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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÒN
Con la revolución las tecnologias de la información. Han venido
introduciendo cambios significativos en nuestra sociedad, los programas de
gestión documental abarcan las tecnologias ,por eso es importante y preciso
tener claridad ,por cuanto se enmarcan como los procesos archivísticos


sistemáticos que comprenden el conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a lograr el eficiente y eficaz manejo de la organización de
la documentación producida y recibida por una entidad, con el objeto de
facilitar su producción, tramite, ordenación, clasificación ,descripción,
conservación ,utilización y disposición final, estos procesos incluyen los
sistemas automatizados de organización de documentos, desde los tres tipos
de archivos como es el de Gestión, Central he históricos, lo cual son
inherentes a todos los documentos indistintamente de los soporte, el
intercambio continuo de la información ha hecho, que se incremente los
volúmenes y se dé un impacto directo, en la gestión que hacen las
administraciones, tanto en el sector privado como el sector público, dando
lugar a un nuevo concepto paralelamente se ha desarrollado con las
ofimática y dando lugar a la aparición de un nuevo tipo de documento, el
documento electrónicos
 
Objetivo
Dentro del impacto que tiene y ha tenido la revolución de las tecnologias en la era
digital el tratamiento de los documentos electrónicos ,es aprender a conocer la
importancia del manejo, almacenamiento, seguridad y la elaboración de la
información electrónica ,conservando como evidencia a efectos de responsabilidad y 
memoria garantizando la integridad autenticidad y disposición de los documentos 
 

                             Objetivos Generales:
La importancia de evaluar, analizar los procesos y necesidades que manejan y mide
las entidades en tratamiento de los documentos electrónicos, cuáles son las ventajas
 y procedimientos que se deben llevar a la hora de pensar en el tratamiento de
documentos electrónicos, quienes son los responsables de todo el proceso y de
espacios de trabajo del proceso de Gestión documental

                            Objetivos Específicos:

Adquirir conocimiento claro, preciso y más profundo en el tratamiento de
documentos electrónicos , su manejo y seguridad de los mismos con el objetivo de
poder aplicarlos en nuestra vida laboral y personal.
 
 
TRATAMIENTO DE LOS
     DOCUMENTOS ELECTRONICOS

El tratamiento de los documentos electrónicos, están asociados a varios aspectos La
mayoría de soluciones informáticas, ofrecidas en el mercado, van desde equipos para
procesamiento, envío de transmisión de información, hasta aplicativos y sistemas que
integran, cualquier tipo de documentos, permitiendo al usuario una gestión
homogénea y transparente independiente de su origen. Hay gran cantidad de
herramientas de aplicativos y programas que nos dan la posibilidad de acceder
rápidamente a la información, de enviarla por un conducto o el otro, pero en cuanto al
control y la conservación de los documentos, aun no hay ningún tipo de información ni
están sentadas unas políticas en este aspecto.
 
Normatividad- Ley 594 del 14 de julio de 2000 en su titulo IV de la Ley 594 de 2000
establece las normas relativas a la "ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS".

Acuerdo 037 del 2000
TRATAMIENTO DE LOS
      DOCUMENTOS ELECTRONICOS

 
Normatividad- Ley 594 del 14 de julio de 2000 en su titulo IV de la Ley 594 de 2000
establece las normas relativas a la "ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS".

Acuerdo 037 del 2000

Decreto Ley 2527 de 1950 en su artículo 5 le da el mismo valor probatorio del original
a la copia producida en microfilm.
Que la Ley 527 de 1999 establece las condiciones necesarias para otorgar validez de
original, carácter jurídico y fuerza probatoria a los "mensajes de datos" y sin perjuicio
de lo explícito en el artículo 19 de la Ley 594 de 2000 se considera oportuno señalar
lineamientos generales para la prestación de servicios de reproducción digital de
documentos de archivo.
TRATAMIENTO DE LOS
       DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Decreto Ley 2527 de 1950 en su artículo 5 le da el mismo valor probatorio del original a la 
copia producida en microfilm.

Que la Ley 527 de 1999 establece las condiciones necesarias para otorgar validez de 
original, carácter jurídico y fuerza probatoria a los "mensajes de datos" y sin perjuicio de lo 
explícito en el artículo 19 de la Ley 594 de 2000 se considera oportuno señalar 
lineamientos generales para la prestación de servicios de reproducción digital de 
documentos de archivo.

La adecuación climática debe estar ajustada a las normas  establecidas para la 
conservación del material documental.
El almacenamiento de  los documentos se establece a partir de las características 
tecnológicas de los  soportes documentales tales como son:
TRATAMIENTO DE LOS
      DOCUMENTOS ELECTRONICOS


El mobiliario empleado no debe generar factores de alteración que incidan en la
estabilidad del soporte, ni en la alteración de la información que contiene.

Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de
vídeo, rollos cinematográficos, fotografía entre otros, y digitales como disquetes,
cintas DAT, CD, DVD, entre otros, se tendrá en cuenta lo siguiente

Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor
elaborados en material estable y químicamente inertes; cada rollo deberá estar en una
unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas
estanterías diseñadas acorde con el formato y con las especificaciones requeridas
para garantizar su preservación.
TRATAMIENTO DE LOS
     DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como DAT, entre otros, deberán
almacenarse completamente rebobinadas en su respectivas cajas alejadas de campos
magnéticos y fuentes de calor. Para estos soportes, es necesario programar su
rebobinado periódico y verificación de datos, los cuales se darán en relación directa
con las condiciones de humedad del área de depósito de tal manera que a mayor
humedad mayor frecuencia en el proceso.

