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“MANEJO TÉCNICO-ARCHIVÍSTICO DE
LEGAJOS DE PERSONAL”
Lic. Enrique Jorge Espinoza Salvatierra
Lic. Rocío Haydeé García Toledo
Lic. Juana Luisa Rosas Vara.
Medellin, Colombia, 24-26 de setiembre 2014
• “Declárese al Estado peruano en proceso
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• (Art. 1º, Ley Nº 27658, Ley Marco de
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• “El proceso de modernización de la gestión
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• (Ley Nº 27658, Ley Marco de
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• “Toda entidad de la Administración
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• (Art. 1º D.S. Nº 030-2002-PCM,
Reglamento de la Ley Marco de
Modernización de la Gestión del Estado)
MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL ESTADO
• “La finalidad de la presente ley es que las entidades
públicas del Estado alcancen mayores niveles de
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servicios de calidad a través de un mejor servicio
civil, así como promover el desarrollo de las
personas que lo integran”
• (Articulo II, Ley del Servicio civil).
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buscan el logro de los objetivos del Estado y la
realización de prestaciones de servicios públicos
requeridos por el Estado y la optimización de los
recursos destinados a este fin)
(Art. III, inc. c) Ley del Servicio Civil)
MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL ESTADO
CONCLUSIÓN
• La nueva gestión pública tendrá que estar
orientada al servicio del ciudadano, la persona
humana y la obtención de resultados.
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MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL ESTADO
SISTEMAS
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Legajos de Personal
• D. Ley Nº 19414, Ley de Defensa,
Conservación e Incremento del PDN y su
Reglamento D. S. Nº 022-75-ED.
• Ley Nº 25323, Ley del SNA y su Reglamento
D. S. Nº 008-92-JUS.
• Ley Nº 28296, Ley General del Patrimonio
Cultural de la Nación y su Reglamento D. S.
Nº 011-2006-ED.
• R. J. Nº 073-85-AGN/J, Directivas del SNA.
BASE LEGAL
BASE LEGAL
• R. J. Nº 173-86-AGN/J, Directivas del SNA.
• R. J. Nº 076-2008-AGN/J, RAS del AGN.
• Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización del Estado y su
Reglamento D. S. Nº 030-2002-PCM.
• Ley Nº 26771, Prohibición de Ejercer Facultad de
Nombramiento y Contratación de Personal en el Sector
Público (Parentesco).
• Ley Nº 27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública.
• Ley Nº 29849, Ley de Eliminación Progresiva del Régimen
Especial del Decreto Legislativo Nº 1057 (CAS) y su
Reglamento D. S. Nº 075-2008-PCM.
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• D. S. Nº 065-2011-PCM, Modificaciones al Reglamento
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• Ley Nº 27588, Ley de Prohibiciones e
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Públicos y su Reglamento D. S. Nº 019-2002-PCM.
• Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo Nº 728,
Ley de Promoción Laboral, aprobado por D. S. Nº 002-
97-TR.
• Ley Nº 30057, Ley del Servicio Civil (2013).
LEGAJO DE PERSONAL - CONCEPTO
• Es una serie documental que contiene la información
laboral documentada de todos los trabajadores
agrupados por ámbito organizacional, unidad orgánica,
categoría y puestos.
• Se detalla la formación académica, capacitación,
experiencia, evaluación de desempeño, méritos y
deméritos,
• Información personal y familiar.
DIRECTIVA: APERTURA, REGISTRO, ORGANIZACIÓN,
ACTUALIZACIÓN, CONSERVACIÓN, ELIMINACIÓN Y CONTROL
En cada entidad debe aprobarse la directiva
correspondiente, aprobada por la autoridad competente.
Ejemplos:
1. Resolución Nº 114-2012-2013-OM/CR, Directiva Nº 04-
2013-DGA/CR “Procedimientos para la Apertura,
Registro y Control de Legajos del Personal del Congreso
de la República”.
2. Resolución Directoral Nº 177-2013-CENFOTUR/DN,
Directiva para la Organización, Actualización,
Conservación, Depuración y Custodia de los Legajos de
Personal del Centro de Formación en Turismo-
CENFOTUR.
LEGAJO DE PERSONAL: RUBROS
• Documentación Personal,
• Nivel de Estudios,
• Capacitación;
• Contrato,
• Nombramiento y Trayectoria Laboral;
• Desplazamientos,
• Conceptos Remunerativos;
• Renuncia y Liquidación,
LEGAJO DE PERSONAL: RUBROS
• Póliza de Seguros,
• Evaluaciones,
• Licencias,
• Vacaciones,
• Méritos,
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• Otros.
