Implantação de Sistema ERP

FGV/Bauru GPJ7 - CONCORRÊNCIA DE PROJETOS - MGM02

PROJETO ERPX
Gerenciamento de Escopo
Versão 2.0

Equipe 7
Alexandre Moisés de Goys
Aline Sayuri Galelli
Natália Venanzoni Ferreira Corrêa
Paulo José China

Código: 01/2011 Nome do documento: Projeto: Versão:2.0 Data: 01/01/2012
Gerenciamento de Escopo ERPX Página 1/45

Conteúdo

1. TERMO DE ABERTURA DO PROJETO ........................................................................ 4

1.1. TÍTULO DO PROJETO ........................................................................................................... 4
1.2. RESUMO DAS CONDIÇÕES DE QUE DEFINEM O PROJETO ................................................... 4
1.3. JUSTIFICATIVA (NECESSIDADE BÁSICA DA ORGANIZAÇÃO) ............................................... 4
1.4. DESCRIÇÃO DO PROJETO .................................................................................................... 4
1.5. NOME DO GERENTE DE PROJETO, SUAS RESPONSABILIDADES E AUTORIDADE ................ 5
1.6. PRINCIPAIS STAKEHOLDERS E SEUS INTERESSES............................................................... 5
1.7. PRODUTO E CRONOGRAMA BÁSICO ..................................................................................... 5
1.8. PREMISSAS E RESTRIÇÕES INICIAIS .................................................................................... 6
A. PREMISSA............................................................................................................................... 6
B. RESTRIÇÃO............................................................................................................................. 6
1.9. COMITÊ DE MUDANÇAS ....................................................................................................... 6
1.10. ESTIMATIVAS INICIAIS DE CUSTOS, RECURSOS E DURAÇÃO ............................................. 6
1.11. CONTROLE E GERENCIAMENTO DAS INFORMAÇÕES ........................................................ 7
1.12. RISCOS DE ALTO NÍVEL ..................................................................................................... 7
1.13. ACOMPANHAMENTO DO PROJETO .................................................................................... 7
1.14. REQUISITOS PARA APROVAÇÃO DO PROJETO.................................................................... 7
1.15. APROVAÇÃO DO TERMO DE ABERTURA ............................................................................ 7

2. MATRIZ DE RASTREABILIDADE DE REQUISITOS................................................. 8

2.1. REQUISITOS DO PROJETO ................................................................................................... 8
2.2. REQUISITOS DO PRODUTO .................................................................................................. 9

3. DECLARAÇÃO DE ESCOPO DO PROJETO .............................................................. 10

3.1 TÍTULO DO PROJETO ........................................................................................................ 10
3.2 PATROCINADOR ................................................................................................................ 10
3.3 GERENTE DE PROJETOS DESIGNADO E NÍVEL DE AUTORIDADE ..................................... 10
3.4 INTEGRANTES DA EQUIPE DO PROJETO E ORGANOGRAMA PRELIMINAR ..................... 10
3.5 COMITÊ DE MUDANÇAS .................................................................................................... 11
3.6 DESCRIÇÃO, OBJETIVO, JUSTIFICATIVA E PRODUTO DO PROJETO................................ 11
A. RESUMO DAS CONDIÇÕES DE QUE DEFINEM O PROJETO .................................................... 11
B. JUSTIFICATIVA (NECESSIDADE BÁSICA DA ORGANIZAÇÃO) .............................................. 11
C. DESCRIÇÃO DO PROJETO ..................................................................................................... 11
D. OBJETIVO DO PROJETO........................................................................................................ 11
E. PRODUTO E CRONOGRAMA BÁSICO...................................................................................... 12
3.7 EXPECTATIVA DO CLIENTE/PATROCINADOR .................................................................. 12
3.8 PREMISSAS E RESTRIÇÕES INICIAIS ................................................................................. 12
A. PREMISSA............................................................................................................................. 12
B. RESTRIÇÃO........................................................................................................................... 13
3.9 FATORES DE SUCESSO DO PROJETO ................................................................................. 13
3.10 FORA DO ESCOPO ............................................................................................................ 13
3.11. EAP PRELIMINAR ........................................................................................................... 14
3.11. RISCOS INICIAIS .............................................................................................................. 15
3.12. PRINCIPAIS ATIVIDADES, ESTRATÉGIAS E ENTREGAS .................................................... 15
B. PLANO DE ENTREGA E MARCOS DO PROJETO ...................................................................... 16


C. COMPOSIÇÃO BÁSICA DA EQUIPE ........................................................................................ 16
D. ESCOPO INICIAL DOS MÓDULOS A SEREM IMPLEMENTADOS ........................................... 17
3.13. PRINCIPAIS STAKEHOLDERS E SEUS INTERESSES........................................................... 20
3.14. ORÇAMENTO E CRONOGRAMA BÁSICO ............................................................................ 20
3.15. CONTROLE E GERENCIAMENTO DAS INFORMAÇÕES ...................................................... 20
3.16. APROVAÇÃO DA DECLARAÇÃO DE ESCOPO DO PROJETO ............................................... 21

4. EAP E DICIONÁRIO DA EAP ........................................................................................ 22

4.1. EAP HIERÁRQUICA .............................................................................................................. 22
4.2. EAP HIERÁRQUICA ............................................................................................................. 26

5. PLANO DE GERENCIAMENTO DO ESCOPO ........................................................... 38

5.1. OBJETIVOS ........................................................................................................................ 38
5.2. GERENCIAMENTO DO ESCOPO .......................................................................................... 38
5.3. REUNIÕES ......................................................................................................................... 39
5.4. GERENCIAMENTO DE COMUNICAÇÕES .......................................................................... 39
A. FLUXO PARA CONTROLE DE MUDANÇAS ............................................................................ 40
5.5. LIÇÕES APRENDIDAS ......................................................................................................... 40
5.6. MUDANÇAS NO PLANO DE GERENCIAMENTO DE ESCOPO ................................................. 41

