UNIVERSIDAD VERACRUZANA       Facultad de Contaduría y Administración    AUDITORIA ADMINISTRATIVA: MODELARTE              ...
INDICERESUMEN                                          1  Resumen                                        2INTRODUCCIÓN    ...
1.9 Fuentes de estudio                                        22     1.9.1 Internas                                       ...
3.1 Examen de las escalas de medición                               87     3.1.1 Instrumentos de medición                 ...
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RESUMEN          1
RESUMENLa tesina a continuación expone la aplicación de una auditoria administrativa a laagencia ModelArte, consiste en un...
INTRODUCCIÓN               3
INTRODUCCIÓN.La Auditoria administrativa provee una evaluación objetiva, imparcial y competentede las actividades administ...
Progreso, la cual se dedica a la prestación de servicios profesionales demarketing, promoción y publicidad. La auditoria a...
se engloban en cuatro fases: En la primera (Planeación de la auditoriaadministrativa), que se refiere a los lineamientos g...
CAPÍTULO IPLANEACIÓN             7
1.1 MARCO ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN1.1.1 ANTECEDENTESEn enero de 2004 MODELARTE surge a partir de la realización de un pro...
mayor importancia en la ciudad, logrando el reconocimiento y empuje que dioarranque a su éxito.A partir de este momento MO...
1.2 SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA1.2.1 ESTRUCTURAMODELARTE es una sociedad anónima con capital variable. Sus socios tiene...
1.2.2 ORGANIGRAMAFIGURA: 1.1 ORGANIGRAMA                          11
1.2.3 CLIENTESLos clientes actuales y potenciales de MODELARTE son todas las empresas,físicas y morales, instituciones púb...
o Gios   o Animadores   o Equipo técnico de sonidoModelaje   o Modelos   o PasarelasCoordinación de eventos   o Exposicion...
o Personal de escenario y backstage          o Acompañantes de artistas          o Escenógrafos          o Coreógrafos    ...
1.2.7 MISIÓNSomos una empresa joven e innovadora, dedicada al manejo de personal, quebusca     cubrir cualquier       tipo...
1.2.10 OBJETIVOSAumentar los servicios y productos que ofrece MODELARTE para convertirse enuna empresa integral con altas ...
1.2.12 CÓDIGO DE CONDUCTAMODELARTE cuenta con un condigo de conducta reconoce en su personal unaventaja competitiva y prom...
1.3 PREGUNTA DE LA INVESTIGACIÓN¿Existe una adecuada administración dentro de la organización, en función de suestructura,...
1.5 JUSTIFICACIÓNLos motivos por los que se emprende esta investigación,         están ampliamentejustificados, ya que bus...
1.7 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA INVESTIGACION1.7.1 ETAPA DE PLANEACIÓN.Realizar un análisis FODA de la empresa MODELARTE c...
Determinar desviaciones en la aplicación de políticas y procedimientos enMODELARTE como principio en la búsqueda del orige...
1.9 FUENTES DE ESTUDIO1.9.1 INTERNAS.PRIMARIAS.      Entrevistas aplicadas al personal de la empresa.      Entrevista a lo...
- Sinopsis de auditoría administrativa, RODRIGUEZ Valencia, Joaquín, Edit.Trillas, 8ª edición México 2003.-La auditoría ad...
Cualitativos                        Cuantitativos  Estructura        • Precisión con que se         Áreas descentralizadas...
1.13 PRESUPUESTO                           PRESUPUESTO             Concepto             Cantidad       Precio     Importe ...
1.14 PROGRAMA DE TRABAJOIDENTIFICACIÓN: AUDITORÍA ADMINISTRATIVARESPONSABLES:      Director de auditoría.      Líder del P...
Se elaborará, el plan de auditoría, donde se programarán las fechas, objetivos yalcances de esta para verificar la aplicac...
Cuando existan eventos extraordinarios se podrán realizar cancelaciones,modificaciones o reprogramaciones al programa de a...
1.15.4 CUARTA FASEINFORME DE LA AUDITORÍA.En la entrega del informe de la auditoria, el auditor de ésta, deberá evaluar to...
1.16 DIAGNOSTICO PRELIMINAR1.16.1 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN.¿Existe una adecuada administración dentro de la organización,...
Establecer el grado de implementación de las medidas preventivas y/o     correctivas provenientes de las evaluaciones real...
1.16.3.2 CARACTERÍSTICAS DE LAS EVIDENCIAS:     Competente.- en cuanto que sea conforme a la realidad     Relevante.- Que ...
1.16.4 DISEÑO Y APLICACIÓN DEL EXAMENEntrevista con los responsables de MODELARTE con objeto de indicarles elseguimiento a...
Los informes deberán presentarse de forma neutral y referirse a los auditados porsu título o su posición en lugar de su no...
El   auditor      deberá    informar   al   Consejo    directivo,    cuando   menos       mensualmente,         los    res...
CAPITULO IIINSTRUMENTACION                  36
2.1 INSTRUMENTACION2.1.1 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓNFormato de entrevistaFormato de cuestionarios: Estos instrumentos se emple...
Estrategias     • Modo en que emplea los • Empleados que aplican                  recursos para lograr las metas las      ...
Dirección. Liderazgo.     •      Capacidad del líder para •               Personal                  que                log...
2.1.3 CUESTIONARIO                                  Auditoria Administrativa                           Personal Administra...
comportamiento                   de        la   organización.6. La misión de               ModelArte se   puede     llegar...
actividades y funciones17. Las políticas sientan las bases   para el trabajo en equipo18. Se       supervisa       la    c...
cumplir      los   objetivos       de      la   organización.29. El nivel que ocupa dentro de la   estructura organizacion...
individual.40. Repercute      la   capacitación      y   desarrollo en los procedimientos   de las actividades.41. La empr...
canales de comunicación.49. La motivación es una prioridad   para la organización.50. El tipo de motivación ofrecida por  ...
persona.59. La evaluación de tu desempeño   se     basa   en   el   numero   de   objetivos logrados60. Los    mecanismos ...
2.2 GRAFICAS DE LAS RESPUESTAS OBTENIDAS ENLOS CUESTIONARIOS APLICADOS AL PERSONALADMINISTRATIVO DE LA AGENCIA MODELARTE. ...
ocasiona una falta de interés por parte de ellos a la empresa, además de lamotivación necesaria para que estos empleados l...
4.-¿La misión de la organización representa el nivel de calidad y productividad?Interpretación.- Se observa que el propósi...
6.- ¿La misión de ModelArte se puede llegar a convertir en objetivos específicos?Interpretación.- Debido a la relación exi...
9.- ¿Las metas de la empresa coinciden con los objetivos establecidos?Interpretación.- A pesar de que las metas están enfo...
11.- ¿Son acordes las estrategias con los objetivos y metas trazados?Interpretación.- Las objetivos y las metas fueron rea...
Interpretación.- Las estrategias establecidas por la empresa no son cumplidas ensu totalidad por el personal administrativ...
14.- ¿Las políticas se pueden traducir en liderazgo imperante?Interpretación.- Las políticas son percibidas por la mitad  ...
Interpretación.- Más de la mitad del personal administrativo, considera pocoimportantes las políticas debido a que estas, ...
17.- ¿Las políticas sientan las bases para el trabajo en equipo?                                                          ...
Interpretación.- La poca importancia de las políticas por parte del personaladministrativo, se debe a la falta de supervis...
20.- ¿Están definidos los procedimientos para realizar sus actividades?Interpretación.- Los procedimientos para el cumplim...
Interpretación.- A pesar de que la empresa formalizo los procesos para cada unade las funciones administrativas, a través ...
23.- ¿Recibo capacitación especifica para su aplicación?Interpretación.-   A pesar de que todos los ejecutivos de crédito ...
25.- ¿Los procedimientos son útiles para mejorar el capital intelectual de laorganización?Interpretación.- Los procedimien...
27.- ¿La empresa cuenta con un organigrama actualizado?Interpretación.- La empresa actualiza de forma constante su organig...
porcentaje importante considera que la estructura organizacional, no le permitecumplir con los objetitos ni ayudar a logra...
Interpretación.- A pesar de que el personal administrativo recibió unacapacitación pertinente de acuerdo a su puesto, esto...
32.- ¿Recibo diferentes tipos de capacitación?Interpretación.- La empresa aplica diferentes tipos de capacitación para mot...
Interpretación.- Una de las actividades que establece ModelArte es la correctaaplicación del análisis de puestos con el fi...
36.- ¿Es frecuente la valuación de puestos?Interpretación.-   Solo algunos del personal administrativo logran percibir lar...
38.- ¿Después de implementar la capacitación en el desarrollo de las actividades,se evalúa el resultado de estas?Interpret...
Interpretación.- ModelArte examina a la mayoría del personal administrativo demanera individual, a través de criterios que...
Interpretación.- ModelArte, una vez que contrata al personal le ofrece lacapacitación adecuada para que sus empleados al c...
los que simplemente la situación no les genera incomodidad o no relacionan eldesempeño de sus actividades con las decision...
Interpretación.- ModelArte ha tratado que los empleados encuentren satisfacciónen el desempeño de las actividades que real...
algunos que opinan que la motivación recibida no es relevante dentro deldesempeño de las actividades que llevan acabo.45.-...
ambiente organizacional que se vive en ella, debido a esto consideran adecuadoestablecer relaciones interpersonales y de t...
