1. วิชา คอมพิวเตอร์ จัดทำโดย นางสาว มลทิรา เอกกุล มัธยมศึกษาปีที่ 5 เลขที่ 23 เสนอ อาจารย์ ธิติพร ไหวดี

2. หน่วยการเรียนรู้ที่ 1 เทคโนโลยีการสื่อสาร

3. การเรียนรู้ที่ 1วัตถุประสงค์ของการจัดการข้อมูล หน่วยข้อมูลและเขตข้อมูลคีย์ . ในปัจจุบันสังคมเป็นสังคมสารสนเทศ ข้อมูลถือเป็นทรัพยากรที่มีค่าของทุก ๆ หน่วยงาน ไม่ว่าขนาดเล็กหรือใหญ่ หน่วยงานที่ สามารถจัดการข้อมูลได้ดีกว่าย่อมได้เปรียบกว่าในทุก ๆ ด้าน ดังนั้นจึงได้มีความพยายามนำเทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการจัดการข้อมูล โดยมีจุดประสงค์เพื่อให้ข้อมูลของหน่วยงานมีความถูกต้อง แม่นยำ ทันสมัย และสะดวกต่อการเรียกใช้งานมากที่สุด หากจะพิจารณาถึงการจัดการข้อมูลย่อมจะหมายถึง การจัดเก็บข้อมูล การเรียกใช้ข้อมูล รวมถึงการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อนำมาใช้งาน ลองพิจารณาถึงคลินิกแห่งหนึ่ง ซึ่งเป็นหน่วยงานเล็ก ๆ ก็ยังต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลคนไข้ที่มารับการรักษา ข้อมูลที่ต้องการเก็บ ได้แก่ ประวัติส่วนตัวของคนไข้ อาการที่มารับการรักษา วิธีการรักษา และผลการรักษา วิธีหนึ่งที่ทำกันก็คือการจดบันทึกข้อมูลทั้งหมดลงบนกระดาษและเก็บกระดาษนั้นไว้ ซึ่งมีหัวข้อที่ซ้ำกัน เช่น ข้อความของหัวข้อ ชื่อคนไข้ และที่อยู่ ฯลฯ หากเจ้าหน้าที่ต้องเขียนทุกใบก็จะเป็นการเสียเวลา ดังนั้นทางคลินิกอาจใช้วิธีจ้างโรงพิมพ์พิมพ์แบบฟอร์มขึ้นมา เพื่อให้การกรอกข้อมูลง่ายขึ้น รูปที่ 2.8 แสดงตัวอย่างของแบบฟอร์มที่คลินิกแห่งหนึ่งใช้

4. ตัวอย่าง

5. รูปที่ 2.8 ตัวอย่างแบบฟอร์มบัตรคนไข้ เมื่อพิจารณาบัตรคนไข้ จะเห็นว่า ข้อมูลที่อยู่บนบัตรมีความหมายต่าง ๆ กัน การที่ข้อมูลแสดงความหมายได้ จะต้องประกอบด้วยส่วนข้อมูลที่พิมพ์บนบัตรกับส่วนข้อมูลที่กรอกเพิ่มเติม ข้อมูลที่พิมพ์บนบัตรคือส่วนที่อธิบายลักษณะของข้อมูลที่ต้องการ ทำให้ส่วนข้อมูลที่กรอกเพิ่มเติมชัดเจน การจะใช้งานข้อมูลให้ได้ผลดี จึงต้องมีทั้งตัวข้อมูลและคำอธิบายลักษณะของข้อมูล ในการจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้ ทางคลินิกใช้ตู้เก็บเอกสารขนาดใหญ่สำหรับเก็บแบบฟอร์มและเรียงไว้ในลิ้นชัก เมื่อมีคนไข้ใหม่เพิ่มขึ้นก็เพิ่มแบบฟอร์มแผ่นใหม่เข้าไป และในการเรียกใช้ข้อมูลเมื่อมีคนไข้มาติดต่อ เจ้าหน้าที่ต้องค้นหาข้อมูลเดิมของคนไข้ วิธีหนึ่งที่ทำได้คือตรวจดูข้อมูลบนบัตรคนไข้ทีละใบตั้งแต่ใบแรกจนพบ การค้นหาวิธีนี้อาจเสียเวลามาก แต่ถ้าจัดเก็บข้อมูลโดยเรียงชื่อตามตัวอักษรไว้แล้วจะทำได้รวดเร็วขึ้น การจัดการข้อมูลจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับการใช้งานในชีวิตประจำวัน และมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยประมวลผล เพื่อได้ข้อมูลที่ถูกต้องอย่างรวดเร็ว การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์จำเป็นต้องมีหลักการและวิธีการที่เป็นระบบ และการเก็บข้อมูลควรพยายามลดขนาดของข้อมูลให้เล็กที่สุด แต่ยังคงความหมายในตัวเองมากที่สุด

6. ดังที่กล่าวมาแล้วว่าการจัดเก็บข้อมูลในคอมพิวเตอร์นั้น เป็นการเก็บข้อมูลไว้ในสื่อบันทึก เช่น เทปแม่เหล็ก แผ่นบันทึก หรือจานแม่เหล็ก โดยที่ข้อมูลนั้นอยู่ในรูปของเลขฐานสองหลายบิตเรียงกัน ดังนั้นในการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการประมวลผลจึงต้องกำหนดรูปแบบหรือโครงสร้างของข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้งานและคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้ตรงกัน โดยโครงสร้างของข้อมูลจะประกอบด้วย 5 ลำดับ ดังนี้ (1) บิต (Bit) ดังที่เคยกล่าวไปแล้วว่า บิต คือตัวเลขโดดในระบบเลขฐานสอง ซึ่งมีค่าได้เพียง 0 หรือ 1 บิต เป็นหน่วยข้อมูลที่เล็กที่สุดในการแทนข้อมูลในคอมพิวเตอร์ (2) ตัวอักขระ (Character) หมายถึง ตัวอักขระแต่ละตัว ซึ่งอาจเป็นตัวเลข ตัวอักษร หรือเครื่องหมายใด ๆ การแทนตัวอักขระแต่ละตัวในคอมพิวเตอร์ใช้เลขฐานสองจำนวน 8 บิต ซึ่งเราเรียกอีกอย่างว่า “ไบต์” (Byte) (3) เขตข้อมูล (Field) หมายถึง หน่วยข้อมูลหน่วยหนึ่งที่กำหนดขึ้นมาแทนความหมายใดความหมายหนึ่ง เขตข้อมูลแต่ละเขตประกอบด้วยตัวอักขระตั้งแต่หนึ่งตัวขึ้นไป (4) ระเบียนข้อมูล (Record) หมายถึงกลุ่มของเขตข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกัน ระเบียนข้อมูลประกอบด้วยเขตข้อมูลตั้งแต่ 1 เขตขึ้นไป (5) แฟ้มข้อมูล (File) หมายถึง กลุ่มของระเบียนข้อมูลแบบเดียวกัน ซึ่งประกอบด้วยระเบียนข้อมูลตั้งแต่หนึ่งระเบียนขึ้นไป

7. การมองลักษณะของเอนทิตีดังได้กล่าวนี้อาจมองในรูปแบบของแฟ้มข้อมูลก็ได้ รายละเอียดของข้อสนเทศที่จะนำมาใช้ได้ต้องประกอบด้วยเนื้อหา ข้อมูล และลักษณะของข้อมูล สำหรับลักษณะของข้อมูลในแฟ้มข้อมูลเรียกว่า โครงสร้างแฟ้ม (file structure) ส่วนตัวข้อมูลที่เก็บนี้จะเป็นข้อมูลที่เก็บไว้ในหน่วยความจำนั่นเอง การจัดเก็บข้อมูลด้วยระบบคอมพิวเตอร์ที่ถือว่ามีประสิทธิภาพ คือ การใช้เนื้อที่ในการจัดเก็บข้อมูลน้อยที่สุด และจะต้องเรียกค้นหาข้อมูลได้ง่าย ดังนั้นจึงมีการแบ่งเอนทิตีออกเป็นส่วนย่อย ๆ เพื่อใช้เรียกข้อมูลย่อย ส่วนย่อยของเอนทิตีนี้เรียกว่า เขตข้อมูล (field) ดังตัวอย่างโครงสร้างแฟ้ข้อมูลลูกค้าใน

8. เมื่อนำเขตข้อมูลทั้งหมดของแฟ้มมาวางเรียงกัน จะเกิดรูปแบบที่ทางคอมพิวเตอร์มองเห็น เรียกว่า ระเบียน (record) ซึ่งสามารถใช้เป็นเครื่องบ่งบอกถึงโครงสร้างของแฟ้มนั้นได้ เช่น แฟ้มลูกค้า มีโครงสร้างระเบียนตามตารางที่ 3.5

