la conveniencia de tratar de hacer esta cuantificación. Del principio de excepción: el control administrativo es mucho más eficaz y rápido, cuando se concentra en los casos en que no se logro lo previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado. Este importante principio, tiende a aprovechar los beneficios que resultan de considerar como lo ordinario el cumplimiento de las previsiones, y las desviaciones imposibles de evitar, como lo excepcional: hacia estas desviaciones es a donde debe dirigirse toda la atención. Cuando el principio de excepción se aplica principalmente en el área de los factores estratégicos, se obtienen todavía más valiosos resultados. Este principio tiende a convertir el cumplimiento en lo normal, y las desviaciones de
  37. 37. los planes en lo excepcional: los controles versaran sobre esto ultimo exclusiva, o al menos, principalmente. Fuente: Koontz, Harold Los principios de control se pueden agrupar en tres categorías, que reflejan su propósito y naturaleza, su estructura y su proceso. Propósito y naturaleza del control Principio del propósito del control. La tarea del control es asegurar que los planes tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos y proporcionar una base para llevar a cabo la acción necesaria para corregir las desviaciones indeseables, reales o potenciales. Principio de los controles dirigidos hacia el futuro. Debido a las diferencias de tiempo en el sistema total del control, cuanto mas se base un sistema de control en la corrección anticipante más que en la simple retroalimentación de información, mayores oportunidades tendrán los administradores de percibir las desviaciones
  38. 38. indeseables de los planes antes de que ocurran y tomar medidas oportunas para prevenirlas. Principio de la responsabilidad del control. La responsabilidad esencial para el ejercicio del control recae sobre el administrador que tiene a su cargo el desempeño de los planes. Puesto que la delegación de autoridad, la asignación de tareas y la responsabilidad de ciertos objetivos recae en determinados administradores, se desprende que cada uno de ellos debe ejercer el control sobre su trabajo. Un administrador no puede renunciar a su responsabilidad individual o cancelar sin modificar la estructura de la organización. Principio de la eficiencia de los controles. Las técnicas y sistemas de control son eficientes si detectan y ponen en evidencia la naturaleza y las causas de las desviaciones de los planes con un mínimo de costos u otras consecuencias indeseables. Las técnicas de control tienen a tornarse costosas, complejas y engorrosas. Los administradores pueden llegar a encontrarse tan absortos en el control que pasaran más
  39. 39. tiempo del que es recompensable en detectar una desviación. Los controles detallados de los presupuestos que paralizan a un subordinado, los controles matemáticos complejos que impiden la innovación y los controles de compras que demoran las entregas y que cuestan mas que el articulo comprado son ejemplos de controles ineficientes. Principio del control preventivo. Cuanto mayor sea la calidad de los ejecutivos de un sistema administrativo, menor será la necesidad de ejercer controles directos. ESTRUCTURA DEL CONTROL Principio de reflexión de los planes. Cuanto mas claros, completos e integrados sean los planes y cuanto mejor se diseñen los controles para reflejar esos planes, más eficazmente responderán a las necesidades administrativas. Principio de la adecuación organizacional. Cuanto mas clara, completa sea e integrada sea la estructura organizacional y cuanto mejor se diseñen los controles que señalen el lugar de la estructura organizacional donde recae la responsabilidad por la acción, mas
  40. 40. fácil será la tarea de corrección de las desviaciones de los planes. Principio de la especificad de los controles. Cuanto mas comprensibles sean las técnicas y la información de control para los administradores que deben utilizarlas, mas se emplearan y mayor será la posibilidad de que produzcan un control eficaz. Aunque algunas técnicas de control e información se pueden utilizarlas en la misma forma por diversas clases de empresas y administradores, como regla general los controles se deben adaptar para que cumplan con las necesidades particulares de cada ejecutivo. V.4 El Proceso Del Control Principio de los estándares. El control eficaz requiere de estándares objetivos, exactos y apropiados. 111 Principio del control en el punto critico. El control eficaz requiere de una atención especial a los factores críticos para evaluar el desempeño con los planes. Normalmente seria antieconómico e innecesario seguir cada detalle de la ejecución del plan.
