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  1. 1. TEMA 11: ANÁLISIS DE PUESTOS DE TRABAJODIRECCIÓN Y GESTIÓN DEL PERSONAL
  2. 2. Concepto y responsables del análisis► El análisis de puestos de trabajo hace referencia en exclusiva al puesto de trabajo y no a la persona que lo ocupa.► En este sentido, se habla de unidades de trabajo impersonalizadas, independientes de los empleados que las ocupan.► El análisis de puestos proporciona la información necesaria para responder a las siguientes preguntas:► ¿de dónde proviene el trabajo?► ¿qué máquinas o material especial deben utilizarse?► ¿qué conocimientos, técnicas o habilidades necesita el empleado para realizar su trabajo?► ¿qué cantidad de supervisión necesita?► El análisis de puestos de trabajos permitirá saber qué se hace en un puesto determinado, cómo se hace, por qué se hace, en qué condiciones y qué exige el trabajo.► ¿Quién debe realizar el análisis del puesto de trabajo? Gómez-Mejía, Balkin y Cardy señalan que, según la técnica elegida, debe llevarse a cabo bien por un miembro del departamento de recursos humanos, bien por el titular del puesto de trabajo. Para Dessler la obtención de los datos para el análisis del puesto requiere por lo general de un especialista en recursos humanos, el ocupante del puesto y su superior.► Desde nuestro punto de vista, el análisis de puestos de trabajo requiere un esfuerzo compartido entre el experto en recursos humanos, el titular del puesto y el superior directo.
  3. 3. Fases en el análisis de puestos de trabajo.► Podemos identificar cuatro etapas a la hora de analizar los puestos de trabajo.► Una 1ªetapa hace referencia al establecimiento del objetivo del análisis.► Una 2ªes la obtención de información para poder analizar el contenido del puesto así como los requisitos para su desempeño.► La 3ªconsiste en el análisis propiamente dicho.► En la 4ª y última se detalla la documentación, recogiendo en la Ficha del puesto de trabajo la descripción y especificación del mismo.► Como resultado del análisis y a partir de la totalidad de las fichas, se obtiene el Manual de funcionamiento de la organización. Establecimiento de objetivos y asignación de responsabilidades Obtención de información Análisis del puesto Descripción y especificación del puesto
  4. 4. Establecimiento de objetivos.► A la hora de plantearse la organización llevar a cabo un análisis de puestos, deberá establecer con claridad su objetivo, es decir, determinar para qué se va a realizar.► A continuación presentamos una lista de supuestos en los que el análisis de puestos contribuye de manera efectiva.► La creación de un puesto de trabajo nuevo o la determinación de las características de uno ya existente. Diseño de puestos.► Optimizar, simplificar, recomponer, reestructurar, reorganizar, redefinir, suprimir una parte o la totalidad de un puesto. Rediseño de puestos.► Independientemente de que un puesto vacante sea antiguo o de nueva creación reciente, han de definirse sus exigencias lo más precisamente posible para que el reclutamiento sea eficaz. El análisis de puestos de trabajo no sólo identifica las exigencias de éstos, sino que describe las destrezas necesarias para desempeñarlos. Reclutamiento.► La selección consiste básicamente en el hallazgo del individuo que mejor se adapte al puesto de trabajo. Selección y colocación.
  5. 5. Establecimiento de objetivos.► No puede lograrse una orientación eficaz del puesto de trabajo sin una clara comprensión de sus exigencias. Han de definirse claramente sus funciones y responsabilidades para poder enseñar a un empleado recién contratado cómo desempeñarlas. Acogida o socialización.► El análisis de puestos de trabajo afecta a muchos aspectos de la formación. Sólo puede decidirse si un titular actual o potencial de un puesto concreto necesita formación adicional después de haber determinado mediante el análisis de puestos de trabajo las necesidades específicas de cada uno de ellos. Formación.► Los directivos y especialistas en recursos humanos se hallan en una situación óptima para orientar a los empleados sobre su carrera cuando tienen un conocimiento completo de los diferentes puestos de trabajo de la organización. Orientación en la carrera profesional.► Un análisis a fondo de los puestos de trabajo descubre con frecuencia prácticas o condiciones del entorno poco seguras en la relación con un puesto. Seguridad en el empleo.
