Objetivos de Comunicación  Explicar    y comprender el modelo de   comunicación  Comprender los flujos de la comunicació...
Comunicación       Transferencia de información de emisor a receptor en       condiciones de comprender el significado del...
 La Comunicación en las Organizaciones          • Información organizacional fluida y veloz          • Información oportu...
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 Comunicación Horizontal y Cruzada     • Horizontal: sustituye la supervisión directa formal       por la adaptación mutu...
 Comunicación Escrita        • Mensajes formales e informales con uso de          tecnologías de la información        • ...
 Comunicación Oral     • Frente a frente, ante público formal o informal,       planeada o accidental     • Ventaja: inme...
 Barreras y Fallas en la Comunicación         Falta de planeación           • Seleccionar el canal apropiado, argumentar...
 Escucha deficiente y evaluación prematura          • Juzgar antes de comprender el marco de            referencia del em...
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 Modelo de factores de comunicación         Para el cumplimiento de metas organizacionales        y para el análisis de l...
 Las principales Redes de Comunicación a   auditar son:        1. La red relativa a las tareas incluye: políticas,       ...
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           Principios para mejorar la capacidad de escuchar:       1. Dejar de hablar       2. Hacer que el hablante se s...
 Sugerencias para mejorar la Comunicación        Escrita        1. Usar palabras y frases sencillas        2. Usar palabr...
           Se sugiere que el estilo se adecue a la            situación y al efecto:        •     Un estilo enérgico cuan...
 Sugerencias para mejorar la Comunicación Oral        • Los administradores deben inspirar, conducir y          comunicar...
3. Exponer la importancia de la misión, la razón de      ella y la convicción que la empresa la cumplirá      con éxito   ...
¿Qué aprendiste sobre?  Comunicación y el modelo de comunicación y        su proceso  Los        flujos de             c...
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  1. 1. Objetivos de Comunicación  Explicar y comprender el modelo de comunicación  Comprender los flujos de la comunicación en las organizaciones  Describir los medios para la comunicación  Describir y comprender las barreras en la comunicación  Explicar las mejoras para la comunicación eficaz©_mta Comunicación: Modelo. Proceso 1/22
  2. 2. Comunicación Transferencia de información de emisor a receptor en condiciones de comprender el significado del mensaje Modelo de Comunicación Efectiva Buena Retroalimentación TransmisiónIdea Codificación Recepción Decodificación Comprensión del mensaje Emisor Canal Receptor Ruido ©_mta Comunicación: Modelo. Proceso
  3. 3.  La Comunicación en las Organizaciones • Información organizacional fluida y veloz • Información oportuna y precisa • Información suficiente y pertinente  Discriminar y seleccionar la información • ¿qué es lo que se debe saber para realizar el trabajo? • ¿qué sucedería si no se cuenta con esta información?©_mta Comunicación: Modelo. Proceso 3/22 /23
  4. 4. Flujo de la Comunicación en la Organización Horizontal Ascendente DiagonalDescendente ©_mta Comunicación: Modelo. Proceso 4/22 /23
  5. 5.  Comunicación Ascendente • Funciones: comprobar, evaluar, informar, sugerir • Comprobar, informar y evaluar: información de retroalimentación efectiva a la toma de decisiones • Sugerir: innovación, cambios, soluciones, avances • Medio oral: presentaciones frente a frente de sugerencias, formulación conjunta de objetivos, asesorías, quejas, política de puertas abiertas, etc. • Medio escrito: resultados de desempeño; informes de comercialización; datos e indicadores financieros; test sobre la moral de los empleados; procedimientos de apelación, reivindicaciones.©_mta Comunicación: Modelo. Proceso 5/22 /23
