Gestion de comunicaciones finalizado

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Gestion de comunicaciones finalizado

  1. 1. UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA FACULTAD DE INGENIERIA MECANICA GERENCIA DE PROYECTOS GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES GRUPO: 6 INTEGRANTES: - Barrientos Heredia, Percy Javier - Condori Choque, Orlando Andrés - Huaman Palomino, Marco Antonio - Liceta Naupari, Willman José - Mamani Zamudio, Pedro Ángel - Miranda Yaranga, Raúl Omar - Pampa Rocha, Silvio Pablo - Valdez Vega, Robinson Joe
  2. 2. Es el área de Conocimiento que incluye todos los procesos necesarios para asegurar la generación, recuperación, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información del proyecto en tiempos y en forma. Los procesos de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluyen lo siguiente: Planificación de las Comunicaciones Gestionar las comunicaciones Controlar las comunicaciones Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
  3. 3. Este proceso determina las necesidades de información y comunicación de los interesados; por ejemplo, quién necesita qué información, cuándo la necesitará, cómo le será suministrada y por quién. Identificar las necesidades de información de los interesados y determinar una forma adecuada de satisfacer esas necesidades es un factor importante para el éxito del proyecto. Planificación de las Comunicaciones 1) Plan para la dirección del proyecto 2) Registro de interesados 3) Factores ambientales de la empresa 4) Activos de los procesos de la organización 1) Análisis de requisitos de comunicación 2) Tecnologia de la comunicación 3) Modelos de comunicación 4) Métodos de comunicación 5) Reuniones 1) Plan de gestión de las comunicaciones 2) Actualización de los documentos del proyecto Entradas Herramientas y técnicas Salidas
  4. 4.  Entradas .1 Plan para la dirección del proyecto El plan para la dirección del proyecto proporciona información sobre cómo se ejecutará, monitoreará, controlará y cerrará el proyecto .2 Registro de interesados El registro de interesados proporciona la información necesaria para planificar la comunicación con los interesados del proyecto. .3 Factores ambientales de la empresa El proceso Planificar la Gestión de las Comunicaciones está estrechamente vinculado con los factores ambientales de la empresa, ya que la estructura de la organización tendrá un efecto considerable sobre los requisitos de comunicaciones del proyecto .4 Activos de los procesos de la organización Se utilizan como entradas del proceso Planificar la Gestión de las Comunicaciones. Entre éstas, las lecciones aprendidas y la información histórica son de particular importancia puesto que pueden proporcionar conocimiento tanto respecto a las decisiones tomadas en asuntos de comunicación como a los resultados de dichas decisiones en el marco de proyectos similares anteriores. Se pueden utilizar como información orientativa para planificar las actividades de comunicación del proyecto en curso. Planificación de las Comunicaciones
  5. 5.  Herramientas y Técnicas .1 Análisis de Requisitos de Comunicaciones El análisis de los requisitos de comunicaciones da como resultado la suma de las necesidades de información de los interesados en el proyecto. Estos requisitos se definen combinando el tipo y formato de la información necesaria con un análisis del valor de esa información. Los recursos del proyecto se utilizan sólo para comunicar información que contribuya al éxito, o cuando una falta de comunicación pueda llevar al fracaso. Esto no significa que no deban compartirse las “malas noticias”, sino que el objetivo es evitar abrumar a los interesados con información intrascendente. La información que se requiere normalmente para determinar los requisitos de comunicaciones del proyecto incluye: • Organigramas • Relaciones entre las responsabilidades de la organización del proyecto y los interesados • Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en el proyecto • Logística de cuántas personas estarán involucradas en el proyecto y en qué ubicaciones • Necesidades de información interna (por ejemplo, comunicaciones entre las organizaciones) • Necesidades de información externa (por ejemplo, comunicaciones con los medios o los contratistas) • Información sobre los interesados. Planificación de las Comunicaciones