  6. 6. Establecimiento de objetivos.► La valoración de puestos pone de manifiesto y concreta cuál es la contribución de los distintos puestos a la organización, por lo que el análisis de puestos de trabajo sirve de base para establecer el valor relativo de cada puesto en la misma, permitiendo en consecuencia la objetividad en la valoración del puesto y en el establecimiento de una política retributiva que mantenga la equidad interna. Valoración de puestos.► El objetivo de la evaluación del desempeño es la valoración de los resultados de un empleado en un puesto de trabajo. Es condición necesaria un conocimiento profundo de lo que se supone que ha de hacer exactamente el empleado. Entonces puede hacerse una evaluación equitativa de sus resultados. Valoración del rendimiento.► Un análisis correcto ayuda a asegurar que los empleados reciben una remuneración equitativa. El análisis de puestos de trabajo es el primer paso para determinar el valor relativo de un puesto, identificando su nivel de dificultad, sus funciones y responsabilidades y las destrezas y capacidades exigidas para su desempeño. Una vez establecido el valor de un puesto en relación con otros, la empresa puede establecer una escala equitativa de sueldos y salarios. Retribución.
  7. 7. Obtención de información sobre los puestos de trabajo► La información que se requiere para hacer un análisis de puestos es muy extensa, y para conseguirla se pueden utilizar diversos sistemas. Comentaremos los tres que han demostrado mayor utilidad al permitir obtener resultados más válidos y fiables.► Observación.► Método sencillo y directo. Puede utilizarse independiente o conjuntamente con otros métodos. Consiste en observar al individuo que desempeñan el puesto y tomar las notas pertinentes para describir el trabajo. La información incluye aspectos tales como:► ¿Qué hace?, ¿cuántas veces?, ¿por qué?, ¿durante cuánto tiempo?, ¿con quién?► Un grave inconveniente de la observación es que está limitada en parte a los puestos que requieren ciclos breves y repetitivos. Los puestos complicados y los que no tienen ciclos repetitivos necesitan un período tan prolongado de observación que este método resulta poco práctico.► Las modalidades de observación son:► 1. Según la implicación del observador:► Observación participante.► Observación no participante.
  8. 8. Obtención de información sobre los puestos de trabajo► 2. Según el grado en que los sujetos se sienten observados:► Observación abierta.► Observación encubierta.► 3. Según el conocimiento del propósito de la observación:► Plena información.► Información parcial.► Falta de información.► Falsa información.► 4. Según el enfoque y alcance de la observación:► Observación holística: el análisis abarca todos los aspectos posibles.► Observación restringida: se reduce la observación a aspectos parciales.► 5. Según el grado de estructuración:► Observación asistemática: cuando no utilizamos una codificación previa.► Observación sistemática: se recoge la información en una plantilla de registro previamente elaborada.
  9. 9. Obtención de información sobre los puestos de trabajo► El observador deberá contar con un conjunto de características a saber:► Curiosidad e interés sobre el puesto de trabajo y sus detalles.► Paciencia para permanecer en el lugar, en silencio, mientras reúne los detalles sobre la situación.► Tacto para aclarar su presencia.► Habilidad para realizar varias actividades al mismo tiempo.► Entrevistas.► Este método exige el mantenimiento de una conversación personal con el titular del puesto, normalmente en el mismo lugar de trabajo.► Las entrevista pueden ser estructuradas, donde el formato está prediseñado o no estructuradas donde no hay una lista predefinida de comprobación ni un formato preparado previamente.► Las entrevistas estructuradas tienen la ventaja de que se garantiza la cobertura de todos los aspectos pertinentes y facilitan la comparación de la información obtenida de diferentes personas que ocupan el mismo puesto.
