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Proyecto iapmi mayo_2012
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Proyecto iapmi mayo_2012

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  • 1. PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN EVALUACION DEL MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO DEL INSTITUTO AUTÓNOMO DE LA POLICIA MUNICIPAL DE IRIBARREN (IAPMI) BARQUISIMETO, ESTADO LARA. Participantes: Danci Hernández Erika Duno Luz N. Gómez María G.Betancourt Rossana Reyes Wilmer Campos Tutor Asesor: Magaly Mendoza Tutor Externo: Lucibet de Pasos Barquisimeto, Mayo 2012
  • 2. INDICE GENERAL PAGINDICE DE CUADROS IVINDICE DE GRÁFICOS VRESUMEN VI I PARTE DESCRIPCION DEL PROYECTO1. Diagnostico Situacional 7 1.1. Descripción del contexto 7 1.1.1 Razón social 7 1.1.2. Localización geográfica 8 1.1.3. Historia de vida de la Organización 8 1.1.4. Organizaciones vinculadas al proyecto 8 1.2. Problemas, necesidades o necesidades del contexto 9 1.2.1. Descripción del diagnostico situacional 9 1.2.2. Jerarquización y Selección de las Necesidades 12 1.2.3 Selección de las necesidades 12 1.2.4 Alternativas de solución 142. Justificación e Impacto Social 16 2.1. Razones que conllevan a la realización del proyecto 17 2.1.1. Teórico-conocimiento 17 2.1.2. Técnico- Ámbito de acción 18 2.1.3. Razón Legal 19 2.1.4. Social-participante y comunidad 20 2.1.5. Vinculación del proyecto con el plan de desarrollo y Social de la nación 2007-2013, Líneas de investigación del PNF y transversalidad con el eje proyecto socio crítico y profesional 21 II
  • 3. 2.2. Población beneficiada 233. Objetivos 23 3.1 General 23 3.2 Específicos 23 II PARTE PLANIFICACION DEL PROYECTO4. Plan de acción 255. Cronograma de Actividades 28 III PARTE RESULTADOS Y LOGROS DEL PROYECTO6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 29 6.1. Conclusiones 29 6.2. Recomendaciones 30 IV PARTE PROPUESTAS DE PRODUCTOS O SERVICIOS1. Objetivos de la Propuesta (Producto y Servicio) 312. Metodología Empleada 313. Memoria Descriptiva 32 3.1 Triangulación de Datos 33 3.2. Descripción del Producto 34 3.3. Presentación del Producto 35 3.4. Sistematización de las Experiencias 35REFERENCIAS 49ANEXOS 50 III
  • 4. INDICE DE CUADROSNRO CUADRO PAG01 MATRIZ FODA 1102 ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN 1503 PLAN DE ACCIÓN 2604 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 2805 MANUAL DE CARGOS 3906 ANÁLISIS DE RESULTADO DEL PRODUCTO 58 IV
  • 5. ÍNDICE DE GRÁFICOS GRÁFICO1. Organigrama General del I.A.P.M.I. 372. Resultado del Producto 59 V
  • 6. EVALUACION DEL MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO DEL INSTITUTO AUTÓNOMO DE LA POLICIA MUNICIPAL DE IRIBARREN (IAPMI) BARQUISIMETO, ESTADO LARA. Participantes: Danci Hernández Erika Duno Luz Gómez María G. Betancourt Rossana Reyes Wilmer Campos Tutor Asesor: Ana López Tutor Externo: Lucibet de Pasos Fecha: Mayo 2011 RESUMENEl presente proyecto socio integrador de aprendizaje, se elaboró con lafinalidad de contribuir con el fortalecimiento del proceso de organización;tiene como objetivo general Evaluar el Manual de Cargos y Funciones paraGarantizar el Proceso de Organización, del Departamento de TalentoHumano del Instituto Autónomo de la Policía Municipal de Iribarren (IAPMI)del Estado Lara. El mismo se relaciona con la línea N° 2 del Plan deDesarrollo Económico y Social Simón Bolívar 2007-2013, denominadaSuprema Felicidad Social y las Líneas del Programa Nacional de Formaciónen la administración la cual se refiere a la construcción de un nuevo modeloque facilite la eficiencia, cooperación, dentro de la unidad; El estudio seenmarcó dentro de la modalidad de proyectos por aprendizaje, los cuales secaracterizan por ser proyectos cuya estrategia constituye un modelo deinstrucción donde los participantes planean e implementan trabajos deenseñanza. En el presente proyecto se utilizaron diversas técnicas einstrumentos como la observación directa, lista de cotejo, matriz FODA, yentrevista estructurada donde se recolectó información acerca de lasnecesidades existentes en el Instituto, esta organización se estarábeneficiando directamente, al recibir información la cual les permitirá orientaral personal de Talento Humano sobre la fijación de lineamientos para laevaluación del Manual de Cargos y Funciones.Descriptores: Evaluación, Organización, Manual, Manual de Cargos yFunciones. VI
  • 7. I PARTE DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO1- DIAGNOSTICO SITUACIONAL La presente investigación se realizó en el Instituto Autónomo de laPolicía Municipal de Iribarren (IAPMI) del Estado Lara, en donde sediagnostico la necesidad de Evaluar el Manual Cargos y Funciones dentrodel Departamento de Talento Humano para garantizar la eficacia de lainstitución.1.1 Descripción del Contexto1.1.1 Razón Social La comunidad abordada para el estudio del presente proyecto fue elInstituto Autónomo de la Policía Municipal de Iribarren (IAPMI), la presenteInstitución es un ente público descentralizado de la Alcaldía del MunicipioIribarren, dicha entidad presta servicios a la colectividad comunal y regionalcomo: Seguridad integral, Velar por la preservación de espacios públicos,ornatos, convivencia ciudadana, bienes del Municipio y de terceros, Brindarseguridad en materia de tránsito y circulación vial, Asuntos comunales,jefaturas civiles, Participar y apoyar las diferentes dependencias de laAlcaldía del Municipio Iribarren, Servir en materia de seguridad y escolta apersonalidades importantes e instalaciones físicas, Ofrecer e impartir charlasa la comunidad con respecto a la convivencia ciudadana, Policía Comunaltránsito y circulación vial, Participación social en las diferentes actividades 7
  • 8. programadas por la Alcaldía del Municipio Iribarren y sus diferentesdependencias, en toda su jurisdicción.1.1.2 Localización Geográfica El Instituto Autónomo de la Policía Municipal de Iribarren (IAPMI), seencuentra ubicado en el Estado Lara, Municipio Iribarren, Parroquia SantaRosa, en la Calle Negro Primero con Av. La Feria, dentro de lasinstalaciones del Arena Plaza Ferial.1.1.3 Historia de Vida de la Organización El Instituto Autónomo de la Policía Municipal de Iribarren Del EstadoLara (IAPMI) fue creado el 21 de Diciembre de 1998 según ordenanza decreación extraordinaria n° 1330. Adscrito al Ministerio de Interior y Justiciapara el Poder Popular, siendo reformado al pasar de los años por loscambios poblacionales y tecnológicos del municipio debido a su crecimiento.La Policía Municipal de Iribarren es una institución sin fines de lucro creadacon el fin de brindar seguridad integral al Municipio Iribarren y como entegarante del ejercicio de los derechos y deberes constitucionales de losciudadanos, cumple y hace cumplir las leyes, reglamentos, decretos,ordenanzas y resoluciones emanadas de las autoridades competentes; estáformada por un director general, secretario general, comisario general,oficiales, funcionarios policiales de carrera, y personal administrativo. (Veranexo A).1.1.4 Organizaciones Vinculadas al Proyecto Con respecto, a las Organizaciones que están vinculadas con elpresente proyecto en el entorno social se encuentra directamente el InstitutoAutónomo de la Policía Municipal de Iribarren (I.A.P.M.I) y la UniversidadPolitécnica Territorial de Lara Andrés Eloy Blanco (UPTAEB), ya que por 8
  • 9. medio de éstas fueron adquiridos la información y conocimientos para larealización del presente proyecto.1.2 Problemas, Necesidades o Intereses del Contexto1.2.1 Descripción del Diagnóstico Situacional A través de la evaluación del proyecto socio integrador realizado en elInstituto Autónomo de la Policía Municipal de Iribarren (I.A.P.M.I), seevidenció por medio de la utilización de las técnicas e instrumentos como laobservación directa, matriz FODA, la entrevista estructurada y semi-estructurada, lista de cotejo e imágenes fotográficas; una vez visitada laorganización, se pudo visualizar que el personal de Talento Humanodesconocen la existencia del Manual de Cargos y Funciones necesidad quepodría presentar incidencia en los procesos de planificación, control,organización y dirección, ya que este manual contiene la descripción de lasactividades que deben seguirse en la realización de las funciones de unaunidad administrativa, es por esto que se deben evaluar y detectar lasposibles fallas y proporcionar las soluciones necesarias a través de losprocesos administrativos donde obtendrán resultados favorables en lamedida que sistemáticamente usen e implementen los procesos, ya queestos son considerados en la Administración como la ejecución de ciertasactividades llamadas funciones administrativas. Cabe destacar que mediante el proceso de planificación se pudo preverel futuro y determinar los objetivos que se buscan evaluar dentro del mismopara poder encontrar una alternativa satisfactoria en el departamento deTalento Humano del Instituto Autónomo de la Policía Municipal de Iribarren(IAMPI). De igual modo, en el proceso de dirección se logró agrupar lasnecesidades y se ajustaron para las posibles soluciones, en el proceso deorganización se logró distribuir y señalar las actividades entre el personal quelabora en el Departamento de Talento Humano y por ultimo se aplico el 9
