Ppt curso access 2010

Direção-Geral de Alimentação e Veterinária
Divisão de Recursos Humanos, Formação e Expediente

Celina Rodrigues
Ano 2013

Conteúdos Programáticos

1. Noções básicas de Access
- O que é o MS Access 2010 - A aplicação
Access 2010 Fundamental:
Enunciar conceitos utilizados em base de dados;
Criar um projeto de base de dados executando as
diversas fases;
Utilizar o novo ambiente do Access 2010;
Utilizar o objeto tabela;
Criar relações entre tabelas;
Criar e executar consultas;
Criar formulários;
Criar relatórios.

2. Noções Básicas de bases de dados relacionais
2.1 Conceção de uma base de dados

Conteúdos Programáticos

3. Criação de uma aplicação sobre uma bases de dados
relacionais
3.1 O ambiente geral de trabalho
3.2 Os objetos do ACCESS
3.3 Abrir e fechar uma aplicação sobre uma base de dados

4. Construção de tabelas
4.1 Vista de estrutura
4.2 Definir campos e tipos de dados
4.3 Propriedades dos campos
4.4 Índices e chaves

5. Definir as relações entre as tabelas
5.1 Relações de 1 para 1
5.2 Relações de 1 para muitos

Cont. Conteúdos Programáticos

6. Criação de consultas de seleção
6.1 Escolha das tabelas e os campos
6.2 Definição de critérios
6.3 Funções e expressões de cálculo

7. Construção de Formulários
7.1 Criação de formulários
7.2 Otimização dos formulários

8. Criação de Relatórios
8.1 Criação de relatórios
8.2 Formatação dos relatórios
8.3 Impressão dos relatórios

O que é o MS Access 2010?

O Microsoft Access 2010 é a versão do programa de base de dados do
MS Office 2010.

Novidades: Nova interface e novas funções.

 Com Microsoft Access 2010 podemos criar vários tipos de banco de dados para
manter organizadas grandes quantidades de informações. O programa contém vários
modelos de base de dados mais comuns, o que facilita o processo de criação.

 Assim como as outras ferramentas do Office 2010, no Microsoft Access 2010 também
é possível criar arquivos compartilhados que podem ser usados simultaneamente
por várias pessoas. O programa está melhor integrado com outras ferramentas.
Importar ou exportar facilmente dados de arquivos do Excel é um bom exemplo.


Também é possível aplicar temas aos bancos de dados para uma apresentação mais


atraente. O novo Microsoft Access 2010 também tem várias ferramentas que facilitam
o uso.
O Microsoft Access 2010 mantém os melhores recursos do Access, mas com o visual


mais bonito do Office 2010. É mais prático e flexível que nas versões anteriores.

- Os menus do MS Access 2010

Os vários menus disponíveis:

1 - Menu Ficheiro
2 - Menu Base
3 - Menu Criar
4 - Menu Dados Externos
5 - Menu Ferramentas de Base de Dados
6 - Menu Campos
7 - Menu Tabela

1. Noções básicas de Access - Os menus do MS Access 2010
1 2 3 4 5 6 7

1 - Menu Ficheiro
2 - Menu Base
3 - Menu Criar
4 - Menu Dados Externos
5 - Menu Ferramentas de Base de Dados
6 - Menu Campos
7 - Menu Tabela


2.1 - Conceção de uma base de dados

A Conceção de uma base de dados implica uma planificação antecipada.

Deveremos ter em atenção:

-Para quem?
-Para quê?
-Com que finalidade?

-Quais os “Campos” da(s) tabela(s); quais os ID´s, quais os Registos da
Base de dados, a construção dos formulários, etc.


Introdução aos Sistemas de Gestão de Bases de Dados (SGBD)

 Desde sempre o homem guardou de forma ordenada em armários,
gavetas, pastas, papel, etc., os dados importantes relativos às suas
diversas atividades com um qualquer tipo de organização.

 Também no nossos quotidiano, recorremos frequentemente a bases
de dados não informáticas, no entanto de uma forma consciente.

 Uma simples agenda telefónica, uma coleção de cromos ou uma
lista de livros, filmes ou CD´s sendo coleções de dados organizados,
constituem-se como bases de dados.

