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Analizaremos las subcuentas en Contaplus, indagando en todos los aspectos de importancia.

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  1. 1. Campus Iforma Contabilidad: Nivel Básico Unión Europea Fondo Social Europeo www.iforma.es/campus Contaplus 2012 Módulo 1: El Menú Global Contaplus 2012 Módulo 2 Ud2: Las Subcuentasççççç 1
  2. 2. Campus Iforma Contabilidad: Nivel Básico Unión Europea Fondo Social Europeo www.iforma.es/campusIntroducciónDesde la tabla de subcuentas, podremos llevar un completo mantenimiento yseguimiento de las mismas. Se trata de una tabla que contiene mucha informaciónnecesaria para el control de los movimientos contables de nuestra empresa.Si pulsamos y activamos el botón de Activación / Desactivación información extendida,del menú se subcuentas, al marcar con el ratón una de ellas, la aplicación nos mostrará susdatos fiscales, así como un gráfico con la información del saldo mensual.ImportanteTodos los apuntes en el Diario deben introducirse utilizando subcuentas, con todos susdígitos, aunque sean completados con ceros.1. 1 El Menú SubcuentasEn cada subcuenta visualizaremos las siguientes carpetas:DatosPrimera carpeta que muestra el programa al entrar en una subcuenta, estará formada porlos siguientes campos: 2
  3. 3. Campus Iforma Contabilidad: Nivel Básico Unión Europea Fondo Social Europeo www.iforma.es/campusAñadir subcuentaDatos- Código de la SubcuentaCampo numérico y sus dígitos dependerán del dato introducido en el momento de lacreación de la empresa. Disponemos de una búsqueda incremental al lado del campo paraque pueda consultar el resto de las subcuentas creadas.EjemploSi al crear la empresa establecimos como número de dígitos 7 una posible subcuenta sería4300001.ImportantePara una correcta validación del 349, los dos primeros dígitos de las subcuentas de clientes yproveedores comunitarios, deben ser el código del país. 3
  4. 4. Campus Iforma Contabilidad: Nivel Básico Unión Europea Fondo Social Europeo www.iforma.es/campus- DescripciónCampo de 40 caracteres con la posibilidad de complementarlo con la Descripción largade la subcuenta.ImportanteTodos los listados utilizarán el campo Descripción con 40 caracteres. Para obtener listados conla descripción larga hay que remitirse al módulo de Informes y posicionar este campo en ellistado.-Descripción larga de la subcuentaAl finalizar la introducción del campo subcuenta, se activarán el resto de campos.-Identificación fiscal. BeneficiarioEn este apartado cumplimentaremos todos los datos fiscales del beneficiario de lasubcuenta.-OrdenanteDe igual modo debemos facilitar los datos del ordenante de esta subcuenta.-Representate legal (solo para menores de 14 años)En el caso de que lo hubiera, hay que facilitar los datos de la persona que representa almenor de 14 años.ParámetrosDentro de esta nueva pantalla tenemos más opciones de configuración de subcuentas.Si estamos añadiendo una subcuenta en moneda extranjera, se seleccionará la opcióndestinada al efecto, lo cual activará los campos asociados a esta función. 4
  5. 5. Campus Iforma Contabilidad: Nivel Básico Unión Europea Fondo Social Europeo www.iforma.es/campusSubcuenta en divisas- MonedaSubcuenta moneda extranjeraMarcamos esta opción si el importe de la subcuenta que estamos añadiendo es distinto aleuro. La especificaremos en la casilla Divisa.DivisaSe introducirá en el código de la misma. La divisa ha de ser creada con anterioridad.Documento Obligatorio 5
