Management de projet

1. Phase A: Etude d’opportunité
Question
Y a-t-il un sujet pour nous?
Finalité de cette phase
 Evaluation rapide de l’idée ou de la demande
 sur une base stratégique (notamment création de Valeur: couple
besoin disponibilité)
 Sur une base COST (projet et de son environnement)
 Engagement ou abandon
Déclenchement
Externe : demande d’un client potentiel
Interne : suggestion d’un service ou direction
contenu
 Formalisation de l’idée
 Explicitation des attentes, des implications aval et des
problématiques générées
 Ce qu’apporte l’originalité du projet: l’innovation dans le projet
 Analyse des acteurs concernés et attitudes vis-à-vis du projet
(Valeurs Entreprise et C .du Chgt)
 Dégrossissage économique (estimation) de la phase E à M
 Positionnement stratégique
 Finalité enjeux du sujet
 Analyse de l’environnement dans lequel le problème est
posé et impacts
 Choix du projet par rapport au autres projets de l’entreprise en
cours ou potentiels (systémique)
 Repérage des R/O à traiter ou à ne pas traiter.
Livrables
 Document de cadrage du sujet et décision: dossier sommaire (création de valeur)
 Soit lancer une étude de faisabilité avec les ressources requises
 Soit abandonner le sujet.
 Présentation à un comité de validation
Entrées
 Documents plus ou moins formalisés exprimant la demande
ou l’idée de départ., sans anticiper l’émergence d’un projet
structurée
Outils








Tableau fiche objectif
Brainstorming
Objectifs SMARTER
Estimation global coût ±30% + aléas: méthode globale
SWOT
6 forces de PORTER
PESTEL
Chaine de valeur
Les acteurs impliqués dans cette phase: MOA




Les acteurs peuvent être indépendants du reste du projet.
Direction générale
Direction commerciale et stratégique
COMEX
Particularités
 Première cause d’erreurs projet mauvaise expression des
besoins
 Conditionne le lancement du projet et sa réussite
 Cette phase est traitée de manière indépendante
1

2. Phase B: Etude de faisabilité/conceptuelle (APS)
Question
Quelle est la meilleure solution possible?
Finalité de cette phase
 Identifier la meilleure solution (parmi toutes les solutions possibles) pour
satisfaire aux besoins du projet.
 Préfigurer une stratégie de réalisation et une organisation globale préliminaire
du projet (COST)
Déclenchement
 Fait suite à l’étude d’opportunité et sera éventuellement suivie par une étude
d’avant-projet.
entrées
contenu
 Choix d’une solution
 Définition précise des finalités, objectifs et condition de succès
 Inventaire des solutions possibles pour répondre au cahier des charges
 Choix dune solution globale
 Ebauche du plan d’exécution du projet
 Organisation du projet

Rôle, responsabilité (organigramme)

Ressources et moyens de réalisation
Organisation SI du projet : reporting
 Définir la stratégie de réalisation
 Intégrer le projet dans le contexte de l’entreprise (place du projet et
sensibilités acteurs)
 Choix de la stratégie globale de la réalisation et scénario de réalisation


Mise en place des jalons stratégiques du projet
 Validation du Cahier des charges fonctionnel
Livrables
 Cahier des charges fonctionnel (CdCF) et des exigences (définir indicateurs de
succès)
 Scénario de réalisation : planning grandes lignes
 Préfiguration des coûts et des délais avec jalon principaux: planning
 Décision : soit continuer soit revoir à la baisse les objectifs (ou abandon)
 Risque et opportunité
 Objectif et pré-évaluation COST de l’étude d’opportunité.
 Budget (enveloppe) alloué.
 Planning d’étude pour la réalisation de cette phase.
Outils
 Analyse fonctionnelle externe (les besoins du client)
 Bête à cornes et pieuvre (4 types : usage, estime, contrainte et
fonction technique.
 Fonction : verbe à l’infinitif + complément
 Méthode créativité
 Analyse des scénario (planning grandes lignes)
 Tableau de vote multicritères (affectation critère et coef. sur solution).
 REX pour aider dans les choix
 DFP et analyse contractuelle
 Risques et opportunités: Matrice FARMER
Les acteurs impliqués dans cette phase.




MOE (les experts techniques et fonctionnels)
Pré-consultation fournisseurs/partenaires potentiels
MOA pour consultation
Nomination du chef de projet.
Particularités
 Scénario défini
 Doit jouer un rôle fédérateur entre la MOA et MOE
 Les rôles et responsabilités de chacun
2

3. Phase C: Etude d’avant projet
Questions
Quoi Quand Comment pour quel résultat (5W2H)? Définition COST
Finalité de cette phase
Déclenchement
 Décider du lancement formel de l’investissement/ du projet, sur la base d’un
dossier COST complet et cohérent.
 Finaliser l’ensemble du dossier COST
 Décision de lancer un avant-projet à la suite des études de faisabilité, qui ont
sélectionné un solution pour solution pour satisfaire à la finalité et aux objectifs.
contenu
Entrées

Objectifs techniques
 Rassembler les données de base précises et complètes.
 Etudier en détail les besoins
 Cahier des charges fonctionnel complet (AF, AV, CCO)

Objectifs économiques.
 Estimation des coûts
 De réalisation du projet
 D’exploitation des produits
 Des aléas et critères économiques
 Analyse de la Valeur (VAN, TRI, POT, EN)

Objectifs organisationnels
 Définition de la structure interne du projet
 De la place du projet dans l’entreprise
 Des collaborateurs externes [internalise, externalise ( Etudes, réalisation, maintenance ) ]
 D.F.P.

