Este documento describe los elementos y procedimientos básicos de un sistema de información contable para Corprosocial. Explica conceptos como sistema de información, sistema de información contable, ciclo contable, principios de contabilidad como la doble imputación y causación, y el papel de la contabilidad en las organizaciones.

1. ELEMENTOS Y PROCEDIMIENTOS BÁSICOS CONTABLES PARA CORPROSOCIAL.

2. Elaborado por: Diana Constanza Benjumea Buriticá Anyi Marcela Londoño Bedoya Gabriel Jaime Gómez Conde Edwin Alexander García Serna Asesora de práctica: Alba Lucía Gómez Ramírez Facultad de Contaduría Pública y Negocios Internacionales. Fundación Universitaria Luís Amigo

5. 1. ELEMENTOS CONCEPTUALES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE En la actualidad resulta prácticamente impensable llevar adelante cualquier actividad empresarial sin la ayuda directa o indirecta de un computador. Contar con información precisa en el momento oportuno, tiene un valor significativo para la empresa. A continuación se enuncian una serie de elementos y conceptos a tener en cuenta tanto para el manejo de la información como para la implementación de un sistema de información ya sea a través del computador o en forma manual.

6. ¿QUE ES UN SISTEMA? Se puede definir como un conjunto de funciones, componentes o elementos que interactúan entre sí, interrelacionados que forman un todo. En otras palabras, es aquel que obtiene, procesa, almacena y distribuye la información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Todo sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información. La retroalimentación consiste en entradas devueltas para ser evaluadas y perfeccionadas.

8. Es un conjunto de datos económicos, sociales y ambientales que representan una serie de transacciones comerciales, empleando las técnicas y procedimientos aptos para el registro de la contabilidad, con el fin de almacenar la información relativa a la empresa y sus actividades, que después de su procesamiento se traducen en informes, libros y estados financieros. ¿QUE ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE?

10. Muchas personas todavía creen que la contabilidad es una técnica de recopilación de información y es un proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la información de cada una de las transacciones efectuadas por la empresa. Esto no es verdad, la contabilidad se encarga de analizar y valorar los resultados económicos que obtiene la empresa agrupando y comparando resultados. Además registra y clasifica las operaciones de la empresa, para así informar a los usuarios externos e internos, todo bajo el control y supervisión del contador. ¿ CUAL ES EL PAPEL QUE DESEMPEÑA LA CONTABILIDAD DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES?

11. FUNDAMENTOS DEL SISTEMA CONTABLE ¿SABES QUE ES UNA CUENTA? Es un concepto contable que posibilita o tiene la capacidad de dar y recibir, por consiguiente acumula en forma ordenada las operaciones relacionadas con transacciones. Estas presentan los movimientos y los saldos en fechas determinadas conocidos como débitos y créditos.

12. ¿POR QUÉ ESTA COMPUESTO EL PLAN ÚNICO DE CUENTAS Y QUE ELEMENTOS CONTIENE? Un paquete contable es un software o programa de computador encargado de registrar, almacenar y procesar en orden cronológico las transacciones contables que realiza cualquier empresa, que ha de ser usado por las personas encargadas del manejo de la contabilidad y su supervisión, con la finalidad de obtener información en tiempo real que exprese la situación económica de la empresa Está compuesto por un catálogo de cuentas. Contiene la descripción y la dinámica de las mismas; las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas. Este plan unifica todos los conceptos, facilitando el análisis y la evaluación de la información de todos los sectores económicos. ¿QUÉ ES UN PAQUETE CONTABLE ?

15. ¿SABIAS QUE ES UN DEMO? Es un tipo de licencia de software en la que se tienen funciones restringidas del software o se puede apreciar el funcionamiento de las diferentes actividades y procesos que este realiza. Por lo general no tiene fecha de expiración. Cuando se habla de un demo significa tener versión de demostración que permite al usuario la prueba de un programa. ¿ CUAL ES LA COMPAÑÍA QUE DISEÑÓ EL DEMO OBSEQUIADO A CORPROSOCIAL? La compañía que facilita el demo se llama P & A Soluciones Integradas S.A. Esta empresa es una sociedad antioqueña, dedicada principalmente al desarrollo de software, tanto comercial como a la medida, con más de diez años de experiencia, habiendo participado en el desarrollo de múltiples proyectos en diferentes áreas de interés, dentro de los cuales se destacan los realizados para empresas tales como: el grupo SURAMERICANA, CONINSA-RAMÓN H., el MUNICIPIO DE MEDELLÍN, DISTRIHOGAR, COSMOVISIÓN, MARLLANTAS entre otros.

18. ELEMENTOS RELATIVOS A LA CONTABILIDAD DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES ¿SABES CUÁL ES EL MANEJO QUE DEBE DARSE A LA INFORMACIÓN CONTABLE PARA REGISTRAR LOS HECHOS ECONÓMICOS? Los hechos económicos deben estar apropiadamente clasificados según su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadas. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, la clasificación se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente económico. Este debe incluir la totalidad de las cuentas de nivel y auxiliares en uso; con indicación de su descripción, de su dinámica y de los códigos o series cifradas que las identifiquen.

