2. Van Word tot PDF/A
De uitdagingen rond
Business Correspondentie
Oscar Dubbeldam

3. 3
Wat is de toekomst van
document communicatie?
 In enkele jaren lezen we boeken op een eReader,
doen we gerichte communicatie via Twitter en
YouTube en werken we virtueel via de iPad.
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

4. 4Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
Agenda
 Introductie
 Output Management
 Output Management – Trends
 De 10 uitdagingen van Output
Management
 Social Media
 Vereisten voor een leverancier
 Discussie sessie
Van
Word
tot
PDF/A

5. 5
Strategy Partners
 Onafhankelijke markt research en analyse
organisatie.
 Focus op Europa
 Levert tevens best practice advisering aan
gebruikers over Enterprise Content Management
 Innovatie in Document Communicatie
 Innovatie in Automated Document Process
Management.
 Kantoren en associates in UK, Benelux, Nordic,
Germany, Zwitzerland en southern.
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

6. 6
Output Management
De motor van business correspondentie
Historisch perspectief De huidige omgeving
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

7. 7
Het historisch perspectief van OM
 Output Management ondersteunt het
efficient printen op een device vanuit een
computer.
 Output Management is een printer en wat
software.
 Output Management biedt geen
ondersteuning van business kritische
processen.
 Output Management is geen IT issue.
 Historie of nog steeds waar?
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

8. 8
The Output Management architecture
Copyright 2008 Strategy Partners Nederland B.V.

9. 9
Output Management – De laatste jaren
 Afname van totaal printing volumes
 CAGR is rond -3.06% - 2008 - 2013
 Opkomst van Social Media
 Facebook bereikt 100 million gebruikers in 9
maanden
 De innovatie in hoog volume document
compositie is tot stilstand gekomen
 Enkele nieuwe standaarden als JDF en XPS
 Overall verbeteringen, niet veel
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

10. 10
De Business Correspondence architectuur
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

11. 11
De recentelijke trends in B.C.
 Multi-channel delivery van documenten
 OpenOffice.org – Word – geïntegreerd
 Afname van transactional documenten
 De gebruiker verantwoordelijk voor de tekst
en de templates
 Business applicaties geïntegreerd met
document output opties
 Managed Print Services
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

12. 12
De 10 uitdagingen rond BC
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
 De eindgebruiker
 Ad-hoc versus batch
 Multi-channel delivery
 Corporate imago
 Integratie met bedrijfsprocessen
 Onderhoud van tekst en templates
 Outsourcing
 Cost control en inzicht
 Standaarden
 Post processing en porto optimalisatie

13. 13
1 – De eindgebruiker
 Blijft graag Word gebruiken wanneer dit hem
uitkomt
 Prefereert om direct aanpassingen in de
tekst en de templates te kunnen maken.
 Heeft weinig vertrouwen in een brief die
wordt geproduceerd en verzonden via een
centrale printroom.
 Is op zoek naar een tools die hem / haar helpt
in het bereiken van de (persoonlijke) goals /
targets.
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

14. 14
2 – Ad-hoc versus batch
 Niet geïntegreerd
 Batch wordt gecontroleerd door Print en Mail
(Document Services)
 Ad-hoc is de verantwoordelijkheid van de
business
 Verschillende infrastructuur, software
platforms
 Geen kennis van ad-hoc volumes
 Flexibiliteit versus standaard processen
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

15. 15
3 – Multi-channel delivery
 De noodzaak om document elektronisch te
distribueren
 Is een optie
 Als een keuze van de ontvanger
 Als een kostenbesparingoptie
 Digital handtekening en gegarandeerde
aflevering
 Gekoppeld met electronisch archief (Records
Management)
 Van één bron naar meerdere bestemmingen
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

16. 16
4 – Corporate Imago
 Handhaving uniform corporate imago over
alle documenten
 Eindgebruikers niet in staat tot aanpassing
corporate image
 De wens om style veranderingen snel en
eenvoudig over alle template uit te voeren
 Eenvoudig stap voor stap proces om
corporate imago documenten te bouwen
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

17. 17
5 – Integratie met bedrijfsprocessen
 Handmatige connectie tussen de
bedrijfsapplicatie en de document creatie
stap
 Beperkte mogelijkheden voor de uitwisseling
van meta data, voor en na de document
creatie
 Auditing van uitgevoerde acties
 Internet applicaties vereisen document
creatie voor directe reacties
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

