Job Desc, analisa beban kerja,strategi, gambaran tugas, workload analysis

1. Strategi Penyusunan Job Description & Analisa Beban Kerja untuk Staf
MELALUI ANALISA HASIL WAWANCARA &
SIPOC DIAGRAM
Oleh :
Nana Riyanti Lestari
Rahmat Taufiq Sigit
Senin, 15 – Mei - 2012

2. PROSES PEMBUATAN JOB DESC
Tugas Pokok dan Fungsi
Wawancara (Analisa Who, What,
When, Why & How)
SIPOC Diagram
Job Desc & Job Spec
Analisa Beban Kerja

3. CONTOH : TUPOKSI TU KEPEGAWAIAN
 Menyusun Usulan, Sasaran, Rencana Kerja,
dan Anggaran Dept. TU Kepegawaian
 Melaksanakan penyelenggaraan administrasi
kepegawaian
 Melakukan evaluasi terhadap standar-standar
peraturan yg diperlukan
 Melakukan sosialisasi terhadap standar-
standar peraturan yang diperlukan
 Memimpin penyelenggaraan kegiatan
pengelolaan data dan informasi kepegawaian

4. WAWANCARA
 Who
Siapa yang mengerjakan ?
 What
Apa yang anda kerjakan?
 Why
Kenapa itu perlu dikerjakan?
 When
Kapan anda mengerjakan?
 How
Bagaimana anda mengerjakan?

5. BREAKDOWN TUPOKSI DEPT. TU KEPEGAWAIAN
Tupoksi Breakdown Operator PIC
Menyusun Usulan, Sasaran, MD TU GMD PSDM
Rencana Kerja, dan Anggaran Kepegawaian
Dept. TU Kepegawaian
Melaksanakan penyelenggaraan • PPRA (Kesehatan, Cuti Besar, Uang Staff MD TU
administrasi kepegawaian Pindah, Dana Pensiun-LK) Kepegawaian
• SK & Petikan Gol
• SK & Petikan Gaji Berkala
• SK MPP
• SK Pensiun
• Pemberitahuan Pensiun
• Usulan Ujian Dinas
Melakukan evaluasi terhadap MD TU GMD PSDM
standar-standar peraturan yg Kepegawaian
diperlukan
Melakukan sosialisasi terhadap MD TU GMD PSDM
standar-standar peraturan yang Kepegawaian
diperlukan
Memimpin penyelenggaraan • Pengelolaan Database Kepegawaian Staff MD TU
kegiatan pengelolaan data dan Kepegawaian
informasi kepegawaian

6. CONTOH WAWANCARA :
 Siapa yang mengerjakan ?
Jawab :
Nama : Anglir Andhini
Jabatan : Staff TU Kepegawaian Identifkasi
Dept : Tata Usaha Kepegawaian Pekerjaan
Divisi : Pengembangan SDM
 Apa yang anda kerjakan?
Jawab :
 Membuat PPRA Kesehatan
 Membuat PPRA Cuti Besar List Tugas
 Membuat PPRA Uang Pindah
 Membuat PPRA Uang Duka
 Kenapa itu perlu dikerjakan?
Jawab: Membantu Regional/Cabang dalam percepatan pencairan dana kesehatan. Tujuan Tugas
 Kapan anda mengerjakan?
Jawab: Apabila ada permohonan sudah saya terima. Waktu Pengerjaan
 Bagaimana cara mengerjakan PPRA Kesehatan?
Jawab:
- Langakah-langkah (Terlampir)
- Alat yang digunakan
 Komputer
 Alat Tulis
 Kalkulator
Alat Bantu Tugas
 Pelubahang Kertas
 Strapless
 Penjepit Kertas
- Skill yang dibutuhkan
 Microsoft Office
 Ketelitian yang tinggi Soft Skill & Hard
 Menguasai PKB Skill Jabatan
 Komunikatif

7. CONTOH :
MELAKSANAKAN PENYELENGGARAAN
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
 Kesehatan
 Kenaikan Gaji Berkala
 Kenaikan Golongan
 Pembayaran DPLK
 Cuti Karyawan
 Pensiun Karyawan
 MPP Karyawan