6. ANEXOS: MODELOS DE DOCUMENTOS .................................................................. 42

6.1. ATA DE REUNIÃO ............................................................................................................. 42
6.2. SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA DE ESCOPO DO PROJETO ................................................. 43
6.3. FORMULÁRIO DE REGISTRO DE MUDANÇAS................................................................... 44
6.4. FORMULÁRIO DE LIÇÕES APRENDIDAS .......................................................................... 45


1. TERMO DE ABERTURA DO PROJETO
Implantação de um sistema ERP - ERPX

Empresa IMPORTEX LTDA Versão 2.0

Autor GP Data 01/01/2012

Aprovador Diretor Executivo - Dex Confidencial ( )Sim (x )Não

1.1. Título do Projeto
Implantação de um Sistema ERP – ERPX (CP/CR/Contabilidade/Faturamento)

1.2. Resumo das condições de que definem o projeto
A empresa Importex Ltda, uma empresa de médio porte de importação de artigos de
decoração de baixo valor financeiro da China, é composta por 90 funcionários e,
atualmente, possui um ambiente de sistema de informação fragmentado (sistema
legado).

Tal sistema resulta em retrabalho, falhas nos processos, redundância, pouca agilidade
na obtenção de informações, e por conseqüência perda na
produtividade/competitividade.

Visando suprir a necessidade de gerenciamento dos processos – de forma integrada,
não redundante, consistente e segura, a empresa optou pela implantação de um
sistema ERP nos processos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento.

1.3. Justificativa (Necessidade básica da organização)
A empresa Importex Ltda, solicita que seja feita a implementação de um sistema de
gestão (ERP) na empresa, visando atender a sua demanda por integração entre os
processos de contabilidade, contas à pagar, contas a receber e faturamento.

Ela possui sistemas legados para gestão dos processos atuais.

Com esse projeto espera-se uma aumento de produtividade de 20% a.a., melhoria na
agilidade da geração de informações gerenciais em 50% e integração total e
disponibilidade de informações em tempo real aos usuários envolvidos nos processos
propostos (CP/CR/Contabilidade/Faturamento), garantindo a competividade da
empresa no mercado.

1.4. Descrição do projeto
O projeto deve prover a implantação do ERP nos módulos de contas a pagar, receber,
contabilidade e faturamento.

Consiste na análise estratégica da implantação, seleção e definição do
ERP/fornecedor, configuração, customização, testes, treinamento dos usuários e
operacionalização do ERP para atender as necessidades da empresa.


1.5. Nome do Gerente de Projeto, suas responsabilidades e autoridade
O Sr. GP será o gerente deste projeto, tendo autoridade para utilizar os recursos
financeiros da empresa, conforme limitação do orçamento do projeto e fluxo de caixa
da empresa.
Está autorizado a recrutar pessoal dos departamentos para compor a equipe do
projeto e trabalhar na definição dos fornecedores. Deverá planejar e controlar o
projeto, visando o sucesso do empreendimento, que significa cumprir o escopo do
projeto de acordo com orçamento, cronograma e qualidade previamente
estabelecidos.

1.6. Principais stakeholders e seus interesses
Função Nome Grau de Interesse e-mail
importância
Diretor Executivo Dex Alto Patrocinador d.ex@importex.com
Gerente do GP Alto Gerenciar gp@importex.com
Projeto projeto
Gerente de TI GFti Alto Prover estrutura gf.ti@importex.com
Gerente de GFcp Médio Prover gf.cp@importex.com
Aquisições aquisições
Gerente de RH GFrh Médio Prover recursos gf.rh@importex.com
Gerente GFfin Alto Prover verba gf.fin@importex.com
Financeiro

1.7. Produto e cronograma básico
Produto: Implantação de um sistema ERP (em produção)
Meses
10
11
12
13
14
15
16
17
18
1
2
3
4
5
6
7
8
9

Aprovação Termo de abertura
Planejamento
Estudo de viabilidade
Mapeamento dos processos
Seleção e Contratação do
ERP/Consultoria
Workshop
Definição e Modelagem ERP
Configuração ERP
Customizações ERP
Testes unitários/ajustes
Capacitação do usuário final
Testes integrados/ajustes
Go Live (em produção)
Acompanhamento Pós Go-Live (garantia)
Encerramento/Lições aprendidas


1.8. Premissas e restrições iniciais
a. Premissa
Infra-estrutura de rede da empresa disponível e operante.
Será disponibilizada uma sala para utilização exclusiva da equipe de projeto, bem
como, disponibilização de infra-estrutura física (servidores, computadores e rede).
Será disponibilizado para a equipe do projeto, um usuário chave de cada área:
faturamento, contas à pagar, contabilidade e contas à receber. (garantia de no mínimo
50% de disponibilidade para participação no tempo do projeto)
Os key users selecionados deverão estar disponíveis até o fim do projeto.
Disponibilidade de recursos necessários ao projeto.
Disponibilidade de utilização da intranet da empresa para divulgação de informações.
Livre acesso às áreas para levantamento de informações.
A Empresa possui as licenças dos sistemas operacionais, banco de dados e outros
tantos softwares, bem como, equipamentos e estrutura necessária para instalação do
ERP.
O horário de trabalho do projeto respeitará o calendário da empresa (8h/dia), 5 dias na
semana. Horas extras serão permitidas mediante justificativa e autorização do GP e
GFrh.
As atas de reunião deverão ser registradas pelo GP e devidamente assinadas pelos
presentes.
A Diretoria analisará em até 5 dias úteis o estudo de viabilidade, dando nesse prazo a
resposta para continuidade ou não do projeto

b. Restrição
O software deverá estar em operação em 18 meses à partir da aprovação do termo de
abertura.
Orçamento limitado a R$ 1.500.000,00.
A empresa fornecedora do ERP deve ser uma empresa nacional.
Implementação do ERP exclusivamente nos módulos de: contas à receber/pagar,
O gerenciamento do projeto deverá ser feito utilizando-se a metodologia do PMI
(PMBok)

1.9. Comitê de mudanças
Composto pelo Dex, GP, GFin e equipe do projeto. Será responsável pela análise e
aprovação das mudanças, mediante fluxo de controle de mudanças a ser definido no
projeto.
Reunião semanal ou quando solicitada pelo GP.

