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Taller 1 servicios de informacion
1. INFORME 1
SERVICIOS DE INFORMACION
MILENA BOTERO VILLAFAÑE
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACION, DOCUMENTACIÒN,
BIBLIOTECOLOGÌA Y ARCHIVISTICA.
ARMENIA (Q)
2014
2. INFORME 1
SERVICIOS DE INFORMACION
DOCENTE
GLORIA ELENA MORENO HINCAPIE
MILENA BOTERO VILLAFAÑE
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACION, DOCUMENTACIÒN,
BIBLIOTECOLOGÌA Y ARCHIVISTICA.
ARMENIA (Q)
2014
3. INTRODUCCION.
La incorporación de las nuevas tecnologías de la información al mundo
bibliotecario ha motivado la aparición de nuevos productos, nuevas actividades
y técnicas de transmisión de información y nuevas formas de gestión en los
servicios de una biblioteca universitaria. Frente a estos avances tecnológicos,
cada vez se hace más necesaria la aplicación de herramientas que permitan
una mejora en la comunicación y difusión de servicios bibliotecarios y que a su
vez ofrezcan la posibilidad de satisfacer mejor las demandas informativas de
nuestros clientes. La incorporación de técnicas de promoción y difusión al
mundo bibliotecario se ha desarrollado con bastante lentitud; sigue siendo una
tarea bastante olvidada y en pocas ocasiones recurrimos al marketing para
comunicar nuestros productos y servicios y ofrecerle al cliente la opción de
conocer mejor las posibilidades informativas con las que contamos.
Generalmente, cuando hablamos de marketing, lo asociamos a actividades
empresariales y lo relacionamos con conceptos tales como publicidad, ventas,
estudios de mercado, etc., conceptos que a priori nos pueden parecer alejados
de la concepción tradicional que se tiene de los servicios bibliotecarios, pero
que están muy vinculados a la concepción moderna de gestión de cualquier
tipo de servicio de información. El marketing es algo más que una ciencia
empresarial, es un fenómeno social de nuestro tiempo y un elemento esencial
de cualquier organización, al que los servicios bibliotecarios no pueden vivir de
forma aislada como generadores, transmisores y distribuidores de un producto
como la información. La presente comunicación no pretende ser la fórmula
mágica para solucionar todos los problemas con los que contamos actualmente
para la difusión de servicios, pero sí nos invita a una reflexión sobre la
necesidad de aplicar el marketing al mundo de la biblioteconomía y se
proponen unas líneas de actuación que pueden ser bastante útiles para todos
aquellos que trabajamos en cualquier servicio de información.1
1
http://www.cobdc.org/jornades/7JCD/63.pdf
4. Taller No 1
Taller 1 Servicios de información
Analice la influencia que tiene la misión institucional ( de una escuela,
universidad, empresa, industria, etc) en el desarrollo de colecciones y servicios
en sus Unidades de Información y qué papel juegan los usuarios.
Los servicios en las UI deben involucrar la difusión de colecciones, tecnología
disponible y los servicios, lo mismo que garantizar el acceso a cada recurso.
Cómo explica en qué consiste la difusión y el acceso. Dé ejemplos
Desde los principios analizados en el documento “Soy obsoleto” determine lo
que usted haría al aplicar estos principios a los servicios de
- Circulación y préstamo.
- Diseminación selectiva de información.
- Bibliografía.
No dude en preguntar si tiene inquietudes sobre el taller.
Fecha de Entrega Marzo 9
5. 1. Analice la influencia que tiene la misión institucional ( de una escuela,
universidad, empresa, industria, etc) en el desarrollo de colecciones y
servicios en sus Unidades de Información y qué papel juegan los
usuarios.
De acuerdo al interrogante planteado debemos tener en cuenta que la
Misión es el propósito, motivo, fin, razón de ser de la existencia de una
empresa u organización, porque define lo que se pretende cumplir en
su entorno o sistema social en el que actúa, lo que se pretende
hacer y el para quien lo va a hacer.
Al hablar de cada una de estas instituciones (de una escuela, universidad,
empresa, industria, etc) podemos afirmar que tienen asignada una misión
particular que deben llevar a cabo con la responsabilidad que la misma
sociedad indica. Lo que pone de manifiesto que deben seguir unos
lineamientos, políticas, normas, procedimientos y planeación estratégica
que permita el cumplimiento de su misión y visión.