19. ¿CÓMO Y CUANDO DEBEN REGISTRARSE LOS ASIENTOS CONTABLES GENERADOS POR CUALQUIER ORGANIZACIÓN? Las operaciones deben registrarse cronológicamente, sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales. Los asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado. Esto quiere decir, que las operaciones se registran en el mismo día en que ocurra la transacción en los respectivos libros de contabilidad de acuerdo a las normas.

21. Es un sistema de información basado en el registro, clasificación, medición y resumen de cifras significativas que, expresadas básicamente en términos monetarios, muestra el estado de las operaciones y transacciones realizadas por la empresa. Proceso de información acumulativo de la empresa FUNCIONES Emitir Recolectar Interpretar Hacer seguimiento 2. CICLO CONTABLE ¿QUÉ ES CONTABILIDAD?

22. PROPIETARIOS – ACCIONISTAS - SOCIOS BANCOS COMUNIDAD PROVEEDORES CLIENTES GOBIERNO ORGANISMOS INSTITUCIONES DIRECCIÓN – GERENCIA ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTOS O ÁREAS DE LA EMPRESA - EMPLEADOS NIVEL INTERNO NIVEL EXTERNO INFORMACIÓN CONTABLE ¿QUIÉNES SON LOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE?

23. 1. Realización de un hecho económico. 2. Un hecho económico genera la elaboración de un soporte en orden consecutivo y cronológico . 3. A partir del soporte se elabora un comprobante de pago o de ingreso . 4. La información del comprobante se registra en un orden cronológico. 5. Se analizan las transacciones y se establecen periódicamente los resúmenes de las operaciones por cada cuenta. 6. Se resume la información en los estados financieros. ¿QUÉ ES UN PROCESO CONTABLE Y DE QUÉ SE COMPONE? Es la identificación, clasificación, registro e información de hechos económicos, tales como compra de mercancías, pago de nómina, venta de servicios a crédito realizados por la empresa .

25. Ingresos operacionales Préstamo recibido - Aumentan los ingresos operacionales - Aumenta la caja - Disminuye la caja - Aumentan los gastos - Aumenta el inventario de mercancía - Disminuye la caja o aumentan las cuentas por pagar (Proveedores) - Aumenta la caja - Aumenta las cuentas por pagar - Disminuye caja - Disminuyen las cuentas por pagar ¿CÓMO SE AFECTAN LAS CUENTAS CON LA DOBLE IMPUTACIÓN? Compra Gasto Abono a deuda

28. ¿QUÉ ES LA ECUACIÓN CONTABLE? Es un equilibrio permanente entre los recursos y las fuentes de financiación las cuales pueden ser los dueños de la empresa, utilidades obtenidas, proveedores, bancos. etc . Se puede expresar de la siguiente manera: ACTIVOS = PASIVO + PATRIMONIO A C T I V O S Caja $550.000 Cuentas por cobrar $260.000 Terreno $300.000 Equipo de Oficina $200.000 TOTAL ACTIVOS $1.310.000 P A S I V O P A T R I M O N I O Obligaciones financieras $500.000 Cuentas por pagar $100.000 Costos y gastos por pagar $ 13.000 TOTAL PASIVO $613.000 Aportes Sociales $400.000 Utilidad del ejercicio $297.000 TOTAL PATRIMONIO $697.000 $1.310.000 = $613.000 + $697.000 $1.310.000 = $1.310.000 ¿Qué representa la cuenta del ACTIVO ? El conjunto de bienes, derechos y valores que la empresa tiene en su poder al servicio de la actividad. ¿Qué representa la cuenta del PASIVOS ? El conjunto de deudas y obligaciones que la empresa tiene con los proveedores, empleados, bancos, etc. ¿Qué representa la cuenta del PATRIMONIO ?. Los aportes llevados por los dueños a un fondo común para desarrollar una actividad comercial y obtener beneficios los cuales se acumulan durante la vida del negocio.

29. ¿CUÁL ES LA RELACIÓN ENTRE LAS TRANSACCIONES ECONÓMICAS Y LA ECUACIÓN CONTABLE? Aumento en activo y disminución en activo Ejemplo: la empresa compra un vehículo de contado Aumento en activo y aumento en pasivo Ejemplo: la empresa compra maquinaria a crédito Aumento en activo y aumento en patrimonio Ejemplo: ingresa un nuevo socio a la empresa, quien aporta efectivo Disminución en activo y disminución en pasivo Ejemplo: Cancelación de un préstamo bancario Disminución en activo y disminución en patrimonio Ejemplo: retiro de un socio con pago en efectivo

31. ¿CÓMO SE UTILIZA EL LIBRO DIARIO? En dicho libro se registran en orden cronológico, los comprobantes contables que generan la realización de un hecho económico. El formato puede ser el siguiente: Diario General Página No. ___ Fecha Descripción Débito Crédito Se anota el año, mes y día en que se realizó la transacción. Se registra el nombre de la cuenta que esta siendo afectada, debitada o acreditada según el caso. Se anota el número del código de cada cuenta de acuerdo con lo estipulado en el plan de cuentas. Valor de la transferencia realizada. Valor de la transferencia realizada. Es la contrapartida de la cuenta debitada. Código contable

32. Ejemplo: Registro de transacciones en el libro diario Transacción 1: noviembre 1/06 la empresa recibe $400.000 en efectivo como aporte de capital de sus socios. Transacción 2: noviembre 5/06 la empresa compra un terreno en efectivo por $300.000 Transacción 3: noviembre 10/06 la empresa obtuvo un préstamo de $500.000 del banco. Fecha Código Débito Crédito Nov. 01/06 Caja Aportes Sociales 400.000 400.000 1105 3105 Descripción Fecha Código Débito Crédito Nov. 05/06 Terreno Caja 300.000 300.000 1504 1105 Descripción Fecha Código Débito Crédito Nov. 10/06 Caja Obligaciones Financieras Bancos Nacionales 500.000 500.000 1105 2105 Descripción En la contabilidad siempre debe existir igualdad entre el valor débito y el valor crédito para cada transacción.

