Manual de Monitoreo y Evaluación_borrador

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El monitoreo y seguimiento es una de las herramientas más importantes en el logro de los procesos de desarrollo en los procesos de incubación de empresas extramuros. Por ello el Programa de Incubadora de Empresas - como parte de las acciones que realiza para fortalecer las capacidades de los actores claves con los que viene trabajando - ha elaborado este manual, cuyo objetivo es el de apoyar a todos los actores claves y demás organizaciones gubernamentales y no gubernamentales en el logro de los objetivos de las propuestas de intervención que se ejecutan a través de los Emprendimientos Productivos, y cuyo acceso a sistemas de información es limitado.

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Manual de Monitoreo y Evaluación_borrador

  1. 1. SUBSECRETARIA DE ESTADO DE INDUSTRIA PROGRAMA INCUBADORAS DE EMPRESAS Página1 MINISTERIO DE INDUSTRIA Y COMERCIO Vice Ministerio de Industria Programa Incubadora de Empresas MANUAL DE MONITOREO Y EVALUACIÓN PROGRAMA DE INCUBADORA DE EMPRESAS Diciembre, 2012
  2. 2. SUBSECRETARIA DE ESTADO DE INDUSTRIA PROGRAMA INCUBADORAS DE EMPRESAS Página2 PRESENTACIÓN El monitoreo y seguimiento es una de las herramientas más importantes en el logro de los procesos de desarrollo en los procesos de incubación de empresas extramuros. Por ello el Programa de Incubadora de Empresas - como parte de las acciones que realiza para fortalecer las capacidades de los actores claves con los que viene trabajando - ha elaborado este manual, cuyo objetivo es el de apoyar a todos los actores claves y demás organizaciones gubernamentales y no gubernamentales en el logro de los objetivos de las propuestas de intervención que se ejecutan a través de los Emprendimientos Productivos, y cuyo acceso a sistemas de información es limitado. El presente manual brinda la información necesaria sobre cómo se desarrolla el monitoreo y cuál es el sistema que se desarrolla en el programa. Confiamos que el presente Manual será de mucha utilidad a los actores claves y demás actores del Programa para el logro de los objetivos de las intervenciones. Esperamos que sea un referente para el uso de sistemas de monitoreo adecuadas a la realidad de las poblaciones involucradas en el proceso de fortalecer las cadenas empresariales de las medianas y pequeñas empresas.
  3. 3. SUBSECRETARIA DE ESTADO DE INDUSTRIA PROGRAMA INCUBADORAS DE EMPRESAS Página3 1. INTRODUCCIÓN 1.1. Antecedentes del Programa El 21 de mayo de 2007, en el marco de una Declaración Conjunta de los Presidentes de Brasil y Paraguay, el Gobierno de Brasil acordó donar al Paraguay la suma de R$ 20 millones para proyectos en el Paraguay, con cargo al Fondo de Apoyo a la Economía Paraguaya creado por Brasil. El Gobierno de Paraguay aceptó esta donación mediante Decreto Nº 11.313 de fecha 27 de noviembre de 2007, decidiendo que dichos fondos estarían destinados a la implementación de tres (3) proyectos de desarrollo, dentro de los cuales estaba el de “Incubadoras de Empresas”, a cargo del Ministerio de Industria y Comercio. El 23 de noviembre de 2009, el Ministro de Industria y Comercio (MIC) y el Representante del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), suscribieron el Plan de Iniciación Nº 00073233, como una asistencia preparatoria, con el objeto de diseñar el Programa de Incubadoras de Empresas Dinámicas, incluyendo: (i) un análisis de la situación actual del sistema de incubadoras de empresas en el Paraguay; (ii) definición de los objetivos del Programa; (iii) recomendaciones institucionales; (iv) guía conceptual y operacional del Programa; y (v) marco lógico de objetivos, actividades y resultados. El Plan de Iniciación fue financiado por el PNUD, que aportó US$ 10,000 para contratar los servicios de dos (2) consultores internacionales seleccionados por el MIC para hacer el diseño del Programa. La propuesta elaborada por los consultores fue aprobada por el MIC y presentada al Comité Local de Evaluación de Proyectos del PNUD (Local Project Appraisal Committee, LPAC) el 16 de diciembre de 2009. El LPAC, luego de analizar la propuesta y hacer ciertas sugerencias, decidió respaldar la propuesta y hacer la recomendación respectiva. En el Comité estuvieron representados el Gobierno (Ministerio de Industria y Comercio) y el PNUD; y contó con la participación de los consultores que elaboraron la propuesta, quienes la fundamentaron y explicaron sus detalles. Sobre esta base se preparó la Revisión Sustantiva 1 del Plan de Iniciación, que para todos los efectos se constituyo como el Documento de Proyecto para la implementación del Programa acordado. Se firma el 12 de abril de 2010, esta revisión para implementar el Programa, con el apoyo del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), con la denominación de Proyecto 73233 Programa Incubadoras de Empresas Dinámicas. El Proyecto, que responde a una política pública de promoción de emprendimientos productivos y tecnológicos a través de una metodología de incubación como generadoras de empresas y empleo. Tiene por objetivo el establecimiento de un Sistema Nacional de Incubadoras de Empresas que posibilite el desarrollo de incubadoras Intramuros y Extramuros, por consiguiente, que un número cada vez mayor de nuevas empresas se integre a la actividad económica generando más y mejores productos y servicios, así como empleo. De este modo el Proyecto se circunscribe a las estrategias de desarrollo propuestas por el PEES formando parte de las acciones para reducir la pobreza y mejorar la calidad de vida de la población de menores ingresos mediante el fortalecimiento de la capacidad institucional del sector público y del sector privado. En el año 2010 con la implementación del Proyecto y en base a las experiencias y actividades realizadas se determinó que la aplicación del programa propuesto en el Documento del Proyecto definido en la Revisión Sustantiva 1 del Plan de Iniciación, requiere una adecuación y una mayor interacción con los emprendimientos, a fin de ampliar la metodología de incubación de manera a satisfacer las demandas de los emprendimientos productivos a través de la metodología de incubación extramuros, hasta la consolidación del emprendimiento empresarial. En fecha 15 de julio de 2011 se cierra el Proyecto 73233 con el Programa de las Naciones Unidas para el desarrollo (PNUD), y a partir de 16 de julio de 2011 el Programa es administrado directamente por el MIC. Surge entonces, la necesidad de realizar una revisión del Documento del Programa, la cual se aprueba el 06 de septiembre de 2011, por Resolución Nº 738/2011 del Ministro de Industria y Comercio. Esto afecta el tiempo para iniciar el otorgamiento de capital semillas y realizar las tareas de incubación. En septiembre de ese año se realizan los primeros 4 desembolsos de capital
  4. 4. SUBSECRETARIA DE ESTADO DE INDUSTRIA PROGRAMA INCUBADORAS DE EMPRESAS Página4 semilla y se inician las tareas de incubación a los cuatro emprendimientos productivos beneficiados. En el periodo de setiembre a diciembre de 2011 se logra beneficiar a 20 emprendimientos productivos y se cierra el año con 73% de ejecución. En el año 2012, en el primer cuatrimestre se intensifican las actividades de incubación a los emprendimientos beneficiados en el año 2011 (asistencia especializada en gestión administrativa/financiera/contable y en producción; a través de los técnicos del Programa y en otras situaciones con el apoyo de entidades público o privadas aliadas al Programa para el efecto). En ese periodo de tiempo, para implementar las tareas de monitoreo y evaluación, se realiza el relevamiento de los datos de los beneficiarios del Programa, a fin de conformar la línea de base, se diseña el sistema de monitoreo y evaluación y se identifican las herramientas necesarias para instalar el sistema e iniciar la carga de los datos, a fin de ir generando los distintos informes de avance. Con las tareas de incubación, de monitoreo y evaluación de los emprendimientos, se identifica que para el logro del Componente 1 “Desarrollo e implementación del Sistema Nacional de Incubación”, se debe diseñar una metodología de incubación extra muros adecuada a la realidad del país, cuya experiencia aplicada a cada emprendimiento beneficiado permita establecer las bases para definir los mecanismos de funcionamiento de un Sistema Nacional. Por tanto, el resultado del componente 1 en esta etapa del Programa será la “el diseño de una metodología de incubación extra muros adecuada a la realidad del país”. La metodología utilizada actualmente para realizar la incubación extra muros propuesta e implementada por el MIC, a través del Programa Incubadoras de Empresas, funciona y permite que el emprendimiento productivo beneficiado crezca, se fortalezca y se consolide en el mercado. La modificación del componente 1, afecta a los demás componentes, los cuales deberán ser ajustados a este nuevo enfoque del Programa. 