El informe

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Taller de Lectura, Expresión Oral y Escrita II

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El informe

  1. 1. Page  1 El informe - científico, comercial y técnico - Profesora Lilia G. Torres Fernández Noviembre, 2010
  2. 2. Page  2 El informe Es un documento escrito en prosa, cuyo propósito es comunicar información a un superior o a un nivel más alto en una organización. Refiere hechos obtenidos o verificados por el autor. “Aporta los datos necesarios para una cabal comprensión del caso, explica los métodos empleados y propone o recomienda la mejor solución para el hecho tratado”. (Loprote, C. 2010). El informe escrito no es literatura, es meramente un mensaje que requiere de ciertas características
  3. 3. Page  3 • Generalmente es preparado a solicitud de un superior o cliente. • Se desarrolla para la toma de decisiones• Su elaboración se lleva a cabo para cumplir con un propósito específico. • Es una narración factual, no teórica. Se aportan opiniones personales, conclusiones, recomendaciones o solicitudes. Características del informe • Se redacta casi siempre por una persona y en ocasiones por grupos. • Su estructura considera la utilización de cuadros, gráficos, fotografías u otro tipo de material documental que apoye lo informado. • Se debe realizar con una metodología específica, y la información debe expresarse de manera detallada, pertinente y necesaria. • Se utiliza vocabulario y fraseología técnica, de acuerdo al contexto en que se elabore.
  4. 4. Page  4 Conclusión Desarrollo Introducción Estructura básica del informe
  5. 5. Page  5 Introducción Es la parte primera del informe, pero curiosamente es la última enEs la parte primera del informe, pero curiosamente es la última en redactarse, porque en ella se expone:redactarse, porque en ella se expone: •El propósitoEl propósito: es decir, por qué razón se elaboró y se dió esa: es decir, por qué razón se elaboró y se dió esa información.información. •El hechoEl hecho: explica y describe la situación del mismo, puede: explica y describe la situación del mismo, puede considerarse la síntesis de la narración y descripción, según sea elconsiderarse la síntesis de la narración y descripción, según sea el caso.caso. •ImportanciaImportancia: sin exagerar, manifestar la relevancia del asunto.: sin exagerar, manifestar la relevancia del asunto. •MetodologíaMetodología: cuando se narran hechos o situaciones que son: cuando se narran hechos o situaciones que son resultado de investigaciones o averiguaciones, es necesarioresultado de investigaciones o averiguaciones, es necesario mencionar la metodología en que se basó el informe.mencionar la metodología en que se basó el informe. La introducción se redacta con el objetivo de que el lector tome laLa introducción se redacta con el objetivo de que el lector tome la decisión de su utilidad para un propósito definido.decisión de su utilidad para un propósito definido.
  6. 6. Page  6 Se presentan las posibles soluciones del problema, para análisis y discusión. Cada solución es presentada con todos los elementos de juicio posibles para que pueda ser evaluada. Esta evaluación servirá para aceptar o rechazar la propuesa del autor. Se presentan las posibles soluciones del problema, para análisis y discusión. Cada solución es presentada con todos los elementos de juicio posibles para que pueda ser evaluada. Esta evaluación servirá para aceptar o rechazar la propuesa del autor. Desarrollo o cuerpo Análisis y discusión:Solución Causa o razón Demostración (datos) Si existe más de una alternativa, éstas se presentarán una por una.
  7. 7. Page  7 Ninguna conclusión debe ofrecerse sin apoyo específico en el cuerpo del informe. Se recomienda hacer propuestas o aconsejar la decisión que se considere más conveniente o realizar la petición que corresponda. Se reafirma la postura inicial expresada por el informante. Conclusión Como se observa el informe lleva una secuencia lógica y coherente de ideas. La recomendación debe satisfacer tres requisitos: qué debe hacerse; quién debe hacerlo y cuándo debe ser hecho.