  6. 6.  Comunicación Descendente • Funciones: coordinar, alentar motivación, controlar. • Control conductas: cumplir normas, ajustarse a la descripción del puesto, dirigir quejas a su jefe inmediato • Motivación: qué deben hacer, metas concretas, cómo lo están haciendo, avance y reforzamiento • Coordinar e informar: instruir la red de objetivos, lineamientos y planes de acción • Medio oral: instrucciones, discursos, reuniones, teléfono, altavoces • Medio escrito: memorándums, cartas, manuales, guías, folletos, políticas, procedimientos, presentaciones electrónicas de información ©_mta Comunicación: Modelo. Proceso 6/22 /23
  7. 7.  Comunicación Horizontal y Cruzada • Horizontal: sustituye la supervisión directa formal por la adaptación mutua informal, intercambio y apoyo en el mismo nivel jerárquico • Cruzada: contacto directo diagonal, acelera el flujo de la información para las decisiones, busca mejorar la comprensión y coordinación • Medio oral: reuniones informales, de consejo, de comités, de proyectos, de asesorías con la autoridad funcional, o de línea, o personal operativo de otras áreas • Medio escrito: periódico o revista de la empresa, boletines, diario mural, paneles informativos, etc. ©_mta Comunicación: Modelo. Proceso 7/22 /23
  8. 8.  Comunicación Escrita • Mensajes formales e informales con uso de tecnologías de la información • Ventaja: proporciona registros, referencias y protección legal, promueve uniformidad de políticas y procedimientos • Desventaja: retroalimentación lenta, gran cantidad de papel©_mta Comunicación: Modelo. Proceso 8/22 /23
  9. 9.  Comunicación Oral • Frente a frente, ante público formal o informal, planeada o accidental • Ventaja: inmediata retroalimentación y rápido intercambio • Desventaja: sin acuerdos ni resultados, no siempre ahorra tiempo y dinero Comunicación No Verbal • Expresiones faciales y movimientos corporales • Puede apoyar o contradecir la comunicación verbal: ”las acciones son más elocuentes que las palabras” ©_mta Comunicación: Modelo. Proceso 9/22 /23
  10. 10.  Barreras y Fallas en la Comunicación  Falta de planeación • Seleccionar el canal apropiado, argumentar instrucciones, elegir el momento adecuado, favorecen la comprensión  Supuestos confusos • no aclarados por ambas partes  Distorsión semántica • mensajes ambiguos  Mensajes expresados deficientemente • Falta de claridad y precisión: incoherencia, mal estructurado, omisiones cambian el sentido©_mta Comunicación: Modelo. Proceso 10/23 10/22 10/22 /23
  11. 11.  Escucha deficiente y evaluación prematura • Juzgar antes de comprender el marco de referencia del emisor  Sobrecarga de información/capacidad procesar • Riesgo de desestimar información clave por incapacidad de filtro • Al verse abrumados pueden cometer errores de procesamiento y retrasos de información • Pueden rehuir la tarea de comunicación©_mta Comunicación: Modelo. Proceso 11/23 11/22 11/22 /23
  12. 12.  Hacia una Comunicación Eficaz La auditoría de comunicación Es un instrumento para examinar los factores de comunicación relacionados con las metas de la organización tales como: • objetivos de la red de comunicación • políticas de comunicación • actividades de comunicación El formato de la auditoría puede incluir observaciones, cuestionarios, entrevistas, y análisis de documentos ©_mta Comunicación: Modelo. Proceso 12/23 12/22 12/22 /23
  13. 13.  Modelo de factores de comunicación Para el cumplimiento de metas organizacionales y para el análisis de la comunicación relacionada con las actividades administrativas más importantes Metas de la organización Conducta relativa Objetivos de la red a las metas de comunicación Actividades de Políticas de comunicación comunicación©_mta Comunicación: Modelo. Proceso 13/23 13/22 13/22 /23
