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DIAGNOSTICO DE ARCHIVO HOSPITAL SAN FRANCISCO
ÉRICA JULIETH DÍAZ PERDOMO
FLOR ÁNGELA MORALES BERMÚDEZ
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DIAGNOSTICO DE ARCHIVO HOSPITAL SAN FRANCISCO
ÉRICA JULIETH DÍAZ PERDOMO
FLOR ÁNGELA MORALES BERMÚDEZ
MÓNICA GAITÁN VARÓ...
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Nota de aceptación:
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Dedicamos este informe a Dios, a nuestros hijos ya que ellos ven en nosotros el
ejemplo a seguir, a nuestras familias, q...
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Agradecemos al grupo de instructores que han aportado sus conocimientos para
la elaboración de este informe, sin su apoy...
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN............................................................................................
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11. RECOMENDACIONES..............................................................................................69
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LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Alteración de tipo biológico Archivo Central..................................................4...
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LISTA DE GRÁFICOS
Gráfico 1.Alteración de tipo biológico Archivo Central. .................................................
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LISTA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1. Entrada Hospital San Francisco......................................................
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INTRODUCCIÓN
Este informe ha sido diseñado con el propósito de ofrecer al hospital San
Francisco un diagnóstico complet...
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2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
Evaluar los archivos del Hospital San Francisco para tener una visión completa de
la ...
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3. RESEÑA HISTÓRICA
El Hospital San Francisco fue el primer Hospital de Ibagué, construido por
disposición y presupuest...
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4. METODOLOGÍA DEL DIAGNÓSTICO
Con base a las pautas dadas y estudiadas por el libro “Pautas para el diagnóstico
integr...
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almacenamiento, su peso y total de metros cúbicos estableciendo un esquema
general.
La técnica utilizada para la recole...
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5. IDENTIFICACIÓN
5.1 IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD
Ilustración 1. Entrada Hospital San Francisco.
El Hospital San Franc...
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5.2 ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO
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Ilustración 3. Área de Consulta y Préstamo.
Los servicios internos que presta el archivo son de asesoría y consulta en ...
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6. INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO
6.1 EL EDIFICIO
Ilustración 4. Infraestructura de la Edificación.
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6.2 EL ARCHIVO
Ilustración 5. Esquema de los Archivos Diagnosticados.
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6.3 INSTALACIONES
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Ilustración 7. Riesgo de Deslizamiento Archivo Central.
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6.3.1.2 Archivo Central de Tesorería.
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El archivo cuenta con una ventilación natural dada por la puerta de entrada la cual
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plan de evacuación bien elaborado con sus...
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madera, incumpliendo con el acuerdo 049 a...
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depósito vienen del año 2010-2014, contando...
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8. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL
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pero se obs...
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9. ESTADO DE CONSERVACIÓN
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documentación, se debe pa...
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% DE ALTERACIÓN / ARCHIVO CENTRAL
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Tabla 2. Alteración de tipo químico Archivo Central.
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Tabla 6. Alteración de tipo químico Tesorería.
Grado Rotura Trans.
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Tabla 7. Alteración de tipo físico Tesorería.
Grado Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura
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Tabla 8. Alteración de tipo físico Tesorería.
Grado Faltante Fragme. Doblez
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Grado Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura
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Grado Faltante Fragme. Doblez
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Tabla 16. Alteración de tipo físico Contratación.
Grado Faltante Fragme. Doblez
Material
metálico
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% ALTERACIÓN / HISTORIAS CLÍNICAS DE GESTIÓN
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Tabla 18. Alteración de tipo químico Historias Clínicas de Gestión.
Grado Rotura Transp.
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Tabla 19. Alteración de tipo físico Historias Clínicas de Gestión.
Grado Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura
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Tabla 20. Alteración de tipo físico Historias Clínicas de Gestión.
Grado Faltante Fragme. Doblez
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metálico
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inadecuado en la documentación como ganchos metálicos, grapadoras, cintas
adhesivas y mala manipulación.
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Tabla 22. Alteración de tipo químico General de los Depósitos.
Grado Rotura Transp.
Insipiente 90% 97%
Bajo 9% 2%
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Tabla 23. Alteración de tipo físico General de los Depósitos.
Grado Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura
Insip...
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en un 2% en grado bajo y humedad un 1% en grado bajo, ocasionadas por
humedad, manipulación y almacenamiento.
Tabla 24....
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10. CONCLUSIONES
 Al no estar aprobadas las Tablas de Retención y Valoración, no se ha
podido realizar la debida elimi...
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11. RECOMENDACIONES
 Realizar un estudio del terreno que se encuentra cerca a la quebrada San
Jorge, haciendo referenc...
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12. GLOSARIO
ARCHIVÍSTICA: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de
los archivos.
ACERVO DOC...
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REPROGRAFÍA: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la
microfilmación y la digitalización, que permi...
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13. BIBLIOGRAFÍA
Archivo General de la Nación. (2014). Banco Terminológico. Recuperado de
http://www.archivogeneral.gov...
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14. ANEXOS
14.1. PANORAMA DE RIESGOS
AREA ACTIVIDAD TAREAS RUTINA
NO
RUTINARI
O
FACTORES DE
RIESGO
EFECTOS
POSIBLES
N° ...
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14.2 FICHA TÉCNICA DE MEDICIÓN TESORERÍA
Medida Unidad de medida
METROS LINEALES ÁREA PROYECTADA METROS 3 PESO / TON 70...
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14.3 FORMATOS DE DIAGNÓSTICO.
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DIAGNOSTICO DEL HOSPITAL SAN FRANCISCO

  1. 1. 1 DIAGNOSTICO DE ARCHIVO HOSPITAL SAN FRANCISCO ÉRICA JULIETH DÍAZ PERDOMO FLOR ÁNGELA MORALES BERMÚDEZ MÓNICA GAITÁN VARÓN SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIO REGIONAL TOLIMA TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL FICHA: 681913 IBAGUÉ 2014
  2. 2. 2 DIAGNOSTICO DE ARCHIVO HOSPITAL SAN FRANCISCO ÉRICA JULIETH DÍAZ PERDOMO FLOR ÁNGELA MORALES BERMÚDEZ MÓNICA GAITÁN VARÓN Informe evaluación de las condiciones de los archivos del Hospital San Francisco Gerente de Proyecto Jorge Armando Valera Rendón Profesional en Ciencia de la Información y Documentación, Bibliotecología y Archivística SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIO REGIONAL TOLIMA TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL FICHA: 681913 IBAGUÉ 2014
  3. 3. 3 Nota de aceptación: ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ _____________________________ Firma del presidente del jurado _____________________________ Firma del jurado _____________________________ Firma del jurado Ibagué, 22 agosto de 2014
  4. 4. 4 Dedicamos este informe a Dios, a nuestros hijos ya que ellos ven en nosotros el ejemplo a seguir, a nuestras familias, que esperan con anhelo vernos realizadas como profesionales y al grupo de instructores que nos han enriquecido con sus conocimientos y nos han dado las herramientas para la elaboración del mismo.
