Manual en pdf de uso de google docs, correspondiente al ejercicio 3_1 del curso de tutores on line en Extremadura

1. Curso Inicial de Tutores on line para Extremadura
GOOGLE DOCS
Google Docs es una sencilla pero potente suite ofimática online, es decir, accesible por
internet, la cual nos permite crear documentos de texto, dibujos, hojas de cálculo y
presentaciones; editar los que ya teníamos e incluso compartirlos en la red con otros
usuarios que tengan cuentas en Google Apps.
Las principales ventajas de Google Docs son:
● Nuestros documentos se almacenan online: esto nos permite acceder a ellos desde
cualquier ordenador con conexión a Internet con cualquier navegador como Explorer,
Firefox, Chrome; y compartirlos con quienes nosotros queramos, permitiendo su
edición o llegar a publicarlos en abierto para que todo el mundo pueda verlos
únicamente conociendo su dirección web.
● La gran cantidad de formatos que soporta: con el procesador de texto podremos
editar nuestros documentos de Word, Openoffice, documentos de texto... y
guardarlos con el mismo formato u otros distintos. Y lo mismo sucede con
presentaciones y hojas de cálculo cuyos ficheros pueden ser exportados a
PowerPoint y Excel respectivamente (entre otros útiles formatos).
● Su precio: Google Docs es una herramienta totalmente gratuita.
● Google Docs también tiene una versión para móviles.
Para acceder a Google Docs nos hemos de dirigir al sitio web:
http://docs.google.com/
y aparecerá una pantalla parecida a ésta:
Accedemos con nuestra cuenta de Google (Gmail). Al entrar nos aparecerá una pantalla
como la siguiente:
Tutorial de Google Docs Mónico Cañada

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Operaciones básicas con documentos
Sea cual sea el tipo de documento que tengamos las operaciones básicas que podemos
realizar con él son:
● Crear un nuevo documento
● Escribir en él (depende del tipo de documento y veremos un apartado para cada uno
de los documentos con los que se puede trabajar en Google Docs)
● Guardar el documento
● Cerrar dicho documento
En el siguiente apartado vamos a crear un nuevo documento de texto, la forma
de crear presentaciones y hojas de cálculo es análoga.
Crear un nuevo documento
Vamos a ver cómo crear un nuevo documento, un documento de texto. Para ello haremos
clic en el desplegable Crear nuevo.
Tutorial de Google Docs Mónico Cañada

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Google Docs nos permite la creación de seis elementos:
●
Documento, un documento de texto (similar a
Openoffice Writer o Microsoft Word).
● Presentación, basada en diapositivas (similar a
Openoffice Impress o a PowerPoint).
● Hoja de cálculo . (Similar a Openoffice Calc o a Excel).
● Formulario, con el que podemos recoger información de
otros usuarios.
● Dibujo, donde podremos dibujar gráficos y diagramas.
● Carpeta, para organizar nuestros elementos. En Google
Docs un mismo documento puede estar en múltiples
carpetas.
Como queremos crear un nuevo documento de texto,
pulsamos en Documento.
Se abrirá una nueva ventana o pestaña del navegador, en la
que nos aparece una pantalla como ésta (en el caso de documentos de texto). A lo largo del
curso veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a fijar sólo en algunas cosas.
Es conveniente que vayas practicando lo que te vamos explicando lo antes posible. Una
buena forma de hacerlo es tener dos pestañas abiertas en el navegador, una con estos
apuntes y otra con Google Docs. Así cuando lo creas oportuno puedes pasar a la sesión de
Google Docs para practicar lo que acabas de leer (antes de que se olvide).
Tutorial de Google Docs Mónico Cañada

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Dentro de la ventana del navegador, en la parte superior izquierda, nos aparece el título del
documento (el nombre con el que se guardará), la fecha de su última modificación y el
nombre del autor.
Al crear un documento nuevo, en el título aparece Sin título. La primera vez que se guarde,
el título tomará el valor de la primera frase escrita. Para cambiarlo, haz clic sobre el título.
Nos aparecerá una ventana pidiéndonos el nuevo nombre. Teclea el nombre que quieras dar
a tu primer documento creado con Google docs.
Ahora, ya podríamos comenzar a escribir en el documento.
Guardar un documento
A continuación guardaremos un documento de texto, el documento creado en el apartado
anterior, procederemos análogamente para guardar Hojas de Cálculo y Presentaciones.
