1. Gevinstrealisering i Statens
pensjonskasse
Presentasjon Nokios 26. oktober 2010

2. Om oss
Espen Frøyland, seksjonssjef i
pensjoneringsområdet og prosessleder for
pensjoneringsprosessen, Statens pensjonskasse,
efr@spk.no,
tlf 93 49 18 01
Anne Kristine Næss, sjefskonsulent og
fagansvarlig for gevinstrealiseringsprosessen i EDB
Consulting Group
anne.kristine.ness@edb.com
tlf 47 93 24 90

3. Innhold
1. Om Statens pensjonskasse og pensjonsreformen
2. Hvordan jobber vi med gevinstrealisering i
Statens pensjonskasse?
3. Erfaringer: hva må til for å lykkes?
4. Spørsmål og kommentarer
5. Oppsummering

4. 1. Hvorfor gevinstrealisering av
prosjekter i SPK
• Fremmer effektiv
ressursbruk i offentlig
sektor når vi realiserer
gevinster
• Sikrer uttak av
gevinster for alle
brukergrupper
• Gir toppledelsen
trygghet i at
organisasjonen leverer

5. 1. Statens pensjonskasse
• Tjenestepensjon for 950 000 medlemmer
• Pensjoner:
– Alderspensjoner
– Uførepensjoner
– Etterlattepensjoner
– Avtalefestet alderspensjon (AFP)
• Forsikringsordninger
• Forvalter pensjonsordningen for alle
apotekene

6. 2. Pensjonsreformen i SPK
• Hvorfor Prosjekt Perform?
– Nytt regelverk fra 1. januar 2011
– Gammelt saksbehandlingssystem supporteres ikke lenger
– Endrede grensesnitt for overføring av data mot NAV og
andre samarbeidspartnere
– Behov for oppgradering av all infrastruktur
• Kostnadsramme på om lag 1 mrd. kroner
• Nytt system blir levert gjennom leveranser hvert
tertial fra 2009 og ut 2011

7. 2. Viktigste mål for Performprosjektet
• Finansielle gevinster:
– Mer effektiv saksbehandling
– Økt automatisering og selvbetjening på sikt
• Kvalitetsforbedring:
– Korrekt pensjon og premie
– Opprydning i medlemsdatabasen
– Bedre elektroniske grensesnitt gir mer korrekte data inn
• Økt omstillingsdyktighet
• Økt elektronisk samhandling
• Økt styring og kontroll internt
• Økt eller opprettholdt kunde-/medlemstilfredshet

8. Implementering
2. Fasene i prosjektet
Mål for
prosjektet
Mål for
virksomheten
Analyse av
prosjekt
Måling/gevinst-
realisering
Evaluering av
prosjektet
Tilbakemelding
Prosjekt

9. Mottakerne av
løsningen
Implementerings-
team
Prosjekt Perform
(interne og eksterne deltakere)
Styringsgruppa
(berørte toppledere i
SPK)
Linjeledere i SPK
(IT- og
forretningsområdene)
2. Roller og ansvar
Prosjekt-
ledelsen

10. 2. Analyse av hvordan leveranser
påvirker pensjoneringsprosessen
Motta og
fordele
Klargjøre
Vurdere
vilkår
Beregne
pensjon
Foreta
oppgjør
Pensjoneringsprosessen
Pensjonisten
mottar rett
pensjon til
rett tid
Melding fra
arbeidsgiver
om at ansatt
skal
pensjoneres

11. 2. Tidsløp og aktiviteter ifm. gevinstrealisering av
mai-leveransen (saksbehandle nye alderspensjoner)
Avklart
ansvarsdeling
mellom linje og
prosjekt
Forankring av
gevinstrealisering
hos toppledelsen
2009 2010
1. mai
leveranse
Bruker-
undersøkelse
(basismåling)
Opplæring
Feiring med
adm. dir.
Rutineutvikling
Prioritering av
innhold i
leveranse
Informasjonsmøter
Brukerundersøkelse
(etter leveranse)
Løpende måling
i målekort

12. 2. Målinger
• Medarbeiderundersøkelser
– Tilfredshet blant saksbehandlere i
pensjoneringsprosessen før og etter leveranse
• Hvordan opplever du kvalitet og effektivitet i
pensjoneringsprosessen?
• Hvor tilfreds er du med pensjonssystemet?
• Hvordan trives du med arbeidet ditt?
– Gjør oss i stand til å måle virkninger av innføringen av
nytt verktøy
• Løpende måling i målekort
– Tidsregistreringsverktøy (effektivitet)
– Antall feil (kvalitet)