  6. 6. Campus Iforma Contabilidad: Nivel Básico Unión Europea Fondo Social Europeo www.iforma.es/campusOpción que nos obliga a asociar un documento con las operaciones en monedaextranjera, para así tener un control más exhaustivo. Esta opción es altamenterecomendable si realizamos operaciones en moneda extranjera.Regularización Automática en Moneda Extranjera en el Proceso de Ajuste de DivisasActiva/desactiva la empresa para los procesos de ajuste de divisas.Desde esta carpeta, también podremos definir las subcuentas de IVA soportado yrepercutido, tomando las distintas combinaciones que ofrece el programa.- AnalíticaPodrá asociar la subcuenta a un proyecto determinado, de tal forma que cada vez querealice algún proceso que genere asientos e intervenga una subcuenta con proyectoasignado automáticamente en el asiento se indicará ese proyecto.- SegmentosPuede recoger el código de segmento por defecto que la subcuenta llevaráautomáticamente en los asientos.- IRPFMarcando esta opción define esta subcuenta como IRPF.- Subcuenta contrapartida para el cierreEl usuario debe indicar obligatoriamente una subcuenta ya existente en la tabla.- Gestionar actividades continuadas / interrumpidasEl usuario marcará con un check si desea esta opción.- Gestionar cobros en metálicoEsta opción la marcaremos si permitimos que en el comportamiento de esta subcuentapodamos utilizar como forma de pago metálico.- Cobro más frencuente en metálicoSi la opción más habitual va a ser forma de pago metálico, debemos marcar la opción.Computable / Deducible Modelo 130Marque esta opción para tener en cuenta esta Subcuenta para el modelo 130.Gestionar provisión de fondosMarque o desmarque el check para que esta Subcuenta se utilice o no para tal efecto. 6
  7. 7. Campus Iforma Contabilidad: Nivel Básico Unión Europea Fondo Social Europeo www.iforma.es/campusGestionar suplidosDe igual modo que en las opciones anteriores marque o no este check para utilizar estaSubcuenta a la hora de gestionar suplidos en la Gestión de Asientos.Cuando utiliza la cuenta creada a este efecto, aparecerá una pantalla en la gestión deasientos, donde debe indicar si es una factura o pago y los datos de la factura.VencimientosDesde esta ventana podemos vincular todos los vencimientos asociados a la subcuentaactiva. 7
  8. 8. Campus Iforma Contabilidad: Nivel Básico Unión Europea Fondo Social Europeo www.iforma.es/campusVisualización de vencimientosLos datos son consultivos, no pueden ser modificados. A continuación, explicaremos laserie de botones que aparecen en la pantalla:- Zoom VencimientoAmplia el vencimiento activo mostrando todos sus datos.- Localizar VencimientoLocaliza un vencimiento a través de su fecha.Cheques 8
  9. 9. Campus Iforma Contabilidad: Nivel Básico Unión Europea Fondo Social Europeo www.iforma.es/campusDesde esta ventana podemos visualizar todos aquellos cheques o pagarés asociados a lasubcuenta activa.Visualización de chequesLos datos son consultivos, no pueden ser modificados. En la pantalla anterior podemos veruna serie de botones que son explicados a continuación:- Zoom ChequeAmplia el cheque activo mostrando todos sus datos.-Localizar ChequeLocaliza un cheque a través de su fecha.ImportanteSi al entrar en alguna subcuenta a modificar algún dato y cambia el NIF o la Descripción de la 9
  10. 10. Campus Iforma Contabilidad: Nivel Básico Unión Europea Fondo Social Europeo www.iforma.es/campusSubcuenta, la aplicación le preguntará si desea actualizar los datos fiscales de la subcuenta enlas partidas de impuesto del diario. Si pulsa No, se guardarán los cambios en la subcuentapero sin ningún efecto en el diario, pero si por el contrario pulsa Sí, el programa le pedirá unafecha inicio y fin para definir el rango dentro del cual se realizarán los cambios en el diario. Lasfechas tienen que estar dentro del ejercicio activo.1.2. Estudio de la Barra HorizontalA continuación, explicaremos algunos de los botones del menú horizontal, que facilitarán el uso del programa:Ver  Saldos  Se ha incluido esta opción dentro de este menú, por la facilidad de uso que su ejecución conlleva.Mayor  Pulsando este botón, podremos acceder al mayor de la subcuenta elegida. 10