1.2. Situación actual del Programa El Programa Incubadoras de Empresas inicia sus actividades realizando visitas técnicas a diversas zonas del país, a fin de identificar la situación en la que se encuentran los emprendimientos productivos en Paraguay y determinar a los actores claves de los sectores productivos. A partir de estas visitas, se logra IDENTIFICAR que: Existe una gran cantidad de emprendimientos productivos, desarrollados por comités, asociaciones y comisiones de pequeños agricultores con deseos de industrializar sus productos, que cuentan con cierta infraestructura o capacidades necesarias para implementar sus ideas de emprendimientos, pero no cuentan con los recursos financieros ni las capacidades de gestión o mejora de su producción. Varios son los Organismos del Estado, del sector privado, no gubernamentales, Universidades tanto públicas como privadas que brindan asistencia técnica o financiera a emprendimientos, o que se encuentran interesadas en apoyar a la creación de emprendimientos productivos, como por ejemplo: el Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG), el Ministerio de Justicia y Trabajo (MJT), Gobernaciones departamentales, Secretaria de Acción Social (SAS), la Entidad ITAIPU Binacional, Universidad Nacional de Asunción, Universidad del Pacifico. También se cuenta con organismos internacionales como el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (UNDP), el Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura (IICA), entre otros. Asimismo, la Asociación Paraguaya de Incubadoras de Empresas y parques tecnológicos (INCUPAR), que tiene como misión fortalecer las incubadoras de empresas y parques tecnológicos del Paraguay. El MIC, también proporciona apoyo a emprendimientos y PyMES, a través del Programa de Apoyo Integral a las Microempresas, el Programa Incubadoras de Empresas, y una Red de inversiones y exportación.
  5. 5. SUBSECRETARIA DE ESTADO DE INDUSTRIA PROGRAMA INCUBADORAS DE EMPRESAS Página5 En cuanto a los emprendimientos, no solo se requiere de recursos financieros para los mismos, sino también un acompañamiento para la aplicación e implementación de sus emprendimientos productivos. Si bien otros organismos proporcionan asistencia técnica, capital semilla, o infraestructura, lo realizan de forma aislada. Ninguno acompaña de forma integral al emprendimiento. Existen programa y proyectos productivos exitosos de varios entes públicos-privados que realizan un apoyo permanente a los sectores con los cuales trabajan. Que el tiempo para desarrollar e implementar un Sistema Nacional de Incubación, es insuficiente, debido a la complejidad de los procesos que necesitan ser desarrollados para el diseño y puesta en marcha de un Sistema como el requerido. Concluyendo que: Se requiere priorizar el apoyo a los pequeños productores ya organizados en empresas asociativas: comités, asociaciones y comisiones, con deseos de industrializar sus productos o mejorar el desempeño de sus procesos. El resultado del componente 1: desarrollo e implementación de un Sistema Nacional de Incubación, requiere de un periodo mayor al estipulado inicialmente, considerando que es más factible desarrollar e implementar una metodología de incubación extramuros, adecuada a la realidad del país, coordinando un trabajo interdisciplinario e interinstitucional con las distintas entidades del Estado, del sector privado, con organismos no gubernamentales y Universidades u otras instituciones académicas, interesadas y comprometidas, cuya experiencia permita establecer las bases para definir los mecanismos de funcionamiento de un Sistema Nacional. Al modificar el resultado del componente 1, deberán ser revisados y modificados los demás componentes, teniendo en cuenta este nuevo enfoque del Programa. Como una acción para lograr el objetivo de fortalecer las MPYMES para un aumento de la oferta productiva a los mercados locales e internacionales; implementar un programa de incubadoras de empresas, enmarcado en los lineamientos del Plan Estratégico Económico y Social (PEES) para el periodo de 2008 – 2013. Se requiere de la revisión y modificación del marco lógico y la operativa del Programa, con el objeto de describir la metodología de incubación extramuros a emprendimientos productiva propuesta, y los demás componentes afectados. 1.3. Descripción del Programa de Incubadora de Empresas 1.3.1. Concepto El Programa Incubadoras de Empresa, es un Proyecto del Ministerio de Industria y Comercio, dependiente de la Subsecretaria de Estado de Industria, financiado con fondos de una donación de Brasil, que busca brindar soporte a la creación de nuevas empresas y al fortalecimiento de las existentes, proporcionando servicios de apoyo para reunir capital humano, social, intelectual y financiero, que permitan a las mismas desarrollar capacidades para mejorar su desempeño. Asimismo, busca fomentar una incubación extramuros a emprendimientos productivos, acorde a las condiciones del entorno, identificando oportunidades de negocio que añadan valor a las ventajas comparativas de su región, desarrollada dentro de una red integrada por instituciones públicas, privadas, académicas, mixtas u organizaciones de la economía solidaria, tales como cooperativas, mutuales, fundaciones, asociaciones, sindicatos, cámaras empresariales y ONGs en general, interesadas y comprometidas con el enfoque de lograr que un número cada vez mayor de empresas asociativas se integre a la actividad económica generando más y mejores productos y servicios, así como empleo. Teniendo en cuenta:
  6. 6. SUBSECRETARIA DE ESTADO DE INDUSTRIA PROGRAMA INCUBADORAS DE EMPRESAS Página6 1) Que los emprendimientos productivos se adecuen a la realidad nacional. 2) El fomento de formas asociativas para darle una dimensión de economía de escala para tener competitividad en los mercados globales. 3) La identificación de sistemas de éxito a nivel nacional a través de los comités, comisiones, asociaciones, cooperativas y otros programas y proyectos en ejecución. 4) Que se debe proporcionar la incubación al menos dos años como mínimo para lograr el desarrollo sostenido. 5) Que se debe realizar un monitoreo constante tanto del Programa como de los emprendimientos beneficiados. 6) 1.3.2. Objetivo General Fomentar la incubación y aceleración de emprendimientos productivos sostenibles, de manera a contribuir al desarrollo económico y social del Paraguay. 1.3.3. Objetivo Específico Desarrollar e implementar una incubación extramuros de emprendimientos productivos, a través de una metodología de trabajo interdisciplinario e interinstitucional. 