1.10. Estimativas iniciais de custos, recursos e duração
Duração inicial de 18 meses / Orçamento de R$ 1.500.000,00.


1.11. Controle e gerenciamento das informações
Toda documentação gerada no projeto será armazenada em um diretório da rede (uso
exclusivo da equipe de projeto), com as devidas políticas de acesso e backup
implementadas.

O acesso aos documentos será restrito a equipe do projeto. Os documentos devem
seguir os modelos/padrões informados pelo GP.

1.12. Riscos de alto nível
Mudança do planejamento estratégico da empresa durante o projeto.
Perda do patrocinador
Perda dos funcionários envolvidos na implantação do ERP
Resistência dos funcionários na implantação do ERP
Dificuldade de integrar o ERP com os outros sistemas legados da organização

1.13. Acompanhamento do projeto
O GP deve criar na intranet da empresa, um ambiente que contenha informações para
o acompanhamento do projeto pelos principais envolvidos.

1.14. Requisitos para aprovação do projeto
Serão realizadas reuniões quinzenais, a nível executivo, de acompanhamento do
projeto.
Nas reuniões devem ser apresentados pelo GP, relatórios de desempenho do projeto,
contendo comparativo de realizado x previsto (custo/tempo/escopo) e projeção
atualizada para o término do projeto.
No caso de desvios no comparativo previstos x realizado, o mesmo deve ser
justificado e apresentado um plano de ação.
1.15. Aprovação do Termo de Abertura

Data: 01/01/2012

Autorização

_________________________
Dex - Diretor Executivo


2. MATRIZ DE RASTREABILIDADE DE REQUISITOS




2.1. Requisitos do Projeto
Stakeholder Requisito detalhado Categoria Prioridade Critério de aceitação
Diretor O ERP deverá estar Patrocinador Alta Atender custos e
executivo - implantado em até 18 prazos.
Dex meses.
O orçamento para o
projeto é R$ 1.500.000,00.

Gerente de Prover a gerenciamento e Gestão Alta Criação
Projeto controle do projeto planejamento de
projeto
Priorizar os processos e Controle de
opções embutidas no ERP customizações
Controle do projeto
Gerente Prover liberação de Prover Alta Atender orçamento
Financeiro recursos financeiros recursos e fluxo de caixa
financeiros previsto

Gerente Prover os recursos para Apoio Média Equipe de trabalho
Funcionais trabalhar no projeto. formada (key users
selecionados)
Gerente de Assinar contratos dos Suporte Alta Contratos assinados
Aquisições softwares/infra requeridos técnico
Gerente Capacitação da equipe Prover Médio Equipe de projeto
Recursos para execução do projeto recursos treinada.
Humanos
Capacitação dos Funcionários
funcionários para treinados e
utilização do ERP, antes avaliados.
do GO live.


2.2. Requisitos do Produto
Stakeholder Requisito detalhado Categoria Prioridade Critério de aceitação
Gerente Suporte a transações Prover Alta No mínimo 3
financeiro multimoedas recursos moedas.
financeiros

Gerente de Sistema fácil de ser Prover Médio Interfaces gráficas
RH utilizado, facilitando o recursos Navegação simples e
trabalho do funcionário humanos direta
com interface amigável Manuais fáceis de
utilizar
Gerente de TI Escalabilidade e Prover Alta Gestão de senhas
segurança recursos de TI Rotinas de backup
Recuperação de
dados,
Gerente TI Aplicativos customizáveis Prover Alta Analistas de
/ customizações sistemas treinados
Código dos aplicativos na ferramenta de
Disponíveis para desenvolvimento do
customizações utilizando- ERP. Fontes
se de recursos interno disponíveis para
(analistas de sistemas). manutenção.


3. DECLARAÇÃO DE ESCOPO DO PROJETO
Projeto ERPX



Aprovador Diretor Executivo – Dex Confidencial ( )Sim (x )Não

3.1 Título do Projeto
Implantação de um Sistema ERP - ERPX

3.2 Patrocinador
Sr. Dex, Diretor Executivo da empresa e chefe do comitê de mudanças

3.3 Gerente de projetos designado e nível de autoridade
O Sr. GP será o gerente deste projeto, tendo autoridade para utilizar os recursos
financeiros da empresa, conforme limitação do orçamento do projeto e fluxo de caixa
da empresa.

Está autorizado a recrutar pessoal dos departamentos para compor a equipe do
projeto e trabalhar na definição dos fornecedores. Deverá planejar e controlar o
projeto, visando o sucesso do empreendimento, que significa cumprir o escopo do
projeto de acordo com orçamento, cronograma e qualidade previamente
estabelecidos.

3.4 Integrantes da equipe do projeto e organograma preliminar
A equipe será composta por pessoas da área de TI, compras, RH, contas a receber,
contas a pagar, controladoria e faturamento

Sr. Dex
Patrocinador
Patrocinador

GP
Gerente de
Projeto

GFcp GFfin GFti GFrh
Área de Área de Área de TI Recursos
Aquisições Finanças Humanos


3.5 Comitê de mudanças
Composto pelo Dex, GP, GFin e equipe do projeto. Será responsável pela análise e
aprovação das mudanças, mediante fluxo de controle de mudanças a ser definido no
projeto.
Reunião semanal ou quando solicitada pelo GP.

3.6 Descrição, objetivo, justificativa e produto do projeto

a. Resumo das condições de que definem o projeto
A empresa Importex Ltda, uma empresa de médio porte de importação de artigos de
decoração de baixo valor financeiro da China, é composta por 90 funcionários e,
atualmente, possui um ambiente de sistema de informação fragmentado (sistema
legado).

Tal sistema resulta em retrabalho, falhas nos processos, redundância, pouca agilidade
na obtenção de informações, e por conseqüência perda na
produtividade/competitividade.

