1. Uso efectivo del tiempo
Herramientas para el desarrollo personal
Enero de 2009
Secretaría de Gobierno
Comité de Modernización y Calidad de Gestión

2. “Sólo puede degustar el sabor de los días quien se despoja de la
obligación de tener un destino”
Emile Cioran
“La libertad no nace del fusil sino de la organización”.
Origen desconocido

3. Objetivos del taller
Tomar conciencia que el “uso del tiempo” depende de nuestros
propios hábitos (autocrítica)
Aprender una metodología para mejorar el “uso del tiempo”
(organización personal)
Poder reaccionar concientemente ante situaciones de mal uso del
tiempo

4. Definición de Tiempo
 Enc. Cumbre: “Relación que se establece entre dos o mas
fenomenos, sucesos, cuerpos u objetos”
 Larousse: Duración de los fenómenos…época, siglo
 Real Academia: “Duración de las cosas sujetas a mudanza”
 Aristóteles: “Medida del movimiento según antes y despues”

5. Tiempo
Pasaje
de la potencialidad a la posibilidad
del acto de la realidad

6. Tiempo
Cronos: Dios del tiempo real e inexorable, cuyo paso nos
lleva inevitablemente a la muerte. Es el tiempo secuencial y
cronológico
Kairos: Dios del tiempo interior de los hombres, el de los
sueños y del espíritu. Es el que nos devuelve la vida.
Es el “entre tiempo”. Un período indeterminado de tiempo (cronos)
donde “algo especial” sucede.
Esta relacionado intrínsecamente con la calidad de atención
Es el momento justo o critico, donde algo nuevo surge o sucede
Es el tiempo en que uno vive intensamente, lo disfruta, lo paladea
Es el tiempo en el que verdaderamente “se vive”

7. Tiempo
Si C + K > 50 horas semanales Problemas de tiempo
Si C > 65% Cansancio y baja eficiencia

8. Tiempo Características
El mas importante de los recursos
Es intangible
El mas equitativo de los recursos
Caduca (no se almacena)
Es irrecuperable
Tiene múltiples ocupaciones (se puede administrar bien o mal)
Es de difícil evaluación
Es difícil de cuantificar lo bien o mal que lo usamos
Es incontrolable. No se puede variar su velocidad, dirección o sentido
No podemos aumentar la “cantidad”, pero si la “calidad”

9. Síntomas sobre Problemas
en el Uso del Tiempo
Brecha entre lo planeado y lo realizado: aspiraciones vs realizaciones
Brecha entre esfuerzo realizado y resultado obtenido : Costo/ Beneficio
No completamos nuestros objetivos
Postergamos nuestro desarrollo a Largo Plazo
Descuidamos relaciones familiares y personales
El tiempo “no vuela”. Lo administramos mal
El tiempo no se “tiene”, el tiempo se “hace”

10. Uso del Tiempo
1 Autogestión

11. Normalmente el mal uso
del tiempo, depende de
una mala selección o
distribución de las
acciones realizadas

12. Autogestión
Es uno el que cambia
No se supera, lo que no se asume
Somos sólo nosotros
los que podemos mejorar
la calidad de nuestro tiempo

13. Autogestión
No hay nada mas fácil que estar ocupado.
Lo difícil es ser eficaz.
Mackenzie

14. Autogestión
Eficiencia / Eficacia
Hago las cosas bien (eficiencia)
aunque no era lo mas conveniente (eficacia)

15. Algunas creencias erróneas
1. Hacer las tareas con mas rapidez
Bajo presión normalmente se producen mas errores.
Hay menos tiempo para pensar, planificar, reflexionar
2. Hacer las tareas, durante mas horas
Desaparece el “tiempo personal”
La mente es “menos clara”
No importa cuanto tiempo se “ahorre”
Siempre habrá cosas por hacer
Se deben “tomar decisiones”
Y pasar “de la decision a la accion”

16. Pasar de la reacción a la proacción
“La situación “yo domino la
me domina” situación”
Actitud Reactiva Actitud Proactiva
Pasar de solucionar problemas,
a crear alternativas

17. El cambio proactivo
Aparenta no ser necesario
Se anticipa
Es un cambio “no obligado”. Por eso muchos dicen: “¿para que?”
Es el único que genera progreso real (el reactivo es para regresar a
la situación original)
Es un progreso dirigido

18. A mas actitudes proactivas, menos
actitudes reactivas
Mínimo
inevitable
Actitud Reactiva
Actitud Proactiva

19. Siempre habrá tiempo suficiente
para las cosas que realmente
es necesario hacer.
Hagamos las cosas que se deben hacer,
antes que las que queremos hacer.