Los disquetes y los CD, entre otros, podrán contar con una unidad de conservación
plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable, que no desprenda
vapores ácidos o contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad
de conservación contendrá solo un disquete o CD.
Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con
las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa,
ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así:
TRATAMIENTO DE LOS
    DOCUMENTOS ELECTRONICOS

A.) Humedad relativa y temperatura en soporte electrónico

Cintas de audio
Temperatura de 10 a 18ºC.
Humedad relativa de 40% a 50%.

Medios Magnéticos:
Temperatura 14 a 18ºC
Humedad relativa de 40% a 50%.
Discos ópticos

Temperatura de 16 a 20ºC.
Humedad relativa de 35% a 45%.
Microfilm

Temperatura de 17 a 20ºC.
Humedad relativa de 30% a 40%.
TRATAMIENTO DE LOS
      DOCUMENTOS ELECTRONICOS

B.) Ventilación

Se debe garantizar la aireación continua. Los ciclos de renovación del aire y el caudal
de intercambio se establecerán según las condiciones ambientales requeridas y las
características espaciales del inmueble.
La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una
adecuada ventilación a través de ellas.

C. Filtrado de aire
   Deberá impedir el ingreso de partículas sólidas y de contaminantes atmosféricos
TRATAMIENTO DE LOS
      DOCUMENTOS ELECTRONICOS

C. Iluminación
El nivel de luz natural debe ser menor o igual a 100 lux.
La radiación ultravioleta no debe superar los 70 micro vatios/lumen y su incidencia
directa sobre la documentación y unidades de conservación.

La iluminación artificial podrá hacerse con luz fluorescente de baja intensidad
colocando filtros ultravioleta.

La utilización de luz incandescente o halógena se evaluará en relación con las
condiciones de temperatura que se deban proporcionar

Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.
Se recomienda el empleo de sistemas y diseños de iluminación basados en luz
reflejada
TRATAMIENTO DE LOS
      DOCUMENTOS ELECTRONICOS

De acuerdo a las características climáticas de las regiones ,las cuales por su
variabilidad permitirán en mayor o menor grado ajustar las condiciones a los
parámetros mencionados. Los medio ambientales deben ser sean estables. Por tal
razón se deben tomar los correctivos o realizar las adecuaciones pertinentes, cuando
se trate de conservación permanente de documentos de archivo.

En el Acuerdo 037 del 2000, habla del valor de uso de los documentos de archivo ya
que forma parte del Patrimonio Cultural de la Nación. La documentación al prestar un
servicio social y cultural como fuente de investigación, consulta o gestión, no podrá
tratarse como un objeto de museo.

Las intervenciones deben ser acordes con la funcionalidad de la documentación tanto
en sus valores primarios como secundarios.
El tratamiento a realizar deberá contar con el análisis profesional interdisciplinario que
permita y contribuya a su entendimiento como bien cultural y la propuesta de
intervención deberá hacer parte integral del contrato respectivo.
TRATAMIENTO DE LOS
      DOCUMENTOS ELECTRONICOS

            SERVICIOS DE REPROGRAFÍA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO.

A.) Microfilmación
Las personas naturales o jurídicas que presten el servicios de reprografía de
documentos de archivo deberán garantizar como mínimo:
Disponer de la asesoría de un archivista para el diseño de soluciones y aplicaciones
de microfilm en archivos.

Garantizar la disponibilidad de instalaciones de procesado, control de calidad y
duplicación, con al menos los siguientes equipos: Procesador de películas,
espectrómetro o revisor de películas, densitómetro, microscopio, para el caso de
microfilmación.
TRATAMIENTO DE LOS
      DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Entregar al contratante la información técnica de las películas utilizadas, con fechas
de vencimiento, origen y demás documentos que acrediten su procedencia, al igual
que la copia de las actas de microfilmación.

Contar con un experto en la técnica reprográfica utilizada, con experiencia mínima de
cinco (5) años.

Dar aplicación a las normas técnicas Icontec NTC3723 Y 4080 o las que las
modifiquen, sustituyan o deroguen.

Aplicar las normas ISO 446, 3272, 3334, 4087, 6196, 6197, 6199, 6428, 6829, 9848,
10196 o las que las modifiquen, sustituyan o deroguen.
TRATAMIENTO DE LOS
      DOCUMENTOS ELECTRONICOS

 Digitalización
Las personas naturales o jurídicas que presten el servicios de digitalización de
documentos de archivo deberán garantizar como mínimo:
Contar con personal con experiencia en digitalización masiva de documentos.
Garantizar la disponibilidad del equipamiento hardware y software, necesario para
adelantar el trabajo.
Contar con archivistas asesores que colaboren con el diseño de soluciones y
aplicaciones de digitalización de archivos.

