1. REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
CAMPUS – BARBULA
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE INFORMACION
PARA LA UNIDAD DE ALMACÉN Y SUMINISTRO DE
LA CONTRALORÍA DEL ESTADO ARAGUA.
Integrantes:
Abog. Mereira Perdomo
Abog. Editsell Diaz
Abog. Linda Rassmann
Abog. Zeyda Padilla
Prof. Benito Hamidian
Maracay, Agosto 2012

2. INTRODUCCIÓN.
La mejora de procesos significa que todos los integrantes de la
organización deben esforzarse en hacer las cosas siempre bien. Para
conseguirlo, una empresa requiere personas responsables de los procesos,
documentación, requisitos definidos del proveedor, requisitos y necesidades de
los clientes internos bien definidos, requisitos, expectativas y establecimiento
del grado de satisfacción de los clientes externos, indicadores, criterios de
medición y herramientas de mejora estadística.
Un elemento esencial en todo esto, lo constituyen los equipos de mejora
y rediseño de procesos gerenciales o administrativos. Por su naturaleza de
soporte de otros procesos productivos de las organizaciones por lo general no
se le presta la atención debida en lo que corresponde al incremento de la
eficiencia, la simplificación, racionalización y la oportunidad de ocurrencia.
La reingeniería organizacional según la definición dada por sus principales
proponentes, consiste en “la revisión fundamental y el rediseño radical de los
procesos y la estructura organizacional para alcanzar mejoras espectaculares
en las medidas claves del desempeño de la organización, tales como calidad,
costos, servicio y rapidez”.
Pero reingeniería organizacional no es hacer mejor lo que esta haciendo,
ni reorganizar, ni redistribuir funciones, ni automatizar, ni reestructurar, ni
reducir, ni mucho menos despedir gente. Se trata pues de replantear
totalmente la forma como se viene manejando la empresa, cambiando desde
los principios en los cuales basa la organización del trabajo hasta las
herramientas para la ejecución de las tareas, pasando por la preparación de los
empleados para este cambio.

3. Análisis de la Organización
La Contraloría del Estado Aragua es un Organismo Público Estadal, con
competencia expresa para ejercer funciones de Vigilancia, Control y
Fiscalización de los Ingresos, Gastos y Bienes Públicos Estadales, sin perjuicio
de las facultades que corresponda a la Contraloría General de la República,
como Órgano Rector del Sistema Nacional de Control Fiscal. Es un órgano
autónomo de la administración pública estadal que goza de autonomía
orgánica, funcional y administrativa, de conformidad con lo establecido en el
artículo 163 de la Constitución Nacional.
La Contraloría posee de conformidad con el artículo 25 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal, capacidad financiera e independencia presupuestaria,
De conformidad con lo establecido en la Ley de Contraloría del Estado
Aragua, en sus artículos 7 y 71, están sujetos a su control, vigilancia y
fiscalización los siguientes organismos, entidades y personas.
• Todas las Dependencias del Ejecutivo Regional
• Los Institutos y Servicios Autónomos Estadales.
• Las Sociedades y demás Personas Jurídicas, en las cuales el Estado
tenga Participación Patrimonial
• Las Fundaciones y Otros Entes Estadales
• Las Personas Naturales o Jurídicas:
A.- Que contraten, negocien o celebren operaciones con el Estado.
B.- Que administren, manejen o custodien fondos públicos.
C.- Que reciban aportes, subsidios u otras transferencias del Estado.

4. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
MISIÓN
La Contraloría del Estado Aragua, tiene por cometido cumplir las atribuciones
del marco constitucional, las leyes y normas que rigen su funcionamiento para
ejercer el control, la vigilancia y la fiscalización de los Ingresos, Gastos y
Bienes del Estado Aragua; atendiendo los parámetros del Sistema Nacional de
Control, optimizando los procesos de control y garantizando confiabilidad,
respeto y transparencia, mediante la planificación estratégica, para aplicarlos
en todos los Organismos Públicos Estadales, a los fines de que estos optimicen