20. Distribución diaria del tiempo
Descanso Personal Descanso Personal
Laboral Laboral

21. El tiempo laboral
Se tiende a pensar que se paga por el trabajo,
pero en realidad se paga
por el tiempo en que se realiza ese trabajo,
y se espera que en ese tiempo
se obtengan ciertos resultados

22. Uso del tiempo
2 Auto observación

23. Habitualmente hacemos:
Lo agradable antes que lo desagradable
Lo que se hace rápidamente antes que lo que se hace lentamente
Lo fácil antes que lo difícil
Lo sabido antes que lo nuevo
Lo urgente antes que lo importante
Lo que nos imponen antes que lo que elegimos

24. Auto observación
Que los hábitos nos dejen mas tiempo libre,
para los procesos inteligentes.

25. Auto observación
1. Medir la utilización del tiempo
2. Observar las actividades
3. Medir las interrupciones y las perdidas de tiempo

26. Auto observación
(el marcapasos)
De: A Tiempo Actividad Causa
08:00 – 09:00 1 Hora Revisar correo Habitual
09:00 – 10:30 1 ½ Hora Leer y delegar expedientes Habitual
10:30 – 11:30 1 Hora Visita de presidente de comisión Imprevisto impostergable
vecinal
11:30 – 12:30 1 Hora. Acto de fin de año Agendado
12:30 – 13:50 1hora 20 min. Llamado de Intendente Asunto importante
13:50 – 14:00 10 min. Reunión de equipo de trabajo Corrimiento forzoso

27. Auto observación
Es un proceso de mejora continua

28. Proceso de buen uso del tiempo
Control
Fijar objetivos
Puesta en
práctica Información
Comunicación
Planificar
Transferencia
Tomar
decisiones

29. Proceso de buen uso del tiempo
Todo es difícil,
antes de ser fácil
Proverbio Persa

30. 1 Análisis de los objetivos
Fijar ideales; Tanto laboral como familiar y personalmente (¿Qué
deseo?)
Ponerlos por escrito: para controlarlos periódicamente, no perder
la orientación, ni malgastar tiempo y energías en cosas secundarias o
innecesarias
Análisis de la situación: particular (virtudes y defectos) y entorno
Fijar objetivos y metas
Evaluar planes de contingencia

31. 2 Planificación
Debe analizarse los:
Qué (cuantificarlos y priorizarlos)
Cómo
Cuándo (plazos)
Con qué (recursos)
Puede planificarse en forma: anual, trimestral, mensual,
semanal, diaria

32. 2 Planificación
Revisar las metas
Establecer tareas diarias especificas
Organizar las tareas por orden de prioridad
Determinar el tiempo que demandará cada tarea
Anticipar los obstáculos que se pueden encontrar

33. 2 Planificación
El tiempo ganado, se usa en:
a) Nuevos objetivos
b) Replanificar
c)Descanso

34. 2 Planificación
Por cada hora en la planificación
Pueden ahorrarse de 3 a 4 horas en la ejecución
y se hace mas placentero el trabajo
“Afilar el hacha”

35. 3 Tomar decisiones
POCO
URGENTE
URGENTE
IMPORTANTE A B
POCO
C P
IMPORTANTE

36. 3 Tomar decisiones
Se deben tratar los temas,
que más rápido me lleven a cumplir mis objetivos
o que más influyan en el resultado

37. Habilidades de un administrador
Analizar la mejor decisión posible acerca
de futuros cursos de acción
Concentrarse solo en los asuntos importantes
Mantener múltiples canales de información
Dar noción de dirección con objetivos abiertos

38. Estrategias deliberadas y emergentes
Estrategia
No realizada
Estrategia Estrategia Estrategia
formulada definida realizada
Estrategia
emergente

