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Es habitual entre los jefes asignar tareas a los empleados de una forma subjetiva, permitiéndoles que desarrollen sus prop...
En cierto modo en un supuesto válido que el trabajo administrativo no puede ser puesto bajo una base de producción , no si...
<ul><li>Al utilizar la medición del trabajo como base para evaluar la productividad en el trabajo de oficina, las unidades...
NORMAS DE MEDICIÓN DEL TRABAJO <ul><li>a. Normas de Identidad.-   Describe las características que un objeto puede poseer ...
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<ul><li>c.- Normas de Cantidad.-   Se emplean para cuantificar la realización  de un determinado trabajo, se pueden  clasi...
UNIDADES DE MEDICIÓN DE ALGUNAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS ACTIVIDAD MEDIDA <ul><li>  - Cálculo de máquinas </li></ul><ul...
MEDICIÓN DEL TRABAJO ADMINISTRATIVO <ul><li>Los procesos que se siguen en el trabajo administrativo deben ser objeto de un...
PRODUCTIVIDAD SECRETARIAL <ul><li>La productividad en la industria se da en la relación de lo producido y los costos que g...
FACTORES <ul><li>Máquinas de escribir manuales,  eléctricas, electrónicas, PC, etc. </li></ul><ul><li>Máquinas de reproduc...
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3.-  CARACTERÍSTICAS DE TRABAJO : <ul><li>Con o sin presencia del público </li></ul><ul><li>Irregularidad, monotonía </li>...
4.-  ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: <ul><li>Distribución de funciones </li></ul><ul><li>Preparación de la agenda </li></ul><ul>...
5.-  CUALIDADES DE UNA SECRETARIA: <ul><li>Nivel de formación y aptitudes </li></ul><ul><li>Grado de motivación  </li></ul...
Por otra parte dado que en la mayoría de las ocasiones el  “PRODUCTO OBTENIDO POR UNA SECRETARIA SUELE SER LA INFORMACIÓN”...
DEFECTOS HABITUALES EN LA INFORMACIÓN
<ul><li>La simplificación del trabajo administrativo, consiste en una técnica de estudio de la ejecución del trabajo, gran...
<ul><li>En general, las aplicaciones  más usuales  son los estudios: </li></ul><ul><li>Del acondicionamiento del puesto de...
Preguntas acerca de la crítica de la metodología del trabajo <ul><li>¿QUÉ ? ¿ POR QUÉ ? </li></ul><ul><li>¿ Es útil la ope...
<ul><li>¿DÓNDE  Y POR QUÉ? </li></ul><ul><li>¿No pueden reducirse o facilitar los desplazamientos? </li></ul><ul><li>¿CUÁN...
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Medicion trabajo organizacion

  1. 2. MEDICIÓN DEL TRABAJO ADMINISTRATIVO <ul><li>La medición del trabajo administrativo es una actividad relativamente nueva, frecuentemente se da pero no puede ser medido porque ofrece demasiada diversidad, las interrupciones y decisiones que lo afectan hacen difícil hallar unidades que sean comparables y las rutinas de trabajo no se presentan con bastante cuantía para justificar el gasto de análisis y medición, incluso muchas oficina no usan normas para determinar lo que constituye una jornada de trabajo razonable para los diversos puestos. </li></ul>
  2. 3. Es habitual entre los jefes asignar tareas a los empleados de una forma subjetiva, permitiéndoles que desarrollen sus propios métodos y realicen el trabajo a su ritmo y puesto que todos dan la sensación de estar ocupados se da por supuesto que el grupo tiene un alto nivel de productividad.
  3. 4. En cierto modo en un supuesto válido que el trabajo administrativo no puede ser puesto bajo una base de producción , no siendo práctico medir ciertas formas de trabajo, pero gran parte del mismo podría y debería ser medido, muchas cuestiones rutinarias podrían ser aisladas y medidas, por más que la capacidad de adoptar decisiones eficaces son actividades que no se presentan fácilmente en la medición.