5. su gestión pública, cumplan con la satisfacción de las necesidades colectivas y
mejoren la calidad de vida de los ciudadanos.
VISIÓN
Incrementar los niveles de excelencia dentro de los nuevos parámetros fijados
por el Sistema Nacional de Control, a efectos de mantener su liderazgo en los
nuevos roles que se han asumido constitucional, legal y administrativamente,
fortaleciendo su carácter técnico y científico, en aras de consolidar un Estado
nuevo y modernizado. Esquematizado y estructurado sobre la base de lo
social, lo moral y lo ético, como la única garantía de manejo eficaz del
Patrimonio Estadal
VALORES
• Dar cumplimiento a la Carta Magna de la República Bolivariana de
Venezuela y demás Leyes.
• Impulsar el trabajo Técnico, Profesional y Multidisciplinario para alcanzar
el logro de sus objetivos.
• Trabajar bajo premisa de Ética, Transparencia, Responsabilidad,
Integridad, Honestidad y Rendición de Cuentas.
• Ofrecer Claridad y Confiabilidad en el proceso de Toma de Decisiones
Oportunas.
• Exigir transparencia en la ejecución del gasto y la inversión.
PRINCIPIOS Y LINEAMIENTOS BÁSICOS
• Capacidad Financiera e Independencia Presupuestaria.
• Objetividad e Imparcialidad en el Ejercicio de sus Funciones.
• Apoliticismo partidista a la Gestión Fiscalizadora.
• Carácter Técnico en el Ejercicio del Control Fiscal.

6. • Oportunidad en el Ejercicio de Control Fiscal y en la presentación de los
resultados.
• Economía.
• Celeridad en sus actuaciones.
• Participación Ciudadana en la Gestión Contralora.
Eficacia, eficiencia, efectividad en sus actuaciones
El problema.
Como objetivo primordial la Contraloría del Estado Aragua se plantea el
fortalecimiento de los procesos de Control de Gestión existentes con el
propósito de lograr mayores niveles de eficiencia, eficacia y efectividad en el
cumplimiento de las funciones contraloras que le han sido encomendadas,
constituyéndose en un órgano líder, pedagógico y orientador, que propicia la
optimización de la Gestión en los Organismos Públicos Estadales,
Centralizados y Descentralizados.
Por lo que el Organismo en si, no escapa al cumplimiento de este objetivo, y
se hace necesario la evaluación y el control de la gestión del Órgano
Contralor y la correcta utilización de los recursos asignados en aras del
cumplimiento de objetivos y metas; a los fines de detectar deficiencias y
proponer acciones correctivas para el fortalecimiento de la gestión.
De ahí la obligación de evaluar el Sistema de Control Interno, el grado de
operatividad y eficacia de los sistemas de administración implementados en
este organismo a fin de determinar la eficiencia, eficacia y economía de las
operaciones efectuadas.
De acuerdo a esto, nos hemos propuesto implementar un Sistema de
Información para la unidad de Almacén y Suministros de la Contraloria del
Estado Aragua, departamento adscrito a la Gerencia de Administración de los
Recursos Financieros de la Institución, quien tiene como objetivo principal el de
gerenciar los Recursos Financieros de una forma transparente, eficiente y

7. eficaz, en la búsqueda del cumplimiento integral de los objetivos institucionales
y así lograr, de esta manera, el fortalecimiento de la función del Órgano
Contralor.
De tal manera, que resulta importante para esta Gerencia, que los
procesos que se realicen en el departamento de Almacén y Suministro del
órgano contralor, se hagan cumpliendo las mas estrictas normas de control y
transparencia, y que además puedan efectuarse de una manera rápida y
confiable.
Es de destacar que alguno de los procesos de Almacén y suministro no
están cumpliendo con los objetivos para lo cual fueron creados, es el caso que
se observa al momento de la solicitud de materiales por parte de los clientes
internos (Gerencias), el jefe de despacho no conoce si este material o
consumible, se encuentra en existencia, lo que demuestra falta de control en la
disponibilidad del inventario, además retarda la planificación de la unidad de
compras al no contar con el mencionado inventario a tiempo, puesto que no
se pueden realizar la adquisición de los distintos productos y consumibles,
requeridos por los clientes internos, a tiempo. Así mismo son constantes los
retardos en la entrega de dichos insumos, debido a la insuficiencia del recurso
humano de que se dispone en la unidad.
Por otro lado, es de hacer notar que el personal con que cuenta la unidad
de Almacén y Suministros de la Contraloría del Estado Aragua, no cuenta con
la debida capacitación o formación que se requiere para el manejo de la
misma, es de destacar además que no se cuenta, en la unidad, con una
estructura organizativa que facilite el rol que se cumple en este.
De acuerdo con lo planteado anteriormente, y la inquietud de encontrar
posibles soluciones para corregir las fallas detectadas se plantean los
siguientes objetivos:

