SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
MARCELA LILIANA MORALES MEJIA
Docente
Luz Marina Arias González
Profesional en Ciencia de la...
OBJETIVO GENERAL
Normalizar de forma sistemática un programa de Gestión Documental, para
estandarizar la información que s...
INTRODUCCIÓN
Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera
vista puede parecer que no tenga que s...
¿QUÉ ES UN SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL?
El Sistema de Gestión Documental es por tanto, un
conjunto de normas, técnicas y...
REQUISITOS PARA SU IMPLEMENTACIÓN
- Determinar los documentos que deberían
ser creados en cada proceso de negocio y la
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- Determinar los
requisitos para
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GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN
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INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN -
GUIDO
ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BUCARAMANGA
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CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN CUENTA
PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DE DOCUMENTOS
Disponer de recursos de infor...
CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN CUENTA
PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DE DOCUMENTOS
Manejo integral de la informa...
CÓMO REALIZA LA
GESTIÓN DOCUMENTAL
A LOS DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
Tiene los mismos procesos que la
gestión documental físic...
CONCLUSIONES
El Programa de Gestión Documental implementado por la empresa,
contribuye eficientemente al control y adminis...
BIBLIOGRAFÍA
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  1. 1. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL MARCELA LILIANA MORALES MEJIA Docente Luz Marina Arias González Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA 2015
  2. 2. OBJETIVO GENERAL Normalizar de forma sistemática un programa de Gestión Documental, para estandarizar la información que se genera en la entidad, dando seguridad, confianza y calidad, apoyando la toma oportuna de decisiones. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Resaltar la importancia que tienen los documentos de archivo generados en la entidad, dentro del cumplimiento de sus funciones. 2. Garantizar la obtención de mejores resultados en el almacenamiento y manejo confidencial de la información. 3. Aplicar el correcto manejo de un sistema de información electrónica, basados en las pautas estipuladas de la normatividad vigente. 4. Preservar correctamente la documentación de una forma establecida, como el manejo de temperatura, y humedad en el lugar donde se estén almacenando.
  3. 3. INTRODUCCIÓN Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para una empresa. Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa estén controlados y centralizados. Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes.
  4. 4. ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL? El Sistema de Gestión Documental es por tanto, un conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos.
  5. 5. REQUISITOS PARA SU IMPLEMENTACIÓN - Determinar los documentos que deberían ser creados en cada proceso de negocio y la información que necesario incluir en dichos documentos - Decidir la forma y la estructura en que los documentos se deberían crear e incorporar al sistema, y las tecnologías que tienen que usarse - Decidir la forma y la estructura en que los documentos se deberían crear e incorporar al sistema, y las tecnologías que tienen que usarse
  6. 6. - Determinar los requisitos para recuperar, usar y trasmitir documentos. •Decidir cómo organizar los documentos. •Evaluar los riesgos que se derivan de la ausencia de documentos. - Conservar los documentos y permitir el acceso a los mismos a lo largo del tiempo • Cumplir los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y la política de la organización • Garantizar que los documentos se conserven en un •Garantizar que los documentos sólo se conserven durante el periodo de tiempo necesario o requerido •Identificar y evaluar las oportunidades para mejorar la eficacia, eficiencia o calidad de los procesos
  7. 7. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental. Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. ) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries. Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos. Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación
  8. 8. CARACTERÍSTICAS QUE DEBE REUNIR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CARACTERÍSTIC A CONCEPTO FIABILIDAD Deberá funcionar de modo regular y continuado mediante procedimientos fiables: • Incorporar de forma habitual todos los documentos ligados a las actividades de la organización • Organizar los documentos reflejando el contexto de producción • Proteger los documentos frente a modificaciones, eliminaciones o accesos no autorizados • Ser fuente primordial de información para la organización y los actos de la misma que los documentos testimonian • Proporcionar acceso inmediato a los documentos y a sus metadatos. • Las modificaciones en las necesidades de la organización y por lo tanto en el sistema de gestión no deberán repercutir en las características de los documentos • La transferencia física o de custodia se realizará sin que afecte a las características de los documentos. INTEGRIDAD Deberá desarrollar medidas para el control del acceso, la identificación de los usuarios, la destrucción autorizada. Estas medidas de control pueden formar parte del sistema de gestión de documentos o ser externas al mismo. Adquiere especial relevancia para los documentos electrónicos. CONFORMIDAD Debe ser consistente con los requisitos derivados de las funciones y actividades propias de la organización, debe cumplir también con las expectativas de la sociedad y con el proceso de rendición de cuentas. SISTÉMICO Los documentos deberán crearse, mantenerse y conservarse en el sistema de gestión de forma sistemática.
