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Auditoría interna del SGC
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Relación de términos
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Documentos que rigen las auditorías del SGC
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PROGRAMA DE AUDITORIAS
INTERNAS DEL SGC
Elaborado por:
- Representante de la
Dirección (o quien él
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Periodo:

 

 
Año 2.011

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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PREPARACION DE LA AUDITORIA
REVISION DE LOS CRITERIOS DE AUDITORIA

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Esquemas de las preguntas para procesos
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EJECUCION DE LA AUDITORIA EN SITIO

Consiste en:
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FORMA ADECUADA DE ESTABLECER
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OBSERVACIONES:
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INFORME FINAL

EL INFORME DEBE CONTENER:
•Detalle del plan de auditoría
•Actividades desarrolladas
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de un requisito

No Conformidad

Incumplimiento
de un requisito
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Al encontrar un hallazgo:
1.Corrección (cuando sea válido)
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1. Corrección
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NO CONFORMIDAD

CORRECCIÓN

Varios productos han ge...
2. Análisis de Causas
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3. Definición de Actividades
Una acción correctiva es la acción
tomada para eliminar la causa de una
no conformidad detect...
4. Seguimiento
¿Se
realizaron
las
actividades
en
los
tiempos programados
y por los responsables
especificados?
5. Evaluación de la eficacia
¿Las actividades están dirigidas a la causa
del problema o es un arreglo momentáneo a un
sínt...
6. Cierre de la Acción
SI