33. Transacción 4: noviembre 20/06 la empresa adquiere muebles y enseres por $200.000. Pagando en efectivo la mitad y el resto en 30 días. Transacción 5: noviembre 22/06 la empresa vendió a crédito servicios a sus clientes por valor de $260.000 Transacción 6: noviembre 28/06 la empresa vendió de contado servicios a un cliente por $130.000 Transacción 7: noviembre 30/06 la empresa registró los siguientes gastos nómina $80.000 y servicios públicos $13.000. La nómina se pagó de contado y los servicios se acumularon para el mes siguiente. Fecha Código Débito Crédito Nov. 20/06 Equipo de oficina Caja Cuentas por pagar 200.000 100.000 100.000 1524 1105 2305 Descripción Fecha Código Débito Crédito Nov. 22/06 Clientes Ingresos Operacionales 260.000 260.000 1305 4155 Descripción Fecha Código Débito Crédito Nov. 28/06 Caja Ingresos operacionales 130.000 130.000 1105 4155 Descripción Fecha Código Débito Crédito Nov. 30/06 Gasto de personal Gasto servicios públicos Caja Costos y gastos por pagar 80.000 13.000 80.000 13.000 Descripción 5105 5135 1105 2335

34. ¿QUÉ ES EL LIBRO MAYOR O CUENTA T ? Es un documento o informe que recopila o acumula las diferentes transacciones registradas en el libro diario, de manera que permita presentar saldos de cuentas (caja, bancos, proveedores, etc.) y saber cuánto se tiene en un momento determinado. Nombre de la cuenta Débito Crédito Se anota el nombre de la cuenta utilizada en el registro de la transacción. Ejemplo: Caja, capital social. xxxxxxxx Se anota el valor débito que figura en el diario. (aumenta si es cuenta del activo o disminuye si es cuenta del pasivo o patrimonio) ¿Cómo se hace el traslado del libro diario al mayor? Una vez registradas las transacciones en el diario, éstas deben transferirse a las respectivas cuentas del libro mayor. Se anota el valor crédito que figura en el diario. (aumenta si es cuenta del pasivo o patrimonio o disminuye si es cuenta del activo. Se suma el valor de los débitos y luego el valor de los créditos. En seguida se hace una diferencia entre los dos lados para obtener el saldo.

35. Ejemplo: Registrar en una cuenta T cada una de las transacciones del libro diario. Transacción 1: Caja Aportes Sociales (1) 400.000 400.000 (1) Transacción 2: Caja (1) 400.000 300.000 (2) Terrenos (2) 300.000 Transacción 3: Caja (1) 400.000 300.000 (2) (3) 500.000 Obligaciones Financieras- Bancos Nacionales 500.000 (3) Transacción 4: Equipo de oficina (4) 200.000 Cuentas por pagar 100.000 (4) Cada uno de los números ( ) que tienen los valores representan el orden de las transacciones. Caja (1) 400.000 300.000 (2) (3) 500.000 100.000 (4)

36. Transacción 5: Clientes Ingresos Operacionales (5) 260.000 260.000 (5) Transacción 6: Caja (1) 400.000 300.000 (2) (3) 500.000 100.000 (4) (6) 130.000 Ingresos Operacionales 260.000 (5) 130.000 (6) Transacción 7: Gasto de personal Sueldos (7) 80.000 Caja (6) 130.000 (1) 400.000 300.000 (2) 80.000 (7) (3) 500.000 100.000 (4) Gastos Operacionales Servicios Costos y gastos por pagar (7) 13.000 13.000 (7) Recordemos que cada uno de los números ( ) que tienen los valores representan el orden de las transacciones.

37. ¿CÓMO SE CALCULAN LOS SALDOS DE LAS CUENTAS? Caja (1) 400.000 300.000 (2) (3) 500.000 100.000 (4) 550.000 (6) 130.000 80.000 (7) 1.030.000 480.000 Terrenos (2) 300.000 Aportes Sociales 400.000 (1) 300.000 400.000 Cuentas por pagar 100.000 (4) Equipo de oficina (4) 200.000 100.000 200.000 Obligaciones Financieras- Bancos Nacionales 500.000 (3) 500.000 Clientes (5) 260.000 Gastos de personal - sueldos (7) 80.000 260.000 80.000 Costos y gastos por pagar 13.000 (7) 13.000 Gastos operacionales - servicios (7) 13.000 13.000 Ingresos Operacionales 260.000 (5) 130.000 (6) 390.000

38. Luego de obtener los saldos se procede a elaborar el balance de prueba, el cual consiste en comparar los saldos de las cuentas que quedaron con valor en el débito y los saldos de las cuentas que quedaron con valor crédito a una fecha determinada, con el fin de verificar una igualdad en los totales. ¿QUÉ SIGUE DESPUÉS?