  6. 6. .2 Tecnología de las Comunicaciones Las metodologías usadas para transmitir información entre los interesados en el proyecto pueden variar significativamente. Por ejemplo, un equipo de dirección del proyecto puede incluir como métodos de comunicación desde conversaciones breves hasta reuniones prolongadas, o desde simples documentos escritos hasta material (por ejemplo, cronogramas y bases de datos) al que se pueda acceder en línea. Entre los factores de tecnología de las comunicaciones que pueden afectar al proyecto se incluyen: • La urgencia de la necesidad de información. • La disponibilidad de la tecnología. • Facilidad de uso. • Entorno del proyecto. • Sensibilidad y confidencialidad de la información. .3 Modelos de la comunicación Los modelos de comunicación utilizados para facilitar las comunicaciones y el intercambio de información pueden variar de un proyecto a otro y también entre las diferentes etapas de un mismo proyecto. • Codificar. • Transmitir el Mensaje. • Confirmar. • Retroalimentación/Respuesta. Planificación de las Comunicaciones
  7. 7. .4 Métodos de comunicación Existen varios métodos de comunicación que se emplean para compartir la información entre los interesados del proyecto. De manera general, estos métodos pueden clasificarse en: a)Comunicación interactiva. Entre dos o más partes que realizan un intercambio de información de tipo multidireccional. Resulta la manera más eficiente de asegurar una comprensión común entre todos los participantes sobre temas específicos, e incluye reuniones, llamadas telefónicas, mensajería instantánea, videoconferencias, etc. b)Comunicación de tipo push (empujar). Enviada a receptores específicos que necesitan recibir la información. Esto asegura la distribución de la información, pero no garantiza que efectivamente haya llegado ni sea comprendida por la audiencia prevista. Este tipo de comunicación incluye cartas, memorandos, informes, correos electrónicos, faxes, correos de voz, blogs, comunicados de prensa, etc. c)Comunicación de tipo pull (tirar). Utilizada para grandes volúmenes de información o para audiencias muy grandes, y requiere que los receptores accedan al contenido de la comunicación según su propio criterio. Entre estos métodos se incluyen los sitios intranet, el aprendizaje virtual (e-learning), las bases de datos de lecciones aprendidas, los repositorios de conocimiento, etc. Planificación de las Comunicaciones
  8. 8. .5 Reuniones El proceso Planificar la Gestión de las Comunicaciones necesita del debate y del diálogo con el equipo del proyecto a fin de determinar la manera más adecuada de actualizar y comunicar la información del proyecto, y de responder a las solicitudes de dicha información por parte de los interesados. Dichos debates y dicho diálogo normalmente se facilitan a través de reuniones, que se pueden llevar a cabo de manera presencial o en línea desde diferentes ubicaciones, como por ejemplo las instalaciones en que se desarrolla el proyecto o las instalaciones del cliente. Existen distintos tipos de reuniones en las que se pueden producir comunicaciones relativas al proyecto. La mayoría de las reuniones de proyecto consisten en juntar a los interesados con objeto de resolver problemas o tomar decisiones. Aunque los debates informales se pueden considerar como reuniones, la mayoría de las reuniones de proyecto tienen un carácter más formal, con hora, lugar y agenda acordados previamente. Las reuniones típicas comienzan con una lista de asuntos a discutir, la cual se hace circular con anterioridad, acompañada de un acta y de información adicional específica para cada reunión. Dicha información luego se distribuye a otros interesados adecuados, según sea necesario. Planificación de las Comunicaciones
  9. 9.  Salidas .1 Plan de Gestión de las Comunicaciones El plan de gestión de las comunicaciones proporciona: • Requisitos de comunicaciones de los interesados • la información que debe ser comunicada, incluidos el idioma, el formato, el contenido y el nivel de detalle; • el motivo de la distribución de dicha información; • el plazo y la frecuencia para la distribución de la información requerida y para la recepción de la confirmación o respuesta, si corresponde; • la persona responsable de comunicar la información; • la persona responsable de autorizar la divulgación de información confidencial; • la persona o los grupos que recibirán la información; • los métodos o tecnologías utilizados para transmitir la información, tales como memorandos, correo electrónico y/o comunicados de prensa; • los recursos asignados para las actividades de comunicación, incluidos el tiempo y el presupuesto; • el proceso de escalamiento, con identificación de los plazos y la cadena de mando (nombres) para el escalamiento de aquellos incidentes que no puedan resolverse a un nivel inferior; Planificación de las Comunicaciones
