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COLEGIO SAGRADO CORAZONMaría Emilia Fantino, Camila Mondino y Luciano Pierani   8
COLEGIO SAGRADO CORAZON                                       Validación:La validación de datos de Microsoft Excel permite...
COLEGIO SAGRADO CORAZON    Tipos de mensajes que se pueden mostrar:    Para cada celda que se valida, se pueden mostrar do...
COLEGIO SAGRADO CORAZON2- Definir la configuración de una celda: empezando por la primera celda que deseevalidar, utilice ...
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COLEGIO SAGRADO CORAZON3- Configurar la validación de otras celdas: a menudo podrá ahorrar tiempo copiandola configuración...
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COLEGIO SAGRADO CORAZON4- Probar las reglas de validación: introduzca datos válidos y no válidos en las celdaspara asegura...
COLEGIO SAGRADO CORAZON-Escribir datos válidos: si el usuario escribe datos válidos y presiona la tecla ENTER,los datos qu...
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Formato condicional y validación

  1. 1. COLEGIO SAGRADO CORAZON Formato condicional:El formato condicional se utiliza para aplicar unas características de formato adeterminadas celdas de la hoja de cálculo de Excel, dependiendo de que se cumplandeterminadas condiciones. Por ejemplo, una celda contiene una fórmula que calcula lavariación entre un valor X y otro Y, y se quiere aplicar un sombreado de color verde alas celdas con valor X si son mayores a las celdas con valor Y, y un sombreado decolor rojo si las celdas con valor X son menores que las celdas con valor Y.Los formatos condicionales seguirán aplicándose a las celdas hasta que se quiten,incluso aunque no se cumpla ninguna de las condiciones y no se muestren losformatos de celda especificados.Para aplicar los formatos condicionales se siguen los siguientes pasos:1. Seleccionar las celdas a las que se quiere dar formato.2. El menú INICIO posee la ventana llamada ESTILOS, dentro de la cualseleccionaremos la opción FORMATO CONDICIONAL- NUEVA REGLA.3. Se nos va a abrir una ventana, donde seleccionaremos la opción: “Aplicar formatoa todas las celdas según sus valores”.María Emilia Fantino, Camila Mondino y Luciano Pierani 1
  2. 2. COLEGIO SAGRADO CORAZON4. En EDITAR UNA DESCRIPCIÓN DE REGLA, en la parte inferior, podemosmodificar los colores que hacen a una y otra celda. Podemos elegir la cantidad deescalas de colores que utilizaremos, tipos de valores numéricos, porcentuales(significa expresado en tantos por cientos), percentiles (el percentil es una medida deposición no central que nos dice cómo está posicionado un valor respecto al total deuna muestra) y fórmulas (una fórmula es un método práctico de resolver un asunto,brindar instrucciones o expresar una operación en el ámbito científico). El valor sedeterminara de acuerdo a nuestras variantes al igual que el color.María Emilia Fantino, Camila Mondino y Luciano Pierani 2
  3. 3. COLEGIO SAGRADO CORAZON 5. Una vez completado los respectivos campos, presionar ACEPTAR. 6. Se deberán aparecer las celdas con sus respectivos colores de acuerdo de su contenido. Formato condicional a partir de una fórmula: En mi hoja de cálculo, en dos columnas tengo números y en otra celda tengo letras. Para aplicar este formato condicional a dichas celdas deberemos trabajar en conjunto con dos funciones más: ESTEXTO: es una función que verifica si el contenido de las celdas es texto, y en caso de serlo, devuelve VERDADERO, y en caso contrario FALSO. María Emilia Fantino, Camila Mondino y Luciano Pierani 3
  4. 4. COLEGIO SAGRADO CORAZON NO: convierte una expresión VERDADERO en FALSO y viceversa. La utilidad que se le da es porque necesitamos identificar las celdas que NO sean TEXTO. Los pasos a seguir son:1. Seleccionar las celdas a las cuales queremos aplicar el formato condicional.2. Vamos al FORMATO CONDICIONAL y seleccionamos NUEVA REGLA.3. En la nueva ventana que se nos aparecerá seleccionaremos la opción: “Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato”. María Emilia Fantino, Camila Mondino y Luciano Pierani 4