8. SIPOC DIAGRAM ADMINISTRASI PPRA KESEHATAN DEPT. TU KEPEGAWAIAN
“KITA PERLU UNTUK SEPAKAT APA YANG HARUS KITA
KERJAKAN, DAN APA YANG TIDAK HARUS KITA KERJAKAN”
Supplier Input Proses Output Customer
•Regional •Surat •Verivikasi •PPRA •Divisi
•RTKP Permohonan Berkas •Rekap Keuangan
•Lampiran •Pencetakan Lampiran
Berkas PPRA
Pastikan bahwa semua Pastikan bahwa semua
input sesuai dengan Output sesuai dengan
kebutuhan proses kebutuhan Pelanggan

9. DETAIL PROSES PEMBUATAN PPRA KESEHATAN
START Wewenang 2
Dasar Pengerjaan
Tugas
CEK PERMOHONAN & CETAK PPRA
BERKAS PENDUKUNG
Dasar
Pertimbangan N MEMINTA
N
LENGKAP KELENGKAPAN DATA GM
? SETUJU?
CETAK PPRA
S.I.K VERIFIKASI TERHADAP KESEHATAN 3 Pelanggan
PEMOHONAN AJUAN RANGKAP Internal
BENTUAN KESEHATAN
P.K.B
DUA RANGKAP KIRIM KE DIV.
KEUANGAN
BUAT KONSEP
SATU RANGKAP ARSIP SDM
SURAT PPRA
1
FINISH
CETAK KONSEP
PPRA
N
MD
SETUJU?
2

10. KATA KERJA UNTUK TUGAS MANAJERIAL (LEVEL 1)
 MENYUSUN KEBIJAKAN
 MERUMUSKAN SASARAN
 MERENCANAKAN
 MENGENDALIKAN
 MENGKOORDINASIKAN
 MENGARAHKAN
 MEMBINA
 DLL

11. KATA KERJA UNTUK TUGAS MANAJERIAL (LEVEL 2)
 MENGKOORDINASIKAN
 MERUMUSKAN SASARAN
 MEMBINA
 MENGARAHKAN
 MENYELENGGARAKAN
 MENGEVALUASI
 MELAPORKAN
 DLL

12. KATA KERJA UNTUK TUGAS MANAJERIAL (LEVEL 3)
 MERENCANAKAN OPERASIONAL
 MEMBAGI TUGAS
 MEMBERI PETUNJUK
 MENYELIA
 MENGATUR
 MENGEVALUASI
 MELAPORKAN
 DLL

13. KATA KERJA UNTUK TUGAS MANAJERIAL (LEVEL 4)
 MEMBERI PETUNJUK
 MEMBAGI TUGAS
 MEMBIMBING
 MEMERIKSA
 MENGECEK
 MENGOREKSI
 MENGONTROL
 MEMBUAT LAPORAN
 MERENCANAKAN KEGIATAN
 DLL

14. KERJA UNTUK MERUMUSKAN TUGAS TEKNIK ATAU TUGAS NON MANAJERIAL
•MENGAJAR •MENGAGENDA
•MEMBUAT •MEMASUKAN
•MEMINDAHKAN •MENCATAT
•MENYUSUN •MENGELUARKAN
•MEMASANG •MENGUMPULKAN
•MENGEMUDIKAN •MEMBUBUHKAN
•MENGHITUNG •MENGOMPILASIKAN
•MENYALIN •MENGGOLONGKAN
•MENGETIK •MEMASANG
•MELAYANI •MEWAWANCARAI
•MENGANALISIS •MENEGOR
•MENGOLAH •MENYARANKAN
•MENABULASIKAN •MENYAMPAIKAN
•MENYORTIR •MEMBERSIHKAN
•MENYIMPAN •MEMERIKSA
•MENDATA •MENGIRIMKAN
•MERAPIKAN •DLL