  10. 10. • el método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla; • un glosario de la terminología común; • diagramas de flujo de la información que circula dentro del proyecto, los flujos de trabajo con la posible secuencia de autorizaciones, la lista de informes y los planes de reuniones, etc., y • restricciones en materia de comunicación, generalmente derivadas de una legislación o normativa específica, de la tecnología, de las políticas de la organización, etc. El plan de gestión de las comunicaciones también puede incluir guías y plantillas para las reuniones de seguimiento del estado del proyecto, las reuniones del equipo del proyecto, las reuniones electrónicas y los mensajes de correo electrónico. Se puede incluir asimismo el uso de un sitio web y de un software de gestión del proyecto si se han de utilizar en el marco del proyecto. Planificación de las Comunicaciones
  11. 11. .2 Actualizaciones a los documentos del proyecto Entre los documentos del proyecto que pueden ser actualizados, se cuentan: • cronograma del proyecto y • registro de interesados. Planificación de las Comunicaciones Empresa / Organización -Factores ambientales de la empresa. -Activos de los procesos de la organización. -Plan para la dirección del proyecto -Registro de interesados 4.2 Desarrollo de un plan de gestión de proyectos 13.1 Identificarinteresados 10.1 -Plan de gestión de las comunicaciones Documentos del proyecto 13.3 Participaciónde los interesadosen la gestión Actualización de documentos del proyecto Planes de gestión de las comunicaciones 10.2 Gestionar las comunicaciones
  12. 12. Gestionar las Comunicaciones es el proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar, y realizar la disposición final de la información del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones. Gestionar las comunicaciones 1) Plan de Gestión de las Comunicaciones 2) Informes sobre el Desempeño del Trabajo 3) Factores Ambientales de la Empresa 4) Activos de los Procesos de la Organizacion Entradas 1) Tecnología de las Comunicaciones 2) Modelos de Comunicaciones 3) Métodos de comunicaciones 4) Sistema de Gestión de la Información 5) Informes de Desempeño Herramientas y Técnicas 1) Comunicaciones del Proyecto 2) Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 3) Actualizaciones a los Documentos del Proyecto 4) Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Salidas
  13. 13. Gestionar las comunicaciones Monitorear y controlar el trabajo del proyecto Empresa / Organización Planificar la gestión de las comunicaciones Gestionar las comunicaciones Controlar las comunicaciones Desarrollar el plan para la dirección del proyecto Documentos del proyecto Informe de desempeño del trabajo Plan de Gestión de las Comunicaciones Actualizaciones al plan para la direccion del proyecto Actualizacion a los documentos del proyecto Comunicaciones del proyecto Factores ambientales de la empresa Activos delos proceso de la organizacion Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacion
  14. 14. Entradas Plan de Gestión de las Comunicaciones Describe la forma en que se planificarán, estructurarán, monitorearán y controlarán las comunicaciones del proyecto. Informes de Desempeño del Trabajo Son una recopilación de información sobre el desempeño y el estado del proyecto, es importante que los informes sean exhaustivos y exactos, y que estén disponibles de manera oportuna. Gestionar las comunicaciones
  15. 15. Factores Ambientales de la Empresa Factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso Gestionar las Comunicaciones se cuentan: la cultura y la estructura de la organización, los estándares y las normativas gubernamentales o industriales y el sistema de información para la dirección de proyectos. Activos de los Procesos de la Organización Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Gestionar las Comunicaciones se cuentan: las políticas, procedimientos, procesos y guías relativos a la gestión de las comunicaciones; las plantillas, y la información histórica y lecciones aprendidas. Gestionar las comunicaciones