  5. 5. 5 Agradecemos al grupo de instructores que han aportado sus conocimientos para la elaboración de este informe, sin su apoyo no hubiéramos logrado culminar con tan buenos resultados. Agradecemos al grupo de trabajo del Hospital San Francisco, quienes siempre nos brindaron la información necesaria para el desarrollo de este informe. Agradecemos a nuestros compañeros por su colaboración en los inconvenientes que se nos presentaron en el trascurso de la elaboración del informe
  6. 6. 6 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN...............................................................................................................11 2. OBJETIVOS ...................................................................................................................12 2.1 OBJETIVO GENERAL ...........................................................................................12 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................12 3. RESEÑA HISTÓRICA ..................................................................................................13 4. METODOLOGÍA DEL DIAGNÒSTICO ....................................................................14 5. IDENTIFICACIÓN .........................................................................................................16 5.1 IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD....................................................................16 5.2 ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO.....................................................................17 5.3 SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO .........................................................18 6. INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO........................................................20 6.1 EL EDIFICIO ............................................................................................................20 6.2 EL ARCHIVO ...........................................................................................................21 6.3 INSTALACIONES ...................................................................................................22 6.3.1 Archivos Centrales. ........................................................................................22 6.3.2 Archivos de Gestión.........................................................................................26 6.4 CONDICIONES DE PREVENCIÓN DE DESASTRES Y MANTENIMIENTO ..........................................................................................................................................31 7. CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN ..................................................35 7.1 ALMACENAMIENTO..............................................................................................35 7.1.1 Archivo Central. ................................................................................................35 7.1.2. Archivo Tesorería............................................................................................36 7.1.3 Archivo de Historias Clínicas de Gestión....................................................38 7.1.4 Archivo de Historias Laborales. ....................................................................39 7.1.5 Contratación......................................................................................................40 8. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL ............................................................................42 9. ESTADO DE CONSERVACIÓN.................................................................................43 10. CONCLUSIONES .......................................................................................................68
  7. 7. 7 11. RECOMENDACIONES..............................................................................................69 12. GLOSARIO ..................................................................................................................70 13. BIBLIOGRAFÍA ...........................................................................................................72 14. ANEXOS.......................................................................................................................73 14.1. PANORAMA DE RIESGOS ...............................................................................73 14.2 FICHA TÉCNICA DE MEDICIÓN TESORERÍA...............................................74 14.3 FORMATOS DE DIAGNÓSTICO.......................................................................75
  8. 8. 8 LISTA DE TABLAS Tabla 1. Alteración de tipo biológico Archivo Central..................................................44 Tabla 2. Alteración de tipo químico Archivo Central....................................................45 Tabla 3. Alteración de tipo físico Archivo Central. .......................................................46 Tabla 4. Alteración de tipo físico Archivo Central. .......................................................47 Tabla 5. Alteración de tipo biológico Tesorería. ...........................................................48 Tabla 6. Alteración de tipo químico Tesorería..............................................................49 Tabla 7. Alteración de tipo físico Tesorería...................................................................50 Tabla 8. Alteración de tipo físico Tesorería...................................................................51 Tabla 9. Alteración de tipo biológico Historias Laborales. ..........................................52 Tabla 10. Alteración de tipo químico Historias Laborales...........................................53 Tabla 11. Alteración de tipo físico Historias Laborales. ..............................................54 Tabla 12. Alteración de tipo físico Historias Laborales. ..............................................55 Tabla 13. Alteración de tipo biológico Contratación. ...................................................56 Tabla 14. Alteración de tipo químico Contratación. .....................................................57 Tabla 15. Alteración de tipo físico Contratación...........................................................58 Tabla 16. Alteración de tipo físico Contratación...........................................................59 Tabla 17. Alteración de tipo biológico Historias Clínicas de Gestión........................60 Tabla 18. Alteración de tipo químico Historias Clínicas de Gestión. ........................61 Tabla 19. Alteración de tipo físico Historias Clínicas de Gestión. .............................62 Tabla 20. Alteración de tipo físico Historias Clínicas de Gestión. .............................63 Tabla 21. Alteración de tipo biológico General de los Depósitos..............................64 Tabla 22. Alteración de tipo químico General de los Depósitos. ...............................65 Tabla 23. Alteración de tipo físico General de los Depósitos.....................................66 Tabla 24. Alteración de tipo físico General de los Depósitos.....................................67
  9. 9. 9 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1.Alteración de tipo biológico Archivo Central. ...............................................44 Gráfico 2. Alteración de tipo químico Archivo Central................................................45 Gráfico 3. Alteración de tipo físico Archivo Central. ...................................................46 Gráfico 4. Alteración de tipo físico Archivo Central......................................................47 Gráfico 5. Alteración de tipo biológico Tesorería. ........................................................48 Gráfico 6. Alteración de tipo químico Tesorería. ..........................................................49 Gráfico 7. Alteración de tipo físico Tesorería ................................................................50 Gráfico 8. Alteración de tipo físico tesorería. ................................................................51 Gráfico 9. Alteración de tipo biológico Historias laborales. ........................................52 Gráfico 10. Alteración de tipo químico Historias laborales.........................................53 Gráfico 11. Alteración de tipo físico Historias Laborales. ...........................................54 Gráfico 12. Alteración de tipo físico Historias Laborales. ...........................................55 Gráfico 13. Alteración de tipo biológico Contratación. ................................................56 Gráfico 14. Alteración de tipo químico Contratación. ..................................................57 Gráfico 15. Alteración de tipo físico Contratación........................................................58 Gráfico 16. Alteración de tipo físico Contratación........................................................59 Gráfico 17. Alteración de tipo biológico Historias Clínicas de Gestión.....................60 Gráfico 18. Alteración de tipo químico Historias Clínicas de Gestión.......................61 Gráfico 19. Alteración de tipo físico Historias Clínicas de Gestión. ..........................62 Gráfico 20. Alteración de tipo físico Historias Clínicas de Gestión. ..........................63 Gráfico 21. Alteración de tipo biológico General de los Depósitos. ..........................64 Gráfico 22. Alteración de tipo químico General de los Depósitos. ............................65 Gráfico 23. Alteración de tipo físico General de los Depósitos..................................66 Gráfico 24. Alteración de tipo físico General de los Depósitos..................................67
  10. 10. 10 LISTA DE ILUSTRACIONES Ilustración 1. Entrada Hospital San Francisco..............................................................16 Ilustración 2. Archivo Central...........................................................................................17 Ilustración 3. Área de Consulta y Préstamo..................................................................19 Ilustración 4. Infraestructura de la Edificación..............................................................20 Ilustración 5. Esquema de los Archivos Diagnosticados. ...........................................21 Ilustración 6. Esquema Archivo Central.........................................................................22 Ilustración 7. Riesgo de Deslizamiento Archivo Central. ............................................23 Ilustración 8 . Esquema Tesorería (Central). ................................................................24 Ilustración 9 . Rayos U.V Directa en la Documentación. ............................................25 Ilustración 10. Redes Eléctricas a la Vía. ......................................................................25 Ilustración 11. Esquema Tesorería (Gestión). ..............................................................26 Ilustración 12 .Rayos U.V Directa sobre la Identificación. ..........................................27 Ilustración 13. Esquema de Historias Clínicas de Gestión.........................................28 Ilustración 15. Esquema de Historias Laborales..........................................................29 Ilustración 16. Entrada Adecuada y de Buena Señalización. ....................................29 Ilustración 17. Extintor Adecuado para su Área. ..........................................................30 Ilustración 18 .Esquema de Contratación. ....................................................................30 Ilustración 19. Puerta de Madera....................................................................................31 Ilustración 20. Detector de Incendio Fuera de Funcionamiento. ...............................32 Ilustración 21. Extintor en mala Ubicación de acuerdo a su Uso.............................32 Ilustración 22 .Trampas Raticidas. .................................................................................33 Ilustración 23. Conductos de Energía a la Vista. .........................................................34 Ilustración 24. Estantes a 2 cm de la Pared. ...............................................................35 Ilustración 25. Baldas Superiores Ocupada..................................................................36 Ilustración 26 .Unidad de Conservación Inapropiada..................................................37 Ilustración 27 .La Estantería no se encuentra debidamente Identificada. ...............37 Ilustración 28 .Ubicación Inapropiada de la Documentación. ....................................38 Ilustración 29 .Ubicación Ide la Documentación. .........................................................39 Ilustración 30 .Unidades de Conservación Inadecuadas............................................40 Ilustración 31. Estantería a 5 cm de la pared. ..............................................................40
  11. 11. 11 INTRODUCCIÓN Este informe ha sido diseñado con el propósito de ofrecer al hospital San Francisco un diagnóstico completo y detallado basado en las normas de conservación, recuperación y acceso a la información de los archivos dadas por la normatividad vigente del Archivo General de la Nación – AGN. Fue enfocado en la identificación de la entidad, del archivo, de su infraestructura física, inventario, medio de organización y finalmente las características y estado en el cual se encuentra la documentación. En este diagnóstico se tuvo en cuenta las normas dadas por los acuerdos No. 049 y 050 del 2000,los cual están enfocado en la “Conservación de Documentos” y “Prevención del deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”, respectivamente, encontradas en el libro “Pautas para el diagnóstico integral de archivos”, del Archivo General de la Nación. Con base a este informe se le dará al Hospital San francisco, las pautas necesarias para diseñar medidas de conservación preventivas y correctivas que deba aplicar en el futuro en sus depósitos proponiéndoles esta metodología para determinar factores y variables que directa o indirectamente inciden a la conservación de la documentación. El recorrido que se realizó por los diferentes archivos, tanto de gestión como el central, se vio el desconocimiento que tienen las personas encargadas acerca de la manera correcta de proteger sus archivos, ya que se observaron varias falencias en cuanto a la problemática derivada de la carencia de organización archivística y la acumulación de alteraciones que afectan los soportes. Por último se realizó un muestreo en toda la documentación para evaluar y reconocer las diferentes variables que inciden en su preservación y conservación.
  12. 12. 12 2. OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO GENERAL Evaluar los archivos del Hospital San Francisco para tener una visión completa de la situación en la que estos se encuentran, contemplando aspectos administrativos, de infraestructura, entorno y organización de la documentación. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Proponer una metodología que garantice la conservación de la documentación.  Contribuir en la planificación de programas en los cuales se apliquen los procesos archivísticos.  Proyectar correctivos que se deban adoptar a nivel de planta física basados en las necesidades precisas que tenga la entidad.
  13. 13. 13 3. RESEÑA HISTÓRICA El Hospital San Francisco fue el primer Hospital de Ibagué, construido por disposición y presupuesto Nacional, a través del Ministerio de Salud Pública. Su primera sede fue construida entre 1949 – 1953 como el HOSPITAL ANTITUBERCULOSO SAN FRANCISCO DE IBAGUÉ. Posteriormente el Ministerio de Salud instaló en la calle 2ª entre carreras 3ª y 4ª, un consultorio para el control del Programa Antituberculoso, cubriendo los municipios con unidades móviles, trasladando a los pacientes hacia Centros Antituberculosos, en la ciudad de Bogotá al Hospital Santa Clara, Hospital San Carlos y a la ciudad de Manizales al Hospital Santa Sofía. En el año de 1965 la Liga Antituberculosa Colombiana del Tolima, inició labores en beneficio de la construcción de un nuevo centro por acuerdo No. 17 de 1.965 del Honorable Concejo Municipal, confiriendo autorización al Alcalde y al Personero del Municipio, para vender a la Liga un lote en la Carrera. 8ª entre calles 24- 25 destinado a la construcción del Centro Asistencial para dicho propósito. El 1 de Julio de 1993, mediante acuerdo No 034 se crea el Hospital San Francisco como establecimiento público de orden Municipal. Posteriormente el 4 de Abril de 1995, mediante acuerdo 032 del consejo municipal de Ibagué, se reestructura el Hospital y se transforma en Empresa Social del Estado. En octubre de este mismo año el Consejo Nacional de Lactancia Materna nos certifica como "Institución Amiga de la Mujer y de la Infancia".1 1 Hospital San Francisco (2014). Reseña histórica. Recuperado de http://www.hospitalsanfrancisco.com.co/index.php/informacion-corporativa/resena-historica
  14. 14. 14 4. METODOLOGÍA DEL DIAGNÓSTICO Con base a las pautas dadas y estudiadas por el libro “Pautas para el diagnóstico integral de archivo” por el Archivo General de la Nación – AGN de 2003, se realizó este diagnóstico, y se divide en tres partes: Identificación, Infraestructura física del archivo y Características de la Documentación. Se ajustaron los instrumentos de recolección de datos utilizando los siguientes formatos: A.1 Datos del Archivo A.2 Identificación de la entidad a la que pertenece el archivo A.3 Administración del archivo A.4 Servicios que presta el archivo B. Infraestructura física del archivo B.1 El edificio B.2 El archivo B.3 Instalaciones B.4 Condiciones de prevención de desastres y mantenimiento, C. Características de la documentación C.1 Almacenamiento C.2 Aspectos archivísticos C.3 Preservación documental C.4 Documentación que se encuentra en otro deposito C.5 Estado de conservación de la documentación (ver anexos) Tomados del libro “Pautas para el diagnóstico integral de archivos”, guiados por el gerente de proyecto Jorge Armado Varela Rendón, de acuerdo a las necesidades requeridas por el Hospital San Francisco , recopilando de esta manera la información necesaria para la elaboración del informe. La medición se realizó según la Norma Técnica Colombiana 5029 - NTC-5029, la cual tiene por objeto especificar métodos para la medición de archivos con soporte en papel de manera fácil y rápida, con un mínimo de margen de error del 10%.2. La técnica requerida para medir los archivos fue la medición en metros lineales (de canto a filo y el conteo de cajas) método que se implementó por la ubicación de las unidades de conservación y la cantidad de cajas X-200 que encontraban en los archivos. La elaboración de la ficha técnica, estuvo basada en la recolección de los datos de la medición y esta información nos indicó detalladamente la cantidad de metros lineales de la documentación almacenada, el área proyectada para su 2 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS (ICONTEC). Medición de Archivos. NTC-5029.Bogotá D.C.: El Instituto, 2004. 1 p.