  4. 5. <ul><li>Al utilizar la medición del trabajo como base para evaluar la productividad en el trabajo de oficina, las unidades deberán ser identificadas de forma que puedan ser contadas, cuando se conocen el número de unidades que hay que someter a proceso y el tiempo aproximado que cada proceso ocupa, el departamento podrá dotarse de personal. </li></ul><ul><li>Debido a que la producción controlada contribuye normalmente a mantener una buena moral entre los empleados, es importante conocer lo que constituye una justa jornada laboral para cada empleado. </li></ul>
  5. 6. NORMAS DE MEDICIÓN DEL TRABAJO <ul><li>a. Normas de Identidad.- Describe las características que un objeto puede poseer para ser denominado con determinado nombre: mesa, escritorio, una máquina, íntimamente unidas a las normas de identidad están las normas de dimensión, que se refieren a las alturas, tamaños, formas, las normas de identidad y de dimensión son probablemente las mejores comprendidas de todas las normas utilizadas en la oficina. </li></ul>
  6. 7. <ul><li>b. Normas de Calidad.- Hace referencia a la buena o mala calidad, por ejemplo es posible atribuir una norma de calidad a un informe escrito a máquina, a un informe escrito a máquina, a un procedimientos para manejar un registro documentos o a un método para preparar tarjetas de seguimiento de documentos . </li></ul><ul><li>La calidad puede determinarse por muestreo , el control estadístico de la calidad es una técnica de muestreo en el que se establecen las normas y sus variaciones, las fórmulas de muestreo utilizadas en el control estadístico se fundan en la leyes de la probabilidad. </li></ul><ul><li>Ejemplo : El control de calidad en la actividades de oficina son: </li></ul><ul><li>El examen de archivos para determinar la actividad </li></ul><ul><li>El costo y la o precisión de los mismos, o </li></ul><ul><li>El control de cálculo aritmético en las facturas </li></ul>
  7. 8. <ul><li>c.- Normas de Cantidad.- Se emplean para cuantificar la realización de un determinado trabajo, se pueden clasificar de la siguiente forma : </li></ul><ul><li>Normas Subjetivas : Se funda en supuesto de la presunción, Ejemplo pensar que realizar 20 cartas en 01 hora en un buen trabajo. </li></ul><ul><li>Normas Técnicas : Se fundan en el resultado de observaciones registradas de un muestreo equitativo de la producción, se fundan generalmente en estudios de tiempo. </li></ul><ul><li>Normas Históricas : Son menos específicas que las técnicas y están basadas en observaciones más casuales, se basan en el análisis de los registros de un cierto periodo de tiempo, de los cuales se extrae un promedio. </li></ul>
  8. 9. UNIDADES DE MEDICIÓN DE ALGUNAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS ACTIVIDAD MEDIDA <ul><li> - Cálculo de máquinas </li></ul><ul><li>DIGITACIÓN - Número de copias realizadas </li></ul><ul><li> - Hojas utilizadas </li></ul><ul><li>FOTOCOPIAS - Copias que se pueden usar </li></ul><ul><li> - Tiempo de realización </li></ul><ul><li> - Unidades clasificadas </li></ul><ul><li>ARCHIVOS - Unidades archivadas </li></ul><ul><li> - Unidades trasladadas </li></ul><ul><li> - Documentación recibida </li></ul><ul><li>CORRESPONDENCIA - Documentación enviada </li></ul><ul><li> - Documentación clasificada </li></ul>
  9. 10. MEDICIÓN DEL TRABAJO ADMINISTRATIVO <ul><li>Los procesos que se siguen en el trabajo administrativo deben ser objeto de una revisión periódica con el fin de verificar suficiencia y eliminar toda complicación innecesaria. </li></ul>
  10. 11. PRODUCTIVIDAD SECRETARIAL <ul><li>La productividad en la industria se da en la relación de lo producido y los costos que generaron producir, cosa que no sucede con el trabajo de la secretaria donde el esfuerzo y profesionalismo no pueden ser medidos cuantitativamente ya que la calidad va desde cómo contesta el teléfono hasta como colabora con el jefe. No obstante la dificultad de cuantificación, señalaremos algunos factores que influyen en la productividad de una Secretaria. </li></ul>
