FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS
MARCELA LILIANA MORALES MEJIA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
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FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS
MARCELA LILIANA MORALES MEJIA
PROFESORA:
MARÍA NANCY URIB...
INTRODUCCIÓN
Es importante conocer que para cada etapa o ciclo vital de los documentos existe
un archivo encargado de todo...
OBJETIVOS
 Comprender la formación de los archivos según el ciclo vital de los
documentos.
 Reconocer las clases de arch...
ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD AUTONÓMA DE BUCARAMANGA
La Universidad Autónoma de Bucaramanga es una institución de car...
GUIDO: GESTIÓN UNIVERSITARIA DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN
Es la oficina de la UNAB en donde llegan todos los docum...
1. LA FACTURA
La factura es un documento mercantil que refleja toda la información de una
operación de compraventa.
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Se registra toda la información del documento, la procedencia, la fecha, quien lo
envía, para qué dependencia va, se coloc...
Cuando la dependencia hace el respectivo pago se envía este, también de manera
digital y se van descargando los documentos...
La factura se guarda en las carpetas de archivo durante un tiempo según lo que
digan las tablas de retención y se archivan...
2. LA CIRCULAR
Una circular es un comunicado que tiene la función de informar a personas de un
círculo o lugar determinado...
SERIES DOCUMENTALES
Hojas de vida, contratos.
Los documentos se deben guardar por un periodo superior a 5 años, pero lo
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ARCHIVO HISTORICO REGIONAL
El Archivo Histórico Regional es una entidad adscrita a la escuela de Historia de la
Universida...
El CDIHR realiza actividades de restauración y microfilmación documental,
sistematización de los fondos documentales a car...
El CDIHR se encuentra ubicado en la Universidad Industrial de Santander en el
sótano del edificio de publicaciones, es un ...
CONCLUSIONES
Este trabajo nos permitió conocer la importancia que tiene los archivos dentro de
una entidad verificando y a...
BIBLIOGRAFÍA
http://www.ejemplode.com/11-escritos/280-ejemplo_de_circular.html
Leer completo: Ejemplo de Circular
http://e...
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Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos

  1. 1. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS MARCELA LILIANA MORALES MEJIA UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTÍCA ARMENIA 2015
  2. 2. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS MARCELA LILIANA MORALES MEJIA PROFESORA: MARÍA NANCY URIBE CUELLAR CATEDRÁTICA CIDBA UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTÍCA ARMENIA 2015
  3. 3. INTRODUCCIÓN Es importante conocer que para cada etapa o ciclo vital de los documentos existe un archivo encargado de todos los procesos como es el Archivo General de la Nación AGN. Con este trabajo se puede establecer la importancia que tiene el archivo en las visitas realizadas a la Universidad Autónoma de Bucaramanga y el Archivo Histórico de Santander, donde podemos notar que se ha hecho un gran esfuerzo por identificar las diferentes etapas documentales, los valores que adquieren los documentos, los cuales permiten que se lleve de una manera correcta el programa de gestión documental.
  4. 4. OBJETIVOS  Comprender la formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.  Reconocer las clases de archivos de acuerdo con su organización.  Valorar la función e importancia administrativa, jurídica y testimonial de los archivos.
  5. 5. ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD AUTONÓMA DE BUCARAMANGA La Universidad Autónoma de Bucaramanga es una institución de carácter privado, dedicada al servicio de la Educación Superior, debidamente reconocida. No pretende ánimo de lucro y su propósito de engrandecimiento del ser humano se traduce en los principios democráticos y liberales que guían su acción, propendiendo al mejoramiento regional y nacional. Ubicada en la ciudad de Bucaramanga, en la avenida 42 No. 48-11, teléfono 6436111. 1956: El Ministerio de Justicia -Departamento Jurídico- reconoció Personería Jurídica a la institución inicialmente conocida como Instituto Caldas, más tarde Universidad Autónoma de Bucaramanga (UNAB), mediante Resolución No. 3284 de diciembre 21. 1969: Se crea el programa de pregrado: Administración de Empresas.
  6. 6. GUIDO: GESTIÓN UNIVERSITARIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Es la oficina de la UNAB en donde llegan todos los documentos externos e internos y se les hace todo el proceso para poder distribuirlos en forma digital y física a todas las dependencias. Se maneja un software para la radicación y toda la información sobre manejo de los documentos y la automatización de todo el proceso de gestión documental
  7. 7. 1. LA FACTURA La factura es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. Primera etapa: es donde los documentos llegan de manera cotidiana como correspondencia, revistas, facturas, memorandos, circulares, etc. y se van radicando, se le coloca un stiker, se hace la respectiva valoración primaria para saber quiénes son los involucrados en el proceso.
  8. 8. Se registra toda la información del documento, la procedencia, la fecha, quien lo envía, para qué dependencia va, se coloca el número de radicado, y se imprime el stiker con toda la información. La factura es digitalizada y enviada a la dependencia la cual hizo la compra para hacer el trámite respectivo en el departamento de compras. Cuando se envía la factura digital empieza el proceso de supervisión de este documento para saber en cuánto tiempo le dan trámite al pago y así llevar una estadística para mejorar los tiempos de respuesta.
