Manual interno de reuniones

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Como empresa especializada en tecnologías para la colaboración, las reuniones en groupVision son un ejemplo de la aplicación de nuestra misión - optimizar la colaboración en grupo - y de nuestros valores corporativos.

Este documento tiene como objetivo apoyar a nuestra formación interna en la mejora de nuestras reuniones. Estas ocurren en el contexto de la colaboración en grupo, que debemos de ser capaces de optimizar. Mejorar la calidad de nuestras reuniones es lo mismo que mejor la capacidad colaborativa de nuestras organización.

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Manual interno de reuniones

  1. 1. 23/10/2015 https://sites.google.com/a/groupvision.com/intranet/manuales­internos/nuestras­reuniones/reuniones­eficazes?tmpl=%2Fsystem%2Fapp%2Ftem… https://sites.google.com/a/groupvision.com/intranet/manuales­internos/nuestras­reuniones/reuniones­eficazes?tmpl=%2Fsystem%2Fapp%2Ftemplates%… 1/9 Manuales Internos​ > ​Nuestras reuniones​ > ​ Reuniones eficazes y decisión participada Como empresa especializada en tecnologías para la colaboración, las reuniones en groupVision son un ejemplo de la aplicación de nuestra misión ­ optimizar la colaboración en grupo ­ y de nuestros valores corporativos.   Este documento tiene como objetivo apoyar a nuestra formación interna en la mejora de nuestras reuniones. Estas ocurren en el contexto de la colaboración en grupo, que debemos de ser capaces de optimizar. Mejorar la calidad de nuestras reuniones es lo mismo que mejor la capacidad colaborativa de nuestras organización. Colaboración en grupo Definición de colaboración La colaboración puede ser vista como "una actividad coordinada, sincrónica que es el resultado de un continuo tratar de construir y mantener una concepción compartida de un problema" para poder resolverlo colectivamente. (Roschelle & Teasley, 1995, p. 70)  En este caso, las interacciones colaborativas en un grupo se caracterizan por la existencia de objetivos comunes, la simetría de la estructura, y un alto grado de negociación, interactividad e interdependencia. Interacciones que producen elaboradas explicaciones son particularmente valiosas para mejorar el desempeño de un grupo en la resolución de problemas o en el caso de la educación, el aprendizaje de los estudiantes. Otra definición más sencilla es que la colaboración puede ser vista como una "relación de mutuo beneficio entre dos o más partes que trabajan hacia metas comunes mediante el intercambio de responsabilidad, autoridad y y rendición de cuentas para lograr resultados" (WWF). Persona interesada El concepto de "colaboración" supone un otro concepto muy importante el de "stakeholder" o "persona interesada" es cualquier persona, grupo o institución que­positiva o negativamente­ afecta o es afectado por un problema en particular o resultado.  Este manual se refiere a reuniones con personas, pero en ciertos casos las personas que participan en una reunión representan a grupos o instituciones. Los stakeholders o "personas interesadas" puede ser primarios o secundarios, según el grado de poder, autoridad o responsabilidad que tengan sobre el problema y la capacidad de influir en los resultados de la colaboración. Proceso de colaboración La colaboración se basa en la confianza, la inclusión y la participación constructiva para lograr un amplio propósito común. No utiliza la promoción, la exclusión y el poder sobre los demás para lograr sus fines. Las diferencias de poder y estatus entre los participantes no se destacan y la propiedad del proceso se comparte. La colaboración en grupo ​​puede, en ciertas circunstancias, proporcionar un enfoque poderoso para responder a los problemas complejos que los esfuerzos aislados no pueden resolver. Por definición un proceso de colaboración ocurre en grupo, pero como todos sabemos (los que hemos estado en el C­Day de Toledo) hay una diferencia importante entre ser un grupo