Visando suprir a necessidade de gerenciamento dos processos – de forma integrada,
não redundante, consistente e segura, a empresa optou pela implantação de um
sistema ERP nos processos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento.

b. Justificativa (Necessidade Básica da Organização)
A empresa Importex Ltda, solicita que seja feita a implementação de um sistema de
gestão (ERP) na empresa, visando atender a sua demanda por integração entre os
processos de contabilidade, contas à pagar, contas a receber e faturamento.

Ela possui sistemas legados para gestão dos processos atuais.

Com esse projeto espera-se uma aumento de produtividade de 20% a.a., melhoria na
agilidade da geração de informações gerenciais em 50% e integração total e
disponibilidade de informações em tempo real aos usuários envolvidos nos processos
propostos (CP/CR/Contabilidade/Faturamento), garantindo a competitividade da
empresa no mercado.

c. Descrição do projeto
O projeto deve prover a implantação do ERP nos módulos de contas a pagar, receber,

Consiste na análise estratégica da implantação, seleção e definição do
ERP/fornecedor, configuração, customização, testes, treinamento dos usuários e
operacionalização do ERP para atender as necessidades da empresa.

d. Objetivo do projeto
Melhorar os processos operacionais e administrativos da empresa, usando tecnologia
de informação através da utilização do ERP, visando integrar os processos de negócio
da empresa e apoiar decisões estratégicas.


e. Produto e cronograma básico

Produto: Implantação de um sistema ERP (em produção)
Meses

10
11
12
13
14
15
16
17
18
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Aprovação Termo de abertura
Planejamento
Mapeamento dos processos
Seleção e Contratação do
ERP/Consultoria
Workshop
Definição e Modelagem ERP
Configuração ERP
Customizações ERP
Testes unitários/ajustes
Capacitação do usuário final
Testes integrados/ajustes
Go Live (em produção)
Acompanhamento Pós Go-Live (garantia)
Encerramento/Lições aprendidas

3.7 Expectativa do cliente/patrocinador
Projeto em conformidade com Termo de abertura
Projeto dentro do prazo e orçamento previstos.

3.8 Premissas e restrições iniciais
a. Premissa
Infra-estrutura de rede da empresa disponível e operante.
Será disponibilizada uma sala para utilização exclusiva da equipe de projeto, bem
como, disponibilização de infra-estrutura física (servidores, computadores e rede).
Será disponibilizado para a equipe do projeto, em regime de dedicação exclusiva, um
profissional (key user) de cada área: faturamento, contas à pagar, contabilidade e
contas à receber.
Os key users selecionados deverão estar disponíveis até o fim do projeto.
Disponibilidade de recursos necessários ao projeto.
Disponibilidade de utilização da intranet da empresa para divulgação de informações.
Livre acesso às áreas para levantamento de informações.


A Empresa possui as licenças dos sistemas operacionais, banco de dados e outros
tantos softwares, bem como, equipamentos e estrutura necessária para instalação do
ERP.
O horário de trabalho do projeto respeitará o calendário da empresa (8h/dia), 5 dias na
semana. Horas extras serão permitidas mediante justificativa e autorização do GP e
GFrh.
As atas de reunião deverão ser registradas pelo GP e devidamente assinadas pelos
presentes.
A Diretoria analisará em até 5 dias úteis o estudo de viabilidade, dando nesse prazo a
resposta para continuidade ou não do projeto

b. Restrição
O software deverá estar em operação em 18 meses à partir da aprovação do termo de
abertura.
Orçamento limitado a R$ 1.500.000,00..
A empresa fornecedora do ERP deve ser uma empresa nacional.
Implementação do ERP exclusivamente nos módulos de: contas à receber/pagar,
O gerenciamento do projeto deverá ser feito utilizando-se a metodologia do PMI
(PMBok)

3.9 Fatores de sucesso do projeto
Cumprimento do prazo e orçamento previamente definidos
Todos os módulos implantados estarem em operação.
Todos os processos de negócio dos módulos implantados, tenham sido mapeados,
analisados.
Todos os usuários que utilizarão o ERP tenham sido treinados; e a nota da avaliação
aplicada ao final do treinamento seja no mínimo 8 (numa escala de 0 a 10)
Melhora na satisfação/percepção do usuário. Tais indicadores serão definidos durante
o projeto, para medição (comparativo antes x depois)
Melhora do desempenho dos processos operacionais. Tais indicadores serão definidos
durante o projeto, para medição (comparativo antes x depois)

3.10 Fora do escopo
Não será feito mapeamento/análise/otimização, dos processos que não serão
implementados pelo ERP. Isso será feito somente nos processos de contas a pagar,
receber, contabilidade e faturamento.
Somente os usuários que utilizarão o ERP terão direito a treinamento. Casos
excepcionais serão permitidos mediante autorização do GP
As despesas com pessoal e recursos internos não serão consideradas dentro do
orçamento do projeto


3.11. EAP Preliminar


3.11. Riscos iniciais
Mudança do planejamento estratégico da empresa durante o projeto.
Perda do patrocinador
Perda dos funcionários envolvidos na implantação do ERP (gerentes/Key users)
Resistência dos funcionários na implantação do ERP
Falta de apoio da alta direção
Dificuldade de integrar o ERP com os outros sistemas legados da organização
Falta de aderência do ERP aos processos da organização.
Custo para implementação do ERP, ultrapassar o orçamento

3.12. Principais atividades, estratégias e entregas

O mapeamento, análise e otimização dos processos atuais, são fatores críticos para o
sucesso do projeto.

a. Produtos e Sub-produtos

Implementação dos módulos
Produto

CP/CR/Contabilidade/Faturamento do ERP na empresa
(operando em produção)

Plano do gerenciamento do projeto
Mapeamento dos processos da empresa
Workshops
Sub-produtos

Definição e modelagem ERP
Instalação do ERP (ambientes de teste e produção)
Configuração, testes, customizações, documentação e
homologação do ERP
Treinamento dos usuários
Go live – em produção
Garantia pós Go Live
Lições aprendidas


b. Plano de entrega e marcos do projeto

Término
Termo de abertura aprovado 01/01/2012
Estudo de viabilidade 31/01/2012
Aprovação Plano de gerenciamento do 31/01/2012
projeto
Mapeamento dos processos 28/02/2012
Contratação ERP/Consultoria 15/03/2012
Workshops 30/04/2012
Análise de Aderência ao ERP 20/04/2012
Aprovação da Modelagem de Processos 30/04/2012
Proposta
Instalação do ERP (ambientes de teste e 15/04/2012
produção)
Configuração, testes, customizações, 28/02/2013
documentação e homologação do ERP
Treinamento dos analistas de TI para 01/01/2013
desenvolvimento de aplicações no ERP.
Treinamento dos usuários 01/03/2013
Implantação - Go live 15/04/2013
Encerramento/ Lições aprendidas 31/06/2013

c. Composição básica da equipe

A equipe do projeto será composta pelos e usuários chave da empresa e
consultores especializados contratados.