  8. 8. Page  8 Recomendaciones El empleo de tablas y gráficos es indistinto, pero se deben tomar enEl empleo de tablas y gráficos es indistinto, pero se deben tomar en cuenta dos reglas:cuenta dos reglas: •Que el texto pueda leerse y entenderse independientemente de lasQue el texto pueda leerse y entenderse independientemente de las tablas y gráficos.tablas y gráficos. •En caso de que las tablas y gráficos sean un complementoEn caso de que las tablas y gráficos sean un complemento indispensable de la información expuesta, éstos sólo expresaránindispensable de la información expuesta, éstos sólo expresarán las ideas principales de manera resumida y se colocarán enseguida,las ideas principales de manera resumida y se colocarán enseguida, ya sea antes o después de la idea que ilustran.ya sea antes o después de la idea que ilustran. •En el caso de que las tablas y gráficos no se incluyan en el textoEn el caso de que las tablas y gráficos no se incluyan en el texto del informe, irán anexos al mismo según el orden en que fuerondel informe, irán anexos al mismo según el orden en que fueron mencionados.mencionados.
  9. 9. Page  9 Ejemplo de informe organizado de acuerdo al modelo de estructura básica, según Laprote, C. (2010). Introducción Propósito: La delegación X ha venido dictando hasta el presente sus cursos de capacitación en un salón del edificio administrativo. Este local resulta en la actualidad inadecuado para esas tareas y, a criterio del suscripto, debe ser reemplazado para el año próximo, a más tardar, por otro de mejores condiciones ambientales y específicas. Hecho: En efecto, el salón resulta insuficiente para el número promedio de 15 alumnos por seminario, ya que su superficie de 20 mts cuadrados dista bastante del ideal de 35 mts; aconsejado por las normas de arquitectura educacional.
  10. 10. Page  10 Por otra parte, la mala orientación del aula no permite recibir la luz natural en horas del día y debe recurrirse en todo momento a la artificial, Este hecho repercute además en las condiciones de humedad del local, que en la práctica es inhóspito y hasta insalubre. Importancia: La sustitución de esta aula por otra de mejores condiciones de espacio y salubridad resulta así urgente, para obtener un mejor rendimiento del trabajo de capacitación, más saludables condiciones higiénicas, mejor disposición psicológica de los asistentes y un adecuado ambiente de relaciones humanas, aparte de un perfeccionamiento de la imagen interna y externa de la compañía. Metodología: En procura de una solución conveniente para este problema, se han realizado consultas con arquitectos especializados, cuestionarios verbales e informales a los asistentes, consultas con personal superior del área administrativa y averiguaciones confidenciales externas en materia de locales.
  11. 11. Page  11 CUERPO O DESARROLLO Solución 1: La posibilidad de adaptar y habilitar un local en el edificio existente se presenta como posible, pero desaconsejable, porque restaría espacio a las ya menguadas oficinas administrativas, cuyo personal se ha incrementado de 120 a 180 personas en los dos últimos años. Asimismo, consultada la gerencia respectiva se ha manifestado verbalmente contraria a este criterio, pues está a punto de gestionar la liberación del espacio ocupado en capacitación. Por otra parte, para esta alternativa se ha calculado una erogación del orden de los $17.500.000, en trabajos de albañilería, carpintería, equipo de aire acondicionado e instalaciones didácticas adicionales.
  12. 12. Page  12 Solución 2: La segunda alternativa consistiría en construir un pabellón especial dentro del terreno propio de la compañía, con lo cual se resolvería el problema por muchos años y daría a la empresa mayor capacidad e independencia operativa. Asimismo, el nuevo pabellón podría proyectarse con los locales anexos necesarios, como ser una biblioteca de consulta, depósito de material didáctico (audiovisual, sonoro, gráfico e impreso), oficina especial para impresión de manuales y apunte, pequeña cocina y dependencias sanitarias propias. Una estimación primaria y presuntiva de la inversión necesaria para la construcción y habilitación del local, incluidas las facilidades didácticas a precios actuales, asciende a la suma aproximada de,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, El tiempo probable demandado por el proyecto, la construcción y habilitación es de un año como mínimo y un año y medio como máximo, a partir del momento en que se ordene la ejecución.