15. KERJA UNTUK MERUMUSKAN TUGAS DARI SEGI TANGGUNG JAWAB
•KERAHASIAAN •KESELARASAN
•KEBENARAN •KEMAMPUAN
•KESESUAIAN •KESINAMBUNGAN
•KETEPATAN •KEMESRAAN
•KELANCARAN •KETELITIAN
•KESELAMATAN •KEAMANAN
•KERAPIAN •KEABSAHAN
•KUALITAS •KESETIAAN
•KUANTITAS •KEAKURATAN
•KEUTUHAN •KEPRESISIAN
•KELENGKAPAN •KEJUJURAN
•KELAYAKAN •KESERASIAN
•KEGUNAAN •KELESTARIAN
•PEMBINAAN •KETELADANAN
•KEINDAHAN •KEDISIPLINAN
•KEEFEKTIFAN •KEBERSIHAN
•KESEMPURNAAN •KEJELASAN
•KEBERSAMAAN •KOORDINASI

16. MERANCANG STRUKTUR KALIMAT JOBDESC PPRA KESEHATAN
KATA KERJA
NAMA TUGAS INPUT SUPPLIER
TUGAS
MEMBUAT PPRA KESEHATAN yang berdasarkan pada
SURAT PERMOHONAN & LAMPIRAN BERKAS
KESEHATAN dari KANTOR REGIONAL ataupun
KATA KERJA berdasarkan pada SURAT TAGIHAN dari Rumah Sakit
WEWENANG Kerjasama yang kemudian DIKOREKSI sesuai platform
kesehatan karyawan dalam Database Kepegawaian
dan PKB, lalu diajukan kepada Divisi Keuangan dengan
CUSTOMER melampirkan Rekapitulasi ajuan dana kesehatan dan
Surat Permohonan/Surat Tagihan.
DASAR
PERTIMBANGAN

17.  Lakukan langkah-langkah yang sama dalam
menyusun kalimat bagi setiap tugas
(Pembuatan PPRA Cuti, By. Pindah, Uang Duka)
yang dikerjakan dalam Dept. TU Kepegawaian
sesuai dengan hasil wawancara.
 Setelah anda membuat struktur kalimat dalam
Jobdesc dengan menggunakan analisa SIPOC
Diagram, Maka langkah selanjutnya adalah
menghitung Beban Kerja dari Jobdesc tersebut.

18. ANALISA BEBAN KERJA STAFF DEPT. TU KEPEGAWAIAN - 1
JOB DESCRIPTION
1. NAMA JABATAN : STAF
2. UNIT ORGANISASI : Dept. Tata Usaha Kepegawaian
3. SATUAN KERJA : Divisi Pengembangan SDM
JUMLAH NORMA
BEBAN
NO JOB DESC SATUAN VOLUME WAKTU PERALATAN
KERJA
KERJA (Menit)
1 Membuat Surat PPRA Kesehatan 9 kali dalam 1 Bulan 108 90 Komputer, Printer, PKB 9720
2 Membuat Surat PPRA Cuti Besar 9 kali dalam 1 Bulan 108 60 Komputer, Printer, PKB 6480
3 Membuat Surat PPRA Biaya Pindah 2 kali dalam 1 Tahun 24 45 Komputer, Printer, PKB 1080
4 Membuat Surat PPRA Belanja Pegawai 9 kali dalam 1 Bulan 108 60 Komputer, Printer, PKB 6480
5 Membuat Surat PPRA Uang Duka 5 kali dalam 1 tahun 60 30 Komputer, Printer, PKB 1800
6 Surat PPRA Pembayaran Dana Pensiun Lembaga 12 kali dalam 1 tahun 12 180 Komputer, Printer, SIK 2160
Keuangan (DPLK)
7 Membuat Surat Keputusan (SK) Kenaikan Gaji 1 kali dalam 1 Bulan 12 2250 Komputer, Printer, 27000
Berkala PKB, SIK
8 Membuat Surat Petikan Kenaikan Gaji Berkala 12 kali dalam 1 tahun 12 150 Komputer, Printer, 1800
PKB, SIK
9 Membuat SK Kenaikan Golongan 2 kali dalam 1 tahun 2 2250 Komputer, Printer, 4500
PKB, SIK
10 Membuat Surat Petikan Kenaikan Golongan 2 kali dalam 1 tahun 2 150 Komputer, Printer, 300
PKB, SIK
11 Membuat Surat Pemberitahuan Persiapan Pensiun 11 kali dalam 1 Bulan 132 45 Komputer, Printer, 5940
PKB, SIK
12 Membuat SK MPP 11 kali dalam 1 Bulan 132 60 Komputer, Printer, 7920
PKB, SIK
13 Membuat SK Pensiun 11 kali dalam 1 Bulan 132 60 Komputer, Printer, 7920
PKB, SIK
14 Mengelola (Memasukkan, Mengubah, Menghapus) 2 kali dalam 1 Bulan 24 90 Komputer, Printer, 2160
data pada Sistem Informasi Kepegawaian serta Data Pegawai, SIK
menjaga kerahasiaan data karyawan
15 Mengelola Arsip karyawan 2 kali dalam 1 Bulan 24 60 Data Pegawai, SIK 1440
Total Menit/Tahun 86700
* Kalimat dari jobdesc diatas kami potong untuk mempemudah tampilan dalam bentuk slide Total Jam/Tahun 1445