  14. 14.  Las principales Redes de Comunicación a auditar son: 1. La red relativa a las tareas incluye: políticas, procedimientos, reglas, relación superior-subordinado 2. La red de innovación: solución de problemas, las reuniones y sugerencias de cambio 3. La red de integración: elogios, recompensas, ascensos, y todos los elementos que vinculan las metas de la empresa 4. La red información-instrucción: las publicaciones, tableros de avisos, y la red natural de la empresa con las necesidades personales©_mta Comunicación: Modelo. Proceso 14/23 14/22 14/22 /23
  15. 15.  Sugerencias para mejorar la Comunicación 1. El emisor debe concebir claramente lo que desea comunicar 2. La codificación y la decodificación debe emplear símbolos familiares tanto para el emisor como para el receptor 3. La planeación de la comunicación no debe hacerse en el vacío, debe consultar y alentar su participación 4. Considerar las necesidades de los receptores de la información©_mta Comunicación: Modelo. Proceso 15/23 15/22 15/22 /23
  16. 16. 5. Congruencia entre el tono de voz, las palabras elegidas y lo que se quiere decir 6. Incluir retroalimentación con preguntas, pedir respuestas y alentar a los receptores a exponer sus reacciones 7. Las emociones en las relaciones interpersonales, influyen para crear condiciones favorables a la motivación  Escuchar: clave para comprender • Prerrequisitos para la comprensión: tiempo, empatía y concentración en los mensajes del comunicador©_mta Comunicación: Modelo. Proceso 16/23 16/22 16/22 /23
  17. 17.  Principios para mejorar la capacidad de escuchar: 1. Dejar de hablar 2. Hacer que el hablante se sienta cómodo 3. Demostrar al hablante que se desea escucharlo 4. Evitar distracciones 5. Empatizar con el hablante 6. Ser paciente 7. Mantener la calma 8. Evitar discusiones o críticas 9. Hacer preguntas 10. ¡Dejar de hablar! ©_mta Comunicación: Modelo. Proceso 17/23 17/22 17/22 /23
  18. 18.  Sugerencias para mejorar la Comunicación Escrita 1. Usar palabras y frases sencillas 2. Usar palabras breves y conocidas 3. Usar pronombres personales (como “tú” o “usted”) 4. Dar ilustraciones y ejemplos, usar gráficas 5. Usar oraciones y párrafos breves 6. Usar verbos en voz activa, ej: “el administrador planea…” 7. Evitar palabras innecesarias©_mta Comunicación: Modelo. Proceso 18/23 18/22 18/22 /23
  19. 19.  Se sugiere que el estilo se adecue a la situación y al efecto: • Un estilo enérgico cuando el autor posee autoridad, el tono debe ser cortés pero firme • Un estilo impersonal para comunicar información negativa • El estilo personal para dar buenas noticias y persuadir • El estilo vivaz o colorido para anuncios o cartas de venta©_mta Comunicación: Modelo. Proceso 19/23 19/22 19/22 /23
  20. 20.  Sugerencias para mejorar la Comunicación Oral • Los administradores deben inspirar, conducir y comunicar una visión que deben articular • Dar a conocer hechos de tal forma que los empleados se sientan inspirados por el fortalecimiento de sus valores, de su orgullo y sus objetivos personales: 1. Enunciar la misión en forma congruente con valores y convicciones positivas 2. Incorporar valores organizacionales y sociales a las metas©_mta Comunicación: Modelo. Proceso 20/23 20/22 20/22 /23
  21. 21. 3. Exponer la importancia de la misión, la razón de ella y la convicción que la empresa la cumplirá con éxito 4. Formular el mensaje en un lenguaje de fácil comprensión, usar metáforas, alegorías e historias 5. Practicar la comunicación oral y pedir retroalimentación 6. Mostrar entusiasmo y emoción al articular la visión de la empresa©_mta Comunicación: Modelo. Proceso 21/23 21/22 21/22 /23
  22. 22. ¿Qué aprendiste sobre?  Comunicación y el modelo de comunicación y su proceso  Los flujos de comunicación en las organizaciones  Los medios empleados en la comunicación, sus ventajas y desventajas  Las barreras en la comunicación  Cómo mejorar la comunicación en las organizaciones©_mta Comunicación: Modelo. Proceso 22/22 22/22

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