  15. 15. 15 almacenamiento, su peso y total de metros cúbicos estableciendo un esquema general. La técnica utilizada para la recolección de datos fue la entrevista, llevándose a cabo de una manera ordenada y concisa en colaboración de los funcionarios encargados de cada archivo. Para adelantar la evaluación del archivo se hace necesario implementar un método de muestreo aleatorio, que va dirigido a los acervos documentales cuyo volumen es bastante grande y se hace en base a una muestra representativa3, arrojando como resultado unos datos estadísticos y así identificar el estado biológico, químico y físico en el que se encuentra la documentación. 3 JAIMES, L. E. y GARCÍA, M.C. (2003). Pautas para diagnóstico Integral de Archivos. Bogotá: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
  16. 16. 16 5. IDENTIFICACIÓN 5.1 IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD Ilustración 1. Entrada Hospital San Francisco. El Hospital San Francisco tuvo su primera sede construida entre 1949 – 1953 como el HOSPITAL ANTITUBERCULOSO SAN FRANCISCO DE IBAGUÉ, actualmente se encuentra ubicado en la Carrera 8 No. 24-01 Barrio el Carmen, fue creado el 1 de julio de 1993, mediante acuerdo 032, como establecimiento público de orden municipal. Es una entidad social del Estado ubicada en la rama Ejecutiva, que presta servicios de salud de primer nivel de complejidad fortalecidos en la promoción y prevención de enfermedades y recuperación de la salud, con énfasis en la seguridad del paciente.4 La representante legal de la entidad es la doctora Fanny Yaneth Gómez Pacheco, Gerente, quien en sus seis años de gestión, ha traído beneficios para todos los usuarios, ya que se cuenta con una nueva cede mejorando así los servicios de atención al cliente y dando nuevas oportunidades laborales a los ibaguereños. 4 Hospital San Francisco (2014). Reseña histórica. Recuperado de http://www.hospitalsanfrancisco.com.co/index.php/informacion-corporativa/resena-historica
  17. 17. 17 5.2 ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO Ilustración 2. Archivo Central. La persona encargada del archivo central es, Alcira Inés Rincón Loaiza, Técnica de archivística del Sena con nueve años en la entidad y su cargo actual es auxiliar administrativa de archivo, su jefe inmediato es Luis Álvaro, Bernal Jefe de talento humano. El diagnóstico realizado tuvo énfasis en seis depósitos de archivos distribuidos de la siguiente manera: dos archivos centrales ubicados en el primer piso, el principal al lado de la morgue y uno de tesorería cerca de la lavandería, los otros cuatro se encuentran ubicados en el segundo piso siendo los de tesorería, contratación, historias clínicas e historias laborales. Actualmente el organigrama de la entidad no cuenta con la sección de archivo ni el cargo de jefe de archivo. El Archivo del Hospital San Francisco E.S.E está formado por el conjunto orgánico de documentos de cualquier fecha, formato o soporte material, producidos, recibidos y reunidos por las Unidades Administrativas y Legislativas, por las personas físicas al servicio del Hospital en el desarrollo de su actividad administrativa, organizados y conservados para la gestión administrativa y la información, así como para la investigación y la cultura5 5 COLOMBIA, HOSPITAL SAN FRANCISCO, Manual de Gestión Documental. (enero, 2011). Por la cual se crea para gestionar la información documental. Ibagué, 2011. 11p.
  18. 18. 18 El presupuesto anual del archivo de la entidad está distribuido para material de consumo, mantenimiento, capacitación, equipos y asesorías, de este rubro, no se invierte en reprografía y preservación de la documentación. Actualmente los archivos cuentan con un reglamento interno que se aplica desde junio del 2005 según el Acuerdo 015 y con un comité de archivo desde el 27 de noviembre de 2002 según resolución 312, el archivo se encuentra organizado por un manual de gestión documental que implementan desde hace tres años; existen tablas de retención y valoración documental las cuales aún no están aprobadas. De acuerdo a la Circular 004 de 2003 emitida por el Archivo General de la Nación (AGN) el Hospital, en su parte administrativa, presenta falencias en el proceso de organización documental, debido a que se presenta dificultades en el momento de realizar el proceso de foliación y organización de las historias clínicas de los pacientes de consulta externa del Hospital San francisco, se evidencia que en los depósitos tiene Historias Clínicas de un mismo paciente en varias carpetas lo que genera a la hora de realizar la consulta del histórico de un paciente demora en la búsqueda de la información. La entidad no cuenta con Tablas de Retención y Valoración Documental para realizar las transferencias requeridas según los parámetros archivísticos obligatorios, incumpliendo de esta forma la Ley 594 de 2000 en el Título V articulo 24 siendo obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental. 5.3 SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO Las funciones de los archivos de esta entidad son: control de consulta, préstamo, organizar y asesorar a las dependencias, se maneja información interna y externa muy variada que a la vez es de suma importancia para dicha organización, en esta información se encuentran manuales, procesos instructivos, planes, formatos, documentos de apoyo (oficios, memorandos, certificados, actas, resoluciones, circulares, contratos)6 6 COLOMBIA, HOSPITAL SAN FRANCISCO, Manual de Gestión Documental.(enero,2011). Por la cual se crea para gestionar la información documental. Ibagué, 2011. 6p.
  19. 19. 19 Ilustración 3. Área de Consulta y Préstamo. Los servicios internos que presta el archivo son de asesoría y consulta en un promedio de 120 anuales, todas requeridas por funcionarios del hospital, los servicios externos de consulta y fotocopia, además cuenta con servicio de internet interno.
  20. 20. 20 6. INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO 6.1 EL EDIFICIO Ilustración 4. Infraestructura de la Edificación. En 1966 se inició su construcción hasta el año de 1968, para la atención de pacientes tuberculosos, asumiendo el nombre de sanitario Antituberculoso San Francisco. El 1 de Julio de 1993, mediante acuerdo No 034 se crea el Hospital San Francisco como establecimiento público de orden Municipal. Su área construida, es de 11.300 M2 aproximadamente, construidos en 2,3 niveles. Su contexto climático es de 60% y su temperatura promedio es de 24 a 31 C°; sus limitación es la siguiente: por el norte limita con el colegio Inem y la quebrada San Jorge, por el sur con la carrera 5, por el oriente con el colegio san simón y por el occidente con la Calle 19; según el acuerdo 049 articulo N° 2 del 2000 “la edificación debe contar de un terreno sin riesgo de humedad subterránea o problemas de inundación que ofrezca estabilidad”. El tipo de la construcción, es en concreto, con pisos en baldosa, paredes en concreto con pintura en buen estado, techos en material cielo raso, escaleras en concreto con enchape, antideslizante, instalaciones con ventanas en material vidrio y metálico, el estado del edificio es bueno. La cantidad de espacios que conforma la entidad son los siguientes: Urgencias, odontología, farmacia, consulta externa, lavandería, cocina y laboratorio. Existen planos arquitectónicos los cuales son el soporte de la construcción de la edificación.
  21. 21. 21 6.2 EL ARCHIVO Ilustración 5. Esquema de los Archivos Diagnosticados. PRIMER NIVEL SEGUNDO NIVEL Los archivos diagnosticados que pertenecen al hospital San Francisco, se encuentran ubicados en los dos niveles del edificio, contando con un archivo central general y otro de tesorería, cuatro archivos de gestión: tesorería, historias laborales, historias clínicas y contratación. Los archivos se encuentran construidos, fueron adecuados y asignados sin tener en cuenta la producción documental establecidas por las Tablas de Retención Documental por tal razón son insuficientes. Los depósitos cuentan con áreas administrativas, de limpieza, baños y consulta encontrándose distribuidos en la misma edificación separada por dependencias. El sistema de seguridad que maneja la entidad son cámaras, personal de vigilancia encontrándose en la entrada de la institución y los archivos se encuentran bajo llave siendo responsable de estas el jefe de cada dependencia. Las series como Historia Laborales, Actas y Resoluciones y Contratos se encuentran almacenadas en mobiliarios como: archiveros de gavetas, estantes rodantes, estantería cerrada, mobiliario destinado para albergar material archivístico y unidades de conservación de tipo carpetas, cajas, legajos y otros. La institución no cuenta con depósitos separados para los diferentes tipos de soporte.