Cierre de acción

¿La acción fue
eficaz?
NO

Realizar nuevo análisis de
causas y plantear nueva...
“Cualquier cosa que la mente pueda concebir y
creer,
lo puede alcanzar.” - Napoleon Hill,
Conceptos auditoria s
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  1. 1. HACIA UNA CULTURA DE AUDITORIAS PARA EL HACIA UNA CULTURA DE AUDITORIAS PARA EL MEJORAMIENTO DEL SGC MEJORAMIENTO DEL SGC La Auditoría para el mejoramiento del SGC : 1.asume un gran respeto por las partes interesadas. 2.presupone que los colaboradores de la organización obran de buena fe 3. Nos ayuda a entender los procesos, las actividades y los riesgos asociados
  2. 2. Co nd uc ta éti ca Principios de Auditoría Principios de Auditoría Pres enta ción justa onal profesi do o cuida Debid cia enden Indep cia den Evi
  3. 3. ATRIBUTOS PERSONALES DE LOS AUDITORES a. b. c. d. e. f. g. h. i. Ético, De mentalidad abierta, Diplomático, Observador, Perceptivo, Versátil, Tenaz, Decidido, Seguro de sí mismo
  4. 4. CARACTERISTICAS NO DESEABLES DE UN AUDITOR Al seleccionar auditores, las siguientes características pueden afectar adversamente la la eficiencia y eficacia de la auditoría: • Mente cerrada •Discutidor •Indisciplinado •Obstinado •Ocioso •Deseoso de ser agradable •Tímido •Impaciente •No profesional •Crédulo •Arrogante •¨Poco comunicador
  5. 5. CONOCIMIENTOS GENERICOS Y HABILIDADES DE LOS AUDITORES DEL SGC Los auditores deberían tener conocimientos y habilidades en las siguientes áreas: a. Principios, procedimientos y técnicas de auditoría. b. Documentos del sistema de gestión y de referencia. c. Situaciones de la organización, para entender el contexto de la organización. d. Conocimiento de códigos, leyes, reglamentos y otros requisitos contractuales. Contratos y acuerdos.
  6. 6. NECESIDADES DEL AUDITADO Seguridad: Angustia Prevención Actividad: Pierde el tiempo Más trabajo Consideración: Inferioridad Desconocimiento Afectividad: No siente importancia No siente confianza
  7. 7. DEFINICIONES CLAVES PROGRAMA DE LA AUDITORIA Conjunto de una ó más auditorías planificadas para un período determinado y dirigidas hacia un propósito específico. NTC-ISO 9000
  8. 8. DEFINICIONES CLAVES ALCANCE DE LA AUDITORIA Extensión y límites de una auditoría ISO 19011
  9. 9. DEFINICIONES CLAVES PLAN DE AUDITORIA Descripción de las actividades en el sitio y arreglos para una auditoría ISO 19011
  10. 10. DEFINICIONES CLAVES CRITERIOS DE AUDITORIA Conjunto de políticas, procedimientos ó requisitos utilizados como referencia. NTC-ISO 9000
  11. 11. Evidencia Objetiva Evidencia Objetiva Resultados relativos al SIG en la organización Resultados de la aplicación de instructivos Resultados de la aplicación de un proceso/procedimiento cualitativa VERIFICABLE cuantitativa Son aquellos registros, declaraciones de hechos e información cuya veracidad se puede demostrar, con base en hechos obtenidos a través de la observación, la medición, el ensayo u otros medios.
  12. 12. DEFINICIONES CLAVES Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. HALLAZGOS DE LA AUDITORIA Nota: Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad ó noconformidad con los criterios de auditoría, u oportunidades de mejora. NTC-ISO 9000
  13. 13. DEFINICIONES CLAVES Resultados de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA todos los hallazgos de la auditoría. NTC-ISO 9000
  14. 14. DEFINICIONES CLAVES EXPERTO TECNICO Persona experiencia específicos la materia auditar. que aporta o Conocimientos con respecto a que se vaya a NTC-ISO 9000
  15. 15. DEFINICIONES CLAVES COMPETENCIA Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. NTC-ISO 9000
  16. 16. Auditoría interna del SGC Auditoría interna del SGC Sistemático EXAMEN Independiente Procesos, Actividades o resultados cumplen con disposiciones preestablecidas. Las disposiciones se aplican en forma efectiva. Las disposiciones son aptas para alcanzar los objetivos.
  17. 17. Relación de términos Relación de términos AUDITOR Persona que desarrolla la auditoría. Persona calificada e independiente AUDITADO Organización, área, proceso, procedimiento sobre la cual se realizará la auditoría CLIENTE Organización que solicita la auditoría
  18. 18. Auditor Auditor Persona calificada (con la competencia) Principal Auditor (Acompañante) Auditor calificado Responsable por la Planeación y Ejecución de la auditoría Apoya al auditor principal en la Planeación y Ejecución de la auditoría Equipo Auditor Equipo Auditor
  19. 19. Diferencia principal Diferencia principal INTERNAMENTE EXTERNAMENTE Porque es necesario evaluar para evolucionar Porque es necesario evaluar para reconocer