  9. 9. VENTAJAS EN LA APLICACIÓN DEL SGD
  10. 10. POLÍTICAS DEL SISTEMA GESTIÓN DOCUMENTAL • Aprobar el Sistema de gestión documental y sus documentos a través del órgano de gobierno competente. • Promover y apoyar las políticas encaminadas a motivar la participación en el Sistema de gestión documental. • Asegurar la disponibilidad de los recursos humanos, económicos, técnicos y materiales para poder implantar y mantener el Sistema. • Asegurar la implantación de los procesos de gestión documental. • Apoyar a las acciones para la mejora del Sistema. • Establecer los mecanismos para asegurar la calidad del Sistema. • Promover la integración del Sistema en los diferentes Sistemas de gestión de la organización.
  11. 11. GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA UNAB Entre las prioridades de nuestro Programa de Gestión Documental tenemos la de establecer un sistema centralizado respecto a la recepción y envío de documentos institucionales. Por documentos institucionales se deben entender aquellas comunicaciones recibidas o producidas en el desarrollo normal de las funciones de la Universidad. La centralización mejorará la administración documental en cuanto a la distribución, trámite, conservación y archivo de los mismos. Así mismo se ubicarán de forma rápida y precisa al momento de consultarlos o requerirlos. De acuerdo a lo anterior, todo documento institucional debe ser enviado y recibido por nuestra oficina (Archivo Central) ubicada en el primer piso del Bloque A. Allí será radicada y registrada en el software especializado.
  12. 12. GESTIÓN UNIVERSITARIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN - GUIDO
  13. 13. ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BUCARAMANGA “GUIDO” – GUESTIÓN UNIVERSITARIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN Entrevistada: Celina Diaz Diaz – Bibliotecóloga e Historiadora Dirección: Avenida 42 No.48- 11 El Jardín Teléfono: 6436111 Ext.225 Ciudad: Bucaramanga
  14. 14. CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN CUENTA PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Disponer de recursos de información para la toma de decisiones al interior de la empresa Normalizar y racionalizar la producción documental. Agilizar los procesos. Controlar y administrar el sistema de archivo de una manera eficiente y eficaz. Optimizar los recursos disponibles. Racionalización y normalización de la documentación.
  15. 15. CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN CUENTA PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Manejo integral de la información. Normalización de tareas archivísticas. Modernización administrativa Evaluación y valoración de documentación. Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente Simplificación de trámites Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad
  16. 16. CÓMO REALIZA LA GESTIÓN DOCUMENTAL A LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Tiene los mismos procesos que la gestión documental físico, está identificada en la TRD y se le da el tratamiento de los proceso archivísticos electrónicos en el aplicativo ALFANET
  17. 17. CONCLUSIONES El Programa de Gestión Documental implementado por la empresa, contribuye eficientemente al control y administración de documentos que recibe y produce la entidad, gracias al apoyo de todas las personas que laboran en las diferentes áreas de la entidad. El establecimiento de flujos de trámite documental brinda beneficios en la organización, administración y control de todo Sistema Archivístico y Programa de Gestión Documental, permite ahorrar tiempo y recursos en tareas innecesarias, y detectar que procesos pueden ser simplificados. El PGD permite mejorar y agilizar los procesos de intercambio de información entre las dependencias y a su vez puede ser utilizado en los programas en línea con otras entidades. Mejora sensiblemente el control y organización de los documentos y contribuye al logro de los objetivos propuestos por la entidad.
  18. 18. BIBLIOGRAFÍA Archivo General de la Nación. (06 de 09 de 2015). Archivo General de la Nación Colombia. Obtenido de http://www.archivogeneral.gov.co/ Machicado Mendoza, F. (2006). Metodología para establecer un sistema de gestión documental en unaorganización. Revista de bibliotecología y ciencias de la información - UMSA, 10(15), 68-73.

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