  11. 11. Campus Iforma Contabilidad: Nivel Básico Unión Europea Fondo Social Europeo www.iforma.es/campusMayor de la subcuentaEn esta nueva ventana vemos todas las partidas de los asientos de la subcuenta con toda la información necesaria,exactamente como aparece en el asiento. En la parte superior encontramos una serie de campos que nos permiteobtener los datos en un rango determinado de fechas. Si cambiamos el periodo de fechas, debemos pulsar el botónrecalcular para actualizar los saldos.En la primera columna de la izquierda I, aparecerá marcada si la forma de pago es Importe en metálico, alvisualizar el asiento esta columna también nos la mostrará en la parte derecha.Además, si deseamos visualizar el asiento completo, basta con situarse sobre una de sus partidas y pulsar Asiento.En ella vemos todas sus partidas y comentarios. 11
  12. 12. Campus Iforma Contabilidad: Nivel Básico Unión Europea Fondo Social Europeo www.iforma.es/campusGestión  Documental  Esta opción comprende el escaneo de imágenes de la versión anterior y la asociación de documentos a las opcionesdel programa en las que se ha incorporado.NotaNo necesita tener ningún tipo de escáner predeterminado, puede utilizar cualquier tipo dedispositivo TWAIN, de captura de imagen. (Escáner, Cámara digital ........).Estará disponible en: -­‐  Subcuentas   Financiera Plan General Contable Subcuentas, seleccionará una subcuenta y seguidamente en la barra de herramientas que se encuentra a la izquierda se su pantalla, pulsará sobre el botón Gestión Documental. -­‐Gestión  de  Asientos   Financiera Opciones de diarioGestión de asientos, seleccionará un asiento(podrá situar el cursor en cualquier apunte) y seguidamente en la barra de herramientas, pulsará sobre el botón Gestión Documental. Visualizará una cámara en el campo Imagen para saber que tiene asociaciones. 12
  13. 13. Campus IformaContabilidad: Nivel Básico Unión Europea Fondo Social Europeowww.iforma.es/campus -­‐  Vencimientos   Financiera Vencimientos, seleccionará un vencimiento y seguidamente en la barra de herramientas que se encuentra a la izquierda se su pantalla, pulsará sobre el botón Gestión Documental. -­‐  Gestión  de  Cheques   Cheques Gestión de Cheques, seleccionará el cheque y seguidamente en la barra de herramientas que se encuentra a la izquierda se su pantalla, pulsará sobre el botón Gestión Documental. Para poder asignar imágenes a un cheque debe rellenar el campo Serie/ Nº. -­‐  Inventario   InventarioGestión de Inventario, seleccionaremos el inventario al queremos asociar un fichero y pulsaremos sobre el botón Gestión Documental que se encuentra en la barra de herramientas situada a la izquieda de su pantalla. Al pulsar este botón, visualizaremos la siguiente pantalla: Al añadir visualizaremos la siguiente ventana: 13
  14. 14. Campus Iforma Contabilidad: Nivel Básico Unión Europea Fondo Social Europeo www.iforma.es/campus Campos que debe cumplimentar en esta opción: o Documento, Campo no modificable, mostrará la ruta donde esta guardada el Fichero que hemos adjuntado. Por defecto aparecerá en blanco, hasta que introduzcamos la ruta. o Descripción, Debe rellenar obligatoriamente este campo para poder continuar el proceso. Podremos asociar Ficheros desde: o Obtener Imagen desde Scanner En esta ventana seleccionaremos la extensión de la imagen que vamos a escanear, por defecto aparecerá marcado .JPG. En la siguiente pantalla seleccionaremos la ruta y nombre con el que guardaremos la imagen, al aceptar, aparecerá una nueva ventana con una lista de los escáner conectados a su ordenador. • Obtener documento desde fichero, Visualizará una nueva ventana, en la que podrá seleccionar los ficheros que desee. Podrá asociar cualquier tipo de fichero, menos aquellos con extensión exe, bat y com.ImportanteLos ficheros quedarán guardados en una carpeta denominada Images, que secreará automáticamente en su ordenador dentro de la carpeta (EMP) de suempresa activa.Una vez grabados los ficheros quedarán reflejados de la siguiente forma: 14