Google Docs va guardando automáticamente tu documento. Si ahora cerrásemos el
navegador accidentalmente o apagásemos el ordenador, nuestro documento no se perdería,
y lo tendríamos disponible al iniciar una nueva sesión. Si alguna parte de él no se hubiese
guardado, un mensaje nos daría la opción de hacerlo. Si no lo hacemos, perderíamos la
última parte del documento, pero no lo guardado anteriormente.
Google Docs almacena estas grabaciones, y nos permite volver a versiones anteriores de
nuestro documento. Esto lo explicaremos más adelante detalladamente.
En la parte superior derecha de la ventana nos aparece la información de cuándo se guardo
el documento:
Cuando tengamos cambios recientes que aún no se hayan guardado, aparecerá activo el
botón
Guardar ahora:
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5. Curso Inicial de Tutores on line para Extremadura
En este caso, podemos obligar a Google Docs a guardar pulsando el botón, o con la
combinación de teclado Ctrl + S. La S es la inicial de Save (Guardar en inglés). Pero por lo
general, no deberemos preocuparnos de guardar el documento.
Cerrar un documento
Como norma general, para cerrar el documento pulsaremos Guardar y cerrar, para
asegurarnos de guardar todos los cambios.
Al cerrarse la ventana del documento, volvemos a la pantalla inicial de Google Docs. Si no la
ves, búscala en la barra de tareas o en las pestañas del navegador.
Ahora nuestro documento nos aparece en la pantalla de inicio. Si no aparece, actualiza la
ventana con el botón Actualizar o la tecla F5.
Para volver al documento, sólo tendremos que hacer clic sobre el nombre.
Si deseamos cerrar Google Docs, haremos clic en Salir, en la esquina superior derecha de
la pantalla.
Hay que tener en cuenta que si en vez de pulsar en Salir cerramos la ventana, NO hemos
cerrado la sesión de Google Docs. Y cualquier persona que desde ese equipo acceda a
Google Docs se encontrará con nuestra sesión iniciada, pudiendo editar nuestros
documentos o acceder a nuestro correo GMail, a nuestro Calendar, Sites etc...
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El uso compartido de documentos
Sin duda, uno de los mayores atractivos que nos ofrece Google Docs es poder compartir
nuestros documentos con otros usuarios. Podemos desde colaborar en su creación y
edición con otros usuarios, hasta publicarlo con una dirección propia, como si de una página
web se tratase.
Lo primero, y como nos referiremos a ellos con frecuencia, vamos a definir los tipos de
participantes a la hora de compartir:
● Propietario: Es el creador del documento. Puede editar el documento y eliminarlo,
invitar a lectores y colaboradores, y cambiar algunos de sus derechos sobre el
documento. Ningún colaborador puede eliminar la participación del propietario en el
documento.
● Colaboradores o Para editar: Son invitados por el propietario, aunque a su vez
pueden invitar a otros colaboradores y lectores. Tienen derecho a leer, modificar,
guardar e imprimir el documento.
● Lectores o Para ver: Pueden leer el documento, guardárselo e imprimirlo, pero no
editarlo.
Podemos compartir cualquiera de nuestros elementos de Google Docs, incluso las carpetas.
De hecho, al compartir una carpeta, se comparte todo su contenido. Por eso, si tenemos un
grupo de personas con el que siempre compartimos documentos, nos será más cómodo
compartir una carpeta, e ir asignando los documentos a dicha carpeta, que ir
compartiéndolos cada vez.
Para un documento existen tres opciones de visibilidad diferentes: privado, para cualquier
usuario que reciba el enlace y público en la Web. Para ver cómo está configurado en el
documento, fíjate en el icono que aparece justo al lado del título.
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Privado
Cuando se crean, todos los documentos son privados. Cuando creas un documento privado,
eres la única persona que puede acceder a él. Esto te permite otorgar acceso a otros
usuarios. Cualquier persona que intente acceder al documento deberá iniciar sesión en su
cuenta de Google para comprobar si tiene acceso a él.
La opción "Privado" es la más adecuada para tus propios documentos privados, como una
lista de contactos o un resumen. También es útil si quieres trabajar en colaboración dentro
de un círculo cerrado de personas, por ejemplo, si tú y un amigo o familiar trabajáis
conjuntamente en una carta privada.
Cualquier usuario que reciba el enlace
Un documento en el que se haya configurado la opción Cualquier usuario que reciba el
enlace es como un número de teléfono que no figura en la guía telefónica. Del mismo modo
que cualquiera que conozca un número de este tipo puede marcarlo, cualquier usuario que
conozca la dirección web de un documento de esta categoría puede verlo. Si también
seleccionas la opción "Permitir que cualquier persona modifique los elementos", cualquier
usuario que disponga de la URL podrá ver y modificar el documento. No es necesario iniciar
sesión, por lo que los lectores y editores pueden aparecer como anónimos.