9. โครงสร้างข้อมูลในระบบฐานข้อมูล

10. รูปที่ 3.4 ตัวอย่างโครงสร้างข้อมูลในระบบฐานข้อมูลที่สัมพันธ์กัน โครงสร้างข้อมูลในฐานข้อมูลตามรูปที่ 3.4 ประกอบด้วย 3 แฟ้ม ในแต่ละแฟ้มมีความสัมพันธ์ถึงกัน เช่น ข้อมูลในแฟ้มนักเรียนจะมีส่วนที่เป็นกุญแจที่ชี้บอกความสัมพันธ์กับแฟ้มอาจารย์ว่าอาจารย์ประจำชั้นชื่ออะไร กรณีที่การหาข้อมูลของนักเรียน เช่น นักเรียนรหัสประจำตัว 008 มีชื่อว่าอะไร มีใครเป็นอาจารย์ประจำชั้น และเรียนวิชาอะไร ลักษณะการค้นหาคือ ค้นหาในแฟ้มนักเรียนทีละระเบียนจนพบระเบียนที่มีระรหัสเป็น 008 ก็จะทราบชื่อนักเรียนและมีกุญแจที่เป็นตัวชี้ว่าข้อมูลนี้สัมพันธ์กับข้อมูลในแฟ้มอาจารย์ ทำให้โยงต่อว่าอาจารย์ชื่ออะไร และจะทราบกุญแจซึ่งเป็นตัวชี้ว่าอาจารย์สอนวิชาอะไร เป็นต้น การค้นหาข้อมูลที่มีกุญแจเป็นตัวชี้ข้อมูลจะทำให้เราเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น

11. การแบ่งประเภทแฟ้ม ในการเก็บข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ในรูปแบบแฟ้มนั้นต้องประกอบด้วยเขตข้อมูลหลาย ๆ เขตรวมกันเป็นระเบียน การเก็บและการเรียกข้อมูลจะกระทำทีละระเบียน การแบ่งประเภทของแฟ้มจึงมักแบ่งแยกตามรูปแบบลักษณะการเรียกค้นหา ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 แบบด้วยกันคือ แฟ้มลำดับ (sequential file) แฟ้มสุ่ม (random file) และ แฟ้มดัชนี (index file) ดังนี้ 1) แฟ้มลำดับ เป็นแฟ้มที่มีโครงสร้างการเก็บข้อมูลแบบพื้นฐานที่สุด กล่าวคือ เมื่อมีการเพิ่มข้อมูลลงในแฟ้มทีละระเบียน ข้อมูลจะเข้าต่อท้ายเรียงกันไป ในการย้ายข้อมูลก็จะอ่านข้อมูลที่ละระเบียน เพื่อให้เข้าใจได้ง่ายอาจเปรียบเทียบได้กับการเก็บข้อมูลเพลงในเทปคาสเซต ซึ่งสมมติว่าในม้วนเทปหนึ่งมีการเก็บเพลงได้ 10 เพลง ความยาวเพลงละ 3 นาที ซึ่งหากต้องการค้นหาเพลงใดก็ต้องเริ่มต้นจากเพลงแรกไปเป็นลำดับจนกว่าจะพบ

12. 2) แฟ้มสุ่ม เป็นแฟ้มที่มีคุณสมบัติที่ผู้ใช้สามารถอ่านหรือเขียนที่ตำแหน่งใด ๆ ก็ได้โดยไม่ต้องเรียงลำดับจากต้นแฟ้ม เช่น กรณีของการเก็บข้อมูลเพลงในเทปคาสเซต ถ้าต้องการอ่นเพลงที่ 5 ก็จะคำนวณความยาวของสายเทป เพื่อให้มีการเคลื่อนสายเทปไปยังตำแหน่งที่ต้องการแล้วจึงเริ่มอ่าน กรณีนี้จะทำได้เร็วกว่าสแบบลำดับ 3) แฟ้มแบบดัชนี แฟ้มแบบนี้จำเป็นต้องมีการจัดเรียงข้อมูลในเขตข้อมูลที่เป็นดัชนีเสียก่อน เพื่อประโยชน์ในการค้นหา การหาตำแหน่งในการเขียนการอ่านในระเบียนที่ต้องการปกติจะใช้ข้อมูลที่เป็นกุญแจสำหรับการค้นหา เพื่อความสะดวกในการกำหนดตำแหน่งการเขียนอ่าน ดังตัวอย่างเช่น ถ้าใช้ชื่อเพลงเป็นกุญแจสำหรับการค้นหา จะมีการเก็บชื่อเพลงโดยมีการจัดเรียงตามตัวอักษร เมื่อค้นหาชื่อเพลงได้ ก็ได้ลำดับเพลง ซึ่งสามารถนำไปคำนวณหาตำแหน่งที่ต้องการเขียนอ่านได้ต่อไป

13. การเรียนรู้ที่ 2 ชนิดข้อมูลและประเภทของแฟ้มข้อมูล ประเภทของแฟ้มข้อมูล แฟ้มข้อมูลหลัก (master file)แฟ้มข้อมูลหลักเป็นแฟ้มข้อมูลที่บรรจุข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับระบบงาน และเป็นข้อมูลหลักที่เก็บไว้ใช้ประโยชน์ข้อมูลเฉพาะเรื่องไม่มีรายการเปลี่ยนแปลงในช่วงปัจจุบัน มีสภาพค่อนข้างคงที่ไม่เปลี่ยนแปลงหรือเคลื่อนไหวบ่อยแต่จะถูกเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการสิ้นสุดของข้อมูล เป็นข้อมูลที่สำคัญที่เก็บไว้ใช้ประโยชน์ ตัวอย่าง เช่น แฟ้มข้อมูลหลักของนักศึกษาจะแสดงรายละเอียดของนักศึกษา ซึ่งมี ชื่อนามสกุล ที่อยู่ ผลการศึกษา แฟ้มข้อมูลหลักของลูกค้าในแต่ละระเบียนของแฟ้มข้อมูลนี้จะแสดงรายละเอียดของลูกค้า เช่น ชื่อสกุล ที่อยู่ หรือ ประเภทของลูกค้า

14. 6.2 แฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลง (transaction file)แฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลงเป็นแฟ้มข้อมูลที่ประกอบด้วยระเบียนข้อมูลที่มีการเคลื่อนไหว ซึ่งจะถูกรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในแต่ละงวดในส่วนที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้น แฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลงนี้จะนำไปปรับรายการในแฟ้มข้อมูลหลัก ให้ได้ยอดปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น แฟ้มข้อมูลลงทะเบียนเรียนของนักศึกษา 6.3 แฟ้มข้อมูลตาราง (table file)แฟ้มข้อมูลตารางเป็นแฟ้มข้อมูลที่มีค่าคงที่ ซึ่งประกอบด้วยตารางที่เป็นข้อมูลหรือชุดของข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกันและถูกจัดให้อยู่รวมกันอย่างมีระเบียบ โดยแฟ้มข้อมูลตารางนี้จะถูกใช้ในการประมวลผลกับแฟ้มข้อมูลอื่นเป็นประจำอยู่เสมอ เช่น ตารางอัตราภาษี ตารางราคาสินค้า

15. ตัวอย่างเช่น ตารางราคาสินค้าของบริษัทขายอะไหล่เครื่องคอมพิวเตอร์ดังนี้ รหัสสินค้า รายชื่อสินค้า ราคา 51 จอภาพ 4,500 52 แป้นพิมพ์ 1,200 53 แรม 4 M 4,500 54 แรม 8 M 7,000 55 กระดาษต่อเนื่อง 500 56 แฟ้มคอมพิวเตอร์ 200

16. ในแฟ้มข้อมูลนี้จะประกอบด้วยระเบียนแฟ้มข้อมูลตารางของสินค้าที่มีฟิลด์ต่าง ๆ ได้แก่ รหัสสินค้า รายชื่อ สินค้า และราคาสินค้าต่อหน่วย แฟ้มข้อมูลตารางรายการสินค้า จะใช้ร่วมกับแฟ้มข้อมูลหลายแฟ้มข้อมูลในระบบสินค้า ได้แก่ แฟ้มข้อมูลคลังสินค้า (inventory master file) แฟ้มข้อมูลใบสั่งซื้อของลูกค้า (customer order master file) และแฟ้มข้อมูลรายการสิตค้าของฝ่ายผลิต (production master file) มีข้อควรสังเกตว่าแฟ้มข้อมูลตาราง แฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลง และแฟ้มข้อมูลหลัก ทั้ง 3 แฟ้ม จะมีฟิลด์ที่เกี่ยวกับตัวสินค้าร่วมกัน คือ ฟิลด์รหัสสินค้า (product code) ฟิลด์ร่วมกันนี้จะเป็นตัวเชื่องโยงระหว่างแฟ้มข้อมูลตารางกับฟ้มข้อมูลอื่น ๆ ทั้งหมดที่ต้องการจะใช้ค่าของฟิดล์รายชื่อสินค้า (product description) และราคาสินค้า (product price) จากแฟ้มข้อมูลตาราง การจัดแฟ้มข้อมูลแบบนี้จะทำให้ประหยัดเนื้อที่ในอุปกรณ์เก็บข้อมูลของแฟ้มข้อมูลหลัก กล่าวคือในแฟ้มข้อมูลหลักไม่ต้องมี 2 ฟิลด์ คือ ฟิลด์รายการสินค้าและฟิลด์ราคาสินค้า มีแต่เพียงฟิลด์รหัสสินค้าก็เพียงพอแล้ว เมื่อใดที่ต้องการใช้ฟิลด์รายการสินค้าในการแสดงผลก็อ่านค่าออกมาจากแฟ้มข้อมูลตารางได้ นอกจากนั้นยังเป็นการลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลและเมื่อผู้ใช้ระบบต้องการเปลี่ยนแปลงรายการสินค้าหรือราคาสินค้าก็จะเปลี่ยนในแฟ้มข้อมูลตารางทีเดียว โดยไม่ต้องไปเปลี่ยนแปลงในแฟ้มข้อมูลอื่น