Con esto se sustenta que la influencia de la misión institucional en el
desarrollo de colecciones y servicios de las unidades de
información es fundamental. En el caso de las bibliotecas, es
primordial la preservación de la herencia cultural del hombre y la
transmisión de la cultura intelectual. En este orden de ideas, las
bibliotecas deben contribuir al fomento de la democracia en los países, al
desarrollo económico y social, además de constituirse en centros que
permitan el aprendizaje continuo, así como ser promotores culturales y
lingüísticos.
Para satisfacer las necesidades informativas de sociedades
multiculturales, la biblioteca debe además fomentar la comprensión, el
diálogo y el debate razonado, a través de la oferta variada de
informaciones que contribuyan al enriquecimiento cultural y educativo de
los individuos, ya que una persona que cuenta con las herramientas
educativas e informativas adecuadas, puede más fácilmente comprender
y adaptarse a la comunidad en la cual se encuentra inmersa, valorar sus
tradiciones y tomar decisiones razonadas de acuerdo a sus intereses. Es
por esto que los servicios de la unidad de información se deben
centrar en la satisfacción a las necesidades de información del
usuario, de acuerdo al entorno que lo rodea.
Asimismo, la biblioteca se constituye en uno de los pocos espacios en los
que los individuos pueden acceder a una información no comercial, ni
con intereses de mercado, por lo que la selección de la información a
6. difundir o conservar se convierte en una labor de gran compromiso y
responsabilidad social por parte de la institución, los funcionarios y los
encargados de realizar dichas selecciones, ya que en sus manos se
encuentra gran parte de lo que se heredará a las generaciones futuras y
consecuentemente, cualquier omisión puede llevar al detrimento o
desaparición de las manifestaciones culturales más desprotegidas.
De acuerdo a lo anteriormente expuesto, la biblioteca tiene la necesidad
de ampliar su compromiso social en este nuevo contexto cultural,
fomentar el respeto a las diferentes manifestaciones culturales, pero
también debe proteger la identidad de las culturas locales recolectando la
información disponible sobre los diferentes grupos que la integran, y
evitar el aislamiento de las mismas. Es por esto que el papel que juegan
los usuarios es preponderante.
En conclusión, puedo afirmar que la misión de una organización, impulsa
el desarrollo de colecciones y servicios de información en aras de
satisfacer al usuario de información.
2. Los servicios en las UI deben involucrar la difusión de colecciones,
tecnología disponible y los servicios, lo mismo que garantizar el acceso
a cada recurso. Cómo explica en qué consiste la difusión y el acceso. Dé
ejemplos:
LA DIFUSION
En mi concepto este servicio está constituido por una serie de
actividades, para brindar al usuario información de los servicios que se
7. ofrecen en la unidad de información respectiva. Dicha difusión se puede
realizar a través de:
Materiales Publicitarios Escritos
Debemos elaborar materiales publicitarios escritos en los que se
difundan nuestros productos y servicios. Utilizaremos una presentación
sencilla pero atractiva y con un lenguaje acorde al segmento de mercado
al que va dirigida.
Podríamos establecer dos grupos
a) Hojas informativas de carácter general. Son ideales para clientes
externos que necesitan un primer acercamiento, conocimiento e
introducción al manejo y uso de la biblioteca, sus colecciones o servicios.
b) Hojas informativas de carácter específico. Destinadas a segmentos de
mercado específico, con necesidades informativas específicas, para
clientes más especializados y avanzados, o destinadas a la difusión de
servicios concretos o especializados como la DSI o Bases de Datos
disponibles en Red o en CD-ROM, propias o ajenas, etc. Los boletines
de sumarios y boletines de novedades también constituyen una forma de
difusión de fondos específicos
. Materiales Publicitarios Audiovisuales
Los materiales audiovisuales captan y atraen mejor la atención del
cliente/usuario. Sería interesante la edición de CD-ROM de colecciones
específicas o un vídeo en el que se proyecte a los clientes o usuarios y
mediante la técnica de voz en off la imagen de la Biblioteca, explicando
los rasgos básicos de organización, ubicación física, división de
espacios, normas de acceso y uso, instrumentos de control de la
información, servicios y productos.