Recomendar las previsiones que debe tener la Entidad contratante para evitar la
obsolescencia tecnológica.
Diseñar los mecanismos técnicos que eviten la pérdida de la información por
accidentes o terrorismo.
Crear una base de datos textual con una estructura que atienda a políticas y normas
archivísticas nacionales e internacionales como NTC4095 ISAD G entre otras, con el
objeto de cumplir la misión de difusión de información y homologación de
procedimientos descriptivos.
TRATAMIENTO DE LOS
      DOCUMENTOS ELECTRONICOS

La Administración pública para la contratación de los servicios Reprográficos deberá
previamente haber organizado los documentos y archivos de conformidad con las
técnicas archivísticas.

Para la contratación de cualesquiera de los servicios a que se refieren los artículos 13
y 14 de la Ley General de Archivos, la Entidad deberá contar con la asesoría del Jefe
de Archivo o quien haga sus veces.

La falta de exigencia de los requisitos anteriormente estipulados y el detrimento que
se le pueda causar al patrimonio documental de la Entidad por dicha omisión, hará
acreedor al servidor público responsable a cuyo cargo estén los archivos públicos y
privados que cumplan funciones públicas , de la sanción estipulada en el literal b) del
artículo 35 de la Ley 594 de 2000 y en concordancia con el Régimen Disciplinario
Único.
RESPONSABLES


Responsables Ante el reto de la era digital, el desarrollo de una visión estratégica
referida a los e-documentos están orientados a mejorar la gestión de información
para La toma de decisiones y la transparencia de una sociedad , empresas,
instituciones educativas y todo aquello que requiera los soportes documentales.
Es responsabilidad de todos, los individuos, las organizaciones y la comunidad La
gestión de documentos regula las prácticas efectuadas tanto por los
responsables de su gestión como por cualquier otra persona que cree o use
documentos en el ejercicio de sus actividades. La gestión de documentos en una
organización incluye: él establecimiento de políticas y normas la asignación de
responsabilidades y competencias
Es responsabilidad de la persona encargada del archivo, junto a quienes toman.
RESPONSABLES


Es responsabilidad de la persona encargada del archivo, junto a quienes toman
las decisiones, de garantizar que la organización aplique las políticas necesarias
tanto para acometer la gestión de documentos como los programas archivísticos
de conservación a largo plazo. Los archiveros deben esforzarse especialmente
por intervenir en: el desarrollo de una política de gestión de documentos que
abarque todo su ciclo de vida. La determinación de funciones y responsabilidades
con respecto a la gestión de documentos que han sido identificados como de
conservación permanente. El establecimiento de sanciones por la destrucción,
alteración, etc., de documentos que han sido identificados como de conservación
permanente.

Practicas Responsables formar parte de los equipos responsables del análisis y
diseño de los procedimientos electrónicos de gestión y tratamiento de
expedientes, con el fin de asegurar que se adoptan las medidas oportunas para
la valoración, selección, conservación y acceso de los documentos electrónicos,
preservando su autenticidad e integridad.
EXPEDIENTE ELECTRONICO


Es el proceso ordenado de los documentos registrados por vía informática, tendientes a
la formación de una voluntad administrativa en un asunto establecido, estos expedientes
electrónicos garantizan un acceso eficiente y seguro a la información completa y a todos
los documentos por control remoto.

La definición del expediente sustentado con papel, surge en el año de 1998, por el
Decreto N° 65, referente al procedimiento administrativo electrónico. Regular la
utilización de mecanismos electrónicos para dar soporte a un expediente, y sienta las
normas sobre el procedimiento administrativo electrónico, firma electrónica y digital y
dispositivos generales.

En Colombia empezó a incorporarlo con el Decreto 2150 de 1995, señala que no
podrán limitar el acceso a la información en uso de las tecnologías para el archivo
documental por parte de los particulares, sin perjuicio de los estándares tecnológicos
que las entidades públicas adopten para el cumplimiento de algunas obligaciones
legales.
EXPEDIENTE ELECTRONICO



Posteriormente tenemos las Ley 527 del 18 agosto de 1999, sobre mensajes de datos,
comercio electrónico y firma digital.

Expediente electrónico son datos de tecnología de información y comunicación y que
tienen lo siguiente:
estructura: el formato del expediente electrónico y los vínculos que contenga a archivos
adjuntos u otros documentos relacionados;
contenido: la información de la estructura del expediente electrónico que porta la
evidencia de la transacción, y
contexto: la información que documenta la fuente en lo que respecta a la transacción
con la que se relaciona: creador, fecha, seguridad y acceso, idioma, eliminación,
formato, etcétera del expediente electrónico, y que suele separarse en estructura y
contenido
EXPEDIENTE MIXTO O
                            HIBRIDO

Conjunto de documentos de archivo electrónico y tradicional, elaborados entre si y
conservados en soporte electrónico y en físico, la aplicación de estos sistemas son los
de producir, almacenar y mantener los documentos en soporte físico y otros soportes
que la tecnología ofrece con el microfilme, escáner entre otros.

En la antigüedad, los documentos eran escasos y muy importantes, las mayorías de
las transacciones financieras se regulaban verbalmente, las ventas de terreno, los
derechos de transito y otros tratos eran una costumbre..
Los sistemas Híbridos son utilizados como forma de garantizar la preservación de la
información, para no tener tropiezos y aumentar su eficiencia.
PROCESO GESTION
                 DOCUMENTAL

El proceso de gestión documental garantizará la atención oportuna en la
recepción de documentos y un excelente tiempo de respuesta en su distribución,
asegurando la confidencialidad de la información.