 O conceito de Base de Dados em suporte informático consolidou-se
no início da década de 60.

 Numa primeira fase surgiram os Sistemas de Ficheiros e só
posteriormente foram desenvolvidos os Sistemas de Base de
Dados.



 Com ambos, a informação é armazenada em ficheiros o que
proporciona maior rapidez de acesso à mesma, maior segurança,
introdução de dados muito mais versátil e economia no espaço de
armazenamento.

 Por exemplo, um CD ou DVD substitui vários armários de
informação em papel.

 OS SGBD dividem-se em 2 grandes grupos:
- SGBD de grande porte (ex: Oracle, Informix, Microsoft SQL Server)
- SGBD de uso pessoal (ex: FoxPro, MYSQL, Dbase, Microsoft
Access)

 De uma forma genérica pode dizer-se que uma base de dados é
uma coleção organizada de dados relacionados entre si e relativos
ao mesmo assunto. Essa organização permite que o conteúdo
possa facilmente ser consultado, organizado e atualizado.



Exemplos de utilização de SGBD:

-Numa farmácia, o funcionário digita o código do medicamento para
verificar a quantidade existente em Stock na Base de Dados de
Medicamentos.
-Numa escola, o funcionário, ao digitar o número do processo de um
aluno, pode visualizar todo o histórico de notas do mesmo.



Caraterísticas específicas do Microsoft Access:

 A aplicação permite manipular bases de dados de diversos tipos;

 Permite a interatividade com outros produtos do Microsoft Office;

 Pode trabalhar em rede (ambiente multi-utilizador);

 Os ficheiros criados pelo Access possuem a extensão MDB ou
ACCDB (Microsoft DataBase – ex.: BDLivros.mdb).



Outros pontos a considerar:

 Qualquer coleção de dados deve estar catalogada;

 Qualquer catálogo deve permitir pesquisas;

 Um catálogo não é mais que uma coleção de registos;

 Podemos ver uma base de dados como sendo um catálogo
informatizado e com métodos otimizados de pesquisa e
armazenamento.

Noção de Base de Dados

 Qualquer conjunto de registos pode ser visto como uma base de dados;
 Um conjunto de registos com a mesma estrutura é denominado por “tabela”.

Exemplo de uma Tabela

Turma Número Nome Rua Localidade
Campos

A 1 António Martins Sousa Pires Barcelos

A 2 Maria Irene Joana d'Arc Barcelos
B 1 João Francisco Pires Viegas Pousa

C 2 Manuel Saraiva Almirante Coutinho Barcelos


 No Microsoft Access podemos criar essencialmente Tabelas, Consultas,
Formulários, Relatórios, Páginas:

 Tabelas são os armazéns dos dados. Trata-se de listas de registos.
O desenho de tabelas consiste na definição dos campos necessários para
armazenar corretamente a informação da base de dados.

 Consultas são utilizadas para filtrar a informação existente nas tabelas. Nas
consultas também é possível realizar cálculos e utilizar funções (soma, media,
etc.).

 Formulários são janelas que se apresentam aos utilizadores de uma base de
dados para que tenham um acesso amigável aos dados e operações.

Permitem visualizar a informação de outra forma e, também, adicionar, remover ou
alterar informações da Base de Dados.


 Relatórios são formatos de apresentação dos dados para gerar cópias
impressas da informação registrada na base de dados.

 Mas também podem ser utilizados para construir por exemplo gráficos,
etiquetas ou envelopes em série.

 Páginas: utiliza-se para aceder a páginas Web que, a partir de um browser,
permitem a visualização, edição e manipulação dos dados armazenados numa
base de dados.

 Macros: ferramentas para automatizar a realização das tarefas que
pretendemos a realizar.

 Módulos: conjunto de declarações, instruções e procedimentos do Visual Basic
guardados em conjunto e que nos permitem efetuar alguns procedimentos
específicos (validações, cálculos, etc.).

Noção de Base de Dados – Noções Gerais

 Noção de dado

 É o resultado da recolha de informações, um acontecimento ou fato sobre
um determinado assunto, sem nenhum tratamento adicional.

