Presentación ofrecida a los socios de la Asociación de Relacionistas Profesionales de Puerto Rico.

1. 10 mensajesque los empleadosnecesitanescuchar de suspatronos 12 de agosto de 2010

2. Lo quecompartiremoscontigohoy Un poco de trasfondo 1 Los mensajes y los medios 2 Buenas prácticas 3 Algunas recomendaciones adicionales 4

3. Comunicacióninterna El conjunto de prácticas y métodos, formales e informales, que las organizaciones ponen en vigor para mantener el contacto con sus empleados, buscando el entendimiento y cumplimiento de expectativas de ambas partes.

4. Porquées tan importante en estostiempos “Engagement” Retención Cuestamenosmantener un empleadoqueadiestrarunonuevo Costo de Atracción Tiempo de Adiestramiento Curva de aprendizaje Productividad Cuando no das información, se la inventan Son los primerosembajadores de la marca La puedenlevantar o destruir

5. Quénosencontramos Comunicación enfocada en aspectos de recursos humanos Brecha en gerencia media/supervisores Empleados de piso no reciben información; No existe estructura para manejar el ‘ feedback’ Responsabilidad de la comunicación es de la alta gerencia No todos se sienten capacitados para comunicar, ni entienden que es parte de su responsabilidad Medios principales: boletines, asambleas generales Plasmas y electrónicos poco a poco entrando en el ruedo Contenido de los boletines más social, no necesariamente relevante al negocio

6. Algunosdatosrelevantes Primeraencuestacomparativa de prácticas de comunicacióninterna en Puerto Rico Informaciónsobretipos de mensajesque se comunican, mediosutilizados – y la relación entre ambos Además: Frecuencia y claridad de la comunicación Estructura de comunicación

7. A quénivel se maneja

8. Estructura de comunicación

9. Quiénmaneja la comunicación

10. Quién es el portavoz

11. Temasqueimpactan la productividad

12. Otrosdatosimportantes El 70% define susmensajescomo ‘ claros’ El 84% dice ofreceroportunidades de trabajocomunitario a susempleados. 21% no tiene un plan de comunicaciónpara el manejo de crisis De hecho, una de lasempresasexpresóque ‘no ha habido la necesidad’. 72% dice estarmidiendo la efectividad de susesfuerzos de comunicación Encuestas y gruposfocales son los instrumentospreferidos

13. La brecha… Metas Mi futuro

14. La brecha… Estrategias Mi trabajo

15. La brecha… $$$ Mismetas

16. La brecha… Miscolegas Políticascorporativas

17. La brecha… Re- estructuración Mi familia

18. Los mensajes del patronodebencontestar ¿Quésignificanparamícomoempleado?

19. Los mensajes del patronodebencontestar ¿Debopreocuparme? ¿Porqué?

20. Los mensajes del patronodebencontestar ¿Quépapeljuego en todoesto?

21. Los mensajes del patronodebencontestar ¿Cómoséquevamos en la direccióncorrecta? ¿Quenosmantenemos en curso?

22. Los mensajes del patronodebencontestar ¿Quiénesquién y cuálessupapel?

23. Los mensajes del patronodebencontestar ¿Quées lo próximo?

24. 1)Misión, visión, objetivos y metas

25. 2)Expectativas de productividad

26. 3) Desempeño

27. 4) Medición y métricas

28. 5) Dirección del negocio

29. 6) Notificaciones

30. 7) ‘Updates’

31. 8) Integracióncomunitaria

32. 9) Industria, gobierno

33. 10) Mejores prácticas

34. Las 5 c’s de los mensajes a tusempleados Mensajesclaros

35. Las 5 c’s de los mensajes a tus empleados Mensajes creíbles

36. Las 5 c’s de los mensajes a tus empleados Mensajes concisos

37. Las 5 c’s de los mensajes a tus empleados Mensajesconstructivos

38. Las 5 c’s de los mensajes a tus empleados Mensajes‘Climáticos’

39. Riqueza de información Moderada Alta Baja Canales de comunicación Expandir, mejorar e integrar calidad así como la variedad de canales de comunicación para garantizar que el mensaje se acomoda bien dentro del medio y llega efectivamente a la audiencia Formal Comunicación cara a cara Reuniones de grupo, seminarios y talleres Informal Comunicación cara a cara Boletín, vídeos, plasmas, Emails, tablones de edictos

40. Recomendación de medios de acuerdoal mensaje

41. Los canales de acuerdo al mensaje Informal Actualizaciones Trimestrales Mensuales Reunionesfuncionales Bi-semanales o semanales Comunicaciónuno a uno Anual Intranet Esfuerzoscomunitarios Plasmas Reuniones funcionales Reconocimientos Boletines newsletters Acceptance Awareness Understanding Involucrar Comprometer Clarificar Informar Formal

42. Buenas prácticas de comunicación interna

43. El líderes visible para los empleados Proveedirección y la gente lo conoce.

44. Mensaje Audienciainterna Audiencia interna Audienciainterna Se le da la mismaimportancia a la comunicación …

45. Feedback Alta gerencia Feedback Feedback Feedback …como al feedback

46. Supervisor Líder Líder Presidente FEEDBACK Empleado Empleado Empleado Empleado Tienensistemas de cascadaefectivos Supervisor FEEDBACK Los responsables de la comunicación son evaluados por esa responsabilidad

47. Celebran los logros con susempleados

48. Ofrecenexplicacionesmejores y másfrecuentes = Y logranmejoresresultados de negocio

49. Realizan sesiones de planificación estratégica …fuera de la oficina

50. Comparten lasdecisionesejecutivas A todos los niveles y con distintonivel de complejidad y detalle

51. Antes de enviar un mensaje Asegúrate de que El equipoestá de acuerdo en cuáles son los mensajes Los mensajes son importantespara los empleados Tantotúcomo el equipoconocen la audienciainterna Estásseguro de queseleccionaste los canalescorrectos Todos los miembrosconocensufuncióncomocomunicadores Se supervisará/evaluará la efectividad en la recepción del mensaje Hay un canal de retroalimentación (‘feedback’) abierto y disponible

52. Al final del día, éstoes lo quequeremosevitar

53. Algunos artículos interesantes sobre comunicación interna http://managementhelp.org/mrktng/org_cmm.htm http://www.idea.gov.uk/idk/core/page.do?pageId=7816302 http://performance-appraisals.org/Bacalsappraisalarticles/articles/comstrat.htm http://ezinearticles.com/?Internal-Communication:-12-Essential-Elements&id=12286

54. “Dímelo, y se me olvidará. Demuéstramelo y lo recordaré. Involúcrame y lo entenderé”. Confucio ¡Gracias! www.innovams.com