Teoría auditoría rr hh

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Teoría auditoría rr hh

  1. 1. EORÍA AUDITORÍASe nos propone la planificación de una Auditoría de RR.HH. centrada en el área deAdquisición.Conscientes de que en la tarea de auditar la políticas y las prácticas de Recursos Humanosde la Organización lo fundamental no es la recopilación de una serie de datos o ratios decada área, sino el estudio de la correlación entre los datos de las diferentes áreas , se haelaborado un proyecto de auditoría que trata de asegurar que los subsistemas confluyan deuna manera lógica para favorecer la acción que se desempeña desde Recursos Humanos.El propósito del presente trabajo es ofrecer una serie de bases teóricas y de aplicaciónpráctica para poder realizar una auditoría dentro del área de personal en forma idónea, conbeneficios para la labor de los integrantes de esta misma área y para la empresa en general.La finalidad última de este estudio debería ser la de convertir la información sistemática ydocumentada proveniente del área de Personal en conocimiento corporativo útil, para lograrmejorar la eficiencia de las políticas y prácticas de Recursos Humanos.Se define Auditoría de Recursos Humanos como el proceso por el cual se evalúa la eficaciay la eficiencia de las políticas y las prácticas de gestión de Recursos Humanos, con lafinalidad de indicar las prácticas adecuadas, los posibles fallos y problemas, y proponersoluciones y sugerencias de mejora. A veces, la evidencia a cerca de la eficacia o eficienciade las prácticas será contable y objetiva, pero no deben despreciarse otros tipos deevidencias. BENEFICIOS DE LA AUDITORÍA DE RR.HH.:•Identifica el grado de contribución del departamento de personal a la organización.•Mejora la imagen profesional del departamento de personal.•Estimula una mayor responsabilidad y profesionalidad entre los miembros deldepartamento de personal.•Clarifica los deberes y responsabilidades del departamento de personal.BENEFICIOS DE LA AUDITORÍA DE RR.HH.:•Detecta problemas críticos de personal.•Estimula la uniformidad de las políticas y prácticas de personal, especialmente enempresas descentralizadas.•Reduce los costes de recursos humanos a través de procedimientos de personal máseficientes.•Sensibiliza hacia la necesidad de cambios en el departamento de personal.•Garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales.MÉTODO:
  2. 2. Se ha desarrollado un método de investigación que implica el uso de diversas herramientascomplementarias:- Cuestionarios- Cálculo de Ratios (Check List I)- Entrevistas- Análisis de DocumentaciónEstas herramientas nos permitirán obtener información cuantitativa y cualitativa a cerca delas prácticas de RR.HH. de la empresa.CUESTIONARIOS:Se han desarrollado una serie de breves cuestionarios que de una manera directa y objetivanos van a proporcionar información a cerca de variables cualitativas, como puede ser lasatisfacción con las prácticas de Recursos Humanos de la empresa y de variablescuantitativas, como pueden ser el número de cursos de formación que han realizado losempleados a lo largo del año o el número de veces que se les ha pasado el cuestionario deevaluación del desempeño o el de análisis de clima laboral.El pase de cuestionarios nos va a permitir obtener información de forma rápida y de unagran cantidad de gente, además permite el tratamiento estadístico y computerizado de lainformación, así como el tratamiento diferencial por categorías (departamentos, género,edad, antigüedad, puesto, etc..).CÁLCULO DE RATIOS:Se ha desarrollado una hoja de chequeo (Check List I) en la que, a través de una serie deítems que el auditor se encargará de cumplimentar a partir de la información que losempleados faciliten, se obtendrán unos datos numéricos que permitirán el cálculo dediferentes ratios relacionados con cada una de las áreas de Recursos Humanos y quepermitirán su posterior valoración.En el caso de que en el sistema de control interno de la empresa ya estén calculados estosratios, se procederá a a la verificación y el análisis de los mismos.ENTREVISTAS:Se procederá a la realización de entrevistas con diferentes empleados de la empresa,algunos vinculados al área de Personal y otros no vinculados, con la finalidad de contrastary ampliar la información obtenida a partir de las otras herramientas de investigación.Se ha optado por la modalidad de entrevista semi-estructurada, ya que aunque se va a partirde un guión de preguntas básicas previamente establecido, el entrevistador se permitirá irenlazando las preguntas con las repuestas que de el entrevistado con el fin de crear un