 Um dado, quando isolado, não tem significado.

 Num SGBD podemos utilizar vários tipos de dados, nomeadamente:
Numéricos, Data/Hora, Alfanuméricos e Lógicos.

Ex. 16, Miguel Jerónimo, 5, F, 10

 Noção de campo

 Os dados inserem-se nos campos.

 Elemento constituinte de uma tabela.

 É utilizado para especificar os diversos tipos de dados, ou categorias, em
que dividimos a informação que pretendemos utilizar.

Ex.: Número, Nome, Ano, Turma, Idade

 Noção de registo

 Conjunto de campos relacionados.

 Cada linha de uma tabela corresponde a um registo.


 Noção de tabela

 Parte integrante de uma base de dados, é utilizada para guardar
informação relativa a um assunto específico, como, por exemplo, alunos,
livros, autores, países, códigos postais, etc.

 A informação guardada numa tabela deve ser coerente com os critérios
utilizados para a sua criação – conter apenas os dados que digam respeito
ao assunto, a que se dá o nome de entidade.

Ex.: A Tabela Alunos deve conter unicamente dados relativos aos alunos. A
entidade é Alunos.


 Noção de tabela

Noção de Base de Dados (2)
 A uma linha da tabela chama-se “registo”;

 A cada elemento do registo chama-se “campo” ou “atributo”;

 Chama-se “chave” a um campo (ou conjunto de campos) que nunca se repete
em toda a tabela;

Da tabela seguinte, que chave poderíamos escolher?

Turma Número Nome Rua Localidade
A 1 António Martins Sousa Pires Barcelos
A 2 Maria Irene Joana d'Arc Barcelos
B 1 João Francisco Pires Viegas Pousa
C 2 Manuel Saraiva Almirante Coutinho Barcelos

Divisão de Tabelas
 Vamos construir uma base de dados referente aos dados de Formação com 2
tabelas:
TB_CURSOS
Nome do Curso – campo “CURSO” - Texto

Nº de funcionário – campo “N_FUNCIONARIO” - Número

Nome próprio – campo “NOME” - Texto

Data de início do curso – campo “DATA_INICIO” - Data

Data de fim do curso – campo “DATA_FIM” - Data

Duração do curso/Horas – campo “DURAÇAO” - Data

Entidade formadora – campo “ENTIDADE” - Texto

Morada da entidade formadora – “MORADA” - Texto

Código postal – “COD_POSTAL” - Número

Localidade – “LOCALIDADE” - Texto

Divisão de Tabelas
TB_FORMANDOS
Nome próprio – campo “NOME” – Texto

Nome do Curso – campo “CURSO” – Texto

Idade do Formando – campo “IDADE” - Número

Habilitações Literárias – “HABILITAÇOES” - Texto

Nº Telefone/telemóvel – “TEL/TM” - Número

Divisão de Tabelas (2)

 Soluções:

 criar vários campos de texto, onde se introduzirá todos os nomes
(tipo de dados Texto) – CURSO, NOME, ENTIDADE, MORADA,
LOCALIDADE, HABILITAÇOES

 Criar um campo com o Nº de funcionário (N_FUNCIONARIO), um
campo com a Duração/Horas do curso (DURAÇAO), um campo
com o código postal (COD_POSTAL), um campo com a Idade do
Formando (IDADE), um campo com o nº de telefone/telemóvel
(TEL/TM)

 Criar um campo com a data de início do curso(DATA_INICIO), um
campo com a data de fim do curso (DATA_FIM).

 O campo chave (PRIMARY KEY) será o campo “NOME”.

Relacionamentos – Noção de relação

 Associação estabelecida entre campos comuns (colunas) de duas
tabelas,
permitindo que a consistência da informação seja garantida.

 O relacionamento entre os campos comuns das tabelas permite garantir
que a consistência da informação não seja colocada em causa e também
associar os dados de duas ou mais tabelas para a visualização, edição ou
impressão da informação.

Relacionamentos – Noção de chave

 A chave de uma tabela é constituída por um ou mais campos que
possam ser utilizados como identificadores de cada registo.

 Os campos-chave devem permitir identificar um registo de forma
unívoca.

