Gestion del tiempo

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  • Saber como gestionar nuestro tiempo es necesario en estos tiempos en los que no paramos de hacer cosas y tenemos que compatibilizar muchas tareas. Este artículo me ha servido de gran ayuda. Informándome sobre el tema he encontrado este otro que os puede interesar: pincha aquí.
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  • Muy interesante.
    Aqui os dejo otro articulo sobre los ladrones del tiempo: http://goo.gl/uEnZXi
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Gestion del tiempo

  1. 1. Gestión eficaz del tiempo. Optimiza tu tiempo. Mejore sus habilidades para el trabajo .
  2. 2. Gestión eficaz del tiempo. Introducción.
  3. 3. ¿De qué vamos a hablar? Qué es gestionar el tiempo Empezar a caminar Herramientas para el tiempo Cómo priorizar Eternización Delegación Getting things done (GTD)
  4. 4. Expectativas:• ‘organizar mejor mi trabajo’• ‘combinar trabajo de despacho e incidencias (interrupciones)’• ‘los planes y previsiones no se cumplen’• ‘gestiona múltiples tareas y funciones’• ‘organizar mejor el tiempo dentro de mi jornada laboral’• ‘no se por donde empezar’• ‘se me acumulan las tareas pendientes’• ‘necesito herramientas y pautas’• ‘quiero dar mejor servicio a mi cliente, una respuesta ágil’• ‘quiero optimizar mi tiempo’• ‘necesito diferenciar mi tiempo laboral y el personal’
  5. 5. Steven Covey, 7 hábitos de las personas efectivas.
  6. 6. Dinámica de grupoSobre las fotografías de o puesto de trabajo habitual, describir cómo organizáis su escritorio, agenda, qué sistema sigues para desarrollar sus tareas y gestionar vuestro tiempo.
  7. 7. ¿Qué organización?
  8. 8. ¿Organización?
  9. 9. ¿Organización?
  10. 10. ¿Organización?
  11. 11. ¿Organización?
  12. 12. Gestión eficaz del tiempo. 1. ¿Qué es gestionar el tiempo?
  13. 13. ¿Gestionar el tiempo?Personas tan significadas como OBAMA tienen el mismo tiempo que tu, es decir… 1. 60 segundos en un minuto 2. 60 minutos en una hora 3. 24 horas en un día 4. Y 168 horas en una semana… El tiempo ni se ahorra ni se almacena. No se trata de cuánto tenemos… sino de cómo lo utilizamos.
  14. 14. ¿Gestionar el tiempo?Es la gestión de nuestras propiasactividades, para asegurarnos que se desarrollaran en el tiempodisponible o determinado, ya que el tiempo es un recurso escaso y continuo.
  15. 15. ¿Porqué organizar mi tiempo? Principales razones: 1. Ganar rendimiento sobre el tiempo (optimizarlo) 2. Motivar y promover la iniciativa 3. Permite hacer previsiones 4. Reduce la ansiedad (estrés)
  16. 16. Barreras para el éxito en la gestión de nuestro tiempoAUTOCONOCIMIENTO Y CONOCIMIENTO DE NUESTROS OBJETIVOS.Sólo a través del propio conocimiento y de cuáles son nuestros objetivos podemos mejorar. DESARROLLAR Y MANTENER UN CALENDARIO SUFICIENTEMENTE FLEXIBLE.El calendario debe de trabajar para ti, no para los demás. Debe reflejar aquello exclusivamente importante para ti.
  17. 17. Dinámica de grupoSobre el cuestionario hacemos un ranking para ver que no estamos tan mal, ¿no?
  18. 18. Factores de fracaso.1. Miedo a cambiar los propios hábitos.2. Incertidumbre sobre cómo y cuando empezar.3. Presión del tiempo, ya que para ahorrar tiempo futuro debes invertir tiempo presente (y el día a día ya sabemos como es…).4. Falta de voluntad.
  19. 19. Factores facilitadores1. Mejoras en la eficacia de tu trabajo2. Incremento de tu productividad3. Desarrollo personal (trabajo + ocio)4. Como respuesta a un incremento de responsabilidades
  20. 20. Gestión eficaz del tiempo. 2. Empecemos a organizarnos
  21. 21. La matriz de organización de tu tiempo… Importante NO SI Tenemos tendencia a reaccionar mejorUrgente EVITA DECIDE frente a la urgencia CUANDO DEBES NO HACERLO que frente a la HACERLO importancia: 1. Clasifica tus tareas: encuadrar las tareas en cada uno de los DELEGA HÁZLO bloques. SI EN OTROS AHORA 2. Disciplina: realizar las tareas en MISMO el orden correcto. Fuente: First things first. Steven R. Covey.
