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SIMBOLOGÍA ISO 9000
OPERACIÓN

Pintar; cortar; ensamblar; digitar; registrar

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Ejemplo: Diagrama de bloques del proceso de Ventas
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Manuales de procedimientos
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Vendedor
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sistemas operativos y administrativos

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Procesos, flujogramas y procedimientos

  1. 1. Objetivos Procesos y Procedimientos  Diferenciar los sistemas operativos administrativos en la empresa y  Identificar los procesos y diagramarlos  Definir los procedimientos  Comprender la importancia de los procesos en los sistemas administrativos Procesos, cursograma y procedimientos ©_mta 1/14
  2. 2.  Procesos Cada sistema plantea requerimientos específicos de conocimientos, recursos, materiales, personal y tecnología, que conforman actividades especializadas y secuenciales en torno a un objetivo constituyendo los procesos. Un proceso es un conjunto de tareas dispuestas en un flujo de trabajo especializado que reciben una serie de insumos para producir un valor al cliente La ejecución de un proceso es apoyada administrativamente mediante procedimientos normalizados para su coordinación y control ©_mta Procesos, cursograma y procedimientos 2/14
  3. 3. Ejemplo: Procesos Sist. de Comercialización y Ventas Procesos Entradas - Nota de pedido - Remite conformidad - Verificar existencia - Valorizar pedido - Verificar límite de crédito - Preparar pedido y remitir - Entregar - Emitir factura - Registrar Salidas - Remite pedido - Factura - Registro de ventas Archivos - Nota de pedido - Stock de productos - Cuenta corriente cliente - Remite - Facturas ©_mta Procesos, cursograma y procedimientos 3/14
  4. 4. Ejemplo: Procesos Sistema de Transformación Procesos Entradas - Orden de producción - Requerir materia prima - Elaborar productos - Controlar calidad - Emitir parte de la producción - Entregar productos a distribuidor - Registrar Salidas - Pedido de materiales - Parte de producción - Registro de productos terminados Archivos - Stock - Órdenes de producción - Pedido de materiales - Parte de producción Procesos, cursograma y procedimientos ©_mta 4/14
  5. 5.  Diagrama de proceso • • Construir un cuadro sintético y de fácil lectura donde se aprecie el funcionamiento de un determinado proceso • ©_mta Constituye la forma más elemental de representar las tareas que siguen un curso, desplazamiento de documentos, productos, recursos, etc. La representación es una gráfica de símbolos, líneas y anotaciones mínimas mediante las normas de simbología (ASME; ANSI; ISO) para representar el proceso (operaciones, transporte, espera, inspección, almacenamiento, etc.) Procesos, cursograma y procedimientos 5/14
  6. 6. SIMBOLOGÍA ISO 9000 OPERACIÓN Pintar; cortar; ensamblar; digitar; registrar INSPECCIÓN Calidad; cantidad; Tº; presión; humedad; peso OPERACIÓN e INSPECCIÓN Verificación o supervisión durante la operación si/no DECISIÓN Decisión antes caminos alternativos del flujo TRANSPORTE Envío de datos; facturas; OT; NV; OC DOCUMENTOS Facturas; boletas; OT; NV; OC;NC si/no ESPERA Demora en el desarrollo del método o procedimiento ENTRADA ALMACENAMIENTO Producto o material que ingresa a la operación Documentos físicos; materiales; m.p.; PT Procesos, cursograma y procedimientos ©_mta 6/14
  7. 7. Ejemplo: Diagrama de bloques del proceso de Ventas Lista de Precios Solicitud Clientes 1. Atender al Cliente Factura 2. Cobrar Factura Facturas Factura 3. Entregar Mercaderías Cupones Tarjeta de Crédito Facturas Factura Mercaderías Clientes 4. Registrar Ventas Planillas de Ingreso Contabilidad Procesos, cursograma y procedimientos ©_mta 7/14
  8. 8. Ejemplo: Mapa de Procesos Cliente Vendedor Cajero Empaquetador Contador VENDE Y FACTURA PRESENTA FACTURA CONTROLA Y EMPACA COBRA Y TIMBRA FACTURA PRESENTA FACTURA VERIFICA PAGO, TIMBRA FACTURAS Y ENTREGA SUMA FACTURAS Y CONTROLA ARQUEO ©_mta Procesos, cursograma y procedimientos SUMA FACTURAS CONTROLA Y REGISTRA 8/14
  9. 9. Ejemplo: Cursograma Proceso Ventas Cliente Solicitud Vendedor Cajero Empaquetador Contador Controla y Empaca Vende y Factura Factura Cobra y Timbra Factura Factura Controla, Timbra y Entrega Factura Factura Controla y Registra Factura Factura Suma y Arquea Suma Factura Factura ©_mta Procesos, cursograma y procedimientos Factura 9/14
  10. 10.  Procedimientos de procesos • • Son documentos cuyo propósito es asegurar que las operaciones se realicen con efectividad, eficiencia, calidad y requisitos de control interno • Lograr consistencia mecánica para una producción eficiente • ©_mta La formalización de los procesos requiere establecer procedimientos y normas que regirán el sistema administrativo Asegurar a los clientes y empleados imparcialidad en los procedimientos Procesos, cursograma y procedimientos la 10/14
  11. 11.  Manuales de procedimientos • • • ©_mta Son cuerpos integrados de normas con las instrucciones necesarias para la realización de las tareas. Proporciona el hilo conductor de la gestión Para cada sistema se incluye un resumen de la normativa vigente y una descripción de los pasos a seguir indicando formularios, archivos y registros a emplear La formalización de los sistemas administrativos emplea “el manual de procedimientos” o “normas y procedimientos” Procesos, cursograma y procedimientos 11/14
  12. 12. Ejemplo: Manual de Procedimiento de Ventas Vendedor 1. Atiende al cliente y concreta la venta, confecciona factura en cuadruplicado 2. Distribuye facturas: original y duplicado al cliente para que efectúe el pago; el triplicado a Empaque junto con la mercadería; y el cuadruplicado queda adherido al talonario Cajero 3. Cobra al cliente, coloca el timbre de cancelado en el original y el duplicado de la factura 4. Distribuye facturas: entrega el original al cliente da vuelto, y retiene el duplicado hasta el fin de la jornada ©_mta Procesos, cursograma y procedimientos 12/14
  13. 13. Empaquetador 5. Chequea la mercadería con el triplicado de la factura y empaca. 6. Contra presentación de la factura original pagada, timbra el original y el triplicado con el timbre de “entregado” 7. Entrega la mercadería al cliente junto con la factura original y retiene el triplicado hasta el fin de la jornada Cajero y Empaquetador 8. Al fin de la jornada suman facturas cobradas (duplicados) y entregadas (triplicados) y las remiten a Contabilidad Contador 9. Controla los totales de facturas cobradas y entregadas 10.Hace el registro contable y archiva la documentación ©_mta Procesos, cursograma y procedimientos 13/14
  14. 14. ¿Qué aprendiste sobre?  Las diferencias y similitudes entre sistemas operativos y administrativos  Cómo se relacionan con los procesos  Cuál es la utilidad de los procesos y cómo se pueden representar  Cual es la importancia de los procedimientos en estos sistemas ©_mta Procesos, cursograma y procedimientos los 14/16

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