  22. 22. 22 6.3 INSTALACIONES Se inspeccionan aspectos ambientales presentes en los depósitos respecto al tipo de iluminación, su manejo y medios de control, ventilación bien sea artificial o natural, temperatura, humedad relativa y entrada de polvo. Mejía y García (2003) según Pautas para diagnóstico integral de archivo. 6.3.1 Archivos Centrales. . El Hospital San Francisco cuenta con un archivo central el cual alberga Historias Clínicas y otro de Tesorería. 6.3.1.1 Archivo Central de Historias Clínicas. Este depósito se encuentra ubicado en el primer nivel de la entidad al lado de la morgue, con un área total de 93,67m2, se encuentra adecuado para su función pero no son suficientes para la cantidad de producción de documentos que se producen diariamente. Ilustración 6. Esquema Archivo Central. La ubicación de este depósito no es el adecuado porque se encuentra en una zona de riesgo por deslizamiento, incumpliendo el Acuerdo No.037 artículo 1 ° el cual hace referencia a las características del terreno de que no estén en riesgo y que ofrezcan una estabilidad.
  23. 23. 23 Ilustración 7. Riesgo de Deslizamiento Archivo Central. Cuenta con el área de administración, limpieza, baño y consultas, no se encuentran ubicadas en el mismo espacio. Una de las áreas del archivo se encuentra en consulta permanente y la otra es el archivo central. No cuenta con depósitos separados para los diferentes tipos de soporte, toda la documentación esta almacenada en estantería cerrada y rodante, archiveros, gavetas y carpetas destinadas para albergar documentos y mantener su conservación. El deposito cuenta con 19 ventanas de metal y vidrio que permanecen abiertas durante 8 horas, consta de dos puertas en vidrio y metal abiertas en horas laborales, no posee claraboyas. La iluminación es artificial de luz fluorescente con nueve focos encendidos en horas laborales, las lámparas no están empotradas sino sobre puestas en posición incorrecta, según el Acuerdo No. 049 artículo 5° del 2000 los balastros no deben estar dentro de los depósitos; y su ventilación es natural dada por las ventanas, además cuenta con extractores eléctricos de motor a 110v. No cuenta con equipos para la medición de la iluminación, humedad relativa, temperatura.
  24. 24. 24 6.3.1.2 Archivo Central de Tesorería. Ilustración 8 . Esquema Tesorería (Central). Este depósito se encuentra ubicado en el primer piso cerca de la lavandería, su entrada es de difícil acceso; consta de una puerta metálica la cual mantiene bajo llave y abierta ocasionalmente, tiene una ventana sellada, sin persianas, por donde entran los rayos del sol directamente en las unidades de conservación que se encuentran ubicadas cerca de esta, causando un mecanismo de alteración y una acción permanente desfavorable incrementando la acción biótica y proceso químicos dando como resultado unas manifestaciones físicas como debilitamiento del soporte, cristalización de encolados, adhesivos y deformación del plano7 , estos resultados se basan en el cuadro “Prevención en el material de archivos. Se debe evitar la incidencia de la luz sobre la documentación y contenedores. 7 JAIMES, L. E. y GARCÍA, M.C. (2003). Pautas para diagnóstico Integral de Archivos. Bogotá: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. 63 p.
  25. 25. 25 Ilustración 9 . Rayos U.V Directa en la Documentación. . El sistema de iluminación artificial del depósito es fluorescente de cuatro focos, usados ocasionalmente ubicado en el cielo raso, este se encuentra en un estado regular de conservación por tener faltantes de placas del mismo, dando un mal aspecto ya que el sistema eléctrico de las lámparas se encuentra a la vista, dado el caso de que ocurra un corto eléctrico y este caiga sobre las unidades de conservación provocando un incendio de primer nivel, incumpliendo el Acuerdo No.049 artículo 5° del 2000 haciendo énfasis en que el sistema eléctrico no debe estar a la vista. Ilustración 10. Redes Eléctricas a la Vía.
  26. 26. 26 El archivo cuenta con una ventilación natural dada por la puerta de entrada la cual se abre ocasionalmente, no posee ningún sistema de regulación de ventilación, humedad relativa, temperatura, filtro de aire, ni de equipos de atención de desastre como extintores. El depósito al no contar con estos sistemas de regulación y desastres está incumpliendo con el Acuerdo No. 049 artículo 5° dispuesto por la ley que dice: La ventilación debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se requieran mantener y al espacio 8 . Debe contar con medios del filtración de aire tanto del ingreso de partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos. Se deben disponer equipos para la atención de desastre de CO2, Solkaflan o Multipropósitos o extractores de agua de acuerdo al material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua9. El deposito no cuenta con sistemas de regulación ambiental, ya que este no ha sido diseñado desde un principio para albergar material archivístico. 6.3.2 Archivos de Gestión. 6.3.2.1 Tesorería. Ilustración 11 .Esquema Tesorería (Gestión). 8 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No. 049 (5, mayo, 2000). Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos”. Bogotá D.C., 2000. 2p. 9 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No. 049 (5, mayo, 2000). Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos”. Bogotá D.C., 2000. 3p.
  27. 27. 27 Se encuentra ubicado en el segundo piso, su entrada es de fácil acceso con un plan de evacuación bien elaborado con sus respectivas señalizaciones Consta de dos puertas en madera, una en la entrada y otra en el baño incumpliendo la normatividad dada por el Acuerdo No. 049 artículo 2° del 2000 estipulando que las puertas deben estar construidas con material ignifugo de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión10. Las puertas se abren ocasionalmente. Cuenta con cuatro ventanas en acero, dos en el área del depósito y las otras dos en el baño las cuales tienen vidrio y se abren ocasionalmente; el deposito no consta de persianas ni de claraboyas; Según el acuerdo 049 artículo 5° se debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos veces por hora y además contar con medios de filtración de aire, por esta razón no cumple con la normatividad. El depósito posee iluminación artificial fluorescente de seis focos las cuales son utilizadas en horario laboral. Las lámparas no están empotradas en el techo sino sobrepuestas; según el acuerdo 049 artículo 5° se debe evita la incidencia de luz directa sobre la documentación y los contenedores, en la iluminación artificial se debe emplear fluorescente pero de baja intensidad y utilizando filtros ultravioletas, se debería implementar la utilización de persianas para evitar que los rayos u.v lleguen hasta donde están expuestos los documentos. Ilustración 12 . Rayos U.V Directa sobre la documentación. 10COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No. 049 (5, mayo, 2000). Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos”. Bogotá D.C., 2000. 2p.
  28. 28. 28 El deposito no cuenta con sistemas de regulación de humedad relativa, temperatura, ventilación, iluminación, filtro de aire y de alarma contra incendio y robo como está estipulado en el acuerdo 049 artículo 5°del 2000. 6.3.2.2 Historias Clínicas de gestión Ilustración 13. Esquema de Historias Clínicas de Gestión. Se encuentra ubicado en el segundo nivel de la entidad en consulta externa, con un área total de 43m2. El depósito cuenta con tres ventanas metálicas y tres puertas en madera, vidrio con borde metálico abiertas ocasionalmente, incumpliendo el Acuerdo No.049 artículo 2° del 2000 enfatizado en que las puertas deben estar construidas en material ignifugo de alta resistencia mecánica y resistente a la abrasión. La iluminación artificial es dada por lámparas fluorescentes compuestas por 13 focos encendidas en horas laborales, siendo suficientes para iluminar el área destinada para el depósito. Cuentan con ventilación artificial dada por un ventilador y natural por las ventanas y puerta. Los pisos son en baldosa de cemento, los muros en concreto y los techos en eternit y su estado en general es bueno. El mantenimiento del depósito y la documentación se realiza cada seis meses y control de plagas cada tres meses.
  29. 29. 29 El archivo no cuenta con sistema de regulación de humedad relativa, ni filtro de aire así afectando la documentación por el polvo y los rayos u.v. Ilustración 14. Esquema de Historias Laborales. Ubicado en el segundo nivel, con un área de 50,7 m2, cuenta con tres depósitos asignados que no son suficientes por la cantidad de producción documental, tiene tres áreas una administrativa, de limpieza y consulta. Ilustración 15. Entrada Adecuada y de Buena Señalización. . Su entrada es de fácil accesibilidad, con una adecuada señalización y cuenta con el extintor adecuado para el área de archivo.
  30. 30. 30 Ilustración 16. Extintor Adecuado para su Área. Las áreas de los depósitos se encuentran separadas, una de consulta y la otra de archivo central, cada funcionario es responsable de su depósito. El deposito cuenta con tres ventanas de metal y vidrio, dos persianas abiertas en horas laborales, dos claraboyas en vidrio pero en mal estado abiertas las 24 horas, dos puertas en vidrio y metal abiertas en horas laborales, su iluminación es artificial fluorescentes compuesta por lámparas y 10 focos encendidos en horas laborales. 6.3.2.4 Contratación. Ilustración 17 . Esquema de Contratación.