  41. 41. Principio de excepción. Cuanto más concentren los administradores sus esfuerzos de control en las excepciones importantes, más eficientes serán los resultados de su control. Este principio sostiene que los administradores deben preocuparse por las desviaciones importantes: las situaciones especialmente buenas o especialmente malas. Principio de la flexibilidad de los controles. Para que los controles sean eficaces a pesar de los fracasos o cambios imprevistos de los planes, se requiere flexibilidad en su diseño. De acuerdo con este principio los planes no deben de estar tan inexorablemente vinculados con un plan como para que resulten inútiles si dicho plan fracasa o es imprevistamente modificado. Principio de la acción. El control solo se justifica si las desviaciones señaladas o experimentadas en los planes se corrigen mediante la planeación, organización, integración de personal y dirección apropiados. Fuente: Henry l. Sisk y Mario Sverdlik
  42. 42. Principio del diseño del control. enfatiza la naturaleza y diseño del sistema de control y establece lo siguiente: Los sistemas de control efectivos son diseñados para ser económicos en su administración, y para reflejar la estructura organizativa. Tales sistemas deben proveer a la gerencia de información que sea oportuna y a tiempo, de valor estratégico y descriptivo de las tendencias operativas, así como del estado actual. El principio de la excepción.enfatiza la esencia del proceso de control – la toma de acción correctiva: El uso más eficiente del tiempo y la energía gerenciales es posible cuando la información de control enfatiza la excepción, y enfoca la atención sobre aquellas funciones que necesitan acción correctiva o remedial. V.5 Tipos De Estándar O Clasificación De Estándar Fuente: Henry l. Sisk, Mario Sverdlik La definición de los estándares incluye dos conceptos. Primero, un estándar es una
  43. 43. regla (unidad o patrón) para medir. Se intenta que sirva como modelo o criterio. Segundo, un estándar es una norma establecida por la autoridad. Así, un estándar puede ser definido como una unidad de medida establecida para servir como un modelo o criterio. Estándares estadísticos. Estos llamados a veces estándares históricos, están basados en el análisis de experiencias pasadas. Los datos utilizados pueden ser extraídos de 112 los propios archivos y registros de la empresa, o pueden ser un reflejo de la experiencia de varias compañías. Estándares fijados por apreciación. Los estándares no tienen que ser necesariamente expresados en unidades de medida ajustadamente exactas. Algunas áreas de ejecución empresaria son, en último análisis, apreciaciones, primordialmente de experiencias pasadas y del juicio de un gerente. Los estándares fijados pr apreciación son esencialmente juicios de valor y pueden ser tan realistas y factibles como los estándares determinados o técnicamente elaborados. En ausencia de estándares determinados por estudios y análisis formales, se espera de todo gerente valorice la
  44. 44. producción de sus subordinados en términos de lo que él, como gerente, cree que es una jornada satisfactoria de trabajo. Al hacerlo así, los estándares son fijados por apreciación. Estándares técnicamente elaborados. Llamados así por estar basados en un análisis objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo especifica, pueden ser desarrollados para la medición de la producción de la maquinaria y equipo y de los trabajadores individuales. Los estándares de producción de la maquinaria y equipo expresan las capacidades de producción de una pieza dada del equipo y están determinados por factores de diseño mecánico. Bibliografía del Capítulo Henry L. Sisk y Mario Sverdlik, Administración y Gerencia de Empresas, South-Western Publishing Co,1995. Koontz Harold y Weihrich Heinz, Administración “unaperspectiva Global”, México, McGraw Hill,1991.
  45. 45. Münch Galindo Lourdes y García Jiménez, José, Fundamentos de Administración, México, Trillas, 1991. Reyes Ponce, Agustín, Administración de Empresas. Teoría y práctica, México, Trillas,1991. Terry George R. y Frankin Stephen G., Principios de Administración, Mexico,CECSA, 1987. http://www.geocities.ws/academia_entorno/fda5.pdf

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