La Gestión Documental como elemento de apoyo al proceso administrativo de una empresa que aporta a la sociedad avances significativos.

1. LOS 8 PASOS DEL
PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Universidad del Quindío
Programa de Ciencias de la Información, la
Documentación, Archivística y Bibliotecología
Estudiante : Luis Fernando Sotomayor Díaz
Docente: Luz Marina Arias González

2. Presentación
Uno de los retos más grandes del Profesional en Ciencias
de la Información es administrar adecuadamente la
documentación contenida en un archivo. Por tal razón
se hace necesario, primero que todo mostrar la
experiencia significativa del Archivo General de la
Nación de Colombia, para el recorderis de algunos
términos asociados al programa de gestión
documental, seguido de un objetivo para ubicar al
lector que trabajaremos los 8 pasos de un Programa de
Gestión Documental, asociando la definición de cada
uno, vinculando los elementos de la fundamentación
legal contenida en acuerdos, circulares, leyes, entre
otros actos administrativos de índole nacional.
A manera de finalización se construirá una serie de
conclusiones.

3. El Archivo General de la Nación
Entidad que cumple las funciones de:
a)Formular, orientar y controlar la política
archivística.
b) Coordinar el sistema nacional de archivos.
c) Recuperar, conservar y difundir el acervo
documental del país y el que custodia.

4. A manera de ambientación e
identificación de palabras claves
observemos los videos que presentamos a
continuación, los cuales guardan relación
con el Archivo General de la Nación.
Con la finalidad de identificar algunas
palabras claves del tema- PROGRAMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL-

5. Ahora leamos el objetivo de
nuestro trabajo
Presentar los ocho pasos de un programa de
gestión documental, asociando sus
actividades a la su fundamentación legal
que rige a la administración documental y
participación del Profesional en Ciencias
de la Información en el archivo de entidad
pública o privada.

6. ¿Qué es un programa de gestión
documental?
conjunto normas técnicas y prácticas
usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo en una
organización, permitir la recuperación
de información desde ellos, determinar
el tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven
y asegurar la conservación indefinida
de los documentos más
valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía.

7. La Ley 594 de 2000, artículo
22, define que los procesos
archivísticos y la gestión de
documentos hacen parte del
concepto de archivo
total, como proceso integral de
los documentos en su ciclo
vital.

9. Pasos de un
Programa
de Gestión
Documental

10. Producción
Generación de documentos hechas por las
Instituciones en cumplimiento de sus
funciones.
FUNDAMENTOS LEGALES
Ley 43 de 1913
Ley 527 de 1999:Artículo 7.
Código Penal: Artículos 218 a 228.
Código de Procedimiento Penal: Artículo 261, 262 a 263.
Código de Comercio: Artículo 48, 51 y 54.
Decreto 2649 de 1993: Artículo 123.
Decreto 1584 de 1994.
Decreto 2150. Articulos 11, 12, 23 y 24.
Acuerdo AGN 060 de 2001: Artículos 4,6, 9 y 14
Circular interna AGN # 13 de 1999
NTC 1673, 2223: 1986, 2676, 3393 y 4436

11. Recepción
Conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que
le son remitidos por una persona natural
o juridica.
FUNDAMENTOS LEGALES
Constitución Política de Colombia, Artículo 15.
Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.
Decreto 2150 de 1995: Artículos 1,11 y 32.
Acuerdo AGN 060 de 2001: Artículos 3,5,8, 10, 11 y 12.

12. Distribución
Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.
FUNDAMENTOS LEGALES
Decreto 229 de 1995.
Decreto 2150 de 1995: Artículo 25.
Acuerdo 060 de 2001 del AGN: Artículo 3.

13. Trámite
Recorrido del documento desde su
producción o recepción, hasta el
cumplimiento de su función
administrativa.
FUNDAMENTOS LEGALES
Constitución Política de 1991:Artículo 23.
Ley 58 de 1982.
Decreto 01 de 1984.
Decreto 2150 de 1995: Articulos 6,16,17, 22 y 25.
Decreto 1222 de 1999: Artículo 33.
Acuerdo 060 de 2001-AGN. Artículos 3,6 y 8

14. FUNDAMENTOS LEGALES
Organización Ley 4 de 1913: Articulos 289 y 337.
Ley 80 de 1993: Articulo 55.
Proceso archivístico Código de Comercio: Articulo 60
orientado a la Decreto 1382 de 1995.
Decreto 254 de 2000: Artículo 36.
clasificación, ord Decreto 4124 de 2004.
enación y Acuerdo del AGN 007 de 1994: Artículo 18
Acuerdo AGN 09 de 1995, 12 de 1995 09 de
descripción de 1997, 16 de 2002, 037 de 2002, 015 de 2003 y
02 de 2004.
los documentos Circular AGN 07 de 2002 y 01 de 2003.
de una Circular AGN-DAFP # 004 de 2003.
Circular AGN 012 DAFP de 2004.
institución. Circular AGN 01 de 2004.
Resolución AGN 147 de 1997.
Resolución MinSalud 1995 de 1999.
Resolución AGN 081 de 2001 y 183 de 2004
Resolución Ministerio de Protección Social
001715 de 2005
NTC 4095 y 5029