  5. 5. COLEGIO SAGRADO CORAZON4. En el recuadro inferior, debemos ingresar la fórmula que se debe cumplir para aplicar la regla. Es donde utilizaremos las dos funciones mencionadas: NO y ESTEXTO. Ingresaremos la formula: =NO(ESTEXTO($E1)), por ejemplo. Es importante colocar el signo peso ($) delante de la E (en este ejemplo) porque la condición de la columna no cambia, pero no debemos ponerlo delante del 1 porque la condición de la fila si cambia.5. Una vez escrita esa fórmula seleccionaremos “Formato…” para determinar el formato que le queremos dar a los números. María Emilia Fantino, Camila Mondino y Luciano Pierani 5
  6. 6. COLEGIO SAGRADO CORAZON 6. Al finalizar esa determinación seleccionar ACEPTAR en la ventana de Formato de celdas como en la de Nueva regla de formato. Si hicimos todos los pasos correctos, vamos a obtener como resultado lo siguiente: Veremos pintados los valores de C y D que no poseen texto. Formato condicional según conjunto de símbolos: 1. Selecciono las celdas con las que quiero trabajar, y selecciono en Formato Condicional, la opción CONJUNTO DE ICONOS.2. Una vez elegido el conjunto de íconos, por defecto, el formato se adapta a los datos que tenemos. Para modificarlo debemos ir a: Formato condicional, Administrar Reglas. María Emilia Fantino, Camila Mondino y Luciano Pierani 6
  7. 7. COLEGIO SAGRADO CORAZON3. En esta ventana en la opción editar regla, podremos configurar el formato de nuestros íconos, cuáles se colocaran en los valores más bajos a valor X y cuáles se colocaran en valores más altos a un valor X. Deberemos completar los campos con su respectivo valor.4. Para finalizar, seleccionamos ACEPTAR en la ventana “Editar regla de formato” y también en la ventana de “Administrador de regla de formato condicional”. María Emilia Fantino, Camila Mondino y Luciano Pierani 7
  8. 8. COLEGIO SAGRADO CORAZONMaría Emilia Fantino, Camila Mondino y Luciano Pierani 8
  9. 9. COLEGIO SAGRADO CORAZON Validación:La validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se deseaintroducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la entrada de números enteroscomprendidos entre 1 y 50. Se puede configurar la validación de datos para evitar quelos usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su entrada y comprobarlos trasfinalizar el usuario. También se pueden proporcionar mensajes que definan la entradaque se espera en la celda así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregirerrores.Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un mensajecon instrucciones proporcionadas por el usuario.La validación de datos resulta especialmente útil al diseñar formularios u hojas decálculo que otras personas utilizarán para introducir datos como formulariospresupuestarios o informes de gastos.Tipos de datos que se pueden validar:-Números: especifique que la entrada en una celda debe ser un número entero o unnúmero decimal. Puede establecer un mínimo o máximo, excluir un número o intervalodeterminado, o utilizar una fórmula para calcular la validez de un número.-Fechas y horas: establezca un mínimo o máximo, excluya determinadas fechas uhoras, o utilice una fórmula para calcular la validez de una fecha u hora.-Longitud: limite el número de caracteres que se puede escribir en una celda o exija unnúmero mínimo de caracteres.-Lista de valores: elabore una lista de las opciones para una celda como, por ejemplo,pequeño, mediano, grande, y admita sólo esos valores en la celda. Se puede mostraruna flecha de lista desplegable cuando un usuario hace clic en la celda para facilitar laselección de una opción de la lista.María Emilia Fantino, Camila Mondino y Luciano Pierani 9
  10. 10. COLEGIO SAGRADO CORAZON Tipos de mensajes que se pueden mostrar: Para cada celda que se valida, se pueden mostrar dos mensajes diferentes: uno que aparece antes de que el usuario introduzca los datos y otro que aparece después de que el usuario intente introducir los datos que no cumplen los requisitos. Si los usuarios tienen activado el Ayudante de Office, éste mostrará los mensajes. -Mensaje de entrada: este tipo de mensaje aparece cuando un usuario hace clic en la celda validada. Se puede utilizar este tipo de mensaje para facilitar instrucciones sobre el tipo de datos que se han de introducir en la celda. -Mensaje de error: este tipo de mensaje aparece sólo cuando el usuario escribe datos no válidos y presiona la tecla ENTER. Se puede elegir entre tres tipos de mensajes de error: Mensaje de información: este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Además del texto que proporciona el usuario, incluye un icono de información, un botón Aceptar, que