  • 10. proceso de control donde se compararon los resultados de acuerdo a lasopiniones del personal que labora en dicha oficina para así lograrsatisfactoriamente el objetivo planteado. Estas etapas son primordiales parael estudio de la Administración donde, se puedan establecer en lo procesosgenerales de la empresa, para que puedan funcionar de manera congruentecon la misión por la que fue creada. Una vez que se aplico el proceso administrativo, se pudo constatarque no poseen técnicas de medición, así como planes de adiestramiento einducción, que permitan dar a conocer la existencia del Manual de Cargos yFunciones, así como la inexistencia de técnicas y estrategias administrativas,lo que trae como consecuencia duplicidad en las funciones y repetitividad delas tareas a realizar, es por ello que surgió la necesidad de evaluar elmanual, difundir y reafirmar los cargos inherentes a cada funcionario quelabora dentro del Departamento de Talento Humano, para afirmar elcontenido descripto en el Manual de Cargos y Funciones. Mediante la utilización de técnicas se pudo elaborar la Matriz FODA elcual es una herramienta de análisis estratégicos que permite analizarelementos internos y externos de la organización donde se especifica cualesson las fortalezas con las que cuenta el instituto, las oportunidades que no esmas que aquellos factores positivos, que se generan en el entorno y que, unavez identificados, pueden ser aprovechados, las debilidades que son todosaquellos elementos, recursos, habilidades y actitudes con las que ya cuentael Instituto y que constituyen barreras para lograr la buena marcha de laorganización y por ultimo se tienen las amenazas que son situacionesnegativas, externas al instituto Autónomo de la Policía Municipal de Iribarrenque pueden atentar contra éste. A Continuación se presenta el cuadro de la Matriz FODA parafortalecer los cambios que se requieren dando una explicación de la situaciónencontrada dentro del Departamento. 10
  • 11. Cuadro 1 MATRIZ FODA FORTALEZAS OPORTUNIDADES  Existencia de sentido de  Apoyo de la Oficina de Talento pertenencia, responsabilidad y Humano. lealtad a la institución por parte del  Nuevas políticas administrativas personal.  Creación de nuevos núcleos de la  Compromiso de protección a la universidad y seguridad (UNASER) comunidad Iribarrense  Infraestructura Propia  Armonía laboral  Ingresos propios DEBILIDADES AMENAZAS  Desconocimiento del Manual de  Infraestructura no adecuada para el cargos y funciones para el buen desempeño de las funciones de los desempeño laboral de los empleados. funcionarios.  Nuevos lineamientos emitidos por el  Ausencia de métodos de evaluación Ministerio de interior y justicia del manual.Fuente: Participantes (2011) Para determinar las razones por las cuales se debe evaluar el Manualde Cargos y Funciones, es necesario conservar un talento humano capaz deadaptarse a los cambios acorde a las exigencias del cargo a desempeñar ypor ende solventar la problemática existente; solo que es necesaria laimplantación de herramientas que contribuyan a la evaluación, de igual formael Manual de Cargos y Funciones servirá de orientación para las diversassituaciones, responsabilidades y funciones que deben tener cada uno de lostrabajadores que allí laboran. 11
  • 12. 1.2.2. Jerarquización y Selección de Necesidades En consecuencia, una vez ejecutado el diagnostico y el análisis de lamatriz FODA, se determinan las problemáticas que existen en el InstitutoAutónomo de la Policía Municipal de Iribarren que deben ser solucionadas,además de presentar otras necesidades como: 1. Infraestructura no adecuada para el desempeño de las funciones de los empleados. 2. Identificación de cada uno de los departamentos de la institución, ausencia de publicación de la Filosofía de Gestión de la Organización. 3. Necesidad de evaluación y actualización del manual. 4. Ausencia de difusión del manual de los procedimientos administrativos.1.2.3 Selección del Problema o Necesidad Cabe destacar, que de acuerdo a los resultados obtenidos en ellevantamiento de información, en el trayecto anterior se diseñó un Manual deCargos y Funciones para el Departamento de Talento Humano del InstitutoAutónomo de la Policía Municipal de Iribarren (IAPMI), el cual fue revisado yaprobado por la comunidad estudiada; los cuales sugirieron evaluar elmismo, con el fin de conocer los beneficios ofrecidos y el impactoadministrativo derivado del producto diseñado. Además, se encuentra que enel momento actual la competitividad y la eficiencia empresarial son elementosde supervivencia y definen el futuro de las organizaciones, consideramospertinente su evaluación basado en la experiencia, el poseer la informaciónnecesaria y contar con el apoyo de todo el personal que labora en dichodepartamento. 12
  • 13. Igualmente, con la evaluación se facilitará la información de cada unade las funciones ejecutadas dentro del Departamento, generando mayorrendimiento de cada una de las personas que lo integran. Igualmente, sealcanzarán los objetivos planteados. Además, de ser muy útil y necesariocontribuye en la consecución de los procesos administrativos. De este modo, se han seleccionado la necesidad fijando los siguientescriterios:1) El personal de Talento Humano expresa la necesidad de evaluar un Manual de cargos y Funciones para fijar las orientaciones que conlleven a la actualización y demanda del mercado laboral.2) El interés que tiene el personal del Instituto Autónomo de la Policía Municipal de Iribarren de realizar ajustes de interés en pro de la solución de la necesidad encontrada.3) El interés por parte del personal Administrativo de que las funciones de cada cargo sean establecidas para así lograr con mayor efectividad su desempeño.4) La necesidad de contar con lineamientos establecidos al ingreso del personal a un cargo especifico dentro de la entidad y garantizar el proceso de organización dentro del departamento de Talento Humano. En tal sentido, la evaluación del manual de cargos y funciones serábeneficiosa ya que de allí emergerá información para actualizar las funcionesy cargos vigentes en la organización, así como las características específicasy los factores componentes de los cargos, permitiendo describirlo, ydeterminar su grado de ubicación en la escala de sueldos correspondiente,este manual de cargos fue creado en 1999 y modificado en el 2005 por lainstitución, a través de la ejecución de este proyecto y siguiendo laimplementación de los lineamientos en los procesos administrativos semodifico en el año 2010 por parte de las (os) participantes en cuanto a las 13
  • 14. exigencias y las diferentes competencias en el cargo al momento delreclutamiento, el presente proyecto aportó una solución para llevar a cabo laactualización de este, mediante la fijación de los componentes que debetener presente el Departamento de Talento Humano, para cumplir yseleccionar las normas dentro de la organización.1.2.4 Alternativas de Solución El propósito de este Proyecto Socio Integrador de Aprendizaje, esresolver y satisfacer las necesidades que permitan lograr el objetivo delproyecto; mediante el aporte de alternativas viables, donde su importanciaradica en darle respuesta a la necesidad seleccionada en la organización,por tal motivo se presenta a continuación el siguiente cuadro de alternativasde solución: 14
  • 15. Cuadro 2Alternativas de Solución NECESIDAD ALTERNATIVAS DE SOLUCION 1) Actualizar periódicamente el manual de cargos y funciones, para facilitar el acceso a la Información de manera organizada, y renovada. 2) Hacer uso de una planificación EVALUAR EL MANUAL DE CARGOS Y previa a su debida actualización FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO DEL INSTITUTO 3) Establecer los mecanismos de AUTONOMO DE LA POLICIA MUNICIPAL DE responsabilidad en cada puesto de IRIBARREN DEL ESTADO LARA trabajo. 4) Dictar charlas acerca de la importancia de mantener el manual de cargos y funciones actualizado. 5) Captar personal calificado para laborar en un área específica. 6) A través de la implementación de una estrategia de supervisión se puede garantizar el proceso de organización.Fuente: Participantes (2011) Cabe destacar, que al analizar las diferentes alternativas de soluciónmediante lineamientos establecidos, se ha seleccionado la evaluaciónperiódica del manual de cargos y funciones, para facilitar el acceso a lainformación de manera organizada y renovada; ya que a través de ella sepueden definir tareas y obligaciones en cada cargo para así alcanzar losobjetivos propuestos, así mismo, de acuerdo a las estructuras y necesidadespropias de la Institución, podrá aportar información a los trabajadores y a lossupervisores de los deberes y responsabilidades con la organización; suactualización es la base fundamental en los subsistemas de captación deTalento humano, en los procesos de reclutamiento y selección. 15