. Publicidad Electrónica
Actualmente, la publicidad electrónica es un medio bastante idóneo para
la difusión de servicios ya que se puede llegar más fácil y rápidamente a
muchas más personas. Debemos aprovechar las posibilidades de
promoción a través de las nuevas tecnologías y las posibilidades que
actualmente nos brinda la Red Internet. El correo electrónico, no sólo es
8. un medio eficaz para el procesamiento automático de la DSI o peticiones
y suministro de información bibliográfica, sino que a través de él
podemos difundir nuestras actividades y servicios. En el momento de
elaborar una página Web de la Biblioteca, en la que se den a conocer
nuestros servicios, es importante que esta reúna los siguientes
requisitos:
a) A nivel de contenido:
- Presentación de la página
- Información General sobre la Biblioteca (Hª de la Institución, horarios,
Condiciones de acceso, etc.)
- Normativa
- Colecciones o fondo que posee y posibilidades de acceder
Electrónicamente a los mismos.
- Recursos bibliográficos y documentales e instrucción sobre los
procesos de
Búsqueda (Bases de datos en línea, revistas electrónicas, etc.)
- Visitas virtuales a la institución.
b) A nivel formal:
- Presentación atractiva.
- Actualización periódica
- Estructura sencilla y clara de contenidos
- Iconos señalizadores que faciliten y agilicen las consultas.
- Accesibilidad en varios idiomas.
EL ACCESO
Corresponde al conjunto de actividades que propone facilitar el acceso al
conocimiento científico a todos los miembros de la comunidad –
clientes/usuarios -, contribuyendo a la excelencia académica y
9. profesional, constituyéndose en una instancia proactiva frente a las
nuevas tecnologías de la información. Para ello, deberá:
de la Institución,
cumpliendo los estándares establecidos a nivel nacional e internacional.
través de la excelencia y calidad de sus servicios.
nacionales sobre
Conservación y Preservación del patrimonio, material bibliográfico, medio
ambiente y personal involucrado.
bibliográficos y económicos, para satisfacer las demandas de sus
usuarios, optimizando al máximo el presupuesto destinado por la
Institución para tales fines.
Con respecto a lo anterior podemos nombrar:
Acceso remoto: este acceso le permite al usuario ingresar desde la
comodidad de su casa para buscar información requerida por el
usuario referente a los servicios de la Unidad de Información.
Acceso local: Este tipo de acceso le permite ingresar a la base de
datos de la Unidad de Información buscando toda la información
con la que se cuenta pero solo dentro del campus Universitario.
Adicional a lo anterior la Unidad de Información Capacita al usuario
en cuanto a la búsqueda de información, Bases de datos,
requerimientos de artículos, etc.
10. 3. Desde los principios analizados en el documento “Soy obsoleto” determine lo
que usted haría al aplicar estos principios a los servicios de
- Circulación y préstamo.
- Diseminación selectiva de información.
- Bibliografía.
De acuerdo a los principios analizados en el documento “SOY
OBSOLETO” se determinan los siguientes principios para:
CIRCULACION Y PRESTAMO
En cuanto a servicio aplicaría, los siguientes principios:
- Mejoramiento continuo expresado a través de diversidad en el
servicio como:
Préstamo externo: mediante este servicio la Biblioteca confía al usuario
un número de documentos que puede llevar a su casa por un período de
tiempo determinado. La Biblioteca cuenta con una política de préstamo,
dependiendo del tipo de usuario y de material
Reserva y renovaciones: si el material requerido se encuentra prestado,
se puede solicitar una reserva; y en caso de que se requiera prolongar el
período de préstamo el usuario puede renovarlo de forma personal,
telefónica, por Internet o por correo electrónico
Préstamo interbibliotecario: la Biblioteca proporciona el servicio de
préstamo de material bibliográfico entre bibliotecas, para que tanto los
usuarios internos y externos puedan acceder a las colecciones
bibliográficas de cada unidad de información. Este servicio está regulado
por un convenio previamente establecido y procedimientos normalizados
Préstamo intercampus: los investigadores, docentes y empleados
podrán solicitar el envío de material bibliográfico a la Biblioteca del
campus en el que se encuentra
11. Los documentos de la Biblioteca en su oficina: los investigadores,
docentes y empleados pueden solicitar el préstamo de material
bibliográfico a la biblioteca del campus en el que se encuentren, solo por
correo electrónico y le serán enviados a su oficina.