Propenderá por la elaboración de políticas, organización, almacenamiento,
conservación, consulta y disposición final de los documentos, contemplando los
requisitos de la ley, con el fin de fortalecer el control de la gestión y aplicación de
nuevas tecnologías de la información.
En Colombia, el Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedido por el
Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló
el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental,
organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de
documentos, valoración documental, transferencias de documentos con valor
permanente y eliminación de documentos.


Con la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, el tema de la gestión documental
queda consignado en el Título V, Artículos 21 al 26, en los que se establece que las
entidades públicas deberán elaborar programas de gestión documental, se señalan los
procesos archivísticos, la formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la
obligatoriedad de las tablas de retención, la reglamentación de los documentos
contables, notariales y otros y la obligación de los inventarios documentales.
ANTECEDENTES
La gestión de documentos fue “concebida en los Estados Unidos alrededor de los
años 50” y de acuerdo con Llanos fue reconocida de forma oficial en ese país,
mediante legislación, a mediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica
revolución en la teoría y en la práctica archivística, especialmente a partir de la
formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos, pues se hizo evidente
un hilo conductor que mostraba el tránsito de los documentos desde que estos se
creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentemente
atendiendo a su valor histórico.
ORGANIZACIÒN DE LOS
     DOCUMENTOS ELECTRONICOS

El documento electrónico de archivo es el registro de información generada,
recibida, almacenada por medio electrónico, la cual permanece en estos medios
durante su ciclo de vida, estos documentos son producidos por una persona o
entidad en razón de sus actividades, y debe ser clasificada conforme a los
principios y procesos archivísticos. La organización de documentos electrónicos
de los archivos de gestión consiste en agrupar de acuerdo en la serie y/o Subserie
a la que pertenecen.

Clasificación de documentos electrónicos
Casi nunca encontramos equipos de computo debidamente ordenados con
parámetros que permitan con facilidad el acceso a la información contenida en
ellos, cuando necesitamos recuperar algún archivo que se ha guardo, en muchas
ocasiones no se conoce el nombre que se le dio al archivo ni en que carpeta se
guardo.
ORGANIZACIÒN DE LOS
     DOCUMENTOS ELECTRONICOS


Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para guardar documentos en
discos duro del PC, para clasificar los documentos en formato papel y electrónicos se
establece el Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
La Gestión de Documentos y la introducción de las Tecnologías de la Información y
Comunicación (TIC) y con un adecuado tratamiento de los documentos facilita el
acceso de los ciudadanos a la información y promueve una mejora efectiva de la
formación de los profesionales.
El sistema de Gestión Documental pretende:
Hacer más fácil el trabajo de las personas con los documentos. Cada persona sabe
que documentos debe guardar, cuando, donde y como.
Facilita que la información se comparta y se aproveche como un recurso colectivo,
evitar que se duplique, evitar fotocopiados innecesarios, evitar dobles grabaciones de
datos.
Disminución de tiempo al recuperar con facilidad la información requerida.
OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÒN
         DE LOS DOCUMENTOS
            ELECTRONICOS

Garantizar la recepción y distribución oportuna del documento.
Asegurar la disponibilidad del documento para su consulta en el archivo central.
Garantizar la organización, almacenamiento y conservación del documento.
Garantizar la disposición final de los documentos.
Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se
determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se
desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del
documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico):
1. Producción,
2. Recepción,
3. Distribución,
4. Trámite,
5. Organización,
6. Consulta,
7. Conservación, y
8. Disposición final de documentos.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Generación de documentos de las instituciones
en cumplimiento de sus funciones.



RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar para la
admisión de los documentos que son remitidos
por una persona natural o jurídica.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.

TRÁMITE DE DOCUMENTOS
Curso del documento desde su producción o
recepción hasta el cumplimiento de su función
administrativa.
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los
documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.


CONSULTA DE DOCUMENTOS
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información
que contienen.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad
física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en
las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
Organización espacios de
                    trabajo
El área de trabajo debe mostrar el buen manejo de los elementos y las buenas practicas
archivísticas dentro de la organización, este constituye el punto de partida para cualquier
actuación dirigida a normalizar la gestión de documentos de archivo en una
organización, además es un principio básico de seguridad.
Eliminar de nuestra área de los elementos innecesarios y que no se requieren para
realizar nuestra labor.
 Reorganice sus equipos de acuerdo a su orden de importancia de tal forma que los
mas utilizados queden dentro de la zona de alcance funcional.
Organice los objetos de acuerdo con la clase de material y la frecuencia con los que
utiliza.

No llene el escritorio de papeles o documentos que no utiliza frecuentemente.

Es preferible una iluminación tenue, que no provoque deslumbramientos o
reflejos.

Debe ajustarse la altura de la silla para que los pies toquen el suelo.

Colocar el teclado para que los codos y las muñecas estén a la misma altura
sin que estén dobladas hacia abajo o estiradas hacia arriba.

Colocar el mouse a la misma altura del teclado.
Posicionar el monitor ligeramente por debajo del nivel de los ojos.

Ajustar el nivel de brillo y color de monitor de modo que no deslumbre la vista.

Mantener limpia la pantalla / filtro del monitor.