  • 16. 2. JUSTIFICACIÓN E IMPACTO SOCIAL La evaluación del proyecto socio integrador de aprendizaje realizado enel departamento de talento humano del instituto autónomo de la policíamunicipal de Iribarren (IAPMI), se justifica debido a que el mismo, juega unpapel fundamental dentro de la organización, en él se describe cada una delas tareas o funciones asignadas en cada puesto de trabajo relacionados conel Departamento en los cuales están establecidos el reclutamiento, laselección, el adiestramiento, la clasificación, la remuneración, el desarrollo decarrera, la evaluación de desempeño, donde se indican las tareas,obligaciones, responsabilidades y requisitos exigidos que sirven paraidentificar y describir los diferentes cargos de la organización. Así mismo es de suma importancia que el personal que allí labora y queingrese, tenga unos conocimientos y competencias desarrollados acorde conla actualidad que se vive a nivel laboral; por otra parte la experiencia es degran importancia para todo los trabajadores y en especial para losparticipantes ya que el nuevo modelo educativo nos brinda la oportunidad deevidenciar situaciones y proponer alternativas de solución aplicando losconocimientos adquiridos y las experiencias para lograr dar respuestaoportuna a las necesidades. Así mismo, las experiencias de aprendizaje entre los participantes y lacomunidad estudiada, lo cual genera la articulación de los saberes,incidiendo en los cambios sociales y comunitarios, entre otros. De igualforma, a través de este Proyecto Socio Integrador se genera una solución ala problemática planteada con participación a los actores sociales que hacenvida laboral, lo cual genera la integración social y el surgimiento de unamoderna versión administrativa, socialista, humanista, con acción socialhacia el logro de la Suprema Felicidad Social. Aunado a esto, el cambio de paradigma en el cual dejamos atrás elmodelo tradicional, individualista transformándolo en uno adaptado a los 16
  • 17. nuevos tiempos el cual debe ser pluralista, humanista, constructivista y es elque estamos logrando con el Proceso Nacional de Formación. El análisis realizado determino varias necesidades, sin embargo lo másimportante fue evaluar el Manual de Cargos y Funciones, debido a que eldiagnostico se evidenció que los funcionarios realmente necesitaban mayorinformación de sus cargos y funciones para poderlas desempeñarlaseficientemente.2.1 Razones que Conllevan a Realizar el Proyecto Una de las razones que conlleva a la realización de este proyecto, esque luego de diseñar el Manual de Cargos y Funciones del Departamento deTalento Humano en el Instituto Autónomo de la Policía Municipal de Iribarren(IAPMI), se evidenció la necesidad de evaluar el mismo, para observar ycomprobar que se cumplan los objetivos propuestos y facilitar la herramientaque proporcione un mejor desempeño del personal que labora en dichoinstituto.2.1.1 Desde el punto de vista Teórico y sus Aportes al Conocimiento El presente proyecto por aprendizaje resulta de vital importancia parael Instituto Autónomo de Policía Municipal de Iribarren (IAPMI) como para losy las participantes que lo llevaron a cabo, tanto en el ámbito deconocimientos adquiridos en el área administrativa, como las experienciasque durante su elaboración estuvieron presentes, desde el punto de vistateórico el proyecto es relevante en la parte de manuales de cargos yfunciones por cuanto permite conocer el análisis y descripción, así como laspautas que en ellos se encuentran; como lo expresa Chiavenato (2005): “La descripción y el análisis del cargo proporcionan información respecto de los requisitos y las características que el ocupante del cargo debe poseer para desempeñarlo de manera adecuada. Con esta información, el proceso de selección puede concentrarse en 17
  • 18. la investigación y evaluación de estos requisitos y en las características de los candidatos que se presentan. La recolección de información basada en la descripción y el análisis del cargo, es muy superior en calidad y en cantidad con respecto a los otros métodos.” (pág. 345) Posteriormente, la investigación se llevo a cabo mediante la modalidadde proyectos por aprendizaje, este tipo de metodología es caracterizada porimpartir al participante un contexto social comunitario para potenciar sushabilidades y destrezas, de esta manera extender los conocimientosadquiridos y sus experiencias para que estos a su vez, tengan una nociónacerca del propósito de los objetivos que buscan cumplir, de esta maneraresulta más fácil la adquisición de conocimientos para los estudiantes comolo dice Hernández (1996) cuando expresa, que los proyectos poraprendizaje: se definen como “un instrumento de planificación de laenseñanza con un enfoque global, que toma en cuenta los componentes delcurrículo, se sustenta en las necesidades e intereses de la comunidad,escuela y de los educandos a fin de proporcionarles una educación decalidad y equidad” Por otra parte, este proyecto estará suministrando información queservirá de insumos para otras investigaciones similares en cuanto al procesode organización, este proceso es de vital importancia dentro de unaorganización quien asigna derechos y obligaciones y coordinar los esfuerzosdel personal en la obtención de los objetivos de la organización, este procesopresenta por tanto, dos facetas: establecer la estructura y coordinar; una vezidentificados los objetivos y la estructura durante la planificación, laorganización debe determinar la coordinación dentro y entre losdepartamentos de la misma.2.1.2 Desde el punto de vista técnico – ámbito de acción: Desde la perspectiva técnica el presente proyecto estará aportando alInstituto Autónomo de la Policía Municipal de Iribarren, información acerca de 18
  • 19. la importancia de mantener dichos manuales actualizados, así como tambiénsugerencias que serán de gran importancia a la hora del manejo deactualizaciones periódicas de los manuales de cargos y funciones, estopermitirá que dicha organización cuente con un personal más capacitado yeficiente al momento de cumplir con sus tareas, y del mismo modo se estarágarantizando el proceso de organización dentro del Departamento de TalentoHumano, de esa manera se podrá detallar todo el trabajo que debeejecutarse para alcanzar las metas de la institución, se coordinara el trabajode los miembros para optimizar la eficiencia de la organización. En base a lo anterior, se puede decir que las funciones son unconjunto de tareas o atribuciones que el ocupante del cargo ejerce demanera sistemática y reiterada, o un individuo que, sin ocupar un cargo,desempeña una función de manera transitoria o definitiva; de esta mismamanera se puede decir que cargo es el conjunto de funciones con posicióndefinida dentro de la estructura organizacional. Así mismo, los participantes del Proyecto Socio Integrador deAprendizaje evaluarán el Manual de Cargos y Funciones con el fin de brindaruna alternativa de solución a las necesidades encontradas en los resultadosobtenidos a través de los instrumentos aplicados, lo cual aportará unaherramienta gerencial acorde a los nuevos procesos administrativos actuales,logrando mayor eficiencia y calidad de vida a los funcionarios del InstitutoAutónomo de la Policía Municipal de Iribarren (IAPMI).2.1.3 Desde la Razón Legal: El presente proyecto permite destacar la importancia que tiene laseguridad integral en la sociedad, tal como lo plantea la Constitución de laRepública Bolivariana de Venezuela, en el Art 55. Lo cual establece que“toda persona tiene derecho a la protección por parte del estado, a través delos órganos de seguridad ciudadana regulados por la Ley. Frente asituaciones que constituyan amenaza, vulnerabilidad o riesgo para la 19