Aude. administrativa
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  1. 1. UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración AUDITORIA ADMINISTRATIVA: MODELARTE TESINA Para obtener el Título de: Licenciado en Administración Presenta: RAMIREZ ALVARADO DANIEL AARON Asesor: M.A. CARLOS SANGABRIEL RIVERAXalapa-Enríquez, Veracruz. Marzo 2009. 1
  2. 2. INDICERESUMEN 1 Resumen 2INTRODUCCIÓN 3 Introducción 4CAPITULO I: PLANEACIÓN 7 1.1 Marco conceptual de la organización 8 1.1.1 Antecedentes 8 1.2 Situación de empresa 10 1.2.1 Estructura 10 1.2.3 Organigrama 11 1.2.4 Clientes 12 1.2.5 Productos 12 1.2.6 Ubicación 14 1.2.7 Ciclo de vida 14 1.2.8 Misión 15 1.2.9 Visión 15 1.2.10 Valores corporativos 15 1.2.11 Objetivos 16 1.2.13 Políticas y procedimientos 16 1.2.14 Código de conducta 17 1.3 Pregunta de la investigación 18 1.4 Indicadores 18 1.5 Justificación 19 1.6 Objetivo general de la investigación 19 1.7 Objetivos específicos de la investigación 20 1.7.1 Etapa de planeación 20 1.7.2 Etapa de instrumentación 20 1.7.3 Etapa de examen 20 1.7.4 Etapa de informe 21 1.8 Alcance 21 I 2
  3. 3. 1.9 Fuentes de estudio 22 1.9.1 Internas 22 1.9.2 Secundarias 22 1.9.3 Externas 22 1.10 Técnicas de investigación 23 1.11 Instrumentación 23 1.12 Escalas de medición 24 1.13 Presupuesto 25 1.14 Programa de trabajo 26 1.15 Fases de auditoria 26 1.15.1 Primera fase 26 1.15.2 Segunda fase 27 1.15.3 Tercera fase 27 1.15.4 Cuarta fase 29 1.16 Diagnostico preliminar 30 1.16.1 Pregunta de investigación 30 1.16.2 Acciones a seguir 30 1.16.3 Criterios para el manejo de papeles de trabajo 31 1.16.3.1 Tipos de evidencias 31 1.16.3.2 Características de las evidencias 32 1.16.3.3 Características de los papeles de trabajo 32 1.16.4 Diseño y aplicación del examen 33 1.16.5 Elaboración del informe 33 1.16.6 Mecanismos de seguimiento 34CAPITULO II: INSTRUMENTACIÓN 36 2.1 Instrumentación 37 2.1.1 Técnicas de recolección 37 2.1.2 Instrumentos de medición 37 2.1.3 Cuestionario 40 2.2 Graficas de los resultado arrojados del aplicación del 47CAPITULO III: EXAMEN 86 II 3
  4. 4. 3.1 Examen de las escalas de medición 87 3.1.1 Instrumentos de medición 87 3.2 Problemas detectados 90 3.2.1 Planeación 90 3.2.2 Organización 90 3.2.3 Dirección 90 3.2.4 Control 90 3.3 Examen del cuestionario aplicado al personal 91administrativo de ModelArte 3.4 Cedula de análisis documental del cuestionario aplicado al 92personal administrativo.CAPITULO IV: INFORME 96 4.1 Informe 97 4.2 Informe dirigido a MODELARTE 100CONCLUSIONES 101 CONCLUSION 102FUENTES DE INFORMACION 106 FUENTES DE INFORMACION 107ANEXOS 108 Tabulación de las respuestas obtenidas del cuestionarioaplicado al personal administrativo 109 Tabulación de las respuestas obtenidas del cuestionarioaplicado al personal administrativo 110INDICE DE FIGURAS 112 INDICE DE FIGURAS 113INDICE DE TABLAS 114 INDICE DE TABLAS 115 III 4
  5. 5. 5
  6. 6. RESUMEN 1
  7. 7. RESUMENLa tesina a continuación expone la aplicación de una auditoria administrativa a laagencia ModelArte, consiste en una revisión sistemática y evaluatoria de laempresa que de forma especifica examinará el área administrativa de laorganización, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la AgenciaModelArte está operando eficientemente y busca localizar los problemas relativosa la eficiencia dentro de la organización. La auditoría administrativa abarca unarevisión de los objetivos, planes y programas de la empresa; su estructuraorgánica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles; el personaladministrativo de la empresa y el medio en que se desarrolla, en función de laeficiencia de operaciones, actividades y funciones. Todo esto con el fin de localizaroportunidades de mejora que aumenten de manera directa la eficiencia y eficaciade su administración logrando con esto proporcionar las herramientas paraalcanzar un nivel competitivo. 2
  8. 8. INTRODUCCIÓN 3
  9. 9. INTRODUCCIÓN.La Auditoria administrativa provee una evaluación objetiva, imparcial y competentede las actividades administrativas y es un medio para reorientar continuamente losesfuerzos de la empresa hacia planes y objetivos en constante cambio. Tambiénayuda a descubrir deficiencias o irregularidades en aquellas partes de la empresaque fueron examinadas. De esta manera a la dirección se le facilita lograr unaadministración más eficaz y eficiente. (Franklin Fincowsky, Enrique Benjamín,2007)En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad de examinar y valorar la calidadde los administradores y de los procesos mediante los cuales opera unaorganización. Esto se logra a través de la Auditoria administrativa. Por otra partetambién es necesario evaluar lo adecuado de la información administrativa que seprovee a la alta dirección para la planeación (estratégica y operacional), laorganización, la toma de decisiones, el control y demás funciones administrativasde alto nivel.Cualquier tipo de organización, sea pública o privada, grande, mediana o pequeñatiene la necesidad de examinar su situación, para saber si los sistemas bajo loscuales trabaja son los óptimos de acuerdo a su realidad.La Auditoria administrativa sirve para comprobar la capacidad de la administraciónen todos los niveles. Es un servicio especializado proyectado para laadministración, que determina los puntos donde hay un peligro potencial y por otrolado, resalta las oportunidades de mejorar, de reducir costos, de eliminardesperdicios y pérdidas de tiempo, así como también evalúa la eficacia de loscontroles, observa si se sigue en todos los niveles la dirección de las políticas yobjetivos y determina si la empresa está operando con las utilidades que debería,entre otros. (Franklin, Benjamín, 2007)El objetivo del presente trabajo es evaluar el desempeño, la eficacia y laeficiencia con la que se realizan las actividades y operaciones de MODELARTE,empresa situada en la ciudad de Xalapa en la Avenida Villahermosa #207, Col. 4
  10. 10. Progreso, la cual se dedica a la prestación de servicios profesionales demarketing, promoción y publicidad. La auditoria administrativa dada la naturalezade la investigación se concentrara tanto en áreas y departamentos administrativos,como en los operativos. Pretendiendo identificar, estudiar y analizar las causas ysituaciones que intervienen en el ejercicio de la empresa.Para poder obtener la información necesaria y así llevar a cabo la auditoria, serealizará un marco metodológico que permita establecer un diagnostico situacionalde la empresa, para determinar así, las causas y efectos que influyen en el logro yalcance de los objetivos institucionales, así como las alternativas y propuestas quepretenden solucionar y mejorar los procesos de MODELARTE, con el fin decumplir con el objetivo de esta auditoría.Existen dos enfoques dentro de la metodología de la investigación, el cualitativo yel cuantitativo. La investigación cualitativa se utiliza para describir y depurarpreguntas de investigación, las hipótesis son generadas en el proceso y se vanconformando durante la obtención de los datos y los resultados de lainvestigación. A diferencia de ésta, la investigación cuantitativa es más objetiva, encuanto que utiliza la lógica y el razonamiento deductivo, a través del empleo deinstrumentos de medición y procedimientos estadísticos. No obstante hoy díaambos pueden ser utilizados de forma simultánea. (Franklin, Benjamín, 2007)Debido a los objetivos perseguidos la orientación de este trabajo se dirigiráprincipalmente a la investigación cuantitativa, ya que con esta se lograra obteneruna perspectiva de la realidad más amplia a partir de la cual se pueden identificarlos problemas que presenta la organización. Sin embargo, debido al tipo deinstrumentos de medición que serán utilizados, también se podrá considerar endicho trabajo el enfoque cualitativo.Como ya se ha mencionado en este trabajo, se aborda la auditoría administrativaaplicada a la empresa MODELARTE ubicada en la ciudad de Xalapa, Veracruz,México, en todas sus áreas. El desarrollo de todos los contenidos de la auditoría 5
  11. 11. se engloban en cuatro fases: En la primera (Planeación de la auditoriaadministrativa), que se refiere a los lineamientos generales que garantizan lacobertura de los factores necesarios para el logro del propósito de la auditoriaadministrativa, además se presenta el primer paso a desarrollar en toda auditoria:la idea para investigar. En la segunda fase (Instrumentación), se muestran lastécnicas seleccionadas y su aplicación, así como los papeles de trabajo yevidencias que contribuirán a la eficacia de la auditoria. En la tercera fase(Examen), se le aplican técnicas de análisis a los factores arrojados en losinstrumentos, con la finalidad de obtener un diagnostico que nos permita tomardecisiones para lograr los fines propuestos. Por último, en la cuarta fase (Informe),se presentan los resultados obtenidos en la auditoria a través de un documentodonde se señalan los hallazgos, conclusiones y recomendaciones a la empresa. Yal final se presenta la conclusión, anexos y fuentes de información. (Franklin,Benjamín, 2007) 6
  12. 12. CAPÍTULO IPLANEACIÓN 7
  13. 13. 1.1 MARCO ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN1.1.1 ANTECEDENTESEn enero de 2004 MODELARTE surge a partir de la realización de un proyectoiniciado por la señorita Gabriela Cano Contreras, es en este momento en el que elplan logra los alcances de la ejecución dejando atrás los preparativos y laorganización para solidificar la empresa.Este evento resulta de de un largo proceso de reflexión y estudio del mercadolocal el cual se caracterizaba por no brindar productos y servicios de calidad quealcanzaran un nivel competitivo, lo cual ofrecía una gran oportunidad de trabajo.Dado que Xalapa representaba un mercado de mediano tamaño, las necesidadesde las empresas por servicios promoción y publicidad eran cubiertos por dosagencias que controlaban la mayor parte de la demanda de la plaza, las cualessatisfacían esas necesidades pero no brindaban un servicio de alto nivel, lograndocon esto la inconformidad de sus clientes.MODELARTE surge con la ambición de ser la agencia líder en la provisión deservicios de promoción y marketing a estas empresas, aportando productos deexcelencia y mejorando el nivel de calidad de los mismos, pretendiendo con estotransformar el concepto del servicio en el mercado local.Modelarte se registra como una persona física con actividad empresarial, bajo elrégimen de pequeño contribuyente, todo esto ante la Secretaría de Hacienda yCrédito Público, logrando así obtener el reconocimiento y validez fiscal paracomenzar con sus operaciones.MODELARTE inició operaciones en la ciudad de Xalapa, ubicando su centro deactividades en el edificio Macuiltepetl “c” departamento 303 en la colonia NuevoXalapa, inmediato a su apertura la agencia logra firmar un contrato con la empresaJosé cuervo S.A de C.V. la cual abarcaba 8 de los 10 centros comerciales de 8
