Capacitación de secretario de club 1
ASOCIACION INTERNACIONAL DE
CLUBES DE LEONES
DISTRITO F 2 DE COLOMBIA
Seminario para ...
BIENVENIDO
Usted ha sido elegido al cargo de secretario de
club
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Introducción
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Como secretario, es usted parte integral del equipo de liderato
que trabaja para apoyar al presidente del c...
Estructura de la Asociación Internacional de
Clubes de Leones
Área Estatutaria
Distrito Múltiple
Distrito
Región*
Zona
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El equipo de liderato del club
Ahora echemos un vistazo al organigrama del club.
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SECRETARIO
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Como secretario, usted es el director comercial del club.
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PERFIL DEL SECRETARIO
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• Buena presencia.
• Persona de buen trato, amable, cortés y seria.
• Excelente redacción y ortogr...
Persona designada por el Presidente del Club, en la
que éste tenga plena confianza. Se convertirá en su
mano derecha.
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Responsabilidades del secretario de club
 Asistir a todas las reuniones del club y de la junta
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En las reuniones de Comité Asesor (Reunión de Zona)
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Los estatutos y reglamentos
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Responsabilidades del secretario de club
El calendario siguiente es común:
Tipodereuniones
Anualmente
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Responsabilidades del secretario de club
Sus funciones con respecto a las reuniones constan de 3
etapas.
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Responsabilidades del secretario de club
 Enviar con antelación un aviso a los socios sobre la fecha y hora
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Responsabilidades del secretario de club
 Tomar asistencia
 Registrar las actas de la reunión
 Documentar los oradores ...
Responsabilidades del secretario de club
 Anotar la asistencia
 Anotar los premios presentados
 Archivar/distribuir una...
Responsabilidades del secretario de club
El secretario también es responsable de preparar las
reuniones de la junta direct...
Responsabilidades del secretario de club
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Responsabilidades del secretario de club
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ORDEN DEL DIA PARA REUNION DE JUNTA DIRECTIVA
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Apertura de la reunión por el President...
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CERTIFICADO REGISTRO EN CAMARA DE
COMERCIO
Carta donde conste la aceptación de...
REQUISITOS PARA EL REGISTRO DE ACTAS
las actas se registran en la Cámara de Comercio, Únicamente aquellas que contengan
de...
Responsabilidades del secretario de club
Para acceder a "MyLCI":
1. Vaya a www.lionsclubs.org 2. Haga clic en "MyLCI"
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Planificar el equipo
El objetivo de esta sección es ofrecerle orientación para que
pueda estructurar su gestión como secre...
Recursos
Puede obtener información adicional familiarizándose con los documentos
y material de capacitación en el sitio we...
Felicitaciones por haber completado la primera parte de su
Capacitación de Secretario de Club.
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  • Capacitacion secretario club de leones

    1. 1. Capacitación de secretario de club 1 ASOCIACION INTERNACIONAL DE CLUBES DE LEONES DISTRITO F 2 DE COLOMBIA Seminario para secretario corozal 7 de junio del 2015 manuelverbel@gmail.com
    2. 2. BIENVENIDO Usted ha sido elegido al cargo de secretario de club 2
    3. 3. Introducción 3 Como secretario, es usted parte integral del equipo de liderato que trabaja para apoyar al presidente del club. El éxito de un Club de Leones depende en gran parte de la labor que realicen el Secretario y Tesorero. De la habilidad y puntualidad en él envió de los informes, correspondencia, cobro de las cuotas y pagos de compromisos No obstante, es importante recordar que es usted parte de algo mucho más grande.
    4. 4. Estructura de la Asociación Internacional de Clubes de Leones Área Estatutaria Distrito Múltiple Distrito Región* Zona Club • Un club consiste de un mínimo de 20 socios • Una zona consiste de 4 a 8 clubes • Una región consiste de 10 a 16 clubes* • Un distrito está compuesto de al menos 35 clubes con 1250 socios activos • Los diferentes distritos de un área geográfica determinada componen el distrito múltiple • Cada club de Leones está situado en una de las siete áreas estatutarias, cada una de las cuales está representada por al menos un director internacional *optativo Capacitación de secretario de club 4
    5. 5. El equipo de liderato del club Ahora echemos un vistazo al organigrama del club. 5 1er Vicepresidente Club Members Board of Directors President Secretario Tesorero2º Vicepresidente Expresidente inmediato Socios del club Junta Directiva Presidente
    6. 6. SECRETARIO 6 Como secretario, usted es el director comercial del club. Es oficial de enlace entre el club, el distrito y la oficina internacional. Es el funcionario registrador del club recibe, redacta y responde la correspondencia, archivar los documentos, extender las actas, llevar adelante la agenda del club. Se encarga de la gestión cotidiana, siempre rindiendo cuentas al Presidente y Junta Directiva.