  31. 31. 31 El depósito se encuentra ubicado en el segundo piso de la entidad, con un área de 23,6m2, siendo suficiente para albergar la documentación. Consta de cortinas, dos ventanas, una puerta de madera siendo inadecuado este material incumpliendo la normatividad del Acuerdo No.049 artículo 2° del 2000, hace énfasis en que el material de la puerta debe estar construido con material ignífugo de alta resistencia y desgaste a la abrasión. Tiene una iluminación artificial fluorescente de dos focos encendidos en horario laboral, la ventilación natural es dada por la ventana y la puerta abierta. Ilustración 18. Puerta de Madera. El depósito no cuenta con sistemas de regulación ambiental ya que este no ha sido diseñado en principio para albergar material archivístico. La entrada de polvo se genera por las ventanas y la puerta, las cortinas tienen una limpieza cada dos meses regularmente. 6.4 CONDICIONES DE PREVENCIÓN DE DESASTRES Y MANTENIMIENTO La entidad cuenta con un plan de prevención de desastres escrito pero no uno especial para los diferentes depósitos de los archivos, no aplicando la normatividad del acuerdo No.050 artículo 2°, el cual se enfoca en la prevención
  32. 32. 32 de desastres y situaciones de riesgo estrategia importante en la planificación general de la preservación no solo del personal que labora en los diferentes archivos sino también de los acervos documentales. Ilustración 19. Detector de Incendio Fuera de Funcionamiento. El edificio cuenta con un sistema de detector de incendios en el archivo central, encontrándose fuera de funcionamiento y esto representa un riesgo para el talento humano como para la documentación, desacatando el Acuerdo 049 artículo 5°del 2000 el cual dispone que se deba implementar un sistema de alarma contra incendio y robo en los depósitos Ilustración 20 . Extintor en mala Ubicación de acuerdo a su Uso.
  33. 33. 33 En la institución existen extintores de tipo solkaflam (blanco), polvo químico seco (amarillo), extintores de agua a presión (verde) con una mala ubicación en relación a los archivos, desacatando el Acuerdo 049 artículo 5° del 2000, que especifica las técnicas de los extintores y el número de unidades deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento. Los extintores de toda la edificación cuentan con un eficiente mantenimiento y revisiones periódicas. Cuenta con un comité prioritario, brigadas, mapas de riesgos, señalización y vigilancia, y con centros de apoyo cercanos en caso de desastre como: el Hospital Federica Lleras, Bomberos, Ejército y Policía. Todos los funcionarios que trabajan en los diferentes archivos cuentan con dotación necesaria para su protección personal en el desarrollo de sus actividades. Ilustración 21 . Trampas Raticidas. Se realizan acciones de control microbiológico en las áreas de documentación cada cuatrimestre con fumigaciones, limpieza de inmobiliario de archivo con kiruger (desinfectante) y de trampas raticidas en diferentes lugares de la entidad para disminuir factores de alteración biótico de roedores.
  34. 34. 34 Ilustración 22. Conductos de Energía a la Vista. Los depósitos se encuentran en buen estado con pisos en baldosa, paredes pañetadas, no cuentan con bajantes a la vista; en algunos depósitos se observan conductos de energía a la vista por encontrarse el cielo raso en mal estado.
  35. 35. 35 7. CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN Su punto central lo constituye en determinar el estado de la documentación teniendo en cuenta tipos de deterioro químico, físico y biológico. Esto se establece bajo parámetros cuantitativos y cualitativos de tipo estadístico11. 7.1 ALMACENAMIENTO 7.1.1 Archivo Central. Cuenta con una medición de 625,08ml, las fecha extremas encontradas en la documentación fueron del año 2007 – 2011; con un total de 2152 cajas X-200, con una calidad de papel industrial impreso de 75 gr., no existen planos, fotografías, ni sobres y parte de la documentación se encuentra sin sus respectivas unidades de conservación provocando una alteración de factor ambiental con el polvo. Ilustración 23. Estantes a 2 cm de la Pared. 11 JAIMES, L. E. y GARCÍA, M.C. (2003). Pautas para diagnóstico Integral de Archivos. Bogotá: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. 34 p.
  36. 36. 36 La documentación se encuentra ubicada en archivadores corredizo y estantería fija paralela a los muros y a una distancia promedio de 2 cm de la pared, de este modo no se cumple con la normatividad del Acuerdo No.049 del artículo 3° del 2000, y la norma estipula que la estantería no ira recostada sobres los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20 cm en, la ubicación de la documentación en el inmobiliario es vertical. El almacenamiento de los archivos se encuentra en Cajas X200 de cartón en buen estado, en libros encuadernados con pasta dura, y legajo; los documentos contables se encuentran almacenados en Legajos, cajas de archivo, carpetas, las Historias Laborales en archivos rodantes, en cajas y en orden alfabético y las actas y resoluciones en la gerencia, quien es el que las produce por junta directiva. El peso de la documentación del Archivo Central es de 224,19Km2, cumpliendo la normatividad dada en el Acuerdo N° 049 artículo 2°, el cual recomienda una carga mínima de 1200Km2. 7.1.2. Archivo Tesorería. Ilustración 24. Baldas Superiores Ocupada. . Cuenta con un total de 24,32ml y un área de 20,57m2. Las fechas extremas de la documentación de este depósito son de los años 2007-2011, el gramaje del papel es de 75 gr., no poseen planos, ni material fotográficos.
  37. 37. 37 Las unidades de conservación para los soportes en papel son de cajas X-200 de las cuales hay 121; carpetas 833 y A-Z 52. Ilustración 25 . Unidad de Conservación Inapropiada. Se visualizó unidades de conservación inadecuada y afectada por los rayos u.v, folios con utensilios metálicos y con doblez, de esta forma incumpliendo el Acuerdo No. 047 articulo 5°de 2000 el cual hace énfasis en las alteraciones de tipo físico a los soportes. Ilustración 26 . La Estantería no se encuentra debidamente Identificada.
  38. 38. 38 Su estantería es abierta, en metal con un promedio de distancia a la pared de 4cm y de 1 m de estante a estante, con una altura promedio de 2m, no se encuentran debidamente marcados para una fácil identificación y su balda superior es utilizada como lugar de almacenamiento incumpliendo el acuerdo No. 049 artículo 3° del 2000, el cual hace referencia en que el cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos de ningún otro material. Los documentos contables, historias laborales, actas y resoluciones son almacenados de forma analógica. El peso de la documentación del depósito uno de tesorería es de 39,7Km2 y del depósitos dos de 125km2, cumpliendo la normatividad dada en el Acuerdo N° 049 artículo 2°, el cual recomienda una carga mínima de 1200Km2.. El deposito uno tiene la capacidad de archivar 30ml. de documentación, actualmente cuenta con 24 ml. de documentos; contando con una estantería y espacio adecuado para las unidades de conservación existentes. El deposito dos tiene con una capacidad de archivar 40 ml. de documentación, actualmente cuenta con 47ml. teniendo un exceso de 7ml; este depósito y su estantería no es apta para albergar más documentación. 7.1.3 Archivo de Historias Clínicas de Gestión. Ilustración 27 . Ubicación Inapropiada de la Documentación.
  39. 39. 39 Las fechas extremas de la documentación de inactivas – cinco años, la cantidad de unidades de conservación son de 240.000 historias clínicas. La tecnología utilizada en la documentación es en papel. Las unidades de conservación para documentación se encuentran en carpetas y A-Z, encontrándose ubicada en archivadores móviles y estantería cerrada y en metal. La documentación se encuentra organizada por fechas, tarjetas, registros y cédulas ordenadas de una manera alfanumérica. Cuenta con instrumentos de control como guía, inventario, catalogo, índice, libro de registro por historias clínicas y cuadros de clasificación. En el archivo hay presencia de hongos, roedores causando deterioro en los documentos, se hacen tratamientos de conservación preventiva a las unidades de conservación. 7.1.4 Archivo de Historias Laborales. Ilustración 28 . Ubicación de la Documentación. Las fechas extremas de la documentación de este depósito son del año 1976- 2033, poseen 427 carpetas, impresos 61, no tienen planos, cuenta con 50 fotos son almacenadas en carpetas junto a la documentación y 427 cajas, con un total de 4,26ml.
  40. 40. 40 El depósito posee documentación en el piso, estantería en metal, cerrada y de madera, incumpliendo con el acuerdo 049 artículo 3° del 2000, que se refiere a que los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento orneado químicamente estable, y la documentación debe estar organizado en una estantería adecuada. Ilustración 29 . Unidades de Conservación Inadecuadas. La distancia que tiene el estante a la pared es de 3 cm, no acatando el acuerdo 049 artículos 3° haciendo énfasis en no ir recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20cm, entre estos y la estantería. El peso de la documentación del archivo es de 6,78K/m2, cumpliendo la normatividad dada en el acuerdo No 047 artículo 2°, el cual recomienda una carga mínima de 1200K/m2. 7.1.5 Contratación. Ilustración 30. Estantería a 5 cm de la Pared.
  41. 41. 41 Cuenta con un total de 23,6ml y un área de 15,54m2. Las fechas extremas del depósito vienen del año 2010-2014, contando con 2350 unidades de conservación. No cuenta con planos, ni con material fotográfico, posee 12 cajas, 2350 carpetas, seis libros y 7 A-Z. Se encuentran en mobiliario y archivadores bajo llave, su estantería es cerrada y de metal, la distancia paralela a los muros es de 5 cm promedio y entre estantes es de 15cm incumpliendo el acuerdo 049 artículo 3° el cual indica que la estantería debe conservar una distancia de 20cm a la pared. El peso de la documentación del archivo es de 51,48K/m2, cumpliendo la normatividad dada en el acuerdo No 047 artículo 2° del 2000, el cual recomienda una carga mínima de 1200K/m2.