Situar el escáner o impresora en una área ventilada y asegúrate que reciba
mantenimiento con regularidad.

Alternar el trabajo en el computador con uno que requiera otro tipo de movimiento
muscular.

Tomar breves descansos a cada hora para que descansen los ojos y se estiren los
músculos.
CONCLUSIÒN


Podemos concluir que     el avance tecnológico , ha hecho que todas las
entidades y personas en general entren en la era de la tecnología , teniendo
en cuenta que los conceptos archivísticos se han incorporado en las bases
teóricas tradicionales de la disciplina archivística, y se ha obtenido
conocimientos convirtiéndose , en el recurso primario para los individuos y
obtención de la economía en general.

Para los profesionales de Ciencias de la Información se hace necesario
avanzar en el conocimiento tecnológico para el tratamientos     de los
documentos electrónicos ,para poderlo aplicar en el trayecto laboral y
personal.
BIBLIOGRAFIA



Diplomado en Archivistica,Departamento de historia Universidad del Valle
Ley 594 del 14 de julio del 2000
Acuerdo 034 del 2000
Los Archivos y las Nuevas tecnologias , Ministerio de Cultura

http://portalweb.ucatolica.edu.co/easyWeb2/files/85_5846_instructivo-para-la-organizacion-a
http://infonautica.net/docs/infomag/infodigital/contenidos/textos/Esteban_1.pdf
http://www.archivingsc.com/sistema_integral.html

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Tratamiento de documentos electronico 1