LEGAJO DE PERSONAL: DOCUMENTOS
PERSONALES
• DNI, Carnet de Extranjería o permiso para trabajo de
menores.
• C. V. documentado.
• Certificado de Antecedentes Penales.
• Certificado de Antecedentes Policiales.
• Partida de Nacimiento.
• Partida de Nacimiento de hijos menores de edad.
• Partida de Matrimonio o Declaración de Convivencia.
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• Fotografías.
LEGAJO DE PERSONAL: DECLARACIONES
JURADAS
Datos Personales.
• No tener impedimento legal para prestar servicios.
• Ingresos, Bienes y Rentas.
• Afiliación a los Sistemas de Jubilación y Prestaciones de
Salud.
• Prevenir casos de nepotismo.
LEGAJO DE PERSONAL:
ORGANIZACIÓN
• CLASIFICACIÓN: Por grupos (Personal activo y pasivo).
• ORDENACIÓN: Alfabético-silábico o numérico (Código).
• SIGNATURA: Nombre de la entidad, nombre de la
Oficina, nombre del trabajador, año de ingreso, etc.
LEGAJO DE PERSONAL:
SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN
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permanente.
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MANEJO TÉCNICO-ARCHIVÍSTICO DE LEGAJOS DE PERSONAL

  • 1. “MANEJO TÉCNICO-ARCHIVÍSTICO DE LEGAJOS DE PERSONAL” Lic. Enrique Jorge Espinoza Salvatierra Lic. Rocío Haydeé García Toledo Lic. Juana Luisa Rosas Vara. Medellin, Colombia, 24-26 de setiembre 2014
  • 2. • “Declárese al Estado peruano en proceso de modernización en sus diferentes instancias, dependencias, entidades, organizaciones y procedimientos, con la finalidad de mejorar la gestión pública y construir un Estado democrático, descentralizado y al servicio del ciudadano”. • (Art. 1º, Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado) MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL ESTADO
  • 3. • “El proceso de modernización de la gestión del Estado tiene como finalidad fundamental la obtención de mayores niveles de eficiencia del aparato estatal, de manera que se logre una mejor atención a la ciudadanía, priorizando y optimizando el uso de los recursos públicos…” • (Art. 4º, Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado) MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL ESTADO
  • 4. • Art. 5º.- Principales acciones: “f) Institucionalización de la evaluación de la gestión por resultados, a través del uso de modernos recursos tecnológicos, la planificación estratégica y concertada, la rendición pública y periódica de cuentas y la transparencia a fin de garantizar canales que permitan el control de las acciones del Estado”. • (Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado) MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL ESTADO
  • 5. • “Toda entidad de la Administración Pública Central está orientada al servicio de la persona. En ese sentido, la organización y toda actividad de la entidad deberá dirigirse a brindar un mejor servicio y al uso óptimo de los recursos estatales, priorizando permanentemente el interés y bienestar de la persona” • (Art. 1º D.S. Nº 030-2002-PCM, Reglamento de la Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado) MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL ESTADO
  • 6. • “La finalidad de la presente ley es que las entidades públicas del Estado alcancen mayores niveles de eficacia y eficacia, y que presten efectivamente servicios de calidad a través de un mejor servicio civil, así como promover el desarrollo de las personas que lo integran” • (Articulo II, Ley del Servicio civil). Eficacia y eficiencia.- El Servicio Civil y su régimen buscan el logro de los objetivos del Estado y la realización de prestaciones de servicios públicos requeridos por el Estado y la optimización de los recursos destinados a este fin) (Art. III, inc. c) Ley del Servicio Civil) MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL ESTADO
  • 7. CONCLUSIÓN • La nueva gestión pública tendrá que estar orientada al servicio del ciudadano, la persona humana y la obtención de resultados. MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL ESTADO
  • 8. MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL ESTADO SISTEMAS ADMINISTRATIVOS LOGÍSTICA CONTABILIDAD PERSONAL PLANIFICACIÓN PRESUPUESTO AUDITORÍA ARCHIVO
  • 9. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS SNA AGN AARR Y AASRR ARCHIVOS PÚBLICOS
  • 10. SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS SIA AC AP AG Legajos de Personal
  • 11. • D. Ley Nº 19414, Ley de Defensa, Conservación e Incremento del PDN y su Reglamento D. S. Nº 022-75-ED. • Ley Nº 25323, Ley del SNA y su Reglamento D. S. Nº 008-92-JUS. • Ley Nº 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación y su Reglamento D. S. Nº 011-2006-ED. • R. J. Nº 073-85-AGN/J, Directivas del SNA. BASE LEGAL
  • 12. BASE LEGAL • R. J. Nº 173-86-AGN/J, Directivas del SNA. • R. J. Nº 076-2008-AGN/J, RAS del AGN. • Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización del Estado y su Reglamento D. S. Nº 030-2002-PCM. • Ley Nº 26771, Prohibición de Ejercer Facultad de Nombramiento y Contratación de Personal en el Sector Público (Parentesco). • Ley Nº 27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública. • Ley Nº 29849, Ley de Eliminación Progresiva del Régimen Especial del Decreto Legislativo Nº 1057 (CAS) y su Reglamento D. S. Nº 075-2008-PCM.