  2. 2. 23/10/2015 https://sites.google.com/a/groupvision.com/intranet/manuales­internos/nuestras­reuniones/reuniones­eficazes?tmpl=%2Fsystem%2Fapp%2Ftem… https://sites.google.com/a/groupvision.com/intranet/manuales­internos/nuestras­reuniones/reuniones­eficazes?tmpl=%2Fsystem%2Fapp%2Ftemplates%… 2/9 de trabajo y un equipo. Siguiendo el criterio del "grado de interdependencia" en la realización de una tarea, el trabajo en un grupo puede hasta ser independiente (como el caso del 'equipo comercial', cuando visita un cliente), ya con más interacción cuando el comercia elabora un presupuesto y necesita la aprobación de su director y con un mayor grado de interdependencia cuando se debaten las nuevas estrategias o la introducción nuevos productos. Este mismo ejercicio puede ser aplicado a los varios "grupos de trabajo" en la empresa. Pero otro criterio para clasificar el proceso de colaboración puede ser el "grado de participación" o influencia que los participantes pueden tener en el proceso. Esto es válido no solo para la colaboración en un equipo pero también cuando hablamos de colaboración institucional, es decir cuando los miembros del "grupo colaborativo" representan a otros grupos o instituciones. En este casos el proceso de colaboración se puede variar desde simplemente "consultivo" hasta "responsabilidad transferida" según el diagrama abajo:  Por ejemplo, en nuestra relación con un proveedor, podremos tener distintos grados de colaboración, según el asunto en cuestión. Con relación al establecimiento de una lista de precios a usuario final, tenemos la responsabilidad transferida. Con relación a la implementación de un plan de marketing la responsabilidad será compartida. Sin embargo para el lanzamiento de nuevos productos el grado de participación es de "consulta". Continuum de la colaboración Tras el análisis del diagrama anterior uno podrá preguntarse ¿cuando debe de ocurrir la colaboración en un grupo y cuando no? La respuesta se obtiene a partir del trabajo de Sibbet (fundador de Grove Consulting), que nos ofrece el siguiente esquema didáctico:   suficiente un líder que ofrezca orientación   colaboración en grupo es necesaria    ­ Los miembros del grupo están capacitados para realizar la tarea. Habilidades y conocimientos ­ Nadie sabe bien como realizar la tarea   ­ El objetivo y el método para lograrlo están claros y son bien comprendidos por todos.  Claridad de objetivo  ­ No hay un objetivo o método bien identificado.   ­ Los miembros del grupo están de acuerdo entre si y suportan la decisión. Alineamiento  ­ Los miembros del grupo expresan dudas y están en desacuerdo entre si.  ­ Los miembros del grupo están motivados y tienen ganas para lograr la tarea   Motivación ­ Los miembros del grupo expresan resistencias a la tarea. 
  3. 3. 23/10/2015 https://sites.google.com/a/groupvision.com/intranet/manuales­internos/nuestras­reuniones/reuniones­eficazes?tmpl=%2Fsystem%2Fapp%2Ftem… https://sites.google.com/a/groupvision.com/intranet/manuales­internos/nuestras­reuniones/reuniones­eficazes?tmpl=%2Fsystem%2Fapp%2Ftemplates%… 3/9   Pasos para la colaboración    En cualquier proceso de colaboración conviene identificar unas etapas y David Strauss nos ofrece una guía teórica muy útil al respecto. 1. Identificar e involucrar a los potenciales interesados (stakeholders) en la resolución del problema. 2. Generar consenso paso a paso en la identificación del problema 3. Diseñar el proceso de colaboración por intermedio de una o varias reuniones entre las personas interesadas. Además es igualmente necesario definir los roles en el proceso de colaboración, nombradamente el de un responsable por el proceso de colaboración (un facilitador) y por el control de la memoria del proceso (un recorder).  Colaboración y reuniones Como el diagrama abajo muestra, la colaboración es el contexto en el que ocurren la gran mayoría de las reuniones pero no todas.  