La empresa Aires de Altura SRL es una constructora y estudio contable con 70 empleados y 2 sucursales en Córdoba Capital. Gestiona proyectos inmobiliarios y administra consorcios. Su departamento de contabilidad usa el software Holistor, pero las demás áreas usan hojas de cálculo separadas. Esto dificulta el flujo de información. Se recomienda evaluar un sistema integrado para mejorar la gestión de datos y la toma de decisiones.

1. UNIVERSIDAD NACIONAL DE CÓRDOBA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
Tema: Trabajo de Campo
Materia: Sistema de la Información y Datos I
Comisión: Viernes 19hs – 21hs – Aula de Informática
Cátedra: Cr. Castello
Profesor Prácticos: Francisco Gatti
Integrantes del Grupo:
• Natalia Paola Mercado Pedernera; Legajo: 34246651
• Francisco Grasso; Legajo: 34254897
• Nicolás Agustín Molina Brendolise; Legajo: 35523999
• Nicolás Alvarez Quiñones; Legajo: 34767989
• Jose Maria Carranza Casas; Legajo: 35283812
2012

2. Punto II: Presentación de la empresa
Identificación de la Empresa:
Denominación Social: Aires de Altura S.R.L.
Domicilio: Calle Martín García 778, 7 piso D y E
Actividad: Constructora y Estudio Contable.
Entrevistado: Cr. Mariano Britos Cargo: Dueño
N° empleados: 70 aproximadamente
Sucursal Martín García N° Sucursales: 2 en Córdoba Capital
Historia y Características de la Empresa
La empresa Aires de Altura S.R.L. del Grupo Britos comienza en el año 1997
cuando su director el Cdor. Mariano Britos desarrolla su profesión
estableciendo un estudio jurídico-contable-impositivo.
A partir del año 2001 con el afán de crecer y desarrollarse en la profesión
que había elegido para llevar a cabo a nivel personal decide diferenciarse en
algunos sectores y se dedica exclusivamente a implementar una alternativa de
inversión segura y rentable dedicada a la construcción de propiedades en
altura (desarrollo inmobiliario). Desde ese momento se forma un equipo
interdisciplinario entre arquitectos y contadores con el fin de llevar a cabo el
proyecto.
El proyecto conformado por diversos profesionales se lleva delante de
manera exitosa aumentando el tamaño de la organización de manera
asombrosa, demostrando el eficiente trabajo y la confianza depositada de los
clientes en la organización. De esta forma las empresas del Grupo Britos entre
ellas Aires de Altura SRL. están pura y exclusivamente destinadas a manejar la
rentabilidad, seguridad y confianza de los inversores que apuestan al grupo,
através de sus actividades.
El departamento de Arquitectura a cargo del Estudio Juncos-Londero se
encarga del desarrollo de proyectos de edificios en altura. Su tarea se basa en
desarrollar la estética de los edificios conjuntamente con la funcionalidad de los
mismos logrando departamentos y unidades funcionales.
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3. Dentro del personal de la empresa contamos con arquitectos, encargados
de obra, especialistas eléctricos, gasistas, carpinteros y pintores para poder
cumplir con los estándares exigidos en el rubro de la construcción.
Contamos con una oficina donde nuestros encargados del Departamento de
ventas (corredores inmobiliarios y contadores) pueden solucionar las
inquietudes de los clientes y asesorarlos en la compra de nuevas unidades.
También los corredores del Departamento de Inmobiliaria pueden asesorarlo si
lo que usted desea es obtener una renta de su inmueble una vez terminado y
entregado.
Por otra parte el estudio también se encarga de la administración de los
nuevos consorcios para poder brindar una mayor cobertura y compromiso
durante los primeros años de terminado el edificio.
El estudio contable sigue funcionando no solo para llevar la contabilidad
interna del grupo Britos en el departamento de Desarrollo de Proyectos de
Inversión, Ventas e Inmobiliaria sino también cumpliendo con todas las
obligaciones que representan la gestión contable impositiva los clientes
externos al grupo.
Organigrama de la empresa:
Estudio Juncos- Aires de Altura S.R.L.