 O campo ou o conjunto de campos selecionados para chave de uma
tabela não pode conter informação repetida.

Relacionamentos
 Os relacionamentos entre tabelas podem ser de tipos diferentes:
 1 – n

 1 – 1

 m – n

 Estes valores correspondem ao número de elementos de uma tabela a que
podem corresponder a elementos de outra tabela;

Relacionamentos (1-n)
 Uma turma tem “n” formandos

 Neste caso, a tabela de relacionamento associa a cada formando apenas
um curso;

 Ou seja, um formando não pode pertencer a dois cursos;

 Neste caso, o relacionamento é feito na tabela formandos em que se
adiciona uma “chave estrangeira” relativa ao curso (“chave” da tabela de
cursos).

3. Criação de uma aplicação sobre uma bases de dados relacionais

3.1 - O ambiente geral de trabalho – Nova base de dados – Modelos
disponíveis


3.1 - O ambiente geral de trabalho – Nova base de dados – Modelos disponíveis

 Ao abrir o MS Access 2010, poderemos criar ou abrir uma nova base de dados e
optar por um determinado modelo disponível:

- Base de dados em branco
- Base de dados Web em branco
- Modelos recentes
- Modelos de exemplo
- Os meus modelos

 Se a base de dados ainda não tenha sido criada, teremos que clicar no botão
“Criar”.

 Se a base de dados já existir, teremos que a selecionar na opção "Modelos
recentes”
ou “Os meus modelos”.

 Poderemos também selecionar a opção de “Abrir” e escolher a base de dados que
pretendemos abrir.


3.2 - Os objetos do ACCESS

Depois de aberta a base de dados, verificamos que nela existem vários
Tipos de objetos do Access:

- Navegar por categoria
- Personalizado
- Tabelas e Vistas Relacionadas
- Data de Criação
- Filtrar Por Grupo
- Tabelas
- Consultas
- Formulários
- Relatórios
Numa nova base de dados é aberta uma janela da “Tabela1” onde
poderemos inserir os registos.


3.2 - Os objetos do ACCESS
1
2
3

4

5


3.3 - Abrir e fechar uma aplicação sobre uma base de dados

Para fechar uma aplicação sobre a base de dados teremos que selecionar
o menu “Ficheiro” e escolher a opção “Fechar Base de Dados” e depois
opção “Sair”.

Se tiver efetuado alterações importantes que pretenda guardar, não deve
esquecer de “Guardar Objeto Como” ou “Guardar Base de Dados Como”.

Poderá também escolher a opção “Guardar e Publicar”.


4.1 - Vista de estrutura

Selecionando o menu “Criar”, poderemos aceder à Estrutura da Tabela,
à Estrutura da Consulta, à Estrutura do Relatório ou à Estrutura de Formulário.


Cont. Vista de estrutura


Cont. Vista de estrutura

Tipos de vista:

- Vista de Folha de Dados
- Vista de Tabela Dinâmica
- Vista de Gráfico Dinâmico
- Vista de Estrutura


Cont. Vista de estrutura Vista de Folha de dados


Cont. Vista de estrutura Vista de Tabela dinâmica


Cont. Vista de estrutura Vista de Gráfico Dinâmico


4.2 - Definir campos e tipos de dados
Na vista de folha de dados são criados os campos e tipos de dados.

Tipos de dados que podem ser criados:
-Texto
-Memo
-Número
-Data/hora
-Moeda
-Sim/Não
-Objeto OLE
-Numeração Automática
-Hiperligação
-Anexo Calculado
-Assistente de Pesquisa

Propriedades do campo


Na vista de folha de dados são criados os campos e tipos de dados.

- TIPOS DE DADOS DO MS ACCESS

TEXTO

Este tipo de campo permite uma sequência de caracteres de tamanho limitado.
O limite máximo é de 255 carateres e define-se nas propriedades do campo.

Por predefinição o tamanho de um campo de texto é de 50 caracteres.

MEMO

Este campo permite uma sequência de caracteres de tamanho 65 535.
Uma das vantagens é a de se poder utilizar este tipo campo de dados para ir
armazenando informações pertinentes ou importantes.