  • 1.
  • 2.
  • 3.
  • 5. INTRODUCCIÒN Con la revolución las tecnologias de la información. Han venido introduciendo cambios significativos en nuestra sociedad, los programas de gestión documental abarcan las tecnologias ,por eso es importante y preciso tener claridad ,por cuanto se enmarcan como los procesos archivísticos sistemáticos que comprenden el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a lograr el eficiente y eficaz manejo de la organización de la documentación producida y recibida por una entidad, con el objeto de facilitar su producción, tramite, ordenación, clasificación ,descripción, conservación ,utilización y disposición final, estos procesos incluyen los sistemas automatizados de organización de documentos, desde los tres tipos de archivos como es el de Gestión, Central he históricos, lo cual son inherentes a todos los documentos indistintamente de los soporte, el intercambio continuo de la información ha hecho, que se incremente los volúmenes y se dé un impacto directo, en la gestión que hacen las administraciones, tanto en el sector privado como el sector público, dando lugar a un nuevo concepto paralelamente se ha desarrollado con las ofimática y dando lugar a la aparición de un nuevo tipo de documento, el documento electrónicos  
  • 6. Objetivo Dentro del impacto que tiene y ha tenido la revolución de las tecnologias en la era digital el tratamiento de los documentos electrónicos ,es aprender a conocer la importancia del manejo, almacenamiento, seguridad y la elaboración de la información electrónica ,conservando como evidencia a efectos de responsabilidad y  memoria garantizando la integridad autenticidad y disposición de los documentos    Objetivos Generales: La importancia de evaluar, analizar los procesos y necesidades que manejan y mide las entidades en tratamiento de los documentos electrónicos, cuáles son las ventajas y procedimientos que se deben llevar a la hora de pensar en el tratamiento de documentos electrónicos, quienes son los responsables de todo el proceso y de espacios de trabajo del proceso de Gestión documental Objetivos Específicos: Adquirir conocimiento claro, preciso y más profundo en el tratamiento de documentos electrónicos , su manejo y seguridad de los mismos con el objetivo de poder aplicarlos en nuestra vida laboral y personal.    
  • 7. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS El tratamiento de los documentos electrónicos, están asociados a varios aspectos La mayoría de soluciones informáticas, ofrecidas en el mercado, van desde equipos para procesamiento, envío de transmisión de información, hasta aplicativos y sistemas que integran, cualquier tipo de documentos, permitiendo al usuario una gestión homogénea y transparente independiente de su origen. Hay gran cantidad de herramientas de aplicativos y programas que nos dan la posibilidad de acceder rápidamente a la información, de enviarla por un conducto o el otro, pero en cuanto al control y la conservación de los documentos, aun no hay ningún tipo de información ni están sentadas unas políticas en este aspecto.   Normatividad- Ley 594 del 14 de julio de 2000 en su titulo IV de la Ley 594 de 2000 establece las normas relativas a la "ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS". Acuerdo 037 del 2000
  • 8. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS   Normatividad- Ley 594 del 14 de julio de 2000 en su titulo IV de la Ley 594 de 2000 establece las normas relativas a la "ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS". Acuerdo 037 del 2000 Decreto Ley 2527 de 1950 en su artículo 5 le da el mismo valor probatorio del original a la copia producida en microfilm. Que la Ley 527 de 1999 establece las condiciones necesarias para otorgar validez de original, carácter jurídico y fuerza probatoria a los "mensajes de datos" y sin perjuicio de lo explícito en el artículo 19 de la Ley 594 de 2000 se considera oportuno señalar lineamientos generales para la prestación de servicios de reproducción digital de documentos de archivo.
  • 9. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS Decreto Ley 2527 de 1950 en su artículo 5 le da el mismo valor probatorio del original a la  copia producida en microfilm. Que la Ley 527 de 1999 establece las condiciones necesarias para otorgar validez de  original, carácter jurídico y fuerza probatoria a los "mensajes de datos" y sin perjuicio de lo  explícito en el artículo 19 de la Ley 594 de 2000 se considera oportuno señalar  lineamientos generales para la prestación de servicios de reproducción digital de  documentos de archivo. La adecuación climática debe estar ajustada a las normas  establecidas para la  conservación del material documental. El almacenamiento de  los documentos se establece a partir de las características  tecnológicas de los  soportes documentales tales como son:
  • 10. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS El mobiliario empleado no debe generar factores de alteración que incidan en la estabilidad del soporte, ni en la alteración de la información que contiene. Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de vídeo, rollos cinematográficos, fotografía entre otros, y digitales como disquetes, cintas DAT, CD, DVD, entre otros, se tendrá en cuenta lo siguiente Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y químicamente inertes; cada rollo deberá estar en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acorde con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.
  • 11. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como DAT, entre otros, deberán almacenarse completamente rebobinadas en su respectivas cajas alejadas de campos magnéticos y fuentes de calor. Para estos soportes, es necesario programar su rebobinado periódico y verificación de datos, los cuales se darán en relación directa con las condiciones de humedad del área de depósito de tal manera que a mayor humedad mayor frecuencia en el proceso. Los disquetes y los CD, entre otros, podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos o contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o CD. Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así:
  • 12. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS A.) Humedad relativa y temperatura en soporte electrónico Cintas de audio Temperatura de 10 a 18ºC. Humedad relativa de 40% a 50%. Medios Magnéticos: Temperatura 14 a 18ºC Humedad relativa de 40% a 50%. Discos ópticos Temperatura de 16 a 20ºC. Humedad relativa de 35% a 45%. Microfilm Temperatura de 17 a 20ºC. Humedad relativa de 30% a 40%.
  • 13. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS B.) Ventilación Se debe garantizar la aireación continua. Los ciclos de renovación del aire y el caudal de intercambio se establecerán según las condiciones ambientales requeridas y las características espaciales del inmueble. La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellas. C. Filtrado de aire Deberá impedir el ingreso de partículas sólidas y de contaminantes atmosféricos
  • 14. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS C. Iluminación El nivel de luz natural debe ser menor o igual a 100 lux. La radiación ultravioleta no debe superar los 70 micro vatios/lumen y su incidencia directa sobre la documentación y unidades de conservación. La iluminación artificial podrá hacerse con luz fluorescente de baja intensidad colocando filtros ultravioleta. La utilización de luz incandescente o halógena se evaluará en relación con las condiciones de temperatura que se deban proporcionar Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos. Se recomienda el empleo de sistemas y diseños de iluminación basados en luz reflejada