  • 20. integridad física de las personas, sus propiedades, el disfrute de susderechos y el cumplimiento de sus deberes”; Así mismo lo establece laOrdenanza de Convivencia Ciudadana a través de la gaceta extraordinariade creación 1330, que implementan el derecho a la seguridad integral asícomo también regular el comportamiento cívico, el respeto a la vida pacífica,a los derechos y deberes de los ciudadanos y ciudadanas en su relaciónmutua, la interrelación con los espacios públicos con derechos de libertad,paz, orden público, solidaridad, responsabilidad social, seguridad y respeto. Visto de esta forma, el proyecto guarda relación con los aspectoslegales establecidos en la Ley Orgánica de servicio de Policía y del Cuerpode Policía Nacional en el Art 34. Lo cual establece Ejecutar las políticas deseguridad ciudadana, los principios y programas generales para laprevención y el control del delito, cumplir las metas establecidas y garantizarel respeto de los derechos humanos por parte del órgano o ente que dirigen. De la misma manera el proyecto se vincula con la Ley del Estatuto dela Función Pública, la cual en su titulo V. (del cap. 36 al 54). Establece lasevaluaciones del desempeño, selección del personal, clasificación de loscargos y remuneraciones los cuales deben estar presentes en el manual decargos y funciones, esto se relaciona con el proyecto de manera directa yaque pauta lo establecido por los manuales.2.1.4 Desde el Contexto Participante-Comunidad La evaluación del Manual de Cargos y Funciones en el Departamentode Talento Humano es una herramienta administrativa indispensable paraobtener un buen resultado a la hora de ejercer cualquier función dentro de laorganización. El abordaje al IAPMI (Instituto Autónomo de la PolicíaMunicipal de Iribarren) permitió a cada uno de los y las participantes estar encontacto directo con el ámbito laboral, de esta manera las experienciasvividas con la realización del proyecto y las visitas al Instituto Autónomo de la 20
  • 21. Policía Municipal de Iribarren sirvieron como fuente primordial para eldesarrollo intelectual de los mismos, ya que se obtuvo conocimientos básicosde la administración pública, procesos administrativos, y manuales de cargosy funciones de la misma manera, se vieron involucrados directamente conactividades que se realizan en los diferentes Departamentos deAdministración de la entidad.2.1.5 Vinculación del Proyecto con el Plan de Desarrollo Económico ySocial de la Nación 2007-2013, líneas de investigación del PNF yTransversalidad. El presente Proyecto Socio Integrador referido a la Evaluación sevincula con el Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación SimónBolívar (2007 – 2013), se centra principalmente en la suprema felicidadsocial, una visión emprendida del Libertador Simón Bolívar la cual consisteen crear un nuevo modelo productivo, socialista, humanista, que permite unaestructura social incluyente sin discriminación de raza, clase social, opiniónpolítica o religión; se relaciona en la manera en que el IAPMI (InstitutoAutónomo de la Policía Municipal de Iribarren) se encarga de implementar losderechos de libertad, paz, orden público, solidaridad, responsabilidad social,seguridad y respeto hacia el prójimo; para ello se imparten charlas y talleresperiódicamente a la comunidad en general. De igual manera, el proyecto guarda relación con el nuevo modelo deaprendizaje PNF (Programa Nacional de Formación) en su tercera línea deinvestigación la cual se basa en la construcción de un nuevo modelo quefacilite la eficiencia de los procesos administrativos en el ámbito de la gestiónpública. Este se basa en el fortalecimiento de valores y crear conciencia a lacomunidad, basado en principios, igualdad, responsabilidad destinada asatisfacer las necesidades fundamentales logrando niveles de superacióndentro de las organizaciones, también se relaciona en la forma en que los 21
  • 22. participantes adquieren estos conocimientos y los imparten dentro de lacomunidad. De este modo, el PNFA (Programa Nacional de Formación enAdministración) busca formar al profesional en administración mediante eleje de diseño de los procesos administrativos el cual se constituye como ejecentral de la formación, propiciando un currículo único, abierto, flexible,dinámico e innovador que desarrolla planes de estudios y metodologíasacordes con las líneas estratégicas de desarrollo del país. En este sentido se fundamentan los diferentes ejes de proyecto pormedio de las distintas unidades curriculares establecidas por el PNFA(Programa nacional de formación en administración) es de vital importanciala información proporcionada por los facilitadores en los saberescomplementarios que busca un conjunto de actividades de formación integralde carácter socioeconómico, con el propósito de dar respuesta a lassituaciones concretas en el ámbito local dentro del contexto de laadministración, ya que contribuyen a la formación y capacitación de nuevosprofesionales. De esta manera, el proyecto por aprendizaje se vincula con losdiferentes ejes de transversalidad ya que se clasifica en el eje socio-critico elcual se encarga de consolidar los valores de libertad, independencia, paz,solidaridad, bien común, integridad territorial y una buena convivencia queapuntan hacia un desarrollo integral y sustentable, mediante la inserción delparticipante en una dinámica de aprendizaje, eje profesional es el ser delparticipante para su aprendizaje, el cual está conformado por unidadescurriculares desarrolladas mediante diversas estrategias metodológicas deaprendizajes que se desarrollan en el aula de clase y por último se vinculacon el eje proyecto lo cual conlleva a implementar estrategias estudiadas yse constituye como eje central de la formación para desarrollarse a lo largode la carrera universitaria. El presente proyecto tiene carácter socio 22
  • 23. comunitario con el propósito de dar respuesta o resolver problemasconcretos en el ámbito local, regional o nacional.2.2. Población Beneficiada Directos e Indirectos La Población beneficiada directamente e indirectamente con larealización de este proyecto es: Directa Indirecta I.A.P.M.I (Instituto Autónomo de la Policía Colectivo en General (Habitantes del Municipal de Iribarren). Municipio Iribarren) 300 150.0003. OBJETIVOS DEL PROYECTO3.1 General: Evaluar y controlar la aplicación del Manual de Cargos y Funciones delDepartamento de Talento Humano del IAPMI (Instituto Autónomo de laPolicía Municipal de Iribarren), en pro de garantizar el proceso deorganización.3.2 Específicos: 1. Evaluar la aplicación del Manual de Cargos y Funciones del Instituto Autónomo de la Policía Municipal de Iribarren (IAPMI), Barquisimeto- Estado Lara. 23
  • 24. 2. Verificar las funciones, tareas y actividades administrativas que ejecutan los funcionarios adscritos a la comandancia de Policía del estado Lara.3. Determinar el impacto originado en el Departamento de Talento Humano en cuanto a la utilidad del Manual de Cargos y Funciones que se realizan mediante la previa organización. 24
  • 25. II PARTE PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO4. PLAN DE ACCIÓN A continuación se estará describiendo las actividades generalesrealizadas en la UPTAEB (Universidad Politécnica Territorial de Lara “AndrésEloy Blanco” y en el IAPMI (Instituto Autónomo de la Policía Municipal deIribarren durante) donde se dará a conocer el cronograma contentivo de larecolección de información, datos, fechas, lugar de ejecución, responsablesde cada actividad los recursos físicos, financieros y talento humanonecesario para la realización del proyecto. 25
  • 26. Plan de Acción RECOLECCION DE TECNICAS E LUGAR DE FECHAS RESPONSABLES RECURSOS DATOS INSTRUMENTOS EJECUCION Sede del I.A.P.M.I Visita a la comunidad (Instituto Autónomo de Participantes, Tutor Manual de cargos y donde se realiza el Entrevista 16/01/2012 la Policía Municipal de académico. funciones, cámaras proyecto Iribarren) fotográficas. Revisión de lo Participantes, Tutor Manual de cargos y Tutoría Académica obtenido en la visita a 23/01/2012 U.P.T.A.E.B académico. funciones. la comunidad. Material de apoyo sobre Casa de un investigación –acción Revisión metodológica Mesa de trabajo 04/02/2012 Participantes Participante participativa-Reglas Monográficas.Revisión con respecto a la Lista de cotejo, aplicación del manual de Manual de cargos entrevista semi- 17/02/2012 U.P.T.A.E.B Proyectistas cargos y funciones en la actualizado y modificado. estructurada comunidad. Propuestas a la comunidad para Reunión de equipo de motivarlos a Casa de un Manual de cargos actual y 29/02/2012 Participantes trabajo. mantener el manual Participante no vigente. de cargos actualizado. Propuestas a la comunidad para Reunión de equipo de motivarlos a Casa de un Manual de cargos actual y 09/03/2012 Participantes trabajo. mantener el manual Participante no vigente. de cargos actualizado Formato monográfico Reunión de equipo de Casa de un Manual de cargos y para el producto o 17/03/2012 Participantes trabajo. Participante funciones actualizado. propuesta empleada. 26