  10. 10. Obtención de información sobre los puestos de trabajo► También se pueden clasificar las entrevistas en: individuales y grupales.► La entrevista grupal se emplea cuando un gran número de personas realizan un trabajo similar o idéntico, pues de esta manera se obtienen rápidamente y a bajo coste datos sobre el puesto.► El principal inconveniente del método de las entrevistas radica en la gran cantidad de tiempo que exige prepararlas, acercarse al lugar y realizarlas de manera efectiva. Otro problema a tener en cuenta es la deformación de la información, ya sea debido a una falsificación directa de los datos o a un malentendido involuntario.► Encuestas.► Los cuestionarios que se utilizan pueden ser de tres tipos:► Estructurado: está formado por una serie de ítems cerrados a los que el operario debe responder. Las respuestas de cada ítems se pueden ordenar jerárquicamente en función de criterios como: la importancia de la actividad en el puesto, frecuencia de realizar la tarea, etc► Facilitan la tabulación e interpretación posterior de las respuestas dadas por los sujetos. La informaciones recogidas con este tipo de cuestionario suelen perder los aspectos cualitativos.
  11. 11. Obtención de información sobre los puestos de trabajo► Abierto: el cuestionario se compone de un conjunto de preguntas abiertas a las que responden los ocupantes del puesto, sus superiores directos y/o expertos previamente seleccionados. Este tipo de cuestionario no facilita la tabulación e interpretación de los datos y habitualmente proporciona informaciones más pobres y dispersas que en la entrevista individual. Sin embargo permite escoger aspectos cualitativos.► Mixto: es un cuestionario en el que a los encuestados se les presentan ítems estructurados e ítems abiertos.► El método de las encuestas utilizando cuestionarios tiene la ventaja de que permite obtener información de gran número de empleados en un plazo relativamente corto.► Una gran desventaja es la posibilidad de que el encuestado o el analista interpreten erróneamente la información. Además, los cuestionarios pueden exigir mucho tiempo en su elaboración y ser caros.
  12. 12. Análisis de puestos de trabajo.► Cuando se lleva a cabo un análisis de puestos, se pueden encontrar tres tipos de datos:► Esencialmente cuantitativos: son los datos de naturaleza cuantitativa como, por ejemplo, número de personas que dependen del ocupante del puesto.► De naturaleza cuantitativa pero obtenidos a partir de juicios subjetivos: Son datos de naturaleza cuantitativa pero que, por razones prácticas, se obtienen a partir de juicios subjetivos. Por ejemplo, el tiempo que un operario necesita para aprender el trabajo se podría obtener observando a uno de nuevo ingreso y comprobando el tiempo que tarda en aprender las funciones y tareas incluidas en el puesto, sin embargo, por razones prácticas, en la mayoría de las ocasiones este dato se obtiene a partir de la opinión de operarios que llevan ya tiempo realizando el trabajo, de superiores o de expertos.► Esencialmente subjetivos: son los datos de naturaleza esencialmente cualitativa y que se tratarán de cuantificar. Por ejemplo, el tipo de decisiones que debe tomar el ocupante del puesto.
  13. 13. Análisis de puestos de trabajo.► Métodos de análisis.► Procedimientos convencionales.► Apoyándose en los datos recogidos mediante la observación o la entrevista, los métodos convencionales proporcionan una descripción del trabajo. Esta descripción, que sigue una forma narrativa, no suele estar cuantificada y en ocasiones puede pecar de ambigüedad. Han demostrado su utilidad pues proporcionan una visión general de qué se hace, por qué, cómo, en qué condiciones se realiza el trabajo y qué responsabilidad implica. Consiste en describir narrativamente estos aspectos del trabajo.► Cuestionarios estructurados.► Pretenden obtener una serie de datos cuantitativos sobre los puestos de trabajo con el fin de compararlo entre sí en función de sus similitudes y diferencias.► Se trata de cuestionarios que solicitan a los sujetos que respondan en forma cuantitativa a los distintos ítmes, siguiendo una escala que indicará una mayor o menor importancia del ítem en el puesto de trabajo. De esta forma, la información obtenida es una cifra para cada actividad del puesto de trabajo con la que se indica su importancia.