19. ANALISA BEBAN KERJA STAFF DEPT. TU KEPEGAWAIAN - 2
Hari Kerja / Tahun 231 Hari
Jam Kerja / Minggu 37.5 37 Jam 30 Menit
Jam Kerja Efektif / Minggu (Dikurangi Waktu Luang) 28 28 Jam * Asumsi 25% Waktu Luang
Jam Kerja Efektif/Hari 5.6 5 Jam 36 Menit
Jam Kerja Efektif/Tahun 1294 Jam
JUMLAH BEBAN
NAMA JML KEBUTUHAN JUMLAH
NO KERJA JABATAN +/- EJ/EU PJ/PU PRESTASI KEBUTUHAN
JABATAN PEGAWAI PEGAWAI
(JBK)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Staf Dept. TU SANGAT SANGAT
1 Kepegawaian 1.12 4 -2.88 0.28 E
1445 KURANG BANYAK
2 Org
KETERANGAN NILAI PJ/PU
PRESTASI KEBUTUHAN
NILAI EJ/EU KERJA KARYAWAN Keterangan :
A >1 SANGAT BAIK SANGAT KURANG EJ/EU : Efektifitas Jabatan/Efektifitas Unit
B 0.90 – 1.00 BAIK KURANG PJ/PU : Produktifitas Jabatan/Produktifitas Unit
C 0.70 – 0.89 CUKUP CUKUP
D 0.50 – 0.69 KURANG BANYAK Rumus
SANGAT +/- : Jml Peg – Jlm Kebutuhan Peg.
E < 0.50 KURANG SANGAT BANYAK
Keb Peg : JBK / Jam KerjaEfektif/Thn
EJ/EU : JBK / (Jml Peg * Jam KerjaEfektif /Thn)

20. KELEBIHAN SIPOC DIAGRAM DLM TAHAP
PENYUSUNAN JOB DESC
 Membantu dalam menyusun struktur kalimat yang baik
dan benar dalam penyusunan job desc
 Membantu dalam membuat kalimat job desc yang jelas
dan mudah dipahami oleh pembaca
 Memberikan gambaran proses yang jelas tentang
sebuah proses dalam Job desc
 Memberikan kemudahan dalam mentukan wewenang
bagi setiap jabatan yg dianalisa
 Mencegah terjadinya sebuah proses yang tidak
diperlukan/pemborosan proses , waktu kerja dan
material input-output.
 Memberikan gambaran perkiraan job desc pada proses
selanjutnya.

21. KESIMPULAN
 Dalam menyusun sebuah kalimat dalam job
desc menjadi sangat penting agar mudah
dipahami, dan pengguna dapat mengetahui
apa dan untuk apa mereka kerjakan tugas
tersebut.

22. TERIMA KASIH