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  1. 1. Tutores on line para Extremadura Nuria Elvas Gayo Pequeño tutorial sobre Google Docs.El 17 de septiembre de 2007 Google presentó su programa Google Docs.Es un programa gratuito que se utiliza para crear documentos y archivos en línea eincentiva el desarrollo de trabajos colaborativos. Se pueden editar los documentos ycompartir los trabajos.Para acceder a esta herramienta de colaboración, primero hay que registrarse oidentificarse en el sitio.Podemos hacerlo de dos formas:1.- Creando una cuenta de gmail o usando una ya existente.2.- Con una cuenta de correo del usuario.El acceso con uno u otro método es indiferente; sin embargo, usar una cuenta decorreo de gmail permitirá concentrar con una única identificación todos los serviciosque ofrece Google (crear un blog, crear una agenda o calendario, crear listas dedistribución, etc.).Otra ventaja es que el servicio Gmail de Google es gratuito, eficiente y contienemúltiples opciones de configuración y una gran cantidad de espacio paraalmacenamiento y envío de adjuntos. ¿Cómo empezar?Hay dos modos de llegar a esta suite de oficina on line:1. Entrando en http://docs.google.comHay que completar los datos de correo electrónico (la dirección completa ycontraseña y hacer clic en Iniciar sesión.
  2. 2. Tutores on line para Extremadura Nuria Elvas Gayo2. Desde nuestra cuenta de gmail en la barra superior del menú, en Docs.Pero, ¿cómo empezamos a trabajar?Crear, subir y editar documentos.Crear documentos desde cero.Con Google Docs es posible realizar todas las tareas básicas que corresponden almanejo de documentos de oficina, como crear documentos de texto, hojas decálculo, presentaciones de diapositivas, y añadirles a todos ellos imágenes,comentarios o fórmulas, entre otras muchas cosas. Para comenzar pulsamos enCrear y seleccionamos qué tipo de archivo queremos crear (en la imagen undocumento).
  3. 3. Tutores on line para Extremadura Nuria Elvas GayoUna vez que están creados se verán en la parte derecha de la pantalla.Cuando estamos trabajando con un documento, la forma rápida de crear otronuevo es desde: Archivo -> Nuevo -> Documento; Hoja de cálculo; Presentación.Para editar de una manera sencilla un documento, basta con seleccionar el textocuya apariencia deseamos cambiar, y hacer clic en los botones de la barra deHerramientas para aplicar negrita, subrayar, cambiar la fuente, el formato denúmero, el color del fondo de las celdas, etcétera.Con la opción Desde la plantilla se pueden iniciar documentos con diseñosprefijados desde una pantalla como la que se muestra en la siguiente imagen.
  4. 4. Tutores on line para Extremadura Nuria Elvas GayoEn la parte superior contamos con un buscador de plantillas (Buscar plantillas) y, ala izquierda de la pantalla, algunas clasificaciones y formas de ordenar losresultados.En el centro podemos seleccionar qué tipo de plantilla necesitamos (si es para undocumento, hoja de cálculo o presentación).Es posible hacer una vista previa, o directamente aplicarla y comenzar a utilizarlacon el botón Utilizar esta plantilla.Subir archivos ya creados.Existe la opción de subir archivos que ya tengamos listos o que estemospreparando en nuestro ordenador. El sistema acepta la mayoría de los formatos dearchivo comunes, como .DOC, .XLS, .ODT, .ODS, .RTF, .CSV, .PPT, etcétera. Y en lapágina principal, se encuentra el botón Subir.Esa opción da paso a una pantalla (Carga de archivos) donde es posible examinary buscar dentro de las carpetas de nuestro ordenador el archivo a subir.Compartir documentos.¿Cómo podemos colaborar en la edición de un documento?Cuando estamos editando un documento, arriba a la derecha aparece un botónque dice Compartir, y que despliega una serie de opciones, como Invitar ausuarios, Enviar por correo electrónico el documento, Publicarlo como una páginaweb, Ver quién tiene acceso, etcétera.Si en cambio elegimos en el menú Compartir, Publicar como una página webveremos que se despliega otra ventana donde se abre la posibilidad deactualizaciones. Seleccionando la casilla correspondiente, el sistema se encarga devolver a publicar automáticamente cada vez que realizamos algún cambio a travésde la edición de un documento.
  5. 5. Tutores on line para Extremadura Nuria Elvas GayoEditar y acceder desde cualquier parte.No es necesario descargar nada: es posible acceder a los documentos, hojas decálculo y presentaciones desde cualquier equipo que tenga conexión a internet yun navegador estándar.Almacenar trabajos de forma segura.Con el almacenamiento en línea y la función de guardado automático ya no habráque temer que falle el disco duro local o que haya un apagón. Eso es ya unaventaja cualitativa respecto de cualquier otro sistema local (es decir, que seejecuta en una sola máquina o en una red de máquinas).Guardar y exportar copias fácilmente.También es posible guardar documentos y hojas de cálculo en un equipocualquiera (en nuestro trabajo, en nuestro hogar), en formato .DOC, .XLS, .CSV,.ODS, .ODT, .PDF, .RTF o .HTML. Así, cualquier trabajo realizado en línea puede serbajado a nuestra máquina para trabajar con él, o imprimirlo sin necesidad deconexión a internet.Organizar documentos.En Google Docs es posible organizar todo en carpetas, de forma simple: consisteen arrastrar y soltar en tantas carpetas como sea necesario. De esta manera, unmismo documento puede pertenecer a varios proyectos, sin necesidad deduplicarse en cada carpeta en la que se copie.Publicar un trabajo en forma de página web.Es posible publicar documentos en internet, con un solo clic, como páginas web deaspecto normal y sin tener que aprender nada nuevo.Controlar quiénes pueden ver una página.De la misma manera que es simple publicar, también podemos dejar disponible undocumento solamente para algunas personas, y no para todo el mundo. Y, si enalgún momento lo deseamos, también podemos editar o directamente eliminaresa publicación.Publicar documentos en un blog.Una vez creado o subido un documento, es posible publicarlo en un blog,directamente desde el entorno de trabajo de Google Docs, sin necesidad de crearotras cuentas ni adherirse a otros servicios.

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