16. Consulta
Acceso a un documento o grupos de
documentos (acervo documental), con el
fin de conocer la información que
contiene.
FUNDAMENTOS LEGALES
Constitución Política de Colombia.Artículo 20, 27, 74 y 112.
Ley 4 de 1913: Artículos 315, 316 y 320.
Ley 57 de 1985: Artículos 1 y 12 al 27.
Decreto 01 de 1984.
Decreto 2126 de 1992: Artículo 51
Acuerdo AGN #47 de 2000
Acuerdo AGN #56 de 2000

17. Conservación FUNDAMENTOS LEGALES
Ley 47 de 1920: Articulo 22.
Ley 14 de 1936.
Conjunto de medidas Ley 39 de 1981: Articulos 1,23,4.
preventivas o
Ley 63 de 1986.
Ley 6 de 1992: Articulo 74.
correctivas Ley 80 de 1993: Articulo 39.
Ley 397 de 1997. (General de
adoptadas para Cultura)/Articulos 4 y 12.
Codigo de Comercio, Articulos 48 y 60
asegurar la Decreto 1798 de 1990, Articulo 31.
Decreto 2620 de 1993.
integridad física y Decreto 2150 de 1995.
funcional de los Acuerdo AGN 007 de 1994, Art. 23 y 50.
Acuerdo AGN 11 de 1996,047 de 2000, 048 de
documentos de 2000, 049, 050 de 2000, 056 de 2000, 057 de
2002.
archivo. Constitución Política de Colombia: Artículos 8
y 95.
Código de procedimiento cívil: Articulo 251.

18. Disposición final del documento
Decisión resultante de la valoración hecha
en cualquier etapa del ciclo vital del
documento, registrada en la tabla de
retención documental y/o tablas de
valoración documental, con miras a su
conservación total, eliminación, selección
y/o reproducción.

20. Disposición final de los documentos
Fundamento legal
Constitución Política de Colombia 1991, Artículos 63,70, 71 y 72
Ley 47 de 1920.
Ley 14 de 1936.
Ley 163 de 1959.
Ley 39 de 1981. Artículos, 1,2,3 y 4.
Ley 80 de 1993. Artículo 39.
Decreto 2527 de 1950.
Decreto 3354 de 1954.
Decreto 264 de 1963.
Decreto 960 de 1970.
Decreto 2620 de 1993
Decreto 2649 de 1993. Artículo,134.
Decreto 998 de 1997.
Decreto 1145 de 2004
Acuerdo AGN 007 de 1994. Artículos 18, 23 y 25.
Acuerdo AGN 08 de 1995.
Circular del AGN 03 de 2001 y 01 de 2004.
NTC 3723
NTC 4080
NTC 5174
NTC 5238

21. Actividades de los 8 pasos del
PDG

22. Producción
- Creación y diseño de documentos.
-Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y
procesadores de texto).
- Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas,
CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).
- Determinación de tamaños , calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
- Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
- Determinación de uso y finalidad de los documentos.
- Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la
entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.
- Adecuado uso de la reprografía.

23. Recepción
- Identificación de medios de recepción:
mensajería, fax, correo
tradicional, correo
electrónico, página web, otros.
- Recibo de documentos oficiales.
- Verificación y confrontación de
folios, copias, anexos, firmas.
- Constancia de recibo (sello, reloj
radicador).

24. Distribución de documentos
1. Distribución de documentos externos
- Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
- Clasificación de las comunicaciones.
- Organización de documentos en buzones o casilleros.
- Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
- Reasignación de documentos mal direccionados.
- Registro de control de entrega de documentos recibidos.
2. Distribución de documentos internos
- Identificación de dependencias.
- Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
- Registro de control de entrega de documentos internos .

25. Distribución de documentos
enviados
? Definición de medios de distribución: personal, fax, correo
tradicional, correo
electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
? Control del cumplimiento de requisitos del documento.
? Métodos de empaque y embalaje.
? Peso y porteo de documentos.
? Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
? Control y firma de guías y planillas de entrega.
? Control de devoluciones.
? Organización mensajería externa.
? Registro de control de envío de documentos.