1.3.4. Componentes Para el logro de sus objetivos cuenta con los siguientes componentes: COMPONENTE 1: Incubación extra muro diseñada y adecuada a la realidad del país. COMPONENTE 2: Incubación Extra Muro a Emprendimientos Productivos adecuado e implementado a las condiciones socio – productivas en distintos departamentos. COMPONENTE 3: Mecanismo para acceso a fondos de capital semilla diseñado e implementado. COMPONENTE 4: Sistema de Monitoreo y Evaluación del Programa de Incubadora de Empresas diseñado e implementado. COMPONENTE 5: Ministerio de Industria y Comercio con capacidad para la gestión del Programa y fortalecimiento institucional. Componente 1 – Incubación extra muro diseñada y adecuada a la realidad del país. Como resultado del diagnostico de la situación actual de los actores claves y aliados público – privados identificados, se diseña una metodología de incubación extramuros, a emprendimientos productivos, adecuada a las condiciones socio – productivas de cada departamento. Coordinando un trabajo interdisciplinario e interinstitucional con las distintas entidades del Estado, del sector privado, con organismos no gubernamentales y Universidades u otras instituciones académicas, interesadas y comprometidas con el enfoque de lograr que un número cada vez mayor de empresas asociativas se integre a la actividad económica generando más y mejores productos y servicios, así como empleo. La metodología diseñada y aplicada, busca crear las condiciones necesarias, durante un tiempo determinado, para el desarrollo de emprendimientos productivos, que permita a los beneficiarios el desarrollo de capacidades orientadas a una participación efectiva y eficiente en el mercado, a través de la transferencia de recursos financieros para fondos de capital semilla y el apoyo a los emprendimientos mediante la incubación de los mismos. Este apoyo no se limita a la asistencia que puede proporcionarle el Programa o el MIC, sino que contempla la articulación de servicios de asesoramiento y asistencia técnica de una red de aliados estratégicos pertenecientes al sector público o privado. Componente 2 – Incubación Extra Muro a Emprendimientos Productivos adecuado e implementado a las condiciones socio – productivas en distintos departamentos.
  7. 7. SUBSECRETARIA DE ESTADO DE INDUSTRIA PROGRAMA INCUBADORAS DE EMPRESAS Página7 La incubación será coordinada por un Equipo Técnico conformado y capacitado para el efecto, a nivel central y regional, quienes tendrán la tarea de aplicar la metodología de incubación. Constituirán una Coordinación Técnica dentro del Programa. La incubación también se realizará con el apoyo de las oficinas regionales del MIC instaladas en los distintos departamentos del país, y para definir las acciones en conjunto se debe contar con un Coordinador Regional, quien será responsable de ejecutar las mismas, por lo que se considerará a la Dirección General de Desarrollo Regional, Coordinación Regional del Programa. Componente 3 – Mecanismo para acceso a fondos de capital semilla diseñado e implementado. Para acceder a los fondos de capital semilla, se debe contar con un manual de procedimiento que reglamente los lineamientos, conceptos y criterios a se aplicados para el análisis de los emprendimientos productivos a ser incubados, la formulación de los planes de negocios, su monitoreo, de modo a verificar los resultados alcanzados y así definir estrategias orientadas a la evaluación final de los emprendimientos beneficiados por el Programa. El manual de procedimientos deberá ser revisado periódicamente, a fin de mantenerlo actualizado y adecuado a las necesidades de la situación económica social. Componente 4 – Sistema de Monitoreo y Evaluación del Programa de Incubadora de Empresas diseñado e implementado. El Programa debe contar con un Sistema de Monitoreo, que permita el seguimiento de la ejecución del Programa, de modo a que los resultados obtenidos puedan ser evaluados. Esto implica: - La definición de indicadores a nivel de Programa y a nivel de emprendimientos productivos. - La elaboración de un manual de monitoreo y evaluación del Programa Incubadoras de Empresas. - El levantamiento de una línea de base por muestreo de los emprendimientos productivos. - El procesamiento de los datos recolectados. - El Monitoreo trimestral y semestral del Marco Lógico y los Planes Operativos Anuales (POAs). - El Monitoreo de los planes de incubación de los emprendimientos productivos. - Diseñar e implementar una herramienta informática que sirva como apoyo tecnológico en el monitoreo y evaluación del Programa. Componente 5 - Ministerio de Industria y Comercio con capacidad para la gestión del Programa y fortalecimiento institucional. El Programa se ejecutará, a través de una Unidad Ejecutora, encargada de la coordinación general y administrativa de las gestiones requeridas para el cumplimiento de los resultados esperados. Además, se brindará fortalecimiento a la capacidad tecnológica y de gestión del MIC, a fin de facilitar las operaciones del Programa, por medio de contrataciones de servicios personales, pagos de otras retribuciones y adquisición de bienes y servicios para la Institución. 1.3.5. Metodología desarrollada e implementada por el Programa La INCUBACIÓN EXTRAMUROS propuesta por el Programa, implica mantener ciertas condiciones planificadas y controladas aptas para el desarrollo de emprendimientos que se encuentran situados en su lugar de producción. La incubación responderá al entorno socio-productivo especifico de cada región o territorio del país, mediante una asistencia integral que incorpore aspectos técnicos, financieros, contables, de gestión, a fin de crear las condiciones apropiadas durante un periodo de tiempo de al menos dos años, que permita fortalecer la organización y el
  8. 8. SUBSECRETARIA DE ESTADO DE INDUSTRIA PROGRAMA INCUBADORAS DE EMPRESAS Página8 funcionamiento de los emprendimientos apoyados, de tal modo que los mismos puedan mejorar su competitividad y avanzar hacia escenarios de mayor desarrollo. En ese sentido, se buscará establecer alianzas estratégicas mediante la suscripción de compromisos interinstitucionales y desarrollar acciones conjuntas con instituciones del sector público, del sector privado, universidades y otros organismos no gubernamentales, con objetivos afines al Programa. Esta Incubación, se enfoca en tres aspectos: 1. Fortalecer el emprendimiento para mejorar su productividad y lograr el desarrollo sostenido. 2. Incentivar a los emprendedores a participar en las distintas etapas de los procesos desarrollados en las cadenas productivas y conglomerados productivos. 3. Contribuir a la creación de capacidades técnicas locales de tal manera a generar soluciones a problemas que impiden o restringen el desarrollo y consolidación de emprendimientos productivos. Para lograr la incubación extramuros el MIC, a través del PIE, otorga capital semilla a partir del análisis y aprobación de un plan de negocios presentado por la por los potenciales beneficiarios para la implementación de los emprendimientos productivos. Este capital semilla va acompañado de un plan de incubación desarrollado en base al plan de negocios y el análisis de las debilidades y amenazas detectadas tanto al inicio como durante el proceso de implementación del plan de negocios. ETAPAS DE LA INCUBACIÓN EXTRAMUROS A partir del análisis y aprobación de un plan de negocios presentado por una empresa para la implementación de un emprendimiento productivo, se le otorga capital semilla. Este capital semilla va acompañado del plan de incubación. La incubación extramuros, cuenta con las siguientes etapas: PRE-INCUBACIÓN: esta etapa inicia cuando el interesado presenta la idea de su emprendimiento. En muchos casos implica el apoyo para la elaboración del desarrollo y/o terminación del plan de negocios, así como el apoyo para constituir y/o formalizar la empresa. Las acciones realizadas en esta etapa son: a) Identificar si el emprendimiento productivo presentado es factible. b) Identificar si la empresa tiene la capacidad para implementar el plan de negocios: RRHH capacitados, instalaciones, maquinarias, y otros bienes. c) Elaborar el plan de negocios, presentar al Programa, analizar y seleccionar, conforme los requerimientos establecidos en el manual de procedimientos aprobado para el efecto. d) Realizar el Plan de Incubación, en base al plan de negocios y el análisis de las debilidades y posibles amenazas detectadas al inicio o durante el proceso de implementación del plan de negocios. En este plan se incluye la participación de los aliados estratégicos necesarios para el asesoramiento y asistencia técnica requerida. e) Iniciar las tareas de Monitoreo y Evaluación, realizando el relevamiento de los datos necesarios para establecer la línea de base.