17. การออกแบบตาราง(Table) หมายถึง การออกแบบโครงสร้างข้อมูลเพื่อกำหนดข้อมูลแต่ละชนิดหรือแต่ละฟิลด์ (Field) ให้กับการบันทึกข้อมูลแต่ละรายการ (Record) ในการเก็บข้อมูลดิบ (Input Data) ที่จะนำไปใช้ในการประมวลผลข้อมูลต่อไป ดังนั้นการสร้าง Table จึงเป็นส่วนแรกของแฟ้มข้อมูลในการออกแบบฐานข้อมูลที่จะนำไปใช้ในส่วนอื่น ๆ ต่อไป ขั้นตอนการออกแบบ - เลือก เมนู Table (ตาราง) - เลือก New (สร้างใหม่) เลือกประเภทการออกแบบให้เลือกดังต่อไปนี้

19. ในหน่วยนี้จะกล่าวเฉพาะกรณีผู้ออกแบบกำหนดเอง ดังนั้นหลังจากเลือก สร้างตารางในมุมมองออกแบบ ก็จะปรากฏเมนูการออกแบบโครงสร้างตาราง

20. รูปแสดงการใช้แฟ้มข้อมูลแบบดั้งเดิม(Traditional file) กับงานประยุกต์ต่างๆ

21. จากรูปจะเห็นว่าโปรแกรมประยุกต์ต่างๆ อาจจะมีการเรียกใช้แฟ้มข้อมูลร่วมกัน ซึ่งทำให้โอกาสที่จะเกิด ข้อผิดพลาด (Error) มีมากขึ้น หากไม่มีการควบคุมการใช้แฟ้มที่ดี ดังนั้นปัญหาอาจจะเกิดขึ้นได้หลายประการเช่น 1. การซ้ำซ้อน และการสับสนของข้อมูล (Data Redundancy and confusion)2. ข้อมูลและโปรแกรมขึ้นต่อกัน (Program-data dependence)3. ขาดความยืดหยุ่น (Lack of flexibility)4. ขาดความปลอดภัยของข้อมูล (Poor security)5. ข้อมูลขาดความสะดวกในการใช้และการแบ่งปันกัน (Lack of data sharing and availability)

22. การเรียนรู้ที่ 3 ลักษณะการประมวลผลข้อมูล ลักษณะการประมวลผลข้อมูล ข้อมูล คือข้อเท็จจริงที่เราสนใจ ส่วน สารสนเทศ คือข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลด้วยวิธีการที่เหมาะสมถูกต้อง จนได้รูปแบบผลลัพธ์ ตรงความต้องการของผู้ใช้ ข้อมูลที่จะนำมาประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ จะต้องมีคุณสมบัติพื้นฐานดังต่อไปนี้ ความถูกต้อง หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลและข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้ จะทำให้เกิดผลเสียหายมาก ผู้ใช้จะไม่กล้าอ้างอิงหรือนำเอาไปใช้ประโยชน์ ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ และมีโอกาสผิดพลาดได้ โครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำมากที่สุด โดยปกติความผิดพลาดของการประมวลผลส่วนใหญ่ มาจากข้อมูลที่ไม่มีความถูกต้องซึ่งมีสาเหตุมาจากคนหรือเครื่องจักร การออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้

23. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ มีการตอบสนองต่อผู้ใช้ได้เร็ว ตีความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์หรือความต้องการ มีการออกแบบระบบการเรียกค้นและรายงาน ตามความต้องการของผู้ใช้ ความสมบูรณ์ ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมและวิธีการทางปฏิบัติ ในการดำเนินการจัดทำสารสนเทศ ต้องสำรวจและสอบถามความต้องการของผู้ใช้ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์เหมาะสม ความชัดเจนกระทัดรัด การจัดเก็บข้อมูลต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมาก จึงจำเป็นต้องออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้กระทัดรัด สื่อความหมายได้ มีการใช้รหัสหรือย่อข้อมูลให้เหมาะสม เพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ ความสอดคล้อง ความต้องการเป็นเรื่องสำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์การ ดูสภาพการใช้ข้อมูล ความลึกหรือความกว้างของขอบเขตข้อมูล ที่สอดคล้องกับความต้องการ

24. ในการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ หรือการทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ ที่จะนำไปใช้ประโยชน์ได้ จำเป็นต้องมีการประมวลผลข้อมูลก่อน การประมวลผลข้อมูล เป็นกระบวนการที่มีกระบวนการย่อยหลายอย่าง ประกอบกันคือ การรวบรวมข้อมูล การแยกแยะ การตรวจสอบความถูกต้อง การคำนวณ การจัดลำดับหรือการเรียงลำดับ การรายงานผล การสื่อสารข้อมูลหรือการแจกจ่ายข้อมูลนั้น การประมวลผลข้อมูล จึงเป็นกิจกรรมที่มีความสำคัญ เพราะข้อมูลที่มีอยู่ รอบๆ ตัวเรามีเป็นจำนวนมากในการใช้งานจึงต้องมีการประมวลผล เพื่อให้เกิดประโยชน์ กิจกรรมหลักของการให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ จึงประกอบด้วยกิจกรรมการ เก็บรวบรวมข้อมูล ซึ่งต้องมีการตรวจสอบ ความถูกต้องด้วย กิจกรรมการประมวลผลซึ่งอาจจะเป็นการแบ่งแยกข้อมูล การจัดเรียงข้อมูล การคำนวณ และกิจกรรมการเก็บรักษาข้อมูลซึ่งอาจต้อง มีการทำสำเนา ทำรายงาน เพื่อแจกจ่าย

25. หน่วยข้อมูล (DATA UNITS) · บิต (bit) เลขฐานสองหนึ่งหลักซึ่งมีค่าเป็น 0 หรือ 1 · ตัวอักษร (character) กลุ่มของบิตสามารถแทนค่าตัวอักษรได้ ในชุดอักขระ ASCII 1 ไบต์(8 บิต) แทนตัวอักษร 1 ตัว · เขตข้อมูล หรือฟิลด์ (field) เขตข้อมูลซึ่งประกอบด้วยกลุ่มตัวอักษรที่แทนข้อเท็จจริง · ระเบียน (record) ระเบียน คือโครงสร้างข้อมูลที่แทนตัววัตถุชิ้นหนึ่ง · แฟ้ม (file) ตารางที่เป็นกลุ่มของระเบียนที่มีโครงสร้างเดียวกัน · ฐานข้อมูล (database) กลุ่มของตาราง (และความสัมพันธ์)

26. ชนิดของข้อมูล (DATA TYPES) · ค่าตรรกะ (Boolean values) ซึ่งมีเพียงสองค่าคือ จริง กับ เท็จ · จำนวนเต็ม (integers) หมายถึง เลขที่ไม่มีเศษส่วน หรือทศนิยม · จำนวนจริง (floating-point numbers) หมายถึง จำนวนใดๆ ทั้งจำนวนเต็มและจำนวนทศนิยม · ตัวอักษร (characters) หมายถึง ข้อมูลประเภทตัวอักษรเพียงตัวเดียว · สายอักขระ (strings) หมายถึง กลุ่มตัวอักษรที่ประกอบกันขึ้นเป็นข้อความ · วันที่และเวลา (date/time) หมายถึง ข้อมูลที่แทนค่าวันที่และเวลา · ไบนารี (binary) หมายถึง ข้อมูลที่เก็บในคอมพิวเตอร์ อาจเป็นแฟ้มโปรแกรม รูปภาพ หรือ วิดีโอ