39. CORPROSOCIAL Balance de prueba al 30 de noviembre de 2006 NOMBRE DE LA CUENTA DÉBITO CRÉDITO Caja $ 550.000 Clientes 260.000 Terrenos 300.000 Equipo de oficina 200.000 Gastos Operacionales – sueldos 80.000 Gastos Operacionales – Servicios 13.000 Cuentas por pagar $ 100.000 Obligaciones financieras 500.000 Costos y gastos por pagar 13.000 Aportes Sociales 400.000 Ingresos Operacionales 390.000 TOTALES $ 1.403.000 $ 1.403.000 Se pone el nombre de la empresa. y la fecha del mes al que corresponde. Se anotan en la columna izquierda los saldos débito. Se anotan en la columna derecha los saldos crédito. Se suman las columnas y el total débito debe ser igual al total crédito. Los títulos de las cuentas se presentan en una lista. Primero las cuentas de saldo débito (generalmente las cuentas de activos y gastos) y luego las que están en saldo crédito (generalmente cuentas del pasivo, patrimonio e ingresos). Cuando en un balance de prueba, el total de débitos no es igual al total de créditos, el error pudo haberse presentado al registrar las transacciones en el diario, o una cuenta que es de naturaleza crédito se registra en el débito o viceversa, error al pasar los saldos a las cuentas T, al relacionar las cuentas en el balance de prueba o no se registro un saldo o puede estar sobrando otro. Ejemplo: Balance de prueba

43. Una vez registrados en los libros de contabilidad todos los hechos económicos realizados por la empresa a lo largo de un periodo contable, al finalizar éste se inicia el cierre de las cuentas de resultado y la preparación de los estados financieros. Son las cuentas que se usan para registrar las transacciones que tienen que ver con el desarrollo del objeto social, (por ejemplo: venta de zapatos, de artesanías, venta de chorizos, etc.) cuya finalidad es determinar una utilidad o pérdida en un periodo determinado, generalmente de 1 año. ¿QUÉ ES UN PERIODO CONTABLE? Tiempo en el cual la empresa calcula sus ingresos, determina los costos y gastos incurridos y presenta su situación económica. Generalmente es de 1 año que va del 01 de enero al 31 de diciembre. ¿QUÉ SON LAS CUENTAS DE RESULTADO? ¿QUÉ ES UN CIERRE CONTABLE? Al finalizar el periodo contable, con el propósito de medir razonablemente los resultados operacionales de la empresa y conocer su situación financiera, se procede con el cierre de cuentas. Los asientos de cierre tienen como principal finalidad determinar en libros la utilidad o pérdida del ejercicio.

45. Tendiendo en cuenta las transacciones efectuadas por la empresa, se seleccionan las cuentas de resultado que se encuentran en el libro mayor, y se procede con su respectivo cierre y con la elaboración de sus asientos. Gastos de personal - sueldos (7) 80.000 80.000 Gastos operacionales - servicios (7) 13.000 13.000 Ingresos Operacionales 260.000 (5) 130.000 (6) 390.000 Ganancias y pérdidas A medida que se van cerrando las cuentas, se deben hacer los asientos en forma de libro diario 80.000 80.000 13.000 13.000 390.000 390.000 0 0 0 93.000 390.000 297.000 297.000 0 Utilidad del ejercicio 297.000 Esto quiere decir que la empresa tuvo una utilidad de $297.000, es decir hubo más ingresos que gastos

51. CORPROSOCIAL Balance General a 31 diciembre de 2006 ACTIVO PASIVOS Activo Corriente Pasivo Corriente Caja $ xxxx Obligaciones Financieras $xxx Bancos xxxx Proveedores xxx Cuentas por cobrar a clientes xxxx Obligaciones laborales xxx Inventarios xxxx Total pasivo corriente xxx Total activos corrientes xxxx Pasivo No corriente Activos No corrientes Obligaciones financieras $xxx Inversiones $ xxxx Proveedores xxx Cuentas por cobrar xxxx Total pasivo no corriente xxx TOTAL PASIVO XXX Propiedad, planta y equipo Terrenos $ xxxx PATRIMONIO Edificios xxxx Capital Social $xxx (Depreciación acumulada) xxxx Reservas Obligatorias xxx Equipo de oficina xxxx Utilidades acumuladas xxx (Depreciación acumulada) xxxx Utilidades del ejercicio xxx Total activos no corrientes xxxx TOTAL PATRIMONIO XXX TOTAL ACTIVO XXXX PASIVO + PATRIMONIO XXX Nombre del estado financiero Nombre de la empresa fecha de corte Al lado izquierdo van todas las cuentas del activo, se comienza con los activos corrientes los cuales se suman y se obtiene un total, luego los no corrientes junto con los activos fijos se suman y se genera otro valor total. Estos dos valores se suman y obtenemos el valor total del activo. La depreciación no se suma, se le resta al valor de la propiedad, planta y equipo. Al lado derecho van todas las cuentas del pasivo, se comienza con los pasivos corrientes los cuales se suman y se obtiene un total, luego los no corrientes se suman y se genera otro valor total. Estos dos valores se suman y obtenemos el valor total del pasivo. Al lado derecho se ponen también todos los saldos de las cuentas que pertenecen al patrimonio. Se suman los valores y se obtiene el valor total del patrimonio. SIEMPRE: TOTAL ACTIVO = TOTAL PASIVO + TOTAL PATRIMONIO