  16. 16. Herramientas y Técnicas Tecnología de la Comunicación Es considerado importante, dado que esto puede variar considerablemente de un proyecto a otro y también a lo largo de la vida de un proyecto, el foco se centra en asegurar que la elección sea adecuada para la información que está siendo comunicada. Modelos de Comunicación Es considerado importante, dado que todos los componentes de la comunicación contribuyen para lograr un proceso de comunicación eficaz y eficiente, el foco se centra en asegurar que el modelo de comunicación elegido sea adecuado para el proyecto que se está llevando a cabo y que se identifiquen y gestionen todas las barreras (ruido). Gestionar las comunicaciones
  17. 17. Métodos de Comunicación Es considerado importante, dado que pueden existir numerosas barreras y desafíos potenciales durante este proceso, el foco se centra en asegurar que la información que ha sido generada y distribuida haya sido recibida y comprendida para permitir la respuesta y la retroalimentación. Sistemas de Gestión de la Información Se gestiona y distribuye de diferentes herramientas: gestión de documentos impresos: cartas, memorandos, informes y comunicados de prensa; gestión de comunicaciones electrónicas: correo electrónico, fax, correo de voz, teléfono, videoconferencias y conferencias web, sitios y publicaciones web, y herramientas electrónicas para la dirección de proyectos: interfaces web con software de programación y de gestión de proyectos, software de soporte para reuniones y oficinas virtuales, portales y herramientas de gestión del trabajo colaborativo. Gestionar las comunicaciones
  18. 18. Informes de Desempeño es el acto de recopilar y distribuir información de desempeño, incluidos informes de estado, mediciones del avance y pronósticos. Un informe de estado simple puede mostrar información de desempeño, como el porcentaje completado o los indicadores de estado para cada área. Los informes más elaborados pueden incluir: el análisis del desempeño pasado, el análisis de las proyecciones del proyecto, el estado actual de los riesgos e incidentes, el trabajo completado durante el periodo, el trabajo a completar en el siguiente periodo, el resumen de los cambios aprobados en el periodo y otra información relevante que debe ser revisada y analizada. Gestionar las comunicaciones
  19. 19. Salidas Comunicaciones del Proyecto Incluye las actividades requeridas para crear, distribuir, recibir, confirmar y comprender la información. Las comunicaciones del proyecto pueden variar considerablemente y son influenciadas por factores como la urgencia y el impacto del mensaje, su método de entrega y el nivel de confidencialidad, entre otros. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto El plan para la dirección del proyecto proporciona información sobre las líneas base del proyecto, la gestión de las comunicaciones y la gestión de los interesados. Cada una de estas áreas puede requerir actualizaciones sobre la base del desempeño actual del proyecto frente a la línea base para la medición del desempeño (PMB). Gestionar las comunicaciones
  20. 20. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Entre los documentos del proyecto que pueden actualizados, se cuentan: registro de incidentes, cronograma del proyecto y requisitos de financiamiento del proyecto. Gestionar las comunicaciones
  21. 21. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Entre los activos de los procesos de la organización que pueden ser actualizados, se cuentan: Notificaciones a los interesados. Información sobre incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto. Informes del proyecto. describen el estado del proyecto e incluyen las lecciones aprendidas, los registros de incidentes, los informes de cierre del proyecto. Presentaciones del proyecto. proporciona información de manera formal o informal a cualquier o todos los interesados del proyecto. Registros del proyecto. Los registros del proyecto pueden incluir correspondencia, memorandos, actas de reuniones y otros documentos que describen el proyecto. Retroalimentación de los interesados. La información que se recibe se distribuye y utiliza para modificar o mejorar el desempeño futuro del proyecto. Documentación de lecciones aprendidas. Esta documentación incluye las causas de los incidentes, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre la gestión de las comunicaciones. Gestionar las comunicaciones