13. 2. Resultat fra brukerundersøkelse april 2010
og gjetning for neste måling1)
0 1 2 3 4 5
Jeg trives med mine arbeidsoppgaver
Jeg synes at arbeidet i
pensjoneringsprosessenskjer på en
effektiv måte
Jeg opplever responstidensom god i
systemet
nov.10
apr.10
?
?
?
1) Gjennomsnittlig score. Skala fra 1 til 5 der 1 er helt uenig og 5
er helt enig. Kilde: Intern måling SPK

14. 2. Løpende måling. Målekort i
pensjoneringsprosessen1)
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Saksbehandlingstid
Rettprosent
Andelpensjoner som er er riktig beregnet (venstreakse)
Gjennomsnittligsaksbehandlingstid for nyealderspensjoner (høyreakse)
1) Merknad. Ikke reelle tall

15. 3. God ansvarsfordeling og forankring
• Både prosjekt, linje og toppledelse må involveres
i gevinstrealiseringsarbeidet
– Felles ansvar å prioritere innhold i prosjekt
– Linjeledelsen må involveres på et tidlig tidspunkt
• Må avklare hvem som har ansvar for hvilke
aktiviteter.
• Må sikre at den enkelte forstår hva arbeidet
består i.

16. Spørsmål eller kommentarer?

17. Oppsummering
• Gjør det enklest mulig
• Etabler en samarbeidsmodell mellom linje og
prosjekt
• Start tidlig med å tenke gevinstuttak
• Analyserer forventede gevinster, kostnader, risiko
og nødvendige tiltak
• Følg opp gevinstuttak i etterkant av prosjekt-
leveranse

18. Takk for oss!

19. 1. Utfordringsbildet i offentlig sektor
• Fokus på teknologi heller enn forretning
• Starter for sent med gevinstrealisering
• Ansvar for oppfølging av prosjekt pulveriseres når
linja overtar
• Målkonflikter på kort sikt mellom prosjekt og linje
• Skjønner ikke poenget med gevinstrealisering
• Toppledelsen tror at ”ting går av seg selv”

20. 2. Definisjon av gevinstrealisering
• Med gevinstrealisering mener vi aktiviteter
som utføres for å ta ut de gevinster et
prosjekt kan forventes å gi1)
• Eksempel: Hva vi må gjøre av tiltak for å
oppnå gevinster av et prosjekt som skal få
kunder over på en nettbasert løsning
1) SSØ (2010). Veileder i gevinstrealisering

21. 4. Analyse av potensielle gevinster, kostnader, risiko
og nødvendige tiltak for å ta ut gevinster (et utvalg)
Type Spesifisering
Forventede gevinster
Effektivitet Arkivet sparer tid på tid på å lete og slipper postrunde på alderssaker
Avdeling Klargjøring sparer tid fordi vi får lik behandling av alle alderssaker,
mindre papir
Kvalitet Saksbehandler må følge en fast saksflyt slik at vi i større grad får lik
behandling av alle alderssaker
Saker blir ikke borte i et fysisk arkiv eller i pensjonsavdelinger
Forventede kostnader
Opplæring Opplæring i alderspensjon for alle saksbehandlere. Om lag 5 timer per
saksbehandler
Opplæring i bruk av elektronisk arkiv. Ca 1 time per saksbehandler
Tidsbruk Midlertidig økt saksbehandlingstid som følge av nye rutiner. Midlertidig behov for
2 nye saksbehandlere ut 2010
Arkiv må skanne flere alderspensjoner for to nye avdelinger. Om lag 20-30 saker
ekstra i uken
Risiko - For lav bemanning i arkiv kan gi flaskehals
- Saksbehandlere har motvilje mot nye roller i saksbehandlingsverktøyet
Tiltak Gjennomføre opplæring. Ansvar: Innføringskoordinator
Motivere for nye roller. Ansvar: seksjonsledere

22. 5. Opplæring og rutineutvikling i parallell
Opplæring
• Elæringskurs
– Gir læringsutbytte
– Fleksibelt
– Motiverende
• Klasseromsundervising
Rutineutvikling
• Knytter rutiner til
pensjoneringsprosessen
• Etablerer beste praksis

23. 5. Bygge motivasjon for endring
• Viktig med markering
av leveranser
• Ikke bare
prosjektmedarbeidere,
men også mottakerne
av leveransen er med
på markeringer

24. 4. Implementeringsteam
• Ett implementeringsteam per hovedprosess
– Prosess- og delprosessledere
– Representant fra forretningssiden i prosjektet
– Representant fra IT-området
– Representant fra innføringsteam
• Planlegger og gjennomfører implementering av leveranser
– Planlegge og gjennomføre informasjon- og opplæringsaktiviteter
– Utvikle nye rutiner
– Gjennomføre faste møter rundt forventede gevinster og
kostnader, risiko og tiltak
– Måle og evaluere effekt av leveransene
• Innføringsteamet i prosjektet lager brukerdokumentasjon,
holder opplæring og andre kommunikasjonmessige aktiviteter (som
for eksempel markeringer).
Implementerings-
team