Cap 3 Ferias y Exposiciones

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Cap 3 Ferias y Exposiciones

  1. 1. Capitulo 3Ferias y exposiciones
  2. 2. Características de las ferias y exposiciones. Las ferias y exposiciones nacionales o internacionales, son centros donde se reúnen vendedores y compradores, para difundir, exhibir artículos y servicios.
  3. 3. Las exposiciones se pueden dividir en:Independientes.Complementarias.
  4. 4. Las ferias a diferencia de las exposiciones se caracterizan porque también tienen otros atractivos como son: Actuación de artistas, conjuntos musicales, grupos de bandas. Bailes. Charreadas. Conciertos. Estudiantinas. Jaripeos. Juegos de azar.
  5. 5. Juegos mecánicos y pirotécnicos.Rifas.Rodeos.Verbenas.
  6. 6. Funciones principales Las funciones se deben adaptar dependiendo si es una exposición complementaria o independiente. Dentro de las funciones principales del coordinador de exposiciones se pueden destacar las siguientes: Lugar sede. Programa de trabajo. Personal.
  7. 7. PresupuestoCaracterísticas de los módulos.Pabellones y módulos.Inventarios.Mobiliario.
  8. 8. Pabellones y módulosNo existen reglas para la ubicación de pabellones, pero se considerapreferible colocarlos cerca del frente y al centro del salón o bien en unaentrada o salida del lugar.Los pabellones se pueden dividir por:TemasEspecialidadRamaEn cada exposición en particular hay que adaptar los pabellonesdependiendo de la temática y el objetivo, prioridad por orden deinscripción, importe de donativos o patrocinios, funcionalidad y estéticade la exposición, etc.
  9. 9. InventariosEs necesario elaborar un inventario de los objetos y productos que entrarán a laexposición.Se debe solicitar a los expositores que el inventarío lo elaboren antes demandar los elementos y productos que conformen el modulo al lugar de laexposición para facilitar el control.La coordinación de recepciónse encargará de que todos losproductos de las diferentesempresas sean expuestos ypresentados en la feria.
  10. 10. MobiliarioContar con el mobiliario necesario para rentarlo a los expositores: Banco para mostrador Botes de basura y ceniceros Cómodas Escritorios Exhibidores Floreros Juegos de postes Lámparas Libreros Macetas Mesa para banquetes Mostradores Percheros Refrigerador minibar Sillas plegables Sillones
  11. 11. SoftwareExisten diferentes tipos de software para facilitar la organización y realizaciónde eventos y apoyar el proceso de generación de posibles negocios.Los nuevos adelantos y tendencias en las computadoras, las presentacionesaudiovisuales, las técnicas de venta y los avances en las comunicaciones, hacenque los eventos de esta naturaleza sean cada vez más eficientes, eficaces ycobren mayor importancia para los empresarios.
  12. 12. PolíticasUna política representa el marco de referencia para la realización de lasacciones que se deben emprender en un periodo de tiempo.Una política debe cumplir los siguientes puntos:Debe de estar basada en un análisis de las condiciones reales.Debe presentarse en un lenguaje claro y simple.Debe especificar objetivos concretos y definir claramente las metasesperadas.Debe especificar las prioridades y problemas.Definir la metodología a emplear.Debe ser concreta y específica.Debe tener límites definidos en el tiempo, objetivos y campos de aplicaciónclaramente definidos.
  13. 13. RecomendacionesPara entrar en un proceso de mejoracontinua es necesario que losorganizadores escuchen lasrecomendaciones personales de losexpositores y de los asistentes a laexposición.Si su asistencia a este tipo deexposiciones es repetitiva, hay queverificar que sus datos generaleshayan sido registrados para invitarlosa próximas ferias y exposiciones.
  14. 14. Cierre de la exposiciónSe deben coordinar las actividades posteriores a la exposición; los organizadoresy/o responsables de los módulos tienen que:Coordinar el empaque, embalaje, traslado y expedición de los equipos yproductos expuestos.Desmontar los módulos.Pagar los honorarios y salarios al personal contratado.Recoger la documentación correspondiente.Entregar y cumplir con las obligaciones con los responsables del lugar sede dela feria o exposición.