  13. 13. Page  13 Solución 3: La tercera posibilidad consistiría en alquilar un local en la ciudad de ……. Distante a 4 km de la planta, por un lapso no menor de cuatro años, para lo cual ya sean efectuado algunas averiguaciones reservadas de sondeo previo. Se encuentra disponible para alquilar una casa de 160 mt2 con cuatro habitaciones, baño, cocina y patio, ubicada en …………………………. Que con una inversión inicial y máxima de $............ para cubrir gastos de refección parcial, pintura, carpintería, alfombras, mejoras de iluminación y equipo de aire acondicionado, se encontraría en condiciones de funcionar dentro de tres meses a partir de la contratación pertinente. Su propietario, el Sr…………… pretende alquiler inicial de ………………………… mensuales, ajustables cada seis meses con una tasa fija del 30%. Otro local disponible es el salón biblioteca del tradicional Club Social de dicha ciudad, sitio ………………………………. Con una superficie de 8 x 10 mts, con sillones, sillas, mesas y demás instalaciones de primera categoría.
  14. 14. Page  14 La actual comisión directiva está dispuesta a alquilar ese salón por la suma mensual fija e inamovible de $................... hasta diciembre de …………. Fecha en que termina su mandato institucional. El local sería utilizado por nuestra empresa de lunes a viernes, quedando los sábados y domingos libres, para uso de actos sociales del mencionado Club Social. En este supuesto, las condiciones de intimidad y reserva no podrían cubrirse en su totalidad en las tareas de capacitación, por tener que compartir las instalaciones dos días a la semana.
  15. 15. Page  15 CONCLUSION Conclusiones o posición: En razón de lo expuesto, el suscripto estima que las actuales condiciones del local existente, en el edificio administrativo lo tornan irremisiblemente inadecuado y falto de higiene, y que por consiguiente, su reemplazo es urgente. Dado el tiempo que demandaría cualquiera de las alternativas propuestas, el suscripto estima que debería tomarse una decisión en el menor plazo posible, pero no posterior a ………………………. Recomendación De las tres alternativas expuestas, el suscripto considera aconsejable lo siguiente: Contratar en alquiler por un plazo de cuatro año, a razón de $ mensuales, ajustable semestralmente a razón de un 30% por semestre, el edificio de …………………………….. y disponer una inversión adicional, por única vez de $................... para poner en condiciones de funcionamiento dicho inmueble. Iniciar el estudio definitivo para la construcción entretanto de un pabellón de capacitación en terrenos de la empresa.
  16. 16. Page  16 ESQUEMA O GUÍA DEL INFORME, recomendado por Carlos Laprote (2010) Introducción Necesidad de sustituir el actual local Insuficiente espacio Malas condiciones de Salubridad e higiene Ventajas del cambio Resultado de estudios previos e informarles II. Cuerpo o desarrollo Imposibilidad de adaptar otro local del edificio. Falta de espacio Costo estimado Construcción de un pabellón propio. Ventajas notorias Inversión estimada Tiempo necesario. Alquiler de un edificio o local apropiado Casa disponible en ,,,,,,,, Salón biblioteca del …………………… III. Conclusión Conclusión o posición: Imposibilidad de continuar con el local existente. Decisión antes del …………………. Recomendación Alquilar el edificio de …………………………… Iniciar el estudio definitivo de construcción de un pabellón propio. Ideas de apoyo Ideas principales Partes del informe
  17. 17. Page  17 Referencia: Laprote, C. (2010). El informe. Revista digital Marketing Interamericano. Recuperado el 8 de Noviembre de 2010, de: http://www.leopoldobarrionuevo.com/EdicionesAnteriores/Segunda Edici%C3%B3n/ElInforme/tabid/119/Default.aspx Presentación desarrollada por la Profesora Lilia G. Torres Fernández.

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