  14. 14. mayor importancia en la ciudad, logrando el reconocimiento y empuje que dioarranque a su éxito.A partir de este momento MODELARTE logra penetrar en el mercado y por loconsiguiente adquirir cada ves un mayor numero de clientes, desplazando así auna de las agencias mas fuertes de la ciudad posicionándose en los primeroslugares entre los proveedores de servicios de esa naturaleza.Es en el año de 2005 en el que MODELARTE integra un nuevo miembro alequipo, el Sr. Daniel Aarón Ramírez Alvarado, el cual reestructura la agenciaabriendo sus oportunidades a través de una nueva gama de servicios, aunados alos que ya se ofrecían anteriormente. Proponiendo ideas claras y estructuradas deun nuevo plan de trabajo que más adelante proporcionarían mayores rendimientosa la empresa.Este movimiento dentro de la compañía represento nuevos enfoques y procesoslos cuales le dieron mayor alcance a los objetivos estratégicos de MODELARTEentre los cuales sobresalía el crecimiento de la empresa.Transcurrido el tiempo y con un continuo ritmo de trabajo, MODELARTE lograsatisfacer aproximadamente el 35% del mercado total de la ciudad de Xalapa. Eseste el momento en el que, a través de una adecuada planeación y administraciónfinanciera, la empresa cuenta con la capacidad de expansión y crecimientoplanificada.En el mes de Octubre de 2008 la asociación traslada su centro de operaciones alas nuevas oficinas de MODELARTE ubicadas en la Av. Villahermosa # 207 en lacolonia progreso, lo cual aumenta sus oportunidades administrativas y operativasque ocasionarían un crecimiento organizacional y estructural de la agencia.En la actualidad MODELARTE se encuentra operando bajo nuevos objetivos y conuna capacidad mucho mayor a la de sus inicios y cuenta con una plantilla de 5puestos administrativos y 7 puestos operativos los cual genera 120 empleosdirectos y aproximadamente 30 indirectos. 9
  15. 15. 1.2 SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA1.2.1 ESTRUCTURAMODELARTE es una sociedad anónima con capital variable. Sus socios tienen unpuesto en la dirección general de la empresa para la toma de decisiones yplaneación estratégica.La administración de la empresa se lleva a cabo por los miembros del consejodirectivo de modelarte. Este consejo tiene la función de garantizar la buenaoperatividad y adecuada administración de MODELARTE con el fin de lograr elalcance de los objetivos. El consejo directivo se compone de dos socios los cualestienen propiedad del 50% del total de la empresa cada uno. (Bohlander George,2008El siguiente nivel del organigrama es ocupado por los departamentosadministrativos, los cuales se encargan de la ejecución de los planes establecidospara que en conjunto se logren los objetivos propuestos. Cada departamento tieneindependencia entere si, pero al mismo tiempo existe la coordinación entrediferentes áreas.El tercer nivel se encuentra compuesto por los puestos operativos encargados dela prestación de los servicios que ofrece la empresa, ellos colaboran con lasactividades y acciones operacionales de la agencia.Además MODELARTE mantiene alianzas estratégicas con diferentes empresas, locual le ofrece la capacidad de ampliar y complementar sus servicios. 10
  16. 16. 1.2.2 ORGANIGRAMAFIGURA: 1.1 ORGANIGRAMA 11
  17. 17. 1.2.3 CLIENTESLos clientes actuales y potenciales de MODELARTE son todas las empresas,físicas y morales, instituciones públicas y privadas, organismos, asociaciones,grupos y personas, marcas, productos y servicios que requieren de servicios depromoción, publicidad, animación así como planeación y logística de eventos engeneral además del recurso humano para su ejecución.1.2.4 PRODUCTOSMODELARTE ofrece una gran diversidad de servicios para cubrir las demandasde sus clientes, lo que brinda una variedad de herramientas para lograr satisfacerlas necesidades de las empresas. Los servicios que se ofrecen en MODELARTEse engloban en 6 áreas principales, pero a la vez estas áreas comprendenmúltiples elementos los cuales mencionaremos a continuación: Promoción o Get Up de productos Nuevos o Promotores o Botargas o Volanteros Publicidad o Edecanes o Demos o Presentaciones Animación 12
  18. 18. o Gios o Animadores o Equipo técnico de sonidoModelaje o Modelos o PasarelasCoordinación de eventos o Exposiciones o Conferencias o Ferias o Ruedas de Prensa o Conciertos o Eventos deportivos o Banquetes o Eventos en generalStaff o Hostess o Porteros o Seguridad o Acomodadores o Taquilleros 13
  19. 19. o Personal de escenario y backstage o Acompañantes de artistas o Escenógrafos o Coreógrafos o Performance o Ambientación y decoración1.2.5 UBICACIÓNOficinas de MODELARTE.AV. Villahermosa #207 Col.Progreso C.P. 91130Xalapa Veracruz.Tel. (228) 1-68-48-761.2.6 CICLO DE VIDALa empresa tiene 4 años en el mercado de la ciudad de Xalapa, Veracruz, Méxicoy la podemos ubicar en la etapa de desarrollo, por que en estos momentos seencuentra en constante crecimiento y aumentando sus capacidades y servicios.Actualmente se está buscando aumentar el porcentaje de cobertura del mercadoloca. (Thompson, Arthur, 2003.) Etapa de Crecimiento 14
  20. 20. 1.2.7 MISIÓNSomos una empresa joven e innovadora, dedicada al manejo de personal, quebusca cubrir cualquier tipo de necesidades publicitarias, promocionales ydirectivas de eventos de cualquier naturaleza, de la mejor manera ycomprometidos con la satisfacción de nuestros clientes a través de un servicio decalidad, con el fin de que sus eventos sean exitosos; de igual forma promueve laimagen del producto o servicio proyectándolo a grandes escalas, con el propósitode incrementar las ventas de éste; todo a través del competente personal con elque nos valemos para lograrlo.1.2.8 VISIÓNConsolidarnos como una de las mejores agencias de modelos, edecanes ypromotoras, logrando una imagen exclusiva e innovadora; manteniendo el buenservicio y la calidad de éste.1.2.9 VALORES CORPORATIVOSMODELARTE trabaja bajo los siguientes valores: Ética profesional Excelencia en el servicio Transparencia y honestidad Confianza Responsabilidad Social Eficiencia y Calidad Satisfacción total 15
  21. 21. 1.2.10 OBJETIVOSAumentar los servicios y productos que ofrece MODELARTE para convertirse enuna empresa integral con altas capacidades, intentando satisfacer cada vez másnecesidades que demandan nuestros clientes. Todo esto siempre bajo estrictosniveles de alta calidad.Posicionarla como una agencia de servicios integrales, con un enfoque moderno ygran proximidad a sus clientes y que cuenta con un alto nivel de calidad.Aumentar sus alcances en cuanto a su capacidad de servicio geográfico buscandoincursionar en mercados no solo locales si no foráneos. (Raia, Anthony, (2008)1.2.11 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOSMODELARTE cuenta con políticas y procedimientos que establecen parámetrospara su operación y administración. Las políticas determinan el curso de acciónque debe ser continuamente seguido bajo determinadas circunstancias en todaslas áreas de negocio para asegurar la eficiencia, la calidad y controlLas políticas y procedimientos de MODELARTE se encuentran organizadas endiferentes manuales. Dependiendo de las actividades realizadas por las personas,deberán conocer las políticas y procedimientos relacionados con su trabajo.Estos manuales son estudiados y analizados por los departamentosadministrativos con el fin de instruir a los empleados acerca de ellos, los manualesse encuentran generalizados para cada área de la empresa, ya que cada unarepresenta actividades independientes, pero existen políticas y procedimientosque engloban a toda la empresa. (Koontz Harold, 2000) 16
  22. 22. 1.2.12 CÓDIGO DE CONDUCTAMODELARTE cuenta con un condigo de conducta reconoce en su personal unaventaja competitiva y promueve el ambiente apropiado para su desarrollo integral.Quienes forman parte de esta empresa deben contribuir al logro de su misión, através de un comportamiento que refleje consistentemente los principios y valoresque se imparten en la empresa.De manera sistemática, MODELARTE busca propiciar un ambiente de trabajosaludable y productivo, que canalice el potencial y la creatividad de su personal, altiempo que fomente la colaboración y el trabajo en equipo. En esta mismadirección, la empresa se preocupa de lo siguiente:Dar cumplimiento a las leyes y regulaciones laboralesRespetar y propiciar el respeto absoluto por las diferencias y opiniones de losdemás, con la consecuente prohibición de todo tipo de acoso y forma dediscriminación.Su código de conducta contiene:I. Relación con el personalII. Relacion con los proveedoresIII. Relación con el gobiernoIV. Relación con la comunidadV. Conflicto de interesesVI. Responsabilidad ambientalVII. AntidiscriminaciónVIII. Información confidencial y/o privilegiada 17
  23. 23. 1.3 PREGUNTA DE LA INVESTIGACIÓN¿Existe una adecuada administración dentro de la organización, en función de suestructura, para una eficiente productividad de los puestos y el logro se susobjetivos?1.4 INDICADORES VARIABLES1.- Estructura Organizacional 2.- Metas y ObjetivosIndicadores de gestión : Indicadores productivos: - Línea de mando - Ventas - Tipo de autoridad - Clientes - Tipo de organización - Tipo de departamentalización Indicadores de Gestión: - Tipo de decisiones - Metas - Antecedentes - Procedimientos - Personalidad del líder - Políticas de ventas - Personalidad del personal - Programas de capacitación - Iniciativa - Cultura organizacional - División y distribución de funciones - Estilo de liderazgo - Motivación - Creatividad e innovación - Niveles - Servicios al cliente - Servicios generales 18
  24. 24. 1.5 JUSTIFICACIÓNLos motivos por los que se emprende esta investigación, están ampliamentejustificados, ya que busca realizar una aportación de carácter teórico, conevidencia empírica, ayudando a esclarecer el clima organizacional; a partir de dospuntos de impacto: el Conceptual y el Operacional. El conceptual que consiste enel análisis de las razones por las que se crea dicha empresa, por su parte eloperacional investiga la extensión para su análisis.La auditoría administrativa, es muy importante para el desarrollo de las empresas,ya que por medio de esta, se puede evaluar a la organización en todos susámbitos: productivo, administrativo, recursos humanos, estructural, financiero ytecnológicos desde una perspectiva objetiva; tomando en cuenta que la auditoriaserá externa, con lo que facilitara a la empresa su crecimiento competitivo a partirde la detección de oportunidades de mejoras en los ámbitos ya mencionados.Además es necesario realizar una revisión sistemática de la estructuraorganizacional ya que el crecimiento de MODELARTE ha representado unaumento en las dimensiones de su organigrama y es fundamental comprobar laeficiencia con la que se administra esta organización. (Amador Alfonso, 2008)1.6 OBJETIVO GENERAL DE LA INVESTIGACIÓNLlevar a cabo una auditoria administrativa en MODELARTE evaluando lasactividades a ejecutar de forma cronológica y ordenada, basándose en las etapasque integran la metodología de la auditoría administrativa y el procesoadministrativo para analizar todas las áreas de MODELARTE con el fin deidentificar las fallas y oportunidades de mejora y analizar posibles causas ycorregirlas, presentando una propuesta de mejora. (Amador Alfonso, 2008) 19