    7. 7. PERFIL DEL SECRETARIO 7 • Buena presencia. • Persona de buen trato, amable, cortés y seria. • Excelente redacción y ortografía. • Facilidad de expresión verbal y escrita. • Persona proactiva y organizada. • Facilidad para interactuar en grupos. • Dominio de sistemas operativos, Office, Internet • Brindar apoyo a todos los Comités. • Buenas relaciones interpersonales. • Dinámica entusiasta. • Habilidades para el planeamiento,motivación, liderazgo y toma de decisiones. • Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión
    8. 8. Persona designada por el Presidente del Club, en la que éste tenga plena confianza. Se convertirá en su mano derecha. Debe brindarle un apoyo incondicional y además de acompañarlo 100% en el proceso a seguir dentro del club. Estará bajo la supervisión directa del presidente y la junta directiva. Actuará como oficial de enlace entre el Club y el Distrito. IMPORTANCIA DEL SECRETARIO EN EL CLUB DE LEONES 8
    9. 9. Responsabilidades del secretario de club  Asistir a todas las reuniones del club y de la junta directiva  Actúa como enlace entre el Club y el Distrito, mantiene en contacto permanente con el Secretario del Gabinete de Distrito.  Organizar las reuniones del club y junta directiva  Registrar las actas de las reuniones  Mantener los expedientes del club  Recibir y responder la correspondencia del club  Completar y presentar los informes del club a la asociación  Cooperar como miembro activo del Comité Consultivo del Gobernador del Distrito 9
    10. 10. En el sistema MyLCI el secretario del club realiza las siguientes actividades: accede al sistema Invitación de socios nuevos, ingresa socios(ME6B) da de baja a un socio reincorpora socios Traslado de un socio(ME20) actualiza los datos de socios, añade o remueve una Unidad Familiar. Tramita los Informes Mensual de Movimiento de socios(C-23-A), Expedientes de los socios, Informes de actividades Mensual o Anual de club(MYLCI), Tarjeta de Afiliación, Registra los dirigentes de club, cambiando o actualizando sus datos (PU101), y enviar copia a secretaria del distrito. Responsabilidades del secretario de club 10
    11. 11. En las reuniones de Comité Asesor (Reunión de Zona) presenta por escrito un informe del estado de su Club y del cumplimiento que ha dado a sus obligaciones como Secretario. Presentar al Gabinete del Gobernador los informes que requieran, incluyendo copias de los informes mensuales de movimiento de socios. Ser miembro activo del Comité Asesor del Gobernador de la Zona en que se encuentre el club y colaborar con dicho comité. Llevar los archivos generales del club, el acta de las asambleas y reuniones de la Junta Directiva, el registro de asistencia, nombramientos de comités, elecciones, clasificaciones de socios, direcciones y teléfonos de los socios. Responsabilidades del secretario de club 11
    12. 12. Actas. (bien escritas, veracidad, concisas, foliadas). La carta constitutiva del club Los estatutos y reglamentos Correspondencia (llegada, salida). Archivos (circulares, boletines, materiales de convenciones, etc.). libro de Asistencia(reuniones , actividades de servicio recaudos). Libros( hoja de vidas de los socios, leones educando, club leo, libro de inventario de bienes) Carpeta de varios( certificados, fotos , etc) Preparación de las reuniones. Protocolo. Otros EN RELACIÓN CON EL CLUB 12
    13. 13. Responsabilidades del secretario de club El calendario siguiente es común: Tipodereuniones Anualmente • Reunión de transición de dirigentes • Aniversario de carta constitutiva Cuando sea necesario • Reuniones extraordinarias de la Junta Directiva (cuando lo soliciten 3 o más miembros de la junta) • Reuniones extraordinarias del club (cuando se soliciten con al menos 10 días de antelación) Mensualmente • Reunión ordinaria de la Junta Directiva • Reunión ordinaria del club 13
    14. 14. Responsabilidades del secretario de club Sus funciones con respecto a las reuniones constan de 3 etapas. 1. Antes de la reunión 2. Durante la reunión 3. Después de la reunión 14
    15. 15. Responsabilidades del secretario de club  Enviar con antelación un aviso a los socios sobre la fecha y hora de la reunión  Junto con el presidente, preparar el orden del día de la reunión  Reunir la correspondencia que deba entregarse a los presidentes o miembros de los comités  Preparar los premios o carpetas para nuevos socios cuando corresponda  Preparar la nómina del club para tomar asistencia 15 Etapa 1 – Antes de la reunión
    16. 16. Responsabilidades del secretario de club  Tomar asistencia  Registrar las actas de la reunión  Documentar los oradores invitados, visitantes Leones y visitantes ajenos al Leonismo  Reunir información sobre las actividades de los comités  Pedir a los nuevos socios que rellenen los formularios correspondientes 16 Etapa 2 – Durante la reunión
    17. 17. Responsabilidades del secretario de club  Anotar la asistencia  Anotar los premios presentados  Archivar/distribuir una copia de las actas de la reunión una vez que han sido aprobadas(por e-mail).  Hacer seguimiento de los asuntos pendientes de la reunión 17 Etapa 3 – Después de la reunión
    18. 18. Responsabilidades del secretario de club El secretario también es responsable de preparar las reuniones de la junta directiva. Es importante recordar que las responsabilidades de los secretarios de club varían dependiendo de las prácticas regionales y procedimientos establecidos en el club. QUE ES UN ACTA Es el documento escrito más importante del club. En él están escritos cronológicamente todos los acontecimientos. Es la historia permanente de la entidad. 18
    19. 19. Responsabilidades del secretario de club Dedique unos minutos a examinar con el secretario saliente la manera en que se toman las actas en la actualidad. 19 • Tipo de reunión (ordinaria, extraordinaria o de la junta directiva) • Fecha y lugar de la reunión • Nombre de la persona que preside la reunión • Si han sido aprobadas las actas de la reunión previa • Todas las mociones, sus promotores y si las mociones fueron o no fueron admitidas • Todos los puntos del orden del día y apelaciones y si fueron o no fueron admitidas • La hora en que la reunión fue llamada a orden y la hora en que se levantó la sesión Generalmente, las actas se registran…
    20. 20. Responsabilidades del secretario de club Las actas son para registrar lo que hace el club y no lo que dicen los socios. 20 Por lo tanto, el debate se considera informal y no se registra. Es importante usar la terminología correcta.