  • 27. Sede del I.A.P.M.I Manual de cargos yVisita a la comunidad para Carta de aceptación (Instituto Autónomo de Participantes y tutor funciones actualizado y la aceptación de la por parte de la 23/03/2012 la Policía Municipal de académico. certificación de aceptación aplicación del producto. U.P.T.AE.B. Iribarren) del proyecto.Vinculación del proyecto Proyectistas ,tutor Proyecto Socio-con el plan de la nacion Mesa de trabajo. 30/03/2012 U.P.T.A.E.B académico IntegradorSimón Bolívar 2007-2013 Revisión de referencias Casa de un Libros y tesis. Mesa de trabajo 01/04/2012 Participantes Bibliográficas. participante. (Chiavenato) Correcciones sobre el formato Casa de un Participantes y Tutora Tutoría académica 08/04/2012 Producto monográfico del participante. académico. producto. Reunión de equipo de Correcciones Casa de un 09/04/2012 Participantes producto trabajo aplicadas. Participante. Reunión de equipo de Portafolio de Casa de un 13/04/2012 Proyectistas Proyecto y Producto trabajo Evidencias. participante. Revisión del Participantes y Tutora Tutoría académica portafolio de 16/04/2012 U.P.T.A.E.B. Proyecto y Producto Académico Evidencias. Revisión completa Participantes y Tutora Tutoría Académica del proyecto y del 16/04/2012 U.P.T.A.E.B Proyecto y producto. Académico producto Proyecto y Producto Entrega del Proyecto a la junto con el control 17/04/2012 U.P.T.A.E.B Participantes Proyecto y Producto.profesora Zurelys Álvarez. de visitas. 27
  • 28. 5. Cronograma de actividades ACTIVIDADES Enero Febrero Marzo Abril Mayo 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Visita a la comunidad donde se realiza el proyecto Tutoría Académica Revisión metodológica Revisión con respecto a la aplicación del manual de cargos y funciones en la comunidad. Reunión de equipo de trabajo. Visita a la comunidad para la aceptación de la aplicación del producto. Vinculación del proyecto con el plan de la nación Simón Bolívar 2007-2013 Revisión de referencias Bibliográficas. Entrega del Proyecto a la profesora Zurelys Álvarez 28
  • 29. III PARTE RESULTADOS Y LOGROS DEL PROYECTO6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES6.1 Conclusiones Luego de realizar la evaluación del Manual de Cargos y Funciones delDepartamento de Talento Humano en el IAPMI (Instituto Autónomo de laPolicía Municipal de Iribarren) se pudo evidenciar que es necesarioestablecer procedimientos que puedan generar soluciones a la Organizacióna la hora de reclutar, seleccionar y contratar el personal requerido con lascompetencias deseadas para el buen desempeño de sus actividades;partiendo desde esta perspectiva se obtuvieron las siguientes conclusiones: 1) El proceso de organización no se ejecuta en el Departamento de Talento Humano. 2) El Departamento de Talento Humano del Instituto Autónomo de la Policía Municipal de Iribarren (IAPMI), cuenta con un manual de Cargos y Funciones actualizado por los participantes del Proceso Nacional de Formación en Administración del trayecto IV período I, donde se definen los cargos y funciones de cada funcionario. 3) Es necesario que el Departamento de Talento Humano adiestre a los funcionarios con el propósito que conozcan la existencia del Manual de Cargos y Funciones y lo utilicen adecuadamente. 29
  • 30. 4) El Manual de Cargos y Funciones deben ser evaluados constantemente en pro de optimizar la función y el cargo que ejercen los funcionarios del Departamento de Talento Humano.6.2 Recomendaciones De acuerdo con lo concluido anteriormente se recomienda: 1) Trabajar en base a la ejecución de una previa planificación del proceso de Organización. 2) Capacitar al personal acerca de la importancia del uso del Manual de Cargos y funciones. 3) Efectuar reuniones para supervisar las tareas que se hayan realizado en el transcurso de la semana para que así exista comunicación entre los diferentes Departamentos para garantizar una información efectiva. 4) Actualizar periódicamente el Manual de Cargos y Funciones para los trabajadores del área administrativa y así fijar un personal con conocimientos en el cargo que va a desempeñar. 5) Hacer un estudio de mercado de trabajo para así conocer las exigencias y demandas en el ámbito laboral y elaborar un perfil del puesto de trabajo 6) Evaluar constantemente el Manual de Cargos y funciones Administrativos. 30
  • 31. IV PARTE PRODUCTO O SERVICIO1. Objetivos de la Propuesta: El objetivo de la propuesta es Evaluar y controlar la aplicación delManual de Cargos y Funciones del Departamento de Talento Humano delIAPMI (Instituto Autónomo de la Policía Municipal de Iribarren), en pro degarantizar el proceso de organización.2. Metodología Empleada: Mediante estudios realizados se pudo conocer la naturaleza de lacomunidad y la manera como se desarrollan las tareas o asignaciones dentrodel Departamento de Talento Humano del Instituto Autónomo de la PolicíaMunicipal de Iribarren Asimismo la metodología empleada se desglosó de lasiguiente manera; en primer lugar se evidenció por medio de la utilización delas técnicas e instrumentos como la observación directa, ya que esta nospermite recolectar la información para posteriormente analizarla, también sepudo aplicar la entrevista estructurada, semi-estructurada y lista de cotejo lacual se basa en una serie de preguntas predeterminadas e invariables quedeben responder todo el personal que labora dentro del departamento deTalento Humano y por último se tomaron las imágenes fotográficas que es desuma importancia ya que sirve como evidencia de todo lo recolectado. Estasestrategias que fueron aplicadas sirvieron para establecer los cargos yfunciones que se deberán cumplir y que serán a su vez el punto dereferencia que describe lo que la comunidad representa. 31
  • 32. 3. Memoria Descriptiva: El Proyecto Socio Integrador, está planteado según lo establecen losProgramas Nacionales de Formación por la necesidad de mejorar la realidaden la cual vivimos o nos encontramos insertos, pueden ser variados encuanto a objetivos y metodología pero en común son planteamiento deacciones a realizar para alcanzar objetivos previamente compuestos; es decirlos proyectos surgen para satisfacer necesidades, desarrollar capacidades,resolver problemas dentro de un contexto, introducir procesos de cambio,aprovechar oportunidades y superar debilidades y amenazas. De igual forma, el Ministerio del Poder Popular para la EducaciónUniversitaria pretende construir un nuevo modelo de educación, conducentea formar nuevas generaciones de jóvenes y adultos que puedan manifestarla necesidad de modificar radicalmente la actual relación de dependenciaeconómica y sentar las bases de un nuevo proyecto de cambio. En estesentido se requiere de un ciudadano crítico de su capacidad creadora, perotambién de su responsabilidad social, que produzca conocimientos a partirde la experiencia social, histórica y personal de individuos colectivossociales, sustentada en un compromiso ético con el país. Es por ello, que el presente Proyecto Socio Integrador fue realizadopor los participantes del Programa Nacional de Formación en Administración,con nueva visión educativa socialista, enfocados en lo establecido con elPlan de la Nación Simón Bolívar 2007-2013, cumpliendo con los lineamientosestablecidos por la Misión Alma Mater. El mismo se realizó en el InstitutoAutónomo de la Policía Municipal de Iribarren específicamente en elDepartamento de Talento Humano, luego de efectuar varias visitas a dichacomunidad. Así mismo, se procedió a realizar una entrevista al personal que allílabora, además de estudiar la forma como se desarrollan los cargos y 32
  • 33. funciones, a través de la observación directa participante. De allí emergencia,que era necesario diseñar un Manual de Cargos y Funciones dirigido alInstituto Autónomo de la Policía Municipal de Iribarren, en Barquisimeto.3.1 Triangulación de datos: Para la implementación del Manual de Cargos y Funciones en elInstituto Autónomo de la Policía Municipal de Iribarren se llevaron a cabo unaserie de entrevistas (estructurada y semi-estructurada) y la observacióndirecta. En primera instancia se realizaron visitas a el Instituto, poniendo enpractica la observación directa e imágenes fotográficas por parte de losparticipantes, notando claramente la necesidad del Manual de Cargos yfunciones para el departamento de Talento Humano, por ultimo se aplicaronentrevistas semi estructuradas y estructuradas con la finalidad de evaluar elfuncionamiento del producto dentro del departamento, obteniendo comoresultado la objetividad y receptividad por parte del personal, generando asíun aporte positivo para el buen funcionamiento y cumplimiento de las tareasdesarrolladas dentro del departamento. (Ver anexo C) Por lo antes expuesto, el personal de dicho departamento consideróque el producto presentado está directamente a satisfacer una de lasnecesidades más relevante dentro del departamento de Talento Humano, yaque a través de la entrega de dicho manual se ha mejorado de maneraeficiente la duplicidad de tareas a realizar. 33
  • 34. Entrevista Observación Respuesta Creación de un Manual de Cargos y Funciones del Departamento de Talento Humano en el I.A.P.M.I. Mediante una observación realizada en el departamento.3.2 Descripción del producto: 34