  22. 22. Situaciones más frecuentes Importante NO SIUrgente • Trivialidades • Prevención • Pasatiempos • Construcción de relaciones NO • Tareas improductivas • Planificación y preparación • Entretenimientos - juegos • Desarrollos de sistemas • Cualquier otra cosa • Conocimiento profesional • Interrupciones • Situaciones de pánico • Algunas llamadas telefónicas o mails • Asuntos estresantes SI • Algunas reuniones • Fuego cruzado • Reuniones no preparadas • Proyectos con plazos marcados • Actividades populares Fuente: First things first. Steven R. Covey.
  23. 23. Hacia una estrategia inteligente Importante = f (valor para empresa) RETO = PLANIFICAR, NO SI ANTICIPAR. Gestionar las tareas Visión IMPORTANTES antesUrgente = f (tiempo) Irresponsabilidad Perspectiva que estas devengan NO Dependencia de otros Equilibrio URGENTES. Control ¿ QUÉ ESTRATÉGIAS Fuera de control DEBEMOS Sentimiento de Nos estresamos ADOPTAR PARA VENCER NUESTRAS SI victimización Nos quemamos BARRERAS PERSONALES? Enfoque al corto plazo GESTIONAR EL TIEMPO ES GESTIONAR NUESTROS (MALOS) HÁBITOS. Fuente: First things first. Steven R. Covey.
  24. 24. Consejos para una gestión inteligente Algunos consejos... 1. SER ORGANIZADO: filtra tus tareas 2. PROTEGER TU TIEMPO: quemar, aislar y delegar 3. CONSEGUIR A TRAVÉS DE UN ENFOQUE SOBRE OBJETIVOS: énfasis motivacional 4. TRABAJA SEGÚN UN ORDEN DE PRIORIDADES: pon objetivos y prioriza 5. UTILIZA HERRAMIENTAS MÁGICAS PARA SACAR PARTIDO DE TU TIEMPO 6. ENTRENA TUS HABILIDADES DE GESTIÓN DEL TIEMPO 7. SIGUE LA CORRIENTE: filosofía oriental, ritmos naturales 8. EVITA TUS MALOS HÁBITOS: eternizaciónFuente: First things first. Steven R. Covey.
  25. 25. Consejos para una gestión inteligente Cosas a potenciar... 1. Fijar objetivos inteligentes que puedan ser realmente desarrollados. Evita crear situaciones imposibles. 2. Establece prioridades. 3. Asumir completamente las responsabilidades sobre el hecho de hacer un uso o abuso de un precioso recurso, el tiempo.Fuente: Stretegies for Success. www.accd.edu.
  26. 26. Gestión eficaz del tiempo. 3. Herramientas
  27. 27. Herramientas a desarrollar1. No crear situaciones imposibles:1. Compatibilizar trabajo con tiempo libre.2. Revisa tus obligaciones externas. Existen tareas donde tu gestionas el tiempo y otras donde el tiempo es gestionado por factores externos.3. Examina de forma realista estas obligaciones.
  28. 28. Herramientas a desarrollar2. Define prioridades:1. Planificar, planificar, planificar…2. Utiliza un calendario SEMANAL y una lista de tareas DIARIA.3. Escribe esta lista de tareas diariamente.4. Esta lista es un recordatorio: escoge entre lo que puede y no puede esperar.5. Visualiza los incumplimientos para planificar el nuevo día.
  29. 29. Herramientas a desarrollar3. Evita distracciones (ladrones del tiempo):1. Identifica áreas de pérdida de tiempo.2. Evita la ETERNIZACIÓN: acto deliberado (y esencial a la naturaleza humana) de posponer de forma excesiva tus objetivos o tareas.3. Implica comportamientos perfeccionistas, pero también esconde inseguridad para desarrollar las tareas. Perdida Oportunidades Baja Estrés Eternización de tiempo perdidas productividad galopante
  30. 30. Herramientas a desarrollar4. Estoy sobrepasado por un objetivo o por un plazo:1. La gestión de crisis (o su defecto) nos dejan poco tiempo para las rutinas o el disfrute de nuestra vida.2. ¿Has perdido el punto de vista respecto a tus objetivos o enfoques principales?3. Desarrolla lista de tareas diarias… semanales… mensuales… y de largo plazo.
  31. 31. Herramientas a desarrollar5. Las barreras emocionales (dispersión, estrés, ansiedad, frustración…) afectan a tu productividad:1. Busca tu bienestar físico, desconecta de estas barreras2. El ejercicio o cualquier otra distracción que te relaje son perfectos antídotos para ‘desconectar’
  32. 32. Herramientas a desarrollar6. Asume la responsabilidad sobre la gestión (o su defecto) de tu tiempo:1. Busca ambientes de trabajo propicios2. Limita tus distracciones o ladrones del tiempo (revisar mails, llamar compulsivamente…)3. Prevención frente a amigos, compañeros… que pasan por encima de tus prioridades
  33. 33. Una propuesta de organización del tiempo de trabajoproyectos objetivos planes de acciones listas de tareas
  34. 34. Ladrones del tiempo• ¿Cuáles son tus fuentes de interrupciones? • Visitas inoportunas • Llamadas telefónicas (entrantes) • Reuniones • Crisis, urgencias, incendios • Dilación, dejación• ¿Cómo podemos defendernos de ellas?...