52. Ejemplo: Con los saldos que se tiene del libro mayor se construye El Balance General. CORPROSOCIAL Balance General a diciembre 31 de 2006 ACTIVO Activo Corriente Caja $550.000 Cuentas por cobrar a cliente $260.000 Total activo corriente $810.000 Propiedad, planta y equipo Terrenos $300.000 Equipo de oficina $200.000 Total activo no corriente $500.000 TOTAL ACTIVO $1.310.000 PASIVO Pasivo Corriente Obligaciones Financieras $500.000 Cuentas por pagar $100.000 Costos y gastos por pagar $ 13.000 Total pasivo corriente $613.000 PATRIMONIO Aportes Sociales $400.000 Utilidad del ejercicio $297.000 Total patrimonio $697.000 TOTAL PASIVO $613.000 + TOTAL PATRIMONIO $697.000= $1.310.000

53. ¿QUÉ ES EL ESTADO DE RESULTADOS? Es un informe que presenta los resultados de las operaciones de negocios realizadas durante un período, mostrando los ingresos generados por ventas y los costos y gastos en los que haya incurrido la empresa. Muestra la rentabilidad de la empresa durante un período, es decir, las ganancias y/o pérdidas que la empresa tuvo. ¿CUÁL ES LA ESTRUCTURA DEL ESTADO DE RESULTADOS? Tener presente que el signo (-) ó (+), es para restar o sumar ese valor al resultado anterior. = Utilidad del ejercicio (-) Impuesto de Renta = Utilidad antes de Impuesto (-) Gastos No operacionales (+) Ingresos No operacionales = Utilidad Operacional (-) Gastos Operacionales = Utilidad Bruta (-) Costo de Venta Ventas

55. Ejemplo: Tener en cuenta el siguiente ejercicio para construir un estado de resultado. = Utilidad del ejercicio $182.655 (-) Impuesto de Renta $114.345 = Utilidad antes de Impuesto $297.000 (-) Gastos No operacionales $ 0 (+) Ingresos No operacionales 0 = Utilidad Operacional $297.000 (-) Gastos Operacionales $ 93.000 = Utilidad Bruta $390.000 (-) Costo de Venta $ 0 Ventas $390.000

56. 3. PAPELES DE TRABAJO O SOPORTES CONTABLES

59. Es un documento que se utiliza cuando los clientes solicitan la elaboración o despacho de una mercancía y allí se describe la cantidad, la referencia, el color y otros detalles. Con este también la empresa puede revisar si hay existencia de los artículos pedidos; para no facturar mercancía que no existe en el inventario. ¿QUÉ ES UN PEDIDO? Veamos un ejemplo: El 20 Junio de 2006; El Resplandor Ltda. le hace a Corprosocial solicitud de elaborar un pedido de zapatos para hombre. Que deberá ser enviado el día 25 Junio de 2006. LOS SOPORTES INTERNOS

61. Por ejemplo: Corprosocial registra venta de mercancías de contado, realizada el 25 Junio 2006 por valor de $2.100.000, 16% IVA; a la empresa El Resplandor Ltda.

62. ¿QUE ES UN RECIBO DE CAJA? Es el comprobante que se utiliza para registrar los dineros recibidos en la empresa y pueden ser en efectivo, cheques o consignaciones. Veamos un ejemplo: Corprosocial expide un recibo por la venta hecha a El Resplandor Ltda. Según factura Nº 001 el 25 Junio 2006 por valor de $2.436.000 de los cuales recibe un cheque de $2.000.000 y el resto de la compra en efectivo.

63. Es el soporte de los gastos que hace la empresa por cuantías mínimas, los cuales no justifican elaborar un cheque. Como por ejemplo pago de fotocopias, envíos de correo, compra de utensilios de aseo, transporte. Y con ello se demuestra que se utilizó dinero de la caja menor . ¿SABES QUE ES UN RECIBO DE CAJA MENOR ? Veamos un ejemplo: Corprosocial paga fotocopias el 28 junio de 2006 por valor de $29.500 a Fotocopias Roble

64. Este documento es el que respalda y justifica los pagos que realiza la empresa, y se les debe anexar los comprobantes de dicho pago como facturas originales, copias de contratos, cuentas de cobro y debe tener el sello de cancelado. Es un titulo valor de una orden de pago, que da una persona o empresa llamada (girador) a un banco, de pagar una suma de dinero a una persona que es llamada (beneficiaria) ¿QUÉ ES UN COMPROBANTE DE EGRESO? Por ejemplo: Corprosocial paga a Calzado Hector S.R el 23 Junio de 2006 la factura Nº 0232 de la compra de 100 pares de zapatos para hombre por valor de $4.060.000 con un cheque de Bancolombia Nº 54312 ¿QUÉ ES UN CHEQUE?

65. La trama de seguridad es una parte del comprobante donde muestra un duplicado del cheque que fue expedido al beneficiario; ello con el fin de evitar fraudes o falsificaciones.