    21. 21. Responsabilidades del secretario de club 21 ORDEN DEL DIA PARA REUNION DE JUNTA DIRECTIVA Llamado a lista y Verificación del quorum Apertura a cargo del presidente Lectura y aprobación acta anterior Informes; financiero, de comités u otro Informe del presidente Asuntos varios Clausura Se somete a aprobación diciendo: “En consideración del orden del día”
    22. 22. Responsabilidades del secretario de club 22 ORDEN DEL DIA PARA REUNIONES PLENARIAS Apertura de la reunión por el Presidente Himno Nacional Verificación del quorum y llamado a Lista por el Secretario. Invocación Leonística Presentación de los invitados Instrucción leonística Lectura del Acta anterior Presentación de informes (Protocolo) Proposiciones y varios Himno leonístico clausura
    23. 23. Responsabilidades del secretario de club 23 CERTIFICADO REGISTRO EN CAMARA DE COMERCIO Carta donde conste la aceptación de cargos con nombres completos y C.C. Comunicación para solicitar el registro. Comprobante de pago de impuestos
    24. 24. REQUISITOS PARA EL REGISTRO DE ACTAS las actas se registran en la Cámara de Comercio, Únicamente aquellas que contengan decisiones que deban aparecer en el certificado de existencia y representación legal 1. Número del acta 2. Nombre de la sociedad, empresa unipersonal o entidad sin ánimo de lucro. 3. Lugar, fecha y hora de reunión 4. Forma y antelación de la convocatoria. Es decir, debe indicarse cómo se citó a la reunión (por ej: a través de carta, aviso de periódico, etc.) y con qué anterioridad se realizó la citación a la reunión,debe convocarse tal como lo ordena el código de comercio en su articulo 424. 5. Quién citó a la reunión y en qué calidad la citó (el gerente, el revisor fiscal, etc.) 6. Clase de reunión: si es ordinaria o extraordinaria 7. Lista de asistentes a dicha reunión, indicando si asistieron personalmente. 8. Constancia del quorum verificado según los estatutos. 9. Orden del día de la reunión. 10. Los votos emitidos a favor, en contra o en blanco al momento de tomar las decisiones. 11. Constancia de la aprobación del acta por los asistentes o por las personas designadas en la reunión para tal efecto. 12. Hora a la cual se levantó la sesión. 13. Firma o constancia de firma del presidente y secretario de la reunión. Se recomienda que su designación conste en el acta. Responsabilidades del secretario de club
    25. 25. Responsabilidades del secretario de club Para acceder a "MyLCI": 1. Vaya a www.lionsclubs.org 2. Haga clic en "MyLCI" 25
    26. 26. 14
    27. 27. 27
    28. 28. Planificar el equipo El objetivo de esta sección es ofrecerle orientación para que pueda estructurar su gestión como secretario de club. Vamos a…  Identificar maneras de prepararse para su nuevo rol y responsabilidades  Resumir las acciones que tendrá que realizar a lo largo de su gestión  Identificar los asuntos a considerar cuando el club pasa al siguiente equipo de líderes Capacitación de secretario de club 31
    29. 29. Recursos Puede obtener información adicional familiarizándose con los documentos y material de capacitación en el sitio web de la asociación. Páginas web: MyLCI Orientación de Dirigentes de Club El Centro de Recursos de Liderato Centro Leonístico de Aprendizaje Recursos para socios del club de Leones Administración del club 32
    30. 30. Felicitaciones por haber completado la primera parte de su Capacitación de Secretario de Club. 33
    31. 31. Gracias por participar. 34
    32. 32. Capacitación de secretario de club 35

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