  25. 25. 1.7 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA INVESTIGACION1.7.1 ETAPA DE PLANEACIÓN.Realizar un análisis FODA de la empresa MODELARTE con el fin de determinar lasituación actual de la empresa.Plantear la problemática identificada en MODELARTE, para enfocar lainvestigación.Identificar y establecer el alcance de la investigación, las fuentes de estudio, lainstrumentación que se utilizara, los presupuestos y el programa de trabajo; con elobjetivo de ordenar y estructurar la auditoria a la organización.1.7.2 ETAPA DE INSTRUMENTACIÓN.Identificar y recopilar los medios y fuentes de información más viables, a fin deprofundizar y adquirir un mayor conocimiento de la empresa.Investigar las técnicas más apropiadas a las necesidades de información paraobtener elementos de juicioElaborar papeles de trabajo y registros para ordenar, agilizar e imprimir coherenciaal trabajo.1.7.3 ETAPA DE EXAMENRealizar un análisis profundo de la estructura organizacional de MODELRATEaplicando una revisión de su organigrama y administración.Estudiar los manuales de procedimientos de los puestos de modelarte con el fin deidentifica todos los elementos que intervienen en el puesto para un eficientedesempeño. 20
  26. 26. Determinar desviaciones en la aplicación de políticas y procedimientos enMODELARTE como principio en la búsqueda del origen del problema.Aplicar los formatos de cuestionario, formatos de entrevistas, cédulas y reportesde avances, para localizar las desviaciones que represente un mal funcionamientode la estructura organizacional.Analizar los formatos aplicados para diagnosticar los supuestos de la investigacióny comprender las causas podría originar la problemática.Enfocar el análisis de acuerdo a los resultados obtenidos y de esta maneradeterminar los factores vulnerables y estudiar las medidas que aseguren lapractica efectiva en la evaluación.1.7.4 ETAPA DE INFORME.Preparar un informe, que precise los resultados de la auditoria, así como describirla metodología utilizada para la realización de esta. Contendrá las averiguaciones,las conclusiones y recomendaciones manifestando la periodicidad y sudimensión.1.8 ALCANCEPara un adecuado análisis y estudio de la organización, es preciso establecer elalcance que la auditoria busca cubrir. Para esto, es necesario detallar las áreasdonde se aplicara la auditoria.En el caso de la auditoria administrativa que se llevara a cabo a MODELARTEXalapa, se examinarán todas las el áreas administrativas y operativas. Una vezanalizada la información se podrán detectar algunas deficiencias dentro de laorganización. (Amador Alfonso, 2008) 21
  27. 27. 1.9 FUENTES DE ESTUDIO1.9.1 INTERNAS.PRIMARIAS. Entrevistas aplicadas al personal de la empresa. Entrevista a los departamentos administrativos. Observación directa.1.9.2 SECUNDARIAS Los manuales del proceso Las políticas Metodologías y procedimientos Sistemas de información y certificación. Estadísticas de trabajo. Organigramas Plantilla de personal.1.9.3 EXTERNAS. Libros:- Auditoria Administrativa: Gestión estratégica del cambio, FRANKLIN F., EnriqueBenjamín, Edit. Pearson Educación, Segunda Edición, México. 2007. 22
  28. 28. - Sinopsis de auditoría administrativa, RODRIGUEZ Valencia, Joaquín, Edit.Trillas, 8ª edición México 2003.-La auditoría administrativa: texto básico FERNANDEZ Arena, José Antonio. Edit.Diana, Segunda edición, México 1992. Apuntes escolares.1.10 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓNObservación directa: Consiste en la revisión del área física donde se desarrolla eltrabajo de la organización, y se realiza con la finalidad de conocer las condicioneslaborales y el clima organizacional.Entrevistas: Consiste en obtener información a partir de la aplicación decuestionarios a una o varias personas de la organización. (Lattuca, Antonio; Mora,Cayetano, 1991)1.11 INSTRUMENTACIÓN Formato de entrevista. Formato de cuestionarios: Estos instrumentos se emplean de manera homogénea para obtener información a través de una serie de preguntas escritas, predefinidas y secuenciadas. Cédulas: Con esta herramienta se obtiene información que va de acuerdo con el objeto y alcance de la auditoria. Están integradas con formularios. Reportes de avances: Son formularios que forman parte de las cédulas. Instrumentos de medición: La medición se llevara a cabo a través de indicadores cualitativos y cuantitativos. (Lattuca, Mora, 1991)1.12 ESCALAS DE MEDICIÓN 23
  29. 29. Cualitativos Cuantitativos Estructura • Precisión con que se Áreas descentralizadas/totalOrganizacional determina los niveles de de áreas autoridad y responsabilidad División y • Forma en que delimita Empleados/núm. De tareasDistribución de áreas de influencia Tareas realizadas/empleados Funciones • Grado que determina Total de tareas/total de cargas de trabajo empleados • Delegación de autoridad Recursos • Precisión con que Personal de nivel directivo/ Humanos determina el sistema total de personal formal de Personal de nivel operativo/ administración de las total de personal personas Personal capacitado/cursos de capacitación Sueldos de nivel directivo/sueldos Sueldos de nivel operativo / sueldosEn las preguntas de los cuestionarios se aplicaran los siguientes métodos demedición:Scaling semántico y Selección múltiple. 24
  30. 30. 1.13 PRESUPUESTO PRESUPUESTO Concepto Cantidad Precio Importe TotalEquipo de transporteAutomóvilGasolina 100 Ltrs. $7.10 $710.00Subtotal de Equipo de Transporte $710.00Equipo de ComputoComputadora 1Impresora 1Cartuchos para impresora 1 $250.00 $250.00 2 renta $250.00 $600.00Internet mens.Memorias USB 2Scanner 1Subtotal de equipo de computo $850.00Equipo de OficinaPapel Bond T/carta 2 paquetes $45.00 $100.00Carpetas de trabajo 7 $20.00 $200.00Lapiceros 15 $5.00 $75.00Folders 10 $2.00 $20.00Marcadores 7 $7.00 $49.00Engargolados 10 $14.00 $140.00Gafetes 7 $10.00 $70.00Copias 500 $0.30 $150.00Subtotal de equipo de oficina $804.00Gastos de oficinaLuz 2 meses $180.00 $400.00Agua 2 meses $90.00 $200.00Teléfono 2 meses $1,050.00 $2,100.00Subtotal de gastos de oficina $2,700.00Total de gastos $5,064.00TABLA 1.1 EL PRESUPUESTO 25
  31. 31. 1.14 PROGRAMA DE TRABAJOIDENTIFICACIÓN: AUDITORÍA ADMINISTRATIVARESPONSABLES: Director de auditoría. Líder del Proyecto Analista. Coordinador de la Auditoria.Daniel Aarón Ramírez Alvarado.1.15 FASES DE AUDITORIADe acuerdo a los requerimientos de información y actividades que se debenrealizar para la integración de la auditoria a MODELARTE se considero pertinenteseguir el proceso de auditoria administrativa en sus 4 fases ya que de esta formael auditor trabajara de manera ordenada evitando cargas de trabajo, mezcla opérdida de información y repetición de actividades. (Amador Alfonso, 2008)1.15.1 PRIMERA FASEPLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA.El objetivo de esta etapa es determinar el enfoque de auditoría a aplicar, suconsecuencia inmediata y la selección de los procedimientos particulares aejecutar. 26
  32. 32. Se elaborará, el plan de auditoría, donde se programarán las fechas, objetivos yalcances de esta para verificar la aplicación y cumplimiento de los controlesconsiderados en los manuales de operación.Se debe seguir el proceso de auditoria administrativa para llevar a cabo laelaboración del plan de auditoría de MODELARTE. Se debe tener enconsideración las auditorías que ya hayan sido realizadas con anterioridad en laempresa.1.15.2 SEGUNDA FASEINSTRUMENTACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA.La instrumentación del plan de auditoría se traduce en los papeles de trabajo queconstituyen la documentación y cuestionarios que evidencian el desarrollo de laauditoría realizada, así como las escalas de medición que serán utilizadas en elmismo.1.15.3 TERCERA FASE.EXAMEN DE LA AUDITORIA.Una vez que se ha finalizado la fase de instrumentación se prosigue a elaborar elexamen, en donde deberá apegarse a ciertas normas de operación:En todo momento deberá cumplir con las normas y Procedimientos de la auditoría.Los informes emitidos por el departamento de auditoría incluirán los objetivos, elalcance del trabajo, así como los hallazgos detectados y conclusiones, siempreque sea posible, el auditor deberá referirse a los procedimientos establecidos en laInstitución.El Director de auditoría deberá solicitar por escrito la información que considerenecesaria para el desarrollo del trabajo. 27
  33. 33. Cuando existan eventos extraordinarios se podrán realizar cancelaciones,modificaciones o reprogramaciones al programa de auditoría, las cuales seinformarán oportunamente.El auditor, en casos fortuitos, se reserva el derecho de solicitar informaciónadicional.Todas las observaciones que no sean aclaradas durante la revisión, seránplasmadas en el informe de auditoría.Una vez que haya sido concluida la auditoría, se deberá revisar después de sufinalización para permitir analizar los siguientes elementos: Los papeles de trabajo estén organizados en forma lógica y estén adecuadamente referenciados para facilitar la revisión. Las decisiones sobre alcance continúan siendo apropiadas, que se haya obtenido suficiente evidencia y que el trabajo haya sido completado. Las conclusiones preliminares sobre los hallazgos de auditoría.Después de revisar los resultados de los trabajos de auditoría, se preparará uninforme preliminar para el área auditada. El informe preliminar incluirá lasobservaciones y es en este momento cuando podrá comentársele al encargadodel área las desviaciones encontradas y hacer un breve comentario acerca de suscorrecciones. El auditor deberá tomar en consideración la importancia relativa delos hallazgos de los trabajos de auditoría, para así terminar las actividades con laentrega de un informe final. 28
  34. 34. 1.15.4 CUARTA FASEINFORME DE LA AUDITORÍA.En la entrega del informe de la auditoria, el auditor de ésta, deberá evaluar todaslas evidencias obtenidas durante la etapa de examen y la respuesta del áreaauditada. Este informe deberá contener un resumen con los hallazgos másimportantes y además deberá incluir el desglose de los hallazgos con lossiguientes elementos: Descripción de los hallazgos: se deben comentar las desviaciones u omisiones detectadas. Descripción del impacto de las desviaciones u omisiones detectadas. Conclusiones y recomendaciones para subsanar las deficiencias. El Auditor debe proponer un plan de acción que ayude a revertir los problemas detectados.En esta fase el auditor debe comunicar los resultados del trabajo oportunamente ala empresa. Es preferible emitir el informe tan pronto como sea posible después dehaber completado la auditoría, particularmente cuando puedan ser necesarios unseguimiento y una acción rápida.El informe deberá presentarse de forma neutral y referirse a la auditoría por sutítulo o su posición en lugar de su nombre. Las comunicaciones deben serprecisas, objetivas, claras, concisas, constructivas, completas y oportunas. Labrevedad alienta a la administración y a la dirección a estudiar cuidadosamente elinforme.Las críticas deben ser constructivas y sugerir soluciones razonables, de estamanera se obtendrá cooperación para la resolución de los asuntos detectados enel trabajo. Siempre que sea posible, el auditor deberá referirse a las normas y alos procedimientos específicos de la empresa para apoyar sus conclusiones. 29