  3. 3. mayor feedback. Se trata de conseguir una conversación fluida, evitando que el empleadose sienta incómodo o tenga la sensación de estar en un interrogatorio.ANÁLISIS DE DOCUMENTACIÓN:Se procederá a la solicitud de diferente documentación como puedan ser los impresosutilizados en la evaluación del desempeño, las encuestas para evaluar la formación, lasdescripciones de los puestos de trabajo, etc. para su análisis y valoración.Justificación del Método:La elección de este método viene determinada en gran manera, por las ventajas que ofrecesu implementación y posterior análisis.La ventaja principal de este método mixto es que nos permite evaluar de un modocuantitativo, a través de ratios estadísticos, datos numéricos y puntuaciones, y también deun modo cualitativo, a través de valoraciones, apreciaciones, actitudes, análisis deconductas, etc.Las diversas prácticas de Recursos Humanos que se están aplicando en la empresa,obteniendose así una visión global que nos permitirá una posterior valoración máscompleta.Factores en los que se fundamenta la metodología:•Concienciación, por parte de la alta dirección y de los responsables del área de personal,de la rentabilidad del procedimiento.•Aceptación del empleado por participar en la facilitación de la información.•Generación de un adecuado grado de confianza entre el auditor y los empleados quefacilitarán la información.•Facilitar datos e información suficiente, pertinente y objetiva.•Permitir la actuación independiente del auditor cuando así se requiera, dentro de lasinstalaciones de la empresa.•Evaluar resultados frente a las metas fijadas. Estar dispuestos a rectificar y a fijar nuevasmetas si así se aconseja por parte del auditor.•Identificación de puntos fuertes, débiles y medidas correctivas.•Acordar con los responsables de las diversas áreas de Recursos Humanos estrategias parasuperar los fallos detectados.
  4. 4. •Dotar a los integrantes del Departamento de Personal de un conocimiento completo yactualizado acerca de las consecuencias de su labor.Responsabilidad de la ejecución del proceso.La responsabilidad de la ejecución del proceso de auditoría recae en gran medida en eltécnico auditor que será el ejecutor de la recogida de información, sin embargo hay quetener en cuenta que parte de la responsabilidad va a recaer en los diferentes empleados de laempresa que deberán facilitar la información que el auditor les solicite de la manera másrápida y veraz posible, por ello el órgano de Recursos Humanos se ha de comprometer ainformar a estos empleados de la importancia de labor del auditor, logrando así sucompromiso y colaboración.Amplitud temporal de la Auditoría:La experiencia nos indica que lo más recomendable es efectuar una auditoría de RecursosHumanos una vez al año.El período a auditar es de un año completo.Se recomienda realizar el proceso durante los dos primeros meses del año que preceden alperíodo a auditar. No obstante, una auditoría se puede realizar en cualquier momento delaño, mientras se tenga como referencia un año ya vencido en el tiempo.TEORÍA AUDITORÍAFASE I.- CONTACTO INICIAL CON EL CLIENTE .FASE II.- PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LA AUDITORÍA .FASE III.- EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA .FASE IV.- ELABORACIÓN Y ENTREGA DEL INFORME.FASE I.- CONTACTO INICIAL CON EL CLIENTE :Habrá un contacto inicial con el cliente con la finalidad de obtener mayor informaciónsobre la empresa y precisar el trabajo a realizar. Es importante aclarar que se necesitaráindependencia y al mismo tiempo colaboración por parte de la empresa, esto supone tiempode dedicación de los empleados (entrevistas con directivos, solicitud de documentación,pase de cuestionarios, etc.).Se elaborará una propuesta de trabajo o contrato en el que se acordará por escrito elobjetivo y el alcance del trabajo. Esta propuesta deberá recoger: período que deseaauditarse, informe o informes a emitir, fechas de realización de la actividad y de entrega deinformes, honorarios, estimación del total de horas …