8. Objetivo General
Implementar un Sistema de Información en la unidad de Almacén y
Suministros de la Contraloria del Estado Aragua con el objeto de mejorar la
eficiencia y eficacia en pro de la excelencia en la atención de los clientes
internos.
Objetivos Específicos.
Diagnosticar la situación actual del control interno dentro de la unidad
de Almacén y Suministros de la Contraloria del Estado Aragua.
Determinar debilidades y fortalezas en el proceso de atención a los
clientes internos.
Diseñar un sistema tecnológicamente actualizado para facilitar las
tareas que a diario se cumplen en la unidad con mayor confiabilidad.
Justificación y Alcance
El control interno, es un proceso que se lleva acabo dentro de las
instituciones con el objeto de dar seguridad sobre los procesos que se cumplen
dentro de estas, en relación con el cumplimiento de los objetivos propuestos en
la Organización.
De acuerdo a esto y siendo la Contraloria del Estado Aragua una institución
que busca ofrecer claridad y confianza, en aras de cumplir con los parámetros
de eficiencia y eficacia propuestos, debe corregir todas las situaciones de
debilidad que dentro de su organización puedan presentarse, como el caso del
presente estudio. En tal sentido se plantea solucionar una problemática
surgida a raíz de una deficiencia en el control interno de la institución.
Es por ello que se persigue, a través del presente trabajo superar la
situación existente en la unidad de Almacén y Suministros de la Contraloria del
Estado Aragua, logrando de ésta una unidad eficiente y eficaz en el
cumplimiento de sus funciones, puesto que una organización es exitosa en la
medida en que sus dependencias logren serlo.

9. Propuesta
Implementar un Sistema de Información en la unidad de Almacén y
Suministros adscrita a la Gerencia de Administración de los Recursos
Financieros de la Contraloria del Estado Aragua, porque consideramos que es
necesario organizar y facilitar el trabajo de dicha unidad para la consecución de
sus objetivos.
Es importante destacar que la presente propuesta se materializarà a cabo
mediante la transcripciòn de datos, tomados a partir del mecanismo de
encuestas realizadas para diagnosticar los elementos deficientes o escasos
dentro de la unidad de almacén y suministro, los cuales sirvieron para mejorar y
diseñar un proceso de control interno que fortalecerá la eficiencia y eficacia con
que cuenta actualmente la mencionada unidad de la Contraloria del Estado
Aragua.
CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIONES
La implementaciòn de un Sistema de Información viene dado por la
carencia de una buena organización causada por la fragmentación de algún
proceso natural, por lo que la información obtenida debe ser el producto de
una investigación precisa, si no se corre el riesgo de reprocesarse, y las
consecuencias serian lamentables.
En el caso planteado anteriormente se cuenta con la fortaleza de un equipo
de trabajo idóneo para la implementación del sistema propuesto para lo cual
una vez realizado el estudio pertinente consideramos proponer lo siguiente:
-Ubicaciòn de un Software:
Ante esta realidad surge el dominio de la tecnología de la información como
un elemento importante para implementar la administración integral porque
conlleva a la existencia de organizaciones que aprenden, denominadas
"organizaciones inteligentes", en donde su impacto más significativo, no sólo
está dirigido a la elaboración de nuevos productos, sino en el rediseño

10. organizacional como estructura del poder y renovación del conocimiento en el
cual se deben lograr los objetivos propuestos por Board, Bernard en 1997:
Incrementar la colaboración.
Rapidez en todo
Sensibilidad
Flexibilidad
Innovación
Permeabilidad
Apalancamiento
Realización
Espontaneidad
Responsabilidad
Autoridad y
Control
Ahora bien, implementar sistemas de software que permitan la
incorporación y salida de inventario de mercancía con mayor confiabilidad,
utilizando para ello las solicitudes efectuadas por los clientes internos y las
facturas de entrega de mercancía, a la par de un control por tarjetas de
ubicación de mercancía, que pudiera ser llevado, y obtener elementos de
comparación del inventario existente de mercancía, este sistema seria sencillo,
claro y con ello se evitaría conflictos, fallas y fugas de responsabilidad en el
cumplimiento de funciones.
Al mismo tiempo permitiría la organización y un mejor control de las
actividades de la unidad de Almacén y Suministros.

11. -Control Interno
Se hace necesario crear, en la unidad, elementos que fomenten el control
interno que pudiera existir dentro de la unidad, es por ello que se plantea lo
siguiente:
Desarrollar un sistema contable o inventario que suministre
una oportuna, completa y exacta información de los
resultados.
Instalar un Sistema de Información, para la gerencia de
adscripción de la unidad y para los diferentes niveles
ejecutivos de la organización, donde se expongan con claridad
los procesos que se cumplen dentro de la unidad.
Disposición de correctos controles y normas que estimulen la
responsabilidad y el desarrollo de cualidades en los
empleados.
Promover elementos esenciales para la practica de auditorias
y evaluaciones periódicas tanto de la mercaría en inventario
como de los procesos que se desarrollan en la unidad.
Desarrollar un manual que permita a los funcionarios que
conforman la unidad de Almacén y Suministro el mejor
cumplimiento de sus labores.