  • 35. A través de las diferentes discusiones y herramientas realizadas yutilizadas a lo largo de la elaboración del proyecto, se llegó a la conclusiónde que es necesaria la aplicación de un Manual de Cargos y Funciones quepermita visualizar el proceso mediante el cual se distribuyen lasresponsabilidades de forma tal que al hacer una evaluación del mismo sepueda tener una forma objetiva de medir el grado de cumplimiento de cadauna de las funciones básicas con el fin de que pueda obtener un métodosencillo de control de gestión sobre los cargos. Es importante para laorganización constar con un manual de cargos y funciones ya que debe serutilizado con el propósito de desarrollar el proceso de inducciónproporcionándole a cada empleado que se inicie, toda la informaciónnecesaria acerca de las funciones inherentes al cargo que va a ocupar. Según Graham Kellog: El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo. (p.30) El Manual de Cargos es un documento que constituye la oficializaciónde las prácticas administrativas, lo deben realizar todos los empleados de laorganización para el buen funcionamiento de las empresas e instituciones.Además, facilita el acceso a la información de manera organizada,sistemática y con criterio. El análisis de cargos suministra el perfil que debería tener elempleado, las características generales, las funciones especificas, losrequisitos mínimos exigidos, conocimientos, habilidades, los recursos quemaneja, su superior inmediato y los subordinados a su cargo,proporcionando al nuevo funcionario la orientación adecuado para que logreintegrase fácilmente a la Institución. 35
  • 36. 3.3 Presentación del producto: El Manual de Cargos del Instituto Autónomo de la Policía Municipal deIribarren se ha elaborado de acuerdo al nuevo modelo de gestión y a lanueva estructura organizacional diseñada e implantada en la Institución. Elmismo constituye la oficialización de las prácticas administrativas, que debenrealizar todos los empleados de la organización para el buen funcionamientodel Instituto, además, facilita el acceso a la información de maneraorganizada, sistemática y con criterio. El análisis de cargos nos suministra elperfil que debería tener el empleado, las características generales, lasfunciones específicas, conocimientos y habilidades, proporcionando alpersonal la orientación adecuada para que logre integrarse fácilmente a laInstitución. (Ver anexo B).3.4 Sistematización de Experiencias: Para la presente elaboración del proyecto socio integrador deaprendizajes se obtuvieron experiencias que han permitido desarrollarconocimientos y habilidades por parte de los participantes, en tal sentido laaplicación de este proyecto ha permitido:  Realizar visitas, las cuales fueron chequeadas por el tutor interno y externo de la organización, a través de esta se pudo conocer los procesos que el Instituto Autónomo de la Policía Municipal de Iribarren maneja y organiza.  La aplicación de técnicas e instrumentos de recolección de datos, a través de estos instrumentos se pudo obtener información que permitió la los participantes conocer los mecanismos necesarios para la formulación o aplicación del proyecto; para obtener dicha información se pudo contar con el apoyo del personal que labora dentro del Departamento de Talento Humano de esta manera se pudo 36
  • 37. vivenciar el uso de estos instrumentos, sus procesos y sus correspondientes análisis. Reunión por parte de los participantes y tutor externo para interactuar e impartir ideas y conocimientos de estudios, para la elaboración del presente proyecto a través del uso de herramientas e instrumentos, facilitando así la puesta en práctica de las habilidades de cada integrante del grupo de proyecto. Finalmente para el desarrollo del presente proyecto y la aplicación del producto final se pudieron evidenciar diferentes experiencias las cuales han generado a la comunidad un cambio a partir de la aplicación del presente producto ya que los trabajadores se sienten satisfechos con esta nueva implementación. 37
  • 38. V PARTE ANÁLISIS DE RESULTADOS El manual de cargos y funciones es vital para la organización ya quecontribuye a reducir sustancialmente tiempos y costos en la realización de lastareas, además de aumentar la eficiencia; pues el personal a través de esto sefortalecerá y estará más capacitado a nivel de la empresa, es por ello que paraevidenciar que se estaban cumpliendo con las expectativas de los trabajadoresdel Instituto Autónomo de la Policía Municipal de Iribarren, se aplicó un Ítemscontentivo de siete (7) preguntas relacionadas con la aplicación del producto ylos beneficios que fueron arrojados a la comunidad en estudio. Las variablesevaluadas fueron cumplimiento y beneficios del Manual de Cargos, donde seobtuvo un resultado de un 96%, expresando claramente con ello que elpersonal se encuentra satisfecho con la implementación del producto dentro deldepartamento de Talento Humano. (Ver anexo D). En este sentido se comprende, que el Manual de Cargos y Funcioneses una herramienta técnica y procedimental necesaria para la administracióndel talento humano vinculado a cada uno de los cargos por áreasocupacionales del Instituto Autónomo de la Policía Municipal de Iribarren.Contiene en forma ordenada y sistemática, información sobre aspectos 38
  • 39. organizacionales necesarios para la mejor ejecución del trabajo, seestablecen las funciones y requisitos de los cargos que conforman eldepartamento y la correspondencia entre los objetivos y la misióninstitucional. REFERENCIASChiavenato, Idalberto. (1999) Fundamentos de la Administración.Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999). Gaceta Oficial Nro. 36.806 (Extraordinario) Diciembre 30, 1999Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (2003).Lic. Sandra Prado (2009). Manual para la elaboración de informe final proyecto socio integrador de los Programas Nacionales de Formación (PNFA). Barquisimeto.Lic. Sandra Prado (2009). Orientaciones para la elaboración de los proyectos socio integradores trayectos III y IV. Barquisimeto.Líneas Generales del Plan de Desarrollo Económico y Social de laNación 2007-2013López, Cesar (1999). Manuales de Cargos y Funciones. Documento enLínea disponible enhttp://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml. 39
  • 40. Plan de Desarrollo Económico y Social de la de la Nación (2007 –2013).Rodríguez, Fernando (1996). Manuales de Cargos y FuncionesAdministrativos. Documento en Línea disponible enhtpp://www.tesisymonografias.net/manual-de-funciones.../1/ ANEXOS 40
  • 41. Anexo AOrganigrama General del I.A.P.M.I. 41
  • 42. 42
  • 43. ALCALDE JUNTA DIRECTIVA DIRECCIÓN GENERAL CONSULTORÍA JURÍDICA AUDITORIA INTERNA CONTROL DE GESTIÓN INSPECTORÍA GENERAL PROYECTOS SECRETARIO GENERAL DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS INFORMÁTICADIRECCIÓN DE DIRECCIÓN DE DIRECCIÓN DE PERSONAL ADMINISTRACIÓN OPERACIONES Departamento De Inteligencia e Investigaciones Jefatura de los Servicios Coordinación de Coordinación de Coordinación de Coordinación de Personal Contabilidad Apoyo de Operaciones Tránsito y Circulación Vial Coordinación de Coordinación de Coordinación de Coordinación de Atención a Funcionarios Presupuesto Patrullaje Servicios Especiales Adm. y Policiales Coordinación de Coordinación de Coordinación de Coordinación de Finanzas Asuntos Comunales Orden Publico Evaluación y Control Coordinación de Coordinación de Coordinación Coordinación de Servicios Generales Seguridad a Transbarca Academica Asuntos internos 43
  • 44. Anexo BManual de Cargos y Funciones 44
  • 45. MANUAL DE CARGOS Y PÁGINA FUNCIONES 1UNIDAD: Administrativa FECHA DE ELABORACIÓN:DEPARTAMENTO: Talento Humano MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONES FIRMA DE APROBACIÓNElaborado Por: Revisado por: Aprobado por: 45
  • 46. MANUAL DE CARGOS Y PÁGINA FUNCIONES 2UNIDAD: Administrativa FECHA DE ELABORACIÓN:DEPARTAMENTO: Talento Humano Índice GeneralINTRODUCCIÓN………………………………………………………….….. 3OBJETIVO…………………………………………………………………….. 4ALCANCE……………………………………………………………………… 4BASAMENTO LEGAL………………………………………………………... 5CARGO Y FUNCIONES ASISTENTE ADMINISTRATIVO …………… 6CARGO Y FUNCIONES DEL DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN.…… 8CARGO Y FUNCIONES DEL COORDINADOR DE PRESUPUESTO.… 10CARGO Y FUNCIONES DEL ANALISTA DE PRESUPUESTO……… 11CARGO Y FUNCIONES DEL COORDINADOR DE CONTABILIDAD… 12CARGO Y FUNCIONES DEL CONTADOR………………………… 13CARGO Y FUNCIONES DEL COORDINADOR DE FINANZAS………... 14CARGO Y FUNCIONES DEL ANALISTA FINANCIERO….………. 16CARGO Y FUNCIONES DEL JEFE DE COMPRAS……………………… 17 FIRMA DE APROBACIÓNElaborado Por: Revisado por: Aprobado por: 46