  5. 5. FASE II.- PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LA AUDITORÍA :Se elaborará un proyecto global de actuación fundamentado en las condiciones y alcance deauditoría establecidas.Se programarán las actividades que el auditor se proponga llevar a cabo como consecuenciade los objetivos establecidos: calendario de actuación, estimación de las horas de trabajo aemplear en cada fase, naturaleza y profundidad de las pruebas y procedimientos a aplicar,personal que participara´en cada fase.FASE III.- EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA :El primer paso será reunirse con los empleados que van a tener una participación directa enla auditoría. Se trata de exponerles el objetivo del proyecto y resaltar la importancia de sucolaboración en la facilitación de información.Resultará fundamental la presencia y elapoyo del Responsable de Recursos Humanos de la empresa en esta labor deconcienciación y de solicitud de colaboración.El siguiente consistirá en analizar los sistemas establecidos por la empresa para garantizarla eficacia y eficiencia de sus prácticas de recursos humanos, es decir, el grado en que laempresa tiene control de sus actividades de recursos humanos. Este control comprenderá laevaluación de cuatro procesos diferentes:a) Establecimiento de Patrones:¿La empresa tiene establecidos patrones para saber si sus prácticas de recursos humanosson buenas o no? ¿Sabe a dónde debe ir en materia de RR.HH?b) Observación de las acciones:¿La empresa obtiene información sobre sus acciones? ¿cómo? ¿Sabe a dónde está yendoen materia de RR.HH.?FASE III.- EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA :c) Comparación de las acciones con el patrón:¿La empresa realiza comparaciones entre sus acciones y los patrones establecidos? ¿Sabecuánto le falta para llegar a los patrones correctos en RR.HH.?d) Acciones correctivas:¿A partir de esas comparaciones la empresa emprende acciones correctivas? ¿Haplaneado para recorrer la distancia que le separa de las prácticas óptimas en RR.HH.?El último paso en esta fase será aplicar las pruebas y los análisis de auditoría pertinentes:pase de cuestionarios, entrevistas, solicitud de documentación, obtención de ratios, etc.FASE IV.- ELABORACIÓN Y ENTREGA DEL INFORME :El informe de auditoría deberá cumplir una triple finalidad:
  6. 6. a)Describir las prácticas de RR.HH. de la empresa.b)Valorar las prácticas: indicar cuáles son las correctas y cuáles son las incorrectas.c)Proponer sugerencias y recomendaciones con el fin de cubrir las deficiencias detectadas.Estructura del informe:a) Objetivos y alcance de la auditoría.b) Procedimientos de auditoría y aspectos metodológicos generales aplicados.c) Presentación de resultados.d) Resumen de las conclusiones.e) Informe del auditor.f) Recomendaciones del auditor.g)Anexo (soporte documental de los resultados aportados).FASE IV.- ELABORACIÓN Y ENTREGA DEL INFORME :El informe debe cumplir una serie de requisitos:a) Claridad: comprensible y de fácil lectura.b) Atractivo: presencia de tablas, gráficos, formato muy cuidado,etc.c) Riguroso: sin errores de cálculo, centrado en hechos constatados más que en opiniones.d)Relevancia: centrado en los aspectos más importantes, más estratégicos.e) Constructivo: presenta recomendaciones y sugiere acciones de mejora.Ficha TécnicaEstructura Organizativa•Plantilla Fija a fin de año por Niveles JerárquicosA partir del Organigrama de la organización y de la relación de contratos, se determinará lacantidad de trabajadores fijos de la organización por niveles jerárquicos a fecha 31 deDiciembre del año anterior•Plantilla Media AnualA partir del Organigrama de la organización y de la relación de contratos, se determinará lamedia anual de trabajadores en plantilla de la organización. Se procederá a la obtención delnúmero de trabajadores a fin de mes, sumándose los doce meses del año y dividiéndose poreste mismo número de meses.Plantilla Media Anual = Sumatorio de los trabajadores en plantilla de cada mesMeses del añoPlantilla Media Anual = S ( X ene + X feb + X mar + … + X dic )12
  7. 7. •Reparto de la plantilla total a fin de año por NacionalidadA partir de la información que nos proporciona la relación de contratos, se determinarán elporcentaje de empleados españoles, comunitarios y no comunitarios.Porcentaje de plantilla nacional = Nº de empleados españolesNº Total de empleadosPorcentaje de plantilla comunitaria• = Nº de empleados comunitariosNº Total de empleadosPorcentaje de plantilla no comunitaria = Nº de empleados no comunitariosNº Total de empleados•Plantilla Media Anual de Trabajadores TemporalesA partir de la información obtenida de la relación de contratos, se determinará la mediaanual de trabajadores temporales• de la empresa.•Duración Media en horas de Contratos Temporales.A partir de la información obtenida de la relación de contratos de Duración Determinada, secalculará la duración media en horas de este tipo de contrataciones que se hayan idorealizado en la organización a lo largo del año.Duración Media de los Contratos Temporales = Nº de horas TemporalesNº de Contratos Temporales

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