Objectifs temporels
 Définition des jalons du projet et des grandes phases de déploiement convergence et des
synchronisations
 Analyse des mobilisations à assurer
 Préfiguration des avancements
Communication
 Plan de communication projet (qui, dit quoi , à qui, pour quoi, quand, comment)
 Mise en place du dispositif de reporting, visualisation du diagramme temps temps
Indicateurs



Outils




Analyse de la valeur : AF (5 étapes) + CCO (4 étapes)
DFP
Outils de communication: fiche outil du communiquant
R/O
 Résolution des problèmes CARREDAS
 Diagramme de FARMER et KIVIAT
Les acteurs impliqués dans cette phase.
 MOA
 MOE: CP
 CD, CDG, CODIR selon les organisations
Définir et préparer le suivi de indicateurs de succès du projet.
Livrables





 Orientations stratégiques de la Direction (taux d’actualisation)
 Informations marketing
 Document de cadrage du sujet et description de la solution
retenue
Dossier COST complet et validation associées (contrats)
Plan de communication
Plan d’exécution du projet
Tableau de contrôle budgétaire (A préparer)
Tableau des Risques et opportunités mis à jour
Particularités
 Le processus ‘engagement de la décision doit être parfaitement
clair dans l’entreprise.
 Le CP est déjà pressenti à ce stade pour effectuer le transfert de
connaissance du dossier
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4. Phase E: Planification et budgétisation
Questions
 Comment éviter les dérives COST?
Finalité de cette phase
Préparer des outils de communication qui permettent à chacun de
 Comprendre la stratégie, le plan d’exécution du projet et les interfaces
 organiser son travail, produire des livrables à temps
 Travailler en mode collaboratif
 Connaitre les moyens nécessaires (ressources) et alloués (budgets)
Développer des outils pour piloter le projet et son avancement.
Déclenchement
Fin d’avant projet et/ou décision de lancer la réalisation du projet.
contenu
 Organisation du projet.
 Décomposition fonctionnelle (DFP) et élément de codification
 Scenario de réalisation du projet qui définira les jalons, les logiques d’activités
et l’organisation.
 Planning : 9 étapes (faire un liens faire la fiche synthèse)
 Positionnement des jalons et marges stratégiques, Définition de la granularité,
Liste des activités qui conduise à des livrables d’interface, Réseau logique,
Analyse déploiement convergence, vérification des synchronisations,
vérification des cumuls des moyens, distribution des marges de scénario.
 Vérification des moyens et de l’avancement
 Plan de charge par ressource
 Modalité de calcul de l’avancement des livrables (métrique)
 Budget
 Transformation des estimations en budget :Coût global du projet pour accord
(ressources; €; matériel,…)
 Répartition du budget selon les postes
 tableau du contrôle budgétaire et courbes en S (réalisé, facturé, payé)
Livrables
 Communication des avancements
 Mise à jour du planning
 Suivi des R/O
entrées




Cahier des charges
Planning global
Moyens disponibles
Hypothèse financière
Outils
 Métrique des avancements (0-100; jalon; % d’avancement;
prorata temporis)
 GANTT
 DFP
 PERT
Les acteurs impliqués dans cette phase.




CP
Fournisseurs
Financier
Ressources
Particularités





Veiller à définir assez finement les activités finales
Ne pas mettre trop de liaisons dans le séquencement des activités.
Pensez aux aspects humains dans la planification
Lecture verticale et de droite à gauche du planning
Les dépassements de budget estimés sont mis dans la PDC jusqu’à
approbation le cas échant
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5. Phase E: Pilotage
Questions
Y a-t-il un pilote dans l’avion?
Finalité de cette phase
Déclenchement
 Le pilotage d’exécution du projet consiste en une comparaison
permanente du P.E.P. et de la réalité des faits sous tous les aspects du
COST et à traiter toute déviation pour
 Se remettre dans le cadre prévu
 Remodeler le P.E.P. de façon cohérence afin de maintenir les
objectifs du projet
Activité permanente de l’équipe projet.
Alimentée par les rapports d’avancement, les TdB, la communication
contenu
 Analyse fine des problèmes rencontrés.
 Définition réfléchie puis mise en œuvre d’actions correctives, en
fonction des écarts constatés par rapport aux prévisions et en
prenant en compte tout l’environnement du projet
 Mise à jour permanente des paramètres C.O.S.T.
 Animation/Motivation de l’équipe du projet et management des
ressources
 Information des acteurs concernés
 Mise à jour du P.E.P
Livrables
 Mise à jour du planning
 Décision de pilotage et plans d’action (plan B)
 Rapport d’information pour les acteurs (météo)
Entrées
 Dossier P.E.P notamment :
 Planning réalisé, histogramme et courbes d’avancement
 Budget, contrôle budgétaire et courbes associées
 Analyse des R/O
Outils





GANTT
DFP
PERT
Outils de qualification et de suivi des R/O
Négociation Harvard
Les acteurs impliqués dans cette phase.