  15. 15. Campus Iforma Contabilidad: Nivel Básico Unión Europea Fondo Social Europeo www.iforma.es/campusSólo se podrá modificar la descripción de fichero, para ello seleccionará un registro de laventana “Gestión Documental” y editará dicho campo.Para eliminar, deberá situar el cursor sobre el fichero y pulsar este botón. La aplicación mostraráun mensaje de aviso.Si pulsa Si, se eliminará la asociación y el fichero creado en la carpeta EMP. Es conveniente noborrar la primera ubicación de los ficheros, de esta forma si eliminamos la asociación yqueremos volver a asociarlos con posterioridad los tendremos disponibles. Si pulsa No, no seeliminará y se volverá a la pantalla de Gestión Documental.Para eliminar todos, Si tenemos varios ficheros asociados y queremos borrar todos deberá pulsarsobre este botón. No obstante, la aplicación mostrará un mensaje advirtiéndole de la acción queva a realizar. 15
  16. 16. Campus Iforma Contabilidad: Nivel Básico Unión Europea Fondo Social Europeo www.iforma.es/campusSi desea ver sólo uno de los ficheros asociados, deberá situar el cursor sobre él y pulsar el botón .VerEl fichero se visualizará con el programa que tenga asociado para los ficheros de esa extensión.Si desea visualizar todos los ficheros asociados a la opción deberá pulsar el botón Ver todos, seguidamente elprograma mostrará una pantalla con todos los ficheros asociados y su descripción pulsaremos sobre el que queramosvisualizar, cuando el fichero a visualizar sea una imagen extensión: .JPG o .BMP, podremos ampliarla directamentehaciendo doble clic sobre la misma.Ver Todas ImportanteRecordarle que los ficheros se visualizarán a través del programa quetengamos asociado para esa extensión. Excepto aquellas imágenes con extensión.JPG o .BMP, que se visualizán directamente a través del Internet Explorer.Desde el Panel de Gestión, opción Copias de Seguridad, podremos seleccionar las opciones: • Copiar Imágenes, se realizará también una copia de las imágenes asociadas. • Recuperar copia, se recuperarán las imágenes, sí al realizar el proceso de copia de seguridad estás se guardaron. • Correo  electrónico   Esta nueva opción, abrirá automáticamente el programa de correo electrónico que tengamos instalado en nuestro ordenador. Si la subcuenta sobre la que estemos posicionados tiene relleno el campo e-mail, de la carpeta de "Datos", en la ventana del nuevo correo aparecerá relleno el campo "Para". • Euro   Al pulsar sobre esta opción, todos los importes de la ventana activa aparecerán en euros. El tipo de cambio aplicado se configura desde la ventana Datos de empresa, dentro de Selección de empresas.Gestión  del  Conocimiento  Se encuentra en ContaPlus presente en, Subcuentas, Gestión de Asientos y Gestión de Inventario que nos permitirálocalizar más información relativa a nuestros Clientes, Proveedores y Agentes a través de la información contenidaen él y en FacturaPlus o TPVplus. 16
  17. 17. Campus Iforma Contabilidad: Nivel Básico Unión Europea Fondo Social Europeo www.iforma.es/campusGestión del conocimientoSi consultamos un cliente nos mostrará: 17
  18. 18. Campus Iforma Contabilidad: Nivel Básico Unión Europea Fondo Social Europeo www.iforma.es/campusGestión del conocimientoFacturaPlus o TPVplus• Deudas Pendientes, recibos pendientes de pagar, pendientes de servir, pedidos pendientes deservir.• Condiciones Particulares, si tiene alguna atípica (precios especiales o descuentos).• Estadísticas, porcentaje de venta de ese cliente respecto a las ventas totales de la empresa.• Condiciones comerciales, como forma de pago, riesgo máximo autorizado, y riesgo alcanzado.• Llamadas, registro de las llamadas de ese cliente, dadas de alta en el apartado deSistemaControl de llamadas.Del Agente nos mostrará:• Deudas Pendientes, facturas pendientes de pagar gestionadas por el agente.• Liquidaciones realizadas a ese agente.• Estadísticas porcentaje de facturas pagadas del agente, respecto al total facturado por laempresa.• Comisiones por facturas.Los datos que mostrará del Proveedor son los siguientes:• Deudas Pendientes, recibos pendientes de pago.• Pendiente de Entregar, pedidos pendientes de entregar por parte del proveedor.• Condiciones Particulares, si dicho proveedor dispone de Atípicas (condiciones especiales deprecios y descuentos).