Tem como desvantagem no que diz respeito aos dados do tipo Texto não permitir
Algumas operações, como por exemplo (ordenação, agrupamento…).




NÚMERO

Este campo permite um número inteiro ou real.

Usado normalmente para cálculos matemáticos.

Por predefinição este campo é do tipo Número inteiro longo.

Existem diversos tamanhos e precisões: Byte, Inteiro, Inteiro longo,
Simples, Duplo, ID de replicação e Decimal.

São definidos nas Propriedades do campo, opção Formatar.




DATA/HORA

Este campo permite introduzir uma Data, Hora ou ambos.

Existem diversos formatos de data e hora que podem ser definidos como
Atributo.

São definidos nas Propriedades do campo, opção Formatar.




MOEDA

Este campo permite um número com formato monetário.

Trata-se de um valor numérico real com formato especializado para a manipulação
de valores monetários.

Utiliza o separador de milhares; mostra os números negativos entre parênteses;
O valor predefinido da propriedade é de 2 casas decimais e (€).

O formato desejado é definido nas Propriedades do campo, opção Formatar.




NUMERAÇÃO AUTOMÁTICA

Este tipo de campo é um contador automático sequencial (com incremento de
uma unidade).

Trata-se de um valor numérico que o sistema gera automaticamente para cada
registo de maneira que nunca existirão dois registos na mesma tabela com o
mesmo valor num campo deste tipo.




SIM/NÃO

Neste tipo de campo valida-se um valor lógico.

O campo pode ter um de dois valores: Sim/Não; Verdadeiro/Falso;
Ligado/Desligado.

A expressão de validação é definida nas Propriedades do campo, opção
Formatar.




OBJETO OLE (Object Linked Embebed)

Este campo permite um objeto de outra aplicação.

Esta relação pode existir através de uma ligação a:

Um ficheiro ou pode mesmo ser inserida na tabela. Um ficheiro de áudio, uma
imagem, um vídeo, um gráfico, um documento de texto, uma folha de Excel,
etc…




HIPERLIGAÇÃO

Este tipo de campo permite por exemplo, uma ligação a um documento da
Internet.

Isto é, um caminho para um destino, tal como um objeto, um documento, ou
página Web.

Um endereço para este tipo de campo, Hiperligação, pode ser um caminho de
Rede, um endereço para um ficheiro localizado numa rede local, ou um URL
(endereço para um site da Internet ou da Intranet).




ASSISTENTE DE PESQUISA

- Este tipo de campo permite ir buscar dados a outro campo de outra tabela ou
construir uma listagem.



- PROPRIEDADES DOS CAMPOS NO ACCESS

Exibe-se em seguida o aspeto do separador e respetivos itens das propriedades
de cada campo.

O aspeto deste separador modifica-se em função do tipo de campo escolhido
(texto, número, memo, etc.)



- FORMATAR – formato numérico



- FORMATAR – formato de campos Texto e Memo



- FORMATAR – formato de Data/Hora



Legenda

-A legenda corresponde ao título que o campo assume.

Por predefinição assume como legenda o nome definido para o
campo.

Exemplo: O campo Num_Aluno pode ter como legenda Nº de
Aluno.



Valor predefinido

-Valor introduzido automaticamente ao inserir-se um novo registo.

Exemplo: O campo Ano_corrente pode ter como valor predefinido
2006.



Texto de validação



Necessário
Este Campo se estiver com a expressão Não é um campo de introdução
facultativa. Caso contrário é um campo de introdução obrigatória.
Permitir Comprimento Zero
Se este campo estiver com a indicação de Sim pode ficar vazio.
Indexado
A indexação permite a pesquisa mais rápida dos registos dentro da base de
dados.
Compressão Unicode
A compressão Unicode corresponde a um padrão internacional de
codificação adotado no Microsoft Office. No caso da compressão estar ativa
o conteúdo dos campos de tipo Memo e Texto podem ser comprimidos
ocupando menos espaço mas garantindo a correta apresentação do
respetivo conteúdo.