27. ประเภทของแฟ้มข้อมูล · แฟ้มหลัก (master files) คือ แฟ้มที่เก็บข้อมูลที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลง หรือโดยทั่วไป แฟ้มหลักจะเก็บข้อมูลถาวร หรือกึ่งถาวร หรือข้อมูลที่เป็นประวัติศาสตร์ · แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลง (transaction files) คือ แฟ้มที่เก็บข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลง เก็บสะสมรวบรวมไว้ เพื่อนำมาประมวลผลและนำไปปรับปรุงแฟ้มหลักอีกทีหนึ่ง ลักษณะการประมวลผลข้อมูล (DATA PROCESSING) · การประมวลผลแบบกลุ่ม (batch processing) ข้อมูลจะถูกสะสมไว้ระหว่างช่วงเวลาที่กำหนด เมื่อถึงกำหนด ข้อมูลที่สะสมไว้จะถูกประมวลผลรวมกันครั้งเดียว · การประมวลผลแบบทันที (real-time processing) การประมวลผลแบบทันที เป็นการประมวลผลที่เกิดขึ้นพร้อมกับข้อมูล

28. การเข้าถึงข้อมูล · การเข้าถึงแบบลำดับ เป็นการเข้าถึงข้อมูลแบบที่ต้องอ่านข้อมูลตั้งแต่ต้น จนถึงข้อมูลที่ต้องการเหมาะสำหรับการอ่านข้อมูลปริมาณมาก และเรียงลำดับ แต่ไม่เหมาะกับข้อมูลที่มีการเพิ่ม ลบ หรือแก้ไขเป็นประจำ · การเข้าถึงแบบสุ่ม เป็นการเข้าถึงข้อมูลที่ไม่ต้องอาศัยการอ่านข้อมูลตั้งแต่ต้น การเข้าถึงข้อมูลลักษณะนี้จะต้องใช้กลไกการหาตำแหน่งระเบียน วิธีต่างๆ เหมาะสำหรับการค้นหาข้อมูลจำนวนไม่มาก และเหมาะสำหรับแฟ้มที่มีการเพิ่ม ลบ และแก้ไขเป็นประจำ การจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูล (FILE ORGANIZATION) การจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูลแบบต่างๆ มีลักษณะเฉพาะตัวในการเข้าถึงข้อมูล มีดังนี้

29. ระบบแฟ้มข้อมูล (FILE SYSTEMS) ข้อดีคือ การประมวลผลข้อมูลมีความรวดเร็ว การลงทุนในส่วนของเครื่องคอมพิวเตอร์และโปรแกรมประยุกต์ใช้งานก็ไม่ยุ่งยาก เนื่องจากไม่ต้องการระบบที่ใหญ่ อย่างไรก็ตามการจัดเก็บข้อมูลในลักษณะนี้อาจมีปัญหาที่เกิดขึ้นได้ดังต่อไปนี้ · ความซ้ำซ้อนของข้อมูล (data redundancy) · ความไม่สอดคล้องกันของข้อมูล (data inconsistency) · ข้อมูลแยกอิสระต่อกัน (data isolation) · ความไม่ปลอดภัยของข้อมูล (poor security) · ขาดบูรณภาพของข้อมูล (lack of data integrity) · ความขึ้นต่อกันระหว่างโปรแกรมประยุกต์กับโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล (application / data dependence)

30. การเรียนรู้ที่ 4 แฟ้มโปรแกรมและแฟ้มข้อมูล ประเภทของแฟ้มข้อมูล (File Type)เราสามารถจำแนกแฟ้มข้อมูลออกตามลักษณะของข้อมูลที่เก็บบันทึกไว้และสามารถแบ่งแฟ้มข้อมูลออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ 1. แฟ้มข้อมูลหลัก (Master File)เป็นแฟ้มข้อมูลซึ่งเก็บข้อมูลที่สำคัญ เช่น แฟ้มข้อมูลประวัติ ลูกค้า (Customer master file) ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น แฟ้มข้อมูลประวัติผู้จัดส่งสินค้า (Supplier master file) แฟ้มข้อมูลสินค้าคงเหลือ (Inventory master file) แฟ้มข้อมูลบัญชี (Account master file) เป็นต้น ซึ่งแฟ้มข้อมูลหลักเหล่านี้เป็นส่วนประกอบของระบบงานบัญชี (Account system) 2.แฟ้มรายการปรับปรุง (Transaction file)เป็นแฟ้มที่บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลหลักที่มีการเปลี่ยนแปลงในแต่ละวัน รายการที่เกิดขึ้นต้องนำไปปรับปรุงกับแฟ้มข้อมูลหลักเพื่อให้แฟ้มข้อมูลหลักมีข้อมูลที่ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา

31. การปรับปรุงแฟ้มข้อมูลสามารถทำได้หลายอย่าง เช่น การเพิ่มรายการ (Add record) การลบรายการ (Delete record) และการแก้ไขรายการ (Edit) การจัดระเบียบแฟ้มข้อมูล (File organization) มีวิธีการจัดได้หลายประเภท เช่น 1. การจัดระเบียบแฟ้มข้อมูลแบบตามลำดับ (Sequential File organization) ลักษณะการจัดข้อมูลรายการจะเรียงตามฟิลด์ที่กำหนด (Key field) เช่น เรียงจากน้อยไปหามากหรือจากมากไปหาน้อยหรือเรียงตามตัวอักษร โดยส่วนมากมักจะใช้เทปแม่เหล็กเป็นสื่อในการเก็บข้อมูลซึ่งการเก็บโดยวิธีนี้จะมีทั้งข้อดีและข้อเสีย

32. ตารางแสดงข้อดีและข้อเสียในการจัดระเบียบแฟ้มข้อมูลตามลำดับ

33. 2. การจัดระเบียนแฟ้มข้อมูลแบบตรงหรือแบบสุ่ม (Direct or random file organization) โดยส่วนมากมักจะใช้จานแม่เหล็ก (Hard disk) เป็นหน่วยเก็บข้อมูล การบันทึกหรือการเรียกข้อมูลขึ้นมาสามารถเรียกได้โดยตรง ไม่ต้องผ่านรายการอื่นก่อน เราเรียกวิธีนี้ว่าการเข้าถึงข้อมูลโดยตรง (Direct access) หรือการเข้าถึงโดยการสุ่ม (Random Access) การค้นหาข้อมูลโดยวิธีนี้จะเร็วกว่าแบบตามลำดับ ทั้งนี้เพราะการค้นหาจะกำหนดดัชนี (Index) จะนั้นจะวิ่งไปหาข้อมูลที่ต้องการหรืออาจจะเข้าหาข้อมูลแบบอาศัยดัชนีและเรียงลำดับควบคู่กัน (Indexed Sequential Access Method (ISAM) โดยวิธีนี้จะกำหนดดัชนีที่ต้องการค้นหาข้อมูล เมื่อพบแล้วต้องการเอาข้อมูลมาอีกกี่ รายการก็ให้เรียงตามลำดับของรายการที่ต้องการ ซึ่งการเก็บโดยวิธีนี้มีทั้งข้อดีและข้อเสีย

34. ตารางแสดงข้อดีและข้อเสียในการจัดแฟ้มข้อมูลแบบตรงหรือสุ่ม

35. การจัดการแฟ้มข้อมูล (File Management)ในอดีตข้อมูลที่จัดเก็บไว้จะอยู่ในรูปของแฟ้มข้อมูลอิสระ (Conventional File) ซึ่งระบบงานแต่ละระบบก็จะสร้างแฟ้มของตนเองขึ้นมาโดยไม่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน เช่น ระบบบัญชี ที่สร้างแฟ้มข้อมูลของตนเอง ระบบพัสดุคงคลัง (Inventory) ระบบการจ่ายเงินเดือน(Payroll) ระบบออกบิล (Billing) และระบบอื่นๆต่างก็มีแฟ้มข้อมูลเป็นของตนเอง หากมีการปรับปรุงแก้ไขก็จะทำเฉพาะส่วนจึงทำข้อมูลขององค์การ บางครั้งเกิดสับสนเนื่องจากข้อมูลขัดแย้งกันและในบางองค์การอาจจะมีการเขียนโปรแกรมโดยใช้ภาษาที่เขียนที่ต่างกัน เช่นภาษาโคบอล (COBOL language) ภาษาอาร์พีจี(RPG) ภาษาปาสคาล (PASCAL) หรือภาษาซี (C language) ซึ่งมีลักษณะของแฟ้มข้อมูลที่สร้างด้วยภาษาที่ต่างกันก็ไม่สามารถจะใช้งานร่วมกันได้ จึงทำให้องค์การเกิดการสูญเสียในข้อมูล ดังนั้นก่อนที่องค์การจะนำคอมพิวเตอร์มาใช้จะต้องมีการวางแผนถึงระบบการบริหารแฟ้มข้อมูล การแบ่งประเภทของแฟ้มข้อมูลและการจัดระเบียบแฟ้มข้อมูล การบริหารแฟ้มข้อมูลจะต้องมีการกำหนดโปรแกรมที่จะพัฒนาขึ้นมาว่าจะใช้ภาษาอะไร มีหน่วยงานใดต้องใช้ ต้องการข้อมูลอะไร ข้อมูลที่แต่ละแผนกต้องการซ้ำกันหรือไม่ หรือมีข้อมูลอะไรที่ขาดหายไปและข้อมูลฟิลด์ไหนที่จะใช้เป็นคีย์ในการค้นหาข้อมูล เช่น การสร้างแฟ้มประวัติลูกค้า