  35. 35. 1.16 DIAGNOSTICO PRELIMINAR1.16.1 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN.¿Existe una adecuada administración dentro de la organización, en función de suestructura, para una eficiente productividad de los puestos y el logro se susobjetivos?1.16.2 ACCIONES A SEGUIR. (Amador Alfonso, 2008) Evaluar de forma permanente el funcionamiento del sistema de control interno de MODELARTE y recomendar las medidas que signifiquen mejorar su efectividad. Por ejemplo evalúan los procedimientos, los métodos, los sistemas de información, línea de mando y tipo de autoridad, etc. Examinar el grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos y políticas, así como, las metas de corto, mediano y largo plazo, señalados por el Consejo directivos y/o que emanen del proceso de planificación. Para cumplir este propósito, se requiere que los indicadores se encuentren claramente establecidos, que permitan conocer oportunamente los avances y ejecuciones. Evaluar, cualitativa y cuantitativamente, los medios y formas de generación de información para el proceso de toma de decisiones y de seguimiento de las actividades administrativas. Determinar el grado eficiencia con que se utilizan los recursos de la empresa, considerando aspectos técnicos, criterios económicos, sociales y culturales existentes entre el personal que labora MODELARTE. Promover un mayor control mediante la adopción de instrumentos de autocontrol (seguimiento de metas e indicadores) en las unidades operativas. Verificar la existencia de adecuados sistemas de información, registro y control, que generen productos oportunos y confiables. 30
  36. 36. Establecer el grado de implementación de las medidas preventivas y/o correctivas provenientes de las evaluaciones realizadas al personal. Analizar la percepción externa (público, clientes, etc.) mediante un estudio y seguimiento de comentarios y opiniones que incidan en el funcionamiento de la empresa, sobre aspectos que se espera que la agencia pueda otorgar. Coordinar esfuerzos con agencia, mediante la celebración de reuniones periódicas para comentar asuntos de mutuo interés y el acceso mutuo a los planes, programas e informes. Reportar al consejo directivo los resultados de la auditoría realizada. Ajustarlas políticas y procedimientos vigentes en MODELARTE de acuerdo a los resultados de las revisiones realizadas. Detectar que tipo de liderazgo se lleva dentro de la MODELARTE Analiza el tipo de organización así como su tipo de departamentalización con el fin de identificar el desempeño de cada departamento. (Amador Alfonso, 2008)1.16.3 CRITERIOS PARA EL MANEJO DE PAPELES DE TRABAJO.1.16.3.1 TIPOS DE EVIDENCIAS Física Documental Analítica 31
  37. 37. 1.16.3.2 CARACTERÍSTICAS DE LAS EVIDENCIAS: Competente.- en cuanto que sea conforme a la realidad Relevante.- Que cumpla con los objetivos de la auditoría Suficiente.- Contar con la necesaria para poder dar validez de los hallazgos de auditoría Oportuna.- Debe ser recopila en el período que abarque la auditoría y debe ser actual1.16.3.3 CARACTERÍSTICAS DE LOS PAPALES DE TRABAJO: Contener el programa de auditoría original y las modificaciones sucesivas Contener índices y referencias cruzadas relacionadas con el programa de auditoría Estar fechados, revisados y firmados por el auditor Deben ser completos y precisos para apoyar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Deben demostrar la naturaleza y alcance del trabajo realizado Tienen que ser comprensibles, legibles, claros y limpios Limitados, a los asuntos que sean significativos y relevantes para los objetivos de la auditoría. 32
  38. 38. 1.16.4 DISEÑO Y APLICACIÓN DEL EXAMENEntrevista con los responsables de MODELARTE con objeto de indicarles elseguimiento a la atención de las áreas de problemática relevante.Aplicación de técnicas de Auditoría Administrativa.Captación de documentación necesaria.Revisión, complementación y depuración de la información captada.Captación de opiniones y sugerencias.1.16.5 ELABORACIÓN DEL INFORMEEn la elaboración y presentación del informe final, el auditor, deberá evaluar todaslas evidencias obtenidas durante la etapa de ejecución y la respuesta de las áreasauditadas. El informe final deberá contener un resumen con los hallazgos másimportantes y además deberá incluir el desglose de los hallazgos con lossiguientes elementos: Descripción de los hallazgos: se deben comentar las desviaciones u omisiones detectadas. Descripción del impacto de las desviaciones u omisiones detectadas. Conclusiones y recomendaciones para subsanar las deficiencias. El Auditor debe proponer un plan de acción que ayude a revertir los problemas detectados.Después de concluidas las labores de auditoría, el auditor debe comunicar losresultados del trabajo oportunamente al consejo directivo. Es preferible emitir elinforme tan pronto como sea posible después de haber completado la auditoría,particularmente cuando puedan ser necesarios un seguimiento y una acciónrápida. 33
  39. 39. Los informes deberán presentarse de forma neutral y referirse a los auditados porsu título o su posición en lugar de su nombre. Las comunicaciones deben serprecisas, objetivas, claras, concisas, constructivas, completas y oportunas. Labrevedad anima a la administración y a la dirección a estudiar cuidadosamente elinforme.Las críticas deben ser constructivas y sugerir soluciones razonables, de estamanera se obtendrá cooperación para la resolución de los asuntos detectados enel trabajo. Siempre que sea posible, los auditores deberán referirse a las normas ya los procedimientos específicos de la empresa para apoyar sus conclusiones.1.16.6 MECANISMOS DE SEGUIMIENTOEn la ejecución de los trabajos de auditoría, el auditor deberá apegarse a lassiguientes normas de operación: En todo momento deberá cumplir con las normas de ejecución del trabajo señaladas en las Normas y Procedimientos de Auditoria emitidas por el IMCP o las Normas internacionales de auditoría. Cuando existan eventos extraordinarios se podrán realizar cancelaciones, modificaciones o reprogramaciones al programa de auditorías, las cuales se informarán consejo directivo. El auditor deberá solicitar por escrito la información que considere necesaria para el desarrollo de su trabajo. El auditor, en casos fortuitos se reserva el derecho de solicitar información adicional. Todas las observaciones que no sean aclaradas durante la revisión, serán plasmadas en el informe de auditoría y tendrán que apegarse a lo que marca el procedimiento de acciones preventivas y correctivas. 34
  40. 40. El auditor deberá informar al Consejo directivo, cuando menos mensualmente, los resultados de las revisiones, reportándoles oportunamente si hubiere alguna deficiencia o desviación. Los informes emitidos por el auditor incluirán los objetivos, el alcance del trabajo, así como los hallazgos detectados y conclusiones, siempre que sea posible el auditor deberá referirse a los procedimientos establecidos en la Institución.Una vez que haya sido concluida la auditoría, se deberá revisar el trabajorealizado. La revisión inmediata del trabajo después de su finalización permiteanalizar los siguientes elementos:Las decisiones sobre alcance continúan siendo apropiadas, que se haya obtenidosuficiente evidencia y que el trabajo haya sido completado.Las conclusiones preliminares sobre los hallazgos de auditoría.Los papeles de trabajo estén organizados en forma lógica y estén adecuadamentereferenciados para facilitar la revisión.Después de revisar los resultados de los trabajos de auditoría, Auditor deberápreparar un informe preliminar para el área auditada. El informe preliminar incluirálas observaciones. A partir de la entrega de los resultados preliminares, el áreaauditada tendrá un plazo de 5 días hábiles para comentar y subsanar lasdeficiencias encontradas o generar acciones correctivas.Una vez concluido el plazo de 5 días, auditor preparará el informe final. En casode que el área auditada no se subsane las deficiencias encontradas el auditorinformará los resultados a efecto de que se tomen las medidas necesarias paracorregir las deficiencias u omisiones. El auditor deberá tomar en consideración laimportancia relativa de los hallazgos de los trabajos de auditoría. 35
  41. 41. CAPITULO IIINSTRUMENTACION 36
  42. 42. 2.1 INSTRUMENTACION2.1.1 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓNFormato de entrevistaFormato de cuestionarios: Estos instrumentos se emplean de manera homogéneapara obtener información a través de una serie de preguntas escritas, predefinidasy secuenciadas. (Amador Alfonso, 2008)Cédulas: Con esta herramienta se obtiene información que va de acuerdo con elobjeto y alcance de la auditoria. Están integradas con formularios.Reportes de avances: Son formularios que forman parte de las cédulas.2.1.2 INSTRUMENTOS DE MEDICIÓNLa medición se llevara a cabo a través de indicadores cualitativos y cuantitativos. Proceso Cualitativos CuantitativosAdministrativo. Planeación. Visión. • Manera en que eleva la • Empleados que conocen moral y el espíritu del equipo. la visión / Total de empleados. Misión. • Forma en que fomenta el • Empleados que conocen nivel de compromiso la misión/ Total de empleados. Objetivos. • Grado en que orienta los • Objetivos alcanzados / esfuerzos. Objetivos definidos. Metas. • Nivel en que se determina • Metas alcanzadas / la eficacia de las acciones. Metas establecidas. 37
  43. 43. Estrategias • Modo en que emplea los • Empleados que aplican recursos para lograr las metas las estrategias de la empresa/ Total de Empleados. Políticas. • Determinar si los ejecutivos • El número de empleados analizan correctamente la que siguen las políticas / información de los prospectos Total de empleados.Procedimientos. • Forma en que sistematizan • Número de empleados y ordenan el trabajo. que aplican los Procedimientos de la empresa / total de empleados Organización. Estructura • Precisión en que• Áreasorganizacional. determinan los niveles dedescentralizadas / Total de autoridad y responsabilidad áreas. Recursos • Grado de inversión en el• Personal reclutado / humanos. capital intelectual de losPersonal contratado. recursos humanos. • Personal de nivel directivo / Total de personal. • Personal de nivel operativo / Total de personal. • Personal al que se le • Medir el grado de ha tribuido facultades de empowerment que se aplica en decisión / Total de personal. la empresa. 38