  • 47. MANUAL DE CARGOS Y PÁGINA FUNCIONES 3UNIDAD: Administrativa FECHA DE ELABORACIÓN:DEPARTAMENTO: Talento Humano INTRODUCCIÓN El presente manual tiene como finalidad proporcionar informacióneficaz y sistemática de los aspectos que identifican los diversos cargos a finde dar a conocer su contenido, especificaciones y valores que permitan unaexacta administración de los recursos humanos empleados en ello, a su vezla descripción y análisis de cada cargo está dirigida a la satisfacción de lasnecesidades cuantitativas y cualitativas en pro del cumplimiento de losobjetivos de la Institución. Será de fiel cumplimiento por el personal quelabora en el Instituto y servirá como documento informativo para laspersonas interesadas en conocer este aspecto organizativo. Establecido el manual, se realizará un continuo seguimiento yevaluación, con la finalidad de mantenerlo actualizado, mediante lasreestructuraciones que se consideren pertinentes, como también lasmodificaciones o introducción de nuevas funciones, que surjan en eltranscurso de las operaciones o modificaciones que se realicen a lalegislación vigente, necesarias para mantener la funcionalidad del Instituto. FIRMA DE APROBACIÓNElaborado Por: Revisado por: Aprobado por: 47
  • 48. MANUAL DE CARGOS Y PÁGINA FUNCIONES 4UNIDAD: Administrativa FECHA DE ELABORACIÓN:DEPARTAMENTO: Talento Humano INTRODUCCIÓNOBJETIVO Presentar un instrumento de control interno adecuado a lanaturaleza, estructura y fines del Instituto, que permita visualizar el procesomediante el cual se distribuyen los cargos y funciones de la estructuraorganizativa del Instituto Autónomo de Policía Municipal.ALCANCE El manual plantea como ámbito de aplicación el asegurar elacatamiento de las normas legales y el logro de los objetivos y metas deacuerdo a las políticas presentadas por parte de la institución en lo querespecta a la organización y coordinación del personal que labora en elInstituto Autónomo de Policía Municipal. FIRMA DE APROBACIÓNElaborado Por: Revisado por: Aprobado por: 48
  • 49. MANUAL DE CARGOS Y PÁGINA FUNCIONES 5UNIDAD: Administrativa FECHA DE ELABORACIÓN:DEPARTAMENTO: Talento Humano BASAMENTO LEGALLEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA YDEL SISTEMA CONTROL FISCAL.Titulo II, del Sistema de Control Fiscal, Capitulo I (Disposiciones Generales)y Capitulo II (Del Control Interno).LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTORPÚBLICO.Titulo V, Del Sistema de Contabilidad Pública.Titulo VI, Del Sistema de Control Interno.NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO, EMANADAS DE LACONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA Y DEL SISTEMA DECONTROL FISCAL, “CAPITULO II DEL CONTROL INTERNO”. FIRMA DE APROBACIÓNElaborado Por: Revisado por: Aprobado por: 49
  • 50. MANUAL DE CARGOS Y PÁGINA FUNCIONES 6UNIDAD: Administrativa FECHA DEDEPARTAMENTO: Talento Humano ELABORACIÓN:CARGO: Asistente AdministrativoDescripción de Funciones: 1. Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos. 2. Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas. 3. Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad. 4. Lleva y mantiene actualizado el archivo de la unidad. 5. Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad. 6. Realiza los informes solicitados por la unidad. 7. Presta asistencia técnica al jefe inmediato. 8. Recibe, registra y distribuye las correspondencias, informes, memorándum entre otros. 9. Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo. 10. Controla los pagos efectuados al personal administrativo por diversos beneficios. 11. Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general. 12. Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia de los mismos. 13. Brinda apoyo logístico en actividades especiales. 14. Atiende e informa al público en general. FIRMA DE APROBACIÓNElaborado Por: Revisado por: Aprobado por: 50
  • 51. MANUAL DE CARGOS Y PÁGINA FUNCIONES 7UNIDAD: Administrativa FECHA DEDEPARTAMENTO: Talento Humano ELABORACIÓN:CARGO: Asistente Administrativo 15. Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada. 16. Archiva y lleva el control de los documentos de la Unidad. 17. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. 18. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. 19. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada. FIRMA DE APROBACIÓNElaborado Por: Revisado por: Aprobado por: 51
  • 52. MANUAL DE CARGOS Y PÁGINA FUNCIONES 8UNIDAD: Administrativa FECHA DEDEPARTAMENTO: Talento Humano ELABORACIÓN:CARGO: Director de AdministraciónDescripción de Funciones:1- Planificar, coordinar y supervisar todas las funciones de administración de la unidad, controlando la realización de funciones de contabilidad y servicios generales.2- Supervisar las operaciones financieras y las inversiones autorizadas que se producen en todas las dependencias del Instituto.3- Planificar y ejecutar todos los pagos del Instituto.4- Dirigir, coordinar y supervisar la realización de estudios, implantación y evaluación de los diferentes sistemas contables, administrativos y/o servicios.5- Supervisar la contabilidad gubernamental, fiscal y presupuestaria, mediante la revisión de los controles establecidos para comprobar las normas y procedimientos del organismo.6- Conformar conjuntamente con el coordinador inmediato los cheques bancarios para sufragar los gastos diversos de la Institución.7- Intervenir en los actos de licitación, en el control y aperturas de cotizaciones.8- Autorizar solicitudes relativas a movimientos y asignaciones para gastos de personal.9- Representar al organismo en eventos, seminarios, simposios y congresos a nivel nacional e internacional en materia de su competencia. FIRMA DE APROBACIÓNElaborado Por: Revisado por: Aprobado por: 52
  • 53. MANUAL DE CARGOS Y PÁGINA FUNCIONES 9UNIDAD: Administrativa FECHA DEDEPARTAMENTO: Talento Humano ELABORACIÓN:CARGO: Director de AdministraciónDescripción de Funciones:10- Programar, coordinar y controlar, la formulación, ejecución, evaluación y control del presupuesto de ingresos y egresos.11- Participar en la formulación del Plan Operativo Anual.12- Garantizar el cumplimiento de las obligaciones del Instituto.13- Garantizar todos los servicios administrativos necesarios para el mejor desempeño de la actividad del Instituto.14- Coordinar con las diferentes direcciones la adquisición de materiales necesarios para las unidades administrativas y operativas.15- Establecer lineamientos metodológicos para el mejor control del uso eficiente del los recursos técnicos y bienes materiales del Instituto.16- Asesorar a la Dirección General en la formulación de políticas, normas y procedimientos en materia administrativa.17- Velar porque el presupuesto de Ingresos y Egresos y su ordenanza interna sean aprobados en junta directiva.18- Presentar al Secretario General informe de gestión mensual, trimestral y anualmente.19- Controlar y supervisar todo lo relativo a los bienes de la Institución.20- Cualquier otra actividad relacionada con su área, asignada por el Director General. FIRMA DE APROBACIÓNElaborado Por: Revisado por: Aprobado por: 53
  • 54. MANUAL DE CARGOS Y PÁGINA FUNCIONES 10UNIDAD: Administrativa FECHA DEDEPARTAMENTO: Talento Humano ELABORACIÓN:CARGO: Coordinador de PresupuestoDescripción de Funciones:1- Supervisar y coordinar el trabajo de la unidad a su cargo.2- Planificar y supervisar la elaboración del anteproyecto de presupuesto que debe ser presentado por las diferentes direcciones.3- Participar en la formulación del Plan Operativo Anual.4- Supervisar el programa de asistencia técnica en la elaboración del presupuesto de las dependencias administrativas y operativas.5- Tramitar todas aquellas modificaciones presupuestarias tales como: rectificaciones, traspasos entre partidas, créditos adicionales y declaraciones de inexistencias de fondos.6- Elaborar cuadros analíticos que permitan comparar la ejecución de gastos de presupuestos anteriores con el vigente.7- Sugerir soluciones a las consultas, que sobre diversos problemas inherentes al presupuesto que le sean planteados.8- Realizar cualquier otra actividad presupuestaría asignada por el director de administración.9- Presentar informes técnicos, en lo referente a la aplicación de normas para la formulación, ejecución, control y evaluación del presupuesto; y realiza tareas afines según sea necesario. FIRMA DE APROBACIÓNElaborado Por: Revisado por: Aprobado por: 54
  • 55. MANUAL DE CARGOS Y PÁGINA FUNCIONES 11UNIDAD: Administrativa FECHA DEDEPARTAMENTO: Talento Humano ELABORACIÓN:CARGO: Analista de PresupuestoDescripción de Funciones:1- Participar en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de ingresos y gastos y velar por la correcta ejecución del mismo.2- Elaborar la distribución de las asignaciones presupuestarias por partidas.3- Llevar control del gasto presupuestario de la Institución en relación de pagos efectuados por facturas, recibos, contratos de servicio, de acuerdo al objeto que corresponda.4- Comparar el monto asignado y el comportamiento del gasto de años anteriores, a fin de determinar el incremento o no del mismo.5- Analizar y elaborar las solicitudes de traspaso entre sub-partidas, rectificaciones, créditos adicionales y sobre giros.6- Elaborar cuadros demostrativos para información general y especificar el comportamiento del gasto y la disponibilidad presupuestaria de las diferentes partidas u objetos del gasto.7- Asistir a reuniones periódicas de preparación y estudio para concretar detalles de los recursos asignados a cada actividad.8- Realizar cualquier otra actividad que le sea asignada por su superior inmediato. FIRMA DE APROBACIÓNElaborado Por: Revisado por: Aprobado por: 55