26. Trámite
1. Recepción de solicitud o trámite
- Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta
del trámite.
- Identificación del trámite.
- Determinación de competencia, según funciones de las
dependencias.
- Definición de los períodos de vigencia y tiempos de respuesta.
2. Respuesta
- Análisis de antecedentes y compilación de información.
- Proyección y preparación de respuesta.
- Trámites a que haya lugar con la producción de documentos
hasta la culminación del asunto.

27. Organización documental
- Identificación de unidades administrativas y funcionales.
- Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la
dependencia.
- Conformación de series y subseries documentales.
- Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo
valoración y de
los documentos de apoyo.
- Control en el tratamiento y organización de los documentos.
- Conformación y apertura de expedientes.
- Determinación de los sistemas de ordenación.
- Organización de series documentales de acuerdo con los pasos
metodológicos.
- Foliación.

28. Consulta
1. Formulación de la consulta
- Determinación de la necesidad y precisión de la consulta.
- Determinación de competencia de la consulta.
- Condiciones de acceso.
- Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por
conservación.
- Reglamento de consulta.
2. Estrategia de búsqueda
- Disponibilidad de expedientes.
- Disponibilidad de fuentes de información.
- Establecimiento de herramientas de consulta.
- Ubicación de los documentos.
3. Respuesta a consulta
- Atención y servicio al usuario.
- Infraestructura de servicios de archivo.-
- Sistemas de registro y control de préstamo.
- Uso de testigos y formatos para el control de devolución.
- Implantación de medios manuales o automáticos para localización de
información.

29. Conservación del documento
- Diagnóstico integral.
- Sensibilización y toma de conciencia.
- Prevención y atención de desastres.
- Inspección y mantenimiento de instalaciones.
- Monitoreo y control de condiciones ambientales.
- Limpieza de áreas y documentos.
- Control de plagas.
- Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.
- Almacenamiento, re-almacenamiento y empaste/ encuadernación
(Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y
equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento).
- Apoyo a la reproducción.
- Intervenciones de primeros auxilios para documentos.
- Establecimiento de medidas preventivas.
- Implantación de Planes de contingencia.
- Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.

30. Disposición final del documento
CONSERVACIÓN
- Recepción de transferencias secundarias.
- Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.
- Conservación y preservación de los documentos.
ELIMINACIÓN
- Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD.
- Valoración avalada por el Comité de Archivo.
- Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de
eliminación.

31. Disposición final
MICROFILMACIÓN
- Determinación de metodología y plan de trabajo.
- Fines en la utilización de la técnica.
- Control de calidad durante todo el proceso.
DIGITALIZACIÓN
- Determinación de la metodología y plan de trabajo.
- Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere.
- Control de calidad durante todo el proceso.

32. Conclusiones
Se identificó el porqué de la implementación de los 8
pasos en el programa de gestión documental y su
incidencia en el funcionamiento administrativo.
El afianzamiento de los conceptos sobre la archivística son
un pilar fundamental para que el profesional pueda no
solo reconocer la importancia de estos, sino la gran
responsabilidad ética que el o ella tienen ante la
exigencia del contexto en su ejercicio.

33. Conclusiones
Se practicó la lógica procedimental en las actividades
implementadas en cada paso genera confianza
profesional y calidad en el servicio.
El proceso de los 8 pasos invita al profesional a ser
constante en su proceso de actualización no sólo del
conocimiento teórico desde la documentación y la
archivística, sino en el uso eficiente, efectivo y eficaz
de las nuevas tecnologías de la información y
comunicación para una nueva sociedad.

34. Referencia videos
CORTÉS, Juan Manuel. Invitro. Archivística 1/3. [En
linea]http://www.youtube.com/watch?v=3QpWBxrAKm
k[Consultado el 14 de Noviembre de 2012]
CORTÉS, Juan Manuel. Invitro. Archivística 3/3. [En
linea]http://www.youtube.com/watch?v=vEH9RcBYLVY&feature=relmfu[Consultado
el 14 de Noviembre de 2012]

35. REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.http://adocltda.blogspot.com/2010/06/pagina-archivo-general-
nacion.html [Consultado el 13 de Noviembre de 2012]
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. [En
línea]http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2008#[Consultado el 13 de
Noviembre de 2012]
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 27 de 2006. [En
línea]http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2013[Consultado el 13 de Noviembre de 2012]
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. [En
línea]http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2007[Consultado el 13 de Noviembre de
2012]
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. [En línea]
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2005[Consultado el 13 de Noviembre de 2012]
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. [En
línea]http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2015[Consultado el 13 de Noviembre de
2012]
SOCIEDAD COLOMBIANA DE ARCHIVISTAS. Leyes. [En línea]
http://www.scarchivistas.org/leyes/ [Consultado el 14 de Noviembre de 2012]