39. 3 Tomar decisiones
Permanente
TRANSFERENCIA
Delegación
Circunstancial

40. Esquema clásico de empresa
Cuanto mas alto
es el nivel jerárquico, Nivel 1
mas tiempo se
dedica a planear.
Nivel 2
Delegar para trabajar Nivel 3
mas inteligentemente,
que arduamente

41. Delegación
Autoridad / tarea Transferible
Responsabilidad Intransferible

42. Delegación
¿A quién?
Prepararlo/a
Sino, seguimiento permanente
Sino, no quejarse

43. Delegación
Hay que detallar:
TEMA: Que, porque, para que (Permite que se tomen propias
decisiones)
•AUTORIDAD: Poder
•MEDIOS: Cómo y con qué
•PLAZOS: Para cuando

44. Delegación
Preparar la orden. No improvisar
Determinar el momento preciso
Elegir el medio apropiado (radio, teléfono, escrito, personal)
Dar la orden directamente. No usar emisarios
Respetar las jerarquías
Ser claro y preciso al transmitir
Aclarar bien los plazos

45. …Delegación
Verificar el estado de ánimo de quien recibe la orden
Evitar ironías, abuso, intolerancia
No pedir un favor. Dar una orden (Con amabilidad y cortesía)
Repetir todas las veces que sea necesario
Verificar que la orden ha sido entendida correctamente
Escribir cuando sea indispensable

46. Delegación
Alto
DESAFIOS
Bajo
Baja Alta
CAPACIDAD/ES

47. 4 Puesta en práctica
Capacidad de trabajo y concentración depende de:
Procesos fisiológicos, hábitos, personalidad, etc.
Capacidad A A
de B B
concentración
C
0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24
Hora del día

48. 4 Puesta en práctica
1. Tener horarios de trabajo ininterrumpidos:
(habitualmente a la mañana temprano o por la tarde)
2. Hacer llamadas por tanda: (habitualmente antes del
almuerzo o antes del fin del día)

49. 4 Puesta en práctica
Ser constantes
No buscar la perfección
Evitar las acciones a “contrapelo”

50. 5 Información y comunicación
Tanto la información como la Comunicación debe ser
clara y concisa
La información debe servir para tomar decisiones
Que nos permitan modificar oportunamente las vías de
acción

51. 5 Información y comunicación
¿Selecciono lo que leo?
¿Leo lo esencial?

52. 5 Información y comunicación
Cuando hablo por teléfono…
¿Preparo bien los detalles para los cuales llame?
¿Puede sustituir una larga comunicación por un fax o un correo-e?
¿Puede sustituir un e-mail por una comunicación corta?
¿Cómo utilizo mi celular? ¿Gano tiempo o pierdo Tiempo?
¿Cómo lo administro?

53. 5 Información y comunicación
¿Uso eficientemente la computadora?
¿Podría mejorar la información que manejo con ella?

54. 5 Información y comunicación
¿Tengo la información que necesito para tomar
decisiones?
¿La tengo ordenada y la puedo usar con facilidad?
¿O tengo un montón de datos que nunca
utilice y que no se ni para que sirve?

55. El espacio de trabajo
1. Comodidad física
2. Buena iluminación
3. Tener cerca el equipo e información que se utiliza con
frecuencia
4. Liberar de papeles (excepto los que se están usando)
5. Material en orden, para reducir el tiempo de búsqueda

56. Algunos mitos
1. “Soy una persona muy ocupada”
Se confunde actividad con obtencion de resultados
2. “Yo trabajo en equipo”
No se delega. Se está en todo. Se invade puestos
3. “No tomemos la decisión, hasta tener todos los datos”
No se decide a tiempo, o no se decide
4. “Cuanto más trabajamos, mejor va a salir”
Confundimos trabajar más, con trabajar mejor
5. “No me la compliques”
Se trata los asuntos dificiles de manera superficial. Se está
condenado a repetir lo que salió mal.

57. 6 Control
Centrarse en el objetivo
Intentar siempre mantener o recuperar el foco
Establecer fechas de seguimiento

58. 6 Control
Preguntarnos
¿Cumplí mis objetivos?
¿Lo hice en forma eficaz?
Si no pude, ¿Cuál fue la causa?