36. รูปแฟ้มประวัติลูกค้า

37. วิธีการประมวลผล 1. การประมวลผลแบบชุด (Batch Processing)คือ การประมวลผลโดยผู้ใช้จะทำการรวบรวมเอกสารที่ต้องการประมวลผลไว้เป็นชุดๆ ซึ่งแต่ละชุดอาจจะกำหนดเท่ากับเอกสาร 10 หรือ 20 รายการหรือมากกว่าก็ได้แต่ให้มีขนาดเท่ากัน แล้วป้อนข้อมูลดังกล่าวสู่เครื่องคอมพิวเตอร์ จากนั้นจึงใช้คำสั่งให้ประมวลผลพร้อมกันที่ละชุดตัวอย่าง บริษัทหนึ่งอาจจะใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อออกบิลโดยมีการรวบรวมใบสั่งซื้อจากลูกค้าภายในหนึ่งวันจากแผนกขาย จากนั้นก็ส่งให้แผนกคอมพิวเตอร์ทำการป้อนข้อมูลและตรวจสอบความ ถูกต้องของข้อมูลก่อนที่จะเก็บบันทึกไว้ จากนั้นก็จะนำข้อมูลดังกล่าวไปประมวลผล ซึ่งอาจจะต้องอาศัยแฟ้มข้อมูลอื่นๆ มาประกอบการประมวลผล เช่น แฟ้ม ข้อมูลสินค้าคงเหลือ แฟ้มข้อมูลลูกหนี้ กรณีลูกค้าซื้อเงินเชื่อและแฟ้มประวัติลูกค้า เป็นต้น จากนั้นก็จะนำข้อมูล ดังกล่าวไปประมวลผล ซึ่งอาจจะต้องอาศัยแฟ้มข้อมูลอื่นๆ มาประกอบการประมวลผล เช่น แฟ้มข้อมูลสินค้าคงเหลือ แฟ้ม ข้อมูลลูกหนี้ กรณีลูกค้าซื้อ เงินเชื่อและแฟ้มประวัติลูกค้า เป็นต้น จากนั้นจึงออกบิลเพื่อส่งต่อให้กับผู้ขายเพื่อเบิกสินต้าที่แผนกพัสดุ สินค้าหรือโกดัง (Warehouse) พิจารณา แสดงข้อดีและข้อเสียของการประมวลผลแบบชุด

38. รูปแสดงขั้นตอนการรวบรวมบิลเป็นชุดก่อนประมวลผลแบบชุด

39. ตารางที่ 5.4 แสดงข้อดีและข้อเสียของการประมวลผลแบบโต้ตอบ(Interactive)

40. 2. การประมวลผลแบบโต้ตอบ (Interactive)หมายถึง การทำงานในลักษณะที่มีการโต้ตอบระหว่างผู้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยผู้ใช้สามารถที่จะตรวจสอบข้อมูลได้ตลอดเวลา เช่น กรณีที่ลูกค้า นายวัลลภ คลองหก จากบริษัทราชมงคล จำกัด ติดต่อซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์จากแผนกขาย เจ้าหน้าที่พนักงานขายจะต้องป้อนรหัสลูกค้าเพื่อเรียกประวัตินายวัลลภขึ้นมาพิจารณาว่าในขณะนี้ได้สั่งซื้อสินค้าเกินวงเงินเครดิตหรือไม่ ถ้าไม่เกินก็อนุมัติการขายแต่ถ้าหากเกินก็อาจจะให้ชำระเป็นเงินสด จากนั้นจะมีการตรวจสอบแฟ้มสินค้าคงคลังว่ามีสินค้าดังกล่าวหรือไม่เพื่อตัดสต็อก (Stock) แล้วพิมพ์บิลเพื่อจัดส่งให้ลูกค้า แสดงการทำงานการออกบิลโดยการประมวลผลแบบโต้ตอบ

41. หน่วยการเรียนรู้ที่ 2 โครงสร้างข้อมูล

42. การเรียนรู้ที่ 5 ชนิดของโครงสร้างข้อมูล 1. ความหมายของโครงสร้างข้อมูล โครงสร้างข้อมูล (Data Structure)คือ ความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลที่อยู่ในโครงสร้างนั้นๆ รวมทั้งกระบวนการในการจัดการข้อมูลในโครงสร้าง เช่น เพิ่ม แก้ไข ลบ ตัวอย่างของโครงสร้างข้อมูลประเภทต่างๆ ได้แก่ แถวลำดับ ลิงลิสต์ สแตก คิว ทรี และกราฟ. 2. ประเภทของโครงสร้างข้อมูล แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ

43. โครงสร้างข้อมูลทางกายภาพ (Physical Data Structure)

44. 1.ข้อมูลเบื้องต้น (Primitive Data Types) - จำนวนเต็ม (Integer) - จำนวนทศนิยม (Floating point) - ข้อมูลบูลีน (Boolean) - จำนวนจริง (Real) - ข้อมูลอักขระ (Character) 2.ข้อมูลโครงสร้าง (Structure Data Types) - แถวลำดับ (Array) - ระเบียนข้อมูล (Record) - แฟ้มข้อมูล (File)

45. การออกแบบระบบ เนื่องจากระบบคอมพิวเตอร์ไม่สามารถที่จะเข้าใจและแกไขปัญหาบางอย่างได้ จึงต้องมีวิธีการที่จะแก้ไขปัญหาโดยการออกแบบระบบ ซึ่งเป็นการวางแผนออกแบบที่แยกแยะออกเป็นปัญหาย่อย และพิจารณาสร้างชุดคำสั่งเพื่อแก้ไขปัญหาย่อยนั้น จากนั้นมารวมกันเป็นระบบที่สามารถแก้ไขปัญหาทั้งหมด มีลักษณะการวางแผนออกแบบจากบนลงล่าง (Top-down Design) ซึ่งประกอบด้วย 2 ส่วนหลัก ๆ คือ 1. โครงสร้างข้อมูล (Data Strutcure)ใช้ควบคุมและจัดการกับข้อมูลของปัญหานั้น ๆ หรือที่เรียกว่าชนิดข้อมูลมีโครงสร้าง เรียกสั้น ๆ ว่าชนิดข้อมูล เช่น ชนิดข้อมูลอาร์เรย์ ชนิดข้อมูลสแตก และชนิดข้อมูลลิ้งค์ ลิสต์ การออกแบบระบบต้องเลือกใช้โครงสร้างข้อมูลอย่างเหมาะสมเพื่อจัดการกับข้อมูลที่ใช้ในระบบ 2. การออกแบชุดคำสั่ง (Module Design)ในการแก้ไขปัญหาจะต้องมีกระบวนการทำงานเพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลข่าวสารหรือเอ้าท์พุต ที่ต้องการโดยชุดคำสั่งเป็นส่วนประกอบของระบบ จึงต้องมีการออกแบบการทำงานที่เป็นชุดคำสั่งหรือโมดุลนั้นๆ และเรียกว่า อัลกอรึทึม ได้เป็น

46. การที่จะเลือกใช้โครงสร้างข้อมูลและอัลกอริทึมในการออกแบบให้การทำงานอย่สงมีประสิทธิภาพ ซึ่งถือว่าเป็นหัวใจสำคัญของการออกแบบซอฟต์แวร์จะพิจารณาได้จากลักษณะดังต่อไปนี้ ความถูกต้อง ระยะเวลาการทำงาน จำนวนพื้นที่ใช้งาน ความเรียบง่าย ความเหมาะสมที่สุด การเขียนคำสั่งและรวมกัน การเขียนคำสั่ง (Coding)คือ การเขียนคำสั่งต่าง ๆ ของโปรแกรมให้ทำงานเป็นไปตามโครงสร้างข้อมูลและอัลกอริทึมด้วยภาษาเขียนโปรแกรมภาหนึ่ง ถ้าโครงสร้างข้อมูลและอัลกอริทึมถูกออกแบบไว้เป็นอย่างดีทำให้กระบวนการแปลงคำสั่งจากภาษาเขียนให้เป็นภาษาเครื่องก็จะง่ายไม่ยุ่งยากลำบาก การรวมกัน (Integration)เป็นกระบวนการนำคำสั่งต่าง ๆ ที่เขียนเป็นแต่ละชุดคำสั่งมารวมกันและให้มีการทำงานร่วมกันได้เป็นซอฟต์แวร์โปรแกรมขึ้นมา การเขียนโปรแกรมที่ดีนั้นจะต้องมีความถูกต้องในการทำงาน สามารถอ่านคำสั่งและทำความเข้าใจได้ง่าย จึงต้องมีโครงสร้างการเขียนโปรแกรมที่ดี ซึ่งมีวิธีการเข้ามาช่วยเหลือในการเขียนโดยพิจารณาได้จากเรื่องต่อไปนี้