66. Este documento se utiliza cuando es necesario registrar variaciones desfavorables para la empresa (mayor valor de los gastos); informa los abonos hechos en las cuentas por pagar de una devolución en ventas (clientes), empleados, errores en liquidaciones y otros ‘Para quien lo elabora es un GASTO y para quien lo recibe un INGRESO’ ¿QUÉ ES UNA NOTA CRÉDITO? Veamos un ejemplo: Corprosocial recibe el 2 Agosto 2006 una devolución de 10 pares de zapatos; de la venta realizada el día 25 Junio según factura de venta Nº 001.

68. Es un documento denominado también Kardex; el cual hace la empresa para tener un control en las entradas y salidas de la mercancía en los inventarios del almacén. En este documento se registran los productos con el valor del costo. ¿QUÉ ES UN INFORME DE ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACÉN ? Veamos un ejemplo: Corprosocial el 23 Junio compra 100 pares de zapatos con un costo unitario de $35.000 c/u y los registra en su inventario, hace una venta de 50 pares de zapatos el 25 Junio a Resplandor Ltda., devuelve 10 pares de zapatos de la compra realizada el 23 Junio a Hector R.S y el 2 de agosto le devuelven 10 pares de zapatos de la venta realizada el 25 Junio. .

74. ANEXO 1 125.000 4,96% 2.545.000 a 2.495.001 115.000 4,66% 2.495.000 a 2.445.001 105.000 4,34% 2.445.000 a 2.395.001 95.000 4,01% 2.395.000 a 2.345.001 85.000 3,66% 2.345.000 a 2.295.001 75.000 3,30% 2.295.000 a 2.245.001 65.000 2,93% 2.245.000 a 2.195.001 55.000 2,53% 2.195.000 a 2.145.001 45.000 2,12% 2.145.000 a 2.095.001 35.000 1,69% 2.095.000 a 2.045.001 25.000 1,24% 2.045.000 a 1.995.001 15.000 0,76% 1.995.000 a 1.945.001 5.000 0,26% 1.945.000 a 1.895.001 Tarifa del 20% 0 0,00% 1.895.000 a 1 Tarifa del 0% Valor Porcentaje Intervalos de ingresos Tabla de retención en la fuente para salarios año gravable 2006 (Art. 1 de Decreto 4713 del 26/12/2005 )

75. 221.500 7,38% 3.010.000 a 2.995.001 215.000 7,24% 2.995.000 a 2.945.001 205.000 7,02% 2.945.000 a 2.895.001 195.000 6,79% 2.895.000 a 2.845.001 185.000 6,56% 2.845.000 a 2.795.001 175.000 6,32% 2.795.000 a 2.745.001 165.000 6,07% 2.745.000 a 2.695.001 155.000 5,81% 2.695.000 a 2.645.001 145.000 5,53% 2.645.000 a 2.595.001 135.000 5,25% 2.595.000 a 2.545.001

76. 506.425 12,71% 4.010.000 a 3.960.001 491.925 12,50% 3.960.000 a 3.910.001 477.425 12,29% 3.910.000 a 3.860.001 462.925 12,07% 3.860.000 a 3.810.001 448.425 11,85% 3.810.000 a 3.760.001 433.925 11,62% 3.760.000 a 3.710.001 419.425 11,38% 3.710.000 a 3.660.001 404.925 11,14% 3.660.000 a 3.610.001 390.425 10,89% 3.610.000 a 3.560.001 375.925 10,63% 3.560.000 a 3.510.001 361.425 10,37% 3.510.000 a 3.460.001 346.925 10,10% 3.460.000 a 3.410.001 332.425 9,82% 3.410.000 a 3.360.001 317.925 9,53% 3.360.000 a 3.310.001 303.425 9,24% 3.310.000 a 3.260.001 288.925 8,93% 3.260.000 a 3.210.001 274.425 8,62% 3.210.000 a 3.160.001 259.925 8,29% 3.160.000 a 3.110.001 245.425 7,96% 3.110.000 a 3.060.001 230.925 7,61% 3.060.000 a 3.010.001 Tarifa del 29%

77. 796.425 15,98% 5.010.000 a 4.960.001 781.925 15,84% 4.960.000 a 4.910.001 767.425 15,71% 4.910.000 a 4.860.001 752.925 15,57% 4.860.000 a 4.810.001 738.425 15,43% 4.810.000 a 4.760.001 723.925 15,29% 4.760.000 a 4.710.001 709.425 15,14% 4.710.000 a 4.660.001 694.925 14,99% 4.660.000 a 4.610.001 680.425 14,84% 4.610.000 a 4.560.001 665.925 14,68% 4.560.000 a 4.510.001 651.425 14,52% 4.510.000 a 4.460.001 636.925 14,36% 4.460.000 a 4.410.001 622.425 14,19% 4.410.000 a 4.360.001 607.925 14,02% 4.360.000 a 4.310.001 593.425 13,85% 4.310.000 a 4.260.001 578.925 13,67% 4.260.000 a 4.210.001 564.425 13,49% 4.210.000 a 4.160.001 549.925 13,30% 4.160.000 a 4.110.001 535.425 13,11% 4.110.000 a 4.060.001 520.925 12,91% 4.060.000 a 4.010.001