18. 18
6 – Onderhoud van tekst en templates
 Wie heeft de verantwoordelijkheid van het
onderhoud van
 Templates
 Tekstblok bouw-elementen
 Corporate imago (fonts, logo’s, header/footer)
 Moet er een review proces zijn voor goedkeuring en
productie?
 Is de gebruiker capabel om de templates te creëren?
 Wat zij de minimale vereiste om het onderhoud te
controleren?
 Versiebeheer, logging, OTAP, wie deed wat wanneer.
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

19. 19
7 - Outsourcing
 Is outsourcing toepasbaar of slechts een
strategie?
 Outsourcing van het proces of delen
 Applicatie onderhoud
 Template ontwikkeling
 De printproductie en fulfillment
 Print Service Providers printen alleen en
innoveren niet
 BPO mag met maken van veranderingen niet
vertragen
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

20. 20
8 – Inzicht in de kostenelementen
Note. het percentage van de totale click
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

21. 21
8 – Inzicht in de kostenelementen
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

22. 22
9 - Standaarden
 OpenOffice.org is (nog) niet op grote schaal
geaccepteerd.
 PDF/A is de nieuwe standaard voor lange
termijn archivering.
 XML en Web Services voor applicatie
integratie.
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

23. 23
10 - Nabewerking & Porto optimilisatie
 De automatisering van het print ready tot
distributie proces.
 Veel applicaties, veel systemen, veel handmatige
bewerkingen.
 De noodzaak om het distributiekanaal te
veranderen. De repro / mail zal zij rol moeten
veranderen.
 Document Logistiek is geen software tool,
het is gebaseerd op een proces
automatissering aanpak, gebruikmakend van
Lean en Six Sigma
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

24. 24
10 – Eliminatie van procesinefficiencies
 Lean productie en Six Sigma
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

25. 25
Enquete resultaten
 190 verzonden
 55 reacties
 Batch/Bulk en SmartDocuments lijkt geen logische combinatie.
(o.b.v. reacties)
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

26. 26
Survey Results
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
Welke problemen worden ondervonden bij bulkcommunicatie

27. 27
Survey Results
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

28. 28
Survey Results
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

29. 29
Survey Results
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

30. 30
Survey Results
Aanvullende input
 Koppeling met Sharepoint en CORSA
 E-formulieren
 Koppeling DigiD
 Betalingsmogelijkheden
 Webversie van SD
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

31. 31
Communicatie is Bedrijskritisch
 Het wordt altijd gerealiseerd of als zodanig erkend,
maar het kunnen verzenden van communicatie is
(bedrijf) kritisch voor menig organisatie.
 Verzekeringspolissen en pensioenoverzichten moeten voor een
specifieke datum verzonden worden.
 Een BTW statement vereist een bewijs van levering of aflevering
van goederen
 Een nieuwe product wordt zelden gemaakt en verkocht zonder
specifieke documenten
 Hoe lang kan uw organisatie blijven “draaien”’ zonder het
versturen van document gebaseerde communicatie?
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

32. 32
Nieuwe vormen van Business Correspondentie
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

33. 33
Social Media – Kans of bedreiging
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

34. 34
Wat te doen …?
 Wees niet bang voor de Social Media hype.
 Social Media is een additioneel
communicatie kanaal, het is zeker geen
complete vervanging.
 Begin het niet zomaar te gebruiken, maak
eerst een plan, maar maak er zeker gebruik
van.
 Voeg het toe aan de Document
Communicatie Strategie.
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

35. 35
De Document Communicatie Strategie
 Start niet met een
leuke technologie
 Output is kritisch
voor de business,
het verdient een
strategische
aanpak.
 Een strategie die het
hele document
proces afdekt
 Content
 Baseline assessment
• Missie en visie
• Objectives en strategie
• Business behoefte
 Documenten, Technologie
en Mensen
• Bedrijfskritische
documenten
• Software en hardware
 Problemen en oplossingen
• Business perspectief
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

36. 36
De vereisten voor uw leverancier
 Ze moeten u wel kennen!
 U helpen met de business transformatie naar een
nieuwe niveau diensverlening.
 Heeft hij een
Value Proposition.
 Brede scope.
 Niet alleen features
en functies.
 Professionele
dienstverlening.
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

37. 37
Business Communicatie
zal nooit meer hetzelfde zijn
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.