47. 1. การเขียนโปรแกรมควรเป็นแบบบนลงล่าง (Top-Down) โดยเฉพาะกับปัญหาที่มีขนาดใหญ่หรือมีความซับซ้อน จึงควรแยกปัญหาใหญ่ออกเป็นปัญหาย่อย ๆ จากการเขียนคำสั่งทั้งหมดในโปรแกรม ก็แยกเป็นชุดคำสั่งย่อย ๆ 2. ใช้โครงสร้างควบคุมการทำงาน (Control Structure) ในการเขียนโปรแกรมหรือชุดคำสั่ง เช่น การใช้เงื่อนไข IF การใช้วนลูปแบบต่าง ๆ 3. ควรใช้ตัวแปรที่เป็นแบบโลคอล (Local Variable) และใช้กับชุดคำสั่งเพื่อแก้ปัญหาย่อย 4. ควรใช้ตัวแปรพารามิเตอร์ (Parameter) กับชุดคำสั่งเพื่อแก้ไขปัญหาย่อย หลีกเลี่ยงที่จะใช้ตัวแปรที่เป็นแบบโกลบอล และตัวพารามิเตอร์ควรมีการป้องกันหากมีการแก้ไขค่า 5. นำตัวแปรค่าคงที่ ( Constant Variable) มาใช้ จะช่วยให้การเขียนโปรแกรมมีความยืดหยุ่นมากขึ้นและอ่านเข้าใจง่าย 6. การเขียนโปรแกรมควรมีการจัดพื้นที่หรือบรรทัดว่างเพื่อให้อ่านสะดวก มีการย่อหน้าเพื่อจัดระดับของคำสั่งและมีลักษณะที่เป็นกรอบ

48. ความหมายโครงสร้างข้อมูล/ชนิดข้อมูล การทำงานของคอมพิวเตอร์จะมีการจัดการอย่างไรเพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลข่าวสาร และสามารถนำมาใช้งานออกมาเป็นข้อมูลข่าวสารในรูปแบบต่าง ๆ ที่ทำความเข้าใจได้ แต่เนื่องจากคอมพิวเตอร์เป็นเพียงเครื่องจักรที่ไม่สามารถเข้าใจความหมายของข้อมูลข่าวสารได้เช่นเดียวกับคน จึงมีการกำหนดรูปแบบที่ใช้สื่อความหมายของข้อมูลข้าวสารให้คอมพิวเตอร์กับผู้ใช้งานเข้าในตรงกันเรียกว่า โครงสร้างข้อมูลหรือชนิดข้อมูล โดยแบ่งออกได้เป็นดังนี้ บิต(Bit) เป็นหน่วยที่เล็กที่สุดในการทำงานของคอมพิวเตอร์ที่แสดงเป็นสถานะได้ 2 สถานะ คือ เปิดกับปิด จึงกำหนดเป็นการเก็บค่าได้ 2 ค่า คือ 0 กับ 1 เรียกว่าไบนารี่ดิจิต (Binary Digit) ไบต์ (Byte) เป็นการนำบิตหลาย ๆ บิตมาเรียงต่อรวมกันเพื่อกำหนดค่าได้มากขึ้น เช่น 3 บิต มาต่อเรียงกันจะทำให้เกิดสถานะที่ต่างกันคือ 000,001,010,100,011,010, และ 111 ก็จะได้เป็น 8 สถานะ เมื่อนำบิตมาเรียงต่อรวมกันเป็น 8 บิต เรียกว่าไบต์ มี 256 สถานะ และกำหนดเป็นโครงสร้างข้อมูลที่มีขนาดเล็กที่สุดที่ใช้งานได้ มีค่าตั้งแต่ 0 – 255 (00000000 – 11111111)

49. เลขจำนวนเต็ม (Integer) เป็นการนำบิตหลาย ๆ บิตมาเรียงต่อรวมกันเพื่อกำหนดเป็นเลขจำนวนเต็ม ซึ่งได้เป็นระบบเลขฐานสอง โดยแต่ละบิตมีความหมายเป็นเลขยกกำลังสอง เช่น 20 = 1, 23 = 8 หรือ21 + 22 +25 = 2+4+32 = 38 เลขที่ได้เป็นเลขจำนวนเต็มบวก ถ้าต้องการเป็นเลขจำนวนเต็มลบ จะต้องใช้วิธีการเรียกว่า One-complement Notation โดยการเปลี่ยนค่าของบิตที่เป็น 0 ให้เป็น 1 และค่าที่เป็น 1 ให้เป็น 0 เช่น 00100110 = 38 เมื่อสลับค่าจะได้บิต 11011001 = -38 ด้วยวิธีนี้ทำให้เก็บค่าได้ทั้งเลขจำนวนเต็มบวกและเต็มลบ ซึ่งมีบิตซ้ายสุดเป็นตัวกำหนดให้มีค่าบวกหรือลบเรียกว่า Sign Bit เมื่อนำบิตมาเรียงต่อกัน 16 บิตได้เป็นเลขจำนวนเต็มฐานสิบ มีอีกวิธีคือ Two-complement Notation โดยการบวกค่า 1 เข้าไปกับค่าของ One-complement Notation เช่นจาก 11011001 = -38 เมื่อบวก 1 จะได้ 11011010 = -38 เช่นกัน แต่วิธีนี้จำทำให้เก็บค่าได้มากกว่า คือ มีตั้งแต่ -2n-1 ถึง 2n-1 -1 ดังต่อไปนี้1000000000000000 = -32768 0000000000000000 = 01000000000000001 = -32767 0000000000000001 = 11000000000000010 = -32766 0000000000000010 = 2 1111111111111101 = -3 0111111111111101 = 327651111111111111110 = -2 0111111111111110 = 327661111111111111111 = -1 0111111111111111 = 32767

50. เลขจำนวนจริง (Real Number) เป็นรูปแบบของตัวเลขที่มีเลขทศนิยมเรียกว่า Floating – point Number โดยทำการแบ่งบิตออกเป็นสองส่วน โดยบิตที่อยู่ด้านซ้ายเก็บค่าเป็นตัวเลขจำนวนเต็ม เรียกว่า แมนทิสสา (Mantissa) การเก็บค่าเป็นแบบเดียวกับตัวเลขจำนวนเต็ม ส่วนบิตที่อยู่ด้านขวาเก็บค้าเป็นจำนวนหลักของ เลขทศนิยมเรียกว่า เอ็กซ์โพเนนท์ (Exponent) ในการเก็บจะใช้วิธี Two – complement Notation ซึ่งได้มาจากเลขยกกำลังของ 10 เช่น .01 = 10-2, 6.25 x 10-2 การเก็บค่าเลขทศนิยมจะใช้บิตจำนวน 32 บิต โดยแบ่งส่วนที่เป็นแมนทิสสาจำนวน 24 บิต และส่วนที่เป็นเอ็กซ์โพเนนท์จำนวน 8 บิต ดังนี้ 00000000000000000000000000000000 = 0 00000000000000000000110000000011 = 12000 00000000000000000000010111111111 = 0.5 00000000000000000000010111111010 = 0.000005 11111111011010001001111111111110 = -387.53

51. ตัวอักษร (Character) เป็นการเก็บค่าที่เป็นตัวอักษร แต่เนื่องจากคอมพิวเตอร์ไม่สามารถเข้าใจจึงใช้เลขจำนวนเต็มสื่อความหมายแทนโดยใช้บิตจำนวน 8 บิต เรียกว่า Bit String ซึ่งค่าตัวเลขที่ได้จะกำหนดเป็นตัวอกษรหนึ่งตัว ดังนั้นจะได้ตัวอักษรทั้งหมด 256 ตัวที่เรียกว่าเอ็บซีดิก (EBCDIC) เช่น ตัวอักษรA จะมีค่า 01000001 = 65 หรือ B มีค่า 01000010 = 66 ประกอบด้วยอักษรตัวเล็ก ตัวใหญ่ ตัวเลข และตัวอักษรพิเศษ และที่ใช้เพียง 7 บิตเรียกว่าวหัสแอสกี (ASCII Code) ใช้ครึ่งเดียวของเอ็บซีดิกแต่การทำงานรวดเร็วกว่า เมื่อใดที่นำตัวอักษรหลาย ๆ ตัวมาเรียงต่อกันก็จะได้เป็นข้อความ เช่น AB จะได้เป็น 0100000101000010 หากต้องการเก็บจำนวนรูปแบบของตัวอักษรมากกว่านี้ก็สามารถทำได้โดยการเพิ่มจำนวนบิตเข้าไป ซึ่งขึ้นกับสถาปัตยกรรมของคอมพิวเตอร์จะรับได้หรือไม่ เช่นใช้ 10 บิตก็จะได้ตัวอักษร 1024 รูปแบบ