  9. 9. Cuando la dependencia hace el respectivo pago se envía este, también de manera digital y se van descargando los documentos pendientes, ya cuando en GUIDO llega la contestación del pago, este ya puede archivar la factura en las respectivas carpetas que están ordenadas por número de radicado, tanto para los documentos que entran como los que salen. Cuando en el sistema ya sale que llego nuevamente el documento y que ya se ha hecho todo el trámite se deben mirar las tablas de retención las cuales están divididas por dependencias.
  10. 10. La factura se guarda en las carpetas de archivo durante un tiempo según lo que digan las tablas de retención y se archivan por ese tiempo, después se sacan y se envían al departamento de contabilidad donde deben reposar para todo el manejo de la parte contable, allí reposarán más o menos por un (1) año y luego se envía al archivo histórico para su respectivo trámite de archivarlo.
  11. 11. 2. LA CIRCULAR Una circular es un comunicado que tiene la función de informar a personas de un círculo o lugar determinado. Su uso se puede aplicar a casi cualquier asociación, pero es en sentido directo usado en asociaciones empresas, gobiernos, escuelas etc. Son textos breves que informan en términos generales eventos, circunstancias o hechos, en fin comunicados que se deben de tomar en consideración. URL del artículo: http://www.ejemplode.com/11-escritos/280- ejemplo_de_circular.html Leer completo: Ejemplo de Circular Se hace el mismo proceso, solo que las circulares como ya están digitalizadas, estas tienen un ciclo vital de un mes y se puede destruir, siempre y cuando este la copia digital.
  12. 12. SERIES DOCUMENTALES Hojas de vida, contratos. Los documentos se deben guardar por un periodo superior a 5 años, pero lo recomendado son por 10 años, por qué motivo, el trabajador puede presentar una reclamación dentro de los tres años siguientes a la terminación del contrato, (Art. 488 y 489 del C.S.T.) para lo que se deben tener los soportes e información a fin de tener datos con que refutar o explicar sobre las actividades del trabajador mientras duro su contrato laboral. ACUERDO 004 DEL 15 DE MARZO DE 2013. “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”. 1) El acuerdo 004 nos dice que las tablas de retención documental “ TRD” y las tablas de valoración documental “TVD” son instrumentos archivísticos necesarios para la adecuada gestión de los documentos y archivos del estado, sin los cuales no es posible disponer de archivos técnicamente organizados. Además el acuerdo 004 establece que las entidades del estado de orden nacional, departamental, distrital, municipal y las entidades privadas que cumplan funciones públicas deberán elaborar, aprobar, implementar y actualizar sus TRD y las TVD tanto para la organización y disposición de documentos físicos como electrónicos, de igual forma la elaboración de las mismas deberán elaborarse teniendo en cuenta las etapas relacionadas en el instructivo para la elaboración de las TRD y las TVD que están aprobadas por el archivo general de la nación, luego de ser elaboradas deben ser aprobadas mediante un acto administrativo expedido por el representante legal de la entidad
  13. 13. ARCHIVO HISTORICO REGIONAL El Archivo Histórico Regional es una entidad adscrita a la escuela de Historia de la Universidad Industrial de Santander, el cual fue creado mediante acuerdo 76 del 2 de junio de 1988 con el fin de preservar y custodiar el patrimonio documental de la región, servir de consulta para la realización de proyectos de investigación. La misión del archivo es de la rescatar, organizar, custodiar y recuperar los fondos documentales de nuestra región con el fin de salvaguardar el patrimonio documental y colocar la información al servicio de la comunidad. Su visión, así mismo, es la de contribuir a la recuperación del patrimonio documental de la nación, realizando estrategias necesarias para el desarrollo de los fondos teniendo en cuenta los procesos archivísticos establecidos por el archivo general de la nación. El objetivo es de custodiar la documentación, difundirla y ser apoyo a la investigación histórica y archivística.
  14. 14. El CDIHR realiza actividades de restauración y microfilmación documental, sistematización de los fondos documentales a cargo; proyectos de investigación histórica; conservación y capacitación de los archivos municipales de Santander Publicación de monografías y bibliografías, fuentes documentales microfilmadas y servicios especializados de archivística, investigación y conservación de fuentes históricas.
  15. 15. El CDIHR se encuentra ubicado en la Universidad Industrial de Santander en el sótano del edificio de publicaciones, es un espacio muy reducido para la ubicación de los fondos que existen, alguno de ellos son: 1. FONDO:NOTARIAL  AGUACHICA  NOTARIA 1 B/MANGA  NOTARIA 2 B/MANGA  CEPITA  FLORIDABLANCA  GIRÒN  MÀLAGA  MATANZA  PIEDECUESTA  SANTOS  RIONEGRO  UMPALA 2. FONDO: COLEGIO SAN JOSE DE GUANENTA Este archivo está ordenado por temas específicos y en este momento se están organizando por fondos documentales y está en la última etapa del ciclo vital de los documentos.
  16. 16. CONCLUSIONES Este trabajo nos permitió conocer la importancia que tiene los archivos dentro de una entidad verificando y analizando cada uno de los pasos que se tiene para su respectiva organización, conservación y administración.
  17. 17. BIBLIOGRAFÍA http://www.ejemplode.com/11-escritos/280-ejemplo_de_circular.html Leer completo: Ejemplo de Circular http://es.scribd.com/doc/33436915/Los-archivos-historicos-y-la-formacion- profesional-de-historiadores-en-la-UIS#scribd

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