Modo IME
Um IME (Input Method Editor) é um editor que permite introduzir texto
asiático em programas, através da conversão dos batimentos de teclas em
carateres asiáticos. O IME interpreta os batimentos de teclas como
carateres e, a seguir, dá-lhe a oportunidade de inserir a interpretação
correta no programa no qual está a trabalhar.

Etiquetas inteligentes
A Microsoft fornece um conjunto de etiquetas inteligentes prontas a utilizar
com o Microsoft Office Access 2003.

Nesta aplicação estão disponíveis ações relacionadas com Datas e Nomes
e
Respetiva associação ao Microsoft Outlook.


4.3 - Propriedades dos campos

Propriedades dos campos:

- Tamanho do campo
- Formatar
- Casas decimais
- Máscara de introdução
- Legenda
- Valor predefinido
- Regra de validação
- Texto de validação
- Necessário
- Indexado
- Etiquetas inteligentes
- Alinhamento do texto


4.4 - Índices e chaves

Criar e utilizar um índice para melhorar o desempenho

Se pesquisamos frequentemente uma tabela ou ordenamos os respetivos registos
por um determinado campo, podemos acelerar estas operações criando um índice
para o campo.

O Microsoft Office Access utiliza índices numa tabela tal como é utilizado um índice
num livro: para localizar dados, o Access procura a localização dos dados no
índice. Em certos casos, por exemplo, para uma chave primária, o Access cria
automaticamente um índice. Noutros casos, o utilizador poderá querer criá-lo
manualmente.

Podemos utilizar um índice para ajudar o Access a localizar e ordenar mais
rapidamente os registos.

Um índice armazena a localização dos registos com base no campo ou campos que
fazem parte do índice. Consoante o número de valores exclusivos dos campos
indexados, um índice pode ser mais pequeno do que a tabela que descreve, o que
permite ao Access uma leitura mais eficiente.



Cont. Criar e utilizar um índice para melhorar o desempenho

Os índices são como os índices de livros

Considere o índice de um livro: é uma lista de palavras que aparecem no
livro. Cada entrada da lista também mostra os números das páginas que
contêm a palavra. Se quiser localizar uma determinada palavra num livro,
um índice torna muito mais fácil a pesquisa do que se tivesse de folhear o
livro todo.
No Access, um índice é como uma lista de valores que aparecem numa
tabela. Cada entrada da lista também mostra as localizações dos registos
que contêm os valores dos campos. Se pretender localizar um determinado
valor de um campo, um índice torna muito mais fácil a pesquisa do que se
tivesse de ler toda a tabela.




Os índices tornam mais rápida a localização de valores de
campos raros.

Quanto maior for o número de valores de campo diferentes numa tabela,
melhor será o desempenho da consulta selecionar e de pesquisa.

Quanto mais frequentemente um valor de campo aparecer numa tabela,
menos utilidade terá um índice. Pense nas palavras de um livro: a palavra
"o" aparece, provavelmente, com tanta frequência que ler o respetivo item
de lista levaria quase tanto tempo como ler todo o livro! Da mesma forma,
um campo apenas com alguns valores não beneficia tanto da indexação,
uma vez que cada valor aparece demasiadas vezes.




Depois do Access obter a localização dos registos a partir do índice, pode
obter os dados desses registos passando diretamente para a localização
correta. Desta forma, a utilização de um índice poderá ser muito mais
rápida do que pesquisar todos os registos da tabela para encontrar os
dados.




Os índices tornam a alteração dos dados mais demorada

Quando anexa, elimina ou atualiza dados, todos os índices nas tabelas
afetadas têm de ser atualizados para refletir as alterações. Isto pode
dificultar o desempenho. Mais uma vez, pense num livro: se fizer
alterações, o índice também terá de ser alterado ou ficará incorreto. A
alteração do índice demora alguma tempo e é tempo que não perderia se
não existisse o índice. O Access funciona da mesma maneira: os índices
fazem com que a alteração dos dados demore mais tempo.


5.1 - Relações de 1 para 1

Criar, editar ou eliminar uma relação

Uma relação é uma forma de reunir dados de duas tabelas diferentes. Uma relação
é composta por dois campos, um de cada tabela.

Quando utiliza as tabelas numa consulta, a relação permite que o Access
determine os registos de cada tabela que estão associados.