  22. 22. Control de Comunicaciones es el proceso de monitorear y control de las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se satisfagan las necesidades de información de los interesados del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que asegura, en cualquier momento, un flujo óptimo de información entre todos los participantes de la comunicación. Control de las Comunicaciones 1) Plan para la dirección del proyecto 2) Comunicaciones del Proyecto 3) Registro de incidentes 4) Datos sobre el desempeño del trabajo 5) Activos de los procesos de la organización Entradas 1) Sistema de Gestión-de información 2) Juicio de expertos 3) Reuniones Herramientas y Técnicas 1) Información sobre el desempeño del trabajo 2) Solicitudes de cambio 3) Actualizaciones al Plan para la dirección del proyecto. 4) Actualizaciones a los documentos del Proyecto 5) Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización Salidas
  23. 23. Control de las Comunicaciones Desarrollar Plan para la Dirección del Proyecto Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto Gestionar la Participación de los Interesados Empresa/Or ganizacion Control de las Comunicacio nes Gestionar las Comunicacio nes Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Realizar el Control Integrado de Cambios Documentos del Proyecto Actualizaci ones al plan para la dirección del proyecto Actualizacion es a los documentos del proyecto Información de desempeño del trabajo Solicitudes de cambio Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización Activos de los procesos de la organización Plan para la dirección del proyecto Datos de desempeño del trabajo Registro de incidentes Comunicacio nes del Proyecto
  24. 24. El proceso de control de las Comunicaciones puede desencadenar una iteración de los procesos Planificar la Gestión de las Comunicaciones y/o Gestionar los procesos de Comunicaciones. Esta iteración ilustra la naturaleza continua de los procesos de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto. Algunos elementos concretos de comunicación, tales como incidentes o indicadores clave de desempeño (p.ej., cronograma, costo y calidad reales frente a planificados), pueden desencadenar una revisión inmediata, mientras que otros no lo harán. El impacto y las repercusiones de las comunicaciones del proyecto deben evaluarse y controlarse cuidadosamente para asegurar que se entrega el mensaje adecuado a la audiencia adecuada en el momento adecuado. 1 Control de las Comunicaciones: Entradas .1.1 Plan de Gestión del Proyecto El plan para la dirección del proyecto describe el modo en que se ejecutará, monitoreará, controlará y cerrará el proyecto. Proporciona información valiosa para el proceso Control de las Comunicaciones, entre la que se encuentra: Control de las Comunicaciones
  25. 25.  Requisitos de comunicación con los interesados,  Motivo de la distribución de la información,  Plazo y la frecuencia para la distribución de la información requerida,  Persona o grupo responsable de la comunicación de la información y  Persona o grupo que recibe la información. .1.2 Comunicaciones del Proyecto El proceso de Control de las Comunicaciones incluye las actividades necesarias para monitorear y actuar sobre la información y las comunicaciones, así como para liberarlas a los interesados. Las comunicaciones del proyecto provienen de múltiples fuentes y pueden variar significativamente en cuanto a su formato, nivel de detalle, grado de formalidad y confidencialidad. Entre las comunicaciones del proyecto se cuentan: Control de las Comunicaciones
  26. 26.  el estado de los entregables,  el avance del cronograma y  los costos incurridos. .1.3 Registro de Incidentes Un registro de incidentes se utiliza para documentar y monitorear la resolución de incidentes. Se puede utilizar para facilitar la comunicación y asegurar una comprensión común de los incidentes. Un registro escrito documenta y ayuda a monitorear quién es responsable de la resolución de los incidentes específicos antes de una fecha límite. Durante la resolución de incidentes se abordan los obstáculos que pueden impedir al equipo alcanzar sus objetivos. Esta información es importante para el proceso de Control de las Comunicaciones ya que proporciona tanto un repositorio de lo que ha sucedido en el proyecto, como una plataforma para la entrega de comunicaciones subsiguientes. Control de las Comunicaciones