• Estadísticas, porcentaje que nos ha facturado el proveedor respecto al total facturado denuestros proveedores.Si la subcuenta que estamos consultando no se encuentra presente en FacturaPlus o TPVPlus y tenemos algúnvencimiento en ContaPlus asociado a esa subcuenta, los podremos consultar desde la Gestión del Conocimiento.NominaPlus  Desde esta opción podremos enlazar con el programa NominaPlus, para poder visualizar con detalle, las nóminas delos trabajadores. Para ello, debemos localizar una subcuenta que contenga dichas nóminas.ImportantePara poder visualizar los datos, la subcuenta debe estar correctamenteconfigurada en NominaPlus. Para más información diríjase al manual deNominaPlus y tener realizado el enlace en la carpeta Ruta Programa de Sp dela opción Selección de Empresa, en el menú Global.La parte superior de la ventana nos mostrará una lista de las nóminas mensuales recogidas en esta subcuenta. Lainferior nos muestra la nómina de la parte superior de forma detallada. Todos los datos que aparecen son solamenteinformativos, es decir, no pueden ser modificados desde ContaPlus. 18
  19. 19. Campus Iforma Contabilidad: Nivel Básico Unión Europea Fondo Social Europeo www.iforma.es/campusEnlace  FacturaPlus/TPVPlus  Al pulsar sobre esta opción, podremos enlazar con el programa FacturaPlus o bien con SP TVPplus, según tengamosdefinido el enlace en Ruta Programas de SP. Desde subcuentas podremos visualizar los datos de nuestros clientes yproveedores, así como sus documentos asociados.Si nos situamos sobre la subcuenta de un cliente o proveedor podemos ver la siguiente información.En esta pantalla, podemos ver todos los datos de nuestro cliente, como por ejemplo su NIF, dirección, teléfono, etc.Si pulsamos sobre la pestaña Documentos podremos ver los documentos del cliente.Los datos que aparecen en estas pantallas son informativos y no pueden ser modificados por elusuario desde ContaPlus.Si nos situamos sobre una subcuenta de un cliente, además de sus datos generales podremos veruna serie de datos comerciales.Igualmente podemos tener acceso de forma consultiva, a todos los documentos del cliente, comoson los pedidos, albaranes, facturas, abonos y recibos.ImportantePara poder visualizar los datos, la subcuenta debe estar correctamenteconfigurada en FacturaPlus o en TPVplus.Para poder aprovechar todas las ventajas de FacturaPlus o TPVplus y SP NominaPlus, éstosdeben estar correctamente instalados. El enlace se configura en el momento que damos de alta 19
  20. 20. Campus Iforma Contabilidad: Nivel Básico Unión Europea Fondo Social Europeo www.iforma.es/campusuna empresa. En ese momento debemos especificar la ruta del (los) programa(s) así comoseleccionar la empresa que queremos asociar con nuestra empresa en ContaPlus.Evaluación  del  Riesgo    Esta opción Sólo estará disponible, cuando la subcuenta sobre la que estemos situados sea de tercero y el C.I.F. oN.I.F. introducido en el campo destinado al efecto de la subcuenta del tercero sea correcto.Para que este botón esté operativo, debe estar situado sobre una subcuenta de terceros y haberintroducido correctamente el CIF/NIF en la subcuenta.Si se cumplen estas dos condiciones, al pulsar el botón aparecerá una nueva pantalla en la quedebe rellenar los siguientes campos:ImportantePara obtener estos datos debe estar registrado en el portal. • Login, Nombre del usuario que solicita la información. • Password, clave suministrada por la empresa a la que solicita la información.Dentro de esta opción podrá: • Aceptar, Si acepta visualizará una nueva pantalla con toda la información referente al producto que está a punto de comprar, así como su precio y forma de pago. • Cancelar, si cancela se cerrara la venta de Si On-Line volviendo al mantenimiento de subcuentas. • Registrar, en el caso de no estar registrado, podrá realizar el registro en este momento al pulsar este botón se abrirá la página del portal E-Informa.Al aceptar accedemos a la pantalla Información de Saldos en ella visualizaremos la siguienteinformación: 20