  20. 20. Documentos que rigen las auditorías del SGC Documentos que rigen las auditorías del SGC NORMAS RELACIONADAS CON AUDITORIAS ISO-19011: “Directrices para la Auditoría de Sistemas de Gestión de Calidad y/o Ambiental”
  21. 21. PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS DEL SGC Elaborado por: - Representante de la Dirección (o quien él designe) - Auditores Internos del SGC Con base en: - Metas organizacionales - Objetivos del SGC -Informes de auditorias -Accidentalidad/incidentes - Reclamos de los clientes - Acciones correctivas y preventivas - Mejoramiento continuo Aprobado por: Dirección y/o Comité Gerencial Contenido mínimo: - Procesos/proced/activ a auditar - Objetivo y alcance - Equipo de Auditoría - Fecha programada - Recursos - Lugar - Duración
  22. 22. PROGRAMA DE AUDITORIA           Periodo:     Año 2.011                                   Equipo auditor Código Proceso(s) a auditar Objetivos y alcance Criterios de auditoría Auditor principal   Auditores Lugar Fecha programada Recursos Observaciones   AISIG-01           Segunda semana de  junio   Segunda semana de  julio   Segunda semana de  Agosto   N/A     Yate de 120 mts de    slora   AISIG-02           AISIG-03           N/A                                                                                                                                                                                                                                 Elaborado por:           Aprobado por:                                                
  23. 23. PREPARACION DE LA AUDITORIA REVISION DE LOS CRITERIOS DE AUDITORIA Conocer el propósito y el alcance de la auditoría Evaluar la última documentación aplicable contra criterios establecidos DEFINIR EL PLAN DE ACTIVIDADES (PLAN DE LA AUDITORIA) Contenido mínimo: Objetivo, alcance, criterios de auditoría, actividades a desarrollar, participantes, horas, lugar, fecha, duración ELABORAR LA LISTA DE CHEQUEO PARA LA AUDITORIA
  24. 24. MODELO PLAN DE AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD Área(s) auditada(s): _______________________________________________________ Responsable del área: _____________________________________________________ Auditor(es): Líder: ________________________________________________________ Auditor: ______________________________________________________ Auditor: ______________________________________________________ Fecha de la auditoría: Lugar de la auditoría (según aplique): _______________________________________ Objetivo: ___________________________ Alcance: _____________________________ Documentos de referencia _________________________________________________ DÍA Y HORA Agosto 11 08:00 am ÁREA POR AUDITAR Compras NOMBRE/CARGO DEL RESPONSABLE A SER AUDITADO Adriana del Valle, Jefe de Compras
  25. 25. RECOMENDACIONES LISTA DE CHEQUEO Verificación del cumplimiento de la norma Verificación en campo de registros Evaluación de conocimiento del auditado Disponibilidad del procedimiento Lista de chequeo Observar auditorías anteriores Solo para referencia del auditor
  26. 26. LISTA DE CHEQUEO - AUDITORÍA Auditoría No.: ____________ Página ___ de ___ Fecha: _________________________________________________________ Actividad/Proceso: ___________________________________________________________________ Auditor Líder: _____________________________________________________________________ Auditor(es): ________________________________________________________________________________ EVIDENCIA REGISTRO ASPECTO A AUDITAR Planificación COMENTARIOS Ejecución
  27. 27. Esquemas de las preguntas para procesos Esquemas de las preguntas para procesos PREGUNTA ESPECIFICA PREGUNTA DE ENTREVISTA Cómo se planifica La ... ? Cómo funcional el Proceso de ... ? Cómo se implementa ? Cómo se mide ? Cómo se retroalimenta ? PREGUNTAS AUXILIARES Describa el proceso De ... ? Cómo ha establecido Los controles para ...? Muéstreme el acta De divulgación Cómo evidencia la Ejecución del proceso Permítame los Registros de ...
  28. 28. 31
  29. 29. EJECUCION DE LA AUDITORIA EN SITIO Consiste en: REUNION DE APERTURA CONDUCCION REAL DE LA AUDITORIA REVISION DE LOS AUDITORES REUNION DE CIERRE
  30. 30. FORMA ADECUADA DE ESTABLECER UNA NO CONFORMIDAD “Una no conformidad registra la evidencia objetiva de una conclusión adversa al cumplimiento de un requisito. Esto se aplica si la falla es completa o parcial del sistema”.
  31. 31. EJEMPLOS REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES QUÉ CUÁNTOS “Se encontraron 30 registros de peticiones, quejas y reclamos en el DÓNDE proceso de gestion de usuarios entre el 30 de enero y 3 de febrero de 2010 que no fueron respondidas por escrito tal y como lo establece el procedimiento Quejas,peticiones y Sugerencias QR 04-01-PR-05 CUÁNDO CUÁNDO INCUMPLIMIENTO