  42. 42. 42 8. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL En los archivos del hospital San Francisco no hay presencia de hongos, roedores, pero se observa presencia de polvo en las unidades de conservación. Se hacen tratamientos de conservación preventiva con materiales de fumigación y limpieza. Están establecidas prácticas de aseo personal y autocuidado para los funcionarios que trabajan en la documentación, con un lavado de manos y uso de los elementos de protección personal. La documentación se prepara físicamente para las transferencias primarias, no cuenta con programas de conservación y tampoco cuenta con asesorías para adelantar acciones de conservación, por lo tanto no se conoce ni aplican la normatividad sobre conservación estipulada en el Acuerdo No.047 de 2000. La foliación documental se realiza con lápiz No 2, en paquetes de 200 folios, realizan procesos de empaste y encuadernación, los expedientes se legajan perforándolos utilizando ganchos plásticos y con dos perforaciones en cada folio, aunque en algunos legajos se encontró ganchos metálicos y cinta adhesiva de tipo transparente y no se recomienda su utilización ya que estos con el tiempo se oxidan causando alteraciones de tipo físico, según el Acuerdo No 047 2000 artículo 5°.
  43. 43. 43 9. ESTADO DE CONSERVACIÓN Para determinar el estado de conservación en el que se encuentra la documentación, se debe partir de establecer una metodología que considere de una parte las características específicas de los documentos a evaluar y de otra los descriptores de deterioro con los cuales se señalan las alteraciones presentes, teniendo en cuenta la determinación de una muestra representativa12. Los deterioros se agrupan en biológico, químicos y físicos. En cada uno de estos grupos, se contemplan las manifestaciones de deterioro más recurrentes las cuales se explican ampliamente por depósito evaluado. 12 JAIMES, L. E. y GARCÍA, M.C. (2003). Pautas para diagnóstico Integral de Archivos. Bogotá: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. 43 p.
  44. 44. 44 % DE ALTERACIÓN / ARCHIVO CENTRAL Tabla 1. Alteración de tipo biológico Archivo Central. Grado Hongos Insectos Roedores Insipiente 100% 100% 100% Bajo 0% 0% 0% Medio 0% 0% 0% Avanzado 0% 0% 0% Gráfico 1.Alteración de tipo biológico Archivo Central. En este depósito no se encontró ninguna clase de alteración de tipo biológico causado por hongos, insectos y roedores. 0% 20% 40% 60% 80% 100% Hongos Insectos Rooedores 100% 100% 100% 0% 0% 0%0% 0% 0% % DE ALTERACIÓN BIOLOGICA / CENTRALInsipiente Bajo Medio Avanzado
  45. 45. 45 Tabla 2. Alteración de tipo químico Archivo Central. Grado Rotura Transp. Insipiente 90% 99% Bajo 9% 1% Medio 1% 0% Avanzado 0% 0% Gráfico 2. Alteración de tipo químico Archivo Central. En alteraciones de tipo químicos los mayores daños encontrados en la documentación fueron por rotura con un 9% en grado bajo y 1% en grado medio, y en transparencia 1% en grado bajo, daños ocasionados por los materiales utilizados en la elaboración de los documentos y sus respectivos soportes 84% 86% 88% 90% 92% 94% 96% 98% 100% Rotura Transp. 90% 99% 9% 1%1% 0% % DE ALTERACIÓN QUIMICO / CENTRAL Insipiente Bajo Medio Avanzado
  46. 46. 46 Tabla 3. Alteración de tipo físico Archivo Central. Grado Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura Insipiente 99% 51% 98% 97% 95% Bajo 1% 45% 1% 3% 4% Medio 0% 4% 0% 0% 2% Avanzado 0% 0% 0% 0% 0% Gráfico 3. Alteración de tipo físico Archivo Central. En alteraciones de tipo físico los mayores daños de la documentación fueron por causa de manchas con un grado 45% en grado bajo y 4% en grado medio, seguidos por un 4% en grado bajo y 2% en grado medio de rasgadura; 3% en grado bajo en fragilidad; 1% en grado bajo de humedad; 1% en grado bajo de desgarro; Estos daños fueron ocasionados por mala manipulación, almacenamiento y humedad. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura 99% 51% 98% 97% 95% 1% 45% 1% 3% 4% 0% 4% 0% 0% 2% % DE ALTERACIÓN FISICO / CENTRAL Insipiente Bajo Medio Avanzado
  47. 47. 47 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Faltante Fragme. Doblez Material metalicoCinta adhes 96% 100% 79% 40% 100% 3% 0% 17% 55% 0%0% 0% 3% 4% 0% % DE ALTERACIÓN FISICO / CENTRAL Insipiente Bajo Medio Avanzado Tabla 4. Alteración de tipo físico Archivo Central. Grado Faltante Fragme. Doblez Material metálico Cinta adhes. Insipiente 96% 100% 79% 40% 100% Bajo 3% 0% 17% 55% 0% Medio 0% 0% 3% 4% 0% Avanzado 0% 0% 0% 0% 0% Gráfico 4. Alteración de tipo físico Archivo Central El mayor daño causado en la documentación es por el material metálico con 55% en grado bajo y un 4% en grado medio; doblez en un 17% en grado bajo y un 3% en grado bajo en faltantes, ocasionados por utilizar material inadecuado como ganchos metálicos, grapadora y mala manipulación.
  48. 48. 48 Tabla 5. Alteración de tipo biológico Tesorería. Gráfico 5. Alteración de tipo biológico Tesorería. No se encontró ningún daño de tipo biológico ocasionado por insectos, hongos y roedores. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Hongos Insectos Rooedores 100% 100% 100% 0% 0% 0%0% 0% 0% % DE ALTERACIÓN BIOLOGICA / TESORERIA Insipiente Bajo Medio Avanzado Grado Hongos Insectos Roedores Insipiente 100% 100% 100% Bajo 0% 0% 0% Medio 0% 0% 0% Avanzado 0% 0% 0%
  49. 49. 49 Tabla 6. Alteración de tipo químico Tesorería. Grado Rotura Trans. Insipiente 98% 100% Bajo 2% 0% Medio 1% 0% Avanzado 0% 0% Gráfico 6. Alteración de tipo químico Tesorería. La mayor causa de daño fue causada por rotura con un 2% en grado bajo. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Rotura Transp. 98% 100% 2% 0% % DE ALTERACIÓN QUIMICO / TESORERIA Insipiente Bajo Medio Avanzado
  50. 50. 50 Tabla 7. Alteración de tipo físico Tesorería. Grado Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura Insipiente 98% 68% 98% 100% 90% Bajo 2% 27% 2% 0% 10% Medio 0% 3% 0% 0% 0% Avanzado 0% 2% 0% 0% 0% Gráfico 7. Alteración de tipo físico Tesorería La mayor causa de daño es ocasionada por manchas con un 27% en grado bajo y 3% en grado medio; rasgaduras con un 10% en grado bajo; 2% de grado bajo de humedad y 2% de grado bajo de desgarro; ocasionados por mala manipulación, humedad y almacenamiento. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura 98% 68% 98% 100% 90% 2% 27% 2% 0% 10% 0% 3% 0% 0% 0% % DE ALTERACIÓN FISICOS / TESORERIA Insipiente Bajo Medio Avanzado
  51. 51. 51 Tabla 8. Alteración de tipo físico Tesorería. Grado Faltante Fragme. Doblez Material metílico Cinta adhes. Insipiente 99% 100% 65% 66% 92% Bajo 1% 0% 28% 28% 8% Medio 0% 0% 4% 4% 0% Avanzado 0% 0% 2% 2% 0% Gráfico 8. Alteración de tipo físico tesorería. El mayor grado de daños encontrados en la documentacion es causado por material metalico en un 28% en grado bajo y un 4% en grado medio; en doblez un 28% grado bajo y un 4% en grado medio; cinta adhesiva un 8% en grado bajo y en faltante 1% en grado bajo; ocasionados por utilizar elementos inadecuados como gachos metalicos, grapadoras y cintas transparentes. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Faltante Fragme. Doblez Material metalico Cinta adhes 99% 100% 65% 66% 92% 1% 0% 28% 28% 8% 0% 0% 4% 4% 0% % DE ALTERACIÓN FISICOS / TESORERIA Insipiente Bajo Medio Avanzado
  52. 52. 52 % DE ALTERACIÓN / HISTORIAS LABORALES Tabla 9. Alteración de tipo biológico Historias Laborales. Grado Hongos Insectos Roedores Insipiente 100% 100% 100% Bajo 0% 0% 0% Medio 0% 0% 0% Avanzado 0% 0% 0% Gráfico 9. Alteración de tipo biológico Historias laborales. No se encontró ningún tipo de alteración biológica con respecto a hongos, insectos y roedores. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Hongos Insectos Rooedores 100% 100% 100% 0% 0% 0%0% 0% 0% % DE ALTERACIÓN BIOLOGICO/ HISTORIAS LABORALES Insipiente Bajo Medio Avanzado
  53. 53. 53 Tabla 10. Alteración de tipo químico Historias Laborales. Grado Rotura Transp. Insipiente 97% 89% Bajo 3% 11% Medio 0% 0% Avanzado 0% 0% Gráfico 10. Alteración de tipo químico Historias laborales. El mayor daño encontrado en la documentación fue por causa de transparencia con un 11% en grado bajo seguido por rotura con un 3% en grado bajo, ocasionados por los materiales usados en la elaboración del documento y en el soporte. 82% 84% 86% 88% 90% 92% 94% 96% 98% 100% Rotura Transp. 97% 89% 3% 11% 0% 0% % DE ALTERACIÓN QUIMICO/ HISTORIAS LABORALES Insipiente Bajo Medio Avanzado