Londero
Oficina San Martín Deposito-Galpón Obras en construcción Oficina Gral. Paz
Gerencia
Departamento Departamento Departamento Estudio
Departamento Ventas desarrollos Inmobiliaria Contable
inmobiliarios
Área Alquileres
Área Administración de
Consorcio
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4. Punto III: Descripción de las Tecnologías y Sistemas de
Información de una organización
Organización en General
Bloque TI:
SERVIDOR
Hardware: Dell OptiPlex 680 // Micro Intel I3 G630 3mb 2.60ghz Lga 1155 Dual
Core // Western Digital WD2500AAJB 250 GB IDE HDD
Monitores: LG 17 pulgadas LCD 1280x 720
Mouses: Genius Net Scroll
Impresora: Samsung Ml-1665 Laser
Escanner e impresora (multifunción): Hp F2050 Multifunción
Router: Wrt160n Router Wifi Linksys Cisco 300 Mbps
TERMINALES (6) : Se conectan entre si a través de una red LAN del área
local, en forma de estrella (todas las PC conectadas al servidor), su vez la red
esta conectada a internet por medio de una red WLAN de WI FI, las terminales
utilizan la red inalámbrica para acceder a internet mediante un router
respectivo.
HARDWARE: Procesador Intel Pentium DUAL CORE D915 2.8 GHz.
- Memoria DDR2 SDRAM de 1 GB a 533 MHz.
- Disco duro de 160 GB a 7200 RP
Software de Base: Windows Vista Home Premium N;
Estructura de Comunicaciones: Utilización de Redes Lan, con la
necesidad de funcionamiento Online;
Departamento Estudio Contable
Bloque SI:
• Software Holistor: Un software orientado a la satisfacción integral
de los actuales requerimientos contables, laborales e impositivos.
Estructura del producto
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5. Holistor ESTUDIOS CONTABLES se divide en módulos que trabajan en
forma individual o perfectamente integrados entre si, utilizando la misma misma
base de datos (servidor) para todas las terminales. Cada terminal tiene a su
vez en su HDD instalado el programa y puede ejecutarse de manera
independiente y simultanea (en cada computadora pueden realizarse diferentes
procesos) al servidor pero los datos van a ser almacenados en su BDD, por lo
que necesita si o si que este corriendo el Holistor en el servidor.
Para obtener un acceso al programa cada terminal posee un usuario
determinado y su respectiva contraseña, con la cual accede a una determinada
cantidad de procesos y datos previamente establecidos por el administrador
(servidor).
A su vez el Holistor cuenta con un administrador de BDD para cada “cliente”
que se ingresa en la base de datos principal del programa (con esto referimos
a los diferentes clientes de la firma). De esta manera se trabaja por clientes
dentro del programa y cada uno tiene sus respectivas BDD dentro del mismo,
almacenando y actualizando la información constantemente.
Los REQUISITOS MINIMOS de ejecución son cumplimentados y superados
en cualquier caso. Cualquiera de las computadoras puede correrlo sin mayores
dificultades. A continuación detallamos los mismos.
Sistema Operativo: Microsoft Windows XP o superior
Memoria Ram: mínimo 256 Mb. Recomendado 512 Mb
Procesador: Pentium III 700 Mhz o superior
Espacio en disco: 200 Mb
Con cada cliente existe la posibilidad de utilizar cualquier proceso dentro de los
módulos, pero cada usuario tiene su permiso de acceso a ciertos procesos e
información de la base de datos.
MÓDULO CONTABILIDAD: Prevé los procesos para la presentación del
Balance General, Libros Contables Obligatorios y Auxiliares.
MÓDULO IVA REGISTRACIÓN: Emite la registración según el régimen
vigente y controla posibles inconsistencias en los datos ingresados.
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6. MÓDULO PERSONAS FÍSICAS: Personas Físicas elabora las declaraciones
del I.G., Ganancia Minima Presunta y Bienes Personales, según las
disposiciones vigentes y los datos patrimoniales de las personas.
MÓDULO PERSONAS JURÍDICAS: Personas Jurídicas determina el IG y
Ganancia Mínima Presunta de sociedades.
MÓDULO LIQUIDACIONES MENSUALES: Calcula impuestos locales e IIBB
mediante la aplicación de una alícuota respectiva sobre las ventas.
MÓDULO SUELDOS Y JORNALES: Realiza liquidación de múltiples
empresas y convenios.