59. 6.- Control
Yo me debo ocupar
de mi trabajo, y no
que mi trabajo se
ocupe de mi

60. Auto observación
(volvemos al marcapasos)
De: A Tiempo Actividad Causa
08:00 – 09:00 1 Hora Revisar correo Habitual
09:00 – 10:30 1 ½ Hora Leer y delegar expedientes Habitual
10:30 – 11:30 1 Hora Visita de presidente de comisión Imprevisto impostergable
vecinal
11:30 – 12:30 1 Hora. Acto de fin de año Agendado
12:30 – 13:50 1hora 20 min. Llamado de Intendente Asunto importante
13:50 – 14:00 10 min. Reunión de equipo de trabajo Corrimiento forzoso

61. RetrasosCausas
• Hacer trabajos no placenteros
• Hacer trabajos difíciles
• Indecisión

62. RetrasosSíntomas
Carreras de último momento
Resultados por debajo de la calidad esperada
Fechas de entrega no cumplidas
Ciudadanos y compañeros insatisfechos
Estrés
Más tiempo improductivo
Disminución de nuestra efectividad
Postergación de tareas u objetivos indefinidamente

63. RetrasosSíntomas
1 Comportamiento personal
No llevar una agenda proactiva
No priorizar tareas
Postergar decisiones
No informar (comunicación)
No saber decir “no”
Desmotivación o stress

64. RetrasosSíntomas
2 Estructura Organizativa
Canales de información escasos o deficientes
Estructura pesada (burocracia)
Exceso o falta de reuniones
Sistemas de coordinación deficientes
“Puertas abiertas” constantemente
No existe un filtro de llamadas telefónicas

65. RetrasosSíntomas
3 Equipo
No hay suficiente delegación
Equipo dependiente del jefe
Exceso de supervisión
Objetivos pocos claros
Poca planificación
Conflictos internos

66. RetrasosSíntomas
4 Entorno
Interferencia de los superiores jerárquicos
Imprevistos
Urgencia (demasiada reacción)
Exceso de correo electrónico
Falta de cooperación
Conflictos de funciones

67. RetrasosAgentes
Interferencias: situaciones
Ladrones: Personas

68. 6 Control
Desperdiciadores de tiempo
externos Priorizar actividades
Planificar reuniones, visitas y llamadas
Excesivo flujo de papeles Orden de llamadas
Balancear la parte social con lo negocios
Información (falta o exceso)
No extenderse
Tiempos “sin interrupciones”
Teléfono
Sintetizar ideas
Visitas Hablar y escribir clara y sencillamente
Pensar antes de hablar o escribir
Reuniones No revisar cuando los beneficios son pocos
Prevé un tiempo diario para interrupciones
Fallas en la comunicación Atender fuera de la oficina o de “parado”
Aprender a decir no
Políticas ineficientes Desalienta reuniones innecesarias
Preestablecer los tiempos para las reuniones
Procesos ineficientes

69. 6 Control
Reflexión Desperdiciadores de tiempo
Decisión internos
Disciplina
Desarrollar hábitos
Falta de objetivos o pocos claros
Falta de planeamiento
Falta de prioridades
Dejar cosas para después
Hacer muchas cosas a la vez
Indecisión
Incapacidad para negarse
Desorden

70. 6 Control
Situación Por que Causa del porque
Falta de
No delego Personal inexperto
capacitación

71. Estilos improductivos del Uso del
Tiempo
Encuesta

72. Estilos improductivos del Uso del Tiempo
Perfeccionista
 No tiene visión global
 Se ocupa de detalles que no aportan valor
 Lento en la toma de decisiones. (Inseguridad, Falta de
información, Aspiración a la solución optima)
 Muy autoexigente (insatisfacción permanente)
 Exigente con el equipo (exceso de control)
Su frase: “Un buen trabajo, nunca es perfecto”

73. Estilos improductivos del
Uso del Tiempo
Colega
No sabe decir no
Evita enfrentarse a situaciones delicadas
Asume compromisos innecesarios
Demasiado preocupado en no molestar a otro
Varía su posición, según el interlocutor
Frase para el/la: “A veces debemos aceptar
no ser aceptados”

74. Estilos improductivos del
Uso del Tiempo
Omnipotente
No se permite debilidades
Se siente obligado a “poder con todo”
Es incapaz de pedir ayuda
No delega
Trabaja bajo presión, aunque cometa errores
Recomendaciónes para el/la: “Aceptar las propias
limitaciones, no le convierte en inútil”