  21. 21. Campus Iforma Contabilidad: Nivel Básico Unión Europea Fondo Social Europeo www.iforma.es/campus • Nombre de usuario, nombre de usuario que ha solicitado la información. Saldo Productos: Importe que ha gastado solicitando productos. • Saldo en Euros, Importe aún disponible para solicitar información. Dispone de un teléfono de atención al cliente para posibles dudas.Si pulsa continuar visualizará la pantalla de Evaluación de Riesgo que mostrará detallado elriesgo del cliente del que queremos obtener la información.En la parte superior aparecerá un número que corresponderá al grado de riesgo, a su vez estaráacompañado de uno de los siguientes literales: 21
  22. 22. Campus Iforma Contabilidad: Nivel Básico Unión Europea Fondo Social Europeo www.iforma.es/campus • Riesgo Alto • Riesgo Moderado • Riesgo BajoY el correspondiente semáforo que cambiará de color según los siguientes intervalos: Rojo, Empresas que presentan, según datos oficiales presentes en las bases de datos de solvencia e incidencias de Grupo Informa, un elevado riesgo Comercial. Es muy recomendable examinar el informe completo de evaluación de riesgo de esta empresa. Amarillo, Empresas que presentan un riesgo comercial que puede representar una calificación de solvencia entre 4 y 15 sobre 20. Recomendable examinar el informe de evaluación de riesgo de esta empresa. Verde, Empresas que presentan un riesgo comercial muy bajo y que, por tanto, atienden a sus compromisos de pago sin ninguna dificultad financiera. Representan una calificación de solvencia superior a 16 sobre 20.Si no hubiera datos para ese NIF en el portal o cancelamos, saltará un mensaje de error.Una vez visualizados los datos, tendremos dos posibilidades: • Aceptar, pulsaremos esta opción para conocer el grado de riesgo de ese CIF/NIF, al aceptar aparecerá un círculo de color, Verde, Rojo o Amarillo, en la columna R de subcuentas. 22
  23. 23. Campus Iforma Contabilidad: Nivel Básico Unión Europea Fondo Social Europeo www.iforma.es/campus • Acceder a Informes, con esta opción accedemos al portal desde el que podremos ver los informes disponibles para ese CIF/NIF y comprar informes.Buscador  de  Informes    Para que esté operativo, debe estar situado sobre una subcuenta de terceros y haber introducido correctamente elCIF/NIF en la subcuenta.Si estos datos son correctos accedemos a la pantalla de Búsqueda de Información.Tendremos dos opciones de búsqueda: -­‐  N.I.F/N.I.F     Realizaremos la búsqueda de los informes disponibles de CIF/NIF de la subcuenta sobre la que estemos situados. -­‐  Otros     Si queremos buscar información de un CIF/NIF que no sea sobre el que estamos situados, seleccionaremos esta opción e introduciremos el código y nombre de la Provincia a la que pertenece así como su Razón Social.ImportantePara que esta opción esté disponible, debe estar dado de alta como usuario enel portal E-Informa.Al aceptar aparecerá la pantalla de Identificación: 23
  24. 24. Campus Iforma Contabilidad: Nivel Básico Unión Europea Fondo Social Europeo www.iforma.es/campus • Login; Nombre del usuario que solicita la información. • Password; Clave suministrada por la empresa a la que solicita la información.Dentro de esta opción podrá: • AceptarSe abrirá directamente la página del portal. • Cancelar, si cancela se cerrará la ventana Si On-Line volviendo al mantenimiento de subcuentas. • Registrar; En el caso de no estar registrado, podrá realizar el registro en este momento al pulsar este botón se abrirá la página del portal.Imprimir  Subcuentas  Tiene como condiciones para el listado• Subcuenta inicial• Subcuenta final• Subcuenta de moneda extranjera. Añade el código de la divisa en los listados. -­‐  Orden  de  la  Salida   • Código • Descripción -­‐  Filtros  de  Salida  para  Impresión   • Imprimir saldos. Sólo aparecerán las subcuentas cuyo saldo sea distinto de cero (0). • Saldos a cero. Aparecerán las subcuentas que hayan tenido movimientos durante el periodo solicitado aunque su saldo sea cero. • Saldos mensuales. • Imprimir los datos de la Banca Electrónica. • Imprimir los comentarios asociados a las subcuentas. 24
  25. 25. Campus IformaContabilidad: Nivel Básico Unión Europea Fondo Social Europeowww.iforma.es/campus 25

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