1. EJE TEMATICO: No. 4
TRABAJO PRESENTADO POR:
NINFA JOHANA DURAN LEIDY PAOLA VALLEJO LIGIA MARGARITA RIAÑO FABIAN ROBERTO
ORTIZ BALLESTEROS GONZALEZ RODRIGUEZ GUANEME
Tutor:
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFOPRMACIÓN
Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ESTADISTICOS V SEMESTRE GRUPO I
MARZO 2012

2. C ONTENIDO
Digitalización
Que es y aplicaciones
Usos
Aspectos técnicos
Equipos para la captura de información

3. INTRODUCCIÓN
 El tema de la digitalización nos acerca mas al mundo de la
tecnología, es un gran avance que hoy en día ya podamos
convertir el documento físico en forma digital facilitando de
una mas ágil el acceso a ellos.
 En esta presentación les trataremos primero que todo su
definición , luego las aplicaciones y usos, equipos de captura
para la información y los aspectos técnicos.

4. D I G I T A L I Z A C I Ó N
La digitalización es un proceso
que permite introducir
información a computadoras.
Es dar formato digital a
cualquier tipo de información
gráfica, de audio o vídeo, es
decir, convertirla al lenguaje
del computador.

5.  Alcances y ventajas de la
digitalización de documentos
 A la hora de analizar el papel que la
digitalización cumple en la actual
re
ás s o b “sociedad de la información”, no sería
Algo m zación.
li posible producir información digital y,
Digita
por ende, no tendríamos colecciones
digitales, bibliotecas digitales ni tampoco
un recurso actualmente utilizado en su
trabajo y entretenimiento cotidiano por
millones de personas: Internet.
• Sin embargo, no estará de
más referirse a algunas
ventajas específicas de la
digitalización, que se hacen
notar particularmente en la
capacidad de servicio de
centros de información y en el
trabajo de los usuarios:

6. La digitalización de
documentos es el
mecanismo mas sencillo,
eficiente y rentable para
almacenar, administrar y
consultar grandes
volúmenes de documentos,
Las imágenes digitales se pueden
en forma de imágenes
almacenar en los discos internos de
digitales.
cualquier computadora personal. La
digitalización de documentos en
papel consiste en su conversión a
imágenes electrónicas, por medio de
un escáner, las cuales son capturadas
por medios de almacenamiento
electrónico. Existen miles de
accesorios que permiten digitalizar
información: teclados, escáneres,
cámaras digitales fotográficas, etc.

7. VENTAJAS ESPECIFICAS DE LA DIGITALIZACIÓN
a) Disminuye el tiempo profesional
invertido en la búsqueda y traslado
de documentos y los gastos de
impresión.
b) Facilita significativamente la
diseminación de los materiales
reunidos.
c) Evita el almacenamiento de
Para efectos de distribución masiva grandes cantidades de papel y, con
de información, se cuenta también ello, facilita un mejor
con la posibilidad de almacenar esta aprovechamiento del espacio físico
información en CD-ROM, Dvd o y la eliminación de costos directos y
difundirla por conducto de una red ocultos.
programada.

8. é
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Expresar datos en formato digital.
Convertir una magnitud física o una señal en una secuencia
de números según ciertas reglas.
Conversión de una imagen (fotografía, dibujo o texto) en un
formato que podamos almacenar y modificar con el ordenador
Obtener fotos electrónicas tomadas de una escena o
escaneadas de documentos (fotografías, manuscritos, textos
impresos e ilustraciones.
Transformar algo analógico entendido como conjunto de
unidades lógicas denominadas bits.

9. FASES DEL PROCESO DIGITALIZACIÓN

10. PROCESOS DE DIGITALIZACIÓN
 La necesidad de procesar, almacenar, distribuir y
consultar los documentos de una manera rápida y
confiable con el fin de garantizar la calidad de los
procesos dentro de las organizaciones, hace que la
digitalización se vuelva cada vez más importante.
Algunos de los aspectos más relevantes en cuanto a la
digitalización lo constituyen el horro generado en:
 Gastos de Almacenaje.
 Múltiples copias y múltiples archivos.

11. PROCESOS DE DIGITALIZACIÓN
 Depuración de documentos.
 Localización.
 Manipulación.
 Búsqueda de documentos físicos.
 Retraso en firmas y autorizaciones.
 Extravío de documentos.
 Exceso de fotocopias.
 Archivos duplicados.
 Falta de seguridad y confiabilidad.
 Humedad, polvo, degradación, mal manejo.
 Confusión y pérdida de documentos.

12. PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

13. FINALIDAD Y APLICACIÓN DE LA
DIGITALIZACIÓN EN LOS ARCHIVOS
 1. El servicio inmediato y directo de consulta.
 2. Completar fondos documentales , originaria o tematicamente afines,
repartidos entre varias instituciones archivísticas, facilitando con ello su
conocimiento y uso.
 3. Potenciar la accesibilidad y difusión de series documentales.
 4. Preservar de su deterioro las piezas más frágiles y/o valiosas, al evitar de
esta forma su consulta directa.
 5. Asegurar la supervivencia del contenido de un fondo frente a posibles
destrucciones o pérdidas materiales.
 6. Sustituir legal y definitivamente al original (en papel) en el supuesto de
eliminación autorizada.