Cuando el trabajo en grupo no lo realiza un "equipo", pueden ocurrir tareas con poca o ninguna interdependencia y en ese caso las reuniones no tienen que ser para la toma de decisión, tan solo para compartir información. Normalmente son las reuniones de información descendente (como los briefings militares) en los que se transmiten unas ordenes con precisión, se aclaran dudas antes de pasar a la ejecución. Todos sabemos que a lo largo del cumplimiento de una misión militar el colectivo de una unidad militar terminará actuando como un equipo pero tan solo en la medida que sus actuaciones sean inter­ dependientes, por ejemplo en tareas como sean la protección del grupo y la lucha común por su supervivencia. Esto genera un sentido de pertenencia al grupo y una sensación de "colaboración" y compromiso pero en realidad las decisiones las toma una única persona. El compromiso que se genera en este tipo de grupos, se debe a la creencia en un sentido unificador que va más allá del propio contexto del grupo. Es el mismo grado de colaboración que puede ocurrir entre un ciudadano y la policía en la lucha contra el crimen.  Este tipo de colaboración es distinto de la que entendemos por resolución conjunta de problemas. Es una colaboración social o individual pero no es una colaboración formal y en grupo para la resolución conjunta de un problema. Igualmente en las reuniones de un entrenador con su equipo deportivo no hay lugar a la toma de decisión en grupo. En este caso el responsable del grupo es quien determina las posiciones y tareas de cada miembro del grupo y es él quien lo organiza como un equipo. Eventualmente, puede consultar individualmente con cada jugador, pero las decisiones las anuncia en una reunión (de información descendente) y no hay lugar a mucha interacción.   Sin embargo, en el contexto de la colaboración en grupo, las reuniones se organizan para la resolución de un problema colectivo en el que participan las varias personas interesadas (stakeholders) de las que depende en ultima instancia el éxito de la solución adoptada. Para
  4. 4. 23/10/2015 https://sites.google.com/a/groupvision.com/intranet/manuales­internos/nuestras­reuniones/reuniones­eficazes?tmpl=%2Fsystem%2Fapp%2Ftem… https://sites.google.com/a/groupvision.com/intranet/manuales­internos/nuestras­reuniones/reuniones­eficazes?tmpl=%2Fsystem%2Fapp%2Ftemplates%… 4/9 la colaboración en grupo, las reuniones son un elemento critico de participación. Podemos afirmar que la calidad de las reuniones es un espejo de la capacidad colaborativa de una organización. Es por todo esto que la participación en las reuniones de resolución de problemas, en las que normalmente tiene que ocurrir una toma de decisión en grupo, es muy importante la eficaz participación de todos los interesados. Participar en reuniones El punto de partida es que la responsabilidad para el éxito de una reunión es más que nada una responsabilidad compartida entre todos sus participantes,  según el modelo abajo: Para que una reunión tenga éxito y sea productiva, es fundamental la correcta participación de todos. Para logra este objetivo, participantes en una reunión deben de poder contribuir siguiendo el modelo de la interacción: ­ Usar el pensamiento sistémico: es decir pensar que el todo es algo más que la suma de las partes. ­ Adoptar una actitud colaborativa En suma, se trata de establecer limites a sus ideas y propuestas en favor del interés del colectivo (grupo o organización) y poder convivir con dichas decisiones que aunque no fueran sus propias, sean aceptadas y llevadas a cabo como si fueran. ­ Emplear un comportamiento "facilitador". "Facilitar" quiere decir "hacer más fácil". El "comportamiento facilitador" en una reunión hace más fácil el trabajo de un grupo al ayudar a sus miembros a "interaccionar" de modo más efectivo creando y manteniendo espacios de legítima participación entre todos. En el curso de formación "Participar en reuniones" (nivel I) se desarrollan los conceptos del método de interacción y las habilidades para participar con eficacia en una reunión.