  15. 15. Resultados esperados por los organizadoresPara los organizadores: Los resultados que obtengan los expositores son muy importantes, porque de su éxito depende la realización de futuras exposiciones. La medida del éxito también es cuantos metros cuadrados de espacio se vendieron; mientras más espacio se vende, más éxito se tiene. Comercializar una exposición, es estar al frente de una empresa en donde el producto es la misma exposición. Los expositores deben de tener objetivos muy concretos y claros cuando deciden participar en una exposición.
  16. 16. Objetivos de los expositores Dar a conocer avances, desarrollos, ventajas e información general sobre sus productos y servicios. Fomentar las relaciones públicas con los clientes y los competidores para buscar oportunidades de hacer nuevos negocios. Ser una oportunidad para reforzar los vínculos entre la organización y los clientes o sus distribuidores o agentes. Conocer la competencia para ponerse al día en cuanto a estrategias, innovaciones, modelos, estilos, tecnología y el movimiento comercial del mercado.
  17. 17. Ventajas de asistir a una exposición El expositor decide y genera el tipo de ambiente mas propicio para cerrar las ventas. Los compradores van a la exposición, no hay que buscarlos o ir a visitarlos, y están mas tranquilos para conversar y concentrarse en conocer las características y bondades de los productos. El comprador tiene todo el tiempo disponible para escuchar y no es interrumpido como podría ser en sus oficinas. Se puede contratar o disponer de los espacios necesarios para hacer las demostraciones de los equipos y productos. Se pueden hacer demostraciones con equipos múltiples.
  18. 18. Funciones principalesLas funciones principales de los expositores son las siguientes:Función: planificar la participación en la exposición.Cuando se decide participar en una exposición, el expositor debe incluir en su plan:-Los objetivos de su participación-El presupuesto necesario-El análisis e identificación del mercado potencial-Los productos que va a promover-Las estrategias de promoción y publicidad-El personal que va a participar (gerencia corporativa, mercadotecnia y ventas, diseño y publicidad, apoyo, oficinas)
  19. 19. Participación en exposicionesFunción: decidir cuándo participar en exposiciones Las exhibiciones son un asunto controvertido para muchas empresas, ya que sus ejecutivos argumentan que la mayor parte se exceden en su duración; generalmente se tiene poca asistencia. Normalmente las empresas participan en ferias o exposiciones, en función de un plan general de comercialización más amplio que la participación misma.
  20. 20. Exposición adecuadaFunción: definir la exposición apropiada Las empresas para seleccionar en que exposición van a participar se auxilian de catálogos anteriores y publicaciones especializadas. Estas fuentes pueden dar mucha información sobre las características de la exposición. Son varios los puntos fundamentales que se toman en cuenta para elegir la exposición para un determinado producto o servicio:
  21. 21. Determinar el mercado en el cual se pretende que participe la empresa.-Tiene que ser una exposición adecuada para la magnitud y giro de la empresa, así como para el tipo de producto que se desea exhibir.-Debe de ser apropiada para poder comercializar los productos de la empresa. -Debe conocer los objetivos que busca cumplir asistiendo a la exposición.
  22. 22. PresupuestoFunción: definir el presupuesto necesario para la realizaciónAlgunos de los conceptos que hay que considerar son:-Alquiler del espacio, del modulo y exhibidores.-Escenografía del modulo, publicidad y promoción, limpieza.-Honorarios y sueldos del personal.-Embarque y almacenamiento.-Seguros de transporte y mercancía, gastos de representación.
  23. 23. EspaciosFunción: seleccionar los espacios más adecuados para los módulosAlgunos elementos que se deben considerar para escoger los mejores módulos son: -Entradas, salidas y pasillos con mayor afluencia de publico. -Considerar la cercanía con conexiones de agua, gas y electricidad, así como teléfonos y servicios sanitarios. -Si se tienen ventajas competitivas con relación a la competencia, es conveniente ubicarse cerca de ellos. -Evitar las áreas donde se venden alimentos y evitar extremos cerrados.