  27. 27. .1.4 Datos de Desempeño del Trabajo Los datos de desempeño del trabajo organizan y resumen la información recopilada, y presentan los resultados del análisis comparativo con respecto a la línea base de medición del desempeño. .1.5 Activos de los Procesos de la Organización Entre los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso de Control de las Comunicaciones se cuentan: Plantillas de informes; Políticas, normas y procedimientos que definen las comunicaciones; Tecnologías específicas de comunicación disponibles; Medios de comunicación permitidos; Políticas de conservación de registros, y Requisitos de seguridad. Control de las Comunicaciones
  28. 28. .2 Controlar las Comunicaciones: Herramientas y Técnicas 2.1 Sistemas de Gestión de la Información Un sistema de gestión de la información proporciona un conjunto de herramientas estándar para que el director del proyecto capture, almacene y distribuya a los interesados la información relativa a los costos, al avance del cronograma y al desempeño del proyecto. Algunos paquetes de software permiten al director del proyecto consolidar informes provenientes de varios sistemas y facilitan la distribución de informes a los interesados del proyecto. Entre los ejemplos de formatos de distribución, se encuentran los informes mediante tablas, análisis en hojas de cálculo y las presentaciones. Las herramientas gráficas se pueden utilizar para crear representaciones visuales de la información sobre el desempeño del proyecto. Control de las Comunicaciones
  29. 29. .2.2 Juicio de Expertos A menudo el equipo del proyecto recurre al juicio de expertos para evaluar el impacto de las comunicaciones del proyecto, la necesidad de acción o intervención, las acciones que se deberían emprender, la responsabilidad de emprender dichas acciones y el plazo para llevarlas a cabo. El juicio de expertos puede ser necesario con relación a detalles técnicos o de gestión y puede ser proporcionado por cualquier grupo o individuo con capacitación o conocimientos especializados, como por ejemplo: Control de las Comunicaciones
  30. 30. Otras unidades dentro de la organización; Consultores; Interesados, incluidos clientes y patrocinadores; Asociaciones profesionales y técnicas; Grupos de la industria; Expertos en la materia, y La Oficina de dirección de proyectos (PMO). Luego, el director del proyecto, en colaboración con el equipo del proyecto, determina las acciones necesarias para asegurar que se comunique el mensaje adecuado a la audiencia adecuada y en el momento adecuado. Control de las Comunicaciones
  31. 31. .2.3 Reuniones El proceso de Control de las Comunicaciones necesita del debate y del diálogo con el equipo del proyecto para determinar la manera más adecuada de actualizar y comunicar el desempeño del proyecto, y de responder a las solicitudes de información por parte de los interesados. Esos debates y diálogos se facilitan normalmente a través de reuniones, las cuales se pueden llevar a cabo de manera presencial o en línea y desde diferentes ubicaciones, tales como las instalaciones en que se desarrolla el proyecto o las instalaciones del cliente. Las reuniones del proyecto también incluyen debates y el diálogo con vendedores, proveedores y otros interesados del proyecto. Control de las Comunicaciones
  32. 32. .3 Control de las Comunicaciones: Salidas .3.1 Información de Desempeño del Trabajo La información de desempeño del trabajo organiza y resume los datos de desempeño recopilados. Estos datos de desempeño normalmente proporcionan información sobre el estado y el avance del proyecto con el nivel de detalle requerido por las diversas partes interesadas. Esta información luego se comunica a las partes interesados adecuados. Control de las Comunicaciones
  33. 33. .3.2 Solicitudes de Cambio El proceso de Control de las Comunicaciones a menudo conduce a la necesidad de ajuste, de acción y de intervención. Como resultado, se generarán solicitudes de cambio como salidas. Estas solicitudes de cambio se procesan a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios y pueden dar lugar a: Estimaciones de costos nuevas o revisadas, secuencias de actividades, fechas programadas, necesidades de recursos y el análisis de alternativas de respuesta a los riesgos; Ajustes al plan para la dirección del proyecto y otros documentos; Control de las Comunicaciones