  14. 14. Análisis de puestos de trabajo.► Análisis del inventario de tareas.► Los análisis de tareas se definen como una serie de procedimientos analíticos que tienen como objetivo describir el trabajo que realizan las personas en relación a las tareas incluidas en el puesto de trabajo.► Un procedimiento a seguir consiste en elaborar la lista de tareas que forman parte del puesto de trabajo, clasificarlas y elaborar una matriz que ponga de manifiesto hasta qué punto son importantes diferentes conocimientos, habilidades o aptitudes para cumplir con éxito cada una de las tareas.► Este método consta de tres fases:► Fase de la entrevista: esta fase se centra en elaborar listas de tareas que forman parte del puesto de trabajo. Para ello se realizan entrevistas, tanto a los empleados que están desempeñando esos puestos como a sus directivos.► Fase de clasificación: la clasificación la lleva a cabo el empleado que ocupa el puesto, quien debe clasificar cada tarea según su importancia, frecuencia y tiempo de formación necesario para realizarla.► Fase de elaboración de una matriz de conocimientos, habilidades y aptitudes: se puntúa, a través de una escala, la importancia de las cualidades necesarias para ejecutar con éxito la tarea.
  15. 15. Análisis de puestos de trabajo.► Técnica del incidente crítico.► Esta técnica consiste en elaborar una descripción detallada de las conductas en el puesto de trabajo.► Tanto trabajadores como supervisores identifican las conductas más importantes a desarrollar en el puesto de trabajo, y generan sucesos críticos de conducta que representan niveles altos, medios y bajos de ejecución. Es decir, identifican conductas positivas, intermedias y negativas que sirven como patrón para imitar o evitar, según el caso.► La elección de un método.► Sobre la elección del método analítico a desarrollar cabe hacerse algunas preguntas:¿Cuál es el propósito del análisis?¿Qué tipo de información se necesita? ¿Cuánta información general se tiene ahora? De sus respuestas dependerá la elección de un método u otro.► Propósito del análisis.► Tipo de información necesaria.► Información general corrientemente disponible.
  16. 16. Resultados del análisis de puestos de trabajo.► El análisis de puestos de trabajo implica informar sobre los resultados obtenidos. Esta información se presenta en forma de descripción y de especificación de los puestos.► Descripción de puestos.► Consiste en elaborar una lista de las tareas, responsabilidades, relaciones, condiciones de trabajo y responsabilidades de supervisión de un puesto. La descripción explica qué es cada puesto y cuáles son sus funciones, tareas, responsabilidades, relaciones y dependencias y comportamientos necesarios para producir un artículo o servicio.► Especificación de puestos.► Es una lista de los requerimientos del puesto, es decir, los conocimientos, las habilidades y aptitudes necesarias para desempeñar eficazmente el puesto de trabajo. Consiste en una relación por escrito de las características y capacidades personales requeridas para realizar el trabajo.► La especificación puede presentarse como un documento separado o como parte de la descripción del puesto. En el segundo caso ambos se recogen en una ficha del puesto de trabajo que debe reflejar a grandes rasgos la siguiente información:
  17. 17. Especificación de puestos.► Título del puesto.► Departamento al que pertenece el puesto.► Fecha en la que se hace el análisis.► Nombre del analista.► Resumen del puesto.► Relaciones.► Responsabilidades.► Autoridad.► Nivel de rendimiento a alcanzar.► Condiciones de trabajo y ambiente.► Conocimientos, habilidades, aptitudes, experiencia.► El conjunto de las fichas de todos los puestos de trabajo de una empresa constituye el manual de funcionamiento de la misma, documento con el que finaliza el proceso de análisis de puestos de trabajo.
  18. 18. Fuentes de error en el análisis de puestos de trabajo.► Falta de apoyo de la alta dirección.► Empleo de un único método y fuente para recoger datos.► Falta de participación del supervisor y del titular en el diseño del ejercicio de análisis de puestos de trabajo.► inexistencia de formación o motivación para los titulares de los puestos.► Falta de concesión a los empleados de tiempo suficiente para completar el análisis.► Distorsión de las actividades.► Inexistencia de una crítica del puesto.► Muestreo inadecuado.► Cambios de entorno de trabajo.► Cambios en el comportamiento del empleado.

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