Å lede et virtuelt prosjektteam medfører flere kjente utfordringer. Direkte oppfølging og styring underveis i prosjektet er vanskeliggjort, og formidling av vurderinger og prioriteringer er absolutt ikke plankekjøring. Likevel vil dette foredraget faktisk argumentere for at det kan være enklere å møte disse utfordringene i et spredt team enn det ville vært i tradisjonelle samlokaliserte prosjekt.

1. 
 www.steria.no 07.02.2012 1 Konfidensiell - Navn på presentasjon.ppt

2.  www.steria.no
 Å lede et spredt team
- enklere enn forventet?
Nina Dirix, rådgiver
Samhandling, Information Management © Steria

3.  Agenda
 Erfaringslandskap
 Iakttagelser i et samlokalisert team
 Hva kreves av prosjektleder i virtuelle team, noen
eksempler
 Prosjektetableringen
 Kontroll og monitorering
 Hva lærer vi?
 www.steria.no 07.02.2012 3 Konfidensiell - Navn på presentasjon.ppt

4.  Erfaringslandskap
Oslo, NO
Helsinki, FI
Oslo, NO
Malmö, SE
Stockholm, SE Helsinki, FI
St.Petersburg, RUS
Ostrava, CR
Chengdu, CH
Kunde Prosjekt- Prosjekt-
 www.steria.no
leder team

5.  www.steria.no
Iakttagelser i et samlokalisert team

«Kontraeksempel»
© Steria

6. Tid i og utenfor møtene
 - er vi egentlig effektive i det hele tatt?
«Møter spiser vår produktivitet»1 >> Vi kompenserer og tilrettelegger…
 69% mener møter ikke er  Møter lagt opp til fysisk deltagelse
produktive  Vi er bundne til 8-16 arbeidsmønstre for
møteaktivitet,
 Hvorfor? Noen av  Hvis ikke fysisk mulig med deltagelse i
nøkkelfaktorene: møte, deltar ikke i det hele tatt.
 Manglende møtesagenda, dårlig
 Vi er mindre fleksible mtp
møteledelse
 Viktige møtedeltakere uteblir teammedlemmenes tid og
 Ingen forberedelse, materiale lokasjon
utilgjengeligig
 Uklare roller og ansvar  Det er mulig >> det blir vanlig å ta
avgjørelser underveis, ad-hoc.
>> Risiko: Falsk fleksibilitet og uformelle, ikke-dokumenterte avklareringer
1Referanse; undersøkelse utført av Microsoft i 2005, med 38 000 deltagere globalt
 www.steria.no 07.02.2012 6 Konfidensiell - Navn på presentasjon.ppt

7.  www.steria.no
 Prosjektetableringen
Finn retningen og farten!
© Steria

8.  Eksempel: prosjektetableringen
 Prosjektetablering med deltagere
både fysisk og virtuelt
▬ Sikre at alle nøkkelpersoner deltar
 Nøye planlegging
▬ input/output/virkemidler/prosess
▬ formidling av mål og ønskede
resultat i forkant
▬ sikre møtefasiliteter og -utstyr i
forkant
 www.steria.no 07.02.2012 8 Konfidensiell - Navn på presentasjon.ppt

9.  www.steria.no
 Prosjektoppfølging
- kontroll og monitorering under prosjektets gang
© Steria

10.  Hvorfor bruke smidig utvikling / scrum
 www.steria.no 07.02.2012 10 Å lede et spredt team

11.  God og forutsigbar møtestruktur
 www.steria.no 07.02.2012 11 Å lede et spredt team

12.  Oppgavefordeling og oppfølging ideellt sett
 www.steria.no 07.02.2012 12 Å lede et spredt team

13.  Få det å fungeretilpasning med smidige verktøy
- Gode møterutiner og
virtuelt
Virtuelle møter
 Skjermdeling, lyd, bilde, video
 Involvering
Elektroniske arbeidslister
 Prioritering og oppfølging
Chat  Når og hvor som helst
 Relasjonsbygging  Tilgjengelig for alle og for deling
 Personlig, frekvent dialog
 Tydeliggjøring
 www.steria.no 07.02.2012 13 Å lede et spredt team

14. Jobbe smartere og mer planlagt:
 nøkkelfaktorer i prosjektoppfølgingen
Element fra smidig utviklingsmetodikk, gjennomført i virtuell setting
 Daglige telekonferanser inklusiv skjermdeling
 Oppfølging individuelt og i gruppe via chat (Communicator/Lync/msn)
Hensiktsmessige metoder og verktøy!
 Tydelige og i felleskap avtalte oppfølgings- og rapporteringsmetoder
 Harmonisert bruk av verktøy
Personlig kommunikasjon!
 Litt humor :), mye positiv tilnærming
 Bli kjent med individet
 Gi noe av seg selv!
 www.steria.no 07.02.2012 14 Konfidensiell - Navn på presentasjon.ppt

15.  www.steria.no
 Hva lærer vi?
- oppsummering
© Steria

16.  Best practice fra å lede et (spredt) team
Hensiktsmessige Gode
Møter med klar verktøy møterutiner
agenda og mål
Personlig Humor
engasjement Tydelige oppgaver
Forankret måte å og roller
rapportere
Tydelig formidling
Kommunikasjon mål og resultat
Bli kjent
Nøye planlegging
Fleksibilitet mtp
Avklareringsrutiner tid og sted
Hensiktsmessige
Gi av deg selv
møtefasiliteter Individuell
Positivitet oppfølging
 www.steria.no 07.02.2012 16

17.  www.steria.no
Å lede et spredt team = jobbe smartere =
 mer fleksibelt og effektivt
Og det må vi gjøre når vi jobber samlokalisert også!
© Steria

18. 
Takk for
oppmerksomheten!
Nina Dirix
nind@steria.no
 www.steria.no 07.02.2012 18 Konfidensiell - Navn på presentasjon.ppt