Característica de la Problemática a Analizar.
Aires de Altura SRL esta subdividida en una cierta cantidad de
departamentos, conjuntamente con un gran número de empleados, muchos de
los cuales van rotando según la demanda de las distintas construcciones. Esto
implica que el flujo de información que recorre la empresa es extremadamente
amplio con lo que las conexiones entre las distintas áreas debería ser optima.
Esto no sucede así ya que no utiliza sistemas de la información que unifiquen
los procesos para el registro de las entradas y salidas del personal y
almacenen estas modificaciones en una misma BDD, sino que se basa en
tablas de Excel que se van modificando de acuerdo a las variaciones del
personal
. El área encargada de estos registros es la de estudio contable que no solo
trabaja con clientes exteriores si no que maneja la contabilidad de la propia
empresa en cuanto a IVA, sueldos y jornales y balances.
La organización no cuenta con una base de datos unificada para todas las
áreas, cada una tiene su propia base y al estar conectadas en red, cada área
comparte los archivos de su base de datos con las demás. Así la única área
que cuenta con un sistema exclusivo para sus tareas es la de contabilidad.
La gerencia reconoce que necesita de un cambio en el manejo de la
información para integrar la empresa en todos sus niveles, situación que no ha
podido remediar debido a la gran incertidumbre que genera el cambio en todos
los niveles, la gran rapidez que este cambio necesita en su incorporación y la
cantidad de información que habría que cargar a la nueva solución (sistema) ya
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7. que el flujo de información de la organización que se modifica a cada minuto,
no solo en cuanto al movimiento del personal (de una construcción a otra,
seguros, suspensiones, bajas, altas, modificación de legajos, etc.) si no
también en cuento a las ventas de los departamentos, las cuotas abonadas,
adelantadas y adeudadas de cada uno de los clientes y de los servicios de
administración de consorcios (esto se registra a través de tablas de Excel y
estados financieros realizados en la misma aplicación).
En cuanto a la gestión de materiales, el galpón que posee la organización
(se auto-abastece) tiene su propio sistema de inventario, en el que se registran
ingresos y egresos de materiales, devoluciones a proveedores, valuaciones
contables, destino de los mismos y personal responsable; no esta sincronizado
con el resto de los sistemas y aplicaciones (incluyendo las bases de datos
correspondientes) que utiliza el resto de la empresa. Esto no esta dentro de las
prioridades que maneja la empresa, ya que las tablas que maneja en EXCEL
cumplen satisfactoriamente los requisitos del momento.
Así nosotros detectamos una de la problemáticas ARI: Gestión del cambio
tecnológico, ya que incluso actualizar los programas que ya tiene la empresa
requiere mucho esfuerzo, dedicación y tiempo con el que no cuentan y por
varios conceptos: falta de planificación estratégica y la definición de objetivos
en el proceso de cambio, por la falta de metodología en el proceso, estructura
inadecuada, falta de recursos y no haber pensado correctamente en que va a
ganar cada empleado con el cambio no se han llevado a cabo.
Se debería realizar una evaluación integral del problema para ver si existe
un sistema que cumpla con los requisitos necesarios para realizar todas las
tareas que actualmente se llevan a cabo y a su vez optimizar el flujo de datos y
el almacenamiento para lograr una mejor presentación de la información
necesaria para la toma de decisiones.
Además notamos que a pesar de definirse como una estructura
descentralizada con varios puntos de poder para la resolución de problemas en
la práctica, todos los problemas y las resoluciones de todas las áreas pasan
por los niveles superiores dentro del organigrama.
Integración del Holistor Departamento de Contabilidad.
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8. Nosotros elegimos para analizar el caso el departamento de contabilidad por
que consideramos que es el que mayor flujo de información debe procesar y el
que mas necesita una profunda reorganización de los datos que posee y la
información que suministra; el programa Holistor en este caso es de gran
ayuda ya que ahorra tiempo y soluciona muchos problemas.
Con el mismo se evitan la duplicación de los datos y se producen
actualizaciones automáticas en la información de cada cliente, cosas que con
las planillas del EXCEL no se logran, además permite acceso desde cualquier
computadora a la base de datos del programa en caso de necesitar
información, modificar o actualizar.