Con esto se garantiza un mejoramiento continuo en el servicio de
circulación y préstamo, porque permite un acercamiento con el usuario
de la información.
Adicional a lo anterior se debe aplicar.
- Apropiación de peticiones, quejas y reclamos de los Usuarios a
través de buzón de sugerencias, Facebook y correo electrónico
con tiempo de respuesta inmediato
- Conocer la carta institucional (Misión, visión, políticas corporativas,
planeación estratégica, procedimientos y políticas de calidad), para
afianzar el servicio que se quiere ofrecer.
- Capacitaciones personalizadas para brindar apoyo a los usuarios
en búsqueda de información y servicios de biblioteca.
- Capacitación interna para los funcionarios de la Biblioteca,
enfocada al servicio al cliente (coaching), para ofrecer un buen
trato y servicio a los usuarios.
- Proteger los valores corporativos a través del cumplimiento de
procedimientos, políticas y normas
- Entender líneas de trabajo, objetivos y planes estratégicos, a
través de reuniones semanales con el grupo de trabajo que
permita intercambiar información e ideas para el mejoramiento del
servicio.
Con la aplicación de estos principios se puede de cierta manera
garantizar que la unidad de información no va estar inmersa en la
obsolescencia.
DISEMINACION SELECTIVA DE INFORMACION
La diseminación selectiva de información, tiene como propósito la
actualización de fuentes de consulta, lo cual hace que una biblioteca se
12. encuentre a la vanguardia, y por lo tanto aumente el interés y la
preferencia de los usuarios para acudir a ella, en razón de que van a
encontrar satisfacción a sus necesidades de investigación. Con base a
esto se debe tener en cuenta los siguientes principios:
- Conocer la carta institucional (Mision, visión, políticas corporativas,
planeación estratégica, procedimientos y políticas de calidad), para
afianzar el servicio que se quiere ofrecer.
- Adquisición de equipos electrónicos (computadores, televisores
touch, ipod, exhibidores electrónicos) para facilitar a los usuarios la
consulta de la información.
Elaboración de los perfiles de interés
La selección de descriptores con vocabulario controlado, en el que se
expresan los temas de interés. A estos descriptores se les pueden
asignar diferentes valores, para determinar su grado de importancia al
momento de recuperar la información.
El perfil de necesidades de información puede elaborarse para usuarios
individuales o en grupos con intereses comunes, con la asesoría directa
del especialista en el manejo de la información.
Búsqueda de información
Este paso se hace en forma periódica, a través de medios manuales o
automatizados. En el primer caso, los medios de recuperación podrían
ser los catálogos públicos, índices, resúmenes, abstracs, etcétera, de
la(s) unidad(es) de información. En el segundo caso se explotarían las
bases de datos internas y externas.
Distribución de resultados (referenciales)
La cual se hace a través de listas que pueden incluir citas bibliográficas,
citas completas o citas con resúmenes.
Distribución de la información (textual)
Esto se puede realizar a través del servicio de préstamo de documentos,
fotocopiado, fax y correo electrónico, entre otros.
Evaluación del servicio
13. Este aspecto resulta sumamente importante, toda vez que es
imprescindible realizar evaluaciones periódicas del servicio, con la
finalidad de verificar que se cumplan con los objetivos establecidos y
corregir las posibles desviaciones. Los factores más importantes a
considerar en esta instancia son los efectos directos que el servicio ha
tenido en la productividad de los usuarios.
Dicha evaluación se podría realizar con la aplicación de cuestionarios o
entrevistas personales a los usuarios.
Adicional a lo anterior
:• Ofrecer a los usuarios un servicio personal en forma periódica que
satisfaga sus necesidades de información. El servicio debe responder a
los requerimientos de sus usuarios, inclusive anticiparse a sus solicitudes
y no esperar a que ellos manifiesten sus inquietudes de información.
• Mantener actualizado al investigador por medio de la selección del
material que sea de su interés. Este aspecto es muy importante, ya que
la biblioteca debe ser el canal para seleccionar y transmitir al investigador
toda información nueva que se produzca, independientemente del
formato en que se publique.