  44. 44. Dirección. Liderazgo. • Capacidad del líder para • Personal que lograr que las acciones se aceptan el estilo de implementen de la mejor liderazgo/ total de manera posible. empleados Motivación. • Grado en que la • Personal que percibe motivación que ofrece la estímulos por su organización representa la trabajo / Total de facultad para transmitir energía personal. para sostener y dar sentido al esfuerzo del personal. Toma de • Medida en que la • Total de personas a decisiones. organización maneja de cargo de tomas de manera adecuada el riesgo y la decisiones / total de incertidumbre, así como la personal generación y evaluación de • Total de personas alternativas para seleccionar e que participan en implementar la idónea. una decisión / total de personal que toma decisiones Control. Procesos. • Medir el cumplimiento de • Numero de personal que los procesos sigue los Procesos diseñados por la empresa/ Total de personal.Herramientas. • Grado de vigilancia que • Personal que reporta establece para asegurar el resultados bajo alguna cumplimiento de las metas. herramienta de control / Total de empleados 39
  45. 45. 2.1.3 CUESTIONARIO Auditoria Administrativa Personal Administrativo de ModelArte Fecha: ___________________ Clave del encuestador: _____________________ El siguiente cuestionario tiene como propósito determinar la situación del personal administrativo de ModelArte, dentro de la organización, es por ello que se solicita de su colaboración, recordando que su participación es valiosa y será de gran apoyo para la auditoria Administrativa que se está realizando. INSTRUCCIONES: Marca con una X la respuesta con la que estés de acuerdo, se te pide no dejes ninguna pregunta sin calificar. Totalmente De En Totalmente PLANEACIÓN. Indiferente de acuerdo acuerdo desacuerdo desacuerdo1. ¿Conoce la Misión y visión de ModelArte?2. La misión y visión de ModelArte me motivan como integrante de la organización.3. La visión de la organización se relaciona con sus valores, aspiraciones y metas.4. La misión de la organización representa el nivel de calidad y productividad.5. Existe una correlación entre el enunciado de la misión y el 40
  46. 46. comportamiento de la organización.6. La misión de ModelArte se puede llegar a convertir en objetivos específicos.7. La empresa cuenta con objetivos definidos.8. Los objetivos son claros, alcanzables y medibles.9. Las metas de la empresa coinciden con los objetivos establecidos.10. Las metas son coincidentes con la capacidad de la organización.11. Son acordes las estrategias con los objetivos y metas trazados.12. Las estrategias establecidas por la empresa son las que sigo para el alcance y logro de mis metas y objetivos13. La empresa cuenta con políticas establecidas.14. Las políticas se pueden traducir en liderazgo imperante15. Las políticas se aplican de forma general y no para áreas especificas16. Sigo las políticas que la empresa señala para realizar mis 41
  47. 47. actividades y funciones17. Las políticas sientan las bases para el trabajo en equipo18. Se supervisa la correcta aplicación de políticas19. Se toman acciones cuando no se cumplen las políticas20. Están definidos los procedimientos para realizar sus actividades21. Están documentados los procesos22. Aplico los procedimientos establecidos por la empresa23. Recibo capacitación especifica para su aplicación24. Las herramientas otorgadas para la realización de sus actividades son eficientes25. Los procedimientos son útiles para mejorar el capital intelectual de la organización26. La empresa se muestra indiferente ante los procedimientos derivados de tu iniciativa. ORGANIZACIÓN.27. La empresa cuenta con un organigrama actualizado.28. La estructura actual permite 42
  48. 48. cumplir los objetivos de la organización.29. El nivel que ocupa dentro de la estructura organizacional de la empresa conlleva una alta responsabilidad.30. Recibo capacitación de acuerdo al puesto.31. El puesto que ocupa es de base32. Recibo diferentes tipos de capacitación.33. Las actividades asignadas a cada área son adecuadas para el cumplimiento de las funciones.34. La empresa cuenta con un sistema de análisis de puestos.35. Se realiza la valuación de puestos36. Es frecuente la valuación de puestos.37. El análisis y valuación de puestos ha permitido mejorar las deficiencias en la organización.38. Después de implementar la capacitación en el desarrollo de las actividades, se evalúa el resultado de estas.39. En la evaluación del desempeño se considera el desempeño 43
  49. 49. individual.40. Repercute la capacitación y desarrollo en los procedimientos de las actividades.41. La empresa ha desarrollado una iniciativa que fomenta el nivel de decisión de los empleados.42. Esta atribución de facultades de decisión afirman un alto nivel de confianza. DIRECCIÓN.43. El estilo de liderazgo que ejerce la dirección se inclina al cumplimiento de las tareas.44. Su jefe directo usa la motivación como método de liderazgo.45. El estilo de liderazgo ejercido por la dirección inspira y motiva al personal.46. La comunicación se lleva acabo a nivel interpersonal de manera directa.47. Los canales de comunicación formales de la empresa son los adecuados.48. Se ha implementado alguna iniciativa para enriquecer los 44
  50. 50. canales de comunicación.49. La motivación es una prioridad para la organización.50. El tipo de motivación ofrecida por la empresa satisface mis expectativas personales y laborales.51. Su nivel de autoridad es el necesario para la toma de decisiones cuando se presentan situaciones de contingencia.52. Me siento motivado al tomar decisiones.53. Las actividades que usted realiza van de acuerdo al nivel de autoridad que se le confiere.54. La estructura organizacional influye en la toma de decisiones. CONTROL.55. El proceso de control contempla elementos básicos como tu rendimiento actual.56. De los procesos que establece la empresa, los implementa en su totalidad.57. La empresa cuenta con sistemas de control.58. La responsabilidad de supervisar tus actividades recae en alguna 45
  51. 51. persona.59. La evaluación de tu desempeño se basa en el numero de objetivos logrados60. Los mecanismos de control afectan tu desempeño laboral.61. Los mecanismo de control valúan tanto la eficacia como la eficiencia de tus actividades.62. La empresa toma medidas de acción en caso de que no cumplas de manera productiva las actividades. ¡Gracias por su tiempo! 46
  52. 52. 2.2 GRAFICAS DE LAS RESPUESTAS OBTENIDAS ENLOS CUESTIONARIOS APLICADOS AL PERSONALADMINISTRATIVO DE LA AGENCIA MODELARTE. 1.- ¿Conoce la Misión y visión de ModelArte?Interpretación.- Con los resultados de esta pregunta se observa que ModelArte hapuesto énfasis en que sus empleados conozcan la misión y visión, sobresaliendola importancia que la organización otorga a este sentido, sin embargo una notableproporción del personal la desconoce lo que significa que por parte del personalexiste desinterés por conocer los principios de la empresa. 2.- ¿La misión y visión de ModelArte me motivan como integrante de la organización?Interpretación.- La organización ha procurado que los empleados se sientansolidarizados con la razón de ser y rumbo de ésta, y tengan interés en participarcon ella, resaltando su ciudadanía organizacional que se traduce en la fidelidadque se tiene con la empresa y el compromiso personal y laboral con la misma,pero por otro lado, también notamos que para algunos es indiferente, lo cual 47
  53. 53. ocasiona una falta de interés por parte de ellos a la empresa, además de lamotivación necesaria para que estos empleados las adopten como parte de suvida dentro de la organización orientándolo hacia un propósito común conModelArte, por ultimo al igual encontramos una proporción de empleados que nose identifican con ellas, haciendo necesario un acercamiento para lograr identificarcuales son los aspectos que no logran apropiar a su estilo de trabajo .3.- ¿La visión de la organización se relaciona con sus valores, aspiraciones ymetas?Interpretación.- Aunque el personal administrativo siente una compatibilidadlaboral con la visión de ModelArte, no ha logrado que todos sientan unacorrespondencia con su formación personal ya que un importante numero deempleados no se muestran interesados por lograr sus aspiraciones y metas dentrode la empresa, aunado a esto otro tanto no ve similitud entre las característicasque presenta la organización y las que ellos pretenden. 48
  54. 54. 4.-¿La misión de la organización representa el nivel de calidad y productividad?Interpretación.- Se observa que el propósito de la organización es acorde con losatributos corporativos con los que cuenta, y la mayoría de los empleados lo notany aplican, sin embargo el resto del equipo de trabajo no lo hace así, sino que unaimportante parte nunca ha considerado esta característica y otra mas pequeñaaun cree lo contrario debido a su nula empatía con la misión de la empresa.5.- ¿Existe una correlación entre el enunciado de la misión y el comportamiento dela organización?Interpretación.- Existe un contraste en la opinión del personal administrativoconforme a la actuación de la organización para lograr los objetivos concretosdeseables que habrá de alcanzar como financieros, sociales y estructurales, yaque un porcentaje considera que el camino seguido por la organización esadecuado a su misión como empresa, pero por otro lado, varios no ve una relaciónconcreta, lo cual desorienta a el personal a no seguir un mismo rumbounánimemente. 49
  55. 55. 6.- ¿La misión de ModelArte se puede llegar a convertir en objetivos específicos?Interpretación.- Debido a la relación existente entre la misión de ModelArte con sucomportamiento organizacional, no se percibe que ésta pueda transformarse enfines que persigue alcanzar desde la planeación, la organización, la integraciónde personal, la dirección y el control. A pesar de que algunos empleadosconsideran la capacidad de plasmar metas y objetivos a partir de la misión de laorganización otro tanto no cree en esta capacidad, además existen quienes nisiquiera se han percatado de la relación que existe entre sus actividades yfunciones con las metas y objetivos a largo plazo. 7.-¿La empresa cuenta con objetivos definidos? 50
  56. 56. 9.- ¿Las metas de la empresa coinciden con los objetivos establecidos?Interpretación.- A pesar de que las metas están enfocadas al logro de objetivos,la organización no ha logrado por completo esto, ya que varios empleados nocoinciden con esta afirmación, y aunado a esto otros, desconocen su relacióndebido a la falta de orientación10.- ¿Las metas son coincidentes con la capacidad de la organización?Interpretación.- La mitad de los ejecutivos de crédito consideran que las metasde trabajo que la organización establece son coherentes con la capacidad quepresenta la empresa. Sin embargo el resto de los ejecutivos de crédito percibe queno hay coherencia entre la estructura organizacional y las metas planteadas afuturo. 51