14. NOTAS SOBRE ALGUNOS USOS DE LA
DIGITALIZACIÓN
 La digitalización de textos, iniciada en la década de los años setenta, ha
dado lugar a sistemas y productos diversos que pueden ser muy útiles en
la investigación literaria. Uno de los más conocidos, el hipertexto,
constituye un buen ejemplo de las posibilidades de la lectura secuencial
que caracteriza las obras de referencia o determinadas investigaciones en
el ámbito de la Filología, como, por ejemplo, la edición de textos

15. BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
CONSULTA DOCUMENTAL SEGURIDAD
 Gran eficiencia en la consulta de  Acceso mediante clave personal con
documentos y expedientes. contraseña secreta.
 Consultas simultáneas de  Seguridad a nivel documento: los
documentos digitales por una gran usuarios solo pueden ver los
cantidad de usuarios.
documentos para los que están
 Incremento en la productividad del
personal. autorizados .
 Las imágenes digitales pueden
incorporarse a cualquier
documento electrónico, sistemas y
aplicaciones diversas o bases de
datos, a diferencia del papel.

16. En la digitalización de documentos encontramos
una amplia gama de equipos de diferentes marcas y
referencias que han facilitado en gran medida este
trabajo, cada vez mas utilizado.
Es importante en el momento de digitalizar….
Crear parámetros generales para la digitalización
uniforme y organizada.
Tratamiento adecuado en el formato de la imagen:
brillo, contraste, resolución , modo y retoques.
Identificación y numeración clara de los archivos.
Asegurar por lo menos 2 dispositivos de
almacenamiento de los archivos, garantizando su
conservación.
Controlar rigurosamente la calidad de cada uno de
los documentos digitalizados.

17. ESCÁNER PLANO
Los escáneres planos son versátiles,
fáciles de manejar, y con una amplia
disponibilidad. Todos utilizan la misma
tecnología básica, en la cual un sensor
de luz (por lo general un CCD) y una
fuente de luz, ambos montados sobre un
brazo móvil, pasan sobre el documento,
que está fijo sobre una placa de vidrio.

18. ESCÁNER DE TRAYECTORÍA
Una variante especializada del
escáner plano es el escáner de
libros de trayectoria aérea, en el
cual la fuente de luz, la selección de
sensores y la óptica son trasladados
a un ensamble de brazo de
trayectoria aérea bajo el cual puede
colocarse un volumen
encuadernado con las hojas hacia
arriba.

19. ESCANER CON ALIMENTADOR DE
HOJAS
Utilizan la misma tecnología básica
que los escáneres planos, pero
maximizan el rendimiento, por lo
general a expensas de la calidad. Se
espera que los documentos sean de
un tamaño uniforme y solidez
suficiente para soportar una
manipulación brusca. Ya sea que
utilicen un transporte de rodillos,
cinta, tambor o de vacío, la fuente de
luz permanece fija mientras que se
mueve el documento.

20. ESCÁNER DE TAMBOR
Los escáneres de tambor producen
escaneados con la mayor
resolución y calidad que cualquier
otro tipo de escáner. Además de su
costo, los escáneres de tambor son
lentos, no son indicados para
documentos de papel quebradizo y
requieren un alto nivel de
habilidad por parte del operador.

21. ESCÁNER PARA MICROFILM
Los escáneres para microfilm son
dispositivos altamente especializados
para digitalizar películas en rollo,
microfichas y tarjetas de apertura. Puede
ser difícil obtener una calidad buena y
consistente en un escáner para
microfilm debido a que los mismos
pueden tener un funcionamiento
complejo, la calidad y condición de la
película puede variar.

22. ESCÁNER PARA DIAPOSITIVAS
Los escáneres para diapositivas se
utilizan para digitalizar colecciones de
diapositivas ya existentes como así
también materiales fotográficos
intermedios de objetos
tridimensionales y documentos que no
son adecuados para el escaneado
directo.

23. ♣ La digitalización es un proceso archivístico de gran valor para
la conservación en formato electrónico de documentos que
han sido elaborados en soporte físico.
♣ Los escáneres han sido una herramienta de gran utilidad,
como solución a las diferentes necesidades de una sociedad
cambiante y exigente, sedienta de información.

24. W E B G R A F I A
Tomado el 11 de marzo de 2012 de,
http://www.hisoft.com.mx/QueeslaDigitalizacion2.htm
Tomado el 11 de marzo de 2012 de,
http://www.google.com.co/search?
q=digitalizacion&hl=es&prmd=imvnsb&tbm=isch&tbo=u&source=univ
&sa=X&ei=tL9ST4CbLoXuggeyruTFDQ&sqi=2&ved=0CGoQsAQ&biw=1
024&bih=408
Tomado el 11 de marzo de 2012 de,
http://www.slideshare.net/cachetejarana/seminario-2706157
Tomado el 11 de marzo de 2012 de,
http://cidbimena.desastres.hn/filemgmt/files/modulo_IV_Digitalizacio
n1-40.pdf
Tomado el 22 de marzo de 2012 de,
http://icer2007imagen.wikispaces.com/Tipos+De+Scanner