  9. 9. SUBSECRETARIA DE ESTADO DE INDUSTRIA PROGRAMA INCUBADORAS DE EMPRESAS Página9 INCUBACIÓN: en esta etapa se acompaña a la empresa en el proceso de implementar su plan de negocio, según el plan de incubación elaborado, para que la empresa crezca, se fortalezca y consolide en el mercado. Se coordinan los trabajos de asistencia especializada requerida con los aliados estratégicos identificados y comprometidos. Como la metodología de elaboración del plan de incubación se desarrolla en base al plan de negocios y el análisis de las debilidades y amenazas detectadas tanto al inicio como durante el proceso de implementación del plan de negocios, se van identificando otras necesidades, y aliados que puedan aportar soluciones a las mismas. Además, se realizan los controles de las rendiciones de gastos realizados por el emprendimiento con los fondos para capital semilla que recibieron, según lo establece el manual de procedimientos del Programa, y las tareas de monitoreo orientadas a la corrección de desviaciones identificadas durante el proceso de implementación del plan de negocios, conforme el manual de monitoreo y evaluación. A través del sistema de monitoreo y evaluación, se podrá determinar el grado de madurez de la empresa, de manera a saber si la empresa ha logrado consolidarse, mediante el cumplimiento de ciertos indicadores establecidos para cada emprendimiento en particular, tales como: estructura de costos definidos, sostenibilidad de la producción, mantenimiento de un nivel de ventas necesario para que el negocio se mantenga rentable, etc. POST-INCUBACIÓN: es la etapa final del proceso, donde se continúa el monitoreo y evaluación, con el objeto de generar informes de avances, de cumplimiento del plan de negocio y de la evaluación de los resultados. Si bien en esta etapa la empresa logra consolidarse en el mercado, sigue vinculada con el Programa, a través de asistencia y asesoramiento en aspectos específicos. 2. MARCO CONCEPTUAL DEL SISTEMA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN DEL PROGRAMA El desarrollo de Sistemas de M&E es fundamental para implantar una Gestión por Resultados en Proyectos, Programas y Estrategias (GpR) , que a su vez sean parte de un Sistema de Gestión por Resultados a nivel institucional en las organizaciones del sector público. Por su parte, la cooperación internacional también se ha ido orientando crecientemente hacia la búsqueda de resultados, acuñándose la expresión “Gestión por Resultados de Desarrollo” (GpRD), donde una vez acordados los Objetivos de Desarrollo del Milenio (ODM) y definidas algunas de las medidas para financiar el desarrollo, los esfuerzos de la comunidad internacional se han orientado a buscar las claves para ser más eficaces en la provisión de ayuda1 . El concepto de “Resultados de Desarrollo” se refiere a cambios positivos y sostenibles a largo plazo en las condiciones de vida de las personas, que se reflejan en la reducción de la pobreza y en el desarrollo humano sostenido y sostenible, que pueden medirse a través de cambios en indicadores a largo plazo (a nivel global, los ODM). La GpRD es una estrategia de gestión que se centra en el uso de información sobre resultados para mejorar la toma de decisiones. La GpRD incluye el uso de herramientas prácticas para la planificación estratégica, la gestión de riesgos, el monitoreo de progreso y la evaluación de resultados. El programa de resultados tiene sus raíces en los ODM. Cuando la comunidad internacional acordó centrarse en abordar siete aspectos específicos de la pobreza, surgió la pregunta inevitable: ¿Cómo sabremos si hemos tenido éxito? 1 La referencia fundamental para la agenda internacional de eficacia de la ayuda está en la Declaración de París, firmada en 2005 por más de 90 países entre donantes y socios, además de organismos y fondos multilaterales e instituciones financieras. Esta declaración sentó los principios básicos para una mayor eficacia de la ayuda: apropiación, alineamiento, armonización, gestión para resultados de desarrollo y mutua rendición de cuentas.
  10. 10. SUBSECRETARIA DE ESTADO DE INDUSTRIA PROGRAMA INCUBADORAS DE EMPRESAS Página10 Dado que el mundo está a la mitad de la meta de la fecha establecida para cumplir los ODM, surgen las siguientes preguntas: ¿Se están logrando avances?; ¿Se están alcanzando los resultados en los países y los donantes?; ¿Puede la ayuda extranjera cumplir con su cometido?; y ¿Están los gobiernos respondiendo a las prioridades de sus ciudadanos y demostrando cómo están gastando sus contribuciones tributarias? La necesidad de mayor eficacia y rendición de cuentas de la gestión para resultados de desarrollo está cambiando la manera en cómo los países socios y los organismos de desarrollo colaboran. Los ciudadanos, tanto en los países socios como en los de los donantes, están exigiendo un mejor desempeño de las intervenciones de desarrollo. El Enfoque de GpRD se basa en las teorías del cambio en el desarrollo y la gestión del cambio. Está centrada en los conceptos de2 : Concentración en las metas: El establecimiento de metas claras y resultados proporciona metas para el cambio y oportunidades para evaluar si los cambios se han dado. Causalidad (o “cadena de resultados”): Diversos insumos y actividades conducen lógicamente a productos, resultados e impactos. El mejoramiento continúo: La medición periódica de los resultados proporciona la base para ajustes (cambio táctico y estratégico) para mantener los programas al día y para maximizar sus resultados. Respecto de lo que se entiende como un Sistema de M&E, puede tomarse como referencia la definición planteada por la OECD, que señala lo siguiente:  Conjunto de actores y procedimientos para el análisis sistemático de las variables y procesos claves en un período de tiempo y espacio, determinando los cambios como resultado de la aplicación de una estrategia para el logro de objetivos propuestos. Un Sistema de M&E implica realizar cuatro tareas básicas: - Medir y analizar la sustentabilidad/sostenibilidad de la estrategia y sus resultados. - Monitorear la implementación de la estrategia. - Evaluar los resultados e impactos de la estrategia. - Elaborar informes y diseminar los hallazgos de estas actividades. Desde el Enfoque de GpRD, se requiere desarrollar Sistemas de M&E basados en Resultados, cuyos principios fundamentales son los siguientes:  Gestión en función de los resultados, no por medio de los resultados. La gestión en función de los resultados mira hacia adelante, centrándose en lo que hay que lograr utilizando la información sobre los progresos inteligentemente para evaluar lo que puede hacerse para lograr los resultados. La gestión por medio de los resultados mira hacia atrás, recompensa la actuación del pasado sin analizar necesariamente los factores determinantes del rendimiento.  Mantener el sistema de presentación de informes de los resultados tan simples, eficaces en función de los costos y fáciles de utilizar como sea posible. En consecuencia, los sistemas necesitan en la mayor medida posible: armonizarse para reducir al mínimo los costos de transacción y facilitar análisis comparativos; basarse en los sistemas institucionales para apoyar la creación de capacidades; y promover el aprendizaje así como la rendición de cuentas.  En todas las fases centrar la atención en los resultados. No centrarse solamente en los recursos, las actividades y los productos, ya que éstos son una vía necesaria para alcanzar los resultados y los efectos.  Ajustar la programación, el monitoreo y la evaluación, teniendo en cuenta los resultados esperados que se han acordado. 2 Fuente: Documento Temático de Monitoreo y Evaluación: Tercera Mesa Redonda Internacional sobre GpRD, Vietnam, 2007.