  57. 57. 11.- ¿Son acordes las estrategias con los objetivos y metas trazados?Interpretación.- Las objetivos y las metas fueron realizados en base a lasestrategias de la empresa, sin embargo no existe una relación total entre estos.ModelArte debió establecer metas al iniciar el proyecto. Esto se ve reflejado yaque la mitad del personal administrativo no está de acuerdo en la concordancia delas estrategias. Esto se debe a que el programa de acción define los objetivos,metas, políticas y prioridades a mediano y largo plazo, para cada uno de losniveles de decisión de la empresa. Los objetivos son fines específicos, medibles,planteados a corto plazo y su consecución previa es precisa para poder alcanzarlas metas de la organización. Los objetivos deben ser desafiantes, relevantes ybien enfocados.Las metas hacen referencia a los que es importante para una organización y danal personal de plantilla un sentido de propósito.12.- ¿Las estrategias establecidas por la empresa son las que sigo para el alcancey logro de mis metas y objetivos? 52
  58. 58. Interpretación.- Las estrategias establecidas por la empresa no son cumplidas ensu totalidad por el personal administrativo, ya que sienten que estas no son afinescon los procedimientos que marca la empresa. Por ello incidimos en que esimportantísimo para la empresa el controlar y evaluar constantemente losresultados obtenidos por las estrategias establecidas, puesto que, tanto elmercado como el entorno, experimentan constantes cambios y fluctuaciones.13.- ¿La empresa cuenta con políticas establecidas?Interpretación.- Las políticas de ModelArte son conocidas en su totalidad por elpersonal administrativo, ya que la empresa se preocupado por difundirlas entresus empleados. Por otra parte, nos daremos cuenta que los empleadosdemandan tiempo y políticas de conciliación de la vida laboral y personal que lespermitan mejorar su calidad de vida sin cambiar significativamente de costumbresy aprovechar mejor su tiempo sin minimizar sus responsabilidades profesionales.ModelArte tiene políticas que están claramente definidas generalmente y soncomunicadas y entendidas por los integrantes de la empresa además estánalineadas con la visión de la empresa y de objetivos claros que son revisadosperiódicamente para adecuarlas a los cambios. 53
  59. 59. 14.- ¿Las políticas se pueden traducir en liderazgo imperante?Interpretación.- Las políticas son percibidas por la mitad del personaladministrativo, poco importantes en la realización de sus objetivos y metas alograr. Esta situación, a la que toda organización espera no llegar, esesencialmente, una situación de difícil o imposible que se manifiesta, por logeneral, en términos de una coyuntura de crisis o inestabilidad, y puedeconvertirse en apremiante desafío para el liderazgo. El desarrollo y vigencia deModelArte depende la calidad del liderazgo y ésta a su vez depende del tipo depolíticas y del tipo de cultura gerencial que predomina en la organización.15.- ¿Las políticas se aplican de forma general y no para áreas especificas? 54
  60. 60. Interpretación.- Más de la mitad del personal administrativo, considera pocoimportantes las políticas debido a que estas, están establecidas de forma generaly no por áreas. Por ser estos elementos tan obvios en el trabajo diario, insistir enellos podría parecer común para ModelArte pero no deja de ser importanterecordarlo, deben de tener muy claro que la iniciativa personal es la base deltrabajo colectivo y que solamente personas bien capacitadas, creativas ycomprometidas y que se encuentren satisfechas dentro de la compañía, puedencontribuir en forma eficiente a lograr los resultados propuestos y las metasseñaladas16.- ¿Sigo las políticas que la empresa señala para realizar mis actividades yfunciones?Interpretación.- No todo el personal administrativo sigue la realización de laspolíticas de forma constante, ya que las consideran inconsistentes para laejecución de sus actividades. Las políticas indican el grado de compromiso de losempleados con la organización. Estas no deben de ser una obligación de losempleados debe ser más que un esquema de deberes. Existen muchasdiferencias de forma y contenido de las políticas corporativas. Su estilo, sinembargo, no es tan importante como la claridad con la cual se identificanresponsabilidades funcionales sobre la autoridad. 55
  61. 61. 17.- ¿Las políticas sientan las bases para el trabajo en equipo? Interpretación.- En la realización del trabajo en equipo las políticas no influyen en sutotalidad en el personal administrativo. En el desarrollo del trabajo las políticas seencuentran, pues, no tanto en las estructuras formales e informales de la empresa,como en lo que la gente cree en relación con esas estructuras y comportamientos.Son esas creencias las que dan al comportamiento del personal administrativo,sentido para sí y para los demás, porque apreciamos que las políticas quedesarrolló ModelArte no tienen credibilidad. Los miembros de un equipo seconocen entre sí; aprenden y fijan las reglas del equipo; y comparten los valoresen los que el grupo se sustentará. ModelArte deberá formular políticas paranormar la actuación del grupo, los miembros deberán designar un líder-moderadorpara el mejor desempeño del grupo. Los integrantes establecerán fronteras yobjetivos.18.- ¿Se supervisa la correcta aplicación de políticas? 56
  62. 62. Interpretación.- La poca importancia de las políticas por parte del personaladministrativo, se debe a la falta de supervisión en su aplicación, por parte de laempresa. Una política es una guía predeterminada que se establece paraproporcionar dirección a la toma de decisiones. Deben de ser guiadas, y flexibles ysu uso exige interpretación y buen juicio. Pueden ejercer una influenciasignificativa sobre la forma en que los gerentes desarrollan sus puestos.19.- ¿Se toman acciones cuando no se cumplen las políticas?Interpretación.- Por parte de la empresa existe un desinterés por elincumplimiento de las políticas, por lo que las acciones aplicadas a estainconsistencia son casi nulas. Este aspecto es especialmente importante cuandose descubre la importancia de dirigir tomando como base un conjunto de valoresclaves compartidos por quienes forman parte de la organización. Desarrollo de laexcelencia humana de los empleados. La calidad de la empresa depende, enúltimo término, de la calidad humana de quienes la integran y esto exige no sóloasumir valores, sino auténticos valores humanos y convertirlos en un hábito deconducta. En la medida en que las políticas puedan favorecer el desarrollo de laexcelencia humana, ése será también un motivo para su implantación. 57
  63. 63. 20.- ¿Están definidos los procedimientos para realizar sus actividades?Interpretación.- Los procedimientos para el cumplimiento de funciones que debeseguir el personal administrativo, están establecidos, sin embargo no todos losconocen en su totalidad. ModelArte en el proceso de diseñar e implementar elsistema de control interno, tiene que preparar procedimientos integrales, loscuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente susactividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de todas las áreas,generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad,control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la funciónempresarial.La evaluación del sistema de control interno por medio de los manuales deprocedimientos afianza las fortalezas de la empresa frente a la gestión.En razón de esta importancia que adquiere el sistema de control interno paracualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientosactuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar acabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar laeficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos.21.- ¿Están documentados los procesos? 58
  64. 64. Interpretación.- A pesar de que la empresa formalizo los procesos para cada unade las funciones administrativas, a través de la documentación pertinente, esta esdesconocida por la mitad de la empresa; lo cual muestra un importantedesconocimiento por parte del personal administrativo de los procesos que debenseguir para llevar a cabo sus labores.22-¿Aplico los procedimientos establecidos por la empresa?Interpretación.- Los procedimientos establecidos por la empresa, son aplicadospor el personal administrativo de forma empírica, ya que un porcentaje importantedesconocen los manuales de procedimientos y estos son el cauce formal de laserie de actos en que se concreta la actuación administrativa para la realizaciónde un fin. El procedimiento tiene por finalidad esencial la emisión de un actoadministrativo; por lo tanto este factor obstruye el buen funcionamiento de laempresa. 59
  65. 65. 23.- ¿Recibo capacitación especifica para su aplicación?Interpretación.- A pesar de que todos los ejecutivos de crédito reciben lacapacitación para la aplicación de los procedimientos, existen inconsistencias ensu aplicación; ya que existe un porcentaje importante dentro de la empresa aquienes la capacitación les fue indiferente del todo, lo que podría provocar un serioproblema dentro de la organización.24.- ¿Las herramientas otorgadas para la realización de sus actividades soneficientes?Interpretación.- El personal administrativo recibe las herramientas para laejecución de sus actividades, sin embargo son ineficientes durante la realizaciónde este proceso. Es por ello que existe un serio problema dentro de de laorganización ya que al no contar con las herramientas eficientes para llevar a cabosus actividades, el trabajo de mas de la mitad del personal administrativo esineficaz, lo que repercute directamente en la productividad de la empresa. 60
  66. 66. 25.- ¿Los procedimientos son útiles para mejorar el capital intelectual de laorganización?Interpretación.- Los procedimientos que sigue la empresa no son eficaces para eldesarrollo personal de los empleados. Lo cual muestra un gran desinterés de laorganización para sus empleados ya que un porcentaje muy importante consideraque su iniciativa no es tomada en cuenta lo que provoca una apatía hacia losprocedimientos que la misma empresa establece.26- ¿La empresa se muestra indiferente ante los procedimientos derivados de tuiniciativa?Interpretación.- La iniciativa por parte del personal administrativo en la realizaciónde sus labores no es tomada en cuenta por la empresa de forma general. Lo querepercute de forma directa en estos, mostrándose de forma indiferente hacia laorganización, limitando se a ellos mismos en cuanto a su creatividad y la empresapor su parte pierde la oportunidad de contar con un equipo mas competitivo. 61
  67. 67. 27.- ¿La empresa cuenta con un organigrama actualizado?Interpretación.- La empresa actualiza de forma constante su organigrama. Sinembargo existe personal dentro de la empresa que parece no estar enterado delos cambios que se hacen en el organigrama dentro de la organización. Estefactor puede influir de forma directa en la mala toma de decisiones, es por ello quecada ves que se modifique de alguna forma, deberían de notificarle a todo elpersonal, para que cuenten con la información necesaria para conocer laestructura organizacional para la que trabajan.28.- ¿La estructura actual permite cumplir los objetivos de la organización?Interpretación.- Debido a que el organigrama se mantiene actualizado, es posiblecumplir los objetivos generales por parte de los empleados, sin embargo un 62