  11. 12. FACTORES <ul><li>Máquinas de escribir manuales, eléctricas, electrónicas, PC, etc. </li></ul><ul><li>Máquinas de reproducción (fotocopiadoras, duplicadoras, offset) </li></ul><ul><li>Máquinas impresoras (matriciales, inyección a tinta, laser, etc) </li></ul>1.- MEDIOS DISPONIBLES:
  12. 13. 2.- DISTRIBUCIÓN FÍSICA: <ul><li>Archivos próximos </li></ul><ul><li>Trabajo de pie/sentada </li></ul><ul><li>Desplazamientos </li></ul><ul><li>Calefacción, ambientación </li></ul>
  13. 14. 3.- CARACTERÍSTICAS DE TRABAJO : <ul><li>Con o sin presencia del público </li></ul><ul><li>Irregularidad, monotonía </li></ul><ul><li>Fatiga visual o física </li></ul><ul><li>De coordinación </li></ul><ul><li>De organización </li></ul>
  14. 15. 4.- ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: <ul><li>Distribución de funciones </li></ul><ul><li>Preparación de la agenda </li></ul><ul><li>Coordinación con colaboradores </li></ul><ul><li>Grado de uso de medios técnicos </li></ul>
  15. 16. 5.- CUALIDADES DE UNA SECRETARIA: <ul><li>Nivel de formación y aptitudes </li></ul><ul><li>Grado de motivación </li></ul><ul><li>Conocimiento de los medios que se utilizan. </li></ul>
  16. 17. Por otra parte dado que en la mayoría de las ocasiones el “PRODUCTO OBTENIDO POR UNA SECRETARIA SUELE SER LA INFORMACIÓN” . A continuación señalaremos una serie de defectos habituales que se producen en el traslado de la información y cuya corrección puede ayudar a conseguir el objetivo que se persigue: MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD .
  17. 18. DEFECTOS HABITUALES EN LA INFORMACIÓN
  18. 19. <ul><li>La simplificación del trabajo administrativo, consiste en una técnica de estudio de la ejecución del trabajo, gran parte de los trabajos de una Secretaria, tiene por objeto la creación de una información, de un dato y la mejora de su ejecución. </li></ul><ul><li>Se puede encontrar en varios planos : </li></ul><ul><li>COSTE : Economías de los datos necesarios para elaborar una información. </li></ul><ul><li>DEMORA : Reducción del tiempo de elaboración y de trasmisión de esta información. </li></ul><ul><li>CALIDAD : Información de una mejor calidad, concisa y completa, bien presentada (no sacrificar la eficacia a la exactitud.) </li></ul>SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO ADMINISTRATIVO
  19. 20. <ul><li>En general, las aplicaciones más usuales son los estudios: </li></ul><ul><li>Del acondicionamiento del puesto de trabajo. </li></ul><ul><li>De los medios de escritura, cálculo y archivo. </li></ul><ul><li>De los impresos y los circuitos por lo que circulan. </li></ul><ul><li>Aunque aparentemente la simplificación del trabajo implica únicamente usar el sentido común, se han desarrollado diversas metodologías que permiten un análisis de los trabajos de forma ordenada. </li></ul>
  20. 21. Preguntas acerca de la crítica de la metodología del trabajo <ul><li>¿QUÉ ? ¿ POR QUÉ ? </li></ul><ul><li>¿ Es útil la operación ? </li></ul><ul><li>¿No es la consecuencia de una operación anterior mal concebida? </li></ul><ul><li>¿Se puede suprimir? </li></ul><ul><li>¿Se puede hacer de forma más sencilla? </li></ul><ul><li>¿ QUIÉN ? ¿ POR QUÉ ? </li></ul><ul><li>Puesto de trabajo y servicios, ¿son los indicados ? </li></ul><ul><li>¿Interesa hacer ejecutar toda la operación o parte, por uno o vario servicios o puestos distintos? </li></ul>
  21. 22. <ul><li>¿DÓNDE Y POR QUÉ? </li></ul><ul><li>¿No pueden reducirse o facilitar los desplazamientos? </li></ul><ul><li>¿CUÁNDO Y POR QUÉ? </li></ul><ul><li>¿Se efectúa el trabajo en el mejor sitio del circuito? </li></ul><ul><li>¿Se ejecuta en un buen momento del día, de la semana, del mes, del año? </li></ul><ul><li>¿Se retrasa en espera de órdenes, de documentos, de datos, de materiales? </li></ul><ul><li>¿ CÓMO ? ¿ POR QUÉ ? </li></ul><ul><li>¿Existe un procedimiento mejor? </li></ul><ul><li>¿ Es preferible ejecutar la operación a medida que se produzca o en lote ? </li></ul>

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