Por exemplo, pode ter um campo ID do Produto numa tabela Produtos e numa
tabela Detalhes da Encomenda.


5.1 - Relações de 1 para 1 – cont.

Cada registo na tabela Detalhes da Encomenda tem um ID de Produto
correspondente a um registo na tabela Produtos com o mesmo ID de Produto.

Uma relação também pode ajudar a evitar a perda de dados, impedindo a
dessincronização dos dados eliminados.


5.1 - Relações de 1 para 1
5.2 - Relações de 1 para muitos
Guia para relações de tabela

Um dos objetivos de uma boa estrutura de base de dados consiste em
remover redundância de dados (dados duplicados). Para alcançar esse
objetivo, deverá dividir os dados em muitas tabelas baseadas em assunto,
para que cada facto seja representado apenas uma vez.
Deverá depois fornecer ao Access os meios para reunir novamente as
informações divididas: para tal, deverá colocar campos comuns em tabelas
relacionadas.
Contudo, para efetuar corretamente este passo, terá primeiro de
compreender as relações entre as tabelas e especificar depois essas
relações na base de dados.


6.1 - Escolha das tabelas e os campos

6.1 - Escolha das tabelas e os campos – Selecionar campos a consultar e
Executar consulta – Sem a utilização do Assistente de Consulta

Dar duplo clique no campo selecionado para que
conste. Depois clicar no botão “Executar” para
efetuar a consulta

6.1 - Escolha das tabelas e os campos – Selecionar campos a consultar e
Executar consulta

Após executar consulta, aparecerá uma janela com o resultado da
consulta efetuada.

- Selecionar campos a consultar e
executar consulta com a utilização do Assistente de Consulta

Poderemos chamar o Assistente de Consultas para efetuar vários
Consultas, com os vários Assistentes de Consultas:
- Assistente de Consultas Simples
- Assistente de Consultas Cruzadas
- Assistente de Consultas Localizar Duplicados
- Assistente de Consultas Localizar Não Correspondentes.

Só teremos que selecionar o que queremos utilizar.


Exemplo de consulta com assistente de
consultas simples


Foi feita com o assistente uma consulta somente
com dois campos:
- Nome
- Morada

Poderemos gravar as consultas efetuadas,
guardando-as.


6.2 - Definição de critérios

Adicionar registos a uma tabela utilizando uma consulta de
acréscimo

 Uma consulta de acréscimo é utilizada quando é necessários adicionar novos registos a
uma tabela existente utilizando dados de outras origens.

 Se necessitarmos de alterar dados num conjunto existente de registos, tal como atualizar o
valor de um campo, podemos utilizar uma consulta “atualização”. Se necessitarmos de
criar uma nova tabela a partir de uma seleção de dados, ou de intercalar duas tabelas
numa nova tabela, podemos utilizar uma consulta “criar tabela”.

Nota: Não podemos executar uma consulta de acréscimo num browser.

Se pretendermos executar uma consulta de acréscimo numa base de dados Web, primeiro
temos de abrir a base de dados Web utilizando o Access.


6.3 - Funções e expressões de cálculo

Uma expressão é uma combinação de alguns ou
de todos os seguintes elementos: funções,
identificadores, operadores e constantes
incorporados ou definidos pelo utilizador.
Cada expressão devolve um único valor.

Por exemplo, a seguinte expressão contém
estes quatro elementos:

=Soma([Preço de Compra])*0,08


6.3 - Funções e expressões de cálculo

No Access, as expressões são utilizadas em muitos locais para efetuar cálculos, manipular
caracteres ou testar dados. As tabelas, consultas, formulários, relatórios e macros têm todos
propriedades que aceitam uma expressão. Por exemplo, é possível utilizar expressões nas
propriedades Origem do Controlo e Valor Predefinido de um controlo.

Também é possível utilizar expressões na propriedade Regra de Validação num campo
de tabela. Além disso, ao escrever código VBA (Microsoft Visual Basic for Applications) para
um procedimento de evento ou para um módulo, utilizam-se frequentemente expressões
semelhantes às expressões que são utilizadas num objeto do Access, como, por exemplo,
uma tabela ou consulta.