  54. 54. 54 Tabla 11. Alteración de tipo físico Historias Laborales. Grado Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura Insipiente 86% 64% 100% 94% 53% Bajo 14% 36% 0% 6% 39% Medio 0% 0% 0% 0% 8% Avanzado 0% 0% 0% 0% 0% Gráfico 11. Alteración de tipo físico Historias Laborales. Los mayores daños caudados en la documentación fue por rasgaduras en un 39% en grado bajo y un 8% en grado medio seguido con manchas con un 36% en grado bajo; desgarro con un 14% en grado bajo y fragilidad en un 6% en grado bajo, ocasionadas por humedad, manipulación y almacenamiento inadecuado. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura 86% 64% 100% 94% 53% 14% 36% 0% 6% 39% 0% 0% 0% 0% 8% % DE ALTERACIÓN FISICOS/ HISTORIAS LABORALES Insipiente Bajo Medio Avanzado
  55. 55. 55 Tabla 12. Alteración de tipo físico Historias Laborales. Grado Faltante Fragme. Doblez Material metálico Cinta adhes. Insipiente 94% 100% 75% 89% 100% Bajo 6% 0% 25% 11% 0% Medio 0% 0% 0% 0% 0% Avanzado 0% 0% 0% 0% 0% Gráfico 12. Alteración de tipo físico Historias Laborales. Los mayores daños ocasionados en la documentación fueron por causa de doblez con un 25% en grado bajo seguido en un 11% en grado bajo por material metálico y un 8% en grado bajo por faltantes, estas alteraciones son a causa de utilizar material inadecuado como ganchos metálicos, grapadoras, cintas adhesivas y mala manipulación. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Faltante Fragme. Doblez Material metalico Cinta adhes 94% 100% 75% 89% 100% 6% 0% 25% 11% 0%0% 0% 0% 0% 0% % DE ALTERACIÓN FISICOS/ HISTORIAS LABORALES Insipiente Bajo Medio Avanzado
  56. 56. 56 % ALTERACIÓN / CONTRATACIÓN Tabla 13. Alteración de tipo biológico Contratación. Grado Hongos Insectos Roedores Insipiente 100% 100% 100% Bajo 0% 0% 0% Medio 0% 0% 0% Avanzado 0% 0% 0% Gráfico 13. Alteración de tipo biológico Contratación. No se halló ningún tipo de alteración biológica causada por hongos, insectos y roedores. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Hongos Insectos Rooedores 100% 100% 100% 0% 0% 0%0% 0% 0% % DE ALTERACIÓN BIOLOGICO/ CONTRATACION Insipiente Bajo Medio Avanzado
  57. 57. 57 Tabla 14. Alteración de tipo químico Contratación. Grado Rotura Transp. Insipiente 77% 100% Bajo 23% 0% Medio 0% 0% Avanzado 0% 0% Gráfico 14. Alteración de tipo químico Contratación. La mayor causa de daño fue ocasionada por rotura con un 23% en un grado bajo, proveniente por los materiales usados en la elaboración de los documentos y en el soporte. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Rotura Transp. 77% 100% 23% 0%0% 0% % DE ALTERACIÓN QUIMICO / CONTRATACION Insipiente Bajo Medio Avanzado
  58. 58. 58 Tabla 15. Alteración de tipo físico Contratación. Grado Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura Insipiente 100% 0% 100% 100% 99% Bajo 0% 13% 0% 0% 1% Medio 0% 0% 0% 0% 0% Avanzado 0% 0% 0% 0% 0% Gráfico 15. Alteración de tipo físico Contratación. La mayor causa de daño es por manchas con un 13% en grado bajo, debido a la humedad, manipulación y almacenamiento. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura 100% 0% 100% 100% 99% 0% 13% 0% 0% 1%0% 0% 0% 0% 0% % DE ALTERACIÓN FISICO / CONTRATACION Insipiente Bajo Medio Avanzado
  59. 59. 59 Tabla 16. Alteración de tipo físico Contratación. Grado Faltante Fragme. Doblez Material metálico Cinta adhes Insipiente 100% 98% 80% 55% 100% Bajo 0% 2% 19% 43% 0% Medio 0% 0% 1% 2% 0% Avanzado 0% 0% 0% 0% 0% Gráfico 16. Alteración de tipo físico Contratación. La mayor causa de daño es por causa de material metálico con un 43% en grado bajo y un 2% en grado medio seguido por doblez con un 19% en grado bajo y un 1% en fragmentación en grado bajo, ocasionados por utilizar materia inadecuado en la documentación como ganchos metálicos, grapadora y mala manipulación. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Faltante Fragme. Doblez Material metalico Cinta adhes 100% 98% 80% 55% 100% 0% 2% 19% 43% 0%0% 0% 1% 2% 0% % DE ALTERACIÓN FISICO / CONTRATACION Insipiente Bajo Medio Avanzado
  60. 60. 60 % ALTERACIÓN / HISTORIAS CLÍNICAS DE GESTIÓN Tabla 17. Alteración de tipo biológico Historias Clínicas de Gestión. Grado Hongos Insectos Roedores Insipiente 89% 91% 99% Bajo 11% 9% 1% Medio 0% 0% 0% Avanzado 0% 0% 0% Gráfico 17. Alteración de tipo biológico Historias Clínicas de Gestión El mayor daño encontrado en la documentación es por causa de hongos con un 11% en grado bajo seguido por insectos en un 9% en grado bajo y roedores en un 1% en grado bajo, ocasionados por bacterias. 82% 84% 86% 88% 90% 92% 94% 96% 98% 100% Hongos Insectos Rooedores 89% 91% 99% 11% 9% 1% 0% 0% 0% % DE ALTERACIÓN BIOLOGICO/ HISTORIAS CLINICAS DE GESTION Insipiente Bajo Medio Avanzado
  61. 61. 61 Tabla 18. Alteración de tipo químico Historias Clínicas de Gestión. Grado Rotura Transp. Insipiente 89% 89% Bajo 10% 8% Medio 0% 2% Avanzado 0% 0% Gráfico 18. Alteración de tipo químico Historias Clínicas de Gestión. El mayor daño causado en la documentación es por causa de rotura con un 10% en grado bajo seguido de transparencia en un 8% en grado bajo y un 2% en grado medio, ocasionado por los materiales usados en la elaboración de los documento y su soporte. 82% 84% 86% 88% 90% 92% 94% 96% 98% 100% Rotura Transp. 89% 89% 10% 8% 0% 2% % DE ALTERACIÓN QUIMICO/ HISTORIAS CLINICAS DE GESTION Insipiente Bajo Medio Avanzado
  62. 62. 62 Tabla 19. Alteración de tipo físico Historias Clínicas de Gestión. Grado Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura Insipiente 94% 84% 100% 82% 89% Bajo 4% 13% 0% 11% 8% Medio 1% 3% 0% 7% 4% Avanzado 0% 0% 0% 0% 0% Gráfico 19. Alteración de tipo físico Historias Clínicas de Gestión. El mayor deterioro ocasionado en la documentación es dado por manchas con un 13% en grado bajo y un 3% en grado medio seguido por fragilidad en un 11% en grado bajo y un 7% en grado medio, rasgadura un 8% en grado bajo y un 4% en grado medio y desgarro en un 4% en grado bajo, debido a la humedad, manipulación y almacenamiento. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura 94% 84% 100% 82% 89% 4% 13% 0% 11% 8% 1% 3% 0% 7% 4% % DE ALTERACIÓN FISICOS/ HISTORIAS CLINICAS DE GESTION Insipiente Bajo Medio Avanzado
  63. 63. 63 Tabla 20. Alteración de tipo físico Historias Clínicas de Gestión. Grado Faltante Fragme. Doblez Material metálico Cinta adhes Insipiente 94% 85% 49% 25% 92% Bajo 6% 14% 13% 0% 8% Medio 0% 0% 18% 20% 0% Avanzado 0% 0% 20% 55% 0% Gráfico 20. Alteración de tipo físico Historias Clínicas de Gestión. El mayor daño en la documentación se encontró por causa del material metálico en un 55% en grado avanzado y un 20% en grado medio seguido por doblez con un 20% en grado avanzado y un 18% en grado medio y un 13 % en grado bajo, fragmentación en 14% en grado bajo, cinta adhesiva en un 8% en grado bajo y faltante en 6% en grado bajo, alteraciones producidas por utilizar material 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Faltante Fragme. Doblez Material metalico Cinta adhes 94% 85% 49% 25% 92% 6% 14% 13% 0% 8% 0% 0% 18% 20% 0% 20% 55% % DE ALTERACIÓN FISICOS/ HISTORIAS CLINICAS DE GESTION Insipiente Bajo Medio Avanzado
  64. 64. 64 inadecuado en la documentación como ganchos metálicos, grapadoras, cintas adhesivas y mala manipulación. Tabla 21. Alteración de tipo biológico General de los Depósitos. Grado Hongos Insectos Roedores Insipiente 98% 99% 100% Bajo 2% 1% 0% Medio 0% 0% 0% Avanzado 0% 0% 0% Gráfico 21. Alteración de tipo biológico General de los Depósitos. A nivel general los depósitos se encuentran con una alteraciones biológicas causada por hongos en un 2% en grado bajo e insectos en un 1% en grado bajo, debido al daño ocasionado por bacterias. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Hongos Insectos Rooedores 98% 99% 100% 2% 1% 0%0% 0% 0% % DE ALTERACIÓN BIOLOGICO/ GENERAL DE LOS DEPOSITOS Insipiente Bajo Medio Avanzado
  65. 65. 65 Tabla 22. Alteración de tipo químico General de los Depósitos. Grado Rotura Transp. Insipiente 90% 97% Bajo 9% 2% Medio 0% 1% Avanzado 0% 0% Gráfico 22. Alteración de tipo químico General de los Depósitos. A nivel general el mayor grado de alteración química fue por causa de rotura en un 9% en grado bajo y transparencia en un 2% en grado bajo, proveniente por los materiales usados en la elaboración del documento y en el soporte. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Rotura Transp. 90% 97% 9% 2%0% 1% % DE ALTERACIÓN QUIMICO/ GENERAL DELOS DEPOSITOS Insipiente Bajo Medio Avanzado
  66. 66. 66 Tabla 23. Alteración de tipo físico General de los Depósitos. Grado Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura Insipiente 98% 55% 99% 96% 92% Bajo 2% 34% 1% 3% 6% Medio 0% 3% 0% 1% 2% Avanzado 0% 0% 0% 0% 0% Gráfico 23. Alteración de tipo físico General de los Depósitos. A nivel general los daños causados por alteraciones físicas se encuentran en la mayor parte de la documentación por causa de manchas en un 34% en grado bajo y un 3% en grado medio; rasgaduras en un 6% en grado bajo y un 2% en grado medio; fragilidad en un 3% en grado bajo y un 1% en grado medio; desgarro 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura 98% 55% 99% 96% 92% 2% 34% 1% 3% 6% 0% 3% 0% 1% 2% % DE ALTERACIÓNES FISICAS/ GENERAL DE LOS DEPOSITOS Insipiente Bajo Medio Avanzado