L’équipe projet
Le chef de projet
Les instances (CODIR)
Tout l’environnement du projet (prestataire, commanditaire,
fournisseur)
Particularités
 Le pilotage est l’activité qui requiert une connaissance de tous les
aspects projet pour comprendre les situations rencontrées et
prendre des décisions pertinentes
 Anticipation permanente
 Sens de l’écoute
 Réactivité
 Rigueur d’analyse
 Sens de décision et volonté de réussite
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6. Phase R/O: Risques et opportunités
Questions
Quels sont les risques et opportunités sur le projet
Finalité de cette phase
 Imaginer autant que possible des conditions défavorables d’exécution du projet pour
 En optimiser le pilotage.
 Être proactif et anticiper
 Pour accompagner de mesures préventives et plan de repli curatifs .
Déclenchement
Niveau général: A partir de la phase de faisabilité et d’avant projet.
Niveau détaillé : Au démarrage de l’exécution du projet
Mise à jour : Hebdomadaire
contenu
 Plan d’identification des risques
1. Définition du périmètre de l’étude
2. Liste des R/O (au Km)
3. Evaluer et hiérarchiser les risques (criticité= probabilité * gravité)
 Analyse qualitative et quantitative
 Plan de traitement des risques
4. Traitement des risques
 Identification des responsables, Dates, Butées
 Maitriser les risques en zones ALARP ou ALARA
 Sur la base ACAT:
 L’éviter (éliminer la source, transférer à
d’autres,...)
 Le modifier (le répartir, l’étaler, le circonscrire)
 Le partager (partenariats)
 Le conserver et le maîtriser
5. Mise à jour du planning et plan de management des risques et
REX
Livrables
 Tableau d’identification des risques
 Tableau de traitement des risques
Entrées
Niveau général: Document de cadrage ou de définition du sujet
Niveau détaillé : scénario de réalisation , planning, coût, orga.
Mise à jour : reporting du projet et plan d’exécution du projet
Outils









SWOT et Swinger le SWOT: SOOO
S’appuyer sur le tableau des risques principaux.
Brainstorming
Ishikawa: arêtes de poisson (les 5M)
Arbres des opportunités (les 8C)
Pareto
FAMER (criticité des risques)
KIVIAT
AMDEC
Les acteurs impliqués dans cette phase.
 Le chef de projet
 Equipe projet (Les experts,…)
Particularités
 Risque : combinaison de causes.
 Sensibilisation collective visant à faire comprendre à tous les
partenaires:
 Que les risques font partie du projet
 Qu’il existe de nombreuses opportunités
 Qu’il faut faire preuve d’anticipation et de réactivité
 L’identification des R/O permet, dans une certaine mesure d’attribuer des
provisions au Projet en terme de COST.
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7. Phase J: Livraison
Questions
Comment transférer le produit du projet vers les exploitants et utilisateurs?
Finalité de cette phase
Déclenchement
 Transférer le produit du projet de l’équipe projet vers
les exploitants/ utilisateurs
Modalité et processus spécifique à chaque projet et culture d’entreprise.
L’équipe projet a la responsabilité des essais de démarrage pour valider le
CdC, mais avec la participation des futurs exploitant/utilisateurs
contenu
Entrées
 Vérification, essais, réception
 Vérification de la conformité des produits
 Acceptation des produits par le commanditaire
 Livraison
 Livraison et transfert de responsabilité documenté entre projet et exploitant

De l’objet du projet

De pièce de rechange

Des manuels opératoires
 De la formation des personnels exploitants/utilisateurs
 Service après vente
 Permanence de l’équipe projet pour
 Lever les réserves
 Veiller à une utilisation correcte du produit
 Assurer les obligations de garantie
 Communication
 De lancement des produits en exploitation
 D’informer des nouveaux processus, des nouvelles capacités
 De remerciements aux contributeurs.
Livrables
 Documents de recette, et l’ensemble des PV
 Les contrats
 Document du produit pour son exploitation
 Produit du projet
 Plan de livraison
 Cahier des charges fonctionnels et techniques.
Outils
 Outils de suivi de recette.
 Les outils de validation des performances.
Les acteurs impliqués dans cette phase.




L’équipe projet
Les commanditaire
Les exploitants
Les utilisateurs
Particularités
 La livraison est une des phases les plus délicates du projet.
 La phase de recette doit être étudiée dès le démarrage de la
réalisation du projet
 Le cahier de recette doit être validée par les parties
prenantes.
 Cette phase se termine par un PV.
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