7.1 - Criação de formulários através do assistente



Através do Assistente de formulários poderemos escolher os campos que desejamos
Incluir no formulário (campos de uma ou mais do que uma tabela ou consulta.



Através do assistente de formulários, podemos escolher um determinado tipo de
esquema:
- Colunas
- Tabela
- Folha de dados
- Justificado



Esquema de formulário em colunas.

Poderemos visualizar o formulário que foi criado e guardá-lo com
um determinado nome.

Os registos do formulário poderá ser alterado sempre que fôr
necessário.


- Criação de formulários sem o assistente

Registo: ID 1


7.2 - Optimização dos formulários

 Um formulário é um objeto de base de dados que pode ser utilizado para criar uma
interface de utilizador uma aplicação de base de dados.

 Um formulário "vinculado" é o que está diretamente ligado a uma origem de dados, tal
como uma tabela ou consulta, e pode ser utilizado para introduzir, editar ou apresentar
dados dessa origem. Em alternativa, pode criar um formulário "desvinculado" sem
qualquer ligação direta a uma origem de dados, mas que não deixa de ter botões de
comando, rótulos ou outros controlos que são necessários para trabalhar com a
aplicação.


7.2 - Otimização dos formulários – cont.

Disponibilizar a esses utilizadores um formulário que contém apenas esses campos,
torna a utilização da base de dados muito mais fácil para eles. Também pode adicionar
botões de comando e outras funcionalidades a um formulário para automatizar as ações
mais utilizadas.

Encare os formulários vinculados como janelas, através das quais os utilizadores
visualizam e acedem à base de dados. Um formulário eficaz torna a utilização da base de
dados mais rápida, porque os utilizadores não têm de procurar o que precisam. Um
formulário visualmente atrativo torna a utilização da base de dados mais agradável e mais
eficaz, além de poder evitar a introdução de dados incorretos.


7.2 - Otimização dos formulários

Otimizar o formulário na vista de estrutura

Em bases de dados do ambiente de trabalho pode otimizar a estrutura do formulário
trabalhando na vista de Estrutura. Poderemos adicionar novos controlos e campos ao
formulário, adicionando-os à grelha de estrutura. A folha de propriedades fornece-lhe acesso a
muitas propriedades que poderá definir para personalizar o seu formulário.

Para mudar para a vista de estrutura, clique com o botão direito do rato no nome do formulário
no Painel de Navegação e clique em Vista de Estrutura.



Otimizar o formulário na vista de estrutura

Nota: A vista de Estrutura não está disponível quando está a trabalhar numa base de dados
Web. O Access mostra o formulário na vista de Estrutura.

É possível utilizar a folha de propriedades para alterar as propriedades do formulário e
respetivos controlos e secções.

Para apresentar a folha de propriedades, prima a tecla F4.



Cont. Otimizar o formulário na vista de estrutura

Poderá depois arrastar campos diretamente do painel Lista de Campos para o formulário.

Para adicionar um único campo, faça duplo clique sobre ele ou arraste-o a partir do painel
Lista de Campos para a secção no formulário onde pretende que seja apresentado.

Para adicionar vários campos de uma só vez, mantenha a tecla CTRL premida e clique nos
campos que pretende adicionar. Em seguida, arraste os campos selecionados para o
formulário.


8.1 - Criação de relatórios através do assistente

Campos disponíveis inseridos
e campos selecionados


8.1 - Criação de relatórios através do assistente

Este relatório apresenta
Os campos: “Nome” e
“Morada” e respetivos
Registos inseridos
Relatório efetuado com assistente – vista de colunas


8.2 - Formatação dos relatórios

Poderemos criar relatórios com diversos esquemas:

- Em Colunas (na vertical ou na horizontal)
- Em Tabela (na vertical ou na horizontal)
- Justificado (na vertical ou na horizontal)


8.3 - Impressão dos relatórios

A Impressão dos relatórios é efetuada
clicando no botão “Imprimir”.

Se só pretendermos apenas imprimir os
dados, termos que selecionar o visto em
“Apenas Imprimir Dados”.

Poderemos igualmente configurar a página
e definir as configurações para posteriormente
imprimir o relatório.

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