O documento resume uma apresentação sobre a automação dos processos e regras de recrutamento em uma empresa de cobrança de dívidas utilizando as ferramentas jBPM e Drools da plataforma KIE. A empresa transformou seus processos de gestão de pessoas para torná-los mais ágeis, reduzindo o tempo de recrutamento e seleção através da automação e da otimização das etapas do processo. Os novos processos automatizados trouxeram benefícios como menor tempo de ciclo, padronização dos critérios de se

1. Recruitment process and
rules automation with
jBPM and Drools
Maurício Bitencourt
26 de setembro de 2014
São Paulo-SP

2. Esta apresentação foi autorizada pela PAC ADMINISTRADORA DE CRÉDITO para ser apresentada no evento JUDCon2014:Brazil. Este conteúdo
"Transformação dos Processos de Gestão de Pessoas” foi apresentado pela Diretora Administrativa / Financeiro Marcia Terezinha Hupfer, a
Gerente de RH Michelle Pitrez e a Psicóloga Analista de Recrutamento e Seleção Paula Melo na 41ª edição nacional do evento BPM Day da
ABPMP, dia 06 de maio de 2014 no Salão de Convenções do Centro de Eventos da FIERGS em Porto Alegre. O evento contou com a presença de
um público de mais de 600 pessoas e teve como objetivo discutir o tema Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM - Business Process
Management) e apresentar casos práticos de implementação.
Para mais informações, acesse:
http://www.mauriciobitencourt.com/2014/05/bpm-day-porto-alegre-2014.html
http://www.projeler.com.br/quemsomos_clientes_estudo_de_caso_paconline.jsp
Este conteúdo tem como objetivo apresentar os benefícios que a organização está colhendo a partir da automação de processos e regras de
negócio com a tecnologia BPMS/BRMS Open Source KIE Knowledge is Everything (JBOSS Drools, jBPM, OptaPlanner, Uberfire, Dashbuilder) e
compartilhar com a comunidade resultados obtidos com esforço e evolução da plataforma BPM Suite.
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3. Business Transformation Expert
Maurício Bitencourt, CBPP
• Administrador de Empresas (PUCRS)
• Diretor Executivo na Projeler
• Certified Business Process Professional (CBPP® Blue Seal) certificado
pela ABPMP International
linkedin.com/in/mbitencourt
• Vice-presidente e um dos fundadores do capítulo brasileiro da ABPMP.org Association of Business Process
Management Professionals
• Professor da Especialização em Gestão por Processos de Negócios da UNISC - Universidade de Santa Cruz
do Sul e MBA Fundace/USP
• Instrutor do ABPMP BPM Boot Camp & CBPP Exam
• Instrutor de diversos CFGPs – Curso de Formação de Gestores de Processo da ABPMP.org
• Coordenador do Curso de Gerenciamento de Processos de Negócio e preparação para o Exame CBPP® da
ABPMP na modalidade EAD da Projeler
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4. Transformação dos Processos de Gestão de Pessoas
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5. A Empresa Com sede em Porto Alegre,
5
a PAC é especializada em
recuperação de crédito, com
abrangência em todo Brasil
Conta com aproximadamente 600
colaboradores e mais de 300
posições de atendimento
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6. Fundada em 17 de Março de 1999. Iniciou suas operações na
depuração da carteira de crédito imobiliário da Caixa Econômica Federal
6
Principais Clientes
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7. Principais Desafios
• A demanda dos clientes exige volume e
disponibilidade de pessoas para atender
• Turnover aproximado de 15% ao mês
• Mudar para um processo adequado ao ritmo e
perfil dos candidatos (geração touch)
• Reduzir o tempo e custo dos processos de
seleção e contratação
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8. Critérios para priorização da iniciativa
• Pessoas são o nosso principal ativo
• Metas dos clientes cada vez mais
desafiadoras
• Necessidade de aumento de produtividade por
recuperador de crédito
• Um bom processo de seleção nos proporciona