  68. 68. porcentaje importante considera que la estructura organizacional, no le permitecumplir con los objetitos ni ayudar a lograr las metas que establece laorganización.29.- ¿El nivel que ocupa dentro de la estructura organizacional de la empresaconlleva una alta responsabilidad?Interpretación.- No se le ha otorgado suficiente responsabilidad al personaladministrativo dentro de la empresa. Ya que un porcentaje importante dentro de laorganización se siente con poca responsabilidad de a cuerdo a la estructuraorganizacional de la que forma parte, siendo esto un factor determinante para elgran desinterés que muestran ante algunas políticas, normas y procedimientosque la empresa establece.30.- ¿Recibo capacitación de acuerdo al puesto? 63
  69. 69. Interpretación.- A pesar de que el personal administrativo recibió unacapacitación pertinente de acuerdo a su puesto, estos no logran percibir laresponsabilidad que trae consigo. En su mayoría el personal se sientesuficientemente capacitado para contar con las competencias necesarias para suóptimo desempeño laboral; no obstante existe un pequeño porcentaje deejecutivos de crédito que consideran que su capacitación no fue la óptima y queesta no les permite desarrollar su trabajo de forma eficaz.31.- ¿El puesto que ocupa es de base?Interpretación.- Una de las razones por la cual el personal administrativo semuestran de forma indiferente a los procedimientos y los objetivos de laorganización, se debe a que solo a la mitad de las personas que recluta laempresa se encuentran contratadas de forma permanente, mientras que la otramitad se encuentra, ya sea contratada solo por un mes o tres meses, esperandoser contratados de forma permanente. 64
  70. 70. 32.- ¿Recibo diferentes tipos de capacitación?Interpretación.- La empresa aplica diferentes tipos de capacitación para motivara sus empleados a que realicen su mejor esfuerzo en el desarrollo de susactividades, sin embargo solo es aprovechado por un 55%, ya que el restante nole es relevante el llevar a cabo el desarrollo de la capacitación de manera que nose sientan comprometidos con los procedimientos.33.- ¿Las actividades asignadas a cada área son adecuadas para el cumplimientode las funciones?Interpretación.- La empresa establece funciones específicas por cada área, lascuales son seguidas solo por la mitad del personal administrativo durante larealización de sus actividades, los demás no consideran que estas funcionesestén establecidas adecuadamente, por lo que no las consideran durante larealización de sus actividades.34.- ¿La empresa cuenta con un sistema de análisis de puestos? 65
  71. 71. Interpretación.- Una de las actividades que establece ModelArte es la correctaaplicación del análisis de puestos con el fin de encontrar las característicasóptimas necesarias para la persona que pretende cubrir un puesto, ya que estofacilita al el desempeño laboral del personal administrativo; no obstante la mitadde los empleados desconocen la existencia de tal análisis, y los que lo conocensolamente saben de su existencia sin embargo desconocen el contenido de losmismos.35.- ¿Se realiza la valuación de puestos?Interpretación.- Aunque ModelArte aplica un análisis de puestos en el cual sevalúan las actividades que realizan cada uno de los empleados con la finalidad deque el sueldo sea justo, esto no es de conocimiento para todo el personaladministrativo solo por el 45%, mientras que el restante ignora la existencia de talvaluación o piensan que no se realizan debido a que consideran que el sueldoque perciben no va de acuerdo a las actividades que realiza. 66
  72. 72. 36.- ¿Es frecuente la valuación de puestos?Interpretación.- Solo algunos del personal administrativo logran percibir larealización de la valuación de puestos y la consideran efectiva, mientras que lamayoría consideran insuficiente e irregular la valoración de su trabajo, ya que apesar de ser evidentes los cambios necesarios dentro de la organización, nocontempla acciones inmediatas que sean apreciadas por ellos; y otrossimplemente no se dan cuenta que se lleva a cabo la valuación de puestos.37.- ¿El análisis y valuación de puestos ha permitido mejorar las deficiencias en laorganización?Interpretación.- Cuando ModelArte realiza un estudio para valuar los puestos, suobjetivo es corregir los aspectos negativos de la organización, el 55% de losempleados creen que este aspecto se ha logrado a través de la mejora de suscondiciones laborales para incrementar la satisfacción y eficiencia, sin embargo elresto consideran que las deficiencias siguen latentes pese a los esfuerzos de laempresa. 67
  73. 73. 38.- ¿Después de implementar la capacitación en el desarrollo de las actividades,se evalúa el resultado de estas?Interpretación.- ModelArte realiza solo una evaluación después de implementar lacapacitación, es decir que no emplea un seguimiento adecuado, ya que despuésde capacitar a los empleados, no verifica como ejecutan las funciones que se lesinstruyeron por lo tanto no todo el personal administrativo realiza sus actividadesde manera adecuada, el 85% desconoce si llevan a cabo correctamente susactividades provocando que estos las implementen de acuerdo a su criterio y no alestablecido por la empresa. Y solamente unos cuantos las llevan a cabo de unamanera que consideran adecuada, sin embargo no se sabe si es la correcta.39.- ¿En la evaluación del desempeño se considera el desempeño individual? 68
  74. 74. Interpretación.- ModelArte examina a la mayoría del personal administrativo demanera individual, a través de criterios que califican su desempeño por medio dela supervisión directa de las actividades que se ejecutan. Por lo tanto el personaladministrativo está consciente de que su productividad será evaluada conforme alalcance de sus metas individuales, sin embargo esto no fomenta la competenciainterna del personal por alcanzar sus objetivos como se desearía, ya que un 35%de las personas les es indiferente esta evaluación de manera que pese a laevaluación siguen realizando sus actividades de la misma forma.40.- ¿Repercute la capacitación y desarrollo en los procedimientos de lasactividades? 69
  75. 75. Interpretación.- ModelArte, una vez que contrata al personal le ofrece lacapacitación adecuada para que sus empleados al comenzar sus labores, lleven acabo los procesos de la mejor manera, pero esto solo repercute en la ejecución delas actividades de manera positiva en la mitad de los empleados, ya que la otramitad piensan que la capacitación que recibieron no influye en su rendimiento yproductividad.41.- ¿La empresa ha desarrollado una iniciativa que fomenta el nivel de decisiónde los empleados?Interpretación.- La organización, ha procurado implementar técnicas quedesarrollen la habilidad del personal administrativo en la toma de decisiones, através del otorgamiento de facultades que propicien la autonomía de losempleados en la realización de sus actividades.Aunque se recibió respuesta positiva en cuanta esta implementación de iniciativaen la toma de decisiones, debido a que algunos la han apreciado, es muy poca ladiferencia que existe entre los que no se han sentido en la libertad de hacerlo y a 70
  76. 76. los que simplemente la situación no les genera incomodidad o no relacionan eldesempeño de sus actividades con las decisiones que toman.42.- ¿Esta atribución de facultades de decisión afirman un alto nivel de confianza?Interpretación.- Algunos del personal administrativo encuentran seguridad en susacciones, gracias a que la organización ha procurado brindarles autoridades en lasdecisiones que deben tomar, esto ha fomentado la percepción del control quetienen dentro de su puesto, favoreciendo la ejecución de sus actividades. Debido aque no todos sienten la libertad en la toma de decisiones que la empresa hatratado de otorgarles, algunos consideran que éstas no tienen relevancia dentro dela organización disminuyendo su confianza y su aportación de opiniones.43.- ¿El estilo de liderazgo que ejerce la dirección se inclina al cumplimiento de lastareas? 71
  77. 77. Interpretación.- ModelArte ha tratado que los empleados encuentren satisfacciónen el desempeño de las actividades que realizan, algunos del personaladministrativo perciben que el tipo de liderazgo ejercido, se enfoca únicamente enel cumplimiento de las tareas realizadas y los resultados que de estas seobtengan, dando como consecuencia, que se consideren de poca importanciapara la empresa. Sin embargo los restantes, consideran que son valiosos paraModelArte como elementos y que la empresa se preocupa por ellos, de estemodo, responden interesándose por el cumplimiento de los objetivos de la misma.44.- ¿Su jefe directo usa la motivación como método de liderazgo?Interpretación.- Aunque la mayoría del personal administrativo asegura que sujefe inmediato emplea técnicas motivacionales para que se sientan parte de laorganización y desempeñen de manera correcta y agradable su trabajo, existen 72
  78. 78. algunos que opinan que la motivación recibida no es relevante dentro deldesempeño de las actividades que llevan acabo.45.- ¿El estilo de liderazgo ejercido por la dirección inspira y motiva al personal?Interpretación.- El estilo de liderazgo que se ha desarrollado dentro de laempresa, ocasiona que la mayor parte del personal administrativo sientamotivación por llevar acabo sus actividades debido al modo en que haencaminado sus acciones, por otra parte el resto considera que el su jefeinmediato conlleva al logro de objetivos a través de su autoridad, no ejerciéndosecomo un guía con el cual se puedan sentir identificados.46.- ¿La comunicación se lleva acabo a nivel interpersonal de manera directa?Interpretación.- Existe dentro de la empresa un buen grado de compañerismoentre el personal administrativo, por consiguiente la mitad de los empleados creenque existe la confianza de expresarse de manera informal, debido a la cultura y el 73
  79. 79. ambiente organizacional que se vive en ella, debido a esto consideran adecuadoestablecer relaciones interpersonales y de trabajo en equipo. La otra mitad opinaque la comunicación es exclusivamente para tratar temas relevantes y propios deldesarrollo de las actividades y para acordar asuntos que competen a laorganización.47.- ¿Los canales de comunicación formales de la empresa son los adecuados?Interpretación.- En la empresa, es mayor el número de empleados que cree quelos medios a través de los cuales mantienen comunicación con su supervisor yjefe inmediato, se encuentran establecidos de forma adecuada; sin embargo espoca la diferencia entre los que opinan que, aunque estos existen, no son losuficientemente acordes a las necesidades de todos, teniendo como resultadociertas carencias en los canales de comunicación formales lo cuales al serrediseñados, incrementarían la capacidad productiva de estos.48.- ¿Se ha implementado alguna iniciativa para enriquecer los canales decomunicación? 74

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