78. 1.115.425 18,33% 6.110.000 a 6.060.001 1.100.925 18,24% 6.060.000 a 6.010.001 1.086.425 18,15% 6.010.000 a 5.960.001 1.071.925 18,06% 5.960.000 a 5.910.001 1.057.425 17,97% 5.910.000 a 5.860.001 1.042.925 17,87% 5.860.000 a 5.810.001 1.028.425 17,78% 5.810.000 a 5.760.001 1.013.925 17,68% 5.760.000 a 5.710.001 999.425 17,58% 5.710.000 a 5.660.001 984.925 17,48% 5.660.000 a 5.610.001 970.425 17,38% 5.610.000 a 5.560.001 955.925 17,27% 5.560.000 a 5.510.001 941.425 17,16% 5.510.000 a 5.460.001 926.925 17,05% 5.460.000 a 5.410.001 912.425 16,94% 5.410.000 a 5.360.001 897.925 16,83% 5.360.000 a 5.310.001 883.425 16,72% 5.310.000 a 5.260.001 868.925 16,60% 5.260.000 a 5.210.001 854.425 16,48% 5.210.000 a 5.160.001 839.925 16,36% 5.160.000 a 5.110.001 825.425 16,23% 5.110.000 a 5.060.001 810.925 16,11% 5.060.000 a 5.010.001

79. 1.376.425 19,71% 7.010.000 a 6.960.001 1.361.925 19,64% 6.960.000 a 6.910.001 1.347.425 19,57% 6.910.000 a 6.860.001 1.332.925 19,50% 6.860.000 a 6.810.001 1.318.425 19,43% 6.810.000 a 6.760.001 1.303.925 19,36% 6.760.000 a 6.710.001 1.289.425 19,29% 6.710.000 a 6.660.001 1.274.925 19,22% 6.660.000 a 6.610.001 1.260.425 19,14% 6.610.000 a 6.560.001 1.245.925 19,07% 6.560.000 a 6.510.001 1.231.425 18,99% 6.510.000 a 6.460.001 1.216.925 18,91% 6.460.000 a 6.410.001 1.202.425 18,83% 6.410.000 a 6.360.001 1.187.925 18,75% 6.360.000 a 6.310.001 1.173.425 18,67% 6.310.000 a 6.260.001 1.158.925 18,59% 6.260.000 a 6.210.001 1.144.425 18,50% 6.210.000 a 6.160.001 1.129.925 18,42% 6.160.000 a 6.110.001

80. 1.619.445 20,97% 7.746.000 a 7.696.001 1.601.945 20,88% 7.696.000 a 7.646.001 1.584.445 20,79% 7.646.000 a 7.596.001 1.566.945 20,70% 7.596.000 a 7.546.001 1.549.445 20,60% 7.546.000 a 7.496.001 1.531.945 20,51% 7.496.000 a 7.446.001 1.514.445 20,41% 7.446.000 a 7.396.001 1.496.945 20,31% 7.396.000 a 7.346.001 1.479.445 20,21% 7.346.000 a 7.296.001 1.461.945 20,11% 7.296.000 a 7.246.001 Tarifa del 35% 1.446.895 20,02% 7.246.000 a 7.210.001 1.434.425 19,96% 7.210.000 a 7.160.001 1.419.925 19,90% 7.160.000 a 7.110.001 1.405.425 19,84% 7.110.000 a 7.060.001 1.390.925 19,77% 7.060.000 a 7.010.001

81. más el 35% del exceso sobre $ 8.096.000 1.741.945 En adelante 8.096.001 1.741.945 21,58% 8.096.000 a 8.046.001 1.724.445 21,50% 8.046.000 a 7.996.001 1.706.945 21,41% 7.996.000 a 7.946.001 1.689.445 21,33% 7.946.000 a 7.896.001 1.671.945 21,24% 7.896.000 a 7.846.001 1.654.445 21,15% 7.846.000 a 7.796.001 1.636.945 21,06% 7.796.000 a 7.746.001

82. 4. CUENTAS DE COSTOS

84. ¿QUE ELEMENTOS COMPONEN LOS COSTOS? MATERIALES DIRECTOS MANO DE OBRA DIRECTA COSTOS INDIRECTOS O GENERALES

85. Es toda la materia prima que se transforma en producto. Su cuantía es significativa. Es fácil su medición y valuación. Es la nómina de todo el personal que interviene en la elaboración del producto. Son los salarios, prestaciones sociales, aportes parafiscales y todo lo devengado por los trabajadores que se encargan directamente de la transformación de materiales en producto terminado Ej: Operarios Son los costos que no tienen relación directa con el producto o servicio. Son de difícil, identificación, medición o relación con un producto o departamento específicos. Ej: Material indirecto, Mano de obra indirecta, depreciaciones, servicios públicos, amortizaciones, arrendamiento, mantenimiento entre otros. ¿CUÁLES SON LOS ELEMENTOS DEL COSTO? ¿QUÉ SON MATERIALES DIRECTOS? ¿QUÉ ES LA MANO DE OBRA DIRECTA? ¿QUÉ SON LOS COSTOS INDIRECTOS? Básicamente son tres: mano de obra directa, material directo y costos indirectosde fabricacion