75. Estilos improductivos del
Uso del Tiempo
Inconstante
Lleva muchos temas en paralelo
Comienza los proyectos con mucha ilusión, pero la pierde
rápidamente
Se esfuerza mucho, pero de forma dispersa
Desconcierta a los demás con sus cambios de prioridades
Inicia muchas cosas, pero acaba pocas
Debe saber que: “Le pagan por los resultados, no
por esforzarse”

76. Estilos improductivos del
Uso del Tiempo
Acelerado
Actúa primero y piensa después
Se precipita tomando decisiones
No se concede a si mismo el tiempo para organizarse
Intenta hacer varias cosas al mismo tiempo
Comete errores por falta de atención, pensando en lo que hará después
Para el/la: “Si corres mucho, llegarás tarde”

77. Reflexiones y Propuestas

78. ¿ Hemos puesto esfuerzo en fijarnos
metas de mediano y largo plazo?
Objetivos logrados / Objetivos planeados/ tiempo
empleado
Fijarnos objetivos a MP y LP realistas y alcanzables
Organizar nuestra vida diaria, mensual y anual, con
vista a lograr esos objetivos a MP y LP
Medir el impacto del tiempo y del esfuerzo dedicado a
las distintas posibilidades

79. ¿ Llevamos control de cómo
usamos nuestro tiempo?
¿ Cuanto hemos mejorado en el uso del tiempo?
¿ Cuanto hemos tratado de mejorarlo?
¿ Nos parece importante mejorarlo?
TENER EN CUENTA LO QUE APRENDIMOS Y APLICARLO

80. ¿ Tenemos capacidad para
concentrarnos en lo mas importante?
Imponerse “premios” (y castigos)
Tener “urgencia” en finalizar nuestras
tareas, independientemente del tiempo
disponible

81. ¿ Organizamos nuestra actividad
diaria en base al ciclo biológico
personal?

82. ¿Tenemos un sistema de información
adecuado?
Recopilación de información
Análisis de esa información
Uso de esa información para modificar nuestra planificación o
nuestro presupuesto
Organización de la información
DEBE ESTAR DISEÑADO PARA AHORRAR TIEMPO NO PARA GASTARLO

83. ¿Administramos correctamente
nuestro tiempo en las reuniones o en
nuestro trabajo?
COSTO DE UNA REUNION =
Horas X Nº Miembros X (suma de honorarios + suma de gastos)

84. Mi amigo el tiempo

85. Luego de investigar la manera de abordar los problemas, objetivos y
riesgos de 1200 destacados deportistas, docentes, empresarios, médicos
y artistas determinó las siguientes características:
Se esfuerzan por amor al arte en función de elevados objetivos propios
Asumen los riesgos con confianza, después de examinar que
sucedería en el peor de los casos
Antes de actuar, repasan mentalmente las acciones y sucesos que se
producirán
Estudio del psicólogo californiano Charles Garfield

86. “El dominio del tiempo permite pasar de un estado de tensión penosa a
uno de serenidad y, a la vez, de mayor eficiencia”.
Jean-Louis-Servan-Schreiber

87. “Los verdaderos dominadores del tiempo saben tomar distancia, y por
eso, a su serenidad constante, agregan disponibilidad para los demás,
intereses múltiples y un toque de humor”.
Jean-Louis-Servan-Schreiber

88. “Todo lo que hacemos tiene por objeto la búsqueda del placer y, por
consiguiente evitar el displacer”. (Principio budista inverso)
Henri Laborit, Biólogo

89. Tómese tiempo para pensar
Es la fuente del poder.
Tómese tiempo para jugar
Es el secreto de la eterna juventud.
Tómese tiempo para leer
Usar el Tiempo Es la fuente del saber.
Tómese tiempo para rezar
Es el mayor poder sobre la tierra.
Tómese tiempo para amar y ser amado
Es el privilegio dado por Dios.
Tómese tiempo para ser amable
Es el camino de la felicidad.
Tómese tiempo para reír
Es la música del alma.
Tómese tiempo para dar
El día es demasiado corto para ser egoísta.
Tómese tiempo para trabajar
Es el precio del éxito.
Tómese tiempo para ser caritativo
Es la llave del cielo.
Viejo proverbio irlandés