52. การเรียนรู้ที่ 6 ลักษณะของข้อมูล สารสนเทศ หมายถึง สิ่งที่ได้จากการประมวลข้อมูล และสามารถ นำไปใช้ประโยชน์ในการวางแผน การตัดสินใจ และการคาดการณ์ ในอนาคตได้ สารสนเทศอาจแสดงในรูปของข้อความ ตาราง แผนภูมิ รูปภาพความ รู้ การารับรู้และเข้าใจสารสนเทศจนถึงระดับที่สามารถวิเคราะห์ และสังเคราะห์ได้คือมีความเข้าใจในองค์ประกอบต่างๆจนอาจสร้างเป็นทฤษฏี หรือเป็นแบบจำลองทางความคิด และสามารถแก้ปัญหาในการดำเนินงานได้ระบบสารสนเทศระบบ (System) ประกอบไปด้วย Input Process output และอาจจะมี Feedbackระบบสารสนเทศ (Information system) คือการนำเอาองค์ประกอบความสัมพันธ์ของระบบ มาใช้การรวบรวมบันทึก ประมวลผล และแจกจ่ายสารสนเทศเพื่อใช้ในการวางแผนควบคุมจัดการและสนับสนุนการตัดสินใจ

53. คุณลักษณะของสารสนเทศที่ดี ในการจัดการเพื่อให้องค์การบรรลุถึงประสิทธิผลและประสิทธิภาพที่องค์การตั้งไว้นั้น ดังที่กล่าวมาแล้วว่าข้อมูลและสารสนเทศเป็นปัจจัยหนึ่งที่มีความสำคัญอย่างมากต่อทุกองค์การ ทั้งนี้สารสนเทศที่ดีควรมีลักษณะ ดังต่อไปนี้ 1. ความเที่ยงตรง (Accuracy) สารสนเทศขององค์การที่ดีจะต้องมีความเที่ยงตรงและเชื่อถือได้ โดยไม่ให้มีความคลาดเคลื่อนหรือมีความคลาดเคลื่อนน้อยที่สุด ดังนั้นประสิทธิผลของการตัดสินใจจึงขึ้นอยู่กับความถูกต้องหรือความเที่ยงตรง ย่อมส่งผลกระทบทำให้การตัดสินใจมีความผิดพลาดตามไปด้วย 2. ทันต่อความต้องการใช้ (Timeliness) นอกเหนือจากสารสนเทศขององค์การจะต้องมีความเที่ยงตรงหรือความถูกต้องแล้ว ยังจะต้องมีคุณสมบัติของการที่สามารถนำสารสนเทศมาใช้ได้ทันทีเมื่อต้องการใช้ข้อมูล หรือเพื่อการตัดสินใจ ทั้งนี้เนื่องจากเหตุการณ์ต่าง ๆ ทางการบริหารทั้งภายในและภายนอกองค์การมีการเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลง

54. 3. ความสมบูรณ์ (Completeness) สารสนเทศขององค์การที่ดี จะต้องมีความสมบูรณ์ที่จะช่วยทำให้การตัดสินใจเป็นไปด้วยความถูกต้อง การมีสารสนเทศที่มีปริมาณมาก ไม่ได้หมายถึงการที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิผลของการดำเนินงาน สารสนเทศที่มีมากเกินไปอาจเป็นสารสนเทศที่ไม่มีความสำคัญ เช่นเดียวกับการมีสารสนเทศที่มีปริมาณน้อยเกินไป ก็อาจทำให้ไม่ได้สารสนเทศที่สำคัญครบเพียงพอทุกด้านที่จะนำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิผล และมีประสิทธิภาพ แต่ทั้งนี้มิได้หมายความว่าจะต้องรอให้มีสารสนเทศครบถ้วน 100 เปอร์เซ็นต์ก่อนจึงจะทำการตัดสินใจได้ เช่น จะตัดสินใจเกี่ยวกับอัตราการใช้สินค้า ปริมาณสินค้าคงเหลือ ราคาต่อหน่วย แหล่งผู้ผลิตค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อ ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษา ระยะเวลารอคอยของสินค้าแต่ละชนิด ดังนั้นจะตัดสินใจเกี่ยวกับการบริหารสินค้าคงเหลือให้มีประสิทธิภาพ ก็จำเป็นที่จะต้องได้รับสารสนเทศในทุกเรื่อง การขาดไปเพียงบางเรื่องจะส่งผลกระทบต่อการตัดสินใจอย่างมากเป็นต้น จากตัวอย่างจะเห็นได้ว่า ไม่ได้หมายความว่ามีสารสนเทศมากเฉพาะในบางด้าน ขณะที่สารสนเทศในบางด้านไม่มีหรือมีไม่เพียงพอต่อการตัดสินใจ แต่จะต้องได้รับสารสนเทศที่สำคัญครบในทุกด้านที่ทำการตัดสินใจ

55. คุณลักษณะดังกล่าวข้างต้น มีความสำคัญอย่างยิ่งที่ผู้บริหารงานบุคคลจะต้องพยายามจัดระบบให้มีความพร้อมครบถ้วนและพร้อมที่จะใช้งานได้ ปัญหาสำคัญที่องค์การส่วนมากมักจะต้องเผชิญ คือ การไม่สามารถสนองข้อมูลที่เกี่ยวกับบุคคลให้ทันกับความจำเป็นใช้ในการที่จะต้องดำเนินการหรือตัดสินปัญหาบางประการ ดังเช่น ถ้าหากมีเหตุเฉพาะหน้าที่ต้องการบุคคลที่มี คุณสมบัติอย่างหนึ่งในการบรรจุเข้าตำแหน่งหนึ่งอย่างรวดเร็วในเวลาอันสั้น ซึ่งหากผู้จัดเตรียม ข้อมูลจะต้องใช้เวลาประมวลขึ้นมานานเป็นเดือนก็ย่อมถือได้ว่า ข้อมูลที่สนองให้นั้นช้ากว่าเหตุการณ์ หรือในอีกทางหนึ่ง บางครั้งแม้จะเสนอข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว แต่เป็นข้อมูลที่เป็นรายละเอียดมากเกินไปที่ไม่อาจพิจารณาแยกแยะคุณสมบัติที่สำคัญ หรือข้อมูลที่สำคัญที่เกี่ยวข้องกับบุคคลอย่างเด่นชัด ก็ย่อมทำให้การใช้ข้อมูลนั้นเป็นไปด้วยความยากลำบาก นอกจากลักษณะที่ดีของสารสนเทศดังกล่าวข้างต้นแล้ว ยังมีคุณสมบัติที่แอบแฝงของสารสนเทศอีกบางลักษณะที่สัมพันธ์กับระบบสารสนเทศ และวิธีการดำเนินงานของระบบ สารสนเทศ ซึ่งจะมีความสำคัญแตกต่างกันไปตามลักษณะงานเฉพาะอย่าง ซึ่งได้แก่

56. 1. ความละเอียดแม่นยำ คือ สารสนเทศจะต้องมีความละเอียดแม่นยำในการวัดข้อมูล ให้ความเชื่อถือได้สูง มีรายละเอียดของข้อมูล และแหล่งที่มาของข้อมูลที่ถูกต้อง 2. คุณสมบัติเชิงปริมาณ คือความสามารถที่จะแสดงออกมาในรูปของตัวเลขได้ และสามารถเปรียบเทียบในเชิงปริมาณได้ 3. ความยอมรับได้ คือ ระดับความยอมรับได้ของกลุ่มผู้ใช้สารสนเทศอย่างเดียวกัน สารสนเทศควรมีลักษณะเดียวกันในกลุ่มผู้ใช้งาน หรือใกล้เคียงกันโดยสามารถใช้ร่วมกันได้ เช่น การใช้เครื่องมือเพื่อวัดคุณภาพการผลิตสินค้า เครื่องมือดังกล่าวจะต้องเป็นที่ยอมรับได้ว่าสามารถวัดค่าของคุณภาพได้อย่างถูกต้อง 4. การใช้ได้ง่าย คือ ความสามารถนำไปใช้งานได้ง่าย สะดวกและรวดเร็ว ทั้งในส่วนของผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงาน 5. ความไม่ลำเอียง ซึ่งหมายถึง ไม่เป็นสารสนเทศที่มีจุดประสงค์ที่จะปกปิดข้อเท็จจริงบางอย่าง ซึ่งทำให้ผู้ใช้เข้าใจผิดไปจากความเป็นจริง หรือแสดงข้อมูลที่ผิดจากความเป็นจริง 6. ชัดเจน ซึ่งหมายถึง สารสนเทศจะต้องมีความคลุมเครือน้อยที่สุด สามารถทำความเข้าใจได้ง่าย