• Aprovechar de manera óptima los recursos informativos con que
cuenta la biblioteca. Para cumplir con este aspecto, es necesario analizar
con fines específicos los diferentes materiales documentales que
integran el acervo con el fin de explotar más el contenido de los mismos
en beneficio del trabajo que están desarrollando sus investigadores.
• Poner a la disposición de los investigadores, no sólo la información
que tenga la biblioteca sino la que se genere en los ámbitos nacional e
internacional. Ante la cantidad de información disponible es imposible
que el investigador esté al tanto de todo lo que se publica en su área de
interés, por lo que la biblioteca, en la medida de lo posible, debe
mantener informados a sus usuarios de lo que está sucediendo en su
campo en la esfera mundial.
• Ahorrar tiempo al investigador en la búsqueda de información
documental. Este aspecto también es muy importante, puesto que ayuda
al investigador a no tener que estar realizando él mismo sus búsquedas,
ahorrándoles un valiosísimo tiempo, a la vez que le permite estar
informado, de manera sistemática, acerca de lo que se publica en su
área.
14. BIBLIOGRAFIA
El acervo bibliográfico estará conformado por material en todas las
fuentes de información actuales y desarrollar colecciones de variados
tipos de materiales, con prioridad para los libros académicos, las
publicaciones seriadas y las bases de datos en línea.
Para la conformación de estos principios se deben tener en cuenta,
aspectos objetivos tales como: idioma, año de publicación, espacio y
condiciones físicas, por otra parte se debe colocar como premisa, que la
adquisición de fuentes de información abarcara tantos formatos virtuales
como impresos.
Alcance de la Colección
Cobertura de la Colección
La cobertura temática en el Centro de Documentación Bibliográfica, está
centrada en la adquisición (al menos de un título) de documentos que
satisfagan los intereses de todos los Programas Académicos que ofrezca
la UDI.
Formatos de los Recursos Informativos
Criterios para la Selección
objetivos de la unidad de información.
de colecciones en formatos impresos así como electrónicos.
considerará el alcance, contenido, autoridad, calidad técnica, actualidad y
en el caso de las electrónicas además:
15. a. Tipo de documento.
b. Perspectivas sobre permanencia de la fuente.
c. Calidad del diseño.
d. Facilidad para el uso.
e. Requerimientos de software adicional para consulta.
f. Calidad de los enlaces que contiene.
consulta en las áreas de los servicios.
diversos formatos.
Con la aplicación de estas políticas se da cumplimiento a los siguientes
principios
- Asegurar conveniencia para el usuario de la información, porque
va a encontrar información actualizada y con la mejor tecnología.
16. CONCLUSIONES.
En el presente trabajo se esboza un análisis sobre la necesidad de
aplicación y repercusión que están teniendo las técnicas de marketing en
la difusión y comunicación de servicios en una biblioteca universitaria. La
incesante incorporación de nuevas tecnologías y soportes de información
a los servicios bibliotecarios está ocasionando un replanteamiento y una
nueva concepción en la gestión de los mismos. La metodología de
planificación y desarrollo de una estrategia de marketing es
indispensable, con el fin de conseguir mayor calidad en los servicios y un
rentable y eficaz aprovechamiento de los recursos informativos por parte
del usuario.
La incorporación de las nuevas tecnologías de la información al mundo
bibliotecario ha motivado la aparición de nuevos productos, nuevas
actividades y técnicas de transmisión de información y nuevas formas de
gestión en los servicios de una biblioteca universitaria. Frente a estos
avances tecnológicos, cada vez se hace más necesaria la aplicación de
herramientas que permitan una mejora en la comunicación y difusión de
servicios bibliotecarios y que a su vez ofrezcan la posibilidad de
satisfacer mejor las demandas informativas de nuestros clientes
17. Bibliografía.
- La memoria es la base de la personalidad individual, así como la
tradición lo es de la personalidad colectiva de un pueblo.
M. DE UNAMUNO
- Declaración de Copenhague [en línea]:
http://www.fundaciongsr.es/documentos/manifiestos/copenhague99.htm
- MARKETING Y DIFUSIÓN DE SERVICIOS EN UNA
BIBLIOTECAUNIVERSITARIA DEL PRÓXIMO MILENIO
http://www.cobdc.org/jornades/7JCD/63.pdf
Estoy obsoleto?
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/6141/mod_resour
ce/content/1/Estoy%20obsoleto%3F.pdf