Dokumen tersebut membahas tentang administrasi kesekretariatan dan keuangan untuk mahasiswa tingkat dasar jurusan Teknik Sistem Perkapalan FTK-ITS. Dokumen tersebut menjelaskan definisi, peran, fungsi, tujuan, sistem, dan prosedur administrasi kesekretariatan dan keuangan seperti penulisan nomor surat, pengajuan proposal dan laporan keuangan, serta pengajuan dana ke lembaga terkait.

1. LATIHAN KETERAMPILAN MANAJEMEN MAHASISWA
TINGKAT DASAR
JURUSAN TEKNIK SISTEM PERKAPALAN
FTK – ITS
2012
ADMINISTRASI
Kesekretariatan &
Keuangan
“Be A P.R.I.M.E ( Peduli, Responsible, Inovatif, Mandiri, Efektif ) Mover For the Best Himasiskal”

2. Definisi Administrasi
 Management of affairs (Pengaturan pekerjaan)
 Sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh satu pihak ke pihak yang lain
 Proses pengaturan arsip, dokumen, informasi, dan sejenisnya dalam
sebuah sistem
 Usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta cara – cara
penyelenggaraan pembinaan organisasi
 Usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan
kebijaksanaan untuk mencapai tujuan
 Kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan
 Kegiatan kantor dan tata usaha
(Kamus Besar Bahasa Indonesia)
“Be A P.R.I.M.E ( Peduli, Responsible, Inovatif, Mandiri, Efektif ) Mover For the Best Himasiskal”

3. PENJ PROKER
RENCANA KEGIATAN
DANA
AKL
GAGASAN AWAL
PENJ. PROGRAM KERJA
KEGIATAN PROPOSAL
SPJ PERM DANA PENJ PROKER
LPJ
“Be A P.R.I.M.E ( Peduli, Responsible, Inovatif, Mandiri, Efektif ) Mover For the Best Himasiskal”

4. Peran, Fungsi dan Tujuan
Peran dan Fungsi
Meningkatkan efisiensi dan efektifitas
hubungan, keuangan, tenaga, waktu, dsb.
Tujuan
Memperlancar lalu lintas distribusi
informasi ke semua pihak (internal – eksternal)
Mengelola dan memelihara seluruh
dokumentasi organisasi yang berguna untuk
kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen
“Be A P.R.I.M.E ( Peduli, Responsible, Inovatif, Mandiri, Efektif ) Mover For the Best Himasiskal”

5. 1. Administrasi Kesekretariatan.
2. Administrasi Keuangan
“Be A P.R.I.M.E ( Peduli, Responsible, Inovatif, Mandiri, Efektif ) Mover For the Best Himasiskal”

6. Definisi Administrasi Kesekretariatan
Definisi:
Segala aktivitas dalam suatu organisasi yang
berhubungan dengan pengelolaan data – data
organisasi
Tujuan:
Mengatur mekanisme kerja dan tertib administrasi
Menjaga dan merawat inventaris sebagai aset
organisasi
“Be A P.R.I.M.E ( Peduli, Responsible, Inovatif, Mandiri, Efektif ) Mover For the Best Himasiskal”

7. Bentuk-bentuk Arsip
• Surat Keputusan
• Surat Ketetapan
• Surat Keterangan
• Surat Keluar, Surat Masuk
• Surat Pertanggungjawaban
• Proposal, Laporan Pertanggungjawaban
“Be A P.R.I.M.E ( Peduli, Responsible, Inovatif, Mandiri, Efektif ) Mover For the Best Himasiskal”

8. System Administrasi
• Pengumpulan Dokumen dalam
Binder / Map
• Pengarsipan melalui software/
Softcopy yang akan di CD kan
“Be A P.R.I.M.E ( Peduli, Responsible, Inovatif, Mandiri, Efektif ) Mover For the Best Himasiskal”

9. Penulisan Nomor Surat
No/Inisial/Kegiatan/Institusi/Bulan/Tahun
• Nomor : 1, 2, 3, dst
• Inisial : Jenis Surat  TUS, SEKOR, SEKUM,
PRESIDENT
Atau lambang  A, B, C, dst (surat keluar/masuk)
• Kegiatan : Pelayaran IPTEK, PKM GT FTK, dll
• Institusi : BEM FTK, HIMATEKLA, PT
Garuda, dll
• Bulan : dalam angka romawi I, II, III, dst
• Tahun : dalam angka Arabic  2009, 2010, dst
“Be A P.R.I.M.E ( Peduli, Responsible, Inovatif, Mandiri, Efektif ) Mover For the Best Himasiskal”

10. Proposal atau Usulan Kegiatan
• Pendahuluan (latar belakang)
• Tujuan
• Nama Kegiatan
• Tema Kegiatan
• Sasaran (Peserta)
• Pelaksanaan (Tempat & Waktu)
• Bentuk Kegiatan
• Lampiran
• Penutup
• Lembar Pengesahan
• Media Sponshorship, Tanda Terima
Proposal, Surat Kerjasama (jika diperlukan)
“Be A P.R.I.M.E ( Peduli, Responsible, Inovatif, Mandiri, Efektif ) Mover For the Best Himasiskal”

11. Laporan Pertanggungjawaban
• Pendahuluan (latar belakang)
• Tujuan
• Nama Kegiatan
• Tema Kegiatan
• Sasaran (Peserta)
• Pelaksanaan (Tempat & Waktu)
• Bentuk Kegiatan
• Lampiran
• Laporan Kegiatan (Persiapan, Pra
Pelaksanaan,Pelaksanaan, Pasca Kegiatan)
• Evaluasi (Hambatan/ Kendala)
• Saran (rekomendasi)
• Penutup
• Lembar Pengesahan
“Be A P.R.I.M.E ( Peduli, Responsible, Inovatif, Mandiri, Efektif ) Mover For the Best Himasiskal”

12. Definisi Administrasi Keuangan
Definisi:
Segala aktivitas dalam suatu organisasi yang
berhubungan dengan pengelolaan data
– data keuangan
Tujuan:
Mengatur mekanisme aliran keluar
masuknya dana
Mendokumentasikan aliran keluar masuknya uang
ke dalam surat tanda terima (kuitansi)
“Be A P.R.I.M.E ( Peduli, Responsible, Inovatif, Mandiri, Efektif ) Mover For the Best Himasiskal”

13. Alur Pengajuan Birokrasi
• Pengajuan dana ke Ikoma
- surat permohonan dana ke IKOMA disertai proposal
- proaktif menanyakan perkembangan permohonan
dana
- jika dana turun jangan lupa membuat SPJ ke IKOMA
• Pengajuan dana ke SPP/ DPP
- surat permohonan dana ke SPP/ DPP disertai proposal
- proaktif menanyakan perkembangan permohonan dana
- jika dana turun jangan lupa membuat SPJ ke SPP/ DPP
“Be A P.R.I.M.E ( Peduli, Responsible, Inovatif, Mandiri, Efektif ) Mover For the Best Himasiskal”

14. Surat Pertanggungjawaban - SPJ

15. Sayonara…
Kita Tidak Akan Pernah
Menemukan Lautan Baru
Kecuali Kita
Punya Keberanian
Untuk Tersesat
Di Laut.