57. ระบบย่อย หรือส่วนประกอบของ MIS ระบบประมวลผลรายการ (TPS = Transaction processing Systems) เช่น การบันทึกรายการบัญชี การขาย การผลิต เป็นต้นระบบการจัดการรายงาน (MRS = Management Reporting System) ช่วยจัดเตรียมรายงานสนองความต้องการของผู้ใช้ เช่น Grade report ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (DSS = Decision Support System) ช่วยเตรียมรายงาน เพื่อเป็นประโยชน์ในการตัดสินใจของผู้บริหารระดับต่าง ๆระบบสารสนเทศสำนักงาน (OIS = Office Information System) ระบบสารสนเทศในสำนักงานโดยอาศัยอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ การรวมความสัมพันธ์ของแต่ละระบบย่อยเข้าด้วยกันESS = Executive Support Systems MIS = Management Information Systems DDS = Decision Support Systems OIS = Office Information Systems TPS = Transaction Processing Systems

58. กระบวนการการประมวลผล แนะการนำไปใช้ข้อมูล (Data) การประมวลผล (Process) สารสนเทศ (Information) ผู้บริหาร (Administrator) การตัดสินใจ (Decision) แหล่งของข้อมูลสารสนเทศ1. แหล่งข้อมูลภายนอก2. แหล่งข้อมูลภายใน2.1 สารสนเทศที่ได้มาจากการประมวลผลข้อมูล 2.2 สารสนเทศที่ได้จากแหล่งอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกับการประมวลผล2.3 สารสนเทศที่ได้จากผู้บริหารในระดับที่ต่ำ

59. ลักษณะของข้อมูลที่ดี ข้อมูลที่ดีควรเป็นข้อมูลที่มีคุณลักษณะดังต่อไปนี้ • ข้อมูลที่มีความถูกต้องและเชื่อถือได้ (accuracy) ข้อมูลจะมีความถูกต้องและเชื่อถืได้มากน้อยเพียงใดนั้น ขึ้นกับวิธีการที่ใช้ในการควบคุมข้อมูลนำเข้า และการควบคุมการประมวลผลการควบคุมข้อมูลนำเข้าเป็นการกระทำเพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าข้อมูลนำเข้ามีความถูกต้องเชื่อถือได้ เพราะถ้าข้อมูลนำเข้าไม่มีความถูกต้องแล้วถึงแม้จะใช้วิธีการวิเคราะห์และประมวลผลข้อมูลที่ดีเพียงใด ผลลัพธ์ที่ได้ก็จะไม่มีความถูกต้อง หรือนำไปใช้ไม่ได้ ข้อมูลนำเข้าจะต้องเป็นข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบว่าถูกต้องแล้ว ข้อมูลบางอย่างอาจต้องแปลงให้อยู่ในรูปแบบที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้อย่างถูกต้อง ซึ่งอาจต้องพิมพ์ข้อมูลมาตรวจเช็คด้วยมือก่อน การประมวลผลถึงแม้ว่าจะมีการตรวจสอบข้อมูลนำเข้าแล้วก็ตาม ก็อาจทำให้ได้ข้อมูลที่ผิดพลาดได้ เช่น เกิดจากการเขียนโปรแกรมหรือใช้สูตรคำนวณผิดพลาดได้ ดังนั้นจึงควรกำหนดวิธีการควบคุมการประมวลผลซึ่งได้แก่ การตรวจเช็คยอดรวมที่ได้จากการประมวลผลแต่ละครั้ง หรือการตรวจสอบผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์กับข้อมูลสมมติที่มีการคำนวณด้วยว่ามีความถูกต้องตรงกันหรือไม่

60. • ข้อมูลตรงตามความต้องการของผู้ใช้ (relevancy) ได้แก่ การเก็บเฉพาะข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการเท่านั้น ไม่ควร เก็บข้อมูลอื่น ๆ ที่ไม่จำเป็นหรือไม่เกี่ยวข้องกับการใช้งาน เพราะจะทำให้เสียเวลาและเสียเนื้อที่ในหน่วยเก็บข้อมูล แต่ทั้งนี้ข้อมูลที่เก็บจะต้องมีความครบถ้วนสมบูรณ์ด้วย • ข้อมูลมีความทันสมัย (timeliness) ข้อมูลที่ดีนั้นนอกจากจะเป็นข้อมูลที่มีความถูกต้องเชื่อถือได้แล้วจะ ต้องเป็นข้อมูลที่ทันสมัย ทั้งนี้เพื่อให้ผู้ใช้สามารถนำเอาผลลัพธ์ที่ได้ไปใช้ได้ทันเวลา นั่นคือจะต้องเก็บข้อมูลได้รวดเร็วเพื่อทันความต้องการของผู้ใช้

61. การเรียนรู้ที่ 7 การเรียงลำดับข้อมูล ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์เกี่ยวกับสิ่งต่าง ๆ เช่น คน สถานที่ สิ่งของต่าง ๆ ซึ่งมีการเก็บรวบรวมเอาไว้ และสามารถนำไปประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ ทั้งนี้สามารถเรียกเอามาใช้ประโยชน์ได้ในภายหลัง โดยข้อมูลอาจเป็นตัวเลข สัญลักษณ์ ตัวอักษร เสียง ภาพ ภาพเคลื่อนไหว เป็นต้น สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข้อมูลต่าง ๆ ที่ได้ผ่านการประมวลผลและสามารถนำมาใช้ประโยชน์ตามจุดประสงค์ ผ่านการเลือกสรรให้เหมาะสมกับการใช้งานให้ทันเวลา ทั้งนี้ข้อมูลที่จะเป็นสารสนเทศที่ดีนั้นจะต้องผ่านกระบวนการที่เรียกว่า การประมวลผล (Processing) ซึ่งหมายถึง การจัดการกับข้อมูลเพื่อให้ได้มาซึ่งข้อสรุปอย่างใดอย่างหนึ่งและสามารถนำเอาข้อสรุปหรือสารสนเทศนั้นไปช่วยในการตัดสินใจได้ แผนภูมิ แสดงความสัมพันธ์ของข้อมูลและสารสนเทศ

62. ตาราง แสดงตัวอย่างความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูล การประมวลผล และสารสนเทศ ข้อมูล การประมวลผล สารสนเทศ เกรดแต่ละวิชา เกรด x หน่วยกิต / หน่วยกิตรวม เกรดเฉลี่ยสะสม การเลือกตั้ง ส.ส. โดยราษฎรกากบาทลงบัตรเลือกตั้ง กำนับจำนวนคะแนนในแต่ละหน่วยเลือกตั้ง คะแนนเสียงที่ผู้สมัคร แต่ละคนได้รับ

63. ประเภทของข้อมูล ข้อมูลที่สามารถนำมาใช้กับคอมพิวเตอร์ได้ มี 5 ประเภท คือ 1. ข้อมูลตัวเลข (Numeric Data)ได้แก่ ข้อมูลที่เป็นจำนวนตัวเลข สามารถนำไปคำนวณได้ เช่น จำนวนเงินเดือนราคาสินค้า2. ข้อมูลตัวอักษร (Text Data) ได้แก่ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร และสัญลักษณ์เช่น ชื่อ สกุล ที่อยู่3. ข้อมูลเสียง (Audio Data) ได้แก่ ข้อมูลที่เป็นเสียงต่าง ๆ เช่น เสียงดนตรี เสียงพูด4. ข้อมูลภาพ (Images Data) คือ ข้อมูลที่เป็นจุดสีต่าง ๆเมื่อนำมาเรียงต่อกันแล้วเกิดรูปภาพขึ้น เช่น ภาพถ่าย ภาพลายเส้น เป็นต้น5. ข้อมูลภาพเคลื่อนไหว (Video Data) ได้แก่ ข้อมูลที่เป็นภาพเคลื่อนไหวต่าง เช่น ภาพเคลื่อนไหวที่ถ่ายด้วยกล้องวิดีโอ หรือภาพที่ทำจากโปรแกรมต่างๆ เป็นต้น

64. โครงสร้างของข้อมูล ในระบบคอมพิวเตอร์จะมีการจัดโครงสร้างข้อมูล (Data Structure) ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลที่มีขนาดต่างกัน ดังนี้ 1. บิต (Bit) เป็นหน่วยข้อมูลที่มีขนาดเล็กที่สุด ซึ่งเป็นข้อมูลที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจและนำไปใช้งานได้ ได้แก่ เลข 0 และ เลข 12. ไบต์ (Byte) หรือ อักขระ (Character) ได้แก่ ตัวเลข หรือ ตัวอักษร หรือ สัญลักษณ์พิเศษ 1 ตัว เช่น 0,1…9, A, B,…Z ซึ่ง 1 ไบต์ จะเท่ากับ 8 บิต หรือ ตัวอักขระ 1 ตัว3. ฟิลด์ (Flied) ค