EQUIPE DA CONSULTORIA
01 Consultor Contábil Sr.(Contabilidade)
01 Consultor Financeiro Sr. (Contas a Receber e Contas a Pagar)
01 Consultor Distribuição Sr. (Faturamento)
02 Consultores Técnicos (Programadores)
01 Gerente de Projeto
01 Consultor DBA

EQUIPE DA IMPORTEX
01 Usuário Chave de Contabilidade
01 Usuário Chave de Contas a Receber
01 Usuário Chave de Contas a Pagar
01 Usuário Chave de Faturamento
01 Gerente de projeto (TI)
02 Analistas Funcionais (TI)
02 Analistas técnicos (Programadores)
01 DBA
01 Analista de Infra-estrutura


d. Escopo inicial dos módulos a serem implementados

Atividades Critérios de Aceite
 Mapeamento dos processos “as is” - Documentos contendo
(documentos com fluxos e modelagem) modelagem “as is”, análise
 Avaliação de aderência ao ERP de aderência, e
 Modelagem dos processos “to be” modelagem “to be”
(documentos com fluxos e modelagem)
 Análise/Definição da Integração com - ERP módulo contábil
Sistema Legado (demais módulos da configurado e operante
empresa)
 Configuração/Parametrização do ERP - Mapa de testes
CONTABILIDADE

o Constantes da Contabilidade preenchidos, contendo
o Instruções de contabilização evidências e assinaturas de
automática aprovação do usuários
o Centros de Custo chave.
o Plano de Contas
o Fechamento Mensal/Anual - Usuários Treinamento,
(relatórios obrigatórios) com nível de satisfação do
o Interface com Soluções Fiscais usuários de no mínimo 70%
(Obrigações fiscais Sped Fiscal) (questionário)
 Testes Unitários (consultores e analistas de
TI)
 Testes Integrados (usuários chave)
 Treinamento usuários chave e analista de
TI


 Análise/Definição da Integração com - ERP módulo CP
empresa)
 Configuração/Parametrização do ERP - Mapa de testes
o Constantes do Contas a Pagar preenchidos, contendo
o Instruções de contabilização evidências e assinaturas de
automática aprovação do usuários
CONTAS A PAGAR

o Pagamento Eletrônico (Pagamento chave.
Escritural)
o Entrada de Vouchers Manuais (Com - Usuários Treinamento,
desconto, Pagamento Automático, com nível de satisfação do
Parcelas Flexíveis, Grupos de usuários de no mínimo 70%
Pagamento) (questionário)
o Processamento em Lotes
o Processamento de final de período
o Aprovação e contabilização de lotes
contábeis
o estorno de vouchers
o controle de Adiantamentos a
fornecedores (Standard)
o Rotinas de baixas manuais
 Testes Unitários (consultores e analistas de
TI)
TI


 Análise/Definição da Integração com - ERP módulo CR contábil
empresa)
 - Mapa de testes
 Configuração/Parametrização do ERP preenchidos, contendo
o Configuração das Constantes do evidências e assinaturas de
Contas a Receber aprovação do usuários
o Configuração das Instruções de chave.
CONTAS A RECEBER

contabilização automática
o Entrada de Faturas (Padrão, - Usuários Treinamento,
Periódicas, Rápida, Multimoeda, com nível de satisfação do
Com Impostos, Parcelas Fixas, usuários de no mínimo 70%
etc.) (questionário)
o Entrada de Faturas manuais
o Endosso de Duplicatas
o Recebimento Eletrônico
o Aprovação e contabilização de lotes
contábeis
o Revisão das regras de data de
vencimento
o Controle de impostos
o Gerenciamento de Crédito e
Cobrança
o Rotina de Baixa Manual
 Testes Unitários (consultores e analistas
de TI)
TI

 Tratamento das operações com pedidos de - Documentos contendo
vendas modelagem “as is”, análise
 Tratamento das operações de transferência de aderência, e
de materiais/bens de ativo modelagem “to be”
 Faturamento de Serviços e faturamento da
Base (Emissão de notas fiscais) - ERP módulo Faturamento

FATURAMENTO

Geração de NF Eletrônica 2.0 contábil configurado e
 Treinamento usuários chave e analista de operante
TI
 Testes Unitários (consultores e analistas de - Mapa de testes
TI) preenchidos, contendo
 Testes Integrados (usuários chave) evidências e assinaturas de
aprovação do usuários
chave.

- Usuários Treinamento,
com nível de satisfação do
usuários de no mínimo 70%
(questionário)


 Ambientes
Infra / DBA (*)  Instalação do ERP operantes e
 Criação do ambiente de desenvolvimento e acessíveis aos
ambiente de produção. usuários (equipe de
 Configuração Banco de Dados. projeto)
 ERP acessível ao
usuário final no Go
live)

3.13. Principais stakeholders e seus interesses

Função Nome Grau de Interesse e-mail
importância
Diretor Executivo Dex Alto Patrocinador d.ex@importex.com
Gerente do GP Alto Gerenciar gp@importex.com
Projeto projeto
Gerente de TI GFti Alto Prover estrutura gf.ti@importex.com
Gerente de GFcp Médio Prover gf.cp@importex.com
Aquisições aquisições
Gerente de RH GFrh Médio Prover recursos gf.rh@importex.com
Gerente GFfin Alto Prover verba gf.fin@importex.com
Financeiro
Consultoria Cons Alto Prover A definir
implementação

3.14. Orçamento e cronograma básico

O orçamento do projeto é de R$1.500.000,00. O projeto prevê um investimento
adicional de até R$100.000. O fluxo de desembolso previsto é de:

Fluxo de desembolso previsto
Mês 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
R$
100.000,00

100.000,00

100.000,00
150.000,00

100.000,00

100.000,00

100.000,00

100.000.00

100.000,00

105.000,00
90.000,00

85.000,00

90.000,00
30.000,00

70.000,00

90.000,00
0,00

0,00

3.15. Controle e gerenciamento das informações

Toda documentação gerada no projeto será armazenada em um diretório da rede (uso
exclusivo da equipe de projeto), com as devidas políticas de acesso e backup
implementadas.