  67. 67. 67 en un 2% en grado bajo y humedad un 1% en grado bajo, ocasionadas por humedad, manipulación y almacenamiento. Tabla 24. Alteración de tipo físico General de los Depósitos. Grado Faltante Fragme. Doblez Material metálico Cinta adhes Insipiente 97% 97% 72% 46% 97% Bajo 3% 2% 19% 39% 3% Medio 0% 0% 5% 6% 0% Avanzado 0% 0% 3% 9% 0% Gráfico 24. Alteración de tipo físico General de los Depósitos A nivel general los daños causados por alteraciones físicas en la documentación se encuentran por causa de material metálico en un 39% en grado bajo y un 9% en grado avanzado, doblez en un 19% en grado bajo, un 5% en grado medio y 3% en grado avanzado, fragmentación 2% en grado bajo y un faltante de 3% en grado bajo, ocasionado por utilizar materiales inadecuados en la documentación como ganchos metálicos, perforadoras, cintas adhesivas y mala manipulación. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Faltante Fragme. Doblez Material metalico Cinta adhes 97% 97% 72% 46% 97% 3% 2% 19% 39% 3%0% 0% 5% 6% 0% % DE ALTERACIÓNES FISICAS/ GENERAL DE LOS DEPOSITOS Insipiente Bajo Medio Avanzado
  68. 68. 68 10. CONCLUSIONES  Al no estar aprobadas las Tablas de Retención y Valoración, no se ha podido realizar la debida eliminación de los documentos que ya han cumplido su ciclo vital, dando así una acumulación innecesaria.  No se encontró el sistema de alarma contra incendio y robo, muy necesaria para evitar futuros desastres.  Los depósitos no cumplen con la infraestructura adecuada para albergar la documentación.  En la mayoría de los depósitos no se contaba con la estantería adecuada, suficiente, ni en posiciones correctas para archivar los documentos ya que todos se encontraban a cuatro centímetros aproximadamente de la pared.  Se observó en todos los depósitos folios fuera de sus respectivas unidades de conservación.  Los extintores no estaban en posición correcta para su uso en el área de archivo.  En el archivo de historias clínicas de gestión se detectó falencia por causa de la ventana que da hacia la calle ocasionando la entrada de polvo y los rayos del sol provocando alteración de tipo ambiental en la documentación.  No cuenta con el Programa de Gestión Documental.
  69. 69. 69 11. RECOMENDACIONES  Realizar un estudio del terreno que se encuentra cerca a la quebrada San Jorge, haciendo referencia al Acuerdo No.037 artículo 1° el cual enfatiza en las características que debe tener el terreno, sin riesgos de humedad o riesgos que ofrezcan inestabilidad.  Proponer la restauración del sistema de alarma contra incendio y robo reglamentado por el Archivo General de la Nación en su Acuerdo No. 049 artículos 5° del 2000.  Aprobar en el menor tiempo posible las Tablas de Retención y Valoración Documental, para realizar las transferencias requeridas según los parámetros archivísticos, los cuales son obligatorios para las entidades del Estado según Ley 594 Título V artículo 24° del 2000.  Se recomienda a los funcionarios encargados de cada archivo recibir capacitaciones periódicas y actualizaciones en programas y áreas relacionadas con su labor.  La implementación de filtros de tela blanca en las ventanas para evitar la entrada del polvo y la adecuación de filtros u.v. en lámparas fluorescentes y ventanas para proteger los documentos de las alteraciones de tipo ambiental en el archivo de gestión.  Proponer la implementación del Plan de Gestión Documental.  Acondicionar en los depósitos con sistemas de regulación de humedad relativa, iluminación y temperatura.
  70. 70. 70 12. GLOSARIO ARCHIVÍSTICA: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos. ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. ARCHIVO DE GESTIÓN: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información. DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. FECHAS EXTREMAS: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos. FOLIO: Hoja. GESTIÓN DE RIESGOS: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en relación con el riesgo. INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. LEGAJO: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación. MUESTREO: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
  71. 71. 71 REPROGRAFÍA: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. UNIDADES DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
  72. 72. 72 13. BIBLIOGRAFÍA Archivo General de la Nación. (2014). Banco Terminológico. Recuperado de http://www.archivogeneral.gov.co/bancos-terminologicos COLOMBIA, HOSPITAL SAN FRANCISCO, Manual de Gestión Documental. (enero 2011). Por la cual se crea para gestionar la información documental. Ibagué, 2011. COLOMBIA, ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Ley 594.(14, julio, 2000). Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Diario oficial. Bogotá D.C., 2000. COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 047(5, mayo, 2000).Por la cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo 5 Acceso a los documentos de archivo”, del Archivo General de la Nación del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de conservación.” Bogotá, D.C., 2000. 2p. COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049 (5 de mayo de 2000) Por el cual se desarrolla el Articulo del Capítulo 7 “Conservación de documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”. Bogotá D.C., 2000. P. 1-5. COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 050 (5 de mayo de 2000). Por la cual se desarrolla el artículo 64 del título 7 “Conservación de documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”. Bogotá D.C., 2000. 3p. Hospital San Francisco (2014). Reseña histórica. Recuperado de http://www.hospitalsanfrancisco.com.co/index.php/informacion-corporativa/resena- historica INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS (ICONTEC). Medición de Archivos. NTC-5029.Bogotá D.C.: El Instituto, 2004. JAIMES, Luis y GARCÍA, María. “Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos”. Bogotá D.C.: Archivo Generala de la Nación de Colombia, 2003. 85p. ISBN 958- 9298-96-6.
  73. 73. 73 14. ANEXOS 14.1. PANORAMA DE RIESGOS AREA ACTIVIDAD TAREAS RUTINA NO RUTINARI O FACTORES DE RIESGO EFECTOS POSIBLES N° DE EXPUESTO S TIEMPO DE REPOSICIO N MEDIDAS DE CONTROL ACTUAL RECOMEND ACIONES EVIDENCIAS Archivo Atencional Cliente Asesorias x Biológico Psicosocial Biomecánico Renitis, Fatiga Laboral, Problemas decolumnas 2 4 Pausas Activasy AseoDiario Archivo Administra cionde Archivo Organizar, Controlar, Dirigir,Con sultar. x Biomecánico,Biol ógico,Psicosocial. MalaPostura Ergonómica,E strés. 2 8 Estiramiento deMúsculos. Archivo Asistente deArchivo Organizar, Controlar, Dirigir,Con sultar. x Biológico Psicosocial Biomecánico Bacterias, Sobrecarga Laboral,Postu rasforzadas. 1 8 Usartodos los implemento sde seguridad Archivo Jefede Archivo Asesora,Pe ndientede Cargos Menores x Biológico,Psicosoc ial,Biomecánicoy Físicos Fatiga Laboral, Estrés,Monot oniaLaboral 1 8 Ayudas Psicológicas Archivo Empleado (Trabajador ) Cargos expuestos porsu Jefe. x Biológico,Psicosoc ial,Biomecánicoy Físicos SobreCarga Laboral,Estré sLaboral 1 4 Usartodos los implemento sde seguridad
  74. 74. 74 14.2 FICHA TÉCNICA DE MEDICIÓN TESORERÍA Medida Unidad de medida METROS LINEALES ÁREA PROYECTADA METROS 3 PESO / TON 70 m DEPOSITO N°1 24,32 4,19 1,68 0,81 5 m3 DEPOSITO N°2 46,09 7,94 3,19 1,55 2 Toneladas 12 m2 Menor Mayor 63,37 77,45 Rango de tolerancia en metros lineales (10% según NTC 5029) PLANO DEL DEPOSITO Aprendices Gestión Documental 681913 SENARegional Tolima Erica Julieth Diaz, Monica Gaitan, Angela Morales, Juan Carlos Rodriguez. Ubicación del deposito: Carrera 8 N° 24-01 Barrio El Carmen Ibagué / Tolima 2 HOSPITAL SAN FRANCISCO Página 1 de 1 SENA REGIONAL TOLIMA CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL 681913 FICHA TÉCNICA MEDICIÓN DE ARCHIVOS MEDICIÓN APROXIMADA DEL DEPOSITO / NORMA NTC 5029 MEDICIÓN DE ARCHIVOS Total de metros lineales de documentación almacenada Total de metros cúbicos Peso aproximado del total de la documentación Responsable de la medición: N° DEPÓSITOS NOMBRE DE LA ENTIDAD: Área proyectada para el almacenamiento adecuado de los documentos DEPOSITO 1 DEPOSITO 2
  75. 75. 75 14.3 FORMATOS DE DIAGNÓSTICO.

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