  32. 32. CLASIFICACION DE LAS NO CONFORMIDADES Las no conformidades se pueden clasificar en: MAYORES y MENORES NO CONFORMIDAD MAYOR: Se levanta cuando: Hay un rompimiento total de algún procedimiento o instrucción, para la satisfacción del cliente, o en el funcionamiento del SGC. Hay una ausencia total de algún procedimiento exigido por la norma aplicable en el sistema de gestión de calidad de la organización Hay varias faltas menores frente a un requisito, que al sumarlas, sugieren en forma colectiva un incumplimiento total o importante del requisito. Es probable que la no conformidad tenga como como resultado un incumplimiento inmediato a la satisfacción del cliente. N.C.M.
  33. 33. AUDITORÍAS DE SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD CLASIFICACION DE LAS NO CONFORMIDADES NO CONFORMIDAD MENOR: Se levanta cuando:  Se ha identificado una deficiencia (o deficiencias) frente a un requisito especificado, o en el funcionamiento del SGC de la organización, pero que no afecta ú ofrece efecto inminente sobre la satisfacción del cliente ú otras partes interesadas, por lo tanto No justifican una No conformidad Mayor ALERTA Puede ser una falla en alguna parte del sistema de gestión de calidad documentado o un único error observado en el seguimiento del SGC.
  34. 34. OBSERVACIONES: Las “observaciones” son parte del valor agregado de la auditoría”. Las observaciones pueden incluir: Buenas prácticas que puedan beneficiar otras áreas de la organización. Situaciones por las cuales el auditor está preparado para brindar a la organización el “beneficio de la duda”. Sugerencias para la acción.
  35. 35. 38
  36. 36. INFORME FINAL EL INFORME DEBE CONTENER: •Detalle del plan de auditoría •Actividades desarrolladas •Personal entrevistado •Miembros del equipo auditor •Asistentes a la reunión de apertura y de cierre •Aspectos relevantes positivos •Aspectos por mejorar •Conclusiones del equipo auditor respecto a la eficacia y la eficiencia del SG ó de los procesos auditados •No conformidades y observaciones emitidas •Fecha y firma del auditor líder •Anexos (opcional)
  37. 37. Que tanto Recuerdas de lo Que hemos visto..?
  38. 38. 41
  39. 39. Tipos de Hallazgos Observación Posible incumplimiento de un requisito No Conformidad Incumplimiento de un requisito –De la NTCGP 1000:2009 –De los documentos de la organización (manual de calidad, procedimientos, instrucciones, etc.) –Del cliente –De la legislación aplicable –De los implícitos
  40. 40. P (problema) E (evidencia) R (requisito)
  41. 41. Al encontrar un hallazgo: 1.Corrección (cuando sea válido) 2.Análisis de Causas 3.Definición de Actividades a desarrollar 4.Seguimiento al desarrollo 5.Evaluación de la eficacia 6.Cierre de la Acción
  42. 42. 1. Corrección Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada NO CONFORMIDAD CORRECCIÓN Varios productos han generados por la unidad para la venta fuera de especificaciones Retirar los productos o reprocesarlos (si es posible) Un catálogo técnico de producto tiene errores Modificar el catálogo eliminando los errores No se ha realizado cierta actividad requerida por el sistema de gestión de la empresa, como por ejemplo, un control de calidad sobre el servicio Efectuar las actividades no realizadas 45
  43. 43. 2. Análisis de Causas
  44. 44. 47
  45. 45. 3. Definición de Actividades Una acción correctiva es la acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacion indeseada Una acción preventiva es la acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacion potencialmente indeseada
  46. 46. 4. Seguimiento ¿Se realizaron las actividades en los tiempos programados y por los responsables especificados?
  47. 47. 5. Evaluación de la eficacia ¿Las actividades están dirigidas a la causa del problema o es un arreglo momentáneo a un síntoma evidenciado? ¿Se ha revisado el sistema de forma que sea un arreglo permanente a largo plazo? ¿El problema (si tiene repercusiones) se han tomado las medidas para que la acción correctiva se haya aplicado a través del sistema donde pueden ocurrir estos problemas?
  48. 48. 6. Cierre de la Acción SI Cierre de acción ¿La acción fue eficaz? NO Realizar nuevo análisis de causas y plantear nuevas actividades Seguimiento para prevenir la reiteración de las causas
  49. 49. “Cualquier cosa que la mente pueda concebir y creer, lo puede alcanzar.” - Napoleon Hill,

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