  • 15. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS De acuerdo a las características climáticas de las regiones ,las cuales por su variabilidad permitirán en mayor o menor grado ajustar las condiciones a los parámetros mencionados. Los medio ambientales deben ser sean estables. Por tal razón se deben tomar los correctivos o realizar las adecuaciones pertinentes, cuando se trate de conservación permanente de documentos de archivo. En el Acuerdo 037 del 2000, habla del valor de uso de los documentos de archivo ya que forma parte del Patrimonio Cultural de la Nación. La documentación al prestar un servicio social y cultural como fuente de investigación, consulta o gestión, no podrá tratarse como un objeto de museo. Las intervenciones deben ser acordes con la funcionalidad de la documentación tanto en sus valores primarios como secundarios. El tratamiento a realizar deberá contar con el análisis profesional interdisciplinario que permita y contribuya a su entendimiento como bien cultural y la propuesta de intervención deberá hacer parte integral del contrato respectivo.
  • 16. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS SERVICIOS DE REPROGRAFÍA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO. A.) Microfilmación Las personas naturales o jurídicas que presten el servicios de reprografía de documentos de archivo deberán garantizar como mínimo: Disponer de la asesoría de un archivista para el diseño de soluciones y aplicaciones de microfilm en archivos. Garantizar la disponibilidad de instalaciones de procesado, control de calidad y duplicación, con al menos los siguientes equipos: Procesador de películas, espectrómetro o revisor de películas, densitómetro, microscopio, para el caso de microfilmación.
  • 17. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS Entregar al contratante la información técnica de las películas utilizadas, con fechas de vencimiento, origen y demás documentos que acrediten su procedencia, al igual que la copia de las actas de microfilmación. Contar con un experto en la técnica reprográfica utilizada, con experiencia mínima de cinco (5) años. Dar aplicación a las normas técnicas Icontec NTC3723 Y 4080 o las que las modifiquen, sustituyan o deroguen. Aplicar las normas ISO 446, 3272, 3334, 4087, 6196, 6197, 6199, 6428, 6829, 9848, 10196 o las que las modifiquen, sustituyan o deroguen.
  • 18. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS Digitalización Las personas naturales o jurídicas que presten el servicios de digitalización de documentos de archivo deberán garantizar como mínimo: Contar con personal con experiencia en digitalización masiva de documentos. Garantizar la disponibilidad del equipamiento hardware y software, necesario para adelantar el trabajo. Contar con archivistas asesores que colaboren con el diseño de soluciones y aplicaciones de digitalización de archivos. Recomendar las previsiones que debe tener la Entidad contratante para evitar la obsolescencia tecnológica. Diseñar los mecanismos técnicos que eviten la pérdida de la información por accidentes o terrorismo. Crear una base de datos textual con una estructura que atienda a políticas y normas archivísticas nacionales e internacionales como NTC4095 ISAD G entre otras, con el objeto de cumplir la misión de difusión de información y homologación de procedimientos descriptivos.
  • 19. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS La Administración pública para la contratación de los servicios Reprográficos deberá previamente haber organizado los documentos y archivos de conformidad con las técnicas archivísticas. Para la contratación de cualesquiera de los servicios a que se refieren los artículos 13 y 14 de la Ley General de Archivos, la Entidad deberá contar con la asesoría del Jefe de Archivo o quien haga sus veces. La falta de exigencia de los requisitos anteriormente estipulados y el detrimento que se le pueda causar al patrimonio documental de la Entidad por dicha omisión, hará acreedor al servidor público responsable a cuyo cargo estén los archivos públicos y privados que cumplan funciones públicas , de la sanción estipulada en el literal b) del artículo 35 de la Ley 594 de 2000 y en concordancia con el Régimen Disciplinario Único.
  • 20. RESPONSABLES Responsables Ante el reto de la era digital, el desarrollo de una visión estratégica referida a los e-documentos están orientados a mejorar la gestión de información para La toma de decisiones y la transparencia de una sociedad , empresas, instituciones educativas y todo aquello que requiera los soportes documentales. Es responsabilidad de todos, los individuos, las organizaciones y la comunidad La gestión de documentos regula las prácticas efectuadas tanto por los responsables de su gestión como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus actividades. La gestión de documentos en una organización incluye: él establecimiento de políticas y normas la asignación de responsabilidades y competencias Es responsabilidad de la persona encargada del archivo, junto a quienes toman.
  • 21. RESPONSABLES Es responsabilidad de la persona encargada del archivo, junto a quienes toman las decisiones, de garantizar que la organización aplique las políticas necesarias tanto para acometer la gestión de documentos como los programas archivísticos de conservación a largo plazo. Los archiveros deben esforzarse especialmente por intervenir en: el desarrollo de una política de gestión de documentos que abarque todo su ciclo de vida. La determinación de funciones y responsabilidades con respecto a la gestión de documentos que han sido identificados como de conservación permanente. El establecimiento de sanciones por la destrucción, alteración, etc., de documentos que han sido identificados como de conservación permanente. Practicas Responsables formar parte de los equipos responsables del análisis y diseño de los procedimientos electrónicos de gestión y tratamiento de expedientes, con el fin de asegurar que se adoptan las medidas oportunas para la valoración, selección, conservación y acceso de los documentos electrónicos, preservando su autenticidad e integridad.
  • 22. EXPEDIENTE ELECTRONICO Es el proceso ordenado de los documentos registrados por vía informática, tendientes a la formación de una voluntad administrativa en un asunto establecido, estos expedientes electrónicos garantizan un acceso eficiente y seguro a la información completa y a todos los documentos por control remoto. La definición del expediente sustentado con papel, surge en el año de 1998, por el Decreto N° 65, referente al procedimiento administrativo electrónico. Regular la utilización de mecanismos electrónicos para dar soporte a un expediente, y sienta las normas sobre el procedimiento administrativo electrónico, firma electrónica y digital y dispositivos generales. En Colombia empezó a incorporarlo con el Decreto 2150 de 1995, señala que no podrán limitar el acceso a la información en uso de las tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, sin perjuicio de los estándares tecnológicos que las entidades públicas adopten para el cumplimiento de algunas obligaciones legales.
  • 23. EXPEDIENTE ELECTRONICO Posteriormente tenemos las Ley 527 del 18 agosto de 1999, sobre mensajes de datos, comercio electrónico y firma digital. Expediente electrónico son datos de tecnología de información y comunicación y que tienen lo siguiente: estructura: el formato del expediente electrónico y los vínculos que contenga a archivos adjuntos u otros documentos relacionados; contenido: la información de la estructura del expediente electrónico que porta la evidencia de la transacción, y contexto: la información que documenta la fuente en lo que respecta a la transacción con la que se relaciona: creador, fecha, seguridad y acceso, idioma, eliminación, formato, etcétera del expediente electrónico, y que suele separarse en estructura y contenido