melhores resultados aos clientes
• Absorver ondas de crescimento com agilidade
8
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9. Ciclo de vida do colaborador
Gerir
desempenho
do período de
experiência
Recrutar e
selecionar
novos
colaboradores
Capacitar
colaborador
Gerir
desempenho e
carreira do
colaborador
Desligar
colaborador
9
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10. Projeto de transformação do processo de
recrutamento e seleção
Visão do projeto
• Implantar políticas claras e garantir o cumprimento das mesmas
• Melhor fluidez das filas de trabalho
Justificativa
• Processos, regras de negócio e papéis claros
• Otimizar recursos (fazer mais com o mesmo)
• Qualificar indicadores
Objetivos
• Diminuir retrabalho
• Redução de custos
• Padronizar serviços
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SCRUM
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11. Escopo do Projeto
• RH e Administração de Pessoal
• Construir arquitetura de processos
• Utilizar modelo de referência APQC PCF
• Revelar o escopo dos processos:
• Políticas e regras de negócio
• Métricas e indicadores
• Eventos de acionamento e resultados do processo
• Papéis e responsabilidade por prestação de contas (matriz RACI)
• Modelar, analisar e redesenhar processo com BPMN 2.0
• Automatizar processo e regras de negócio com BPMS
• Criar painéis de BAM para acompanhar e sustentar a operação
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12. Metodologia
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13. Cadeia de Valor de Gestão de Pessoas (GP)
22
Gerir desempenho
do período de
experiência
20
Recrutar e
selecionar novos
colaboradores
21
Capacitar
colaborador
23
Gerir desempenho
e carreira do
colaborador
24
Desligar
colaborador
30
Gerir
ponto
31
Gerir
benefícios
32
Gerir
atendimento
de GP
33
Gerir
folha de
pagamento
35
Gerir
processos
trabalhistas
36
Gerir
informações
de GP
34
Gerir
segurança do
trabalho
10
Otimizar processos
de GP
11
Gerir relações
externas
12
Gerir clima
organizacional
Processos
Gerenciais
Processos
Primários
Processos
de Suporte 13
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14. Análise do processo
Pontos Fortes
• Número de canais de atração
• Estrutura de recepção
• Múltiplo canais de captação
• Colaboradores experientes e
qualificados
• ...
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Pontos a Melhorar
• Teste de conhecimento
• Autobiografia
• Simulação de cobrança
• Entrevista coletiva
• Teste de digitação
• Ordem das etapas do processo
• ...

15. Contexto do processo (AS-IS) na
Arquitetura de Processos
22
Gerir
desempenho do
período de
experiência
20
Recrutar e
selecionar
novos
colaboradores
21
Capacitar
colaborador
23
Gerir
desempenho e
carreira do
colaborador
24
Desligar
colaborador
20.1
Gerir atração de
novos
colaboradores
20.2
Gerir captação
de novos
colaboradores
20.3
Recrutar novos
colaboradores
20.4
Selecionar
novos
colaboradores
20.5
Admitir novos
colaboradores
20.4.1
Realizar
entrevista
coletiva
20.4.2
Realizar
provas
20.4.3
Realizar
simulação de
ligação
20.4.4
Realizar
entrevista
individual
20.4.5
Realizar teste de
informática
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16. Transformação do Processo
• Inversão de etapas do processo para
antecipar a seleção das melhores
competências
• Redução do tamanho de lote para um
candidato em cada instância de processo
• Fluxo contínuo das filas de trabalho dos
colaboradores
• Uso de tecnologia BPMS para automatizar os
processos e regras de negócio
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17. Conceitos de fluxo contínuo do LEAN
no Gestão de Pessoas
https://www.youtube.com/watch?v=PbmotQJNr5E&list=PL48iyUNxZtjkSStTfOb8NTqG3do8d7TBB
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https://www.youtube.com/watch?v=PbmotQJNr5E 17

18. Processo de negócio na notação BPMN 2.0
integrado ao modelo de decisão (decision table)
Realizar
prova
Tabela de
decisão com
critérios de
seleção
X entrevista .. .