  11. 11. SUBSECRETARIA DE ESTADO DE INDUSTRIA PROGRAMA INCUBADORAS DE EMPRESAS Página11 La programación debe apoyar directamente objetivos superiores, definidos en función de problemáticas que afectan a las personas, familias o comunidades que se buscan resolver mediante las intervenciones. Asimismo, para construir un Sistema de M&E basado en Resultados (SMER), se recomienda seguir los denominados “10 pasos”3 , a saber: 1. Conducir un diagnóstico para determinar las necesidades 2. Acordar los aspectos que se monitorearán y evaluarán 3. Selección de indicadores clave para monitorear los resultados 4. Construcción de línea de base - Dónde estamos hoy? 5. Planeación para el mejoramiento - Selección de metas de resultado 6. Monitoreo de resultados 7. Determinación del papel de la evaluación 8. Reporte de los hallazgos 9. Uso de los hallazgos 10. Sostenibilidad del Sistema al interior de las instituciones Estos 10 pasos en la construcción de un SMER pueden visualizarse en el siguiente esquema, aplicado sobre la estructura de una Matriz de Marco Lógico: Los sistemas de M&E basados en resultados o SMER se han convertido en un fenómeno global en la medida en que financiadores nacionales e internacionales involucrados en procesos de desarrollo tienen que responder, cada vez con mayor precisión, a las solicitudes de cuentas claras, transparencia y resultados por parte de los gobiernos y las organizaciones. Instituciones multilaterales de desarrollo, gobiernos donantes, parlamentarios, representantes del sector privado, ONGs, organizaciones ciudadanas y la misma sociedad civil, demuestran cada vez mayor interés en los resultados tangibles. El apoyo financiero y político a los gobiernos y sus programas, está cada vez más relacionado con la capacidad de los mismos para implementar intervenciones adecuadas, demostrar efectividad en el uso de los recursos y lograr resultados verificables. Los SMER son una poderosa herramienta de administración que puede ser usada para mejorar la capacidad de los gobiernos y las organizaciones en el logro de resultados. Así como se necesita 3 Sistema de M&E basado en Resultados – SMER (Ref: BM. Ten steps to a Results Based Monitoring and Evaluation System). FIN / IMPACTO PROPÓSITO / EFECTO PRODUCTOS ACTIVIDADES Fases SMER 1 Diagnóstico 2 Resultados esperados 3 Indicadores 4 Línea de Base 5 Metas6 Monitoreo de Resultados 7 Evaluación 8 Reporte de Hallazgos 9 Utilización de Hallazgos 10 Sostenibilidad del sistema
  12. 12. SUBSECRETARIA DE ESTADO DE INDUSTRIA PROGRAMA INCUBADORAS DE EMPRESAS Página12 asistencia financiera, recursos humanos y sistemas de contabilidad, también se necesitan sistemas de M&E basados en resultados. En tal sentido, la medición de resultados es útil porque:  Si no se determinan los resultados de las intervenciones, no es posible determinar el éxito o fracaso de las estrategias implementadas.  Si se logra demostrar resultados, se obtendrá reconocimiento público.  Si no se puede ver el éxito, no habrá recompensa por él.  Si no pueden reconocer los errores y fracasos, tampoco podrán corregirse en lo inmediato y en futuras intervenciones.  Si no se pueden ver el éxito, así como los errores y fracasos, no podrá aprenderse de los mismos. Los sistemas de M&E basados en resultados proporcionan retroalimentación sobre los resultados y metas de las acciones planteadas, contribuyendo a responder preguntas como:  ¿Cuáles son las metas de la intervención?  ¿Han sido alcanzadas?  ¿Cómo puede probarse ese logro? En el marco de los sistemas de M&E basados en resultados, al momento de definir que se entiende por Monitoreo y Evaluación, puede plantearse lo siguiente:  El monitoreo es una actividad continua que usa la recolección sistemática de datos sobre indicadores específicos, para guiar a los directores, financiadores e implementadores de estrategias de desarrollo con información sobre las dimensiones del progreso en la consecución de objetivos y la utilización de los fondos destinados.  La evaluación es el diagnóstico sistemático y objetivo de un programa, proyecto o política finalizada o en curso, que incluye el análisis de aspectos como el diseño, la implementación y los resultados obtenidos. Su objetivo es determinar la relevancia y cumplimiento de los objetivos planteados, la eficiencia de la implementación, su efectividad, impacto y sostenibilidad. Una evaluación debe proporcionar información confiable y útil, permitiendo la incorporación de lecciones aprendidas en el proceso de toma de decisiones de donantes y recipientes de donaciones. En los sistemas de M&E basados en resultados, se reconocen los roles complementarios del Monitoreo y la Evaluación en los siguientes términos: Monitoreo Evaluación Clarifica los objetivos del proyecto o programa. Relaciona las actividades y sus recursos con los objetivos. Traduce los objetivos en indicadores de desempeño y establece metas específicas. Establece una rutina de recolección de datos basada en estos indicadores y compara los resultados actuales con las metas establecidas. Reporta los progresos a los coordinadores y personas a cargo, y los alerta sobre los problemas que se van presentando. Analiza las razones por la que los resultados planeados fueron o no alcanzados. Diagnostica las contribuciones específicas de las actividades a los resultados. Examina el proceso de evaluación. Explora los resultados no esperados. Proporciona lecciones, resultados significativos obtenidos y potencialidades del programa, y ofrece recomendaciones para su mejoramiento. Tomando como referencia el Enfoque de Marco Lógico y particularmente, la Matriz de Marco Lógico (MML) como herramienta básica de diseño de los proyectos o programas, un sistema de M&E basado en resultados de las intervenciones a desarrollar debe ser capaz de responder a preguntas clave, también denominadas “preguntas de desempeño” referidas a la jerarquía de objetivos establecida en la MML: Actividades y Productos (o Componentes), Propósito (o Resultado) y Fin (o Efecto/Impacto).