  • 24. EXPEDIENTE MIXTO O HIBRIDO Conjunto de documentos de archivo electrónico y tradicional, elaborados entre si y conservados en soporte electrónico y en físico, la aplicación de estos sistemas son los de producir, almacenar y mantener los documentos en soporte físico y otros soportes que la tecnología ofrece con el microfilme, escáner entre otros. En la antigüedad, los documentos eran escasos y muy importantes, las mayorías de las transacciones financieras se regulaban verbalmente, las ventas de terreno, los derechos de transito y otros tratos eran una costumbre.. Los sistemas Híbridos son utilizados como forma de garantizar la preservación de la información, para no tener tropiezos y aumentar su eficiencia.
  • 25. PROCESO GESTION DOCUMENTAL El proceso de gestión documental garantizará la atención oportuna en la recepción de documentos y un excelente tiempo de respuesta en su distribución, asegurando la confidencialidad de la información. Propenderá por la elaboración de políticas, organización, almacenamiento, conservación, consulta y disposición final de los documentos, contemplando los requisitos de la ley, con el fin de fortalecer el control de la gestión y aplicación de nuevas tecnologías de la información.
  • 26. En Colombia, el Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos. Con la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, el tema de la gestión documental queda consignado en el Título V, Artículos 21 al 26, en los que se establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión documental, se señalan los procesos archivísticos, la formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de las tablas de retención, la reglamentación de los documentos contables, notariales y otros y la obligación de los inventarios documentales.
  • 27. ANTECEDENTES La gestión de documentos fue “concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50” y de acuerdo con Llanos fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a mediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico.
  • 28. ORGANIZACIÒN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS El documento electrónico de archivo es el registro de información generada, recibida, almacenada por medio electrónico, la cual permanece en estos medios durante su ciclo de vida, estos documentos son producidos por una persona o entidad en razón de sus actividades, y debe ser clasificada conforme a los principios y procesos archivísticos. La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste en agrupar de acuerdo en la serie y/o Subserie a la que pertenecen. Clasificación de documentos electrónicos Casi nunca encontramos equipos de computo debidamente ordenados con parámetros que permitan con facilidad el acceso a la información contenida en ellos, cuando necesitamos recuperar algún archivo que se ha guardo, en muchas ocasiones no se conoce el nombre que se le dio al archivo ni en que carpeta se guardo.
  • 29. ORGANIZACIÒN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para guardar documentos en discos duro del PC, para clasificar los documentos en formato papel y electrónicos se establece el Cuadro de Clasificación Documental (CCD). La Gestión de Documentos y la introducción de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) y con un adecuado tratamiento de los documentos facilita el acceso de los ciudadanos a la información y promueve una mejora efectiva de la formación de los profesionales. El sistema de Gestión Documental pretende: Hacer más fácil el trabajo de las personas con los documentos. Cada persona sabe que documentos debe guardar, cuando, donde y como. Facilita que la información se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, evitar que se duplique, evitar fotocopiados innecesarios, evitar dobles grabaciones de datos. Disminución de tiempo al recuperar con facilidad la información requerida.
  • 30. OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÒN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS Garantizar la recepción y distribución oportuna del documento. Asegurar la disponibilidad del documento para su consulta en el archivo central. Garantizar la organización, almacenamiento y conservación del documento. Garantizar la disposición final de los documentos.
  • 31. Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico): 1. Producción, 2. Recepción, 3. Distribución, 4. Trámite, 5. Organización, 6. Consulta, 7. Conservación, y 8. Disposición final de documentos.
  • 32. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. TRÁMITE DE DOCUMENTOS Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
  • 33. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. CONSULTA DE DOCUMENTOS Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
  • 34.
  • 35. Organización espacios de trabajo El área de trabajo debe mostrar el buen manejo de los elementos y las buenas practicas archivísticas dentro de la organización, este constituye el punto de partida para cualquier actuación dirigida a normalizar la gestión de documentos de archivo en una organización, además es un principio básico de seguridad. Eliminar de nuestra área de los elementos innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor.  Reorganice sus equipos de acuerdo a su orden de importancia de tal forma que los mas utilizados queden dentro de la zona de alcance funcional.
  • 36. Organice los objetos de acuerdo con la clase de material y la frecuencia con los que utiliza. No llene el escritorio de papeles o documentos que no utiliza frecuentemente. Es preferible una iluminación tenue, que no provoque deslumbramientos o reflejos. Debe ajustarse la altura de la silla para que los pies toquen el suelo. Colocar el teclado para que los codos y las muñecas estén a la misma altura sin que estén dobladas hacia abajo o estiradas hacia arriba. Colocar el mouse a la misma altura del teclado.
  • 37. Posicionar el monitor ligeramente por debajo del nivel de los ojos. Ajustar el nivel de brillo y color de monitor de modo que no deslumbre la vista. Mantener limpia la pantalla / filtro del monitor. Situar el escáner o impresora en una área ventilada y asegúrate que reciba mantenimiento con regularidad. Alternar el trabajo en el computador con uno que requiera otro tipo de movimiento muscular. Tomar breves descansos a cada hora para que descansen los ojos y se estiren los músculos.
  • 38. CONCLUSIÒN Podemos concluir que el avance tecnológico , ha hecho que todas las entidades y personas en general entren en la era de la tecnología , teniendo en cuenta que los conceptos archivísticos se han incorporado en las bases teóricas tradicionales de la disciplina archivística, y se ha obtenido conocimientos convirtiéndose , en el recurso primario para los individuos y obtención de la economía en general. Para los profesionales de Ciencias de la Información se hace necesario avanzar en el conocimiento tecnológico para el tratamientos de los documentos electrónicos ,para poderlo aplicar en el trayecto laboral y personal.
  • 39. BIBLIOGRAFIA Diplomado en Archivistica,Departamento de historia Universidad del Valle Ley 594 del 14 de julio del 2000 Acuerdo 034 del 2000 Los Archivos y las Nuevas tecnologias , Ministerio de Cultura http://portalweb.ucatolica.edu.co/easyWeb2/files/85_5846_instructivo-para-la-organizacion-a http://infonautica.net/docs/infomag/infodigital/contenidos/textos/Esteban_1.pdf http://www.archivingsc.com/sistema_integral.html