La opción Cualquier usuario que reciba el enlace es idónea para permitir que un grupo de
personas acceda fácilmente a la información de un documento (siempre que no sea
confidencial). Por ejemplo, si eres profesor de universidad y quieres compartir un plan de
estudios y un listado de libros, puedes incluir esa información en un documento que tenga
habilitada la opción "Cualquier usuario que reciba el enlace" y enviar el enlace a los
alumnos. Los documentos de esta categoría no suelen indexarse en los motores de
búsqueda, pero puede que se muestren en los resultados de búsqueda si la URL del
documento aparece en otra página web que esté indexada.
Si quieres cambiar la dirección web del documento, simplemente haz clic en el botón
Compartir en la parte superior derecha para abrir la configuración de uso compartido y, a
continuación, haz clic en Restablecer enlace. Puede que sea necesario que informes de
esta modificación a algunas personas, igual que harías si cambiaras de número de teléfono.
Público en la Web
Si quieres que un documento esté disponible públicamente para todo el mundo, configúralo
como público. Es posible que los documentos públicos se indexen en motores de búsqueda
(como la Búsqueda web de Google) y se muestren en páginas de resultados de búsqueda.
Además, cualquier usuario que encuentre la dirección web puede acceder a ellos. Si
también seleccionas la opción "Permitir que cualquier persona modifique los elementos",
cualquier usuario que encuentre el documento podrá verlo y modificarlo.
La opción Público en la Web es perfecta si quieres informar sobre algo. Por ejemplo,
podrías crear un folleto para un concierto, guardarlo como documento público, publicar un
enlace a él en tu blog e incluso pedir a tus amigos que hicieran lo mismo.
Documentos existentes
El acceso a tus documentos existentes no cambia. Los documentos existentes aparecerán
etiquetados con la opción de visibilidad correcta según lo hayas compartido o no.
● Los elementos que no hayas compartido aparecerán como Privado, sólo para mí.
Los elementos que hayas compartido con personas específicas aparecerán como
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8. Curso Inicial de Tutores on line para Extremadura
Privado para mí y n más, donde n es el número de personas con quien lo hayas
compartido.
● Los elementos que hayas configurado para permitir que cualquier que disponga del
enlace pueda acceder a ellos, aparecerán como Cualquier usuario que reciba el
enlace.
Compartir un documento
Para cambiar la configuración de uso compartido de tu documento (por ejemplo, de Privado
a Cualquier usuario que reciba el enlace), haz clic en el botón Compartir en la esquina
superior derecha. Esto es lo que puedes hacer en el cuadro de la configuración de uso
compartido:
● Cambiar la opción de visibilidad del documento: basta con hacer clic en Cambiar a la
derecha de la opción de visibilidad.
● Consultar quién tiene acceso al documento: los nombres de los usuarios aparecen
en la ventana, donde también se indica si pueden ver o modificar el documento.
● Añadir a editores o a lectores por el nombre: simplemente haz clic en el espacio en
blanco debajo de "Añadir a personas" y escribe una dirección de correo electrónico.
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● Restablecer la dirección web del documento: basta con hacer clic en Restablecer
enlace debajo de la URL del documento (solo para documentos que tengan
configurada la opción Cualquier usuario que reciba el enlace).
● Suprimir a editores y a lectores o modificar el tipo de acceso de cada persona.
● Transferir la propiedad del documento a otro usuario. Para ello, selecciona "Es
propietario" en el menú desplegable que aparece junto a cada usuario con acceso al
documento.
Ahora, los elementos compartidos aparecerán en el listado de documentos de nuestro
colaborador.
Vas a compartir el documento creado anteriormente con tu tutor (monico8@gmail.com). La
opción de visibilad será Privado y no podrás compartirlo con nadie más.
Puedes compartir un documento o un archivo explícitamente con 200 lectores y editores
combinados, o bien puedes cambiar la opción de visibilidad para poner el documento a
disposición de cualquier usuario. Un total de 50 usuarios pueden modificar y ver una hoja de
cálculo, un documento o un dibujo. Hasta 10 usuarios pueden modificar y ver una
presentación o un documento en la versión antigua de Google Docs (estos datos pueden
variar debido a los constantes cambios que experimenta la aplicación).
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