  13. 13. SUBSECRETARIA DE ESTADO DE INDUSTRIA PROGRAMA INCUBADORAS DE EMPRESAS Página13 Al respecto, las preguntas básicas de desempeño para cada nivel de la jerarquía de objetivos establecida en la MML, que un sistema de M&E basado en resultados debe ser capaz de responder, son las siguientes:  Actividades: ¿Qué hemos hecho en realidad?  Productos: ¿Qué hemos producido como consecuencia de las actividades del proyecto (por ejemplo, número de personas capacitadas)?  Resultado (Propósito): ¿Qué se ha conseguido como resultado de la utilización de los productos (por ejemplo, medida en que las personas capacitadas utilizan efectivamente las nuevas técnicas)?  Efecto/Impacto (Fin): ¿Qué se ha obtenido como consecuencia del resultado (por ejemplo, hasta qué punto las ONG o Municipios son más eficaces)? ¿Qué contribución se está efectuando al logro de la meta? ¿Hay algún efecto/impacto positivo o negativo no previsto?  Lecciones: ¿Qué se ha aprendido del proyecto que pueda contribuir a la mejora de la ejecución o a la generación de nuevas iniciativas? Ahora bien, cuando se construyen sistemas de M&E, incluso si están basados en resultados, habitualmente se enfrentan las siguientes dificultades:  Suele ser imprecisa la comprensión de lo que se espera como efecto o impacto de la intervención, es decir, los efectos directos e indirectos producidos por las acciones realizadas, o para los cuales éstas han contribuido. Así, se hace más difícil explicitar las transformaciones más amplias y/o duraderas que se desean obtener y, en consecuencia, identificar los cambios relevantes producidos en el ámbito de la intervención.  Suele haber una tensión entre quienes ejecutan las acciones o responden por las actividades de coordinación, articulación y supervisión de los ejecutores; y quienes observan o supervisan el desarrollo de estas mismas acciones y sus efectos. En dicha tensión está presente, entre otros factores, el temor al uso indebido de las informaciones producidas en un proceso de esta naturaleza.  Existe un delicado balance entre los beneficios y los costos de los sistemas de M&E, especialmente cuando los ejecutores no tienen presente los aprendizajes que resultan del trabajo de M&E y tienden a fijarse más en los gastos involucrados en el diseño e implementación de sistemas (muchas veces muy complejos) y menos en los logros a mediano y largo plazo.  En general, muchas de las dificultades encontradas en el diseño e implementación de sistemas de M&E se originan en la ausencia o debilidad de una cultura institucional abierta a la reflexión. En este sentido, la influencia de estructuras jerárquicas muy rígidas, centralizadas o fragmentadas, así como la inexistencia de mecanismos de comunicación y retroalimentación son algunos de los factores que contribuyen a hacer más difíciles y menos efectivas las prácticas de monitoreo y evaluación orientadas hacia la gestión por resultados, el aprendizaje y la gestión del conocimiento. De todos modos, la necesidad de contar con sistemas de M&E basados en resultados responde al hecho esencial de que la eficiencia y eficacia de las intervenciones son fundamentales para asegurar la legitimidad social, técnica y política de los proyectos y programas. Ello implica que dichos sistemas llegaron para quedarse y el desafío es que su diseño e implementación se hagan de manera costo- efectiva, asegurando su validación como herramientas de apoyo a la gestión por resultados de las intervenciones. El SM&E del PIEMIC está basado en el Enfoque de GpRD y por tanto, es un Sistema de M&E basado en Resultados. En tal sentido, el monitoreo y la evaluación que se desarrollarán dentro del SM&E PIEMIC serán altamente dependientes y de carácter integrado, considerando que el monitoreo debe y puede ser evaluativo, además de descriptivo. Para estos efectos, se medirán los aspectos cualitativos junto a los cuantitativos, como indicadores complementarios, tanto en el monitoreo como en la evaluación. El SM&E PIEMIC apuntará a su apropiación y sostenibilidad institucional a nivel de las Entidades Territoriales y los Organismos Públicos de alcance nacional, instalándose como un sistema que opere de abajo hacia arriba y de arriba para abajo respecto de las intervenciones en cada territorio, buscando desarrollar capacidades en las instancias y equipos ejecutores. Está orientado hacia la medición del logro de resultados y efectos en los destinatarios de cada territorio, desarrollando mecanismos integrados de M&E que se instalen en las entidades y equipos ejecutores, fortaleciendo sus capacidades en la materia.
  14. 14. SUBSECRETARIA DE ESTADO DE INDUSTRIA PROGRAMA INCUBADORAS DE EMPRESAS Página14 Con relación a los puntos mencionados precedentemente, es de vital importancia que los involucrados en el manejo del Sistema de Monitoreo y Evaluación del PIE - MIC, unifiquen criterios y conceptos aplicados al mismo, a los efectos de minimizar desvíos y errores de interpretación durante el proceso de captación, procesamiento y elaboración de los informes relacionados al sistema. Monitoreo En términos del SM&E PIE - MIC, el Monitoreo es entendido como un instrumento de gestión enfocado en la utilización de información pertinente y oportuna para apoyar la gerencia (o coordinación) comprometida con la generación de resultados, a nivel del Programa propiamente dicho y los Emprendimientos Productivos financiados por el Programa y de la Estrategia de Intervención Territorial en su conjunto. Para ello, busca informar y describir el desempeño y avance de los resultados y actividades para corregir o rediseñar las relaciones entre actividades y productos. Se desarrolla como un proceso de acompañamiento continuo de la ejecución del Programa y los Emprendimientos Productivos, para garantizar el cumplimiento de las relaciones insumo-producto expresadas en los POAs respectivos a nivel territorial. Opera como un procedimiento sistemático para comprobar la eficiencia y eficacia del proceso de ejecución de cada Emprendimiento Productivo y de la Estrategia de Intervención Territorial del Programa en su conjunto, identificando logros, debilidades y aprendizajes, así como recomendando medidas correctivas para optimizar los resultados deseados. De este modo, el Monitoreo como procedimiento sistemático hace posible: - Determinar el progreso en la ejecución de cada Emprendimiento Productivo y de la Estrategia de Intervención Territorial del Programa en su conjunto. - Retroalimentar y comunicar a los actores involucrados sobre el progreso de los resultados esperados a nivel de cada Emprendimiento Productivo y de la Estrategia de Intervención Territorial del Programa en su conjunto. Recomendar acciones correctivas a problemas que afectan a cada Emprendimiento Productivo y de la Estrategia de Intervención Territorial del Programa en su conjunto, para mejorar su desempeño e incrementar la probabilidad de éxito de las intervenciones. Evaluación Es un proceso sistemático, metódico y neutral que hace posible el conocimiento de los resultados y efectos de cada Emprendimiento Productivo y de la Estrategia de Intervención Territorial del Programa en su conjunto, relacionándolos con las metas propuestas y los recursos movilizados. En el marco del Sistema de Monitoreo y Evaluación del Emprendimiento Productivo y de la Estrategia de Intervención Territorial del Programa en su conjunto presenta las siguientes características: - Interpreta y concluye sobre la calidad de productos y resultados, niveles de efecto y pertinencia de las metodologías de intervención para cada Emprendimiento Productivo y de la Estrategia de Intervención Territorial del Programa en su conjunto. - Complementariamente al Monitoreo, también es un proceso continuo, pero aplicado a nivel de resultados y efectos de cada Emprendimiento Productivo y de la Estrategia de Intervención Territorial del Programa en su conjunto. Tanto el Monitoreo como la Evaluación son procesos complementarios que se integran de manera que el diseño y la gestión de cada Emprendimiento Productivo y de la Estrategia de Intervención Territorial del Programa en su conjunto, se pueda ir ajustando para asegurar el logro de los resultados y efectos a nivel de las personas, familias, comunidades e instituciones. Planificación y Planificación Participativa La planificación es el proceso de recolección, análisis y presentación de datos e información para hacer planes. Dichos planes especifican los objetivos concretos que se esperan lograr por medio de una serie de actividades que se realizan en el tiempo, con la aplicación de diversos tipos de recursos. En cuanto a la Planificación Participativa, lo fundamental es que el proceso sea decidido, desarrollado, ejecutado, y controlado por los mismos grupos interesados con la finalidad de fomentar la