  34. 34. Recomendaciones de acciones correctivas que pueden ajustar el desempeño futuro del proyecto, alineándolo con el plan para la dirección del proyecto, y Recomendaciones de acciones preventivas que pueden reducir la probabilidad de incurrir en un desempeño negativo futuro del proyecto. .3.3 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto El proceso Controlar las Comunicaciones puede desencadenar actualizaciones al plan de gestión de las comunicaciones así como a otros componentes del plan para la dirección del proyecto (p.ej. los planes de administración de los interesados y de gestión de recursos humanos). Control de las Comunicaciones
  35. 35. .3.4 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Los documentos del proyecto se pueden actualizar como resultado del proceso de Control de las Comunicaciones. Entre estas actualizaciones se cuentan: Pronósticos, Informes de desempeño y Registros de incidentes. Control de las Comunicaciones
  36. 36. .3.5 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Entre los activos de los procesos de la organización que pueden actualizarse, se incluyen los formatos de informe y la documentación de las lecciones aprendidas. Esta documentación puede pasar a formar parte de la base de datos histórica tanto para el proyecto como para la organización ejecutante y puede incluir causas de los incidentes, razones de la selección de las medidas correctivas y otros tipos de lecciones aprendidas durante el proyecto. Control de las Comunicaciones
  37. 37. La empresa Ladrillera Inka fue fundada el 8 de Septiembre de 1989, en los terrenos ubicados en Av. Los Cedros Mz D Lt 12 La Capitana, Huachipa, provincia y departamento de Lima, con la finalidad de incorporación al creciente mercado de la construcción, a través de la disponibilidad de líneas de producción de ladrillos para paredes, techos, tejas y celosías. En la actualidad la industria consume cerca de 3000 gal/día de Petróleo Residual 6 en 3 Hornos tipo Túnel, cada uno de los cuales tiene 32 quemadores es decir tiene un total de 96 quemadores. De estos quemadores, las 2/3 partes actualmente operan con combustible sólido y el resto con petróleo residual. Por este motivo, se tiene adicional un consumo energético equivalente de 2000 gal/día de residual considerando el combustible sólido (carbón, aserrín, cáscara de café) que se utiliza. Sin embargo, el empleo de este combustible sólido ha incidido en algunas deficiencias en el producto final (presencia de manchas y salitre) Además cuentan con 4 Hornos tipo Bóveda, los cuales consumen una mezcla de carbón (mezcla de antracítico con bituminoso) con aserrín y cáscara de café. Este consumo energéticamente equivale aproximadamente a 1000 gal/día de petróleo residual. CONVERSIÓN A GAS NATURAL DE LOS HORNOS TUNEL DE UNA LADRILLERA
  38. 38. Por otro lado, la empresa tiene una potencia contratada en horas fuera de punta de 1.05 MW y en horas punta de 0.6 MW, teniendo un consumo mensual de alrededor de 400,000 Kwh. Acorde con la necesidad de mantener su posicionamiento en el mercado y la competitividad de sus productos, así como el cumplimiento de políticas de responsabilidad social y ambiental, se ha considerado la conversión progresiva de su matriz energética a gas natural en el sistema de combustión empleada en la producción de sus productos. En ese sentido, se ha establecido la implementación de un sistema de suministro de gas natural para la alimentación de los tres (03) hornos túnel que dispone la planta. Dicha implementación, permitirá reducir costos de combustibles y actividades asociadas a sistemas de suministro de combustibles líquidos que vienen utilizando (tanques de almacenamiento, sistemas contra incendios, etc.), a la vez que disminuirá drásticamente las emisiones de contaminantes asociados a sus procesos productivos. El alcance inicial del proyecto, contempla el diseño, instalación y puesta en marcha de un sistema de suministro a gas natural a tres hornos túnel, realizado por una empresa instaladora registrada en OSINERGMIN, a través de la instalación de redes internas de tuberías e implementación de un sistema de combustión.