  35. 35. Dinámica de grupo¿Cuáles son vuestros ladrones del tiempo? ¿Cómo os afectan?
  36. 36. Ladronesdel tiempo
  37. 37. Ladronesdel tiempo
  38. 38. Ladronesdel tiempo
  39. 39. Ladrones del tiempo• Reuniones: • ¿Es necesaria la reunión? ¿Para qué se ha convocado - objetivos? ¿Puede resolverse de otra forma? • Fijar una límites de duración: 1,5h es demasiado • Planificar (orden del día) y ceñirse al plan.
  40. 40. Ladronesdel tiempo
  41. 41. Ladronesdel tiempo
  42. 42. Ladronesdel tiempo
  43. 43. Ladronesdel tiempo
  44. 44. Gestión eficaz del tiempo. 4. Cómo priorizar
  45. 45. ¿Cómo establecer prioridades?Análisis ABC...1. Ordenamos las tareas en grupos de prioridades: A: más importantes, B: menos importantes, C: menos importantes aún…2. Sirve para listas de tareas abiertas aunque se recomienda que se cierren para generar motivación en su ejecución3. Se pueden establecer los grupos que se quieran.4. Suela combinarse con la técnica de Pareto.
  46. 46. ¿Cómo establecer prioridades?Técnica de Pareto...1. Se basa en la doble aplicación de la regla del 80- 20.2. El 80% de las tareas puede realizarse en el 20% del tiempo, y el 20% de tareas incompletas nos ocupa el 80% del tiempo restante.3. Por su parte el 80% de nuestra productividad proviene del 20% de las tareas (previamente priorizadas por el valor que generan al proyecto).
  47. 47. ¿Cómo establecer prioridades?Método POSEC (Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing & Contributing)1. Sobre la analogía de la pirámide de MASLOW (jerarquia de la autorealización) es un sistema que sugiere que un individuo está mejor posicionado si prioriza sus responsabilidades personales, para soportar sus responsabilidades sociales.2. En este sentido debería: 1. Prioriza tu tiempo y define tus objetivos personales 2. Organiza las cosas necesarias para tener éxito (familia y finanzas) 3. Streamlining (racionaliza). Cosas que no te gusta hacer, pero debes (trabajo) 4. Economiza. Cosas que debes hacer pero no son urgentes (el pasado o tareas de socialización) 5. Contribuye. Prestando atención al resto de las cosas que marcan la diferencia (obligaciones sociales).
  48. 48. ¿Cómo establecer prioridades?Método Eisenhower... lo que es importante es en sí mismo urgente, y lo urgente es en sí mismo importante Importante = f (valor para empresa) NO SI Fijar una Descartadas fecha límite Urgente = f (tiempo) NO y realizarlas personalmente Realizar Delegarlas inmediatamente y de SI forma personal
  49. 49. Dinámica de grupo Fija 10 tareas a realizar en los próximos días. Sobre vuestra relación de tareas(TODO list)… clasifica por urgencia e importancia
  50. 50. ¿Cómo ahorras tu tiempo?
  51. 51. Gestión eficaz del tiempo. 5. Dilación, dejación, eternización
  52. 52. DILACIÓN = DESMOTIVACIÓNHazlo ya...1. Acción deliberada de dejar las cosas para mañana.2. Efectos: pérdida de oportunidades, pérdida de tiempo, baja productividad o estrés creciente.3. Causas de este mal hábito: 1. Búsqueda del perfeccionismo, sentimiento de que el resultado es constantemente insuficiente, o miedo a la disconformidad. 2. Ciclo vicioso: comodidad, insuficiencia y dilación.
  53. 53. DILACIÓNCómo superarla...1. Un primer paso: aunque necesita compromiso y energía… es mayor la energía necesaria para empezar que para continuar con el cambio.
  54. 54. DILACIÓNCómo superarla...1. Algunos consejos: 1. Reconocimiento del problema: escribe todas las excusas y justificaciones para darte cuenta. 2. Piensa en positivo para darle la vuelta: cuanto antes empiece, antes acabo… 3. Establece objetivos claros 4. Prioriza las tareas 5. Organiza tu agenda 6. Compromiso con tus tareas y plazos 7. Premia tu rendimiento
  55. 55. Gestión eficaz del tiempo. 6. Delegación
  56. 56. DELEGACIÓNAlgunas pautas...1. Delegar es repartir parte de tus responsabilidades y funciones (en el seno de un equipo) donde quien delega debe actuar como un coach (entrenador) con la persona en quien delega.2. Las responsabilidades también se delegan.