  15. 15. SUBSECRETARIA DE ESTADO DE INDUSTRIA PROGRAMA INCUBADORAS DE EMPRESAS Página15 autodeterminación y autogestión de la comunidad, las familias y/o organizaciones. El planificador, tomador de decisiones, o técnico es el facilitador de este proceso. Las experiencias en los últimos 20 años han mostrado que las ofertas técnicas promovidas, basadas en los análisis técnicos que no incorporan a la población, no han sido apropiadas para los problemas reales de los grupos metas. Las políticas y la definición de medidas de intervención se deben basar en las necesidades y capacidades reales de dichos grupos. Por lo tanto, se requiere de un mayor involucramiento por parte de la población meta en la definición y análisis de los problemas, en las posibles soluciones y en las decisiones finales respecto de qué medidas se deben tomar para mejorar la situación. Se puede lograr la planificación participativa siguiendo un proceso que incorpore las siguientes actividades: • Recolección de información; • Identificación y análisis de problemas; • Identificación de soluciones; • Formulación de medidas de apoyo o planificación; • Monitoreo y evaluación de la efectividad de las medidas. Fuente: http://www.rlc.fao.org/proyecto/gcp/rla/126/jpn/Keikaku/Keikaku7/cartcir7.htm Plan de Negocio Aprobado e Implementado Un Plan de Acción Concertado consiste en un acuerdo elaborado mediante diferentes mecanismos de participación, entre la organización social organizaciones sociales y el MIC que ofrecen servicios de apoyo, plasmado en un documento en el cual tanto oferentes como demandantes de los bienes y servicios públicos y privados se comprometen a desarrollar acciones orientadas al logro de objetivos comunes establecidos conjuntamente. Es un mecanismo para orientar los servicios públicos y privados hacia las demandas públicas. Plan de Incubación Falta definir claramente Plataforma de Monitoreo y Evaluación La Plataforma es una herramienta desarrollada para apoyar la Gestión por Resultados del PIE – MIC en base a la ejecución de los Emprendimiento Productivo y de la Estrategia de Intervención Territorial del Programa en su conjunto. Como herramienta de apoyo, la Plataforma está destinada a facilitar el trabajo de M&E por parte de los actores e instancias involucradas, así como mejorar la rendición de cuentas de los procesos. Esta herramienta permitirá desarrollar el monitoreo y evaluación de los Emprendimiento Productivo y de la Estrategia de Intervención Territorial del Programa en su conjunto, en términos programáticos respecto del avance de las actividades y resultados, junto al logro de efectos e impactos (a futuro); y financieros en relación al gasto y la ejecución presupuestaria en forma periódica. La Plataforma puede ser desarrollada participativamente con los equipos técnicos del Programa ser validada por éstos, ajustándose periódicamente a los requerimientos que vayan surgiendo durante su utilización. Se puede desarrollar el formato cliente-servidor, donde los clientes son los equipos de Emprendimiento Productivo y de la Estrategia de Intervención Territorial del Programa en su conjunto, que se conectan al servidor para programar, monitorear y consultar los ML y POA y por otro lado, el servidor que permite el acceso de los usuarios a agregar, modificar y leer datos. Esta Plataforma puede utilizar la base de datos relacional SQL Server 2003 y el lenguaje de programación utilizado es ASP.
  16. 16. SUBSECRETARIA DE ESTADO DE INDUSTRIA PROGRAMA INCUBADORAS DE EMPRESAS Página16 La Plataforma puede y debe considerar distintos niveles de usuarios y administradores al interior de la comunidad de ejecutores y actores involucrados en el PIE - MIC. Los usuarios están divididos por perfiles que les permiten acceder a una sección según los permisos establecidos para cada uno. Marco Lógico El Marco Lógico puede definirse sintéticamente como una matriz de planificación que incluye los aspectos básicos de un proyecto institucional, de una política, un plan, un programa o un proyecto de intervención puntual. Es un instrumento básico que facilita el diseño, la ejecución, el seguimiento y la evaluación de las acciones en cualquiera de los niveles mencionados. La matriz de Marco Lógico combina una serie ordenada de informaciones, medios de verificación, indicadores, datos y supuestos, combinada con la descripción de fines, propósitos y actividades. Indicadores No existe una definición oficial por parte de algún organismo nacional o internacional, sólo algunas referencias que los describen como: “Herramientas para clarificar y definir, de forma más precisa, objetivos e impactos. Son medidas verificables de cambio o resultado diseñadas para contar con un estándar contra el cual evaluar, estimar o demostrar el progreso con respecto a metas establecidas. Una de las definiciones más utilizadas por diferentes organismos y autores es la que Bauer dio en 1966: “Los indicadores sociales son estadísticas, serie estadística o cualquier forma de indicación que nos facilita estudiar dónde estamos y hacia dónde nos dirigimos con respecto a determinados objetivos y metas, así como evaluar programas específicos y determinar su impacto”. Los indicadores son elementales para evaluar, dar seguimiento y predecir tendencias de la situación de un país, un estado, una región o un territorio, en lo referente a su economía, sociedad, desarrollo humano, etc., así como para valorar el desempeño institucional encaminado a lograr las metas y objetivos fijados en cada uno de los ámbitos de acción de los proyectos o programas de gobierno. Fuente: http://www.inegi.org.mx/inegi/contenidos/espanol/prensa/contenidos/articulos/economicas/i ndicadores.pdf Plan Operativo anual Es un documento en el cual una organización o institución establecen los objetivos que desean alcanzar y los pasos a seguir para poder cumplirlos El Plan Operativo Anual es un plan de acción concreto de corto plazo, que emerge del plan de largo plazo, y contiene los elementos (objetivo, estrategia, meta y acción) que permiten la asignación de recursos humanos y materiales a las acciones que harán posible el cumplimiento de las metas y objetivos de un proyecto específico. Los planes operativos anuales se confeccionan en términos de unidades físicas de producto final o volumen de trabajo. Calculando los costos sobre los resultados esperados y distribuyendo los recursos financieros necesarios por partidas, según el objeto del gasto (clasificación contable), para solventar los costos a través de un presupuesto.