  39. 39. 1. Planificar la gestión de las comunicaciones Gráfico 1 Interés vs. Influencia
  40. 40. Cuadro Nº 1 Necesidades de Información
  41. 41. Cuadro Nº 2 Directorio equipo del proyecto
  42. 42. Reuniones El gerente de proyecto dirigirá las reuniones de acuerdo a las fechas programadas dentro del cronograma, el cual será entregado al equipo de proyecto en la Reunión de Inicio del Proyecto, se determinara las personas que deberán participar de la reunión. Se comunicará a los interesados de acuerdo al calendario de reuniones, y se dirigirán las reuniones teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones: Se limitará la discusión a los temas específicos de acuerdo a la agenda de reuniones que se remitirá a los interesados con dos días de anticipación. Se creará un clima agradable para que los interesados, beneficiando de esta manera la participación y la sinceridad de los participantes en la misma sobre los temas de la agenda. El intercambio de opiniones se efectuará con altura y en orden, para ello, el gerente de proyecto indicará las reglas básicas de comportamiento en reuniones. Las Reuniones Se documentarán, mediante el uso de un acta (ver cuadro Nº 3) donde se indicará los nombre del os participantes en la reunión y los puntos a tratar, así como los acuerdos alcanzados. Se utilizará un lenguaje claro, evitando el uso de jergas o terminología muy técnica, a fin de evitar barreras que puedan perjudicar la comunicación. En caso de presentarse una polémica, el jefe de proyecto hará de facilitador para minimizar los conflictos, registrar las polémicas y distribuir el tiempo de las intervenciones. Se comunicará los resultados de la reunión a todos los interesados, impreso o por correo electrónico.
  43. 43. Cuadro Nº 3 Acta de Reunión
  44. 44. Cuadro Nº 4 Cronograma del Proyecto
  45. 45. Escalamiento de polémicas Este proceso será usado para elevar un problema, conflicto o disputa a un nivel más alto para su resolución, pudiendo llegar en algunos casos a alcanzar el nivel más alto de la organización, dependiendo de la magnitud del conflicto durante la ejecución del proyecto (ver cuadro Nº 5) De presentarse un problema, se contactará inicialmente con el jefe de Proyecto, para resolver el problema. Si el problema no es resuelto y llega a un entrampamiento se contactará con El Gerente del Proyecto efectuándose el primer escalamiento, donde se Solicitará la presencia de las partes involucradas en el problema. De no encontrar solución al problema, el Gerente de Proyecto procederá a Escalar el problema al Comité de Control de Cambios, celebrando una reunión en el periodo más breve. Si el escalamiento debe seguir hacia arriba, el problema se remitirá al Gerente General.
  46. 46. Cuadro Nº 5 Diagrama de Escalamiento para solución de problemas
  47. 47. Esta parte del plan de gestión de las comunicaciones establece la oportunidad, medio y forma en que la información requerida es entregada a los interesados del proyecto a fin de responder a sus requerimientos. En el formato se puede observar la gestión de la información (ver cuadro Nº6) , la cual se elaboro tomando en consideración los siguientes rubros: Interesados Nombre del documento Responsable de Comunicación Responsable de Elaboración Método de Comunicación Contacto Frecuencia Se ha considerado que estos aspectos son los mas importantes para llevar un adecuado nivel de comunicación con los interesados, y de esta manera poder cumplir con las necesidades de información del os mismos. 2. Gestionar las Comunicaciones
  48. 48. Cuadro Nº 6 Gestión de la Información
  49. 49. Cuadro Nº 6 Gestión de la Información
  50. 50. Información sobre el Desempeño del trabajo Los informes de rendimiento serán elaborados por el Ingeniero de proyectos, quien recopilara la información, y elaborara mediante el uso del formato del informe de rendimiento (ver cuadro Nº 7) Dichos reportes serán presentados en las reuniones de control semanal del proyecto, la información que debe ser presentada en el mismo corresponde a: Porcentaje de avance Variaciones del costo Variaciones del cronograma Índice de Performance del costo Índice de Performance del Cronograma Variaciones al termino Pronostico Junto al formato de Informe de rendimiento se adjuntara las graficas de la información procesada del análisis de valor ganado (Curva S Programada Vs Curva S Real). Y de este modo el Gerente de Proyecto pueda tomar acción ya sea esta correctiva o preventiva según se presente la situación durante la ejecución del proyecto. 3. Controlar las Comunicaciones
  51. 51. Cuadro Nº 7 Informe de Rendimiento
  52. 52. Cuadro Nº 8 Registro de Incidentes

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