86. Compra de materiales de consumo DIFERENCIA MATERIALES QUE SE TRANSFORMAN EN PRODUCTO TERMINADO Y HACEN PARTE DEL PRODUCTO MISMO - Para el Pan: huevos, harina, levadura Materia prima directa MATERIALES QUE SE GASTAN EN LA FABRICACIÓN PERO NO HACEN PARTE DEL PRODUCTO O AL HACER PARTE DEL PRODUCTO ES DIFÍCIL SU MEDICIÓN E IDENTFICACIÓN - Papelería de oficina Costos indirectos o generales MATERIALES Compra de materias primas

87. Operarios Supervisores Contratistas Secretaria Aseador Mensajero Contador DIFERENCIA PERSONAL QUE INTERVIENE EN EL PROCESO DE TRANSFORMACIÓN DE LA MATERIA PRIMA O LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Mano de obra directa PERSONAL QUE NO INTERVIENE DIRECTAMENTE EN LA ELABORACIÓN DEL PRODUCTO O ESTA VINCULADO A LA ADMINISTRACIÓN DEL NEGOCIO Mano de obra indirecta y gastos salarios de administración MANO DE OBRA

88. Alquiler Energía Mantenimiento y Depreciación de máquinas Teléfono Papelería Aseo Depreciación de muebles de oficina DIFERENCIA DESEMBOLSOS CAUSADOS POR EL PROCESO DE FABRICACIÓN O PRESTACIÓN DEL SERVICIO QUE NO SE IDENTIFICA EN EL PRODUCTO O ES DIFÍCL SU MEDICIÓN Costos indirectos de fabricación DESEMBOLSOS CAUSADOS EN LA ADMINISTRACIÓN DEL NEGOCIO Gastos generales de administración COSTOS GENERALES

89. EN UN EMPRESA DE SERVICIOS , debe mostrar con precisión cual es el costo de realizar cualquier actividad. El costo se calcula de acuerdo con el tiempo de dedicación del operario, la papelería, las depreciaciones de la propiedad planta y equipo para determinar el costo del servicio. EN UNA EMPRESA COMERCIAL es factible determinar cual es el costo de la venta, integrado no solamente por el costo de adquisición, sino, por todos aquellos desembolsos adicionales necesarios para colocar la mercancía en manos del consumidor final. ¿QUE APLICACIÓN TIENEN LOS COSTOS? EN EMPRESAS DE TRANSFORMACIÓN , el costo se establece mediante la sumatoria de los tres elementos del costo: materias primas + trabajo + otros costos ( indirectos ). EN EMPRESAS EXTRACTIVAS , el cálculo del agotamiento, (Disminución del recurso natural), que involucra todos lo desembolsos necesarios para la extracción,

90. ¿CUÁLES SON LOS PASOS PARA UN CICLO DE CONTABILIZACIÓN DE COSTOS? ALMACEN DE MERCANCIAS MATERIA PRIMA DIRECTA COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN COMPRA DE MATERIA PRIMA INVENTARIO DE MATERIA PRIMA NÓMINA VINCULADA A LA PRODUCCIÓN USO Y CONSUMO DE MATERIALES MATERIA PRIMA Y NÓMINA NO IDENTIFICADA O DIFÍCIL DE ASOCIAR A LA PRODUCCIÓN INVENTARIO DE PRODUCTO EN PROCESO CONTRATISTAS VINCULADOS A LA PRODUCCIÓN MANO DE OBRA DIRECTA ESTADO DE COSTOS ESTADO DE RESULTADOS INVENTARIO DE PRODUCTO TERMINADO

94. ¿CÓMO ES EL SEGUIMIENTO A LOS COSTOS POR ORDENES DE PRODUCCIÓN? En una Hoja de Costos se hace el seguimiento a los tres elementos del costo de producción, los cuales al totalizarlos se dividen por el número de unidades producidas Obteniendo así el costo unitario.

95. ¿CÓMO SE REGISTRAN LOS COSTOS DE LA PRODUCCIÓN DE CADA UNA DE LAS ORDENES? Se registran cada una de las órdenes, utilizando la denominada “Hoja de Costos” la cual atiende a las necesidades de cada empresa y mínimamente debe contener: Nombre de la empresa, número de la orden de producción, cliente, fecha de iniciación , fecha de terminación producto, cantidad, costos de materiales directos, costos de mano de obra directa y costos indirectos de fabricación; cada uno con su respectiva fecha de aplicación, costo total y costo unitario

96. ¿CÓMO ES UNA HOJA DE COSTOS POR ORDENES DE PRODUCCIÓN ? A B C A + B +C = D D / E = CU E Cliente: Tienda Don Chucho: Fecha de iniciación:01/12/2006 Producto: Billeteras Cantidad:20 Fecha de Terminación:03/12/2006 Costo Total: $247.500 Costo unitario: $12.375 CORPROSOCIAL HOJA DE COSTOS Orden de Producción. No. 03 29.500 166.000 52.000 TOTAL REPUESTO MÁQUINA 11.500 PULIDA 36.000 5 BROCHES 5.000 03/12/2006 PEGANTE 8.500 COSER 55.000 12 METROS DE TELA 11.000 02/12/2006 TUBO DE HILO 9.500 CORTE 75.000 10 METROS DE CUERO 36.000 01/01/2006 CONCEPTO VALOR CONCEPTO VALOR CONCEPTO VALOR COSTOS INDIRECTOS CIF MANO DE OBRA DIRECTA MATERIALES DIRECTOS FECHA DE APLICACIÓN