  24. 24. Productos y materiales Función: Coordinar los productos y materiales para armar módulos.- La escenografía destinada para el módulo- Los materiales destinados a la presentación de productos o servicios.- Los productos que se quieran promover .- Los impresos que se pretenda distribuir (prospectos, catálogos, folletos técnicos, boletines y revistas especializadas).- Material de animación ( videos, películas, diapositivas, maquetas, esquemas didácticos, fotografías, acetatos, gráficos, mamparas informativas, etc).
  25. 25. Exhibidores Función: Seleccionar los exhibidores adecuados.- De mesa: Diseñados para colocarse encima de una mesa y tienen la ventaja de que son fáciles de transportar, instalar y desmontar. Dependiendo del material de que se fabriquen, su espacio puede ser accesible.- Portátil: Se transportan con facilidad, muy útil y en algunos casos es lo más adecuado. Hay que considerar que la mayoría tiene poca capacidad.- Modular: La característica principal es que las estructuras son intercambiables, es flexible y puede adaptarse a cualquier espacio.- A la medida: Están fabricados especialmente y diseñados con las características y materiales necesarios para su mejor funcionamiento en el lugar designado.
  26. 26. Transportación e instalación• Función: Transportar e • Documentación general del área instalar los de ventas (listas de precios, módulos, exhibidores, equipo manuales técnicos, tarjetas de y productos en el lugar de presentación. sede. • Muestras de los productos.• Equipos y material de • Mobiliario. oficina. • Equipos para la presentación.• Folletos promocionales y técnicos. • Permisos y licencias.• Carteles.• Fotos.• Publicaciones.
  27. 27. Estrategia de Mercadotecnia Función: Definir la estrategia de mercadotecnia.1. ¿Quiénes son los clientes potenciales que pueden asistir?2. ¿Dónde se encuentran?3. ¿Cuáles son sus problemas y necesidades?4. ¿Qué están esperando de nosotros?5. ¿Qué beneficios puede proyectar nuestra empresa a estos prospectos?6. ¿Qué competidores participaran?7. Ventajas y desventajas comparativas de nuestros productos con respecto a los de los competidores.8. ¿Cuáles son las fortalezas y debilidades como empresa en relación a la competencia?9. ¿Por qué se desea participar en la participación?10. ¿De qué presupuesto se dispone?11. ¿Qué se debe hacer para formar parte de la exposición?
  28. 28. Estrategias del módulo.• Función: Definir estrategias de atención en el módulo.• Categorías de visitantes.• Clientes invitados por el expositor.• Los prospectos o clientes potenciales.• Los vendedores de otros productos.• El público en general.• Los representantes de los medios de comunicación.• Personalidades e invitados especiales.• Personal de la competencia.
  29. 29.  Elementos que influyen en la decisión de los clientes potenciales para visitar el módulo.- Ubicación del modulo- Demostraciones interesante de los equipos y productos.- El tipo de módulo y exhibidores.- Recomendaciones de los vendedores de la empresa u otros clientes.- Innovaciones.
  30. 30. CapacitaciónEs capacitar al personal que intervenga en la realización del evento y/o exposición.La capacitación debe comprender lo siguiente: Comprender el objetivo por el expositor Conocer las características principales de los productos (fichas técnicas) Las técnicas fundamentales de la venta Las funciones, actividades, deberes y responsabilidades de cada uno durante la exposición
  31. 31.  Las características principales del país y de la ciudad en que tendrá lugar la feria. La mentalidad y las costumbres comerciales de sus habitantes Los posibles problemas técnicos que plantea la exposición El comportamiento adecuado en el modulo
  32. 32.  Además, la capacitación también debe incluir Argumento de venta: El vendedor debe dominar la siguiente información: El personal también debe de tener capacidad de:
  33. 33. Reuniones de calidad Es coordinar reuniones para mejorar la calidad del servicio en los módulos.
  34. 34. RESULTADOS ESPERADOS El éxito de una exposición es un logro particular de cada empresa y puede basarse en muchos factores: ventas técnicas, introducción de nuevos productos y de la forma de desarrollar las relaciones con los clientes. Los expositores no miden el éxito de una exposición o feria comercial, con relación a la cantidad de relaciones comerciales que hayan sido registrados, sino de la calidad de estos contactos de las ventas logradas.

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