  • 13. BASE LEGAL • D. S. Nº 065-2011-PCM, Modificaciones al Reglamento del Régimen CAS. • Ley Nº 27588, Ley de Prohibiciones e Incompatibilidades de Funcionarios y Servidores Públicos y su Reglamento D. S. Nº 019-2002-PCM. • Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo Nº 728, Ley de Promoción Laboral, aprobado por D. S. Nº 002- 97-TR. • Ley Nº 30057, Ley del Servicio Civil (2013).
  • 14. LEGAJO DE PERSONAL - CONCEPTO • Es una serie documental que contiene la información laboral documentada de todos los trabajadores agrupados por ámbito organizacional, unidad orgánica, categoría y puestos. • Se detalla la formación académica, capacitación, experiencia, evaluación de desempeño, méritos y deméritos, • Información personal y familiar.
  • 15. DIRECTIVA: APERTURA, REGISTRO, ORGANIZACIÓN, ACTUALIZACIÓN, CONSERVACIÓN, ELIMINACIÓN Y CONTROL En cada entidad debe aprobarse la directiva correspondiente, aprobada por la autoridad competente. Ejemplos: 1. Resolución Nº 114-2012-2013-OM/CR, Directiva Nº 04- 2013-DGA/CR “Procedimientos para la Apertura, Registro y Control de Legajos del Personal del Congreso de la República”. 2. Resolución Directoral Nº 177-2013-CENFOTUR/DN, Directiva para la Organización, Actualización, Conservación, Depuración y Custodia de los Legajos de Personal del Centro de Formación en Turismo- CENFOTUR.
  • 16. LEGAJO DE PERSONAL: RUBROS • Documentación Personal, • Nivel de Estudios, • Capacitación; • Contrato, • Nombramiento y Trayectoria Laboral; • Desplazamientos, • Conceptos Remunerativos; • Renuncia y Liquidación,
  • 17. LEGAJO DE PERSONAL: RUBROS • Póliza de Seguros, • Evaluaciones, • Licencias, • Vacaciones, • Méritos, • Deméritos, • Experiencia laboral, • Otros.
  • 18. LEGAJO DE PERSONAL: DOCUMENTOS PERSONALES • DNI, Carnet de Extranjería o permiso para trabajo de menores. • C. V. documentado. • Certificado de Antecedentes Penales. • Certificado de Antecedentes Policiales. • Partida de Nacimiento. • Partida de Nacimiento de hijos menores de edad. • Partida de Matrimonio o Declaración de Convivencia. • Título y/o Grado Universitario. • Fotografías.
  • 19. LEGAJO DE PERSONAL: DECLARACIONES JURADAS Datos Personales. • No tener impedimento legal para prestar servicios. • Ingresos, Bienes y Rentas. • Afiliación a los Sistemas de Jubilación y Prestaciones de Salud. • Prevenir casos de nepotismo.
  • 20. LEGAJO DE PERSONAL: ORGANIZACIÓN • CLASIFICACIÓN: Por grupos (Personal activo y pasivo). • ORDENACIÓN: Alfabético-silábico o numérico (Código). • SIGNATURA: Nombre de la entidad, nombre de la Oficina, nombre del trabajador, año de ingreso, etc.
  • 21. LEGAJO DE PERSONAL: SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN • Calificación en documentos de valor temporal y permanente. • Actividad periódica y constante. • Devolución de documentos al trabajador. En caso de fallecimiento a un familiar directo.
  • 22. LEGAJOS DE PERSONAL: CLASES SOPORTE PAPEL DIGITAL ELECTRONICO