O acesso aos documentos será restrito a equipe do projeto. Os documentos devem
seguir os modelos/padrões definidos no planejamento do projeto.


3.16. Aprovação da Declaração de Escopo do Projeto

Data: 31/01/2012

Autorização

_________________________
Dex - Diretor Executivo


4. EAP E DICIONÁRIO DA EAP



4.1. EAP Hierárquica
1 Implantação ERPX

1.1 Gerenciamento do Projeto
1.1.1 Reunião de início do projeto – Kick off
1.1.2 Escopo
1.1.3 Tempo
1.1.4 Custo
1.1.5 Integração
1.1.6 Riscos
1.1.7 Qualidade
1.1.8 Comunicação
1.1.9 Monitoramento e Controle

1.2 Definição
1.2.1 Definição do escopo do produto
1.2.2 Análise dos impactos
1.2.3 Comprometimento com o projeto
1.2.4 Formação da equipe
1.2.5 Apresentação da Definição
1.2.6 Entregue – Definição

1.3 Estudo de viabilidade
1.3.1 Relatório técnico preliminar
1.3.2 Medida dos impactos nos negócios
1.3.3 Avaliação do custo
1.3.4 Relatório consolidado
1.3.5 Apresentação do estudo
1.3.6 Entregue – Relatório de Estudo de viabilidade

1.4 Mapeamento dos processos Importex
1.4.1 Definição da metodologia de mapeamento
1.4.2 Apresentação da metodologia
1.4.3 Levantamento de processos
1.4.4 Relatório analítico de processos
1.4.5 Validação do mapeamento
1.4.6 Apresentação do mapeamento
1.4.7 Entregue - Relatório de Mapeamento dos processos


1.5 Seleção do ERP
1.5.1 Request for proposal
1.5.2 Análise propostas
1.5.2.1 Análise custos
1.5.2.1.1 Custos preparação
1.5.2.1.1.1 Reestruturação dos processos
1.5.2.1.1.2 Treinamento
1.5.2.1.1.3 Infra-estrutura
1.5.2.1.1.3.1 Aquisição de novo hardware
1.5.2.1.1.3.2 Aquisição de banco de dados
1.5.2.1.1.3.3 Atualização da rede
1.5.2.1.2 Custos implantação
1.5.2.1.2.1 Consultorias
1.5.2.1.2.2 Customização
1.5.2.1.2.3 Integração
1.5.2.1.2.4 Testes
1.5.2.1.3 Custos Operação
1.5.2.2 Análise características
1.5.2.2.1 Funcionalidade
1.5.2.2.2 Usabilidade
1.5.2.2.3 Manutenibilidade
1.5.2.3 Análise proposta implantação
1.5.2.3.1 Metodologia de desenvolvimento dos trabalhos
1.5.2.3.2 Ferramentas de suporte ao projeto
1.5.2.3.3 Estratégia implantação
1.5.2.4 Entregue - Relatório Análise das Propostas
1.5.3 Relatório da seleção
1.5.4 Entregue – Seleção do ERP

1.6 Contratação do ERP
1.6.1 Redação contrato
1.6.2 Negociação do contrato
1.6.3 Parecer jurídico
1.6.4 Assinatura do contrato
1.6.5 Entregue – Contratação do ERP

1.7 Preparação da implantação
1.7.1 Quebra de resistências
1.7.2 Workshop
1.7.2.1 Instalação das DEMOS
1.7.2.2 Módulos Funcionais
1.7.2.3 Programação/Desenvolvimento
1.7.2.4 DBA/Infra
1.7.2.5 Avaliação dos workshops
1.7.2.6 Termo de Aceite - Workshop
1.7.3 Infra-estrutura
1.7.3.1 Aquisição de novo hardware
1.7.3.2 Atualização do banco de dados


1.7.3.3 Atualização da rede
1.7.3.4 Entregue - Infra estrutura
1.7.4 Instalação Software
1.7.5 Validação instalação
1.7.6 Entregue – Preparação da Implantação

1.8 Modelagem
1.8.1 Aderência Processos ERP x Legado
1.8.2 Migração dados sistema legado
1.8.3 Interface com sistema legado
1.8.4 Validação da modelagem proposta
1.8.5 Apresentação da modelagem proposta
1.8.6 Termo de Aceite –Modelagem

1.9 Configuração
1.9.1 Cadastro Geral
1.9.2 Contas à pagar
1.9.3 Faturamento
1.9.4 Contas à receber
1.9.5 Migração de dados sistema legado
1.9.6 Teste unitário
1.9.7 Correções / Ajustes
1.9.8 Entregue – Configuração

1.10 Customização
1.10.1 Adaptações ERP
1.10.2 Desenvolvimento Interface Sistema legado
1.10.3 Teste unitário
1.10.4 Entregue – Customização

1.11 Implementação
1.11.1 Capacitação Usuário Final
1.11.1.1 Preparação Treinamento
1.11.1.2 Treinamento Operacional
1.11.1.3 Treinamento Gerencial
1.11.1.4 Avaliação do Treinamento
1.11.1.5 Entregue - Relatório de Capacitação Usuário Final
1.11.2 Teste integrado
1.11.3 Definição Go no Go
1.11.4 Go Live
1.11.4.1 Preparação Go Live
1.11.4.2 Instalação Produção
1.11.4.2.1 Banco de dados
1.11.4.2.2 Software
1.11.4.2.3 Entregue - Instalação Produção
1.11.4.3 Migração Dados do Sistema Legado
1.11.4.4 Validação Inicial - Produção
1.11.4.5 Correções / Ajustes
1.11.4.6 Entregue - Go Live