  57. 57. DELEGACIÓNAlgunas pautas...1. Responsabilidad y delegación: 1. Responsabilidad operativa, la que se delega. Se hace por delegación. 2. Responsabilidad gerencial, la que no se delega. • Selección de la persona adecuada en quien delegas • Formación e información que le ofreces para poder desarrollar su propósito • Supervisión: • De comportamientos (continuamente) • De resultados (puntual y periódicamente)
  58. 58. Gestión eficaz del tiempo. 7. La propuesta del GTD
  59. 59. GETTING THINGS DONE (GTD)Consigue que las cosas se hagan...1. Sistema impulsado por David Allen, en su libro…2. GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas.
  60. 60. GETTING THINGS DONE (GTD)Ready for Anything, David Allen.“Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones se requieren en tus tareas cuando aparecen — no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en cualquier momento."
  61. 61. GTD: Fases1. RECOPILAR...1. Depositar en "cubos" externos, todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento.2. Tras el procesamiento, todos los "cubos" deberían vaciarse al menos una vez por semana.3. Objetivo: vaciar mi mente.4. Un cubo es el soporte: Outlook, gestor de tareas, listas de notas, libretas…
  62. 62. GTD: Fases2. PROCESAR...1. Regla de los dos minutos: "Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente".2. Los 2 minutos son orientativos.
  63. 63. GTD: Fases2. PROCESAR... ¿Cómo?1. Empezar siempre por el principio2. No procesar más de un elemento a la vez.3. No enviar de vuelta al "cubo" a ningún elemento.4. Si un elemento requiere de una acción para ser realizado: • Si lleva menos de dos minutos, hazlo. • Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente. • Posponlo.5. Si un elemento no requiere una acción, • Archívalo como referencia. • Deséchalo si no es procedente. • Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.
  64. 64. GTD: Fases3. ORGANIZAR...1. Se proponen dos instrumentos: • Agenda: sólo para tareas, citas o reuniones con fechas bien determinadas (hard landscape) • Lista de tareas… TODO list.2. ¿Cómo organizamos nuestras listas de tareas? Grupos homogéneos: • Acciones próximas • Proyectos • En espera • Algún dia/Quizás
  65. 65. GTD: Fases3. ORGANIZAR...1. ¿Qué suponen estos grupos homogéneos? • Acciones próximas: Para todo elemento que requiere tu atención, se define el próximo hito… por ejemplo, para redactar un informe, necesito una reunión previa con X (hito). Se organizan según el contexto: trabajo, hogar… • Proyectos: Todo conjunto abierto de tareas que no están concluidas. Su revisión periódica genera Acciones Próximas.
  66. 66. GTD: Fases3. ORGANIZAR...1. ¿Qué suponen estos grupos homogéneos? • En espera: Para acciones que has delegado y estás en espera del retorno. • Algún día/Quizás: Cosas que te interesan pero para las que no hay tiempo, por ejemplo, mejorar mi francés…
  67. 67. Dinámica de grupoSobre tu lista de tareas (recopilación) elabora las fases de PROCESA y ORGANIZA…
  68. 68. GTD: Fases3. ORGANIZAR...1. Punto crítico: Sistema de revisión fácil, simple y amigable.2. Desde a un trozo de papel hasta un software de GTD.3. Se propone un orden alfabético… como sistema más simple de acceso al seguimiento.SEGUIMIENTO CON GMAIL…• …Bryan Murdaugh "Getting Things Done with Gmail“ http://spaceagewasteland.com/gtd%20with%20gmail.pdf• …GTD Inbox extension: http://www.gtdgmail.com/
  69. 69. GTD: Fases3. ORGANIZAR...1. Allen propone un sistema de 43 carpetas2. 12 carpetas MENSUALES3. 31 carpetas (representando los días del mes)4. Cada día revisas la carpeta, la vacías y la colocas en el mes siguiente.5. Para tareas futuras, las colocas en forma de recordatorio, y te olvidas hasta el día correspondiente.
  70. 70. GTD: FasesREVISAR...1. Cualquier sistema requiere de revisión.2. La revisión mínima es semanal para el sistema de organización GTD (a principio o final de semana).3. Diariamente asumimos las carpetas diarias para revisar tareas y recordatorios.
  71. 71. GTD: FasesHACER...1. Malas señales… si dedicamos mucho tiempo a organizar, y poco a hacer2. La organización y planificación debe ser sencilla, debe promover la acción y desincentivar la dejadez y saturación
  72. 72. Gracias por su atención.

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