  5. 5. 23/10/2015 https://sites.google.com/a/groupvision.com/intranet/manuales­internos/nuestras­reuniones/reuniones­eficazes?tmpl=%2Fsystem%2Fapp%2Ftem… https://sites.google.com/a/groupvision.com/intranet/manuales­internos/nuestras­reuniones/reuniones­eficazes?tmpl=%2Fsystem%2Fapp%2Ftemplates%… 5/9 Toma de decisión en reuniones Una reunión es la base para poder compartir información en un grupo, generalmente necesaria para la toma de decisión en respuesta a un problema previamente identificado. Es por eso necesario definir una reglas para la toma de decisión en grupo, y en nuestra empresa adoptamos el siguiente modelo, según dos dimensiones: el grado de participación (estaremos más o menos involucrados) en la decisión y el grado de compromiso (propiedad) con la misma.  Empezando de bajo hacía arriba: "Decidir y anunciar" ­ En el ámbito de sus responsabilidades, un decisor puede pura y simplemente decidir sobre una cuestión sin consultar a nadie; en ese caso el grado de implicación del grupo es nulo y así mismo el grado de compromiso con la decisión. Esto puede ser eficaz cuando se trata de una toma de decisión sencilla y con muy pocas implicaciones empresariales o en respuesta a un asunto donde el conocimiento para la toma de decisión lo tiene exclusivamente el propio.  "Escuchar individualmente a los demás y decidir" ­ de este modo no es necesario reunir, por e­mail o teléfono el decisor consulta a quien entienda que le puede aportar la información que necesita y luego decide. "Recabar las opiniones del grupo y decidir" ­ este método de decisión obliga a que sea celebrada una reunión, ya que el decisor se convierte en un líder que escucha a las opiniones de un grupo de individuos antes de tomar una decisión; este método supone la puesta en común de varias perspectivas pero el líder se reserva el derecho a decidir.
  6. 6. 23/10/2015 https://sites.google.com/a/groupvision.com/intranet/manuales­internos/nuestras­reuniones/reuniones­eficazes?tmpl=%2Fsystem%2Fapp%2Ftem… https://sites.google.com/a/groupvision.com/intranet/manuales­internos/nuestras­reuniones/reuniones­eficazes?tmpl=%2Fsystem%2Fapp%2Ftemplates%… 6/9 "Decisión por consenso" ­ en este método, el líder entrega al grupo el poder de decidir por común acuerdo, pero en el caso que dicho acuerdo no sea posible, hay una opción de vuelta atrás (fallback) al método anterior de consulta al grupo y decisión individual por parte del líder. Finalmente la "delegación con restricciones" ­ según en este método la dirección­general de la empresa puede delegar a un director la toma de decisión sobre una área de actuación y en ese caso será ese mismo director quien decide que método de decisión quiere usar, "decidir y anunciar", "escuchar individualmente", "recabar opiniones del grupo", "consenso", o "delegar" sucesivamente.  Método de consenso de grupo: Como muestra el diagrama el método de consenso de grupo es el que logra el más elevado grado de compromiso con las decisiones por parte de un grupo casí como si fueran decisiones tomadas individualmente por cada uno de sus miembros. Para poder obtener el consenso en un grupo las cuestiones que un grupo debe de contestar, según el método de la búsqueda de un consenso de David Strauss, son las siguientes: Facilitación de reuniones Por veces, el liderazgo de un grupo puede ser más eficaz cuando el lider formal del grupo tiene el apoyo de un facilitador externo que dirige los procesos de grupo y que le va a permitir centrarse exclusivamente en el debate de las ideas y en un mejor proceso de toma de decisiones. Rol de facilitador vs facilitador externo Mientras que en la mayoría de las reuniones el rol de "facilitador" puede ser compartido o