  17. 17. SUBSECRETARIA DE ESTADO DE INDUSTRIA PROGRAMA INCUBADORAS DE EMPRESAS Página17 Los costos acumulados de cada actividad darán como resultado el costo total de cada proyecto, así como el costo total de cada producto o resultado esperado; proporcionando con esta valoración los elementos necesarios para la toma de decisiones respecto de la distribución de recursos que realizan los niveles técnicos y administrativos de decisión, ya que se conoce la magnitud de las erogaciones presupuestarias en todos y cada uno de los niveles, así como de las unidades a las que se destinan los recursos. Fuente: http://www2.uacj.mx/transparencia/Plan/documentos/9_III_Documentos_Programaci%C3 %B3n/1_Que_es_el_POA.pdf 3. OPERATIVIZACIÓN DEL SISTEMA DE MONITOREO Y EVALUACIÓIN DEL PROGRAMA “Este apartado se debe definir de manera coordinada con las diferentes coordinaciones y teniendo como base el marco conceptual del SM&E propuesto para el efecto”. 4. ANEXOS DEL MANUAL DE MONITOREO Y EVALUACIÓN DEL PROGRAMA DE INCUBADORA DE EMPRESAS a. Anexo 1 - Instrumentos del Sistema de Monitoreo y Evaluación del Programa de Incubadora de Empresas FORMULARIO Nº 001 / 12
  18. 18. SUBSECRETARIA DE ESTADO DE INDUSTRIA PROGRAMA INCUBADORAS DE EMPRESAS Página18 FORMULARIO INICIAL DE LISTADO DE BENEFICIADOS POR EMPRENDIMIENTO PRODUCTIVO Nombre del grupo: Fecha de conformación: Nombre del emprendimiento productivo: Ítem Nombre y Apellido Nª de Cédula de Identidad Localidad Forma de Contacto FORMULARIO n° 002 / 12 FORMULARIO TÉCNICO DE REGISTRO DE ENTREVISTAS Información confidencial, solo para uso interno del Programa Fecha: 1. Datos básicos del emprendimiento 1.1. Nombre del emprendimiento productivo: 1.2. Representante legal: 1.3. Contacto (nombre y cargo): 1.4. Municipio: 1.5. Departamento: 1.6. Dirección: 1.7. Dirección correspondencia: 1.8. Teléfono 1: 1.9. Teléfono 2: 1.10. Fax: 1.11. Correos electrónicos: 2. Datos técnicos del emprendimiento 2.1. ¿La empresa está constituida legalmente?. Marque Si No (Pase a la pregunta N°2.2.) 2.2. Constitución legal: - Persona Física____ Asociación ____ - Sociedad Anónima ____ ONG ____ - Sociedad Limitada ____ Cooperativa ____ - Comité _____ Empresa unipersonal ____ - Otra ¿Cuál? ____ Fecha de constitución del emprendimiento: ____ / ____ / ____
  19. 19. SUBSECRETARIA DE ESTADO DE INDUSTRIA PROGRAMA INCUBADORAS DE EMPRESAS Página19 2.3. Número de socios / as: ___________ 2.4. Localización de la empresa: Calle (dirección): Compañía: Distrito: Departamento: Croquis de ubicación 2.5. Composición étnica del emprendimiento productivo Grupo Números de socios / as Número de empleados Indígena Rural Urbano Otro. ¿Cúal? _____________ 2.6. Producción del emprendimiento productivo Producto Categoría de producto Etapa de la cadena en la que participa Producción Transformación Comercialización 2.7. Otras informaciones adicionales con referencia al emprendimiento productivo 3. Nombre y cargo de la persona que llenó este formulario: Teléfono: Fax: Dirección: Correo electrónico: Firma: FORMULARIO N° 003 / 12
  20. 20. SUBSECRETARIA DE ESTADO DE INDUSTRIA PROGRAMA INCUBADORAS DE EMPRESAS Página20 FORMULARIO TÉCNICO DE MONITOREO DE EMPRENDIMIENTOS PRODUCTIVOS Fecha: Nombre del Emprendimiento Productivo: Comunidad: Departamento: Fecha de inicio del Emprendimiento con apoyo del MIC: Persona responsable del Emprendimiento: Persona entrevistada: Forma de contacto con la persona entrevistada: 1. Teniendo en cuenta el Plan de Negocio del Emprendimiento visitado consigne lo siguiente: 1.1. ¿Cuenta con la infraestructura establecida en el plan de negocio? SI NO 1.2. ¿En qué estado se encuentra la mencionada infraestructura? EXCELENTE REGULAR DETERIORADO 1.3. ¿La infraestructura es utilizada? SI NO 1.4. ¿El emprendimiento cuenta con todo el equipamiento establecido en el Plan de Negocio? SI NO 1.5. ¿Los equipamientos en qué estado se encuentran? EXCELENTE REGULAR DETERIORADO 1.6. ¿Los equipamientos están siendo utilizados? SI NO 1.7. ¿Al momento de la visita, el emprendimiento cuenta con materia prima para la producción del rubro? SI NO Cantidad aproximada almacenada de materia prima: 2. Teniendo en cuenta el plan de incubación del Emprendimiento Productivo visitado consigne lo siguiente:
  21. 21. SUBSECRETARIA DE ESTADO DE INDUSTRIA PROGRAMA INCUBADORAS DE EMPRESAS Página21 2.1. Aspectos Organizativos: 2.1.1. Consulte al entrevistado o grupo si cuenta con el libro de actas o algún otro soporte físico en donde se consignen las reuniones periódicas del grupo. Si es posible revisar el documento y consignar la frecuencia de reuniones y participación de los socios. 2.1.2. Consigne cual fue la última fecha de reunión del grupo. 2.1.3. ¿El Emprendimiento cuenta con: Reglamento interno Si No Desde cuando Plan Estratégico operativo Si No Desde cuando Organigrama Si No Desde cuando Personería Jurídica Si No Desde cuando 2.2. Aspectos Administrativo – Contable: 2.2.1. ¿El Grupo cuenta con facturas y documentos contables? SI NO 2.2.2. ¿La contabilidad del Emprendimiento se encuentra al día?. Ej: Formulario de IVA presentado de manera mensual. SI NO 2.2.3. El Emprendimiento cuenta con: Inventario de bienes SI NO Desde cuando Plan Financiero SI NO Desde cuando Registros contables SI NO Desde cuando Sistema Contable SI NO Desde cuando 2.3. Aspectos Productivos: 2.3.1. ¿El Emprendimiento se encuentra produciendo con normalidad? SI NO En caso que el emprendimiento no se encuentre produciendo explique por qué. 2.3.2. ¿Qué cantidad de producción mensual tiene el Emprendimiento?. Si es posible detallarlo por cada rubro de producción. 2.3.3. ¿El Emprendimiento cuenta con registro de producción y ventas?. SI NO Desde cuando 2.3.4. ¿El Emprendimiento cuenta reglamento interno y/o manual de funciones del área productiva?
  22. 22. SUBSECRETARIA DE ESTADO DE INDUSTRIA PROGRAMA INCUBADORAS DE EMPRESAS Página22 SI NO Desde cuando 2.3.5. ¿El Emprendimiento tiene forma de controlar la calidad de los productos elaborados? SI NO Si es si la respuesta explique como hace el control de calidad de sus productos. 2.4. Aspectos Comerciales: 2.4.1. ¿Como el Emprendimiento Productivo está encarando la comercialización de sus productos?. Explicación breve del proceso. 3. Apreciaciones Generales: Consulte al entrevistado cuales son las cosas positivas y negativas del Emprendimiento Positivos Negativos 4. Nombre y cargo de la persona que llenó este formulario: 4.1. Teléfono: 4.2. Fax: 4.3. Dirección: 4.4. Correo electrónico: 4.5. Firma:

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