1.11.5 Termo de Aceite – Implementação

1.12 Acompanhamento
1.12.1 Inicial Pós - Go live
1.12.2 Garantia
1.12.3 Correções / Ajustes
1.12.4 Termo de Aceite – Acompanhamento

1.13 Encerramento
1.13.1 Documentação
1.13.2 Lições aprendidas
1.13.3 Reunião de encerramento
1.13.4 Contratos
1.13.5 Divulgação dos resultados
1.13.6 Termo de Aceite do Projeto


4.2. EAP Hierárquica
1 Implantação ERPX Descrição:
Duração:
Critérios de aceitação:
Recursos:
1.1 Gerenciamento do Projeto Descrição:
Duração:
Recursos:
1.1.1 Reunião de início do projeto – Kick Descrição:
off Duração:
Recursos:
1.1.2 Escopo Descrição:
Duração:
Recursos:
1.1.3 Tempo Descrição:
Duração:
Recursos:
1.1.4 Custo Descrição:
Duração:
Recursos:
1.1.5 Integração Descrição:
Duração:
Recursos:
1.1.6 Riscos Descrição:
Duração:
Recursos:
1.1.7 Qualidade Descrição:
Duração:
Recursos:
1.1.8 Comunicação Descrição:
Duração:
Recursos:
1.1.9 Monitoramento e Controle Descrição:
Duração:
Recursos:
1.2 Definição Descrição:


Duração:
Recursos:
1.2.1 Definição do escopo do produto Descrição:
Duração:
Recursos:
1.2.2 Análise dos impactos Descrição:
Duração:
Recursos:
1.2.3 Comprometimento com o projeto Descrição:
Duração:
Recursos:
1.2.4 Formação da equipe Descrição:
Duração:
Recursos:
1.2.5 Apresentação da Definição Descrição:
Duração:
Recursos:
1.2.6 Entregue - Definição Descrição:
Duração:
Recursos:
1.3 Estudo de viabilidade Descrição:
Duração:
Recursos:
1.3.1 Relatório técnico preliminar Descrição:
Duração:
Recursos:
1.3.2 Medida dos impactos nos negócios Descrição:
Duração:
Recursos:
1.3.3 Avaliação do custo Descrição:
Duração:
Recursos:
1.3.4 Relatório consolidado Descrição:
Duração:
Recursos:


1.3.5 Apresentação do estudo Descrição:
Duração:
Recursos:
1.3.6 Entregue – Relatório de Estudo de Descrição:
viabilidade Duração:
Recursos:
1.4 Mapeamento dos processos Importex Descrição:
Duração:
Recursos:
1.4.1 Definição da metodologia de Descrição:
mapeamento Duração:
Recursos:
1.4.2 Apresentação da metodologia Descrição:
Duração:
Recursos:
1.4.3 Levantamento de processos Descrição:
Duração:
Recursos:
1.4.4 Relatório analítico de processos Descrição:
Duração:
Recursos:
1.4.5 Validação do mapeamento Descrição:
Duração:
Recursos:
1.4.6 Apresentação do mapeamento Descrição:
Duração:
Recursos:
1.4.7 Entregue - Relatório de Mapeamento Descrição:
dos processos Duração:
Recursos:
1.5 Seleção do ERP Descrição:
Duração:
Recursos:
1.5.1 Request for proposal Descrição:
Duração:


Recursos:
1.5.2 Análise propostas Descrição:
Duração:
Recursos:
1.5.2.1 Análise custos Descrição:
Duração:
Recursos:
1.5.2.1.1 Custos preparação Descrição:
Duração:
Recursos:
1.5.2.1.1.1 Reestruturação dos processos Descrição:
Duração:
Recursos:
1.5.2.1.1.2 Treinamento Descrição:
Duração:
Recursos:
1.5.2.1.1.3 Infra-estrutura Descrição:
Duração:
Recursos:
1.5.2.1.1.3.1 Aquisição de novo hardware Descrição:
Duração:
Recursos:
1.5.2.1.1.3.2 Aquisição de banco de dados Descrição:
Duração:
Recursos:
1.5.2.1.1.3.3 Atualização da rede Descrição:
Duração:
Recursos:
1.5.2.1.2 Custos implantação Descrição:
Duração:
Recursos:
1.5.2.1.2.1 Consultorias Descrição:
Duração:
Recursos:
1.5.2.1.2.2 Customização Descrição:
Duração:


Recursos:
Recursos:
1.5.2.1.2.3 Integração Descrição:
Duração:
Recursos:
1.5.2.1.2.4 Testes Descrição:
Duração:
Recursos:
1.5.2.1.3 Custos Operação Descrição:
Duração:
Recursos:
1.5.2.2 Análise características Descrição:
Duração:
Recursos:
1.5.2.2.1 Funcionalidade Descrição:
Duração:
Recursos:
1.5.2.2.2 Usabilidade Descrição:
Duração:
Recursos:
1.5.2.2.3 Manutenibilidade Descrição:
Duração:
Recursos:
1.5.2.3 Análise proposta implantação Descrição:
Duração:
Recursos:
1.5.2.3.1 Metodologia de Descrição:
desenvolvimento dos trabalhos Duração:
Recursos:
1.5.2.3.2 Ferramentas de suporte ao Descrição:
projeto Duração:
Recursos:
1.5.2.3.3 Estratégia implantação Descrição:
Duração:
Recursos:


1.5.2.4 Entrega - Relatório Análise das Descrição:
Propostas Duração:
Recursos:
1.5.3 Relatório da seleção Descrição:
Duração:
Recursos:
1.5.4 Entregue – Seleção do ERP Descrição:
Duração:
Recursos:
1.6 Contratação do ERP Descrição:
Duração:
Recursos:
1.6.1 Redação contrato Descrição:
Duração:
Recursos:
1.6.2 Negociação do contrato Descrição:
Duração:
Recursos:
1.6.3 Parecer jurídico Descrição:
Duração:
Recursos:
1.6.4 Assinatura do contrato Descrição:
Duração:
Recursos:
1.6.5 Entregue – Contratação do ERP Descrição:
Duração:
Recursos:
1.7 Preparação da implantação Descrição:
Duração:
Recursos:
1.7.1 Quebra de resistências Descrição:
Duração:
Recursos:
1.7.2 Workshop Descrição:
Duração:


Recursos:
1.7.2.1 Instalação das DEMOS Descrição:
Duração:
Recursos:
1.7.2.2 Módulos Funcionais Descrição:
Duração:
Recursos:
1.7.2.3 Programação/Desenvolvimento Descrição:
Duração:
Recursos:
1.7.2.4 DBA/Infra Descrição:
Duração:
Recursos:
1.7.2.5 Avaliação dos workshops Descrição:
Duração:
Recursos:
1.7.2.6 Aceite - Workshop Descrição:
Duração:
Recursos:
1.7.3 Infra-estrutura Descrição:
Duração:
Recursos:
1.7.3.1 Aquisição de novo hardware Descrição:
Duração:
Recursos:
1.7.3.2 Atualização do banco de dados Descrição:
Duração:
Recursos:
1.7.3.3 Atualização da rede Descrição:
Duração:
Recursos:
1.7.3.4 Entregue - Infra estrutura Descrição:
Duração:
Recursos:
1.7.4 Instalação Software Descrição:
Duração:


Recursos:
1.7.5 Validação instalação Descrição:
Duração:
Recursos:
1.7.6 Entregue – Preparação da Descrição:
Implantação Duração:
Recursos:
1.8 Modelagem Descrição:
Duração:
Recursos:
1.8.1 Aderência Processos ERP x Legado Descrição:
Duração:
Recursos:
1.8.2 Migração dados sistema legado Descrição:
Duração:
Recursos:
1.8.3 Interface com sistema legado Descrição:
Duração:
Recursos:
1.8.4 Validação da modelagem proposta Descrição:
Duração:
Recursos:
1.8.5 Apresentação da modelagem Descrição:
proposta Duração:
Recursos:
1.8.6 Aceite – Definição e modelagem Descrição:
Duração:
Recursos:
1.9 Configuração Descrição:
Duração:
Recursos:
1.9.1 Cadastro Geral Descrição:
Duração:
Recursos:
1.9.2 Contas à pagar Descrição:


Duração:
Recursos:
1.9.3 Faturamento Descrição:
Duração:
Recursos:
1.9.4 Contas à receber Descrição:
Duração:
Recursos:
1.9.5 Migração de dados sistema legado Descrição:
Duração:
Recursos:
1.9.6 Teste unitário Descrição:
Duração:
Recursos:
1.9.7 Correções / Ajustes Descrição:
Duração:
Recursos:
1.9.8 Aceite - Configuração Descrição:
Duração:
Recursos:
1.10 Customização Descrição:
Duração:
Recursos:
1.10.1 Adaptações ERP Descrição:
Duração:
Recursos:
1.10.2 Desenvolvimento Interface Sistema Descrição:
legado Duração:
Recursos:
1.10.3 Teste unitário Descrição:
Duração:
Recursos:
1.10.4 Aceite – Customização Descrição:
Duração:
Recursos:


1.11 Implementação Descrição:
Duração:
Recursos:
1.11.1 Capacitação Usuário Final Descrição:
Duração:
Recursos:
1.11.1.1 Preparação Treinamento Descrição:
Duração:
Recursos:
1.11.1.2 Treinamento Operacional Descrição:
Duração:
Recursos:
1.11.1.3 Treinamento Gerencial Descrição:
Duração:
Recursos:
1.11.1.4 Avaliação do Treinamento Descrição:
Duração:
Recursos:
1.11.1.5 Entregue - Relatório de Descrição:
Capacitação Usuário Final Duração:
Recursos:
1.11.2 Teste integrado Descrição:
Duração:
Recursos:
1.11.3 Definição Go no Go Descrição:
Duração:
Recursos:
1.11.4 Go Live Descrição:
Duração:
Recursos:
1.11.4.1 Preparação Go Live Descrição:
Duração:
Recursos:
1.11.4.2 Instalação Produção Descrição:
Duração:


Recursos:
1.11.4.2.1 Banco de dados Descrição:
Duração:
Recursos:
1.11.4.2.2 Software Descrição:
Duração:
Recursos:
1.11.4.2.3 Entregue - Instalação Produção Descrição:
Duração:
Recursos:
1.11.4.3 Migração Dados do Sistema Descrição:
Legado Duração:
Recursos:
1.11.4.4 Validação Inicial - Produção Descrição:
Duração:
Recursos:
1.11.4.5 Correções / Ajustes Descrição:
Duração:
Recursos:
1.11.4.6 Entregue - Go Live Descrição:
Duração:
Recursos:
1.11.5 Aceite - Implementação Descrição:
Duração:
Recursos:
1.12 Acompanhamento Descrição:
Duração:
Recursos:
1.12.1 Inicial Pós - Go live Descrição:
Duração:
Recursos:
1.12.2 Garantia Descrição:
Duração:
Recursos:
1.12.3 Correções / Ajustes Descrição:
Duração:


Recursos:
1.12.4 Aceite – Acompanhamento Descrição:
Duração:
Recursos:
1.13 Encerramento Descrição:
Duração:
Recursos:
1.13.1 Documentação Descrição:
Duração:
Recursos:
1.13.2 Lições aprendidas Descrição:
Duração:
Recursos:
1.13.3 Reunião de encerramento Descrição:
Duração:
Recursos:
1.13.4 Contratos Descrição:
Duração:
Recursos:
1.13.5 Divulgação dos resultados Descrição:
Duração:
Recursos:
1.13.6 Termo de Aceite do Projeto Descrição:
Duração:
Recursos:


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