introduce los datos no válidos en la celda, y un botón Cancelar, que restaura el valor anterior de la celda. Mensaje de advertencia: este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de advertencia y tres botones: Sí introduce los datos no válidos en la celda, No regresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda. Mensaje de detención: este mensaje no permite la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de detención y dos botones: Reintentar regresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda. Observe que este mensaje no está concebido como medida de seguridad: si bien los usuarios no pueden introducir datos no válidos escribiendo y presionando ENTER, pueden eludir la validación copiando y pegando o rellenando datos en la celda. Si no se especifica ningún mensaje, Excel marca si los datos que introduce un usuario son válidos de modo que se pueden comprobar más adelante, pero no notifica al usuario cuando una entrada no es válida. ¿Cómo se validan datos?: 1- Configurar la hoja de cálculo: introduzca primero los datos y fórmulas en la hoja de cálculo. María Emilia Fantino, Camila Mondino y Luciano Pierani 10
  11. 11. COLEGIO SAGRADO CORAZON2- Definir la configuración de una celda: empezando por la primera celda que deseevalidar, utilice el cuadro de diálogo Validación de datos para designar el tipo devalidación que desee, un mensaje entrante y un mensaje de error si lo desea.María Emilia Fantino, Camila Mondino y Luciano Pierani 11
  12. 12. COLEGIO SAGRADO CORAZONMaría Emilia Fantino, Camila Mondino y Luciano Pierani 12
  13. 13. COLEGIO SAGRADO CORAZON3- Configurar la validación de otras celdas: a menudo podrá ahorrar tiempo copiandola configuración de la validación de la primera celda a otras celdas y, a continuación,modificando dicha configuración.María Emilia Fantino, Camila Mondino y Luciano Pierani 13
  14. 14. COLEGIO SAGRADO CORAZONMaría Emilia Fantino, Camila Mondino y Luciano Pierani 14
  15. 15. COLEGIO SAGRADO CORAZON4- Probar las reglas de validación: introduzca datos válidos y no válidos en las celdaspara asegurarse de que funcione debidamente la configuración y los mensajesaparezcan en el momento previsto.A continuación se describe cómo es el proceso de introducción de datos para losusuarios. Se pueden utilizar mensajes entrantes y de error para facilitar lasinstrucciones que los usuarios necesitan para comprender cómo se ha configurado lahoja de cálculo con el propósito de asegurar que los datos son correctos.-Ver el mensaje entrante: cuando un usuario hace clic en una celda validada o utilizalas teclas de dirección para desplazarse a la celda, el mensaje entrante aparece en elglobo del Ayudante o en un cuadro de mensaje independiente. Si proporcionó una listadesplegable para la celda, la flecha de lista desplegable aparecerá a la derecha de lacelda.María Emilia Fantino, Camila Mondino y Luciano Pierani 15
  16. 16. COLEGIO SAGRADO CORAZON-Escribir datos válidos: si el usuario escribe datos válidos y presiona la tecla ENTER,los datos quedan introducidos en la celda y no sucede nada especial.-Escribir datos no válidos: si el usuario escribe datos que no cumplen los criterios y seespecificó un mensaje de error para los datos no válidos, dicho mensaje aparecerá enun globo del Ayudante o en una ventana independiente de mensajes. El mensaje ydecidir qué va a hacer.-Si no se proporcionan mensajes, la introducción de datos en celdas validadas es iguala la introducción normal de datos en Excel. Sin embargo, Excel marca todas las celdascon entradas no válidas de modo que sean fáciles de encontrar. Al recibir hojas decálculo de usuarios que pueden haber introducido datos no válidos, puede configurarMaría Emilia Fantino, Camila Mondino y Luciano Pierani 16
  17. 17. COLEGIO SAGRADO CORAZONExcel de modo que muestre círculos rojos alrededor de los datos que no cumplan loscriterios, facilitando así la búsqueda de errores en las hojas de cálculo. Utilice losbotones Rodear con un círculo datos no válidos y Borrar círculos de validación en labarra de herramientas en la pestaña Datos, en el cuadro Validación de datos.El valor de esta celda está rodeado con un círculo porque no cumple una regla devalidación. El círculo desaparecerá cuando corrija los datos de la celda.María Emilia Fantino, Camila Mondino y Luciano Pierani 17

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