  7. 7. 23/10/2015 https://sites.google.com/a/groupvision.com/intranet/manuales­internos/nuestras­reuniones/reuniones­eficazes?tmpl=%2Fsystem%2Fapp%2Ftem… https://sites.google.com/a/groupvision.com/intranet/manuales­internos/nuestras­reuniones/reuniones­eficazes?tmpl=%2Fsystem%2Fapp%2Ftemplates%… 7/9 asignado a una persona del propio grupo, para ciertos casos ­ por ejemplo para decisión por consenso de grupo ­ se suele emplear un facilitador externo al grupo que ayudará los participantes a identificar estas distintas fases y estar perfectamente sincronizados en cada una de ellas, y garantizar de esa manera una correcta implementación de la solución que sea encontrada.    Un facilitador entrenado debe de reconocer que la dinámica de un grupo incluye un conjunto de procesos que pueden ser diseñados de una manera coherente y ordenada para conducir el grupo hacía un buen resultado.  Facilitación de un grupo La facilitación de grupo tiene por objeto hacer que los grupos y organizaciones trabajen más eficazmente, colaboren y logren una sinergia. La facilitación tiene por objeto el bienestar de todos los participantes involucrados permitiendo que todos se manifiesten, estableciendo una atmósfera de escucha mutua y garantizando que las decisiones sean respaldadas por todos y propias a todos. El facilitador es una parte neutral, quien al no tomar partido, puede defender procedimientos justos, abiertos e inclusivos para lograr el trabajo del grupo. Otras dimensiones de la facilitación incluyen la determinación de un ritmo realista de ejecución para las reuniones. Facilitación y toma de decisión La articulación entre Facilitador y el líder formal de la reunión (el iniciador o la persona que tiene poder para tomar decisiones) se debe de articular claramente en una reunión de toma de decisión en grupo. Para eso en nuestra IT de Reuniones, se establece un procedimiento sencillo según el diagrama abajo:
  8. 8. 23/10/2015 https://sites.google.com/a/groupvision.com/intranet/manuales­internos/nuestras­reuniones/reuniones­eficazes?tmpl=%2Fsystem%2Fapp%2Ftem… https://sites.google.com/a/groupvision.com/intranet/manuales­internos/nuestras­reuniones/reuniones­eficazes?tmpl=%2Fsystem%2Fapp%2Ftemplates%… 8/9 Es muy importante que en el inicio de la reunión, el lider formal establezca cual el método de decisión que se va a usar y cuando este sea por consenso, implementar el procedimiento arriba indicado. Para eso se pueden seguir los siguientes pasos: 1. El Líder formal del grupo (iniciador o persona con poder para decidir) presenta al grupo un sistema para la toma de decisión en grupo. 2. El Facilitador presenta cada paso del sistema propuesto y explica el proceso de meta­ decisón que conlleva y pide por comentarios y propuestas de mejora. 3. El Facilitador pide al grupo que se use el sistema para cerra el punto en discusión y sondea el consenso sobre el mismo. En el caso que no se logre el consenso, el Facilitador pasa la decisión al lider del grupo (o persona con poder de decisión) el cual acepta el resultado y toma la decisión o pide al grupo para profundizar el debate. De esta manera queda claramente separadas las responsabilidades del Facilitador como servidor del grupo en la búsqueda de consenso, pero sin participar en la toma de decisión. Quien lo hace es el propio grupo y el Líder formal en el caso que no se logre el consenso. El modelo de las vías para la acción La buena organización de una dinámica de grupo debe de seguir un modelo teórico coherente, como es el caso del modelo abajo indicado (el modelo de las vías para la acción, de David Strauss). seguiendo 3 fases (visión, problema y solución) que no tienen que ser necesariamente secuenciales, pero si obligatoriamente las dos primeras antes de la tercera, y agotar bien estas 3 fases antes de pasar a una cuarta fase de implementación.   Visión: Se trata de definir con el grupo cual sería el estado ideal, cuales los criterios que debe de tener una buena solución? Problema: Se trata de identificar muy bien cual es el problema, cual es su diagnóstico o lo mismo es decir, que es lo que lo origina, como se manifiesta? Solucción: ¿Cuales las posibles soluciones para dicho problema? Cuales los escenarios que se podrían elegir?
  9. 9. 23/10/2015 https://sites.google.com/a/groupvision.com/intranet/manuales­internos/nuestras­reuniones/reuniones­eficazes?tmpl=%2Fsystem%2Fapp%2Ftem… https://sites.google.com/a/groupvision.com/intranet/manuales­internos/nuestras­reuniones/reuniones­eficazes?tmpl=%2Fsystem%2Fapp%2Ftemplates%… 9/9   Enlaces web sobre el role de facilitador:   Página de recursos de Recursos: ver abajo subpáginas.

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