  • 56. MANUAL DE CARGOS Y PÁGINA FUNCIONES 12UNIDAD: Administrativa FECHA DEDEPARTAMENTO: Talento Humano ELABORACIÓN:CARGO: Coordinador de ContabilidadDescripción de Funciones:1- Diseñar, elaborar y controlar sistemas contables.2- Planificar, coordinar, dirigir y supervisar el trabajo que se realiza en la unidad a su cargo.3- Suministrar servicios al organismo a efectos de tramitación de pagos por valuaciones, aumentos y/o terminaciones de obras.4- Planificar y supervisar la contabilidad de bienes nacionales, materias, impuestos y gastos.5- Dirigir el movimiento contable que se realiza en el organismo.6- Prestar asesoría técnica a nivel nacional e internacional en materia de su competencia.7- Representar al organismo en seminarios y congresos relacionados con la administración y desarrollo de programas contables.8- Revisar y firmar los balances y las correspondencias de la unidad.9- Preparar cuadros resumen y/o estadísticos relativos a la memoria y cuenta de la unidad.10- Presentar informes técnicos.11- Realizar cualquier otra actividad dentro del área que le sea asignada por el Director de Administración. FIRMA DE APROBACIÓNElaborado Por: Revisado por: Aprobado por: 56
  • 57. MANUAL DE CARGOS Y PÁGINA FUNCIONES 13UNIDAD: Administrativa FECHA DEDEPARTAMENTO: Talento Humano ELABORACIÓN:CARGO: ContadorDescripción de Funciones:1- Implantar y desarrollar sistemas contables.2- Preparar los balances mensuales de comprobación y disponibilidad bancaria.3- Formular los libros auxiliares y principales a objetos de mantener actualizada la contabilidad fiscal en el sistema computarizado.4- Revisar y verificar cheques y sus correspondientes anexos de pagos.5- Revisar órdenes de compras, de servicios y de pagos especiales, permanentes, transferencias, proyectos de compromisos y autorizaciones anuales.6- Contabilizar mensualmente en el sistema los saldos de bancos en el libro mayor, retenciones deducidas al personal de obreros y empleados y las órdenes de pago.7- Preparar los balances contables que se realizan en la unidad y los libros diario y mayor por sistema para ser revisados y aprobados por la auditoría interna y externa.8- Participar en la elaboración de estados de situación financiera para presentar informe mensual de ejecución de los fondos asignados a cada ejercicio fiscal. FIRMA DE APROBACIÓNElaborado Por: Revisado por: Aprobado por: 57
  • 58. MANUAL DE CARGOS Y PÁGINA FUNCIONES 14UNIDAD: Administrativa FECHA DEDEPARTAMENTO: Talento Humano ELABORACIÓN:CARGO: Coordinador de FinanzasDescripción de Funciones:1- Planificar, programar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades de la unidad a su cargo, señalando los lineamientos técnicos a seguir.2- Supervisar la evolución de estudios económicos-financieros tanto de las entidades bancarias como de la Institución.3- Establecer las normas y metodologías a ser aplicadas en la realización de los estudios económicos-financieros.4- Realizar o coordinar la elaboración de trabajos o ponencias a ser presentadas en eventos o congresos nacionales e internacionales.5- Coordinar y/o participar por delegación del director en comités o grupos de trabajo de carácter interdisciplinarios.6- Conformar los pagos que se van a efectuar a los proveedores así como egresos de caja por diferentes conceptos.7- Controlar cheques, órdenes de pago y firmar las órdenes de pago, compra y servicio.8- Elaborar cuadros analíticos contables de cierre de ejercicios de los diferentes gastos imputados a las órdenes de avances o especiales y créditos adicionales así como los reintegros al fisco nacional y elaborar la correspondiente rendición de cuentas. FIRMA DE APROBACIÓNElaborado Por: Revisado por: Aprobado por: 58
  • 59. MANUAL DE CARGOS PÁGINA Y FUNCIONES 15UNIDAD: Administrativa FECHA DEDEPARTAMENTO: Talento Humano ELABORACIÓN:CARGO: Coordinador de Finanzas9- Controlar los saldos pendientes por diversos conceptos y elaborar informes al respecto.10- Elaborar resumen de los derechos e impuestos liquidados, recaudados, exonerados y cancelados.11- Presentar informe de las actividades realizadas FIRMA DE APROBACIÓNElaborado Por: Revisado por: Aprobado por: 59
  • 60. MANUAL DE CARGOS PÁGINA Y FUNCIONES 16UNIDAD: Administrativa FECHA DEDEPARTAMENTO: Talento Humano ELABORACIÓN:CARGO: Analista FinancieroDescripción de Funciones:1- Registrar los asientos contables de ingresos y gastos en los libros de bancos, libro de ingreso por multas, de caja chica y fondo en anticipo.2- Llenar las planillas de impuesto sobre la renta y elaborar resumen de los derechos e impuestos liquidados, recaudados, exonerados y cancelado.3- Revisar y verificar facturas de proveedores de bienes o servicios.4- Revisar los diferentes estados de cuentas bancarias y elaborar las conciliaciones de las cuentas bancarias.5- Analizar y evaluar el comportamiento de los diferentes ingresos y gastos, y presentar informes sobre éstos, como también la distribución diaria y mensual de los mismos.6- Participar en la elaboración de informes técnicos sobre la situación financiera de la Institución.7- Realizar cualquier otra actividad asignada por el coordinador de finanzas.8- Revisar y verificar facturas de proveedores de bienes y servicios, y llevar relación de deuda a proveedores y personal (Disponibilidad Financiera).9- Participar en la elaboración de cuadros analíticos contables de cierre de ejercicio, de los diferentes gastos imputados a las órdenes de avance o especiales, créditos adicionales y realizar los reintegros al fisco nacional. FIRMA DE APROBACIÓNElaborado Por: Revisado por: Aprobado por: 60
  • 61. MANUAL DE CARGOS PÁGINA Y FUNCIONES 17UNIDAD: Administrativa FECHA DEDEPARTAMENTO: Talento Humano ELABORACIÓN:CARGO: Jefe de ComprasDescripción de Funciones:1- Solicitar cotizaciones y realizar análisis de precios.2- Revisar órdenes de compras y servicios y verificar que contengan los anexos requeridos para iniciar la tramitación.3- Llevar un control manual o mecanizado de materias y suministros con datos sobre precios y fechas de órdenes de compras.4- Asentar las órdenes de compra en el registro correspondiente.5- Archivar documentos relacionados con las compras efectuadas.6- Conformar las notas de entrega y las facturas con el informe de recepción.7- Recibir los oficios de proyectos de compras a realizar por unidades.8- Tramitar la anulación de aquellos proyectos de compras que no hayan reunido los requisitos de precios y calidad requeridos.9- Resguardar las adquisiciones (bienes, materiales y suministros) en un lugar adecuado.10- Mantener un registro adecuado de proveedores.11- Realizar levantamiento de inventario.12- Firmar las facturas que se reciben con los materiales y ordenar su distribución.13- Verificar la disponibilidad presupuestaria, para la realización de las compras. FIRMA DE APROBACIÓNElaborado Por: Revisado por: Aprobado por: 61
  • 62. Anexo CAnálisis de Resultado del Producto 62
  • 63. Entrevista Estructurada Aplicada al Personal del Instituto Autónomo de la Policía Municipal de Iribarren Estado LaraNombre:Cargo que desempeña:Fecha:Hora de comienzo:Hora de culminación:Marque con una x la opción que considere Preguntas si no 1 ¿Se siente a gusto con la implementación del manual? 2 ¿Ha sido beneficioso para usted el manual de cargos? 3 ¿El manual está cumpliendo con las expectativas esperadas en función a los objetivos de la empresa? 4 ¿Es el manual una herramienta necesaria en su Departamento? 5 ¿Cree usted que con la implantación del manual ha disminuido la duplicidad de tareas? 6 ¿El uso del manual de cargos y funciones le permite realizar con más facilidad las labores de trabajo? 7 ¿La implementación del manual genera aportes al departamento en cuanto a la toma de decisiones? 63
  • 64. Anexo DGraficas de Resultados Entrevista Estructurada 64
  • 65. 1. ¿Se siente a gusto con la implementación del manual?2. ¿Ha sido beneficioso para usted el manual de cargos? 65
  • 66. 3. ¿El manual está cumpliendo con las expectativas esperadas en función a los objetivos de la empresa?4. ¿Es el manual una herramienta necesaria en su Departamento? 66
  • 67. 5. ¿Cree usted que con la implantación del manual ha disminuido la duplicidad de tareas? Grafico 5 3% SI NO 97%6. ¿El uso del manual de cargos y funciones le permite realizar con más facilidad las labores de trabajo? 67
  • 68. 7. ¿La implementación del manual genera aportes al departamento en cuanto a la toma de decisiones? 68