Apresentar
resultados ao
candidato
Dispensar
candidato
Realizar
Reprovado
18
Respostas do
candidato sem
uso de papel
Tabulação e
resultado
automático
Caminho
feliz do
processo
Desvio automático
para as filas de
trabalho
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19. Processo automatizado com tecnologia BPMS
• Candidato como ator do processo
via formulários eletrônicos
• Vídeos para cada passo
• Sem papel
• Tabulação automática das
informações
• Critérios de desvios do processo
com base em regras de negócio
(sem julgamento)
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20. Fila de trabalho
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21. Painéis de controle
• Monitoramento de indicadores em tempo real
• Métricas coletadas diretamente da execução do
processo automatizado
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22. Benefícios auferidos
• Operação do negócio alinhada com a estratégia
• Documentação igual à execução
• Ciclo de tempo menor para disponibilizar o
candidato para a operação de recuperação de
crédito
• Processo com critérios padronizados
• Uso dos conceitos do LEAN Office para promover
fluxo contínuo na captação dos candidatos
• Melhores indicadores em tempo real
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23. Resultados obtidos com a transformação do
processo de GP
Processo Anterior Atual
Recrutamento Em lote
Agendado
Individual
Na apresentação
Seleção Em Lote
3 dias
Individual
No mesmo dia
Admissão Quinzenal Semanal
MAIS RÁPIDO, BARATO E MELHOR
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24. Próximos passos
Ø Sustentar a otimização e evolução
contínua
Ø Revelar e automatizar todas políticas
e regras de GP
Ø Ampliar automação de processos
Ø Medir e recompensar pelo sucesso
do desempenho do processo
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25. Automação do processo no BPMS
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26. Arquitetura de Processos
Recruitment 26
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27. Diagrama de processo na notação BPMN 2.0
• Execução do processo direto da diagrama em BPMN
• Agilidade para distribuir novas versões (estamos na 4ª)
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28. Tabela de decisão
Ø Regras transparentes e de simples manutenção
Ø Critérios claros de seleção do candidato
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29. Transformação dos Processos de Gestão de Pessoas
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30. Transformação de Processo
Evite perpetuar métodos obsoletos
com tecnologias melhoradas
à Modelagem, análise, desenho e simulação antes
de automatizar o processo
Processos mais inteligentes à Melhores decisões com regras automatizadas
Substituição de trabalhos manuais
à Decisões sem julgamentos são candidatas a
repetitivos
automação de regras
Maturidade da gestão por processos à Melhores indicadores e painéis de dashboards
Percepção de aumento da velocidade
à
e agilidade com redução de custos
Evite projetos com escopo fechado, comece com
um produto mínimo viável (MVP) e evolua com o
aprendizado
Aderência e sustentação à
Use a plataforma BPM Suite sem visão técnica
para internalizar a gestão por processo e evoluir
sem auxílio técnico
Transformação da organização à Pense além do fluxo de trabalho (workflow)
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31. Por que KIE Knowledge is Everything JBOSS jBPM 6?
• BPM Suite integrado e acessado via
navegador sem necessidade de
instalação na máquina local
• Ciclo de vida completo dos ativos de
conhecimento do desenho, simulação,
implementação, execução,
monitoramento e planejamento de
recursos
• Professional Open Source “sem
pegadinhas”. Outras opções necessitam
de módulos extras com custo a parte, tais
como, integração com LDAP/AD, BAM,
BRE, conectores, ...
• Possibilidade de aquisição de plataforma
corporativa com escalabilidade, alta disponibilidade,
base de conhecimento, manutenção evolutiva,
suporte técnico com níveis de serviço (SLA) e
atendimento local
• Opções On Premise ou Public/Private/Community
PaaS com o OpenShift
• A visão da plataforma ruma para um iBPMS
(intelligent BPM) que, em breve, estará nos
quadrantes do Gartner
• Comunidade ativa e incentivada pelo fornecedor
que garante colaboração, documentação, e
evolução da plataforma
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32. Thanks community!
http://pt.slideshare.net/http://www.linkedin.com/in/mbitencourt mauricio.bitencourt
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