En un comienzo no estaba en sus planes adquirir el software porque el área
funcionaba de una manera óptima y el recurso informático, en general, no tenia
una marcada importancia por su aporte a la rentabilidad. Pero luego la
expansión y diversificación fue haciendo necesario la incorporación de recursos
que faciliten y automaticen tareas que demandarían mucho tiempo y esfuerzo.
Dada la magnitud que implicaba el cambio, resulto necesario considerar
tanto la alternativa del desarrollo de un sistema a la medida de las necesidades
de la empresa, así como también la adquisición de un paquete estandarizado
que cumpliese los mismos objetivos.
Aires de altura no contaba con un presupuesto relativamente alto para
afrontar las actividades de formulación, relevamiento y análisis, diseño,
contracción y mantenimiento; frete a la alternativa de comprar, que no solo es
mas económica sino que ya esta disponible en el mercado para su rápida
implementación y solo requiere de actualización y configuración. Es por ello
que se decidió por la adquisición del software Holistor.
El mismo es un software integral para la gestión contable, laboral e
impositiva de su Estudio. Es un software modular, multiusuario y de fácil
utilización. Cuenta con Actualizaciones legales y funcionales acordes a
cambios en la legislación vigente y mejoras continuas. Especialistas
capacitados brindan un excelente soporte técnico y profesional para ayudar a
resolver las dudas e inconvenientes del uso.
En el resto de las áreas de la organización todavía se utilizan las tablas de
EXCEL pero se esta evaluando la manera en que funciona el Holistor para
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9. poder aplicar el mismo proceso de cambio (adquirir un sistema de gestión de
recursos apto para las necesidades de cada area), viendo si resulta efectiva su
aplicación y recolectando información acerca de costos y beneficios financieros
y no financieros.
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10. Punto VI: Conclusiones del Grupo
Estamos en un mundo turbulento, competitivo y en constante evolución que
exige que todas las organizaciones y sus miembros sufran cambios dinámicos
si quieren las organizaciones desempeñarse de manera competitiva.
Hemos visto la necesidad constante de actualización y puesta en valor de
los sistemas informáticos desde la planificación misma de la empresa como un
organismo que actúa en un entorno que de manera permanente cambia las
reglas de juego.
Si no se tiene en cuenta estos aspectos en el ámbito de los sistemas de
información de manera periódica, se pierde competitividad en forma progresiva
hasta tornarse los procesos practicados obsoletos, mientras mayor sea la
demora en actualizar sistemas y procesos, mayor es el costo que generaran al
implementarse (costo monetario de desarrollo, adquisición, reparación y
mantenimiento, capacitación a los usuarios, inversión en requisitos de
funcionamiento, etc).
Es necesario más que nunca el pensar y repensar las organizaciones, darles
sentido de dirección, desarrollar estructuras organizacionales aptas para que
dichos procesos funcionen oportunamente, utilizar agresivamente la tecnología
de punta que ayude a materializar la visión trazada para la organización.
Aires de Altura no iba a ser la excepción del caso, optando por el cambio en
la tecnología para así poder adaptarse a la competitividad del entorno. A
nuestro modo de ver todos los criterios de selección como la implementación
del software fue la más acertada para la empresa ya que combinaba sencillez y
eficacia a la hora de utilizarlo.
A la hora de seleccionar entre las alternativas de hacer para comprar, se
decidió adquirir un paquete estandarizado debido a la facilidad de su uso, bajo
costo de mantenimiento, capacitación provista por el mismo proveedor,
resultantes de mucho tiempo de experiencia en el mercado; su confiabilidad y
consistencia fueron claves para sortear el hecho de que la resistencia al
cambio sea un impedimento para su implementación.
El cambio contemplo la mayoría de las variables condicionantes del éxito de
todo cambio.
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11. Por ende, desventajas como la incertidumbre y limitaciones presupuestarias
no debe ser un impedimento para que la empresa mantenga su posición y siga
evolucionando en el mercado.
Como conclusión, la gestión del cambio tecnológico implementada, fue
realizada exitosamente en tiempo y forma, y los beneficios se van a
incrementar aun mas a medida que se eliminen todas las barreras de
conocimiento que puedan presentar los usuarios, es decir mientras mejor
conozcan el programa, mejor uso le podrán dar.
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